Информатика. Методички. Методичка Excel.Работа в MS OFFICE EXCEL 2007 часть 2


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.







РАБОТА

В

MS

OFFICE

EXCEL

2007

Часть

2

Содержание

Содержание

................................
................................
................................
................

2

Тема 13. Рецензирование и защита документов

................................
........................

3

Работа с примечаниями

................................
................................
........................

3

Защита информации

................................
................................
...........................

15

Тема 14. Работа с диаграммами

................................
................................
...............

32

О диаграммах

................................
................................
................................
.....

32

Создание диаграммы

................................
................................
..........................

32

Настройка и редактирование диа
грамм

................................
.............................

35

Оформление диаграммы

................................
................................
....................

52

Тема 15. Печать документов

................................
................................
....................

67

О

печати таблиц

................................
................................
................................
.

67

Подготовка документа к печати

................................
................................
.........

69

Печать документа
................................
................................
...............................

83

Печать диаграмм

................................
................................
................................

84

Особенности печати цветных таблиц и диаграмм

................................
.............

91


Тема

13. Рецензирование и защита документов

Работа с примечаниями

О примечаниях

При
мечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к
ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть
какая
-
либо поясняющая информация, указания, напоминания и т. п.

Ячейки с примечаниями помечаются индикатором (красный тр
еугольник в
правом верхнем углу ячейки). При наведении указателя на ячейку, помеченную
индикатором, примечание отображается (
рис. 13.1
).

Рис. 13.1.
Отображение примечаний

Примечания мож
но выводить на печать.

По умолчанию в текст примечания включается имя пользователя. Это
сделано для удобства отслеживания авторов примечаний. Ячейка может иметь
только одно примечание, независимо от числа авторов. Каждый автор может
добавлять свой текст в
примечание.

Примечания можно копировать независимо от ячеек.

При сортировке данных примечания сортируются вместе с ячейками.

Для работы с примечаниями удобно пользоваться вкладкой
Рецензирование

(см.
рис. 13.1
).

Создание примечаний

Одновременно можно создать только одно примечание к одной ячейке.

1.

Выделите ячейку, для которой создается примечание.

2.

Нажмите кнопку
Создать примечание

в группе
Примечани
я

вкладки
Рецензирование

или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду
Вставить примечание
.

3.

В рамке примечания введите текст примечания (
рис. 13.2
).

Рис. 13.2.
Создание примечания

4.

По окончании ввода текста примечания щелкните мышью в любом
месте листа за пределами рамки примечания.

По умолчанию в примечании указано имя пользователя. Если примечание
необходимо сделать безымянным, имя пользователя можн
о удалить.

Текст примечания вводится обычным порядком. Для перехода к новому
абзацу используют клавишу
Enter
. В примечание можно копировать текст из
текстовых редакторов (Word и др.) и из других примечаний.

Количество символов текста в примечании не ограни
чено. Если текст не
помещается в рамке, перетаскиванием маркеров размер рамки можно увеличить.
При желании размер рамки можно и уменьшить. Размер рамки можно будет
изменить и в последующем, при оформлении примечания.

Отображение и просмотр примечаний

Отобр
ажение всех примечаний

Для отображения всех примечаний нажмите кнопку
Показать все
примечания

вкладки
Рецензирование

(
рис. 13.3
).

Рис. 13.3.
Отображение всех примечаний

Для скрытия всех

примечаний нажмите кнопку
Показать все примечания

вкладки
Рецензирование

(см.
рис. 13.3
).

Выборочное отображение примечаний

Можно отображать прим
ечания для отдельных ячеек.

1.

Выделите ячейку, для которой отображается примечание.

2.

Нажмите кнопку
Показать или скрыть примечание

в группе
Примечания

вкладки
Рецензирование

(
рис. 13.4
) или щелкните по ячейке правой
кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду
Показать или скрыть
примечание
.

Рис. 13.4.
Отображение одного примечания

Для удобства работы отображенное примечание можно переместить в любое
место листа перетаскиванием за л
инию рамки (
рис. 13.5
).

Рис. 13.5.
Перемещенное примечание

Для скрытия отображенного примечания выделите ячейку, для которой
отображено примечание, и нажмите кнопку
Показать или скрыть
примечание

в
группе
Примечания

вкладки
Рецензирование

(см.
рис. 13.4
) или щелкните по
ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите ком
анду
Скрыть
примечание
.

Скрытое примечание будет отображаться обычным порядком при наведении
указателя мыши (см.
рис. 13.1
). Независимо от размеще
ния на листе
отображенного примечания, скрытое примечание всегда отображается рядом с
ячейкой.

Последовательный просмотр примечаний

Для последовательного просмотра всех примечаний в книге удобно
пользоваться кнопками
Предыдущее
и
Следующее
группы
Примечани
я
вкладки
Рецензирование
. Независимо от режима отображения примечаний кнопка
Следующее
отображает примечание, ближайшее к текущей ячейке (
рис. 13.6
).

Рис. 13.6.
Последовательный просмот
р примечаний

Следующий щелчок по кнопке
Следующее
отображает следующее
примечание, при этом ранее отображенное примечание скрывается, и т. д.
Аналогично работает и кнопка
Предыдущее
.

Редактирование примечаний

Для редактирования примечания необходимо отобра
зить его, после чего
щелкнуть мышью в любом месте рамки.

Можно вводить новый текст, можно вносить изменения в существующий. По
окончании редактирования примечания щелкните мышью в любом месте листа за
пределами рамки примечания.

Оформление примечаний

Общие

правила

Оформлять можно только отображенное примечание.

Для оформления примечания в основном используют элементы вкладки
Главная
.

Примечание можно оформлять целиком как объект, включая весь
расположенный в нем текст. Для этого необходимо выделить примечан
ие, щелкнув
по его рамке. При этом должны отобразиться маркеры рамки; текстовый курсор в
рамке примечания не должен быть отображен (
рис. 13.7
).

Рис. 13.7.
Выделенное примечание

В примеч
ании можно изменять оформление шрифта отдельных фрагментов
текста. Для этого необходимо выделить фрагмент текста примечания (
рис. 13.8
).
Выделять
фрагменты текста можно перемещением по тексту указателя мыши при
нажатой левой кнопке.

Рис. 13.8.
Выделенный фрагмент текста примечания

Расширенные возможности оформления примечания дает окно
Формат
примечания
.

1.

Выделите оформляемое примечание.

2.

Нажмите кнопку
Формат

в группе
Ячейки

вкладки
Глав
ная

и
выберите команду
Формат примечания
.

3.

Отобразится окно
Формат примечания

(
рис. 13.9
).

Рис. 13.9.
Диалоговое окно Формат примечания

Параметры шрифта

В примечании можно изменить шри
фт, размер шрифта, начертание
(полужирный и/или курсив), подчеркивание. Все эти параметры устанавливаются
точно так же, как и параметры шрифта в ячейках таблицы.

Кроме того, во вкладке
Шрифт

окна
Формат примечания

можно изменить
цвет шрифта.

Положение текс
та

Текст примечания по умолчанию расположен горизонтально и выровнен по
верхнему и левому краю рамки.

С использованием элементов группы
Выравнивание

вкладки
Главная

(см.
рис. 13.7
) можно изменить горизонтальное и вертикальное выравнивание текста
относительно рамки примечания, а также направление текста. Все эти параметры
устанавливаются точно так же, как и в ячейках таблицы. В отличие от оформления
ячеек текст можно повернуть только на 90 градусов или оформить столбцом.

Некоторые дополнительные параметры можно установить во вкладке
Выравнивание

окна
Формат примечания
.

Заливка и линии рамки

По умолчанию для примечания установлена заливка бледно
-
желтым

цветом
и линия рамки черного цвета, одинарная, сплошная, толщиной 0,75 пт.

При использовании большого количества примечаний для повышения
наглядности можно изменить цвет заливки.

Для установки цвета заливки можно использовать только вкладку
Цвета и
линии

окна
Формат примечания

(
рис. 13.10
). В раскрывающемся списке
Цвет

можно выбрать цвет фона примечания, регулятором или счетчиком
прозрачность

можн
о установить степень прозрачности цвета заливки. Прозрачность заливки
позволяет видеть данные, расположенные за рамкой примечания, что удобно для
постоянно отображаемого примечания. Кроме того, можно выбрать цвет линии,
толщину линии и ее тип.

Рис. 13.10.
Установка параметров заливки и линии ра
мки примечания

Изменение размера рамки

Изменить размер рамки можно перетаскиванием маркеров рамки.

Точные размеры рамки можно установить в счетчиках
высота

и
ширина

вкладки
Размер

окна
Формат примечания

(
рис. 13.11
).

Рис. 13.11.
Установка размера примечания

Копирование оформления

Можно копировать оформление одного примечания на другое примечание.
Это удобнее делать в режиме отображения всех примечаний.

1.

Выделите примечание.

2.

Нажмите кноп
ку
Формат по образцу

группы
Буфер обмена

вкладки
Главная
.

3.

Щелкните мышью по примечанию, на которое копируется оформление.

Копирование примечаний

Копирование примечаний позволяет создавать одинаковые примечания для
различных ячеек.

1.

Ячейку с примечанием ск
опируйте в буфер обмена.

2.

Выделите ячейку или диапазон ячеек, на которые копируется
примечание.

3.

Щелкните по стрелке кнопки
Вставить

в группе
Буфер обмена

вкладки
Главная

и выберите команду
Специальная вставка

или щелкните по
выделенной области правой кноп
кой мыши и в контекстном меню выберите
команду
Специальная вставка
.

4.

В окне
Специальная вставка

установите переключатель
примечания

(
рис. 13.12
).

Нажмите кнопку
ОК
.

Рис. 13.12.
Копиро
вание примечаний

Удаление примечаний

1.

Выделите ячейку или диапазон ячеек с примечаниями.

2.

Нажмите кнопку
Удалить

в группе
Примечания

вкладки
Рецензирование

(
рис. 13.13
) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в
контекстном меню выберите команду
Удалить примечание
.

Рис. 13.13.
Удаление примечания

Для удаления отображенного примечания можно его выделить и нажать
клавишу Delete.

Защита информации

Защита от несанкционированного просмо
тра и изменения

Уровни защиты

В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять
доступом к данным Excel и их изменением.

Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное
открытие файла и/или сохранение в нем изменений.

Можн
о применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр
отдельных листов и/или изменение данных на листе.

Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив
доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам.

Все уровни защит
ы являются не взаимоисключающими, а
взаимодополняющими.

Пароли

Защита информации от просмотра и изменения основана на использовании
паролей.

Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и
отдельные листы. В каждом из этих случаев тр
ебуется использовать пароль. Это
может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные
пароли.

В качестве пароля можно использовать любой набор символов. В паролях
можно использовать как русские, так и английские буквы. Однако, пароли,

содержащие русские буквы, не могут быть правильно распознаны при
использовании Excel на компьютерах Macintosh. При вводе пароля учитывается
регистр букв.

Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных
и строчных букв, цифр и символо
в.

При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого
символа вводимого пароля отображается точка (
рис. 13.14
).


Рис. 13.14.
При
мер отображения пароля при вводе

После ввода пароля и нажатия кнопки
ОК

всегда появляется окно
подтверждения пароля (
рис. 13.15
), в котором необходимо пароль ввести еще раз.
Это сделано во избежание случайного неправильного ввода пароля.


Рис. 13.15.
Пример окна подтверждения пароля

В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых
паролей. Так как при утере пароля доступ к защищенной
книге или элементам
листа невозможен, во избежание проблем рекомендуется держать в надежном
месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов.

При снятии защиты выводится окно для ввода пароля (
рис. 13.16
), в котором
необходимо ввести пароль. Па
роль при вводе не отображается на экране. Вместо
каждого символа вводимого пароля отображается точка.


Рис. 13.16.
Пример окна ввода пароля

Защита от несанкционированного просмотра

Защита файлов от открытия

Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия
устанавливают при сохранении фа
йла.

1.

Нажмите кнопку
Office
, а затем выберите команду
Сохранить как
.

2.

В окне
Сохранение документа

нажмите кнопку
Сервис

выберите
команду
Общие параметры
.

3.

В окне
Параметры сохранения

(
рис. 13.17
) введите пароль в поле
Пароль для открытия

и нажмите кнопку
ОК
.


Рис. 13.17.
Ввод пароля для защиты файла от открытия

4.

В окне подтверждения пароля введите его еще раз.

5.

В окне
Сохранение документа

нажмите кноп
ку
Сохранить
. Если
файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите
замену существующего файла.

Открытие защищенных файлов

Открытие защищенных файлов

При открытии файла выйдет окно запроса пароля (
рис. 13.18
), в котором
необходимо в
вести пароль и нажать кнопку
ОК
.


Рис.
13.18.
Окно запроса пароля

Снятие пароля

Снять пароль можно только после открытия файла.

1.

Нажмите кнопку
Office
, а затем выберите команду
Сохранить как
.

2.

В окне
Сохранение документа

нажмите кнопку
Сервис

выберите
команду
Общие параметры
.

3.

В окне
Параметры
сохранения

(см.
рис. 13.17
) очистите поле
Пароль
для открытия

и нажмите кнопку
ОК
.

4.

В окне
Сохранение документа

нажмите кнопку
Сохранить
. Если
файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите
замену существующего файла.

Защита листов

от просмотра

Скрытие листов

Листы книги можно скрывать от просмотра. Скрыть можно как один лист,
так и сразу несколько. Во втором случае необходимо сгруппировать листы.

1.

Щелкните по ярлыку скрываемого листа правой кнопкой мыши.

2.

В контекстном меню выберит
е команду
Скрыть
.

После этого обязательно необходимо защитить структуру книги.

Нельзя скрыть все листы книги. Хотя бы один лист всегда должен
отображаться.

Данные, находящиеся на скрытых листах, остаются доступны для
вычислений и прочих действий.

Отображе
ние листов

Перед отображением скрытых листов необходимо снять защиту книги.

1.

Щелкните по ярлыку любого листа правой кнопкой мыши.

2.

В контекстном меню выберите команду
Отобразить
.

3.

В окне
Вывод на экран скрытого листа

(
рис. 13.19
) дважды щелкните
по имени о
тображаемого листа или выберите лист и нажмите кнопку
ОК
.


Рис. 13.19.
Отображение скрытого листа

Защита элементов листа от просмотра

Скрытие стро
к и столбцов

Столбцы и строки листа можно скрыть. Однако, этого недостаточно для
защиты этих диапазонов от просмотра.

После скрытия столбцов и/или строк необходимо защитить лист от
изменений. Среди защищаемых параметров обязательно должны быть указаны:


вы
деление заблокированных ячеек;


выделение незаблокированных ячеек;


форматирование столбцов;


форматирование строк.

Данные, находящиеся в скрытых столбцах и строках, остаются доступны для
вычислений.

Отображение строк и столбцов

Перед отображением скрыты
х столбцов или строк необходимо снять защиту
листа.

Далее скрытые столбцы/строки отображаются обычным порядком.

Скрытие формул

Скрытие формул подразумевает скрытие не только собственно формул, а
вообще отображения любого содержимого ячеек в строке формул.

1.

Выделите ячейки со скрываемыми формулами.

2.

Нажмите кнопку
Формат

в группе
Ячейки

вкладки
Главная

и
выберите команду
Формат ячейки

или щелкните правой кнопкой мыши по
выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду
Формат ячеек
.

3.

Во вкладке
Защита

окна
Формат ячеек

(
рис. 13.20
) установите
флажок
Скрыть формулы
.


Рис. 13.20.
Установка скрытия формул

Однако реально скрыты от просмотра формулы

будут только на листе,
защищенном от изменений. Уровень защиты листа значения не имеет.

Отображение формул

Для отображения формул достаточно снять защиту листа от изменений.

Защита от несанкционированного изменения

Защита файлов

Защитить файлы от несанк
ционированного изменения можно, установив
пароль на разрешение записей изменений в файле. Пароль для защиты файла
устанавливают при сохранении файла.

1.

Нажмите кнопку
Office
, а затем выберите команду
Сохранить как
.

2.

В окне
Сохранение документа

нажмите кнопку

Сервис

выберите
команду
Общие параметры
.

3.

В окне
Параметры сохранения

(см.
рис. 13.17
) введите пароль в поле
Пароль для изменения

и нажмите кнопку
ОК
.

4.

В окне подтверждения пароля введите его еще раз.

5.

В окне
Сохранение документа

нажмите кнопку
Сохранить
.

Если
файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите
замену существующего файла.

Открытие защищенных файлов

При попытке открытия файла выйдет окно запроса пароля (
рис. 13.21
), в
котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку
ОК
.

Можно нажать кнопку
Только для чтения
. Файл будет открыт, в нем можно
работать с данными, но при попытке сохранения изменений выйдет
предупреждение об ограничении доступа. Файл можно сохранить только под
другим именем или в другую папку.


Рис. 13.21.
Окно запроса пароля

Снятие пароля

Снять пароль можно только после открытия файла.

1.

Нажмите кнопку
Office
, а затем выберите команду
Сохранить как
.

2.

В ок
не
Сохранение документа

нажмите кнопку
Сервис

выберите
команду
Общие параметры
.

3.

В окне
Параметры сохранения

(см.
рис. 13.17
) очистите поле
Пароль
для изменения

и нажмите кнопку
ОК
.

4.

В окне
Сохранение документа

нажмите кнопку
Сохранить
. Если
файл сохраняет
ся под существующим именем в исходную папку, подтвердите
замену существующего файла.

Защита листа

Защита всех ячеек листа

По умолчанию все ячейки листа являются защищаемыми. Однако перед
установкой защиты следует проверить защищаемость ячеек.

1.

Выделите вс
е ячейки листа.

2.

Нажмите кнопку
Формат

в группе
Ячейки

вкладки
Главная

и
выберите команду
Формат ячейки

или щелкните правой кнопкой мыши по
выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду
Формат ячеек
.

3.

Во вкладке
Защита

окна
Формат ячеек

(см.
рис
. 13.20
) должен быть
установлен флажок
Защищаемая ячейка
.

Можно защитить как данные на листе, так и структуру листа.

1.

В группе
Изменения

вкладки Рецензирование нажмите кнопку
Защитить лист
.

2.

В окне
Защита листа

(
рис. 13.22
) в поле
Пароль для отключения
защ
иты листа

введите пароль, а в списке
Разрешить всем пользователям этого

листа установите флажки, разрешающие определенные действия. Перед
установкой разрешений необходимо установить флажок
Защитить лист и
содержимое защищаемых ячеек

и нажмите кнопку
ОК
.


Рис. 13.22.
Установка защиты листа

3.

В окне подтверждения пароля введите его еще раз.

При попытке выполнения на листе неразрешенных действий, появит
ся окно
сообщения (
рис. 13.23
).


Рис. 13.23.
Сообщение о запрете действий с защищенным листом

Защита отдельных ячеек листа

В некоторых случаях воз
никает необходимость защитить только часть ячеек
листа, оставив возможность вводить данные в остальные ячейки защищенного
листа.

1.

Выделите ячейки, не подлежащие защите.

2.

Нажмите кнопку
Формат

в группе
Ячейки

вкладки
Главная

и
выберите команду
Формат ячейки

или щелкните правой кнопкой мыши по
выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду
Формат ячеек
.

3.

Во вкладке
Защита

окна
Формат ячеек

(см.
рис. 13.20
) снимите
флажок
Защищаемая ячейка
.

4.

Установите защиту листа обычным порядком.

Снятие защиты листа

Снятие защиты листа

1.

В группе
Изменения

вкладки Рецензирование нажмите кнопку
Снять
защиту листа
.

2.

В окне
Снять защиту листа

(
рис. 13.24
) введ
ите пароль и нажмите
кнопку
ОК
.


Рис. 13.24.
Снятие защиты листа

Защита книги

Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги.

Под защит
ой структуры книги от изменений понимается запрещение
действий с листами книги.

Под защитой окна книги понимается запрет перемещения, изменения
размеров, скрытие, показ и закрытие окон.

1.

В группе
Изменения

вкладки
Рецензирование

нажмите кнопку
Защитить книг
у

и выберите команду
Защита структуры и окон

(
рис. 13.25
).


Рис. 13.25.
Защита книги

2.

В окне
Защита книги

(
рис. 13.26
) установите флажок
структуру

для
защиты структуры книги и флажок
окна

для защиты окон книги. В поле
Пароль
введите пароль и нажмите кнопку
ОК
.


Рис. 13.26.
Ввод пароля для защ
иты книги

3.

В окне подтверждения пароля введите его еще раз.

При попытке выполнить с книгой недопустимое действие выйдет
соответствующее сообщение (
рис. 13.27
).


Рис. 13.27.
Сообщение о запрете действий с защищенной книгой

Снятие защиты книги

1.

В группе
Изменения

вкладки Рецензирование нажмите кнопку
Защитить книгу

и выберите команду
Защита структуры и окон

(см.
рис. 13.25
).

2.

В окне
Снять защиту книги

(рис. 28) введите пароль и нажмите
кнопку
ОК
.


Рис. 13.28.
Снятие защиты книги

Тема
14. Работа с диаграммами

О диаграммах

Диаграммы являются сре
дством наглядного представления данных и
облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций
данных.

Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах.
Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные

диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны
образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания
диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах.

Диаграмма может располагаться как
графический объект на листе с данными
(не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения
диаграммы). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм.
Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе.

Диаграмму м
ожно напечатать. Диаграмма, расположенная на отдельном
листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с
данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной
странице.

Диаграмма постоянно связана с данными, на
основе которых она создана, и
обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того,
изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может
привести к изменению данных на листе.

В Excel можно создавать различные диаграммы. Всего
существует 11 типов
встроенных диаграмм, каждый из которых имеют еще множество разновидностей
(видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее
создании.

Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по
умолчанию
при создании диаграмм. Обычно стандартной диаграммой является
плоская гистограмма.

Создание диаграммы

Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе
расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется
использовать.

Данные до
лжны быть упорядочены по столбцам или строкам. Не обязательно
столбцы (строки) данных должны быть смежными, но несмежные ячейки должны
образовывать прямоугольник.

При создании гистограммы, линейчатой диаграммы, графика, диаграммы с
областями, лепестковой д
иаграммы можно использовать от одного до нескольких
столбцов (строк) данных.

При создании диаграммы типа "Поверхность" должно быть два столбца
(строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.

При создании круговой диаграммы нельзя использова
ть более одного
столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.

Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны
иметь существенно различную величину.

1.

Выделите фрагмент таблицы, для которого создается диаграмма.

2.

На вкладке
Вставка

в группе
Диаграммы

щелкните по кнопке с
нужным типом диаграмм и в галерее выберите конкретный вид диаграммы (
рис.
14.1
).

Рис. 14.1.
Выбор типа и вида создаваемой диа
граммы

3.

На листе будет создана диаграмма выбранного вида (
рис. 14.2
).

Рис. 14.2.
Созданная диаграмма

Если в группе
Диаграммы

не отображается подходящий тип и вид
диаграммы, щелкните по
кнопке группы
Диаграммы

и выберите диаграмму в окне
Вставка диаграммы

(
рис. 14.3
).

Рис. 14.3.
Выбор типа и вида создаваемой диаграммы

Для создания диаграммы стандартного типа достаточно

выделить фрагмент
листа и нажать клавишу
F11
.

Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу
Delete
.

Настройка и редактирование диаграмм

Выделение диаграммы

Все действия выполняются с выделенной диаграммой или с ее выделенными
элементами.

Для выделения диаграммы следует щелкнуть мышью в любом месте области
диаграммы. Признаком выделения является рамка диаграммы (
рис. 14.4
). На рамке

имеются маркеры, расположенные по углам и сторонам рамки.

Рис. 14.4.
Выделение диаграммы

Для выделения какого
-
либо элемента диаграммы следует щелкнуть по нему
мышью. Признаком выделения являются рамка и маркеры элемента (
рис. 14.5
).
Линейные элементы (оси, линии тренда и т.п.) рамки не имеют. Количество
маркеров может быть различным для разных элементов диаграмм. Одновременно
может быть выделен только один элемент диаграммы.

Рис. 14.5.
Выделенные элементы диаграммы

Для выдел
ения отдельных элементов диаграммы можно также использовать
раскрывающийся список
Элементы диаграммы

группы
Текущий фрагмент

контекстной вкладки
Работа с диаграммами/Макет

(
рис. 14.6
).

Рис. 14.6.
Выделение элементов диаграммы

Изменение типа диаграммы

После создания можно изменить тип и вид диаграммы.

1.

В группе
Тип

вкладки
Работа с диаграммами/Конструктор

нажмите
кнопку
Изменить тип диаграммы
.

2.

В окне
Изменение типа диаграммы

выберите треб
уемый тип и вид
диаграммы (
рис. 14.7
).

Рис. 14.7.
Изменение типа диаграммы

Изменение источника данных

Замена источника данных

После создания диаграммы можно изменить диапазон данных,
п
редставленных на диаграмме.

1.

В группе
Диапазон

вкладки
Работа с диаграммами/Конструктор

нажмите кнопку
Выбрать данные
.

2.

В окне
Выбор источника данных

очистите поле
Диапазон данных
для диаграммы
, а затем выделите на листе новый диапазон данных (
рис. 14.8
).

Рис. 14.8.
Замена источника данных

Изменение диапазона источника данных

В тех случаях, когда диаграмма расположена на листе с данными, изменить
диапазон источника данных можно перетаски
ванием маркеров диапазонов данных.
Маркеры диапазонов отображаются на листе при выделении диаграммы (
рис. 14.9
).
Как правило, выделяются три диапа
зона: в зеленой рамке


названия рядов
диаграммы (в таблице на
рис. 14.9

ячейки В1:С1 ), в сиреневой рамке


названия
категорий (в таблице на
рис. 14.9

ячейки А2:А7 ), в синей рамке


значения рядов
данных (в таблице на
рис. 14.9

ячейки В2:С7 ).

Рис. 14.9.
Изменение диапазона источника данных перетаскиванием маркеров

Для того чтобы изменить ряды данных, следует перетащить зеленую рамку
на другие ячейки, а для добавления или удаления рядов данных следует
перетащить зеленый
маркер выделения.

Для того чтобы изменить категории, следует перетащить сиреневую рамку на
другие ячейки, а для добавления или удаления категорий следует перетащить
сиреневый маркер выделения.

Для того чтобы изменить одновременно категории и ряды данных, с
ледует
перетащить синюю рамку на другие ячейки (зеленая и сиреневая рамки при этом
переместятся автоматически), а для добавления или удаления одновременно
категорий и рядов данных следует перетащить синий маркер выделения.

Для изменения рядов данных, подпи
сей осей, легенды можно использовать
окно
Выбор источника данных
.

1.

В группе
Диапазон

вкладки
Работа с диаграммами/Конструктор

нажмите кнопку
Выбрать данные
.

2.

Для добавления ряда данных в окне
Выбор источника данных

(см.
рис. 14.8
) нажмите кнопку
Добавить
.

3.

В окне
Изменение ряда

(
рис. 14.10
)
очистите поле
Имя ряда
, а затем
выделите на листе ячейку, содержащую название ряда данных; очистите поле
Значение
, а затем на листе выделите ячейки, содержащие значения ряда данных.

Рис. 14.10.
Добавление ряда данных

4.

Для удаления ряда данных в окне
Выбор источника данных

(см.
рис.
14.8
) выделите название этого ряда и нажмите кнопку
Удалить
.

Добавление и удаление элементов диаграммы

Выбор макета диаграммы

Макет диаграммы определяет нали
чие и расположение элементов
диаграммы.

1.

В группе
Макеты диаграмм

вкладки
Работа с
диаграммами/Конструктор

щелкните по кнопке
Дополнительные параметры

галереи макетов.

2.

Выберите требуемый вариант (
рис. 14.11
)

Рис. 14.11.
Выбор макета диаграммы

Содержание галереи макетов зависит от типа диаграммы.

Добавление и удаление элементов диаграммы

Независимо от выбранного макета диаграммы можно добавлять и удалять ее
отдельные элементы. Для этого

используют элементы вкладки
Работа с
диаграммами/Макет

(
рис. 14.12
).

Рис. 14.12.
Добавление и удаление элементов диаграммы

Например, можно добавить название диаграммы.

1.

В группе
Подпис
и

вкладки
Работа с диаграммами/Макет

щелкните
по кнопке
Название диаграммы
.

2.

Выберите вариант расположения названия диаграммы (
рис. 14.13
).

Рис. 14.13.
Выбор расположения названия диа
граммы

3.

В поле названия диаграммы с клавиатуры введите название диаграммы
(
рис. 14.14
).

Рис. 14.14.
Добавление названия диаграммы

Для удаления названия диаграммы в меню кнопки
Название

диаграммы

(см.
рис. 14.13
) выберите вариант
Нет
.

Например, можно добавить на диаграмму легенду.

1.

В группе
Подписи

вкладки
Работа с диаграммами/Ма
кет

щелкните
по кнопке
Легенда
.

2.

Выберите вариант расположения легенды (
рис. 14.13
).

Рис. 14.15.
Добавление легенды

Для удаления легенды в меню кнопки
Легенда
(см.
рис. 14.15
) выберите
вариант
Нет
.

Аналогично можно добавить и удалить и другие элементы диаграммы.

Кроме того, для удаления любого элемента диаграммы можно выделить

его и
нажать клавишу Delete.

Изменение положения диаграммы и ее элементов

Изменение положения всей диаграммы

Диаграмма, созданная на листе с данными, первоначально расположена по
умолчанию примерно в центре видимой части листа.

Изменить положение диаграмм
ы можно перетаскиванием выделенной
диаграммы за область диаграммы (
рис. 14.16
). Диаграмму можно переместить в
любую часть листа.

Рис. 14.16.
Перемещение диаграммы перетаскиванием

Диагр
амма может автоматически перемещаться при изменении ширины
столбцов или высоты строк или удалении столбцов и строк области листа. Для
отключения режима автоматического перемещения щелкните значок группы
Размер

вкладки
Работа с диаграммами/Формат

и во вклад
ке
Свойства

окна
Размер и свойства

(
рис. 14.17
) установите переключатель
не перемещать и не
изменять размеры
.

Рис. 14.17.
Изменение свойств диаграммы

Диаграмму, размещенную на листе с
данными, можно переместить на
отдельный лист.

1.

Нажмите кнопку
Переместить диаграмму

в группе
Расположение

вкладки
Работа с диаграммами/Конструктор
.

2.

В окне
Размещение диаграммы
(
рис. 14.18
) установите переключать
на
отдельном листе
и при необходимости введите имя создаваемого листа.

Рис. 14.18.
Изменение размещения диаграммы

При перемещении диаграммы на отдельный лист автоматически создается
новый лист (
рис. 14.19
). Работа с такой диаграммой не отличается от работы с
диаграммой, размещенной на листе с данными.

Рис. 14.19.
Диаграмма, размещенная на отдельном листе

Диаграмму, расположенную на отдельном листе, можно пер
еместить на лист
с данными.

1.

Нажмите кнопку
Переместить диаграмму

в группе
Расположение

вкладки
Работа с диаграммами/Конструктор
.

2.

В окне
Размещение диаграммы
(см.
рис. 14.18
) установите
переключать на
имеющемся листе
и в раскрывающемся списке выберите лист, на
котором будет располагаться диаграмма.

Изменение положения элементов диаграммы

Расположение элементов диаграммы определяется выбранным макетом
диаграммы. Однако можно произвольно изменить расположение некоторых
элементов: область построения диаграммы, легенда, название диаграммы, названия
осей.

1.

Выделите элемент диаграммы.

2.

Перетащите

элемент, ухватившись за его рамку, в пределах области
диаграммы (
рис. 14.20
).

Рис. 14.20.
Перемещение элемента диаграммы перетаскиванием

Изменение размеров диаграммы и ее элементов

И
зменение размеров всей диаграммы

Созданная на листе диаграмма по умолчанию имеет высоту 7,62 см, а
ширину 12,7 см. Диаграмма, созданная на отдельном листе, имеет размеры,
определяемые параметрами страницы, установленными для листа. По умолчанию
размер диаг
раммы равен примерно 17 x 26 см.

Изменить размер диаграммы можно перетаскиванием маркеров выделенной
диаграммы.

Точный размер диаграммы можно установить в счетчиках группы
Размер

контекстной вкладки
Работа с диаграммами/Формат

(
рис. 14.21
).

Рис. 14.21.
Изменение размера диаграммы

Размер диаграммы может автоматически изменяться при изменении ширины
столбцов или высоты строк. Для отключения режима автоматического изменения
размера щелкнит
е значок группы
Размер

вкладки
Работа с диаграммами/Формат

и во вкладке
Свойства

окна
Размер и свойства

(см.
рис. 14.17
) установите
переключатель

перемещать, но и не изменять размеры

или
не перемещать и не
изменять размеры
.

Изменение размеров элементов диаграммы

Можно изменить размеры только некоторых элементов диаграммы.

1.

Выделите элемент диаграммы.

2.

Перетащите элемент маркер рамки элемента.

Разме
ры заголовка диаграммы и заголовков осей, элементов подписей
данных, несмотря на наличие маркеров при выделении, изменить нельзя.

Оформление диаграммы

Выбор стиля оформления

Стиль оформления диаграммы определяет, в первую очередь, цвета
элементов диаграммы
.

1.

В группе
Стили диаграмм

вкладки
Работа с
диаграммами/Конструктор

щелкните по кнопке
Дополнительные параметры

галереи стилей.

2.

Выберите требуемый вариант (
рис. 14.22
)

Рис. 14.22.
Выб
ор стиля диаграммы

Оформление элементов диаграммы

Средства оформления

Независимо от выбранного стиля диаграммы можно оформлять ее отдельные
элементы. Для этого используют элементы вкладки
Работа с
диаграммами/Формат

(
рис. 14.23
).

Рис. 14.23.
Оформление элементов диаграммы

Кроме того, для установки параметров оформления элементов можно
использовать диалоговые окна. Для отображения окна выделите элемент
диаграммы и в группе
Текущий фрагме
нт

вкладки
Работа с
диаграммами/Формат

(см.
рис. 14.23
) нажмите кнопку
Формат выделенного
элемента
.

Диалоговые окна для разных элементов имеет пр
имерно одинаковый вид
(
рис. 14.24
). В левой части окна отображается список разделов (вкладок) окна. В
правой части


элементы для настройки парам
етров элемента.

Рис. 14.24.
Диалоговые
окна для оформления элементов диаграммы

При изменении параметров в данном диалоговом окне внесенные изменения
незамедлительно применяются к выбранному элементу диаграммы, что позволяет
оценить результат изменения, не закрывая диалоговое окно. Однако в связ
и с
немедленным применением измененных параметров кнопка
Отмена

в этом
диалоговом окне отсутствует. Чтобы удалить изменения, необходимо нажать
кнопку
Отменить

на панели быстрого доступа.

Выбор стиля оформления элемента

Стиль оформления элемента определяет
цвет и эффекты заливки элемента,
параметры линии контура и эффекты, примененные при оформлении элемента.

1.

Выделите элемент диаграммы.

2.

В группе
Стили фигур

вкладки
Работа с диаграммами/Формат

щелкните по кнопке
Дополнительные параметры

галереи стилей.

3.

Выбе
рите требуемый вариант (
рис. 14.25
)

Рис. 14.25.
Выбор стиля оформления элемента

Заливка элементов диаграммы

Заливку элемента можно установить самостоятельно, независимо от
выбранного
стиля элемента.

1.

Выделите элемент диаграммы.

2.

В группе
Стили фигур

вкладки
Работа с диаграммами/Формат

щелкните по кнопке
Заливка фигуры

и выберите цвет заливки (
рис. 14.26
).

Рис. 14.2
6.
Установка заливки элемента

3.

После выбора цвета можно выбрать вариант градиентной заливки. В
меню по кнопке
Заливка фигуры

выберите команду
Градиентная
, а затем
конкретный вариант (
рис. 14.27
).

Рис. 14.27.
Выбор градиентной заливки

4.

Вместо выбора цвета заливки, можно использовать заливку текстурой.
В меню кнопки по кнопке
Заливка фигуры

выберите команду
Текстура
, а затем
конкретный вариант (
рис. 14.28
).

Рис. 14.28.
Выбор текстуры заливки

Контур (линии) элементов диаграммы

Параметры контура или линии элемента можно установить самостоятельно,
независимо от выбранного стиля элемента.

1.

Выделите элемент диаграммы.

2.

В гру
ппе
Стили фигур

вкладки
Работа с диаграммами/Формат

щелкните по кнопке
Контур фигуры

и выберите цвет линии (
рис. 14.29
).

Рис. 14.29.
Установка параметров контур (линии) элемента

3.

Для в
ыбора толщины (ширины) линии в меню кнопки по кнопке
Контур фигуры

выберите команду
Толщина
, а затем требуемое значение (
рис.
14.30
)

Рис. 14.30.
Выбор толщины контура (линии) элемента

Эффекты оформления элементов диаграммы

Эффект оформления элемента можно установить самостоятельно,
независимо от выбранного стиля элемента.

1.

Выделите элемент диаграммы.

2.

В группе
Стили фигур

вкладки
Работа с диаграммами/Формат

щелкните по кнопке
Эффекты дл
я фигур
, вид эффекта, а затем конкретный
вариант (
рис. 14.31
).

Рис. 14.31.
Выбор эффекта оформления элемента

Особенности оформления осей

Большинство типов диаграмм, за исключением кру
говых и кольцевых, имеют
оси. Количество осей на диаграмме может быть различным: от одной на
лепестковой диаграмме, до трех на объемных гистограммах и диаграммах с
областями.

Одна из осей является осью значений. По ней отсчитывают значения рядов
данных диа
граммы. Как правило, это вертикальная ось.

Ось, вдоль которой строятся ряды данных, называют осью категорий. Как
правило, это горизонтальная ось.

На некоторых типах объемных диаграмм может иметься ось рядов данных.

При оформлении осей диаграммы может потре
боваться настройка
параметров оси. Это можно сделать только с помощью диалогового окна
Формат
оси
.

1.

Выделите ось диаграммы.

2.

В группе
Текущий фрагмент

вкладки
Работа с
диаграммами/Формат

(см.
рис. 14.23
) нажмите кнопку
Формат выделенного
элемента
.

3.

В разделе
Параметры оси

окна
Формат оси
выберите и установите
требуемые параметры.

4.

Для оси значений можно установить максимальное и минимальное
значение

оси, цену основных и промежуточных делений, установить другие
параметры (
рис. 14.32
).

Рис. 14.32.
Установка параметров оси значений

5.

Для оси категорий можно установить интервал между
подписями,
порядок категорий, расстояние подписи от оси и другие параметры (
рис. 14.33
).


Рис. 14.33.
Установка параметров оси категорий

Оформление шрифта элемента

Для установки парам
етров шрифта диаграммы можно воспользоваться
элементами группы
Стили WordArt

вкладки
Работа с диаграммами/Формат

(см.
рис. 14.23
). Однако использ
ование этих элементов назначает эффекты WordArt для
шрифта элементов, что не всегда приводит к хорошему результату (
рис. 14.34
).

Рис. 14.34.
Применение эффекта WordArt для шрифта элеме
нтов диаграммы

Для установки обычных параметров шрифта удобнее пользоваться
элементами вкладки
Главная
.

1.

Выделите элемент диаграммы.

2.

Установите требуемые параметры с использованием элементов групп
Шрифт

и
Выравнивание

вкладки
Главная

(
рис. 14.35
).

Рис. 14.35.
Изменение параметров шрифта элементов диаграммы

Восстановление параметров оформления

Можно отказаться от всех параметров оформления элемента, назначенных
после применения стиля к
диаграмме.

1.

Выделите элемент диаграммы.

2.

В группе
Текущий фрагмент

вкладки
Работа с
диаграммами/Формат

(см.
рис. 14.23
) нажмите кнопку
Восстановит
ь
форматирование стиля
.

Тема
15. Печать документов

О печати таблиц

В Microsoft Excel можно печатать все данные листа или только определенный
диапазон ячеек. При печати больших таблиц на нескольких страницах можно
переносить названия строк и столбцов таб
лицы на каждую страницу. При
необходимости можно вставлять принудительные разрывы страниц при печати
больших таблиц. Отдельно от листа можно напечатать расположенную на нем
диаграмму. Можно управлять режимом печати примечаний к ячейкам листа.

Можно напечат
ать сразу несколько листов одной книги или нескольких книг.

Можно изменять масштаб печати, увеличивая или уменьшая размер таблицы;
можно подобрать масштаб под размер печатаемой таблицы.

При печати можно выбирать размер бумаги, ориентацию страниц, размер
по
лей.

Страницы печати могут иметь колонтитулы, в которых можно размещать
различную информацию, включая дату и время печати.

Таблицу, как правило, следует подготовить к печати.

Режим просмотра
Разметка страницы

обеспечивает отображение документа
практически
так, как он будет напечатан. В этом режиме можно настроить
параметры страниц, создать и оформить колонтитулы, установить особенности
печати документа. Однако в некоторых случаях может потребоваться
предварительный просмотр документа перед печатью.

Кроме то
го, может потребоваться печать не всего документа, а его отдельных
фрагментов, печать документа в нескольких экземплярах и т.д. В этом случае
необходимо настроить параметры печати.

Основная подготовка документа к печати производится в режиме просмотра
Разм
етка страницы

во вкладке
Разметка страницы

(
рис. 15.1
).

Рис. 15.1.
Просмотр документа в режиме Разметка страницы

Для печати и предварительного просмотра документа используется команда
П
ечать

меню кнопки
Office

и команды подчиненного меню (
рис. 15.2
).

Рис. 15.2.
Печать и настройка печати документов Excel

Подготовка документа к печати

Установка параметров страницы

Для в
ыбора и установки параметров страницы используют элементы группы
Параметры страницы

вкладки
Разметка страницы

(см.
рис. 15.1
).

Для выбора размера
бумаги в группе
Параметры страницы

щелкните по
кнопке
Размер

и в появившемся списке выберите один из предлагаемых размеров
(
рис. 15.3
).

Рис. 15.3.
Выбор размера страницы

Для выбора орие
нтации страницы в группе
Параметры страницы

щелкните
по кнопке
Ориентация

и в появившемся меню выберите один из предлагаемых
вариантов (
рис. 15.4
)
.

Рис. 15.4.
Выбор ориентации страницы

Для установки полей страницы в группе
Параметры страницы

щелкните по
кнопке
Поля

и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов
(
рис.

15.5
).

Рис. 15.5.
Выбор размера полей

страницы

Для выбора произвольного размера полей выберите команду
Настраиваемые
поля

(см.
рис. 15.5
). В счетчиках
Верхнее
,
Нижнее
,
Левое
,
Правое

в
кладки
Поля

окна
Параметры страницы

(
рис. 15.6
) установите требуемые размеры полей.

Рис. 15.6.
Установка размера полей страницы

На установку слишком малых полей, не поддерживаемых возмо
жностями
принтера, Excel не реагирует.

Размер полей можно также изменить при предварительном просмотре
документа перед печатью.

На листе, отображаемом в режиме
Разметка страницы
, размеры полей
можно увидеть на горизонтальной и вертикальной линейках. Поля н
а линейках
выделены темным цветом, в отличие от основной части страницы, линейка для
которой выделена белым цветом.

Следует отметить, что действия по установке параметров страницы не могут
быть отменены.

Настройка масштаба печати

По умолчанию установлен ма
сштаб печати 100 % от натуральной величины
таблицы на листе.

Для выбора произвольного масштаба печати (как с уменьшением, так и с
увеличением) установите требуемое значение в счетчике
Масштаб
группы
Вписать
(см.
рис. 15.1
). Минимально возможный масштаб печати 10 %,
максимально возможный


400 %.

Кроме того, можно подобрать необходимый масштаб печати так, чтобы
таблица размещалась на заданном числе с
траниц. Для этого в раскрывающихся
списках
Ширина

и
Высота

группы
Вписать
(см.
рис. 15.1
) выберите число
страниц в ширину и высоту, на которых дол
жна разместиться таблица. В данном
случае возможна только печать в масштабе с уменьшением.

Создание колонтитулов

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем
полях каждой из страниц документа.

Колонтитулы создают в режиме просмотра
Разм
етка страницы
. Верхний и
нижний колонтитулы создаются одинаково.

Колонтитул имеет три поля: левое, центральное и правое, каждое из которых
заполняется и оформляется независимо друг от друга. Поля колонтитула
отображаются при наведении указателя мыши (
рис. 15.7
).

Рис. 15.7.
Отображение полей колонтитула

Для добавления колонтитула щелкните левое, центральное или правое поле
верхнего или нижнего колонтитула в верхней или нижней части листа,

после чего
автоматически будет произведен переход в контекстную вкладку
Работа с
колонтитулами/Конструктор

(
рис. 15.8
).

Рис. 15.8.
Создание колонтитула во вкладке Работа с колонтитулам
и/Конструктор

Щелкнув по кнопке
Верхний колонтитул

или
Нижний колонтитул

в
группе
Колонтитулы

(см.
рис. 15.8
) можно выбрать один из типовых
колонт
итулов, верхний или нижний соответственно. Выбранный колонтитул в
последующем можно изменять.

Текст в поля колонтитула можно вводить с клавиатуры в обычном порядке.
Для перехода на новую строку в поле колонтитула следует использовать клавишу
Enter
.

Кнопкам
и группы
Элементы колонтитулов

(см.
рис. 15.8
) в поля
колонтитула можно вставлять автоматически обновляющуюся информацию.

Назначение кнопок привед
ено в таблице.

Кнопка

Вводимая информация

Номер
страницы

Номер страницы

Число
страниц

Общее число страниц печати

Текущая
дата

Текущая дата. Дата будет автоматически обновляться при печати, а
также при каждом переходе в режим
Разметка страницы

или в
режи
м предварительного просмотра

Текущее
время

Текущее время. Время будет автоматически обновляться при печати,
а также при каждом переходе в режим
Разметка страницы

или в
режим предварительного просмотра

Путь к
файлу

Расположение файла книги на компьютере,
с указанием имени диска
и всех папок, а также имени файла. Информация автоматически
изменяется при изменении расположения файла на компьютере, а
также при переименовании файла

Имя файла

Имя файла. Информация автоматически изменяется при
переименовании фай
ла

Имя листа

Имя листа. Информация автоматически изменяется при
переименовании листа

В момент вставки информация не отображается, вместо этого отображается
служебный символ & с названием информации в квадратных скобках. Например,
при вставке имени файла
первоначально отображается
&[Файл]

(
рис. 15.9
).

Рис. 15.9.
Ввод элементов колонтитула

Кнопка
Рисунок

группы
Элементы колонтитулов

используется для вставки
в колонтитул рисунков из графи
ческих файлов.

Можно изменить некоторые параметры шрифта колонтитула.

1.

Выделите текст всего поля колонтитула или его части

2.

Установите параметры шрифта с использованием элементов группы
Шрифт

вкладки
Главная

или всплывающей мини
-
панели инструментов.

Можно
сделать так, чтобы колонтитул первой страницы отличался от
остальных колонтитулов, а также различались колонтитулы четных и нечетных
страниц, для чего в разделе
Параметры

установите соответствующие флажки.
Если флажки не отображаются, щелкните сначала по с
трелке кнопки
Параметры

(
рис. 15.10
).

Рис. 15.10.
Настройка различных колонтитула

Для выхода из режима работы с колонтитулами щелкните к любой ячейке
листа или нажмите клавишу Esc.

Сле
дует отметить, что действия по созданию и оформлению колонтитулов не
подлежат отмене.

Настройка многостраничной печати

В том случае, когда таблица при печати не помещается на одну страницу,
Excel автоматически разделяет ее на страницы. Автоматическое разби
ение на
страницы происходит не всегда удачно с точки зрения размещения данных на
страницах. Разрыв страницы можно установить самостоятельно между другими
столбцами и/или строками.

1.

Выделите столбец (строку), левее которого (выше которой)
устанавливается раз
рыв.

2.

В группе
Параметры страницы

вкладки
Разметка страницы

нажмите кнопку
Разрывы

и выберите команду
Вставить разрыв страницы

(
рис.
15.11
).

Рис. 15.11.
Вставка разрыва страницы

Для у
даления принудительно установленных разрывов страниц в группе
Параметры страницы

вкладки
Разметка страницы

нажмите кнопку
Разрывы

и
выберите команду
Сброс разрывов страниц

(см.
рис. 15.11
).

При многостраничной печати, при разделении таблицы на несколько
страниц, названия строк и столбцов таблицы по умолчанию будут печататься не на
всех страницах, что затрудняет восприятие напечатанных данных. Напри
мер, при
печати таблицы на
рис. 15.12

на странице справа названия строк таблицы не
печатаются.

Рис. 15.12.
Многостраничная печать таблицы

Можно настроить печать названий столбцов и стр
ок таблицы на каждой
странице.

1.

В группе
Параметры страницы

нажмите кнопку
Печатать заголовки

(см.
рис. 15.1

или
рис. 15.12
).

2.

Во вкладке
Лист

окна
Параметры страницы

(
рис. 15.13
) п
оставьте
курсор в поле
сквозные строки

и на листе выделите строку, которую следует
печатать на каждой странице (в данном случае строка
1

); поставьте курсор в поле
сквозные столбцы

и на листе выделите столбец, который следует печатать на
каждой странице (в

данном случае столбец
А

).

Рис. 15.13
.
Настройка печати названий строк и столбцов таблицы

В некоторых случаях чтобы на распечатке было проще найти строки и
столбцы, можно распечатать их заголовки (заголовки строк


номера строк,
отображаемые в левой части листа, заголовки столбцов


буквы, от
ображаемые в
верхней части столбцов листа. Для этого в группе
Параметры листа

вкладки
Разметка страницы

установите флажок
Заголовки/Печать

(см.
рис
. 15.1
).

Настройка печати примечаний

Независимо от режима отображения примечаний на листе, по умолчанию на
печать они не выводятся.

Можно настроить режим печати примечаний.

1.

Щелкните по кнопке группы
Параметры страницы

вкладки
Разметка
страницы

(см.
рис. 15.1
).

2.

В раскрывающемся списке
примечания

вкладки
Лист

окна
Параметры страницы

выберите режим печати примечаний (
рис. 15.14
).

Рис. 15.14.
Настройка печати примечаний

При выборе режима
В конце листа

все примечания ко всем ячейкам
печатаются в текстовом виде на отдельной странице.

При выборе режима печати примечаний
Как на листе

будут напечатаны
только отображаемые примечания так, как они отображаются на листе.

Настройка выборочной печати

Для постоянной печати из всей таблицы какого
-
либо диапазона следует
определить его как область печати.

1.

Выделите печатаемый диапазон.

2.

В группе
П
араметры страницы

вкладки
Разметка страницы

нажмите кнопку
Область печати
и выберите команду
Задать

(
рис. 15.15
).

Рис. 15.15.
Настройка выборочной печати

Область печати на листе в реж
име просмотра
Обычный

и
Разметка
страницы

отделяется от остальных частей листа тонкой пунктирной линией. В
режиме просмотра
Страничный

область печати отображается на обычном фоне и
выделена синей линией границы страницы, в то время как остальная область ли
ста
затенена (
рис. 15.16
). При необходимости размеры области печати можно изменить
перетаскиванием границы страницы.

Рис. 15.16.
Отображение области печати

При задании области печати д
ля несмежных диапазонов каждый их них
будет печататься на отдельной странице.

Для обеспечения печати всей таблицы или для возможности задания другой
области печати следует в меню кнопки
Область печати
выбрать команду
Убрать

(см.
рис. 15.15
).

Предварительный просмотр листа

Для того чтобы убедиться, что документ полностью подготовлен к печати,
можно использовать предварительный просмотр.

Для перехода

в режим предварительного просмотра в подчиненном меню
команды
Печать

(см.
рис. 15.2
) выберите команду
Предварительный просмотр
.

При предварительн
ом просмотре документ отображается в специальном окне
предварительного просмотра (
рис. 15.17
).

Рис. 15.17.
Отображение листа в режиме предварительного просмотра

Первоначально документ
показывается в масштабе, позволяющем отобразить
целиком страницу. Для отображения документа в натуральном масштабе щелкните
мышью в любом месте страницы. Можно также нажать кнопку
Масштаб

ленты
окна предварительного просмотра (см.
рис. 15.17
).

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, нажмите кнопку
Закрыть окно предварительного просмотр

или клавишу
Esc
.

Печать документа

Печать всего докуме
нта в одном экземпляре

Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в меню кнопки
Office

(см.
рис. 15.2
) выбрать команду
Печать
.

Настр
ойка параметров печати

Для настройки параметров печати документа в меню кнопки
Office
следует
выбрать команду
Печать
, а затем команду
Печать

в подчиненном меню (см.
рис.
15.2
).

Настройка производится в окне
Печать

(
рис. 15.18
).

Рис. 15.18.
Настройка параметров печати

В разделе
Принтер

в раскрывающемся списке
Имя

можно, при налич
ии
нескольких принтеров подключенных к компьютеру или локальной сети, выбрать
принтер, на котором будет печататься документ.

В разделе
Страницы

для печати только некоторых страниц
многостраничной таблицы можно установить переключатель
страницы
, а затем в
с
четчиках
с

и
по

указать диапазон печатаемых страниц.

В разделе
Копии

в счетчике
число копий

можно указать число печатаемых
экземпляров. Установите флажок
разобрать по копиям
, чтобы каждый экземпляр
печатался по порядку страниц созданного документа.

Печать
диаграмм

О печати диаграмм

Диаграмма, расположенная на отдельном листе, всегда печатается на
отдельной странице.

Диаграмма, размещенная на листе с данными, может быть напечатана вместе
с данными листа или на отдельной странице. Для того чтобы диаграмма был
а
напечатана вместе с данными листа, необходимо на листе выделить любую ячейку
за пределами диаграммы. Для того чтобы диаграмма была напечатана на отдельной
странице, диаграмму или любой ее элемент необходимо выделить.

По умолчанию диаграмма, расположенная

на листе с данными печатается
вместе с ними.

Для того чтобы диаграмма не печаталась вместе с данными щелкните значок
группы
Размер

вкладки
Работа с диаграммами/Формат

и во вкладке
Свойства

окна
Размер и свойства

(
рис. 15.19
) следует снять флажок
Выводить объект на
печать
. При этом отдельно выделенную диаграмму по
-
прежнему можно
напечатать.

Рис. 15.19.
Отказ от печати диаграммы вместе с данными листа

Для печати диаграммы в одном экземпл
яре достаточно в меню кнопки
Office

(см.
рис. 15.2
) выбрать команду
Печать
. Однако, как и при печати листов с
данными, не рекомендуется сразу печа
тать диаграмму. В большинстве случаев
диаграмма перед печатью требует определенной настройки.

Параметры печати диаграммы можно изменить только в том случае, если она
печатается на отдельной странице.

Если диаграмма печатается вместе с данными листа, отдель
но от листа
настроить для нее параметры печати невозможно.

Настройка параметров страницы диаграммы

Для выбора и установки параметров страницы диаграммы используют
элементы группы
Параметры страницы

вкладки
Разметка страницы

(
рис.
15.20
).

Рис. 15.20.
Настройка параметров страницы диаграммы

Так же, как и при настройке параметров страницы для печати таблиц, можно
выбрать размер и ориентацию страницы, выбрать или установить размер полей
стр
аницы.

По умолчанию при печати диаграммы, независимо от соотношения ее
размеров, принята альбомная (горизонтальная) ориентация страницы. Следует
отметить, что для диаграмм, расположенных на отдельном листе, изменение
ориентации страницы приведет и к измене
нию ориентации листа, на котором
расположена диаграмма, а также может привести к изменению размеров
диаграммы. Изменение ориентации страницы не влияет на отображение на листе
диаграммы, расположенной на листе с данными.

Масштаб печати диаграммы изменять не
льзя. Нельзя напечатать диаграмму
на нескольких страницах. По умолчанию диаграмма будет занимать страницу
целиком. Однако, можно изменить размер самой диаграммы в счетчиках группы
Размер

контекстной вкладки
Работа с диаграммами/Формат

(
рис. 15.21
).

Рис. 15.21.
Изменение размера диаграммы

Создание колонтитулов страницы диаграммы

Для создания колонтитула на странице диаграммы во вкладке
Вставка

нажмите кнопку
Колонтитулы
, после чего появи
тся вкладка
Колонтитулы

диалогового окна
Параметры страницы

(
рис. 15.22
).

Рис. 15.22.
Создание колонтитула страницы диаграммы

Используя раскрывающиеся списки
Верхний колонтитул

и
Нижни
й
колонтитул

(см.
рис. 15.22
) можно выбрать один из типовых колонтитулов. Для
создания собственного колонтитула нажмите кнопку
Создать верхний
ко
лонтитул

или
Создать нижний колонтитул
, после чего появится
соответствующее диалоговое окно (
рис. 15.23
).

Рис. 15.23.
Создание текста колонтитула страницы диаграммы

Так же, как и для о
бычной страницы, колонтитул имеет три поля: левое,
центральное и правое, каждое из которых заполняется и оформляется независимо
друг от друга. Текст в поля колонтитула можно вводить с клавиатуры в обычном
порядке. Для перехода на новую строку в поле колонт
итула следует использовать
клавишу
Enter
.

Кнопками своеобразной панели инструментов окна
Верхний колонтитул

или
Нижний колонтитул

(см.
рис. 15.23
) в поля колонтитула можно вставлять
автоматически обновляющуюся информацию: номер страницы, число страниц,
текущую дату, текущее время и др.

Можно изменить некоторые параметры шрифта колонтитула.

1.

Выделите текст всего поля колонтитула или его части

2.

Нажмит
е кнопку
Формат текста

окна
Верхний колонтитул

или
Нижний колонтитул

(см.
рис. 15.23
).

3.

Установите необходимые параметры шрифта в диалоговом окне

Шрифт

(
рис. 15.24
).

Рис. 15.24.
Установка параметров шрифта текста колонтитула страницы
диаграммы

Предварительный просмотр диаграмм

Для того чтобы убедиться, что диаграмма полностью
подготовлена к печати,
можно использовать предварительный просмотр.

Для перехода в режим предварительного просмотра в подчиненном меню
команды
Печать

(см.
рис. 15.2
) выберите команду
Предварительный просмотр
.

При предварительном просмотре диаграмма отображается в специальном
окне предварительного просмотра (
рис. 15.25
).

Рис. 15.
25.
Диаграмма в режиме предварительного просмотра

Первоначально диаграмма показывается в масштабе, позволяющем
отобразить целиком страницу. Для отображения документа в натуральном
масштабе щелкните мышью в любом месте страницы. Можно также нажать кнопку
Ма
сштаб

ленты окна предварительного просмотра (см.
рис. 15.25
).

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, нажмите кнопку
Закрыть окно предв
арительного просмотр

или клавишу
Esc
.

Особенности печати цветных таблиц и диаграмм

На монохромных (черно
-
белых) принтерах цвета отображаются в виде
оттенков серого. Это может привести к ряду проблем при печати цветных таблиц и
диаграмм. Например, столбцы г
истограммы или секторы круговой диаграммы,
оформленные разными цветами заливки (красный, синий, серый, коричневый и т.
д.), будут напечатаны примерно одними оттенками серого цвета, что сделает их
практически неразличимыми. Точно так же, например, трудно чи
тается текст,
оформленный шрифтом синего цвета на фоне заливки серого цвета.

Для рационального преобразования цветов можно настроить черно
-
белый
режим печати.

1.

Щелкните по кнопке группы
Параметры листа

вкладки
Разметка
страницы

(см.
рис. 15.1
,
рис. 15.20
).

2.

Во вкладке
Лист

(при работе с диаг
раммой вкладка называется
Диаграмма

) окна
Параметры страницы

установите флажок
черно
-
белая

(
рис.
15.26
,
рис. 15.27
).

Рис. 15.26.
Установка черно
-
белой печати таблицы

Рис. 15.27.
Установка черно
-
белой печати диаграммы

При печати листа в черно
-
белом режиме, независимо от примененного при
оформлении цвета, текст и рамки выводятся черным цветом, а фон ячеек


белым
цв
етом.

При печати диаграмм в черно
-
белом режиме различные цвета заменяются
различными штриховками (рис. 28).

Рис. 15.28.
Предварительный просмотр диаграммы в режиме черно
-
белой печати



Приложенные файлы

  • pdf 1051512
    Размер файла: 6 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий