М.Ф. Шумейко, К.И. Козак, В.Д. Селеменев. Архивоведение Беларуси. Часть 2. Минск, 1997. 139 с.


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.
М.Ф.

Шумейко

К.И.

Козак

В.Д.

Селеменев

АРХИВОВЕДЕНИЕ

БЕЛАРУСИ

Учебное пособие для студентов

исторических факультетов вузов

специализации “Архивоведение”

Допущено Министерством

образования

Республики Беларусь







Минск

1997

СОДЕРЖАНИЕ

Раздел 2

ТЕОРИЯ И МЕТОДИКА АР
ХИВНОГО ДЕЛА

..

218

Глава 10
. Классифик
ация архивных

документов

.....................

219

§ 1. Классификация документов Национального

архивного фонда Беларуси

............

221

§ 2. Классификация документов в пределах

архивов

....................

223

§ 3. Классификация документов в пределах

архивных фондов

................

229

Глава 11
. Экспертиза ценности документов

и комплектование государственных архивов Беларуси

...

235

§ 1. Экспертиза ценности документов

..........

235

§ 2. Перечни документов

...............

242

§ 3. Комплектование государственных архивов

......

247

Глава 12
. Организационно
-
методическое

руководство и контроль за работой ведомственных

архивов и организацией документов в

делопроизводстве учреждений

.............

261

Глава 13
. Учет и обеспечение сохранности

документов Национального архивного фонда Беларуси

...

267

§ 1. Назначение и виды учета

.............

267

§ 2. Обеспечение сохранности документов

Национального архив
ного фонда Беларуси

.....

278

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

3

Глава 14
. Система научно
-
справочного аппарата

к документам Национального архивного фонда

Республики Беларусь

.................

289

§ 1. Задачи и структура системы научно
-

справочного аппарата

..............

289

§ 2. Описание дел

..................

292

§ 3. Историческая справка учрежд
ения
-

фондообразователя

...............

299

§ 4. Виды научно
-
справочного аппарата

.........

301

§ 5. Автоматизированные информационно
-

поисковые системы

...............

339

Глава 15
. Организация использования документов

Государственного архивного фонда Беларуси

.......

342

§ 1. Цели научно
-
информационной
деятельности

госархивов

..................

342

§ 2. Инициативное информирование

..........

344

§ 3. Работа читального зала архива

...........

345

§ 4. Организация выставок документов

.........

347

§ 5. Исполнение запросов учреждений

и обращений граждан

..............

349

§ 6. Выдача архивных документов во временное

пользо
вание учреждениям

............

352

Глава 16
. Организация работы архивных учреждений

..

353

§ 1. Государственная архивная служба Беларуси

.....

353

§ 2. Научно
-
исследовательская работа архивных

учреждений

..................

356

§ 3. Методическая работа архивных учреждений

.....

359


Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

4

Г
лава

10

КЛАССИФИК
АЦИЯ

АРХИВНЫХ

ДОКУМЕНТОВ

Как известно, материальными носителями долговременной социальной
памяти являются документы: летописи, грамоты, законодательные акты,
декреты, листовки, плакаты, чертежи, фотографии, кинофильмы,
видеозаписи. Созданные в различные ис
торические периоды начиная с
древнейших времен и кончая нашими днями в процессе
государственной, экономической, общественно
-
политической,
социально
-
культурной деятельности белорусского народа и имеющие
научно
-
историческую ценность, они образуют Национальны
й архивный
фонд Республики Беларусь (НАФ РБ).

Для того чтобы ориентироваться в этой массе документной
информации, облегчить ее использование в интересах общества,
необходима научная классификация документов, т.е. их группировка по
наиболее существенным при
знакам. Классификация НАФ Беларуси
включает три этапа. Объектом классификации первого этапа является
весь комплекс Национального архивного фонда, второго


документы
отдельного архива, третьего


документы конкретных фондов.

Основной классификационной един
ицей для группировки документов
НАФ Беларуси выступает архивный фонд, который представляет собой
совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности
юридических и физических лиц и имеющих научно
-
историческую
ценность. Разновидностями архивного
фонда являются: фонд
учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный
фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд учреждения


это комплекс документов,
образовавшихся в деятельности конкретного учреждения и подлежащих
передаче на постоянное хране
ние.

Архивный фонд личного происхождения состоит из документов,
созданных в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи,
рода.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

5

Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс
документов, образовавшихся в деятельности двух и более учреждений
,
имевших между собой исторические или логически обусловленные
связи (однородность целевого назначения, деятельности на
определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени
деятельности и т.д.). В Госархиве Могилевской области, например,
имее
тся фонд “Школы Горецкого района”, который создан в результате
объединения дел однородных по целевому назначению учреждений,
действовавших на определенной территории. По признаку
подчиненности и действия на определенной территории образован в
этом же архив
е объединенный фонд “Горецкий районный союз
потребительских обществ Могилевского облпотребсоюза,
райзаготконтора, сельские потребительские общества”.

Архивная коллекция


это совокупность отдельных документов,
представляющих научно
-
историческую ценность и
объединенных по
одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному,
объектовому, авторскому, хронологическому и др.). В Национальном
историческом архиве Беларуси имеется коллекция топографических
карт, планов городов, деревень, сел, имений Минско
й губернии за
1798

1906

гг. Основой для ее создания послужил номинальный
признак (вид документов


планы, карты). В НА РБ хранится
сформированная по тематическому признаку коллекция агитационных
документов предвыборной кампании по выборам в Верховный и
мес
тные советы БССР в 1990 г.

Учреждения, организации, предприятия и отдельные лица, в
деятельности которых образуются документы, называются
фондообразователями. Из их документов и формируются архивные
фонды.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

6

Каждое ли учреждение является фондообразователем?

Нет.
Фондообразователем может быть только самостоятельное,
организационно обособленное учреждение. Для него характерно
наличие правового акта об образовании, компетенции, функциях,
порядке деятельности (указа, постановления, приказа, устава,
положения и т
.д.), самостоятельного баланса (сметы), расчетного счета
в банке, штатного расписания, печати, углового штампа. Структурные
части учреждения, не имеющие оперативной и организационной
самостоятельности (функцио
нальные управления, отделы и др.),
вспомогател
ьные службы, созданные для удовлетворения
культурно
-
бытовых потребностей его сотрудников (столовые,
библиотеки, детские сады и т.д.), не являются самостоятельными
фондообразователями.

Документы архивного фонда органически связаны между собой, их
содержание

отражает единый процесс деятельности учреждения.
Дробление архивных фондов ведет к разрушению этой связи,
обесценивает их в научном отношении, затрудняет использование
документов и мешает их систематизации. Поэтому при научной
классификации документов Нац
ионального архивного фонда архивисты
руководствуются принципом недробимости архивных фондов. Он не
допускает разделения документов архивного фонда между несколькими
государственными архивами
*
.

1.
Классификация

документов

Национального

архивного

фонда

Беларуси

Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их
научная группировка в соответствии с признаками, определяющими
орган
изацию сети государственных архивов и их профили.

Классификация документов НАФ Беларуси строится на основе
следующих признаков:



принадлежность документов к различным историческим периодам
(например, с древнейших времен до 1917 г., с 1917 г. по настоящее
время);



принадлежность документов к учреждениям республиканского или
местного значения;




*

В

практике

работы

госархивов

Беларуси

встречаются

случаи
,
когд
а

отдельные

архивные

фонды

хранятся

в

нескольких

архивах
.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

7



принадлежность документов к определенным
административно
-
территориальным единицам (областям, районам, т.д.);



принадлежность документов к определенным отраслям
гос
ударственной и общественной деятельности;



способ и техника закрепления информации.

Перечисленные признаки находятся в тесной связи и при
классификации документов дополняют друг друга. Они положены в
основу организации сети архивов Беларуси. В настоящее в
ремя в
республике имеются шесть центральных, девять областных и 16
зональных архивов.

Национальный исторический архив Республики Беларусь образован в
1938 г. В нем хранятся документы учреждений Беларуси (кроме бывшей
Гродненской губернии) с XIV в. по 1917

г.

Национальный исторический архив Беларуси в Гродно, созданный в
1940 г., хранит документы учреждений бывшей Гродненской губернии
за 1802

1917 гг.

Национальный архив Республики Беларусь (бывший Центральный
государственный архив Октябрьской революции и соц
иалистического
строительства БССР) образован в 1927 г. В нем находятся документы
высших органов власти и управления, республиканских общественных,
кооперативных и профсоюзных организаций, вузов и других заведений
с 1917 г. по настоящее время, а также фонды

республиканских
организаций коммунистической партии и комсомола Беларуси.

Белорусский государственный архив кинофотодокументов создан в
1941 г. В нем собраны фотографии, киновидеофильмы, звукозаписи по
истории республики.

В Белорусском государственном арх
иве
-
музее литературы и искусства,
начавшем свою деятельность в 1960 г., отложились документы
творческих государственных и общественных учреждений и
организаций, личные фонды деятелей литературы и искусства.

Белорусский государственный архив научно
-
техничес
кой документации
организован в 1968 г. Хранит проектную,
конструкторско
-
технологическую, научно
-
исследовательскую и
патентную документацию, а также управленческие документы НИИ,
проектных и конструкторских организаций.

В Брестском, Витебском, Гродненском,
Гомельском, Минском и
Могилевском областных и зональных архивах сосредоточены
документы местных органов власти и управления, а также областных,
районных, городских и сельских учреждений, организаций,
предприятий, колхозов и совхозов с 1917 г. по настоящее
время, фонды
местных организаций КПБ и ком
сомола.

В основу организации сети архивных учреждений положен принцип
раздельного хранения документов, различных исторических периодов.
Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

8

Разграничительной чертой является март 1917 г. Материалы, созданные
ранее это
й даты, хранятся в исторических архивах Минска и Гродно.

При организации государственных архивных учреждений используются
и другие признаки. При создании Белорусского государственного
архива
-
музея литературы и искусства применен признак
принадлежности доку
ментов к определенным отраслям
государственной и общественной деятельности (литература и
искусство), Белорусского государственного архива
кинофотофонодокументов


способ и техника закрепления
информации. При образовании областных и зональных архивов
руково
дствовались комбинацией признаков:

1)

принадлежность к историческим эпохам (советский период);

2)

способ и техника закрепления информации (хранят документы
только на бумажной основе);

3)

принадлежность документов к определенным
административно
-
тер
риториальным единицам (область, район, город);

4)

принадлежность документов к учреждениям республиканского и
местного значения (хранят документы учреждений местного значения).

Созданная в республике сеть архивных учреждений в целом
обеспечивает научно о
боснованное распределение документов
Национального архивного фонда.

2.
Классификация

документов

в

пределах

архивов

Под классификацией документов в пределах архива понимается их
группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление
называется фонд
ированием. Фондирование чаще всего проводится при
отборе документов учреждений на постоянное хранение. В
государственных архивах фондирование проводится как
самостоятельный вид работы, когда необходимо устранить ошибки
ранее проведенного фондирования, или
как один из видов работ при
усовершенствовании описей. Архивисты занимаются фондированием
при создании объединенных архивных фондов и коллекций, а также
описании документов. Фондирование включает в себя определение
(уточнение) фондовой принадлежности докум
ентов, установление их
хронологических границ и формирование архивных фондов.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в
правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения.
Эта работа проводится на основе изучения документов и
Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

9

ус
тановления их принадлежности к составу документации того или
иного фондообразователя.

Архивный фонд представляет собой исторически сложившийся
комплекс документов, что предполагает наличие в нем документов,
созданных как самим фондообразователем, так и док
ументов,
полученных им из других учреждений. Поэтому определение
фондообразователя в первом случае сводится к установлению автора
документа, во втором


к установлению учреждения, получившего
документ. Нередко дела имеют исчерпывающие признаки
принадлежнос
ти их к архивному фонду. На их обложках могут быть
прямые указания, кто является фондообразователем. В этом случае
необходимо проверить правильность соответствующих данных
путем сличения надписей на обложке с самими документами. Если
же явные признаки на о
бложках дел отсутствуют, приходится
прибегать к анализу документов для

определения их
принадлежности к данному архивному фонду.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они
получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресату,

оттискам регистрационных штампов, резолюциям и пометкам о
направлении документов на исполнение, содержанию документов,
отражающему функции и основные направления деятельности
учреждения. Также нужно иметь в виду, что большая часть входящей
документации яв
ляется подлинниками, которые отличаются
определенной формой (написаны на бланках, имеют подлинные
подписи, печать и т.п.). Если входящим документом является копия, то
на ней часто указывается адресат или же она имеет сопроводительное
письмо.

Копии исходящи
х документов (отпуски) относятся к фонду того
учреждения, которое является автором документов. Их фондовая
принадлежность устанавливается по подписям, делопроизводственным
пометам и содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду т
ого
учреждения, которым они составлены. Определение их фондовой
принадлежности, как правило, проводится по названию учреждения,
указанного в документе, по подписи автора.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях,
включаются в состав архивног
о фонда того учреждения, в котором они
были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с
передачей функций вновь созданному учреждению законченные
производством дела включаются в фонд ликвидированного учреждения,
а незаконченные дела, переданн
ые для окончания в новое учреждение,
включаются в фонд учреждения
-
преемника.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

10

В случае, когда среди документов одного архивного фонда
обнаруживаются ошибочно включенные документы других фондов, они
выделяются и присоединяются к фондам, к которым должны
прин
адлежать.

Наиболее сложным моментом в процессе фондообразования является
установление хронологических границ архивного фонда. Они
определяются официальными датами образования и ликвидации
учреждения. Датой образования (как и ликвидации учреждения) в
больши
нстве случаев считается дата издания правительственного или
ведомственного акта (закона, указа, постановления, решения, приказа и
т.д.) о его создании (ликвидации). Например, 22 ноября 1985 года ЦК
КПБ и СМ БССР приняли постановление о создании Государстве
нного
агропромышленного комитета. Эта дата является началом деятельности
комитета.

Однако дата распорядительного документа и дата создания
(ликвидации) учреждения могут не совпадать, когда в документе
оговаривается более поздняя дата образования (ликвидаци
и)
учреждения. Например, приказом Госкомсельхозтехники БССР от 15
февраля 1980 г. предусматривалась организация с 1 июня 1980 г. треста
ремонтных предприятий. Датой образования треста в этом случае
считается 1 июня.

Хронологические границы фонда не всегда
совпадают с крайними
датами документов, т.е. самым ранним и наиболее поздним
документами, входящими в его состав. Это наблюдается в случаях
плохой сохранности документов фондообразователя по различным
причинам, а также, если фондообразователю передавались
документы
учреждения
-
предшественника. Например, в результате гибели большей
части документов в годы Великой Отечественной войны в фонде
Уполномоченного Наркомата заготовок СССР по БССР сохранились
дела лишь за 1939

1941 гг., хотя фондообразователь начал св
ою
деятельность в 1933 г. В фондах почтово
-
телеграфных контор
Витебской, Минской и Могилевской губерний, созданных в 1885 г.,
отложились дела за 1832

1884 гг., начатые их предшественниками


почтовыми конторами.

При определении хронологических границ архив
ных фондов
необходимо изучение факторов, влияющих на деятельность
фондообразователя. К ним относятся факторы политического характера


изменение государственного строя; юридического (правового)
характера, результатом которых может явиться реорганизация
гос
ударственного аппарата; административного характера, связанные с
административно
-
территориальными изменениями.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

11

К факторам политического характера относятся, например, Великая
Октябрьская социалистическая революция, которая, разрушив старый
госаппарат, созд
ала новую систему управления государством. Среди
упраздненных после октября 1917 г. учреждений были городские и
мещанские управы, волостные управления, окружные суды, губернские
управления земледелия и государственных имуществ и др.

Образованные Советской
властью государственные учреждения
считаются новыми фондообразователями.

Действовавшие до 1917 г. предприятия, банки, тресты, синдикаты с
момента их конфискации, национализации или реорганизации
советским государством как фондообразователи прекратили свое
существование. Созданные на их базе предприятия, банки, тресты и т.п.
стали новыми фондообразователями. Например, Витебская
льнопрядильная фабрика “Двина”, основанная в 1899 г., в январе 1919 г.
была национализирована. Поэтому из документов фабрики
сформир
ованы два фонда. Первый


за период с 1899 по 1918

г.


хранится в НИАБ, второй


с 1919 г. находится в госархиве Витебской
области.

Часть учреждений и организаций дореволюционного государственного
аппарата продолжали свою деятельность еще некоторое время
и после
установления Советской власти, не претерпев изменений, поэтому они
являются едиными фондообразователями. Так, Витебская, Минская и
Могилевская казенные палаты, созданные в конце XVIII в., были
упразднены декретом СНК РСФСР 31 октября 1918 г., и их
документы
образуют единые фонды за весь период деятельности.

Новыми фондообразователями стали учреждения, созданные
Временным правительством после февральской революции 1917 г.

К факторам юридического (правового) характера, влияющим на
хронологические рамк
и деятельности фондообразователей, нужно
отнести реорганизацию учреждений, сопровождающуюся коренными
изменениями в их компетенции и функциях. В 1957 г. было
ликвидировано отраслевое руководство промышленностью и создан
территориальный орган управления


С
овет народного хозяйства.
Поэтому министерства и СНХ БССР выступают самостоятельными
фондообразователями.

При разукрупнении учреждения, когда на его базе организуются
несколько новых, а старое прекращает свое существование, вновь
созданные учреждения стано
вятся самостоятельными
фондообразователями. Например, в 1932 г. был ликвидирован Высший
Совет народного хозяйства БССР и на его основе образовались
Наркомат легкой промышленности БССР и Уполномоченные
Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

12

наркоматов тяжелой и лесной промышленности СССР при СНК

БССР.
Все они являются самостоятельными фондообразователями.

В то же время, если из состава учреждения выделяется одно или
несколько учреждений, а оно само продолжает деятельность, это не
ведет к ликвидации старого фондообразователя. Например, в 1946 г.
б
ыли образованы Министерство животноводства и Министерство
технических культур за счет передачи им части функций Министерства
сельского хозяйства. Все три министерства считаются
самостоятельными фондообразователями.

В случае, если объединяются два учреждени
я, одно из них сохраняется
как фондообразователь с расширенными функциями, а другое
прекращает свое существование как фондообразователь. Так произошло
в 1949 г., когда Министерство пищевой промышленности БССР и
Министерство вкусовой промышленности БССР был
и объединены в
Министерство пищевой промышленности БССР.

В случае, если по каким
-
либо причинам учреждение было временно
ликвидировано, а затем восстановлено с теми же функциями, оно
считается единым фондообразователем, а его документы составляют
единый арх
ивный фонд. Например, исполнительный комитет
Витебского губернского Совета рабочих, крестьянских и
красноармейских депутатов был образован в декабре 1917 г., в октябре
1919 г. упразднен, а в декабре 1920

г. вновь возобновил свою
деятельность. В данном случ
ае документы Витебского губисполкома
хранятся как единый фонд.

К факторам административного характера, влияющим на
хронологические рамки деятельности фондообразователей, относятся
административно
-
территориальные реформы. Если при их проведении
ликвидируетс
я прежнее и вводится новое
административно
-
территориальное деление и в связи с этим
упраздняются старые органы власти и управления, то вновь
образованные местные органы власти и управления являются новыми
фондообразователями. Органы власти и управления лик
видированных
административно
-
территориальных единиц как фондообразователи
прекращают свое существование. Так, в 1924

1925 гг. в БССР были
ликвидированы уезды и волости и образованы округа, районы и
сельсоветы. В связи с этим ликвидированные исполкомы уездн
ых и
волостных Советов рабочих, крестьянских и красноармейских
депутатов, как и вновь созданные исполкомы окружных, районных и
сельских Советов, стали самостоятельными фондообразователями.

При введении, преобразовании и частичном изменении
административно
-
территориального деления территориальные
объединения общественных организаций (профсоюзные, научные,
Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

13

культурно
-
просветительные, спортивные и др.) и органы их управления
как фондообразователи прекращают свою деятельность и возникают
новые фондообразователи,

как и в случае с органами государственной
власти и управления. Это произошло при образовании Витебского
округа, когда были сформированы окружные отделения профсоюзов
металлистов, деревообделочников, рабочих и служащих кожевенного
производства, строительны
х рабочих и ликвидированы губернские
отделы этих профсоюзов.

При изменении административно
-
территориального деления
промышленные предприятия, культурные, медицинские учреждения,
учебные заведения и другие продолжают существовать как прежние
фондообразовате
ли. Например, Добрушская государственная
писчебумажная фабрика “Герой труда”,
несмотря на неоднократные
административно
-
территориальные

реформы с 1919 по 1941 г.,
выступала как единый фондообразователь.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

14

Если при изменении границ административно
-
террито
ри
альных единиц
(губерний, округов, областей) сохраняются входившие в них более
мелкие деления (районы, сельсоветы и т.п.), то их органы власти и
управления продолжают свою деятельность как единые
фондообразователи. За 1924

1941 гг. Жлобинский район входил в

состав Бобруйского округа, затем Гомельской области, но несмотря на
это документы Жлобинского райисполкома образуют единый фонд.

На хронологические рамки деятельности фондообразователей не
влияют переименования, награждения орденами, присвоения почетных
н
аименований, изменения структуры, подведомственности и
местонахождения учреждений. Об этом, например, свидетельствует
история Национального архива Беларуси. Созданный в 1927 г. в Минске
Центральный архив Октябрьской революции в 1930 г. был
перебазирован в
Могилев, а в 1944 г. возобновил свою деятельность
опять в Минске. В 1938 и 1993 гг. он переименовывался. В июне 1995

г.
ему передан бывший ЦПА КПБ и архив реорганизован в НА РБ.
Неоднократно архив менял свою структуру. Однако фонд архива
представляет едины
й комплекс.

После определения фондовой принадлежности документов и их
хронологических границ каждому архивному фонду присваивается
официальное название (полное и сокращенное) соответствующего
фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологическо
й
последовательности.

3.
Классификация

документов

в

пределах

архивных

фондов

Под классификацией документов в пределах архивного фонда
понимаются их группировка и расположение в фонде.

Она определяется исторически сложившейся структурой
фондообразователя,

характером его деятельности, составом и
содержанием документации. Классификационной единицей выступает
дело (единица хранения), которое состоит из одного или совокупности
документов, объединенных общим признаком, и заключенных в
отдельную обложку.

Основы
организации фонда закладываются еще до его поступления в
государственный архив. В процессе делопроизводства документы
формируются в единицы хранения в соответствии с номенклатурой дел.
Затем документальный фонд уч
реждения поступает в ведомственный
архив,
где из него формируют архивный фонд для последующей
передачи на государственное хранение.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

15

В государственных архивах с уже сложившейся документацией
классификация архивных фондов проводится только при переработке
описей и обработке личных фондов.

Классифика
ция документов архивных фондов состоит из двух этапов: 1)
создание единиц хранения, родственных по содержанию, авторству,
времени или другим признакам; 2)

расположение их в фонде на основе
схемы систематизации дел фонда. Схема систематизации фонда
является

основанием для внутренней организации архивного фонда и
закрепляется описью дел фонда.

При разработке схем систематизации применяются следующие
признаки группировки дел:



структурный в соответствии со структурой учреждения;



хронологический (по периодам

и датам деятельности учреждения);



функциональный, отраслевой, тематический, предметно
-
вопросный
(с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или
вопросов, которых касается содержание документов);



номинальный (по родам дел, видам и разно
видностям документов);



корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались документы);



географический


в соответствии с определенными территориями,
населенными пунктами и другими географическими понятиями, с
котор
ыми связаны содержание документов, их авторы или
корреспонденты;



авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые
являются авторами документов).

Не все из перечисленных признаков имеют одинаковое значение. Среди
них есть признаки, которые выс
тупают в качестве ведущих, есть и
такие, которые почти всегда бывают второстепенными. Ведущими
классификационными признаками являются признаки, характерные для
всех материалов архивного фонда. На их основе в схеме
систематизации создаются общие, самые кру
пные группы и подгруппы
дел.

Выбор ведущих признаков классификации обусловливается характером
деятельности фондообразователя, его организационной структурой,
объемом, составом и содержанием документов, особенностями
делопроизводства. Наиболее часто применя
ются структурный и
хронологический признаки, причем в совокупности. Их сочетание дает
две разновидности схем систематизации: хронологически
-
структурную
и структурно
-
хронологическую.

Хронологически
-
структурная схема систематизации применяется, как
правило,
для классификации дел фондов действующих учреждений,
учитывая их дальнейшее пополнение.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

16

При этой схеме дела группируются прежде всего по времени их
создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической
группы


по структурным подразделениям. По т
акой схеме, например,
построена опись дел фонда Министерства финансов БССР за
1971

1975 гг.

1971 г.

1.

Общий отдел.

2.

Бюджетное управление.

3.

Управление госдоходов.

4.

Управление финансирования промышленности и т.д.

1972 г.

1.

Общий отдел.

2.

Бюджетное управление.

3.

Управление госдоходов.

4.

Управление финансирования промышленности и т.д.

Хронологически
-
структурная схема классификации дел дает
возможность сразу же определить, какие реорганизации и когда
происходили в структуре фон
дообразователя.

Структурно
-
хронологическая схема систематизации применяется для
классификации дел учреждений, имеющих стабильную структуру и уже
прекративших свою деятельность. Согласно этой схеме, дела сперва
группируются по структурным подразделениям, а
внутри структур


по годам. Такая схема применена для систематизации документов
ликвидированного Министерства кинематографии БССР за
1944

1953

гг.

1.

Общий отдел 1944, 1945, 1946 гг. и т.д.

2.

Отдел производства фильмов 1949, 1950, 1951 гг. и т.д.

3.

Эксплуатационный отдел 1950, 1951, 1952 гг. и т.д.

В качестве ведущих могут применяться и другие признаки. Для
учреждений, не имеющих структурных подразделений, используются
хронологически
-
номинальная или хронологически
-
функциональная
схемы. В первой

схеме дела вначале располагаются по хронологии,
внутри годовых разделов


по видам документов и их значимости. Так
построена, например, опись фонда Белорусского территориального
комитета профсоюза рабочих геологоразведочных работ за 1960

1970
гг.

1960 г.

1.

Постановления ВЦСПС и ЦК профсоюза рабочих
геологоразведочных работ.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

17

2.

Протокол 1
-
й Белорусской территориальной конференции
рабочих геологоразведочных работ от 6 января 1960 г. и материалы к
нему.

3.

Протокол 1
-
го организационного Пленума Белт
еркома
профсоюза рабочих геологоразведочных работ от 7 января 1960

г. и
материалы к нему и т.д.

1961 г.

1.

Постановления ВЦСПС и ЦК профсоюза рабочих
геологоразведочных работ.

2.

Протокол III Пленума Белтеркома профсоюза рабочих
геологоразведочных ра
бот от 5 января 1961 г. и материалы к нему.

3.

Протокол IV Пленума Белтеркома профсоюза рабочих
геологоразведочных работ от 30 марта 1961 г. и материалы к нему и т.д.

При систематизации дел по хронологически
-
функцио
нальной схеме
группировка вначале про
водится по хронологическому признаку, а
затем по функциям (видам, направлениям) деятельности
фондообразователя, например:

1980 г.

1.

Руководство.

2.

Планирование.

3.

Финансирование и т.д.

1981 г.

1.

Руководство.

2.

Планирование.

3.

Финанс
ирование и т.д.

Схема систематизации не только устанавливает классификационные
группы, но и определяет порядок расположения дел в них. При этом
учитываются виды, авторы, содержание, хронологические рамки
документов, их значимость, производственная соподчин
енность и
взаимная связь.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

18

Например, в общем отделе Министерства финансов БССР дела
расположены в следующем порядке:

1.

Постановления и распоряжения Минфина СССР.

2.

Постановления СМ БССР.

3.

Распоряжения СМ БССР.

4.

Приказы и инструкции Минфин
а СССР.

5.

Приказы Минфина БССР.

6.

Протоколы заседаний коллегии Минфина БССР.

При расположении дел во внимание приняты значимость видов
документов и авторов, а также соподчиненность учреждений.

Нередко в делопроизводстве учреждений в течение года об
разуется ряд
однотипных дел. Так, в Совете Министров БССР в 1969 г.
сформировано 12 дел с его распоряжениями. В описи они расположены
в хронологическом порядке:

Распоряжения СМ БССР №


-
75р 2 января


31 января 1969 г.

Распоряжения СМ БССР №

76р
-
178р 3 фе
враля


28 февраля 1969 г.

Распоряжения СМ БССР №

179р
-
291р 3 марта


31 марта 1969 г. и т.д.

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале
дела, имеющие полную датировку (число, месяц, год), затем дела,
датированные месяцем и годом, и нак
онец дела, датированные только
годом, например 10 января 1921 г. (начальная дата дела); 29 марта 1921
г. (начальная дата дела); июль 1921 г. (начальная дата дела); 1921 г.
(начальная дата дела). Если окажется несколько дел, имеющих одну и
ту же начальную д
ату, первыми следует располагать дела, которые
имеют более ранние конечные даты. Например:

1)

3 января 1929 г.


30 октября 1929 г.

2)

3 января 1929 г.


18 ноября 1929 г.

3)

3 января 1929 г.


21 декабря 1929 г. и т.д.

При систематизации однотипн
ых дел, различающихся лишь авторами,
может использоваться алфавитный порядок расположения. Например, в
описи фонда ЦИК БССР за 1931 г. отложился ряд дел с протоколами
заседаний президиумов райисполкомов и горисполкомов. Они
отсистематизированы по алфавиту
их авторов, например протоколы
заседаний президиума Бегомльского райисполкома; протоколы
заседаний президиума Белыничского райисполкома; протоколы
заседаний Березинского райисполкома и т.д.

Классификация

документов

Национального

архивного

фонда
...

19

При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в

виду следующее:



дела относятся к тому году, в котором они начаты производством
или в котором поступили в данное учреждение из другого учреждения
для продолжения делопроизводством;



планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на
которы
й или за который они составлены независимо от времени их
составления; перспективные планы относятся к начальному году их
действия, а отчеты за эти годы


к последнему году отчетного периода;



дела, начатые производством в одном подразделении и переданные
для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором
они были закончены делопроизводством.

Работа по систематизации документов фондов проводится в
белорусских архивах главным образом карточным способом. Каждое
дело описывается на карточке. П
ри этом указываются все необходимые
элементы описания и ставится временный номер как на карточке, так и
на обложке дела. Составленные карточки группируются и
располагаются по принятой классификационной схеме и нумеруются
еще раз, а потом в такой же
системе

группируются, располагаются и
нумеруются дела
фонда.

Карточный способ избавляет архивистов от многократной раскладки
дел по группам, подгруппам, значительно экономит рабочее время и
облегчает работу.

















Г
лава

11

ЭКСПЕРТИЗА

ЦЕННОСТИ

ДОКУМЕНТОВ

И

КОМПЛЕКТОВАНИЕ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ

АРХИВОВ

БЕЛАРУСИ

1.
Экспертиза

ценности

документов

Формирование Национального архивного фонда Белару
си



процесс
с
ложный и ответственный. В результате деятельности учреждений,
организаций и предприятий образуется значительное количество самых
различных видов и разновидностей документов. Однако далеко не все
они имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить
исто
чниками для изучения политической, экономической и культурной
жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других
документов как источников не выходит за рамки узко
практических
целей. Их информационная роль незначительна. Поэтому хранить
необ
ходимо не все, а только те, что представляют научно
-
историческую
ценность. Ценность документа определяют его информационные
возможности, обусловленные историческим, научным, социальным,
экономическим, политическим или культурным значением. Определить
подле
жащие хранению документы можно подвергнув их экспертизе
цен
ности.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

21

Под экспертизой ценности документов понимается изучение
документов на основе принципов и критериев их ценности для
определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.

Основная

задача экспертизы ценности документов заключается в том,
чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и
отобрать их для постоянного хранения.

Вторая задача экспертизы


определение сроков хранения документов.
Они устанавливаются с учетом инте
ресов общества, на основе
соответствующих правовых норм государственной и общественной
жизни.

Третья задача экспертизы


установление степени сох
ранности
документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты
состава архивных фондов путем восполнен
ия недостающих материалов.

Существенной задачей экспертизы ценности документов на
современном этапе является оптимизация состава документов,
принимаемых на государственное хранение, т.е. изыскание путей
уменьшения количества хранимых документов при сохране
нии
максимума информации, представляющей научно
-
историческую
ценность.

Документы в государственных архивах подвергаются экспертизе и в
других целях. Например, при подготовке справочников,
документальных сборников, создании страхового фонда на особо
ценные
документы проводится оценка документов с точки зрения их
значения. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из
одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и
соответствие хранимых материалов профилю архива
-
приемщика.
Может про
водиться экспертиза при покупке документов архивами,
библиотеками, музеями с целью их оценки.

Определение ценностных приоритетов документов осуществляется
через систему принципов, критериев и методов. Методологическую
основу экспертизы ценности документов
составляют принципы
историзма, всесторонности, комп
лексности и социально
-
политической
нейтральности. Они тесно взаимосвязаны и взаимообусловлены и
применяются в практике в неразрывном единстве. Такие
архивоведческие принципы, как историзм, всесторонность
и
комплектность, выражают общенаучные принципы историзма,
системности и целостности применительно к задачам оценки и отбора
документов.

Принцип историзма предполагает рассмотрение явлений на основе
объективных закономерностей их возникновения и развития с
учетом
конкретных исторических условий. Не может быть единого подхода к
документам без учета времени их создания.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

22

Для каждого исторического периода характерны специфические
комплексы источников, различия в их удельном весе и значении. Время
накладывает сво
й отпечаток на содержание документов, их форму и
методы создания. Историзм в оценке документов требует выявления
закономерностей происхождения и развития документов, их роли и
места в составе данного фонда, взаимосвязи и взаимозависимости с
материалами дру
гих, связанных с ним фондов и НАФ в целом.

Принцип всесторонности предполагает изучение и объективную оценку
документов путем рассмотрения всех его сторон, с выделением
главных, определяющих, а также всех связей. При этом следует
стремиться учитывать закон
омерности образования различных видов и
разновидностей документов, их происхождения, соответствие
содержания документа форме передачи им информации в процессе
документооборота. В конечном счете принцип всесторонности сводится
к требованию установления зако
номерностей внутренней структуры
данного документа или вида документов.

Ни один документ не может рассматриваться изолированно от других.
Поэтому при проведении экспертизы важную роль играет принцип
комплексности, предполагающей оценку документов с учетом
их места
в общем документальном комплексе. При экспертизе целесообразно
одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех
взаимосвязанных между собой учреждений в процессе
документирования управленческих решений на данной территории
(республика
, область, район и т.д.).

Принцип социально
-
политической нейтральности, неразрывно
связанный с принципом историзма, предполагает отказ от классовых и
идеологических подходов к отбору документов, на хранение должны
приниматься документы, отражающие деятельн
ость всех социальных
групп общества и политических партий.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев
ценности документов. Критерии


это признаки, с помощью которых
определяется ценность документов. В современном архивоведении
выделяются
три группы критериев:

1)

происхождения документов;

2)

содержания документов;

3)

внешних особенностей документов.

Классификация критериев на группы носит в целом искусственный
характер, но удобна в применении. Все критерии экспертизы
применяются на

практике в их теснейшей взаимосвязи и
взаимообусловленности, так как дополняют и уточняют друг друга,
образуя единую целостную систему.

В состав группы критериев происхождения входят следующие
основные критерии:

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

23



функционально
-
целевое назначение учрежден
ия (чем существеннее
роль учреждения в системе государственного управления, народном
хозяйстве, культуре и других отраслях жизни общества, тем ценнее его
документы);



время образования документов (предпочтение отдается документам,
созданным одновременно с

событием или вскоре после него);



место образования документов (ценнее документы, созданные там,
где происходило событие, или в непосредственной близости от него);



интенсивность документирования (чем меньше создано документов,
тем ценнее они).

Эти крит
ерии предусматривают первоочередной прием документов
наиболее важных учреждений и их структурных подразделений,
концентрируют внимание архивистов на документах, отражающих
историю общественной жизни в ее решающих проявлениях.

Группа критериев содержания вк
лючает следующие основные
критерии:



значение имеющейся в документе информации (основ
ного внимания
заслуживают документы, содержащие уникальную и типичную
информацию о событиях);



виды и разновидности документов (предпочтение отдается тем из
них, которы
е предназначены для документирования наиболее
существенных сторон деятельности учреждений и жизни общества);



повторение информации в других документах (чем в меньшем
объеме сведения данного документа представлены в других документах,
тем они ценнее).

Кри
терии содержания документов дают возможность выявить сущность
подвергнутых документированию событий, взаимосвязь между
документами об одном и том же событии, определить, как преломились
в них данные сведения под влиянием общественно
-
политических
условий, и

т.д.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся
следующие:



подлинность документа (предпочтение отдается подлинным
экземплярам документа, при их отсутствии


заверенным копиям);



уникальность материальной основы (наличие палеографическ
их,
художественных и иных особенностей повышает ценность документов);



физическое состояние документа (предпочтение отдается
подлинным, дублетным, копийным и размноженным любым способом
экземплярам документа, которые лучше сохранились и способны
выдержать

длительные сроки хранения);



степень сохранности документов (чем меньше сохранилось
документов, тем ценнее каждый из них).

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

24

Критерии внешних признаков документов помогают установлению
авторства, подлинности, места создания и других обстоятельств,
связанны
х с происхождением документов.

Критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не
могут быть неизменными, раз и навсегда установленными. Одни из них
в зависимости от исторических условий теряют свое значение, на смену
им приходят другие.

Экспе
ртиза ценности документов проводится в учреждениях и
государственных архивах.

В учреждениях она начинается в текущем делопроизводстве и
завершается в ведомственном архиве.

На стадии делопроизводства уже при разработке номенклатуры дел
происходит отбор доку
ментов на государственное хранение путем
установления сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает
полноту состава документов учреждения, правильность и четкость
формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности.

После завершения использо
вания документов в делопроизводстве
проводится их упорядочение в структурных подразделениях.
Осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения для передачи в ве
домственный архив, выделяются
документы с временными сроками хра
нения, подлежащие дальнейшему
хранению в структурных подразделениях, и дела с истекшими сроками
хранения, подлежащие уничтожению.

Отбор документов постоянного хранения проводится путем полистного
просмотра дел. Не допускается выполнение этой работы только
на
основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат
изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии
документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой “ЭПК” также подвергаются полистному просмотру с
целью опред
еления и выделения из их состава документов постоянного
хранения. После просмотра они переформируются. Документы
постоянного хранения присоединяются к однородным делам или
оформляются в само
стоятельные дела. Сроки хранения оставшихся
документов определяют
ся по ведомственному или типовому перечням
документов или номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных
дел производится только после завершения экспертизы ценности
документов.

На отобранные в структурных подразделениях дела составляются
описи. Они готов
ятся отдельно на дела постоянного хранения; дела
временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу; дела,
состоящие из специфических, характерных только для данной
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

25

организации документов (судебные и следственные дела, научные
отчеты по темам и др
.); служебные ведомственные издания.

Отобранные в структурных подразделениях дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу по
составленным описям передаются в ведомственный архив. Здесь
работниками ведомственного или государствен
ного архивов проводится
окончательная научно
-
техническая обработка документов. Проведение
экспертизы ценности документов в ведомственном архиве заключается
в комплексном анализе состава документации учреждения с точки
зрения устранения внутриведомственной
дублетности и повторяемости
информации, уточняется, в каких структурных подразделениях должны
быть оставлены основные экземпляры этой документации. Дела,
отобранные в процессе экспертизы на постоянное и временное
хранение, оформляются и описываются в соотв
етствии с
установленными правилами, на них составляются описи. На
выделенные к уничтожению документы готовятся акты (приложение 1),
в которых указываются заголовки дел, не подлежащих хранению, их
количество, хронологические рамки, основание для отбора к
ун
ичтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения
истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с
трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1993
г., могут быть включены в акт, который будет

составлен не ранее 1
января 1996 г., с пятилетним сроком хранения


не ранее 1 января 1998
г.

Одобренные ЦЭК (ЭК) учреждения акты о выделении документов к
уничтожению утверждаются его руководителем только после
утверждения описей дел постоянного хранения
ЭПК государственного
архива. После этого учреждение имеет право уничтожить дела,
включенные в акт.

В результате ведомственной экспертизы ценности документов
определяется состав новых поступлений НАФ Беларуси.

В государственных архивах экспертиза ценности д
окументов
проводится как самостоятельный вид работы, а также при
усовершенствовании описей. Ее необходимость вызывается наличием в
госархивах определенного количества документов, не содержащих
ценной информации и не подлежащих хранению. По итогам экспертиз
ы
составляются акты о выделении документов к уничтожению.

Научно
-
методическое руководство экспертизой ценности документов и
организацию ее проведения осуществляют экспертные органы, в состав
которых входят ведомственные экспертные службы и
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

26

экспертно
-
провер
очные комиссии архивных учреждений. Они являются
постоянно действующими совещательными органами.

Экспертные комиссии учреждений образуются приказами ее
руководителей из числа наиболее квалифицированных работников
основных структурных подразделений. Они орг
анизуют отбор
документов, рассматривают описи на дела постоянного и временного
сроков хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
дальнейшему хранению, участвуют в подготовке и рассмотрении
проектов перечней и номенклатур дел, готовят предл
ожения об
изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

В архивных учреждениях экспертно
-
проверочные комиссии созданы в
центральных государственных архивах и отделах по архивам и
делопроизводству облисполкомов. При Белкомархиве образована
центр
альная экспертно
-
методическая комиссия, являющаяся центром
научно
-
методического разрешения вопросов экспертизы ценности
документов.

Экспертно
-
проверочные комиссии архивных учреждений обсуждают
проблемные вопросы теории и практики экспертизы ценности
докуме
нтов, определяют источники комплектования НАФ,
разрабатывают научно
-
методические пособия по экспертизе ценности
документов, комплектованию и постановке делопроизводства в
учреждениях, рассматривают и утверждают практические результаты
работы по отбору на г
осударственное хранение документов
действующих учреждений и оптимизации состава хранящихся в
архивах фондов.

Действующий порядок экспертизы ценности документов обеспечивает
полноту и качество состава Национального архивного фонда Беларуси.

2.
Перечни

док
ументов

Для практического осуществления экспертизы ценности архивисты
готовят научные разработки: перечни и номенклатуры дел,
методические рекомендации, пособия и др.

Ведущее место среди них занимают перечни документов


систематизированные списки документ
ов, содержащие нормативные
указания о сроках их хранения или составе документов, прием которых
на государственное хранение обязателен. Перечни обеспечивают
сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений,
организаций и предприятий, ориентиру
ют в сроках их хранения,
облегчают отбор документов в государственные архивы и способствуют
освобождению архивов от дел с малоценной информацией. Они служат
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

27

средством унификации в учреждениях сроков хранения документов,
одинаковых по назначению и виду, упо
рядочивают и регламентируют
процесс экспертизы ценности документов, значительно облегчают ее
проведение.

Сложилась система перечней, т.е. совокупность взаимосвязанных
между собой справочных пособий. По целевому назначению можно
выделить две группы перечней
. К первой относятся перечни,
устанавливающие сроки хранения для определенных видов и
разновидностей документов, например Перечень документов
Национального банка Республики Беларусь, учреждений и организаций
его системы с указанием сроков хранения (Мн., 19
95).

Вторую группу составляют перечни, устанавливающие виды и
разновидности документов, подлежащих обязательной передаче в
государственные архивы, например Перечень документов, подлежащих
приему в государственные архивы СССР (М., 1973).

По характеру докуме
нтации перечни делятся на перечни типовых
документов и перечни документов конкретных учреждений или
ведомств. Первые, выявляя типовой состав документов, характерный
для всех или абсолютного большинства учреждений, позволяют четко
классифицировать их примен
ительно к отдельным отраслям жизни
общества и установить единые сроки хранения, обязательные для всех
учреждений. Среди этих перечней наиболее используемый Перечень
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и други
х учреждений, организаций, предприятий
с указанием сроков хранения материалов (М., 1989).

Ведомственные перечни содержат информацию о документации,
характерной именно для данного ведомства, что дает возможность
организовать его документальный фонд с учетом

общетиповых и
специфических категорий материалов. Вышеназванный перечень
Национального банка характерен для этой группы.

Любой перечень состоит из описательных статей и вспомогательного
справочного аппарата.

Описательная статья перечня включает следующие
графы:

1)

порядковый номер статьи в перечне (используется валовая
нумерация статей);

2)

название категорий документов;

3)

сроки хранения документов;

4)

примечание (в ней уточняются отдельные сведения о
документах).

Основной частью описательной
статьи является графа “Название
категорий документов”. В ней в сжатых, обобщенных формулировках
перечисляются виды документов, раскрывается содержание, например:
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

28

протоколы совещаний и семинаров по вопросам деятельности банков на
рынке ценных бумаг.

В одной

статье перечня не допустимо объединение одинаковых по
форме, но разных по содержанию документов, если их научная или
практическая значимость, следовательно, и сроки хранения различны.
Например, приказы по основной деятельности и приказы по личному
составу

нельзя объединять, так как первые хранятся постоянно, вторые


75 лет.

В статьях перечня не следует употреблять неконкретные формулировки,
не раскрывающие состав и содержание документов, например:
“регистрационные журналы” (не отражено содержание); “строи
тельство
промышленных объектов” (не указан вид документов).

Документы по одному вопросу, но с разными сроками хранения
перечисляются в литерных обозначениях после основного текста статьи,
например: сводные отчетные ведомости по доходам и расходам
Республик
и Беларусь:

а) годовые;

б) месячные.

Термин “документы” рекомендуется употреблять только, когда он
предусматривает объединение документов по одному вопросу и
одинаковой научно
-
исторической или практической ценности. При этом
в каждом случае следует раскрыв
ать в скобках виды документов,
например: документы (отчеты, справки, информации) по вопросам
кредитной деятельности банков.

Описательные статьи систематизируются по разделам и подразделам в
соответствии с классификационной схемой перечня, которая
составляе
тся по производственно
-
отраслевому принципу и представляет
собой последовательное расположение наименований основных
отраслей и вопросов деятельности всех учреждений, отраженных в
документах. Каждая из отраслей деятельности является
самостоятельным раздело
м. Разделы делятся на подразделы, в которых
отражаются основные вопросы по каждой отрасли. Последовательность
расположения разделов перечня определяется значением и
взаимосвязью отдельных отраслей деятельности ведомства. Например,
Перечень Национального ба
нка Республики Беларусь содержит
следующие раздела и подразделы:

1.

Руководство и контроль.

1)

руководство;

2)

контроль.

2.

Организационные вопросы.

3.

Кредитно
-
экономические вопросы.

1)

финансирование;

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

29

2)

кредитование.

4.

Денежное
обращение.

1)

денежные операции;

2)

валютные операции.

5.

Эмиссионно
-
кассовые операции, инкассация и перевозка
ценностей.

1)

эмиссионно
-
кассовые операции;

2)

инкассация и перевозка ценностей.

6.

Операции с ценными бумагами.

7.

Вопросы
внешнеэкономической деятельности.

8.

Бухгалтерский учет и отчетность.

1)

бухгалтерский учет;

2)

бухгалтерская отчетность;

3)

статистическая отчетность.

9.

Кадры, труд.

10.
Правовые вопросы.

11.
Административно
-
хозяйственное обслуживани
е.

12.
Организация документационного обеспечения управления и
ведомственного хранения документов.

13.
Деятельность общественных организаций.

Систематизация статей внутри подразделов производится по
вопросно
-
предметным группам, внутри групп


по степе
ни важности
документов.

При систематизации следует не допускать дублирования статей в
различных разделах перечня.

В перечнях документов нередко рядом со сроком хранения
проставляется отметка ЭПК, которая свидетельствует о возможной
научно
-
исторической ценн
ости документов. Однако предусмотреть ее
заранее без непосредственного ознакомления с документами трудно.
Отметка ЭПК означает, что окончательное решение о целесообразности
передачи таких документов на государственное хранение или их
уничтожение может быть

принято только после экспертизы документов
и утверждения принятого решения ЭПК. Например, в Перечне
Национального банка Республики Беларусь отметка ЭПК установлена
для дел с перепиской по вопросам кредитной политики, утверждения и
изменения штатов и струк
туры учреждений НБ РБ.

Срок хранения документов исчисляется с момента окончания их
делопроизводством.

В перечнях срок хранения документов зависит не только от
научно
-
исторической ценности документов, но и места их создания.
Поэтому в большинстве перечней с
роки хранения документов
дифференцированы не только по номинальному признаку, но и по
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

30

уровням управления или группам однородных по целевому назначению
учреждений ведомства. В Перечне Национального банка Республики
Беларусь выделены три группы учреждений ба
нка; 1) НБ РБ; 2) главные
управления НБ РБ; 3) отделения НБ РБ.

Такая группировка учреждений ведомства позволяет установить, какие
виды и разновидности документов создаются в учреждениях ведомства
и какое время они должны храниться на каждом уровне управле
ния, от
каких организаций они принимаются на постоянное хранение, в каких


подлежат выделению к уничтожению. Например, документы
отделений Национального банка Республики Беларусь не принимаются
на государственное хранение. Поэтому для всех их документов
у
становлен временный срок хранения независимо от категорий и видов
документов. Деятельность отделений Национального банка республики
отражается в документах вышестоящих учреждений банка, которые
принимаются на государственное хранение.

Важной частью описате
льной статьи перечня является графа, где
указываются сроки хранения документов.

Срок хранения в перечне определяется для каждой статьи. Он
устанавливается в результате оценки научно
-
исторического значения
документов, которая производится по их содержанию,
назначению,
виду и другим признакам при обязательном учете роли и значения
учреждения, в деятельности которого они создаются. Поэтому шкала
сроков хранения документов должна быть гибкой, учитывающей как
научное, так и практическое их использование. Кроме т
ого, сроки
хранения необходимо определять таким образом, чтобы они не
вынуждали учреждение хранить большое количество документации,
имею
щей лишь практическое значение.

Как правило, в перечнях устанавливаются постоянный и временный
сроки хранения документо
в (от 6 месяцев до 75 лет). Для ряда
документов, имеющих практическое значение, вместо установления
конкретного срока хранения определяется срок хранения “до минования
надобности”. Например, в Перечне Национального банка Республики
Беларусь такой срок уста
новлен для законов и постановлений
Верховного Совета Республики Беларусь, указов Президента
Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Кабинета
Министров Республики Беларусь, присланных в учреждения банка.

Постоянный срок хранения, как правило, уста
навливается для
документов, имеющих научно
-
историческую ценность. К ним относятся
документы, образовавшиеся в процессе документирования основных
функций учреждений: указы, постановления, решения, протоколы,
приказы, распоряжения, годовые планы и отчеты, по
ложения, уставы,
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

31

правила, инструкции, докладные записки и другие важные документы
по основной деятельности учреждения.

Временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости
от того, в течение какого времени они используются в практических и
спр
авочных целях, а также с учетом юридической силы документов.
Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь
предусмотрен трехлетний срок хранения для смет операционных
расходов учреждений банка, дел с перепиской по сметно
-
штатным
вопросам, пят
илетний


для квартальных прогнозов кассовых оборотов
учреждений банка, журналов учета драгоценных металлов и др.

Для документов по личному составу устанавливается срок хранения


75 лет хранения. В течение этого срока в учреждении должны храниться
приказы

по личному составу, лицевые счета, личные дела сотрудников
и др.

К перечням составляется вспомогательный справочный аппарат,
который, как правило, включает указания по применению перечня,
указатели и списки сокращенных слов.

Указание по применению перечня

состоит из нескольких разделов: 1.
Общие положения; 2. Структура и порядок применения перечня; 3.
Организация проведения экспертизы ценности документов и порядок
оформления результатов отбора документов на хранение и
уничтожение.

Указатели могут быть пред
метные, тематические, видов документов и
др. Наиболее распространенным и удобным в пользовании является
указатель видов документов.

Списки сокращенных слов и указатели обычно готовятся только для
больших по объему перечней.

Перечни типовых документов утвер
ждаются Белкомархивом.
Ведомственные перечни разрабатываются министерствами,
ведомствами, республиканскими центральными учреждениями и
утверждаются их руководством и Белкомархивом.

В Беларуси, за небольшим исключением, практически не велась работа
по созда
нию перечней, использовались всесоюзные разработки.


3.
Комплектование

государственных

архивов

Ежегодно почти все госархивы Беларуси принимают на постоянное
хранение документы, имеющие научное и практическое значение. Это
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

32

систематическое пополнение НАФ Б
еларуси называется
комплектованием архивов. Процесс комп
лектования включает
определение источников комплектования государственных архивов;
определение состава документов, подлежащих государственному
хранению; прием документов в государственные архивы.

Ист
очниками комплектования архивов являются учреждения,
организации, предприятия и лица, в деятельности которых создаются
документы, подлежащие передаче на государственное хранение.

Определение источников комплектования осуществляется с помощью
следующих крит
ериев: значение учреждения в отраслевой системе;
полнота отражения информации о деятельности учреждения в фонде
другого, как правило, вышестоящего учреждения.

Критерий значения учреждения в отраслевой системе предполагает
установление:

а) правового положен
ия учреждения;

б) его функционально
-
целевого назначения;

в) уровня учреждения в отраслевой системе.

Правовое положение учреждения характеризует его юридический
статус. К источникам комплектования могут быть отнесены только
юридически самостоятельные учрежд
ения, т.е. имеющие правовые акты
об их образовании, компетенции, функциях, порядке деятельности,
самостоятельные балансы, расчетные счета в банках, штатные
расписания, печати, угловые штампы.

Функционально
-
целевое назначение учреждения определяется прежде
всего его принадлежностью либо к органам управления отраслевой
системы, либо непосредственно к ее производственной сфере. В
деятельности органов управления, осуществляющих функции
руководства, контроля, планирования, координации, учета, отчетности,
как пра
вило, в наиболее полном объеме откладывается документация об
основных направлениях и результатах деятельности учреждений
системы, поэтому они в первую очередь подлежат включению в состав
источников комплектования. Например, в здравоохранении в число
источ
ников комплектования включены министерство здравоохранения,
областные и районные отделы здравоохранения.

При определении источников комплектования на основании критерия
значения учреждения необходимо учитывать также, что существует
различие в степени и хар
актере участия каждого вида учреждений в
решении поставленных перед данной отраслью задач. Отсюда вытекает
необходимость четкого определения функционального назначения
учреждений, их конкретного вклада в деятельность отрасли в целом. В
соответствии с этим
в каждой отрасли выделяются основные,
вспомогательные и обслуживающие учреждения.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

33

К основным относятся учреждения, участвующие в решении стоящих
перед отраслью главных задач. К ним причисляются, кроме органов
управления, учреждения и предприятия, выполняющ
ие основные,
целевые (производственные) функции отрасли. Например, в
промышленности основными являются предприятия, производящие
готовую продукцию (объе
динения, заводы, фабрики и др.).

К вспомогательным относятся учреждения и предприятия, деятельность
кот
орых направлена на обеспечение нормального функционирования
основных учреждений, реализацию их главных функций. Они
занимаются, в частности, ремонтом, оснасткой, наладкой оборудования,
переподготовкой кадров, вычислительными работами и т.д.

К обслуживающим

относятся организации и предприятия, создающие
необходимые материальные, культурно
-
бытовые и другие условия для
трудовых коллективов и трудящихся отрасли. В их число входят
торговые предприятия, столовые, дома отдыха и т.д.

Основные учреждения образуют и
концентрируют документацию,
отражающую процесс реализации и результаты выполнения
возложенных на отрасль задач. Документы вспомогательных
учреждений в отличие от обслуживающих также нередко
характеризуют существенные стороны деятельности отрасли. С учетом
этого основные и часть вспомогательных учреждений на основании
всей совокупности критериев могут быть включены в состав
источников комплектования. Документы обслуживающих учреждений и
предприятий не имеют в большинстве случаев научно
-
исторического
значения
, их основная деятельность отражается в документации
вышестоящих учреждений, поэтому они, как правило, исключаются из
состава источников комплектования.

При оценке значения документов любого учреждения учитывается
уровень, к которому он принадлежит в соотв
етствующей ведомственной
системе, т.е. место, занимаемое им в отраслевой иерархии. Уровень
учреждения определяет его компетенцию, объем функций, масштаб
деятельности и в конечном счете


значимость документных
комплексов учреждений одного вида, но находящи
хся на разных
ступенях управления в одной и той же отрасли. Вышестоящее по
уровню учреждение, как правило, создает и концентрирует более
полную и разнообразную по содержанию информацию. Поэтому к
числу источников комплектования относятся учреждения, занима
ющие
главенствующее положение в отрасли. Кроме того, с учетом этого
признака в состав источников комплектования могут быть включены,
например, вспомогательные учреждения республиканского уровня,
поскольку их документация характеризует одну из функций отрас
ли и,
следовательно, имеет отраслевое значение. В то же время аналогичные
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

34

учреждения среднего и низового звена обычно не являются
источниками комплектования госархивов.

Таким образом, критерий значения учреждения в отраслевой системе
позволяет установить ц
енность создаваемого в процессе деятельности
учреждения комплекса документов.

Критерий полноты отражения информации о деятельности учреждения
в фонде другого учреждения связан с определением степени отражения
информации о его работе в фонде вышестоящего уч
реждения
отраслевой системы. В соответствии с этим критерием учреждения,
деятельность которых достаточно полно представлена в фондах их
вышестоящих органов, могут быть исключены из состава источников
комплектования.

Названная система критериев носит общий
характер и позволяет
определить источники комплектования НАФ Беларуси в целом. Однако
наличие особенностей организации и функционирования отраслевых
систем, специфики деятельности учреждений ряда отраслей и других
особенностей зоны комплектования конкретно
го архива обусловливает
не только необходимость комплексного применения всех критериев, но
также требует учета определенных факторов, позволяющих с большой
обоснованностью установить состав источников комплектования
каждого архива.

Фактор организации хране
ния документов НАФ республики в
соответствии с существующей сетью государственных архивов может
корректировать применение критерия полноты отражения информации
о деятельности учреждения в фонде другого учреждения. С учетом
этого фактора исключение из числа

источников комплектования
учреждений, ценная документация которых с достаточной полнотой
представлена в фонде других учреждений, возможна только в том
случае, если эти учреждения передают документы в один и тот же
государственный архив. Если такие учрежде
ния входят в зоны
комплектования разных госархивов, то учреждения, чья документация
отражена в фондах других учреждений, включаются в состав
источников комплектования соответствующих местных архивов.

Фактор количественного представительства учреждений одно
го вида
(разновидности) в зоне комплектования архива и степени однородности
(равноценности) информации, содержащейся в документах постоянного
хранения, должен учитываться при применении критерия значения
учреждения в отраслевой системе. Нередко в зоне ком
плектования
архива находится группа учреждений одного вида (разновидности). Это,
как правило, основные производственные учреждения низового звена
управления, например школы в системе образования. Для них
характерна узкая функциональная специализация, общно
сть решаемых
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

35

задач, выполняемых ими функций, организационных основ
деятельности, составы документов. В результате работа каждого такого
учреждения типичная по отношению ко всей группе, в которую оно
входит, а документная информация, образующаяся в процессе

деятельности всей группы, имеет высокую степень однородности,
равноценности. Это позволяет принимать на государственное хранение
документы не от всех учреждений типового характера, а только от
некоторых из них.

Проводимая в стране экономическая реформа, п
ереход к рыночным
отношениям обусловили появление организаций и предприятий нового
типа. Их выделяет из общего ряда цель деятельности


получение
прибыли. Эти организации и предприятия обладают новыми чертами:
отсутствием, как правило, ведомственной принад
лежности
(подчиненности), стремлением к межотраслевой, многопрофильной
деятельности, самостоятельностью в определении вида деятельности и
структуры управления, формировании финансовых и материальных
ресурсов.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

36

Отнесение организаций и предприятий нового тип
а к числу источников
комплектования госархивов осуществляется с помощью следующих
критериев:



функционально
-
целевое назначение (вид деятельности) организации
или предприятия;



полнота отражения информации о деятельности организации или
предприятия в фонд
е других учреждений.

Деятельность организаций и предприятий нового типа многогранна.
Они могут осуществлять организационные, координационные,
представительские функции, обеспечивающие согласованность (реже
централизацию) работы ряда учреждений; непосредств
енно участвовать
в решении определенных производственных, финансовых, научных,
общественных и других задач; обеспечивать нормальное
функционирование других организаций и предприятий; создавать
необходимые условия для жизни и деятельности трудовых коллектив
ов,
жителей отдельных регионов, совмещать ряд указанных функций.
Степень участия организаций и предприятий нового типа в решении
задач, стоящих перед обществом (сферой деятельности, отраслью как в
целом, так и в конкретных условиях


определенного времени
и
территории), учитывается при отнесении их к источникам
комплектования. В число фондо
образователей включаются организации
и предприятия любой сферы деятельности (отрасли), выделяющиеся
среди других особой ролью: уникальностью деятельности, новизной
произ
водимой продукции, товаров, услуг (предмета деятельности),
конкурентоспособностью, внедрением научных и технических
разработок; участием в международных, государственных
региональных программах; трудовыми (общественными) традициями;
стабильностью существов
ания; играющими значительную роль в
развитии той или иной сферы деятельности (отрасли) в стране или на
конкретной территории и др.

Организации и предприятия нового типа различаются масштабом
деятельности. К источникам комплектования должны быть отнесены
пр
ежде всего те из них, которые выделяются среди других объемом и
многообразием (многопрофильностью) производства, услуг
(деятельности); объемом уставного фонда (капитала); составом
(количеством) учредителей и участников, межрегиональной
деятельностью; числе
нностью работников.

Критерий вида организации или предприятия нового типа предполагает
учитывать при определении источников комплектования их
организационно
-
правовую форму. К их числу следует отнести
организации и предприятия, имеющие сложившуюся организац
ию и
деятельность; представляющие собой объединение предприятий,
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

37

организаций, граждан; созданные при участии иностранного партнера;
отражающие уникальные или наиболее типичные структуры.
Организации и предприятия нового типа любого вида являются
юридически
ми лицами, за исключением их филиалов и
представительств. Источниками комплектования могут быть, как
правило, юридически самостоятельные организации и предприятия,
создающие и являющиеся собственниками этих ценных документов.

При отборе на государственное
хранение документов организаций и
предприятий нового типа необходимо учитывать полноту отражения
информации об их деятельности в фондах других учреждений. При этом
предпочтение отдается тем организациям и предприятиям, деятельность
которых полно отражена т
олько в собственном фонде. В процессе
отбора документации следует учитывать вид повторения информации,
ее характер, полноту повторения.

Критерии определения источников комплектования среди организаций
и предприятий нового типа применяются комплексно. Их
ис
пользование позволяет включить в круг источников коммерческие
банки, акционерные общества, совместные предприятия, корпорации и
др. Окончательное решение по каждой организации или предприятию
необходимо принимать индивидуально.

Утверждение политического пл
юрализма и демократии обусловили
рост общественных организаций в стране. Построенные на основе
самоуправления и организационной самодеятельности, они занимаются
реализацией и защитой гражданских, политических, экономических,
социальных и культурных прав и
свобод, развитием активности и
самодеятельности граждан, удовлетворением их профессиональных и
любительских интересов; благотворительной деятельностью, охраной
природы, памятников истории и культуры, патриотическим и
гуманистическим воспитанием, физкультур
но
-
оздоровительной,
культурной и спортивной работой, расширением международных связей
и др.

Учитывая, что в деятельности общественных организаций отражаются
специфические формы функционирования общества, проявляется
активность граждан в экономической, поли
тической и социальной
сферах, их документы представляют историческую ценность и должны
стать источниками комплектования Национального архивного фонда
республики.

Специфичность общественных организаций как источников
комплектования предопределяет особый под
ход к отбору и приему их
документов на постоянное хранение.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

38

Исходным критерием отнесения общественных организаций к
источникам комплектования госархивов является наличие деятельности
как таковой (деятельного момента). Некоторые общества, провозгласив
свое
существование и заре
гистрировавшись, не осуществляют
деятельность, декларированную в уставах и программных документах.
В то же время они формально существуют, так как решения об их
ликвидации нет. Поэтому на хранение должны отбираться документы
только тех

организаций, которые проводят какую
-
либо работу.

Вторым важным критерием является общественная значимость
организации. Она определяется политической, экономической и
социальной эффективностью их деятельности. Например, политическая
значимость партий выраж
ается прежде всего в их влиянии на
представительские и исполнительные органы власти (степень участия в
них, роль в формировании состава и т.д.), политическом авторитете в
массах (степень поддержки на выборах, количество членов,
сторонников и т.д.), идейном

и идеологическом влиянии (адекватность
идейных установок настроению общества в целом и отдельных классов
и групп).

Критерий общественной значимости раскрывает место и роль
организации в обществе.

К этому критерию близок другой критерий, который необходимо

использовать при отнесении общественных организаций к источникам
комплектования госархивов,


перспективная значимость. Его
сущность заключается в том, что оценка деятельности организации
должна производиться не только с точки зрения сегодняшнего дня, но
и
ее возможных перспектив. Общественная организация, деятельность
которой не представляет особого интереса в настоящий момент, может
иметь значительные перспективы развития, повышения своей роли и
значения. Подобный подход требует от архивистов учета основ
ных
тенденций развития общества в целом, а также сферы деятельности
организации. Использование этого критерия наиболее целесообразно
при оценке политических организаций.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

39

Если происходит обратное, т.е. организация, игравшая важную роль в
обществе, утрачива
ет свои позиции настолько, что стоит вопрос об
исключении ее из источников комплектования госархивов, желательно
использовать историко
-
мемориальный критерий. Руководствуясь им,
возможно осуществлять прием документов таких организаций, которые
отражают заве
ршающий этап функционирования некогда важных
структур при всей их сегодняшней незначительности.

Одним из важнейших критериев оценки деятельности общественной
организации является масштаб ее деятельности, выражающий
количественный аспект осуществляемых функ
ций. Использование этого
критерия включает определение количества функций, выполняемых
организацией (она может заниматься одним видом деятельности, двумя
и более), ее административно
-
территориальной принадлежности
(респуб
ликанской, областной, районной, го
родской, сельской),
организационного уровня, свидетельствующего о том, является
организация центральным, территориальным органом, подчиненным
центральному, или первичной структурой. Прежде всего к источникам
комплектования должны быть отнесены республиканс
кие
общественные организации.

Для общественных организаций характерно наличие одновременно
нескольких объединений, выполняющих схожие функции. Поэтому при
отборе источников комплектования госархивов необходимо
использовать и такой критерий, как количествен
ное представительство
однородных организаций на данной территории. Например, только в
Минске действует около 30 общественных организаций,
специализирующихся на благотворительных акциях для населения,
пострадавшего от последствий аварии на Чернобыльской АЭС
. На
госхранение целесообразно принять документы только наиболее
значительных из них.

Принимая во внимание, что большинство общественных организаций
отличаются низкой культурой делопроизводства, следует оценить их
деятельность также в документоведческом пл
ане. Для этого применим
критерий: характер и полнота документирования основных функций,
полнота состава документов.

В работе с документами общественных организаций используется также
такой критерий, как отражение деятельности организации в документах
вышес
тоящих структур, государственных учреждений. Например,
финансовая деятельность всех республиканских благотворительных
фондов отражается в материалах налоговой службы, а регистрационные
документы республиканских общественных организаций
откладываются в Мини
стерстве юстиции Республики Беларусь. Эти
моменты необходимо учитывать при отборе на госхранение документов
общественных организаций.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

40

Вышеназванные критерии определения источников комплектования
среди общественных организаций применяются комплексно.
Оконча
тельное решение по каждой организации должно приниматься
индивидуально.

С учетом вышеуказанных критериев и факторов каждый архив
составляет списки учреждений


источников его комплектования
(приложение 2). При этом он исходит из профиля архива, под которым

понимается установленный для него состав документов, который
определяется признаками классификации документов НАФ Беларуси (о
распределении документов между архивами республики см. § 1 главы
10).

Каждый архив ведет два списка: список №

1 учреждения, докум
енты
подлежат приему на государственное хранение, и список №

2
учреждений, не передающих документы в архив.

Первый список содержит сведения о названиях учреждений, датах их
образования, подведомственной подчиненности и формах приема на
государственное хран
ение документов от них. Под формой приема
понимается состав документов, поступающих в государственный архив
от учреждений, отнесенных к источникам комплектования. В связи с
этим учреждения делятся на две группы: учреждения


источники
комплектования сплошн
ого приема и учреждения


источники
комплектования выборочного приема. От каждого учреждения первой
группы в госархив документы поступают в полном комплексе, т.е. вся
документация, имеющая научно
-
историческое значение. В
Национальном архиве Республики Бела
русь, например, к источникам
сплошного приема относятся министерства.

Документы от учреждений второй группы принимаются выборочно.
Выборочный прием документов опирается на положение о возможности
распространения выводов о всей совокупности явлений (генерал
ьной
совокупности) на основании анализа части этой совокупности
(выборочной совокупности).

Применение этой формы приема документов обусловлено действием
ряда факторов. Среди них


массовый характер документов,
отражающих определенные направления деятельнос
ти организаций или
стороны жизни общества; принадлежность данных документов
организациям, как правило, местного уровня управления;
повторяемость документной информации в системе документирования
управленческой деятельности. При применении выборочной формы
приема документов учитываются системы организации управления
экономикой и социально
-
культурной сферой и хранения документов
(сетью госархивов в каждом регионе).

Существуют две основные формы выборочного приема: повидовая и
групповая.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

41

При повидовом выборочн
ом приеме от учреждений одного вида
(разновидности) в государственный архив непосредственно поступают
лишь отдельные виды документов, имеющие научно
-
историческую
ценность и не представленные в фондах вышестоящих организаций.
Информационно
-
аналитическая, пл
аново
-
отчетная и другая основная
документация таких учреждений, направляемая в установленном
порядке в вышестоящие органы, как правило, принимается на
государственное хранение в составе фондов этих органов. К
учреждениям


источникам комплектования повидов
ого выборочного
приема относятся, например, народные суды, редакции газет,
нотариальные конторы.

При групповом выборочном приеме из группы однородных
учреждений, находящихся в зоне комплектования государственного
архива, на хранение в этот архив непосредст
венно поступают полные
комплексы ценных документов только одного или нескольких
учреждений. От всех остальных таких учреждений документы не
поступают в архив. Групповой выборочный прием целесообразно
применять в отношении учреждений низового звена, в деяте
льности
которых образуются сходные по составу комплексы документов,
содержащие однородную информацию. При этом учитываются факторы
профильности учреждений характеру специализации региона, особой
роли учреждения, полноты документирования основных его функци
й.
Групповой выборочный прием используется, например, при
комплектовании архивов документами школ, техникумов.

В отдельных случаях может применяться сочетание группового и
повидового выборочного приема, т.е. комбинированный выборочный
прием. При этом к кат
егории группового приема, как правило, относят
сравнительно небольшую часть учреждений соответствующего вида
(разновидности); от остальных учреждений на государственное
хранение принимаются лишь отдельные документы, информация
которых не отражается или отр
ажается с незначительной полнотой в
фондах вышестоящих органов.

При заполнении графы “Формы приема” в списках используется
цифровое обозначение: 1.


соответствует сплошной форме, 2.


выборочной, 2.1.


повидовой выборочной, 2.2.


групповой
выборочной.

С
писок № 2 учреждений, не передающих документы на
государственное хранение, содержит ту же информацию, что и список
№ 1, за исключением сведений о формах приема документов.

Списки № 1 и № 2 составляются про отраслевому принципу, т.е. их
разделами являются о
трасли общественного управления и экономики,
Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

42

например государственная власть и государственное управление,
планирование, промышленность, сельское хозяйство и т.д.

В списки источников комплектования госархива в соответствующие
разделы должна включаться инфо
рмация о предприятиях и
организациях нового типа, общественных объединениях. При этом в
графе “Примечание” необходимо указывать форму их собственности и
особые условия приема документов (сами условия раскрываются в
договоре).

В госархивах целесообразно вес
ти, кроме того, списки возможных
источников комплектования документами организаций и предприятий
нового типа и общественных организаций. В них следует вносить
краткие сведения о них: о виде, масштабе деятельности, форме
собственности, изменениях названия,
функциях, состоянии работы
архива с данной организацией или предприятием. Располагать сведения
можно по видам деятельности, а внутри разделов


по алфавиту.
Ведение таких списков облегчит работу госархива по определению
перспективных источников комплектова
ния документами организаций
и предприятий нового типа и общественных организаций.

Государственные архивы ведут систематическую работу по уточнению
списков учреждений


источников комплектования в связи с
созданием или ликвидацией отдельных учреждений, изме
нением
функций или масштаба их деятельности, подчиненности учреждений,
передачей их под контроль другому государственному архиву и т.д.

Документы, подлежащие передаче в государственные архивы, хранятся
в учреждениях в течение сроков, установленных Законом
РБ “О
Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”. Он
предусматривает следующие сроки ведомственного хранения:



для документов высших государственных органов, Прокуратуры,
Национального банка Беларуси, Конституционного суда, руководящих
о
рганов общественных объединений, предприятий, учреждений и
организаций, находящихся в собственности Республики Беларусь,


15
лет;



для документов органов иностранных дел, государственной
безопасности, внутренних дел, обороны Республики Беларусь


30 лет;



для документов местных органов власти и управления, учреждений,
организаций и предприятий областного подчинения


10 лет;
городского и районного подчинения


5 лет;



для научно
-
технической документации


до минования надобности,
но не более 25 лет;



д
ля кинофильмов, киножурналов, фотоснимков, фоно
-

и
видеозаписей, машиночитаемых документов


3 года;

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

43



для записей актов гражданского состояния и нотариальных действий,
документов по личному составу


75 лет;



киноленты художественных фильмов передаются н
а хранение по
окончании производства (в период тиражирования).

Белкомархив имеет право продлевать министерствам, ведомствам и
другим организациям сроки хранения документов Национального
архивного фонда путем выдачи лицензий в порядке и на условиях,
определ
яемых Администрацией Президента Республики Беларусь.

Сроки ограничения доступа к документам частных архивов,
поступившим в государственные архивы, могут быть обусловлены
гражданами, передавшими их, но не должны превышать 75 лет с
момента передачи.

В отличи
е от государственных учреждений прием документов на
государственное хранение от организаций и предприятий нового типа и
общественных организаций осуществляется на договорной основе с
учетом формы собственности. Сроки передачи документов
определяются догово
рами и могут быть различными. При их
установлении следует учитывать условия хранения документов,
нестабильность и прекращение деятельности организации и
предприятия, желание собственника о передаче дел в госархив и др.

По истечении сроков ведомственного хр
анения, а при необходимости и
досрочно документы, имеющие научно
-
историческую ценность,
передаются в государственные архивы.

Экспертиза

ценности

документов

и

комплектование
...

44

Досрочный прием документов на государственное хранение часто
используется в отношении ликвидированных учреждений, не имеющих
право
преемников. При этом на хранение могут приниматься не только
документы постоянного хранения, но и по личному составу.

Прием осуществляется в соответствии с годовыми планами
комплектования, составляемыми архивными учреждениями.

Документы в госархив поступаю
т в упорядоченном виде вместе с тремя
экземплярами описи (помимо контрольного экземпляра, хранящегося в
архиве) и научно
-
справочным аппаратом к ней. Прием дел проводится
поединично путем сверки шифров (номера фонда, описи, дела),
заголовков дел, крайних да
т и количества листов с записями в описи.
При этом проверяется нумерация листов в делах, правильность
заверительных надписей. На всех экземплярах описи делаются отметки
о приеме документов в госархив. Сдача документов оформляется актом
приема

передачи, сос
тавляемым в двух экземплярах. В нем
учитывается количество фактически принятых дел (отсутствующие дела
не включаются в количество принятых) и число принятых экземпляров
описей. При недостаче дел учреждение представляет справку о
причинах их отсутствия, кот
орая прилагается к акту. После приема
документов один экземпляр описи вместе с экземпляром акта
возвращаются учреждению.




















Г
лава

12

ОРГАНИЗАЦИОННО
-
МЕТОДИЧЕСКО
Е

РУКОВОДСТВО

И

КОНТРОЛЬ

ЗА

РАБОТОЙ

ВЕДОМСТВЕННЫХ

АРХИВОВ

И

ОРГАНИЗАЦИЕЙ

ДОКУМЕНТОВ

В

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

УЧРЕЖДЕНИЙ

В соответствии с Законом Республики Беларусь “О Национальном
архивном фонде и архивах в Республике Белару
сь” на Государственную
архивную службу возложено осуществление контроля за состоянием и
ведением делопроизводства в органах государственной власти, на
предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм
собственности и деятельностью ведомственных

архивов, оказание им
методической помощи в организации этой работы.

Работа архивных учреждений с ведомствами направлена на повышение
уровня организации документов в делопроизводстве, обеспечение
отбора полноценного состава документов, принимаемых на
госуд
арственное хранение, содействие в наилучшем выполнении
ведомственными архивными и делопроизводственными службами
своих функций, а также укрепление связей и преемственности в
деятельности государственных и ведомственных архивов.

Организационно
-
методическое

руководство

и

контроль

за

работой
...

46

Вся работа ведомственных арх
ивов и архивных учреждений с
ведомствами строится на основе единых требований, предъявляемых к
работе с документами, которые разрабатываются централизованно
органами управления архивным делом Беларуси и имеют обязательный
характер. Наличие единой нормативн
о
-
методической базы обеспечивает
преемственность в решении общих задач в работе с документами в
дело
производстве, в ведомственных и государственных архивах.
Взаимосвязь и преемственность в работе ведомственных и
государственных архивов проявляется в испол
ьзовании единой
методики классификации, учета, экспертизы ценности, сос
тавления
научно
-
справочного аппарата к документам и др.

Организационно
-
методическое руководство и контроль архивных
учреждений за деятельностью ведомственных архивных и
делопроизводств
енных служб предусматривают:



осуществление совместно с учреждениями организационных и
методических мероприятий по совершенствованию ведомственного
хранения документов и делопроизводства;



участие во внедрении, развитии и совершенствовании ГОСТов на
орга
низационно
-
распорядительную документацию (ОРД), примерной
инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и
других центральных органах управления, учреждениях, организациях и
на предприятиях Республики Беларусь;



оказание помощи ведомственным

архивным и
делопроизводственным службам в разработке нормативно
-
методи
-
ческих документов по вопросам их деятельности и упорядочении их
документации;



проведение проверок работы ведомственных архивов, экспертных
комиссий и организации делопроизводства в у
чреждениях;



изучение, обобщение и распространение передового опыта работы
ведомственных архивов и делопроизводственных служб учреждений;



повышение деловой квалификации работников ведомственных
архивных и делопроизводственных служб;



учет работы с учре
ждениями в государственном архиве;



ведение учета документов НАФ Беларуси, находящихся на
ведомственном хранении.

Организационно
-
методическое

руководство

и

контроль

за

работой
...

47

Архивные учреждения оказывают помощь ведомствам при разработке
проектов приказов, планов мероприятий по архивному делу и
делопроизводству. О
ни участвуют в подготовке предложений
руководству учреждений о совершенствовании работы их архивных и
делопроизводственных служб.

Государственная архивная служба Беларуси является инициатором
разработки, внедрения и совершенствования ГОСТов на ОРД. Ею
подг
отовлена примерная инструкция по делопроизводству в
министерствах, госкомитетах и других центральных формах
управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики
Беларусь. Архивисты проводят совещания и семинары по вопросам их
внедрения в учре
ждениях, оказывают помощь в подготовке
ведомственных распорядительных документов по внедрению
примерной инструкции и ГОСТов на ОРД, изучают и обобщают
практику внедрения этих документов, вносят предложения по их
совершенствованию. Архивные учреждения помог
ают ведомственным
архивным и делопроизводственным службам разрабатывать
нормативно
-
методические документы и пособия по вопросам их
деятельности. Это положения о ведомственных архивах, экспертных
комиссиях, инструкции по делопроизводству, типовые, примерные

и
индивидуальные номенклатуры дел и др.

Подготовленные нормативно
-
методические документы после
рассмотрения согласовываются архивными учреждениями.
Государственные архивы оказывают помощь учреждениям в
упорядочении их документации. Во многих архивах имеют
ся
специальные отделы или группы, которые на договорных началах за
оплату проводят эту работу в ведомственных архивах. По заявкам
учреждений они также разрабатывают для них
нормативно
-
методические документы по вопросам архивного дела и
делопроизводства.

По
дготовленные в ведомствах описи постоянного хранения
утверждаются экспертно
-
проверочными комиссиями архивных
учреждений, а описи по личному составу согласовываются ими.

Действенной формой контроля Государственной архивной службы
республики за деятельностью

ведомственных архивов и организацией
документов в делопроизводстве учреждений являются периодические
проверки, которые в зависимости от своего целевого назначения
бывают комплексными, тематическими или контрольными.

Организационно
-
методическое

руководство

и

контроль

за

работой
...

48

Комплексное обследование предусматрива
ет проверку всех вопросов
деятельности ведомственных архивных и делопроизводственных служб.
Наиболее эффективны комплексные проверки ведомственных систем
учреждений, которые охватывают как вышестоящие учреждения, так и
подведомственные организации и предпр
иятия. Такие проверки обычно
проводятся раз в пять лет.

В процессе тематических (целевых) проверок изучаются отдельные
вопросы работы ведомственных архивов и постановки
делопроизводства в учреждении (качество номенклатуры дел,
формирование дел в соответств
ии с ней, обеспечение сохранности и
упорядочения дел и т.д.). Проводятся они по мере необходимости, но не
чаще одного раза в год.

Контрольные проверки осуществляются для обследования выполнения
учреждениями предложений по улучшению состояния
делопроизводст
ва, работы архива, экспертной комиссии, устранению
недостатков, выявленных в результате комплексных и тематических
проверок. Они организуются, как правило, через год после проведения
комплексной или тематической проверки.

Основанием для проверок могут быть

указания Белкомархива, планы
работы госархива и учреждений и др.

По результатам проверки готовится справка. В ее вводной части
излагаются основание проверки, ее цели и задачи, кем проведена и в
чьем присутствии, дается краткая история учреждения, его
подв
едомственность и структура на момент проверки, указываются
структурные подразделения, в которых осуществлена проверка,
отмечается наличие нормативно
-
методических документов,
регламентирующих работу ведомственной архивной и
делопроизводственной служб.

В час
ти, отражающей организацию делопроизводства в учреждении,
указывается, какое структурное подразделение ее обеспечивает,
наличие ответственных за эту работу в структурных подразделениях,
инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, их качество и
соблюде
ние, форма регистрации документов, качество оформления
служебных документов и формирования их в дела, соблюдение
номенклатуры дел при формировании дел, учет дел, законченных
делопроизводством, и др.

В разделе справки, посвященной работе ведомственного архи
ва,
отмечаются его правовой статус, наличие положения о нем и штатов,
условия хранения документов и обеспечения их сохранности, состояние
научно
-
технической обработки документов и подготовки дел к передаче
в госархив, деятельность экспертных комиссий, нали
чие учетных
документов в архиве и др.

Организационно
-
методическое

руководство

и

контроль

за

работой
...

49

В заключительной части даются практические рекомендации и
предложения, направленные на улучшение постановки
делопроизводства и работы архива учреждения, указываются сроки
устранения недостатков.

Со справкой проверки до
лжны быть ознакомлены лица, ответственные
за работу ведомственной архивной и делопроизводственной служб, а
также руководство учреждения.

Итоги комплексных проверок отраслевых систем учреждений, как
правило, заслушиваются на коллегии Белкомархива, а в учреж
дениях
проводятся совещания с участием заинтересованных лиц. Выполнение
предложений по результатам проверок берется на контроль в госархиве.

Государственная архивная служба систематически изучает, обобщает,
распространяет передовой опыт ведомственного хран
ения документов и
организации документов в делопроизводстве. На основе практического
изучения деятельности ведомственных архивов, экспертных комиссий,
делопроизводственных служб могут готовиться аналитические справки,
обзоры, рекомендации с пропагандой пер
едового опыта. Для обмена
опытом целесообразно проводить совещания и семинары для
работников ведомственных архивных и делопроизводственных служб.
Деятельность лучших из них должна освещаться в печати, по радио и
телевидению.

Государственные архивы совместн
о с учебными заведениями или
самостоятельно организуют повышение квалификации работников
ведомственных архивных и делопроизводственных служб.

Для работы с ведомствами в архивных учреждениях создаются
специальные структурные подразделения (отделы и группы).

За каждым
сотрудником этих подразделений закрепляются несколько отраслевых
систем учреждений, которые он курирует. Такая специализация
обеспечивает более квалифицированный контроль за ведомственными
архивными и делопроизводственными службами.

Вся работа,
проводимая архивными учреждениями с ведомствами,
учитывается. На каждое учреждение, источник комплектования
госархива, заводится наблюдательное дело. В него включаются
документы, характеризующие работу ведомственного архива и
состояние организации документ
ов в делопроизводстве учреждения
(копии приказов учреждения по архивному делу и делопроизводству,
положения об архиве, ЦЭК (ЭК), номенклатура дел, инструкция по
делопроизводству, паспорта архива, материалы проверок и т.д.). Кроме
того, ведутся карточки уче
та работы с учреждением (приложение № 3).

Архивные учреждения обеспечивают пофондовый и статистический
учет документов, хранящихся в ведомственных архивах учреждений,
источниках их комплектования. Описи, как и в государственных
архивах, являются основным у
четным документом.

Организационно
-
методическое

руководство

и

контроль

за

работой
...

50

Ежегодно проводится паспортизация ведомственных архивов,
представляющая статистический учет документов, находящихся на
ведомственном хранении. Ее основные задачи


получение
максимально полных и точных сведений о наличии и состоянии архи
вов
учреждений; анализ и обобщение полученных сведений; выработка
форм совершенствования работы ведомственных архивов.

Для паспортизации архивов используется специальный бланк, в
котором отражается следующая информация: название учреждения,
куда направляет
ся паспорт; фамилия его составителя; сведения о
количестве хранимых фондов, составе документации, численности
кадров и состоянии ведомственного архива.

На основе паспортов и других учетных документов каждый
государственный архив ежегодно представляет в Бел
комархив статотчет
о состоянии и объеме документов НАФ РБ, находящихся на
ведомственном хранении (приложение № 1). В нем даются сведения о
количестве учреждений, передающих документы на государственное
хранение в данный архив, наличии и состоянии ведомстве
нных архивов,
объемах и упорядоченности их документов. Качественный учет
состояния ведомственных архивов


основа успешного выполнения
планов комплектования НАФ Беларуси.










Г
лава

13

УЧЕТ

И

ОБЕСПЕЧЕНИЕ

СОХРАННОСТИ

ДОКУМЕНТОВ

НАЦИОНАЛЬНОГО

АРХИВНОГО

ФОНДА

БЕЛАРУСИ

1.
Назначение

и

виды

учета

В соответствии с Законом Республики Беларусь “О Национальном
архивном фонде и архивах в Республике Бе
ларусь” документы НАФ
независимо от места их хранения подлежат централизованному
государственному учету.

Учет документов Национального архивного фонда Белару
си



это
определение их количества и отражение его в учет
ных документах.

Учет документов закрепля
ет организацию документов по определенным
классификационным комплексам, является средством обеспечения
сохранности и контроля за их наличием, дает возможность адресного
поиска необходимой информации.

Учету подлежат все документы, входящие в НАФ республики,

независимо от их содержания, подлинности, способа воспроизведения.
Принципиальной основой учета архивных документов является
единство их хранения и учета.

Документы, образующие НАФ, объединяются в ряд комплексов путем
их классификации, которая начинается
в процессе делопроизводства в
учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются
Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

52

следующие комплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности),
материалы архива в целом и наконец Национальный архивный фонд.
Учет строится таким образом, что ка
ждому комплексу соответствует
свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные
данные последовательно концентрируются по каждому комплексу.
Первичное звено


дело


принимается за исходную величину
(единицу количественного подсчета) в сис
теме учета. Далее учетные
данные обобщаются по фонду, а затем по архиву. В конечном итоге все
сведения концентрируются и сводятся в Белкомархиве и таким образом
получается сводная информация о Национальном архивном фонде.
Такая система учета дает возможнос
ть установить состав и объем
материалов по любому комплексу, точно определяя его
местонахождение, вплоть до места отдельного дела в архивном фонде.

Учет документов в государственных архивах строится на принципах
централизации, преемственности учетных докум
ентов на всех стадиях
работы (в делопроизводстве учреждения, в ведомственном и
государственных архивах), динамичности. Централизация архивного
дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены
единые требования к учетным данным, без чего бы
ли бы невозможны
их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика
их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет
строгой регламентации системы учетной документации, единообразия
ее заполнения и наличия единого методичес
кого руководства. Состав и
объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно
пополняются документами действующих учреждений) меняется. Эти
изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного
архива в другой, выделением к уничтожен
ию дел, не представляющих
научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета
динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие
изменения как в объеме, так и в составе документов.

В государственных архивах существует централи
зованный учет
документов, который ведет специальное подразделение или специально
выделенный сотрудник. Кроме того, учет документов организован в
каждом хранилище отдела обеспечения сохранности документов и
фондов. Обе системы учета взаимосвязаны и дополняю
т друг друга.

Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью
основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно
для каждого госархива, необходимость вторых определяется самим
архивом.

В централизованном учете должна быть сле
дующая основная учетная
документация:



книга учета поступления документов;

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

53



список фондов;



листы фондов;



описи дел (первый экземпляр);



карточки фондов;



паспорт архива на 01.01.;



дела фондов;



сведения об изменениях в составе и объеме фондов на

01.01.

Книга учета поступлений документов (приложение 5) предназначена
для записи всех поступлений материалов архива. Ведется она по годам,
но порядковая нумерация валовая. В книге указывается, когда, от кого и
на основании какого документа поступили в ар
хив материалы,
отмечаются их наименование, хронологические рамки и объем, а также
номер фонда, им присвоенный, или номера фондов, хранящихся в
архиве, к которым они присоединены.

Список фондов (приложение 6)


это перечень наименований
архивных фондов, рас
положенных в порядке их номеров. Он фиксирует
фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз,
при первом поступлении. Каждому вновь принятому фонду
присваивается очередной номер по списку фондов, а также отмечается
дата его приема.

Объеди
ненные фонды и архивные коллекции учитываются как обычный
фонд. Название фонда вносится в список с титульного листа описи или
из исторической справки. Он состоит из полного и в скобках
официально принятого сокращенного названия учреждения


фондообразовате
ля, указаний о подчиненности, местонахождении,
времени деятельности фондообразователя. Если название
фондообразователя менялось, то в списке дается только последнее. При
описании объединенных фондов приводится его обобщенное название.

В случае передачи фон
да в другой архив или ликвидации в списке в
графе “Отметка о выбытии” указывается, куда выбыл фонд и на
основании какого документа. Освободившийся номер фонда другому
фонду не присваивается. Перенумерация производится только с
разрешения Белкомархива.

При
включении в список фонда действующего учреждения в нем
оставляется место на случай последующих переименований
фондообразователя.

Лист фонда (приложение 7) заводится при первом поступлении фонда.
В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целом и

происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1.

“Общая характеристика документов”.

Здесь даются все
названия фондов и крайние даты каждого наименования, дата первого
Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

54

поступления, местонахождение фонда (наименование государстве
нного
архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему
архивному органу, прежний номер фонда;

2.

“Учет неописанных материалов”.

В нем приводятся
количественные показатели и документальное основание поступления и
выбытия материалов, а также

наличное количество дел на каждую дату
записи;

3.

“Учет описанных материалов”.

Раздел содержит
характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в
делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве
дел в наличии по каждой

описи и фонду в целом по состоянию на
каждую дату записи.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей,
заводится лист
-
продолжение, в верхней части которого пишется:
“Продолжение, ф. №... л. 2”. На первом листе делается ссылка: “См.
продолж
ение, л. 2, 3, 4 и т.д.” Листы продолжения подкладываются
вслед за основными листами.

В некоторых случаях при переработке фонда, передаче его в другой
архив и т.д. лист фонда может пересоставляться. В этих случаях старый
лист помещается в дело фонда. В вер
хних углах нового и старого листов
фонда делается отметка: “Лист пересоставлен” и указывается, когда и
по какой причине.

Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папках с
клапанами. К каждой папке составляется лист
-
заверитель, где цифрами
и пропись
ю указывается количество листов в ней, а также
перечисляются пропущенные и литерные номера листов. Все листы
фондов нумеруются в правом верхнем углу.

Архивная опись (приложение 8) дает сведения о единичном и
суммарном учете дел (более подробная характерист
ика описи дана в § 4
главы 14).

Карточка фонда (приложение 9) заполняется на каждый впервые
поступивший фонд и высылается всеми госархивами в Белкомархив, а
областными архивами


и в архивные отделы облисполкомов. Она
составляется на основании листа фонда.

В карточке указываются даты
первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге,
название архива, где хранится фонд, его категория и номер,
наименование фонда со всеми его переименованиями и датами этих
изменений, объем фонда на 01.01. с пе
речислением количества
описанных, микрофильмированных и неописанных единиц хранения.
На оборотной стороне карточки приводится название описи и дается
Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

55

аннотация документов. Если номер фонда менялся, то в карточке
указывается прежний номер. Карточка подписыв
ается составителем.

На базе карточек фондов в Белкомархиве и архивных отделах
облисполкомов сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно
вносятся все изменения, происшедшие с фондами. Информацию об этих
изменения сообщают государст
венные архивы.

Фор
ма №

11 “Сведения об изменениях в составе и объеме архивных
фондов на 01.01.” заполняется архивами и высылается ежегодно так же,
как и карточки фондов, в Белкомархив и архивные отделы
облисполкомов. В них включаются все фонды, в составе которых
произошли с
ледующие изменения: прием и передача из архивов
фондов, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению,
объединение фондов, уточнение их категории, объемов и состава
документов, изменение названия фондообразователя, его
подчиненности, местонахождения, и
зготовления микрофильмов
страхового фонда.

В форме №

11 сведения приводятся по каждому фонду в порядке
возрастания их номеров. Сведения о вновь принятых фондах в нее не
включаются, на них составляются только карточки фондов.

В итоговой записи формы указыва
ются данные: количество фондов в
архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли
изменения, сколько фондов и дел принято, передано, выделено к
уничтожению, какое число фондов и дел значится на 1 января текущего
года. Сведения подписываются ди
ректором архива.

Паспорт архива (приложение 10)


учетный документ периодической
отчетности, отражающей состояние архива за прошедший год. Он
составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух
экземплярах, один из которых остается в архиве, второй
высылается в
вышестоящую организацию.

Паспорт включает следующие разделы:

1.

“Помещения”.

В нем даются сведения о количестве помещений
(зданий) архива, объеме и площадях архивохранилищ, протяженности
стеллажных полок и степени загруженности архивохранил
ищ, а также
краткая характеристика помещений и год постройки здания.

2.

“Объем и виды документов”.

Посвящен количественной
характеристике фондов и документов на бумажной основе, кино
-
, фото
-

и фонодокументов, НТД, машиночитаемых документов.

3.

“Объем

и виды документов ведомственных архивов”.

Отражается информация о количестве учреждений
-
источников
комплектования архива и объема хранимых документов и дел в них.

4.

“Количество микрофотокопий”.

Даются данные о страховом
фонде архива и наличии в нем ми
крофотокопий из зарубежных архивов.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

56

5.

“Количество и состояние научно
-
справочного аппарата”.

Приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации документов,
подготовке обзоров документов.

6.

“Использование документов”.

Включается информация об
ис
полнении запросов, выдаче дел из архивохранилищ, количестве
подготовленных статей, подборок и баз данных.

7.

“Количество печатных материалов в научно
-
справочной
библиотеке”.

Анализируется количественный состав библиотечного
фонда (книги, журналы, газеты
). Паспорт подписывает директор архива.

В деле фондов, которое заводится на каждый фонд, хранится
документация, раскрывающая его историю и состояние. В него
помещаются историческая справка о фондообразователе, акты о приеме
документов, акты о выделении мат
ериалов к уничтожению, акты
проверки наличия и состояния документов, обзоры фонда и др. Эти
документы дают сведения о том, когда было создано учреждение, какие
функции оно выполняло, как менялось его название и подчиненность, в
каких условиях находились ег
о материалы, как проводилась их
обработка, экспертиза ценности, использование. Каждому делу фонда
присваивается номер и название данного фонда. Хранятся дела фонда в
порядке их номеров. Все листы, входящие в дело фонда, нумеруются,
подшиваются. На все доку
менты составляется внутренняя опись.

В централизованном учете, кроме обязательных, могут вестись
вспомогательные учетные формы. Среди них


реестры описей,
карточный указатель к листам фондов, книги движения документов.
Реестр описей заводится при наличии
значительного количества описей
в архиве. В нем устанавливается номер фонда, описи, название описи,
крайние даты документов, внесенных в опись, количество дел и листов
в описи, экземплярность описи, отметка о выбытии. Описи заносятся в
реестр по порядку но
меров фондов, внутри фондов


по порядку
номеров описей. Реестры описей обеспечивают точный учет всех
описей архива.

Карточный указатель к листам фондов создается для ориентировки в
фондовом составе архива. Листы фондов выполняют не только учетные,
но и ин
формационные функции. Однако оправдавший себя с точки
зрения учета принцип систематизации листов фондов по номерам
фондов не позволяет вести поиск по их названиям. Эту задачу
выполняет карточный указатель к листам фондов. Карточки для него
составляются на
каждый фонд. Если наименование фондообразователя
менялось, то карточки пишутся отдельно на все переименования. В них
содержатся сведения о номере, названии и объеме фонда, крайних датах
существования учреждения
-
фондообразователя и его документов.
Системати
зируются карточки в указателе чаще всего по
производственно
-
отраслевому принципу.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

57

Для того чтобы взаимно связать группы карточек, стоящие под
различными рубриками и подрубриками указатели, или отослать от
одной рубрики к другой, составляются кроме основных

отсылочные
карточки, например: “Комитеты статистические” (см. также
“Управления статистические”); “Отделения банков” (см. “Банки”).

Карточный указатель к листам фондов позволяет быстро навести
справку о наличии того или иного фонда, установить его номер.
Он
может быть также использован при присвоении номеров фондов.
Проверка наличия фонда позволит избежать присвоения двух
различных номеров документам одного и того же фонда, поступившим
в разное время.

Наряду с централизованным учетом в архивах организован
учет в
архивохранилищах. Он необходим для обеспечения сохранности
документов и контроля за движением фондов, описей и единиц
хранения в процессе работы архива.

В архивохранилищах ведется основная и вспомогательная учетная
документация.

Основная учетная док
ументация включает:



описи дел (второй экземпляр);



паспорт архивохранилища;



книги учета выдачи дел (сотрудникам архива, в читальный зал, во
временное пользование учреждениям, в лабораторию
микрофильмирования, реставрации и переплета документов);



кни
га учета выдачи описей.

К вспомогательной учетной документации относятся:



книги учета фондов архивохранилища;



книги учета движения дел по архивохранилищам;



карточки пофондового топографического указателя;



карточки постеллажного топографического ука
зателя;



карточки на необнаруженные дела и др.

В ведении заведующего архивохранилищем находятся вторые
экземпляры описей каждого фонда, за состоянием которых он следит,
производит выдачу и подкладку, вносит изменения, происходящие в
процессе движения дел,

и в соответствии с ними готовит новые
итоговые записи к описям. Паспорт архивохранилища заводится на
каждое хранилище и состоит из четырех разделов. В первом
указывается местонахождение архивохранилища и дается
характеристика его помещения, системы охраны
, средств
пожаротушения, сведения о наличии приборов для изменения
температурно
-
влажностного режима, данные о количестве
закартонированных дел. Во втором разделе общее количество фондов и
их объем, в том числе количество фондов и дел по категориям, наличие

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

58

особо ценных и микрофильмированных фондов и дел. В него
включается характеристика физического состояния дел, фиксируется
число дел, нуждающихся в реставрации, ремонте, переплете,
указываются сведения о создании страхового фонда и фонда
пользования, количе
ство фондов и дел, подвергнутых проверке
наличия, экспертизе ценности, выбывших и прибывших в хранилище.
Третий раздел посвящен анализу состояния научно
-
справочного
аппарата. В нем приводятся данные о количестве описей, наличии
указателей и карточек, их ви
дах и количестве. В последнем разделе
указывается должность и дата приказа о назначении ответственного за
хранилище.

Паспорт заполняет и подписывает заведующий архивохранилищем. Он
составляется ежегодно на 01.01. текущего года и сдается для обобщения
сведе
ний в централизованный учет.

Книги учета выдачи дел и описей обеспечивают учет и контроль за их
движением в архиве. В них отражается информация о времени выдачи
дел и описей, номерах фондов, описей и дел, кому они выданы,
делаются пометки о получении и воз
вращениии дел и описей.

Книга учета фондов архивохранилища может заводиться в каждом
хранилище. В ней в порядке возрастания номеров перечисляются все
фонды, хранящиеся в данном хранилище, с указанием их названия,
категории, количества дел и описей, даты по
ступления фонда. Графу
“Количество описей и дел” рекомендуется заполнять карандашом, так
как эти цифры могут изменяться, особенно у фондов действующих
учреждений.

Книга учета фондов архивохранилища выполняет функцию контроля за
составом и количеством фондо
в архивохранилища. Книга ежедневного
учета движения фондов, описей и фондов может вестись в каждом
архивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные книги
учета фондов архивохранилища. Далее при каждом движении дел
(прием, выделение к уничтожени
ю, передача дел и др.) в книгу вносятся
изменения и подводится новый итог количества описей и дел по
конкретному фонду и количества фондов, описей и дел в целом по
хранилищу.

Пофондовые и постеллажные топографические указатели составляются
для закрепления
места хранения и поиска документов в
архивохранилищах. Карточка пофондового топографического указателя
(приложение 11) заполняется отдельно на каждый фонд и они
располагаются в порядке номеров фондов.

Карточки постеллажного топографического указателя завод
ятся на
каждый стеллаж и группируются по порядку их номеров в пределах
отдельного помещения.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

59

Картотека необнаруженных дел (при проверке наличия, выдачи дел из
хранилища) ведется для облегчения и контроля за их поиском.

Правильное и точное заполнение всех у
четных форм в
архивохранилищах, оперативное внесение всех изменений в них
гарантирует точность централизованного учета.

Система учетных документов, имеющихся в архиве, обеспечивает
контроль за хранением, приемом, движением и выбытием документов.

На стадии

хранения учет документов отражают описи дел,
листы
-
заверители дел (приложение 12), список фондов, листы фондов,
паспорта архива и архивохранилища, карточки пофондового и
постеллажного топографического указателей, карточки
необнаруженных дел и др.

Прием до
кументов в государственные архивы производится на основе
письма учреждения и актов приема
-
передачи документов (приложение
13). В централизованном учете при этом вносятся изменения в книгу
учета поступлений, список фондов, лист и карточку фонда, дело фонда,

его внутреннюю опись и лист
-
заверитель, паспорт архива, форму №

11,
а также ряд вспомогательных форм учета. В архивохранилищах он
отражается в описях дел, паспорте архивохранилища, карточках
пофондового и постеллажного топографических указателей и др.

Кон
троль за движением дел в архиве осуществляется по книгам учета
их выдачи. Выбытие документов также фиксируется в учетной
документации. Оно проводится на основании актов о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о
неисправимых повр
еждениях дел (документов), актов об обнаружении
дел, актов приема
-
передачи документов в другой государственный и
ведомственный архив, акта описания, переработки описей, акта о
технических ошибках в учетных документах, актов о необнаружении
дел, пути розыск
а которых исчерпаны. При снятии с учета документов в
описях в графе “Примечание” против каждого выбывшего дела ставится
отметка “Выбыло” с указанием на основании чего и когда. После этого
пересоставляется итоговая запись описи. Соответствующие записи
делаю
тся в списке, листах и карточках фондов, паспортах
архивохранилищ и архива, форме №

11, а также в ряде
вспомогательных учетных документов архивохранилищ и
централизованного учета. Акты подкладываются в дела фондов.

Кроме учетной документации на архивные ма
териалы в
государственных архивах имеются системы учета особо ценных фондов
и дел, копий страхового фонда и фонда пользования. Они включают
описи особо ценных дел, книги учета поступлений страхового фонда и
фонда пользования, книги выдачи микрофильмов в чи
тальный зал и др.

Республиканский фондовый каталог Белкомархива.

Учет архивных
документов ведется не только в государственных архивах, но и в
Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

60

органах управления архивным делом (отделах по архивам и
делопроизводству облисполкомов и Белкомархиве). В областны
х
отделах имеются фондовые каталоги, где сконцентрирована
информация о фондах каждой отдельной области. В Белкомархиве
организован Республиканский фондовый каталог (РФК). Он содержит
карточки на все фонды, хранящиеся в государственных архивах, а также
музе
ях (Нацио
нальном, республиканских, областных и районных), в
Национальной библиотеке (отдел рукописей, древних актов и редких
изданий), хранилищах системы АН РБ и отраслевых фондах (фонд
технических условий, фонд данных о состоянии природной среды
Главного

управления по гидрометеорологии, Государственный
картографо
-
геодезический фонд, Государственный геологический
фонд).

Карточки фондов в РФК отсистематизированы по вышеперечисленным
хранилищам, внутри разделов


в порядке возрастания номеров
фондов. Карточк
и фондов на особо ценные документы в разделах
выделены в отдельные группы.

Для оперативного поиска информации в РФК имеется указатель,
построенный по производственно
-
отраслевому принципу. На каждое
название фонда составлена отдельная карточка.

Все архивохр
анилища документов НАФ ежегодно представляют в
Белкомархив на 01.01. наступившего года сведения об изменениях в
составе и объеме фондов (форма №

11) и карточки фондов на вновь
поступившие фонды. Все эти изменения вносятся в карточки фондов
РФК.

Во избежани
е неточностей в учетных сведениях на каждое
архивохранилище в Белкомархиве ведется лицевой счет,
представляющий перечисление по порядку номеров фондов. Для
лицевого счета определена система условных обозначений для
отражения изменений, происходящих с фондо
м:



если номер фонда освободился, он зачеркивается “/”;



если фонд передан в другой архив или объединен с другим фондом
(или созданы коллекция, объединенный архивный фонд), номер
обводится кружком “

”;



если фонд утрачен
, номер обводится квадратом “
?
”.

Лицевой счет дает возможность правильно присвоить номер фонда
впервые поступающему фонду.

В настоящее время РФК переводится на автоматизированный поиск
информации с помощью ПЭВМ. Создается автома
тизированная система
документирования и ретроинформации (АСДР)


база данных
“Фондовый каталог”.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

61

Сложившаяся система учета, представляющая собой комплекс
взаимосвязанных и взаимодополняющих справочников, позволяет
определить объемы хранимых документов, об
еспечивает их
сохранность и возможность адресного поиска, раскрывает состав и
содержание архивных материалов.

Правильно налаженный учет является залогом успешной работы архива.

2.
Обеспечение

сохранности

документов

Национального

архивного

фонда

Беларуси

Обеспечение сохранности документов


одна из главных задач
государственных архивов. Для ее выполнения проводится целый
комплекс взаимосвязанных работ:



создание оптимальных условий хранения документов;



соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;



провер
ка наличия и состояния дел;



создание страхового фонда на особо ценные документы;



обеспечение физической сохранности дел.

В архивах эти работы осуществляют отделы или группы обеспечения
сохранности документов и фондов и их структурные подразделения


ар
хивохранилища. Приказом директора архива назначаются лица,
несущие полную ответственность за сохранность фондов и имущества
хранилищ. Прием хранилищ проводится по актам, утверждаемым
руководством архива. 11 июня 1985 г. Главархив СССР утвердил и ввел
в дей
ствие Отраслевой стандарт правил государственного хранения
документов на бумажных носителях. Стандарт установил технические
требования к зданиям и рабочим помещениям архивов,
температурно
-
влажностный, световой, санитарно
-
гигиенический
режимы хранения докум
ентов, порядок организации контроля
физического состояния документов, комплекс мер обеспечения их
сохранности при поступлении на государственное хранение,
постоянном хранении, специальной обработке, использовании и
транспортировке. Этот стандарт действует
до настоящего времени.

Создание оптимальных условий хранения документов.

Документы,
подлежащие государственному хранению, размещаются в специально
построенных или приспособленных для этой цели зданиях. Не
допускается совмещение хранилищ и рабочих помещений

любого
назначения. Архивохранилища должны содержаться в чистоте,
образцовом порядке, исключающих появление насекомых, грызунов,
Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

62

плесени и накопления пыли. Для этого необходимо регулярно
проводить влажную уборку и обеспыливание стеллажей и документов.

Для
обеспечения длительной сохранности документов на бумажной
основе в хранилищах следует соблюдать оптимальный
температурно
-
влажностный режим хранения: температура +17

+19°С,
относительная влажность 50

55%. В специально построенных зданиях
архивов такой режим

поддерживается системой кондиционирования
воздуха. В приспособленных помещениях проводятся мероприятия по
оптимизации температурно
-
влажностного режима хранения документов
с применением технических средств увлажнения или осушения или
путем рационального пр
оветривания на основании показаний
контрольно
-
измерительных приборов.

Температурно
-
влажностный режим хранения документов
контролируется регулярным измерением климатических параметров
воздуха (температура и влажность воздуха): в кондиционируемых
помещениях


два раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым
климатом


три раза в неделю; при нарушении режима хранения


ежедневно.

Результаты измерений фиксируются в специальном регистрационном
журнале, который ведется в каждом архивохранилище.

Постоянное хранени
е документов должно осуществляться в темноте.
Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в
коробках, папках, шкафах или на стеллажах закрытого типа, а также
соблюдением установленного светового режима. Естественное
освещение допускаетс
я только с обязательной защитой документов от
прямого попадания солнечных лучей. Для этого на окнах
устанавливаются светорассеивающие стекла, светонепроницаемые и
светорассеивающие шторы и т.д.

Защиту документов от разрушающего действия естественного и
иск
усственного света необходимо предусматривать не только в
хранилищах, но и во всех помещениях, где производится работа с
документами.

В архивохранилищах следует соблюдать охранный режим. Не
допускается держать двери хранилищ открытыми. По окончании
работы о
ни запираются и опечатываются. Порядок допуска сотрудников
архива в архивохранилища устанавливает директор архива.
Посторонние лица допускаются в хранилища с разрешения
администрации архива и в присутствии работников архивохранилища.

Пожарная безопасность
в архивах обеспечивается системой пожарной
защиты. Крупные, специально построенные архивохранилища
оборудуются автоматической системой газового пожаротушения. Такие
системы имеются, например, в зданиях НА РБ (ул.

Кирова, 43) и НИАБ
(ул.

Кропоткина, 55). В
остальных архивах применяются углекислотные
Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

63

огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на
каждые 50 м
2
, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Здания архивов оснащаются противопожарным водоснабжением.
Пожарные краны устанавли
ваются на всех его лестничных площадках.
При каждом кране полагается иметь прорезиненный рукав
протяженностью до крайней точки хранилища.

В основных помещениях архива прокладывается скрытая проводка,
применяется полугерметическая осветительная арматура. Св
етильники,
электрощиты и распределительные устройства в архивах должны быть
закрытого типа. Хранилища оборудуются общими и поэтажными
отключающимися рубиль
никами. Распределительные щиты,
предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только
вне х
ранилищ.

Хранилища и помещения для работы с документами обеспечиваются
охранно
-
пожарной сигнализацией. Они обязаны иметь удобные для
эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные площадки, в
коридоры.

Пути эвакуации обязаны отвечать следующим требова
ниям:



запрещается загромождать их различными предметами и
оборудованием;



все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в
направлении выхода из здания;



подвальные помещения и цокольные этажи оборудуются
собственными выходами;



в коридор
ах на путях эвакуации устанавливаются символические
изображения знаков: “Выход”, “Открытая дверь”.

В хранилищах запрещаются курение, применение нагревательных
электроприборов, хранение посторонних предметов (портфелей, сумок,
продуктов питания и др.).

Собл
юдение порядка выдачи дел из хранилищ.

Хранящиеся в
государственных архивах документы постоянно используются. Они
выдаются сотрудникам архива для усовершенствования описей,
каталогизации документов, подготовки сборников документов,
исполнения запросов соци
ально
-
правового характера и других целей.
Учреждения берут дела во временное пользование для оперативных
целей управления. Исследователи в читальном зале архива работают с
ними при разработке плановых тем, подготовке монографий,
докторских и кандидатских д
иссертаций и др. Для улучшения
физического состояния и проведения специальной обработки
(обеспыливание, дезинфекции и др.) дела передаются в лаборатории
микрофильмирования, реставрации и переплета документов.

Выдача дел из архивохранилищ и их прием обратно

проводятся только
их работниками на основании требований на выдачу дел.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

64

Выдача дел производится с письменного разрешения руководства
архива при выдаче особо ценных дел, для передачи во временное
пользование учреждениям, экспонирования на выставках, а такж
е в
лабораторию микрофильмирования, реставрации и переплета;
заведующего отделом обеспечения сохранности документов и фондов
при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных
помещениях и исследователям в читальный зал.

Дела выдаются на опред
еленные сроки в зависимости от целей
использования: на 10 дней


сотрудникам архива, занимающимся
исполнением запросов; один месяц


сотрудникам архива для работы
по усовершенствованию описей, каталогизации, подготовки сборников
и т.п.; три месяца


учрежд
ениям во временное пользование; пять дней


особо ценные дела; пять дней


описи документов.

В случае необходимости срок использования может быть продлен.

Срок выдачи дел в лабораторию для страхового копирования,
переплета, реставрации и специальной обрабо
тки устанавливается
планами работ архива и лаборатории.

Перед выдачей дела проверяется нумерация его листов, правильность
оформления обложек, физическое состояние, наличие листов
использования и особенностей (печатей, фотографий, рисунков и т.д.).
В завери
тельном листе делается отметка о его проверке. Дела в плохом
физическом состоянии, с ветхой основой, непронумерованные не
должны выдаваться.

При наличии в архиве копий документов оригиналы не выдаются. В
порядке исключения подлинные дела могут быть выданы
с разрешения
руководства архива.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

65

Дела, возвращаемые в хранилище, проверяются так же, как и при
выдаче,


контролируется наличие листов и заполнение листа
использования, фактическое состояние дела сверяется с заверительной
записью. В случае обнаружения как
их
-
либо повреждений или недостачи
листов составляется акт и об этом докладывается директору архива.

В архивохранилищах ведется учет выдачи дел. Все они регистрируются
в книгах выдачи дел из хранилищ, которые ведутся раздельно по
каждому направлению работы
и использованию:



книга выдачи дел сотрудникам архива;



книга выдачи дел в читальный зал;



книга выдачи дел во временное пользование;



книга выдачи дел в лабораторию.

В небольших архивах возможно ведение двух или трех книг. Все графы
книг заполняются п
олностью. После возврата дел и подкладки их на
место в книге делаются отметки о возвращении. На место выданных дел
подкладывается карта
-
заменитель, отдельная на каждое дело, с
указанием номеров фонда, описи, единицы хранения, кому и когда
выдано дело и рос
писью сотрудника, выдавшего его. После
возвращения дела на место в карте
-
заменителе дела делается отметка и
она изымается из коробки или связки.

Работа с документами, выданными из хранилища, в служебных
помещениях архива, читальном зале, лаборатории, други
х местах
должна проводиться с соблюдением всех требований обеспечения их
сохранности


режимов хранения документов,
температурно
-
влажностного, светового, санитарно
-
гигиенического.

Проверка наличия и состояния дел.

Наряду с учетом одним из
средств контроля
за обеспечением сохранности документов является
проверка их наличия и состояния. Она проводится для установления
фактического наличия дел, числящихся по описям, и их физического
состояния.

Проверка наличия и состояния дел относится к плановым видам работ
к
аждого государственного архива. Она осуществляется по фондам
первой категории


один раз в 10 лет; по фондам второй и третьей
категорий


один раз в 15 лет; особо ценных документов


один раз в
5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и дру
гих
обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы,
проводятся внеочередные, единовременные проверки наличия и
состояния дел всех или части фондов. Например, после переезда
ЦГАОР БССР в новое здание была проведена сплошная проверка
налич
ия всех фондов.

В государственных архивах республики практикуется проведение
проверок наличия и состояния дел, выдававшихся в предыдущем году.
Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

66

Для экономии времени в некоторых госархивах не проводятся плановые
проверки неиспользуемых фондов. Коробки с дел
ами этих фондов после
проверки опечатываются и к ним больше не возвращаются.

Проверка наличия и состояния дел проводится группой сотрудников (не
менее двух человек). Они устанавливают фактическое наличие дел
путем сверки описательных статей описи с описани
ем дел на обложках
(шифра, названия фондообразователя и его структурных частей,
заголовка, крайних дат, количества листов). Физическое состояние дел
определяется визуально. Все обнаруженные недостатки фиксируются в
листе проверки, а затем в акте проверки.
Делать какие
-
либо пометы и
записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах
категорически запрещается. После окончания проверки в конце описи
проставляется отметка о ее проведении. В случаях обнаружения в описи
неучтенных литерных и свободны
х номеров итоговая запись
пересоставляется.

На основании итоговых записей в листе проверки составляется акт
проверки наличия и состояния дел (приложение 14). Он подписывается
исполнителями. Одновременно с актом и в случае необходимости
составляются акты о

технических ошибках, обнаружении неучтенных
дел, неисправимых повреждениях дел и др. На необнаруженные при
проверке дела заводятся карточки, где указываются номер и название
фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Данные проверки
физического состояния

дел фиксируются в карточках учета физического
состояния дел. При выявлении отсутствующих дел организуется их
розыск. Для этого необходимо тщательно проверить все учетные
документы фонда и проанализировать его историю (когда и в каком
состоянии поступили м
атериалы, какие виды работ проводились, кому
передавались дела и т.д.), изучить учетные документы по выдаче дел из
архивохранилищ, просмотреть дела находящихся рядом фондов, так как
возможна неправильная подкладка дел и т.д.).

Обнаруженные в ходе розыска д
ела передаются хранителю фондов для
подкладки на место. Кроме того, составляется справка об их
обнаружении, которая является основанием для исключения этих дел из
числа разыскиваемых, и делается отметка в картотеке необнаруженных
дел. Дела, отсутствие кото
рых документально подтверждено,
снимаются с учета.

На отсутствующие дела, пути розыска которых исчерпаны, готовится
акт о необнаружении дел. К нему прилагается подробная справка об
итогах розыска. Затем эти документы направляются в Белкомархив,
который дае
т письменное разрешение на снятие с учета
необнаруженных дел. На его основании директор архива издает приказ
о снятии отсутствующих дел с учета.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

67

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после
внесения изменений в учетные документы проверявшег
ося фонда. Ее
материалы подшиваются в дело фонда.

Создание страхового фонда особо ценных документов.

Для
сохранения ценной документации на случай утраты и повреждения
оригиналов создается страховой фонд. Он изготавливается путем
микрофильмирования дел. При

этом делаются страховой фонд и фонд
пользования.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится
территориально обособленно от оригиналов документов. В Беларуси он
сконцентрирован в специальном хранилище Белорусского
государственного архива кинофотофо
нодокументов.

Фонд пользования предназначен для выдачи исследователям вместо
подлинников.

Страховому копированию подлежат особо ценные документы. В связи с
этим в архивах проводится работа по их выявлению. К особо ценным
документам относятся документы, сод
ержащие информацию о
важнейших событиях, фактах и явлениях жизни общества, имеющие
непреходящее значение для государственного управления, народного
хозяйства, обороны страны, в международных отношениях, научных
исследованиях и невосполнимые при их утрате с

точки зрения их
юридического значения и автобиографичности, а также уникальные
документы, не имеющие себе подобных по заложенной в них
информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.

При выявлении особо ценных документов архивы руковод
ствуют
ся
следующими общими критериями:



значение фондообразователя;



время создания документов;



ценность содержащейся в документах информации;



авторство документов;

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

68



юридическая сила, подлинность документов;



наличие художественных, палеографических осо
бенностей
документов.

Критерий “Значение фондообразователя” предполагает учет роли, места
и значения фондообразователя в государственной,
народнохозяйственной и других сферах жизни общества. Например,
документы канцелярий генерал
-
губернаторств имеют особую

ценность
как документы высших административных органов в губерниях.

Критерий “Время создания документа” используется при выявлении
документов, относящихся к ранним историческим периодам и периодам
особой исторической значимости. Например, в истории Белару
си важны
документы периода вхождения белорусских земель в состав Великого
княжества Литовского, восстания 1863 г., образования Белорусской
Народной Республики и БССР и др.

Критерий “Ценность содержащейся в документах информации”
предполагает выявление в пр
еделах каждого фонда документов,
возникших при осуществлении фондообразователем основных функций
и содержащих наиболее полную информацию о событиях, явлениях,
фактах. Чем большее влияние они оказали на развитие общества, тем
ценнее эти материалы. При оценк
е материалов по их содержанию
необходимо учитывать также вид документа, который сам по себе
обусловливает его ценность, например жалованные грамоты, инвентари
имений, уставные грамоты, листовки, воззвания и т.д.

Критерий “Авторство документа” обязывает учи
тывать роль автора в
политической, народнохозяйственной, общественной, научной и
культурной жизни страны. При этом особое значение имеет фактор
автобиографичности документа. Надо иметь в виду, что ценные
биографические материалы нередко встречаются в фонда
х третьей
категории. Например, в фонде Минского акцизного управления
хранится формулярный список известного народника 70
-
х годов Сергея
Ковалика, а в фонде Рогачевской учительской семинарии


документы,
связанные с обучением в ней белорусского писателя Мих
ася Лынькова.

Критерий “Юридическая сила, подлинность документов” предполагает
при наличии в фонде подлинников и копий одних и тех же документов
выявление и учет оригиналов.

Критерий “Наличие художественных, палеографических особенностей
документов” чаще п
рименяется при оценке документов ранних
исторических эпох, а также материалов личных фондов. Например, в
Национальном историческом архиве Беларуси широко использовался
этот принцип при оценке документов фондов земских и городских
судов, магистратов и ратуш

периода Великого княжества Литовского и
Речи Посполитой, а также дел о дворянском происхождении.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

69

Кроме основных признаков архивы при выявлении особо ценных
документов руководствуются и другими критериями. Например, в
НИАБ применяется критерий “Сохранность

документов”, т.е.
учитывается объем сохранившихся документов за тот или иной период.
Он используется при оценке фондов Великого княжества Литовского и
Речи Посполитой, так как за этот период осталось очень мало
документов.

Выявление особо ценных документо
в в государственных архивах, как
правило, осуществляется по совокупности критериев. Оно проводится
поэтапно:



выявление фондов, частей фондов;



отбор дел по описям;



изучение отобранных дел путем полистного просмотра.

Дело считается особо ценным при нал
ичии в нем хотя бы одного особо
ценного или уникального документа. На отобранные дела составляется
опись в четырех экземплярах. Дела в нее вносятся под номерами
основной описи и располагаются в порядке возрастания номеров. Если
все дела или большинство дел

по описи являются особо ценными,
отдельная опись не составляется, а копируется имеющаяся.

К описям особо ценных дел оформляется титульный лист. В архивах
ведется отдельный учет особо ценных фондов и дел, но во всех учетных
документах за ними сохраняются и
х прежние номера.

Учет осуществляется по списку фондов, содержащих особо ценные
дела, описям особо ценных дел, реестру описей особо ценных дел.

После завершения выявления особо ценных дел готовится акт о
проделанной работе, который помещается в дело фонда.

В основных
описях в графе “Примечание”, на обложках особо ценных дел в правом
верхнем углу и ярлыках коробок и связок, где хранятся такие дела,
проставляется штамп “ОЦ”.

Сведения о количестве выявленных в течение года особо ценных дел
отражаются в годовых

отчетах архивных учреждений и
препроводительном письме к форме №

11, высылаемом в Белкомархив.

Выявленные особо ценные дела в первую очередь микрофильмируются,
реставрируются, переплетаются, ремонтируются и картонируются. Все
это позволяет архивам сохрани
ть наиболее значимую часть их
документальных богатств.

Обеспечение физической сохранности документов.

Время
накладывает свой отпечаток на хранящиеся документы. Им, как и
людям, много пришлось пережить на своем веку


войны, стихийные
бедствия, пожары, нера
дивое отношение к их хранению и
т.д.Сказывается также действие разрушающих факторов


света, тепла,
воды, химических веществ, плесневых грибков. Отрицательно влияет на
Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

70

физическое состояние документов низкое качество бумаги и красители,
многократное и небре
жное использование документов. В результате
идет необратимый процесс изменения структуры бумаги, ее старение и
износ, выцветает и повреждается текст. Многие дела несут следы
механических повреждений. Дальнейшее хранение и использование
таких документов соп
ряжено с опасностью их полной гибели.

В государственных архивах ведется работа по определению
физического состояния документов. Она осуществляется в процессе
проверки наличия и состояния дел, при выдаче дел из хранилищ,
научно
-
технической обработки фондов
или как самостоятельный вид
работы. Полученные сведения заносятся в специальную картотеку учета
состояния фондов, где, в частности, показывается количество дел,
требующих микрофильмирования, реставрации, переплета,
восстановления затухающих текстов, дезинф
екции и т.д.

На основании этой картотеки определяются дела и очередность
проведения работ по улучшению их физического состояния.Некоторые
из них выполняются силами сотрудников государственных архивов.
Они осуществляют мелкий ремонт дел, их подшивку, восста
навливают
затухающие тексты путем изготовления машинописных копий или
ксерокопий, наращивают корешки для последующего переплета дел и
переплетают их, проводят дезинфекцию и обеспыливание дел и др.

Значительная часть работ проводится специальными лаборатори
ями,
созданными в системе государственной архивной службы республики.
Они занимаются дезинфекцией, реставрацией, переплетом и
микрофильмированием дел, а также другими работами по обеспечению
физической сохранности документов.

Учет

и

обеспечение

сохранн
ости

документов

Национального
...

71

Архивы при подготовке дел для

передачи в лабораторию проводят
отбор дел, проверку их нумерации, правильности оформления обложек
и физического состояния документов.

Передача дел в лабораторию оформляется заказом, который
подписывает директор архива. В нем содержатся сведения о номерах
и
названных фондах, номера описи и дел, количество листов в каждом
деле, а также об общем количестве листов в данном заказе.

В лаборатории проверяется правильность оформления заказа,
соответствие количества и состава передаваемых дел записям в заказе,
каче
ство подготовки дел в соответствии с действующими
требованиями.

При возвращении заказа государственные архивы контролируют
количество и состав полученных дел и качество выполненной работы.

В архивах ведутся картотеки учета работы по улучшению состояния
фон
дов, в которой отражаются сведения о проведенных работах, в том
числе о количестве микрофильмированных, отреставрированных,
переплетенных, продезинфицированных дел, а также восстановленных
затухающих текстов. Принимаемые архивами меры по улучшению
физическ
ого состояния документов продлевают их жизнь.






















Г
лава

14

СИСТЕМА

НАУЧНО
-
СПРАВОЧНОГО

АППАРАТА

К

ДОКУМЕНТАМ

НАЦИОНАЛЬНОГО

АРХИВНОГО

ФО
НДА

РЕСПУБЛИКИ

БЕЛАРУСЬ

1.
Задачи

и

структура

системы

научно
-
справочного

аппарата

Документы, хранящиеся в государственных архивах, содержат
информацию, отражающую многогранный общественный опыт. С
каждым годом растет интерес к ней. Ключ к архивным богатс
твам


система научно
-
справочного аппарата (СНСА), представляющая
комплекс архивных справочников (описи, каталоги, путеводители,
списки фондов и др.) и автоматизированных
информационно
-
поисковых систем (АИПС), создаваемых на единых
методологических и научн
о
-
методических основах. Она обеспечивает
сохранность и эффективный поиск документов и документной
информации в пределах архивного фонда, архива и НАФ Беларуси в
целях всестороннего использования.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

73

По признаку уровня комплексов документов, информацию о кото
рых
содержит СНСА, ее можно разделить следующим образом:

1.

НАФ Беларуси


республиканский фондовый каталог
Белкомархива;

2.

Архив


описи, каталоги, списки фондов, путеводитель,
паспорт архива и др.;

3.

Фонд


опись, лист фонда, обзор фонда, ката
логи и др.;

4.

Отдельное дело и документ


каталоги, обзор фонда,
внутренняя опись, заверительная надпись и др.

Архивные справочники и АИПС по признаку уровня комплексов
подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и
пофондовые.

Межархивные
справочники и АИПС обеспечивают поиск документов
по материалам группы фондов (страны в целом, области, района),
общеархивные справочники и АИПС


поиск документов по
материалам конкретного архива в целом, межфондовые справочники и
АИПС


поиск документов п
о нескольким фондам одного архива,
пофондовые справочники



поиск документов по материалам
конкретного фонда.

Систему научно
-
справочного аппарата можно разделить и по признаку
функций, которые она выполняет. По нему СНСА делится на две
группы: 1) справочни
ки по учету документов; 2) справочники по
содержанию документов. В каждой из этих групп выделяются основные
справочники, обязательные для каждого архива, и дополнительные,
создаваемые только тогда, когда в них ощущается необходимость. К
основным справочник
ам по учету относятся фондовый каталог, список
фондов, листы фондов, описи, к дополнительным


книга поступлений,
реестры описей и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи,
путеводители и каталоги, к дополнительным


обзоры, указатели,
спр
авочники и др.

Указанные признаки классификации СНСА (по уровням и функциям) в
своей совокупности создают основание структуры системы.
Классификация справочников в соответствии с признаком уровня
комплексов позволяет воспроизвести структурное построение НА
Ф
Беларуси, определить уровни входа в систему НСА в целях поиска
информации и представить эту систему в виде отдельных ИПС,
расположенных по вертикали. Классификация ИПС в соответствии с их
функциями дает возможность определить информационную нагрузку
конк
ретных типов справочников, расположенных по горизонтали, их
взаимосвязь и взаимодействие в рамках СНСА.

Система научно
-
справочного аппарата должна отвечать следующим
требованиям:

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

74



применение ко всем категориям документов, в том числе
создаваемых в делопро
изводстве учреждений и хранящихся в архивах
разного профиля. Это позволяет обеспечить преемственность СНА
ведомственных и государственных архивов;



унифицированность методики составления каждого из входящих в
систему типов и видов справочников;



взаимодо
полняемость справочников, позволяющая восполнить
объективные недостатки одних справочников, обу
словленные
локальными целями их создания, наличием других.

Необходимо отметить, что состав и количество справочников,
применяемых в архивах, различны. Для центра
льных архивов они одни,
для областных


другие, для ведомственных архивов


третьи.

Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества
хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности
использования, своих материально
-
технических в
озможностей. При
этом важно, чтобы архив располагал такой системой справочников,
которая бы обеспечивала рациональное выполнение всех видов работ с
документами, гарантировала их сохранность и интенсивное
использование, а также содержала независимо от профи
ля архива
информацию на всех уровнях входа в систему НСА.

При создании и развитии системы научно
-
справочного аппарата
применяется дифференцированный подход, который включает
определение оптимального состава справочников, выработку
рациональной методики их
составления и установления очередности
проведения работ. Такой подход позволяет добиться необходимого
информационного уровня архивных справочников без лишних затрат
времени и средств.

Основой успеха является категорирование фондов. В зависимости от
научно
-
исторической и информационной значимости документов
фондов, их характера, интенсивности использования и степени
сохранности фонды делятся на три категории.

К первой категории отнесены фонды, содержащие многоаспектную,
разноплановую документную информацию,
освещающие важнейшие
стороны деятельности общества и активно используемые. В НИАБ к
первой категории отнесены фонды канцелярий гражданских
губернаторов, губернских правлений и др.; в НА РБ


фонды ЦК КПБ,
ЦИК, Президиума Верховного Совета, СНК, СМ БССР и д
р.; в
областных архивах


фонды губернских, областных и окружных
исполкомов Советов и др.

Вторую категорию составляют фонды, хранящие информацию,
ограниченную рамками одного направления деятельности или
отдельной отраслью этого направления, и менее использ
уемые. В НИАБ
к ней отнесены фонды губернских чертежных, губернских по
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

75

крестьянским делам присутствий, Минского окружного суда и др.; в НА
РБ


фонды наркоматов и министерства республики и др.; в областных
архивах


фонды исполкомов уездных, районных и гор
одских Советов
и др.

В третью категорию входят фонды с менее ценной, ограниченной
рамками одного вопроса или темы информацией и используемые в
основном в справочных целях. В НИАБ к ним причислены фонды
волостных судов, уездных съездов мировых судей и др.,
в НА РБ


фонды волостных военно
-
революционных комитетов, редакций газет и
другие, в областных архивах


школ, МТС и др.

В государственных архивах республики созданы картотеки учета
состояния научно
-
справочного аппарата фондов. На каждый фонд
заведена карт
отека, в которую занесены сведения о категории,
названии, номере, объеме, крайних датах документов фонда. В ее
специальных графах отражаются состав и состояние НСА, сведения об
использовании документов. На обратной стороне дается информация о
мерах по созд
анию и усовершенствованию научно
-
справочного
аппарата: перечисляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки
об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об
изменениях, происшедших с НСА фондов.

В картотеках фонды отсистематизирован
ы по категориям.
Категорирование фондов является основой для создания и
усовершенствования системы научно
-
справочного аппарата к
документам архивов.

2.
Описание

дел

Архивные справочники создаются на основе описания архивных
документов, т.е. на базе втори
чной информации о составе, содержании
и адресах (поисковых данных) документов и фондов путем
аналитико
-
синтетической переработки первичной документной
информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись,
каталог, путеводитель, указатель и др.)
готовится, проводится описание
документов (части документа, группы документов, дела, группы дел,
фонда, час
ти

фонда, группы фондов, фондов архива, фондов группы ар
-
хива).

Подготовка всех видов справочников о содержании документов
начинается с описания дел
. Оно включает: составление заголовка дела,
установление названия структурной части, делопроизводственного
индекса, крайних дат, количества листов в деле и проставление его
архивного шифра.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

76

Все эти сведения заносятся в карточку. Каждая карточка получает
по
рядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и
становится его временным рабочим номером до окончательной
систематизации дел в описи и фонде.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме, отражать его
основное содержание и состав докумен
тов. При этом недопустимо
механическое перенесение из текста документов в заголовки архаичных
и иных выражений, понятий и формулировок, например “бандиты”
вместо “партизаны”.

Вместе с тем не следует и модернизировать содержание документов в
заголовках, зам
еняя, вопреки принципу историзма, свойственные
определенной эпохе понятия и термины. Заголовок должен излагаться
современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических
оборотов. Не допускается употребление неконкретных, не
раскрывающих содержания фо
рмулировок (“разная переписка”,
“финансовые документы”, “общая переписка” и т.д.), а также
перечисление названий отдельных документов.

В состав заголовка дела входят следующие элементы:



название вида дела или документов;



название учреждения, должности
или фамилии и инициалов лица,
которым составлены документы;



название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица,
которому адресованы или от которого получены документы (адресат,
корреспондент);



вопрос или предмет, событие или факт, о котором ид
ет речь в
документе;



название местности (территории), с которой связаны содержание
документов дела или их авторы и корреспонденты.

В начале заголовка указывается вид единицы хранения (дело,
документы, переписка и т.д.) или вид документов (протоколы,
цирк
уляры, приказы и т.д.). Если единица хранения состоит из
различных по виду документов, связанных единством содержания и
последовательностью делопроизводства по одному конкретному
вопросу, при формулировке заголовка употребляется понятие “дело”.
Наиболее ча
сто оно используется при описании дореволюционных
материалов, а также судебных, следственных и личных дел, например:
дело о выплате денег крестьянам Волковысского уезда за поставку дров
для армии.

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному
вопросу,
но не связанных последовательностью делопроизводства, заголовок
дела начинается с понятия “документы”, а в скобках указываются
основные их виды, например: документы о материально
-
бытовом
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

77

обслуживании инвалидов Великой Отечественной войны, семей
по
гибших военнослужащих и партизан в БССР (отчеты, справки,
сведения).

После обозначения вида дела или документов указывается их автор в
форме официального названия учреждения, должности или фамилии
отдельного лица, например: докладные записки Наркомата
прод
овольствия БССР об организации Белорусской конторы внутренней
торговли.

В случае, когда автором документа является
учреждение
-
фондообразователь, то один раз дается его полное
название, а в дальнейшем указывается только общее видовое название:
министерство,

комитет и т.д., например: протоколы заседаний коллегии
Министерства культуры БССР; протоколы заседаний коллегии
министерства.

Если единица хранения представляет собой “переписку”, в заголовке
указывается название только корреспондентов, а имя
учреждения
-
ф
ондообразователя, как правило, не приводится, например:
“Переписка с Наркомземом БССР об организации совхозов”. В случае
переписки с однородными корреспондентами указывается их общее
видовое название, например: переписка с райпродкомами и
заготконторами БС
СР о приеме и отправке грузов.

Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов,
является основной частью заголовка и дается после указания вида
документа, его автора и корреспондента (адресата), которому он
направлен.

В фондах всех категори
й при изложении вопроса следует:

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

78



приводить полные или официально принятые сокращения названия
учреждения;



в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств
раскрывается сущность вопроса, например: “Дело по обвинению
Подейко Павла Петровича в шп
ионаже”;



если содержание дела касается нескольких вопросов, являющихся
частью одного общего вопроса, в заголовке общий вопрос дается в
такой формулировке, которая бы схватывала все частные вопросы,
например: переписка с уездными управлениями, народными и
мениями,
волисполкомами и воинскими частями о незаконных действиях
воинских частей в народных имениях (в деле переписка велась по
вопросам: о потравах посевов, незаконном изъятии продовольствия,
поджогах и т.д.В заголовке частные вопросы обобщены общим
пон
ятием: “О незаконных действиях”);



в случаях, когда в деле собраны документы не по одному, а по
многим вопросам, в заголовке перечисляются основные вопросы в
порядке их значимости и связи между собой, например: переписка с
Витебским окрисполкомом о дорабо
тке плана снабжения хлебом
округа, строительстве рабочего клуба фабрики “Двина”, отпуске
средств на ремонт архива и другим вопросам.

При описании распорядительной документации вопрос, как правило, не
выносится. В заголовках обозначается лишь вид документа
.
Информационный уровень таких заголовков повышается за счет
указания делопроизводственных номеров документов, например:
протоколы №

11

79 заседаний коллегии Министерства социального
обеспечения БССР.

Когда описывается отдельный распорядительный документ,
то в
заголовке раскрывается его содержание, например: Постановление СНК
БССР от 8 января 1941

г. о развитии и укреплении сырьевой базы
табачной промышленности в восточных областях БССР.

При составлении заголовков на дела со стенограммами и протоколами
съез
дов и сессий органов власти желательно усиливать
информационную полноту описательной статьи путем включения в нее
вопросов повестки дня, например: Стенограмма 7
-
й сессии Верховного
Совета БССР пятого созыва от 26

27 июня 1962 г. об утверждении
государствен
ного плана развития народного хозяйства БССР на 1963 г.
и исполнении государственного бюджета БССР за 1962 г.

Название местности (населенных пунктов, географических объектов,
административно
-
территориальных единиц) вносятся в заголовок дела,
если необходим
о указать место событий и местонахождение авторов
(адресатов, корреспондентов), например: Отчет о работе Лиозненского
райисполкома Витебского округа за 1930 г.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

79

Наименование населенных пунктов и
административно
-
территориальных единиц приводится в возрастающ
ем
порядке: село (деревня), город, район (уезд), область (губерния) и т.д.,
например: документы проверки работы Поселичского сельсовета
Хойникского района Полесской области.

Внесенные в заголовок данные (наименование учреждения, название
местности, должнос
ти, фамилия и т.д.), установленные составителем
описи примерно путем исследования, заключаются в квадратные
скобки, например: переписка с Речицким [упродкомом] о сборе
продналога.

При составлении заголовков для повышения их информационного
уровня применяет
ся аннотирование документов. Аннотируются
уникальные и особо ценные документы, а также представляющие
интерес для исследователей. В аннотации указывается вид документа,
его автор, дата и содержание, а также номера листов, на которых он
находится. Пишется а
ннотация после заголовка с красной строки,
например: переписка с Уполномоченным Наркоминдела СССР при СНК
БССР о представительстве Белоруссии в Международном
сельскохозяйственном институте в Риме; Договор Международного
сельскохозяйственного института в Ри
ме от 7 июня 1905 г. (на
французском языке). 12

14.

В заголовках при описании документов может указываться их
подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных
документов являются: официальный бланк учреждения, наличие
подписи должностного лиц
а, печати и т.п. Подлинность или копийность
указываются после заголовка с прописной буквы, например:

Постановления СНК БССР.


Подлинники

В заголовок дела могут выноситься данные о степени полноты,
способах воспроизведения, внешних и дру
гих особенностях документов
дела. Они приводятся после заголовка и аннотации с новой строки,
например:

Отчет о работе Наркомзема БССР за 1926/27 г.


Без конца

Описание дел включает установление их крайних

дат. Начальной датой
дела считается дата составления самого раннего документа, а конечной


дата составления самого позднего документа, например:

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

80

Протоколы заседаний Могилевского

14 мая


окрисполкома

28 декабря


1926 г.

Даты, к которым относятся изложенн
ые в документах события, вносятся
в заголовок, если точная датировка необходима для понимания
конкретного содержания документов, например:

Доклад Управления распределения Наркомпрода БССР о
работе за июль 1923 г., баланс Наркомпрода БССР по
состоянию на 13

июня 1923 г.

При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке
указывается год (период), на который составлен план, или год (период),
за который подготовлен отчет, например:

Производственный план Минского тонкосуконного
комбината на 1955 г.

Отч
ет о работе Минского тракторного завода за 1968 г.

Крайние даты для планов и отчетов не выносятся.

Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается вид
документа, его автор и дата, кому он направлен и краткое содержание,
например:

Доклад Н
аркомпроса БССР от 1 марта 1927 г.
Всебелорусскому съезду научных сотрудников о состоянии
и перспективах дальнейшей работы научных учреждений
и вузов БССР

Если дело начато в одном учреждении, а закончено в другом, то
выносятся три даты: дата заведения дела

в делопроизводстве первого
учреждения, дата поступления во второе учреждение, дата его
окончания там, например:

10 декабря 1922 г.

8 октября 1924 г.

15 января 1923 г.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год,
например:

18 ноября

1919 г.

Когда даты дела или отдельные его элементы определяются
приблизительно, на основании анализа содержания документов, то
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

81

пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы
берутся в квадратные скобки, например:

[
Не ранее октября
]

1924

г.; 18 [января] 1899 г.


27 февраля 1899 г.

Для закрепления порядка расположения документов и обеспечения их
сохранности все листы нумеруются. Для сокращения затрат труда
нумерация производится не постранично, а полистно. Нумерация
производится черным ка
рандашом или механическим нумератором в
правом верхнем углу без точки; фотографии и другие
иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне слева
сверху. Нумеруются по порядку все листы, имеющие какие
-
либо
записи. Чистые листы не нумеруются. Листы

дел, разделенных на тома,
нумеруются по каждому тому отдельно.

Конверт с вложениями, имеющий надписи, нумеруется как один лист,
чистые конверты не нумеруются. Каждое вложение в конверт
нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение
нельзя
пронумеровать (медали, ткани и т.д.), его наличие оговаривается
в заверительной надписи.

Лист любого формата, пришитый за один конец, нумеруется как один
лист. Лист, сложенный и прошитый за середину, нумеруется как два
листа.

Если в дело вшита брошюра, то
ее листы нумеруются подряд валовой
нумерацией, либо ее наличие оговаривается в заверительной надписи,
например: “Между л. 48 и 49 брошюра на 20 листах”.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их
обозначается в заверительной надписи после об
щего количества листов
в деле через знак “+”.

После нумерации дел составляется заверительная надпись. В ней
оговариваются шифр дела (номера фонда, описи и дела), количество
листов, наличие пропущенных и литерных листов, а также особенности
нумерации и физи
ческого состояния дел. Кроме того, в заверительной
надписи указывается дата ее составления, должность и подпись
сотрудника, составившего этот документ.

Завершается описание дел оформлением обложки дела (приложение 15).
Эта работа проводится после утвержден
ия описей
экспертно
-
проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. На
обложке дела указывается архивный шифр, состоящий из сокращенного
названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на
обложках проставляются специальным штампом в левом ни
жнем и
правом верхнем углах. Кроме того, на обложки выносятся заголовки
дел, крайние даты и количество листов. Ниже записи о количестве
листов отмечается срок хранения дел. Для дел постоянного хранения
пишется: “Хранить постоянно”.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

82

3.
Историческая

справк
а

учреждения
-
фондообразователя

Историческая справка


самостоятельный вид научно
-
справочного
аппарата к архивному фонду учреждения. Она составляется на каждое
учреждение, документы которого передаются на государственное
хранение.

В исторической справке отр
ажается история
учреждения
-
фондообразователя и история его документального фонда.
В ее первой части освещаются:

1.

Исторические условия, в которых возникло и действовало
учреждение;

2.

Причина создания учреждения;

3.

Основание и дата образования у
чреждения;

4.

Основные вопросы и масштаб деятельности учреждения, его
подчиненность;

5.

Задачи и функции учреждения, его структуры, подведомственная
сеть, если таковая имеется;

6.

Изменения в названии, функциях, структуре, подчиненности и
ведомств
енной сети;

7.

Дата и причины ликвидации или реорганизации, а также
название учреждения, унаследовавшего его функции.

Одним из основных требований всех сообщаемых в исторической
справке сведений о создании, реорганизации и ликвидации учреждения,
его стр
уктурных подразделений является наличие ссылок на
законодательные и распорядительные акты. Не допускаются выражения
типа: “В результате последующих постановлений Главное управление
было упразднено”, “В дальнейшем отдел был ликвидирован”. В
справках необход
имо делать ссылки с указанием, где опубликованы или
где находятся эти акты (номера фонда, описи, дела и листов). Если
такие акты отсутствуют, допускается ссылка на сведения из штатных
расписаний. Ссылки даются в конце листа под текстом.

Историческая справк
а излагается повествовательно. Сведения по
истории учреждения даются в хронологической последовательности.

Во второй части исторической справки приводятся сведения об истории
документального фонда учреждения и его составе, указываются объем
фонда, крайние
даты и состояние документов, сведения о передаче
материалов фондов на государственное хранение правоприемнику или
другому учреждению, о выделении из фонда дел, не подлежащих
хранению.

Вторая часть справки начинается с изложения сведений о том, когда и
за к
акой период проведена обработка документов (т.е. экспертиза их
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

83

ценности, отбор документов на постоянное, долговременное хранение и
к уничтожению), какие описи (постоянного, долговременного и по
личному составу) составлены в результате обработки. Здесь же
у
казывается объем дел по каждой описи, подробно характеризуются
состав документов фонда, их физическое состояние. Характеристику
состава документов не следует ограничивать перечислением их видов. В
ней целесообразно показать содержание и полноту представлен
ных
материалов, наличие документов вышестоящих и подведомственных
учреждений, а также дел, выходящих за хронологические рамки фонда,
отсутствие тех или иных материалов.

В справке раскрывается состав научно
-
справочного аппарата к описям
(наличие оглавления,

предисловия, списка сокращенных слов,
указателей и т.п.), оговаривается состав документов, выделенных к
уничтожению, наличие акта об их списании, его номер и дата,
количество дел, выделенных к уничтожению.

Если учреждение прекратило свою деятельность, в и
сто
рии фонда
указывается, куда переданы документы постоян
ного хранения (в
госархив, правоприемнику, вышестоящей организации), а также место
хранения документов по личному составу.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

84

Как правило, историческая справка действующего учреждения
составляется за

тот период, за который проводится научно
-
техническая
обработка документов. Поэтому при первом их упорядочении
составляется полная историческая справка со сведениями с момента
образования учреждения, при последующих обработках готовятся
дополнения к ней.

И
сторическая справка подписывается составителем описи. Хранится
она в деле фондов.

4.
Виды

научно
-

справочного

аппарата

Архивные описи.

Архивная опись


архивный справочник,
предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их
систематизац
ии внутри фонда и учета дел. Она является основным
учетным документом и справочником по содержанию документов
(представляет собой систематизированный перечень заголовков и
других сведений


(дат, количества листов) о составе и содержании дел
архивного комп
лекса (архивного фонда, объединенного архивного
фонда, коллекции) с самостоятельной порядковой нумерацией (при
-
ложение 8). Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в
системе научно
-
справочного аппарата: 1) раскрытие состава и
содержания дела; 2)
закрепление систематизации дел внутри фонда или
его части; 3) обеспечение учета дел.

Опись является первичным справочником, на основе которого
составляются другие информационно
-
поисковые справочники
(каталоги, обзоры, путеводители и др.).

Описи составляютс
я в основном в ведомственных архивах. В
государственных архивах же проводится главным образом работа по
усовершенствованию ранее составленных описей. Это вызвано
несоответствием их информационного уровня современным
требованиям использования документов. Кр
оме того, описи готовятся
на фонды личного происхождения.

Все подготовленные описи на документы постоянного срока хранения
учреждений и личного происхождения утверждаются ЭПК архивных
учреждений.

Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел (описате
льных
статей), и вспомогательного справочного аппарата к ней.

Описательная статья описи


это совокупность сведений о деле
(единице хранения), включающая следующие элементы:



порядковый номер;

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

85



делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;



заголовок дела;



крайние даты документов (число, месяц, год);



количество листов в деле.

Опись Совета Народных Комиссаров БССР

Поряд
-
ковый
номер

Делопроиз
-
водственный
номер

Заголовок дела

Дата начала и
окончания

Кол
-
во
листов

Примечание

423


Протоколы з
аседаний
СНК БССР

3 ноября
1927 г.


5

января
1929 г.

818


424


Циркуляры и
распоряжения СНК
БССР

12 января



23

декабря
1927

г.

135


425


Протоколы заседаний
Комиссии за
-
конодательных
проектов при СНК
БССР

26 января



20

декабря
1927 г.

120


Составлени
е описи начинается с порядкового номера, затем в
соответствующей графе проставляется индекс дела по номенклатуре.
При его отсутствии графа не заполняется.

При внесении заголовков дел в опись необходимо иметь в виду:



заголовки дел вносятся в опись в соотв
етствии со схемой
систематизации дел, каждый заголовок получает самостоятельный
порядковый номер;



заголовок должен быть записан в опись так же, как описан на
обложке дела;



при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или
типовыми заголовкам
и полностью пишется только заголовок первого
дела, остальные обозначаются словом “То же”, например:

Распоряжения СМ БССР.

То же.

При этом в начале каждой страницы описи заголовок дела необходимо
воспроизводить полностью.

Если в заголовке дела имеется аннот
ация, то она вносится в ту же графу
описи, что и заголовок, но с новой строки с отступлением от левого
края на 2

3 см. Также указываются внешние особенности дела,
например:

Постановление ЦИК, СНК и СТО СССР, Наркомтруда БССР, отчет
Наркомвоендел БССР о раб
оте за 1924/25 г.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

86

Почтово
-
телеграфная конвенция между РСФСР, УССР, БССР и
Польской Республикой от 24 мая 1924 г.

Л. 22

34.

При употреблении сокращений в описи сокращенные слова первый раз
пишутся полностью и в круглых скобках сокращенно; в дальнейшем
они п
риводятся только сокращенно, например:

Отчет о работе Наркомата социального обеспечения БССР
(Наркомсобеса БССР) за 1922 г.

Крайние даты вносятся в соответствующую графу описи.

Если документы дела относятся к одному году, то при заполнении
графы год указыв
ается один раз после даты окончания дела, например:

10 января


18 декабря 1970 г.

Порядок внесения крайних дат дел, заведенных в одном учреждении и
законченных в другом, следующий: в опись включаются три даты (дата
заведения дела в первом учреждении, дата

поступления дела во второе
учреждение и дата окончания его в нем), например:

16 ноября 1961 г.


19 марта 1963 г.

22 февраля 1962 г.

Данное дело включается в опись того года, в котором оно поступило во
второе учреждение, т.е. в о
пись за 1962 г.

Если в деле имеются документы за другие годы, делается отметка после
крайних дат об их наличии, например:

11 января 1922 г.


18 февраля 1923 г.

(имеются документы за 1919 г.).

При внесении в опись крайних дат названия месяцев пишутся
пропи
сью, а цифры арабские.

В графе “Примечания” приводятся сведения о выбытии дел, наличии
особо ценных документов, их микрофильмировании и др.

Завершает оформление собственно описи итоговая запись, которая
включает информацию о количестве дел, внесенных в опи
сь, что
обеспечивает контроль за сохранностью документов. Итоговая запись
дается в конце описи. В ней указываются цифрой и прописью
количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируется наличие
литерных дел и пропущенных номеров, дата, должность и фамили
я
составителя, например:

В данную опись внесено 809 (восемьсот девять) дел с №

1 по №

807,
в том числе

Литерные номера 180а, 338а, 563а;

пропущено 761.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

87

Опись составила

Заведующая архивом

О.М.

Шамко.

После итоговой записи к описи на последнем листе в левом
нижнем
углу проставляется гриф согласования описи с руководителем
учреждения, документы которого включены в нее.

Затем ставятся отметки об утверждении описей ЭПК архивного
учреждения и ЭК учреждения
-
фондообразователя.

Вспомогательный справочный аппарат к о
писи.

Каждый элемент
вспомогательного справочного аппарата к описи несет определенную
информационную нагрузку. Их выбор определяется
дифференцированно, в зависимости от категории фонда. Для описей
всех фондов составляются:



титульный лист;



оглавление, е
сли опись имеет разделы;



список сокращенных слов;



переводные таблицы шифров, если опись фонда перерабатывалась.

Для описей фондов первой и второй категорий, кроме указанного,
составляются предисловия и указатели.

Категорийность фонда оказывает также су
щественное влияние на
информационный уровень вспомогательного справочного аппарата к
описи. Для фондов первой категории предисловие составляется более
подробно, особенно по истории фондообразователя; в дополнение к
нему могут разрабатываться схемы классифи
кации документов,
структуры учреждений и др. Указатели к таким фондам делаются более
развернутыми, чем к описям фондов второй категории.

Титульный лист

оформляется к каждой описи. На нем помещаются
следующие сведения:



полное название государственного арх
ива;



название учреждения
-
фондообразователя;



номер фонда;



номер и название описи;



крайние годы документов, внесенных в опись.

Титульный лист составляется к каждой описи. При заполнении
титульного листа название фонда дается в виде официально принято
го
полного и в круглых скобках сокращенного наименования с указанием
подчиненности и местонахождения учреждения
-
фондообразователя,
например:

Белорусский совет промысловой кооперации (Белпромсовет),
г.

Минск.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

88

Если название учреждения менялось, то на титульн
ом листе приводятся
все его наименования в хронологической последовательности с
указанием начальной и конечной дат существования учреждения под
данным названием за весь период деятельности независимо от того, за
какие годы включены в опись документы, напри
мер:

Народный комиссариат пищевой промышленности БССР
(Наркомпищепром БССР);

сентябрь 1943 г.


26 марта 1946 г.

(сентябрь 1943 г.


декабрь 1943 г. г.

Москва,

декабрь 1943 г.


июль 1944 г., г.

Новобелица)

июль 1944 г.


г.

Минск;

Министерство пищевой п
ромышленности БССР:

26 марта 1946 г.


17 апреля 1953 г.

На документы одного и того же фондообразователя за довоенный и
послевоенный период, как правило, оформляются отдельные описи.

На титульном листе описи дел за довоенный период история
учреждения
-
фондо
образователя, продолжавшего свою деятельность и в
послевоенный период, доводится до июня 1941

г., т.е. времени
прекращения его деятельности в связи с временной оккупацией
территории республики, например:

Народный комиссариат лесной промышленности БССР
(Нар
комлеспром БССР), г.

Минск (25 декабря 1936 г.


июнь 1941 г.).

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

89

За послевоенный период историю данного учреждения следует
начинать не со времени его образования в довоенный период, а с даты
возобновления его деятельности после войны, например:

Народный ко
миссариат лесной промышленности БССР
(Наркомлес БССР)

(октябрь 1943 г.


26 марта 1946 г.).

Для действующих учреждений на титульном листе вместо даты
ликвидации ставится тире.

Название описи на титульном листе пишется в том случае, если она
включает опред
еленную категорию однородных по своему содержанию
документов, например:

Опись №

10

личных дел научных сотрудников, имеющих уче
-

ные степени, звания и опубликованные труды

за 1944

1968 гг.

Крайние даты документов, внесенных в опись, обозначаются через
чер
точку; если документы проходят за несколько лет с перерывом,
указываются только те годы, за которые имеются материалы, например:
1949

1968 гг., 1948

1950 гг., 1954

1958

гг., 1965

1970 гг.

Обязательным является проставление на титульном листе описи ее
поряд
кового номера по реестру при взятии описи на учет, а также
отметок о рассмотрении описи на ЭПК архивного учреждения.

В оглавлении

к описи должны найти отражение все составные части
описи. Против названия каждого раздела или подраздела указываются
номера со
ответствующих страниц описи.

Если опись построена по структурно
-
хронологическому принципу, ее
разделами являются названия структурных частей и годы в пределах
каждой структурной части. При хронологически
-
структурном
построении описи в оглавлении вначале да
ется конкретный год, затем
названия структурных частей в пределах каждого года. В описях,
построенных по хронологии, в оглавлении указываются только годы.

К небольшим по объему описям оглавления не составляются, так как
пользование ими без такового не затр
уднено.

Оглавление помещается в описи после титульного листа.

Предисловие к описи

составляется для повышения ее
информативности. Оно строится по той же схеме, что и историческая
справка, т.е. состоит из двух частей. Однако предисловие имеет и
определенные
отличия от исторической справки.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

90

В первой части предисловия, как и в исторической справке, находят
отражение причина и дата создания учреждения, его задачи, функции,
подчиненность, структура и подведомственная сеть, если она имеется,
все последующие измене
ния в этих вопросах, указывается дата
ликвидации или реорганизации. Однако в отличие от исторической
справки в предисловии все эти сведения даются более сжато и
обобщенно. Например, в предисловии указываются не все, а главные
задачи учреждения, наиболее ха
рактерные его функции.

Для министерств, ведомств и других учреждений, имеющих сложную
структуру, к предисловию, как и к исторической справке, может
прилагаться схема структуры.

Все сведения по истории учреждения даются в предисловии со
ссылками на соответс
твующие документы. Поисковые данные о них
приводятся под текстом на каждой странице с указанием места
публикации или номеров фонда, описи, дела и листов.

Во второй основной части предисловия дается краткая характеристика
фонда и подробная характеристика оп
иси дел за соответствующий
период.

В начале необходимо оговорить, когда проведена обработка документов
и составлена данная опись, отметить ее хронологические рамки,
количество дел в описи, указать, какие еще описи составлены на
документы этого фондообразов
ателя, обозначить их хронологические
рамки и количество дел.

Далее дается детальный анализ описи, к которой написа
но

предисловие.
Начинается он с характеристики построе
ния

описи. В ней необходимо
указать принцип построения, положенный в основу описи:
стр
уктурно
-
хронологический,
хронологически
-
структурный,
функционально
-
хронологический

и

т.п.

Затем дается анализ полноты состава документов, включенных в опись.
Если опись составлена с учетом структуры, прежде всего необходимо
оговорить, документы каких струк
турных подразделений представлены
в ней, отметить конкретно или в общем порядке отсутствие документов
тех или иных подразделений и причины этого, например: “В описи не
представлены следующие отделы ... так как в их деятельности не
отложились документы пост
оянного хранения”.

Когда в описи имеются документы, выходящие за хронологические
рамки деятельности учреждения, это должно найти объяснение в
предисловии, как, например, в случаях, когда документы
учреждения
-
предшественника закончены делопроизводством в но
вом
учреждении.

Состав документов, включенных в опись, дается путем перечисления
разновидностей документов с указанием вопросов, которые
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

91

располагаются по значимости. При этом избираются разные способы
характеристики документов: по структурным подразделения
м, по
функциям, по вопросам и др. Поструктурный анализ применяется в тех
случаях, когда структура учреждения была стабильной, а состав
документов постоянный. Тогда можно ограничиться перечислением
разновидностей документов с указанием вопросов.

При пофункц
иональном описании состава документов перечисляются
основные функции учреждения и виды документов, представленные в
описи. Подобным же образом излагается материал и при повопросном
анализе. Например, вопрос о работе кадров отражается в планах
потребности,
подготовки и повышения квалификации кадров, отчетах о
работе с кадрами, справках проверок работы с кадрами, документах о
награждении работников государственными наградами и т.д.

При описании полноты состава документов необходимо отразить
результаты работы
по устранению повторяемости информации в виде
дублетности, копийности, суммирования и обобщения первичной
информации в сводной. Поэтому в предисловиях к описям, особенно
министерств, ведомств и других вышестоящих организаций, следует
раскрывать содержание
сводных планов и отчетов, т.е. вошедшие в них
формы документов, дублирование которых в различных структурных
подразделениях ликвидировано. В предисловиях оговаривается наличие
в описи документов подведомственных организаций (планов, отчетов,
штатных распи
саний и др.).

В случае отсутствия каких
-
либо документов указываются причины
этого (не заводились в делопроизводстве, составляются два раза в год,
утрачены в связи с переездом и т.д.).

В предисловии разъясняется порядок расположения документов в
описи, пере
числяются все признаки систематизации дел и ее
особенности. Например, необходимо оговаривать порядок
распределения дел, продолжавшихся в делопроизводстве в течение
нескольких лет, сформированных за два и более лет, и т.д. Указываются
также принципы формиро
вания дел, особенности их описания.

В заключительной части предисловия дается краткая характеристика
других описей фондообразователя, если они составлялись за этот же
период (по личному составу, специальной документации, как
-
то:
рукописей, рацпредложений,
научных работ и т.п.), их хронологические
рамки, объем, полнота комплекса документов. Кроме того, приводится
характеристика документов, выделенных к уничтожению, в том числе с
отметкой ЭПК, перечисляются наиболее характерные виды и группы
документов, их об
щий объем.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и
даты и помещается в начале описи после оглавления.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

92

Список сокращенных слов



это перечень сокращенных понятий и
названий, употребленных в описи. Он не выполняет самостоятельной
инфор
мационной функции. Его основное назначение


уменьшить
объем и унифицировать приемы описания текста описи.

В список вносятся понятия, которые встречаются в описи, кроме
общепринятых и широко известных, например: “г.”


год, “р.”


река,
“ЦК”


Центральный
комитет.

Сокращенные слова помещаются слева, затем через тире следует их
полное написание, например: Наркомат


Народный комиссариат;
Наркомвоен БССР


Народный комиссариат по военным делам БССР;
Облисполкомзап


Исполнительный комитет Советов Западной
обл
асти и т.д.

Слова в списке располагаются в алфавитном порядке.

Список сокращений помещается в описи после оглавления.

Переводные таблицы шифров

составляются в государственных
архивах в случаях переработки описей, которая включает
пересистематизацию и переш
ифровку дел. Готовятся они в виде
вертикальных колонок цифр, где слева помещаются старые порядковые
номера дел, справа


соответствующие им новые. Если новая опись
включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в
переводную таблицу включаются не

только номера дел, но и описей,
например:

Оп. 1;

д. 1


оп. 1, д. 4;

д. 2


оп. 2, д. 6;

д. 3


оп. 1, д. 4а;

д. 4


оп. 1, д. 12 и т.д.

Переводная таблица может составляться:



ко всем описям фонда, если его материалы были
пересистематизированы и количес
тво описей изменилось;



к каждой описи, когда пересистематизация проводилась внутри
одной описи.

Если в новую опись включены дела из других фондов, то в переводной
таблице первыми помещаются номера дел основного фонда, а вслед за
ними (по порядку номеров
)


других фондообразователей.

Переводная таблица может переплетаться в отдельный том или
помещаться в конце описи, к которой она составлена.

Указатели
, как правило, готовятся к описям фондов первой и второй
категорий для ускорения поиска информации. Выбор

вида и количества
указателей зависит от характера, объема и порядка систематизации
документов фонда. К описям объемных фондов, содержащим
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

93

многоаспектную информацию, могут составляться несколько
указателей. Например, в НИАБ к фонду “Минское губернское
прав
ление” были подготовлены три указателя: предметно
-
вопросный,
географический и именной.

Указатели разрабатываются на основе сведений, имеющихся в
заголовках дел или полученных в результате тематической разработки
документов фонда. Так, в НА РБ после каталог
изации постановлений
Совета Министров БССР за 1942

1960 гг. к ним был составлен
указатель по истории государственных учреждений.

Основными элементами любого указателя являются предметные
понятия и поисковые данные об их местонахождении. В зависимости от
то
го, имеются ли пояснения к понятиям, указатели делятся на глухие и
развернутые. В глухих указателях в состав статьи входят лишь понятия
и ссылочные данные. В развернутых указателях, кроме обозначения
понятия, включаются его пояснения. Степень пояснения быв
ает краткой
и распространенной, например:

Гродно, губернский город;

Зельва, мест. Волковысского у.

Предметными понятиями (ключевыми словами) в указателях могут
выступать факты, события, явления, названия учреждений,
географические наименования, фамилии и и
мена лиц и т.д. В
зависимости от этого указатели бывают предметными, географическими
и именными.

В предметных указателях понятиями являются предметы, темы,
исторические факты и явления, названия учреждений и т.д., например:

Аренда.

Восстание 1831 г.

Гимназ
ии.

Землеустройство.

Религия.

Реформа 1861 г. и т.д.

В указатели вносят не все, а наиболее существенные понятия. Для этого
изучается история фондообразователя, определяется круг вопросов и
тем, имеющих принципиальное значение для освещения исторического
пр
оцесса и деятельности конкретного учреждения.

Понятия в указателе образуют рубрики, которые могут быть простыми
и сложными.

Простая рубрика выражает частное, видовое понятие, например:

духовенство, воеводы, наводнение.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

94

Сложная рубрика состоит из обобщенног
о родового понятия и
совокупности видовых понятий, например:

Налоги:



государственные:



земские;



местные и т.д.

По грамматическому составу рубрики делятся на односложные и
многосложные. Первые состоят из одного слова, например школы,
предприятия. Вторы
е представляют собой сочетание двух и более
существительных, существительного с прилагательным или другими
частями речи, например:

Восстание 1863 г.

Отечественная война 1812 г.

Землеустроительные комиссии.

При сочетании существительного с прилагательным мо
жет допускаться
инверсия (перестановка слов) в целях сближения однородных понятий и
сведения их в общую рубрику, на
пример:

Общества:



благотворительные;



музыкальные;



пожарные;



трезвости.

Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется пут
ем
применения общих отсылок


“см.” и частных


“см. также”,
например:

градостроительство (см. архитектура)

продовольственная политика (см. также экономическая политика).

Принципы систематизации сведений в предметных указателях бывают
различными. Наименова
ния понятий, приведенные в именительном
падеже, могут располагаться в алфавитном, хронологическом,
систематическом порядке. Нередко используется сразу несколько
признаков для систематизации понятий. Например, предметный
указатель к фонду ВСНХ построен по а
лфавитному принципу:

Фанерное производство


д. 1071;

Финансирование предприятий


д. 245, 325, 521, 528;

Финансирование учебных заведений ВСНХ БССР


д.

2303, 2305,
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

95

2306, 2308;

Фонд улучшения быта рабочих


д. 1756.

Указатель к приказам Министерства сельс
кого хозяйства БССР по
истории учреждений, организаций и предприятий системы сельского
хозяйства за 1944

1961 гг. составлен по хронологическому принципу,
т.е. по датам приказов:



п/п

Дата

приказа



приказа

Название или краткое

содержание приказа

Исковые

д
анные

16

19.09.44

421

О возобновлении деятельности
Кобринской и Пинской МТС

д. 8

л. 342

17

19.09.44

422

О возобновлении деятельности
областных и районных конт
-
рольно
-
семенных лабораторий
БССР

д. 8

л. 343

18

12.10.44

461

О восстановлении деятельности
гос
ударственного
плодопитомника
-
совхоза
“Заболотье” Оршанского р
-
на
Витебской обл.

д. 8

л. 388

По производственно
-
отраслевому принципу построен межфондовый
указатель к документам по истории учреждений, организаций и
предприятий Совета народного хозяйства БСС
Р за 1957

1965 гг.
Основными его разделами являются центральный аппарат СНХ БССР и
его отраслевые управления.

В именном указателе предметными понятиями служат фамилии, имена,
псевдонимы, прозвища, партийные клички и другие наименования лиц,
встречающиеся в

тексте описи. В зависимости от конкретного
назначения именные указатели бывают общие (в него включены все
упомянутые в справочнике лица) или специальные (круг лиц,
ограниченный определенной категорией), например: Именной указатель
участников восстания 186
3 г.

По форме именные указатели делятся на краткие и развернутые. В
первых приводятся только фамилия, имя и отчество или инициалы
упомянутого лица, во вторых содержится информация о его социальном
положении, занимаемой должности и т.д., например:

Быховец А
дам, помещик

Данилович Иван, участник восстания 1831 г.

Шилинский Иосиф, ксендз

Золотарев Петр, архитектор

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

96

Сведения о лицах даются за тот период времени, который освещен в
документах архива. Наименования лиц в указатель вносятся в
именительном падеже и в т
ой форме, как они занесены в опись.

Если одно и то же лицо упоминается под несколькими именами, то все
сведения о нем сосредотачиваются в указателе под его основным
названием. Все остальные наименования даются в скобках вслед за
основным, а также в соответ
ствующих местах указатели делаются
отсылки, например:

Колас Я. (Мицкевич К.М.)

Мицкевич К.М. (см. Колас Я.)

Двойные фамилии заносятся по первому слову,

на
пример:

Гольц
-
Милер И.И.


включена в раздел на букву “Г”.

Фамилии с иностранными приставками “де, де
р” учитываются по
основной части фамилии, а приставки помещаются вслед за фамилией и
отделяются от нее запятой, например:

Ласси, де внесена в указатель под буквой “Л”.

В именном указателе фамилии систематизируются по алфавиту.

В географическом указателе в
качестве понятий выступают названия
государств, административно
-
территориальных единиц, населенных
пунктов, рек, озер и т.д.

В статью такого указателя входят обозначение (наименование)
географического пункта, его краткое определение и ссылочные данные.
Для

географического указателя используется развернутая краткая
форма, например:

Волковыск, уездный центр

Гродно, губернский город

Щара, р.

Названия обобщенных географических и
административно
-
территориальных делений включаются в том виде, в
каком они упоминаю
тся в описи, без поясняющих слов, например:

Виленская губ.

Виленщина

Северо
-
Западный край.

Сложные географические наименования заносятся в указатель один раз
по первому слову, например:

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

97

Большая Берестовица, м. Гродненского у.

Каменец
-
Литовск, м. Брестского

у.

Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте
проходит под старым и новым названием, то за основное принимается
являющееся хронологически последним. Старое название указывается
рядом с новым в скобках и вносится в указатель в соотв
етствующий
алфавитный раздел со ссылкой на новое наименование, например:

Червень (Игумен)

Игумен (см. Червень).

В географическом указателе понятия располагаются в алфавитном
порядке.

Нередко в архивах составляют комбинированные указатели, в которых
поняти
ями являются предметы, географические названия и имена.
Такой указатель составлен, например, к фонду Высшего Совета
Народного хозяйства БССР за 1920

1932 гг.

Вышеперечисленными видами указателей не исчерпывается их
многообразие. Архивная практика создала н
овые формы указателей к
описям. Так, к описям судебного отделения Минского губернского
присутствия составлен указатель статей обвинения “Уложения о
наказаниях”. В заголовках дел в описях указан только номер статьи
Уложения, по которой обвинялось то или ино
е лицо, без раскрытия
содержания статей. В указателе даны номера статей с раскрытием их
содержания и номера дел, где они упоминаются.

К фонду 1 департамента Минского главного суда за 1797

1831 гг.
подготовлен указатель фондовых вкраплений. В этом фонде име
ются
материалы 13 судебных учреждений. Для экономии времени уточнение
фондирования проведено за счет указателя, а не путем переработки
описей фонда. В указателе выделены следующие графы: названия фонда
и группы материалов, их крайние даты, номера описи и д
ел, количество
дел.



Название фонда и группы материалов

Крайние
даты


описи

№ дел

Количество
дел

1

Минская палата уголовного суда

Материалы об открытии и
упразднении губерний и
присутственных мест, о надзоре за
производством дел в судебных
учреждениях

1795


1797

2

2, 3, 4

6, 7

5

2

Минская палата гражданского суда

Журналы заседаний, книга записи
указов, реестр ведомостей имений,
1795


1796

2

26, 27

28

3

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

98

поступивших в казну

Подготовленные указатели помещаются в конце описи или
переплетаются в отдельны
е тома.

Архивные каталоги.

Среди архивных справочников каталоги
занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА,
выполняющей информационно
-
поисковую функцию и позволяющей в
наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание
документов. Ка
талоги дают возможность собрать в одном месте
сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу,
находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают
работу как исследователей, так и сотрудников архивов.

Каталог


межфондовый архивный с
правочник (как правило,
карточный), в котором информация о содержании документов архива
сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в
соответствии с принятой для него схемой классификации документной
информации.

В настоящее время в большинс
тве белорусских государственных
архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются
предметные, географические и другие каталоги. При определении их
состава архивисты исходят из профиля архива, состава и содержания
его фондов, интенсивности и за
дач использования документов, наличия
других архивных справочников и их качества, материально
-
технических
возможностей архивного учреждения. В НА РБ, например, имеются
систематический и именной каталоги, а также предметно
-
тематический
каталог на документы
периода Великой Отечественной войны и
картотека участников партизанского движения и подполья республики.

Систематический каталог


это каталог, в котором документная
информация систематизирована по отраслям знаний и практической
деятельности общества и рас
полагается в логической
последовательности. Он занимает ведущее место среди каталогов.

В белорусских архивах систематические каталоги построены по “Схеме
единой классификации документной информации в систематических
каталогах государственных архивов СССР”
(XVIII


начало XX в.) (М.,
1983 г.) и “Схеме единой классификации документной информации в
систематических каталогах государственных архивов СССР” (советский
период) (2
-
е издание. М., 1978).

В основе схем лежит сочетание двух способов раскрытия явлений
д
ействительности


логического и исторического.

Все общие понятия, образующие структуру схем, организованы в
основном по логическому принципу: применяется деление от общего к
частному и от высшего к низшему. Схемы единой классификации (СЕК)
состоят из главн
ых, основных таблиц и таблиц общих определителей.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

99

Главные таблицы


стержень структур схем, концентрированно
раскрывают всю совокупность понятий о содержании поисковых
систем.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

100

В Схеме ... (XVIII


начало XX в.) выделены следующие отделы:

1)

Б/З Государ
ственная власть. Государственное управление.
Самоуправление. Охрана существующего строя;

2)

И


Общественно
-
политическое движение. Революционная
борьба;

3)

К


Природные условия;

4)

Л/Т


Экономическое развитие;

5)

У/Н


Культура. Наука. Быт. Р
елигия.

Схема советского периода также состоит из пяти отделов:

1)

А


Великая Октябрьская социалистическая революция.
Установление и упрочнение Советской власти;

2)

Б/З


Государственное строительство. Государственная власть.
Охрана государственност
и;

3)

И/К


Общественно
-
политическая жизнь.
Общественно
-
политическое движение;

4)

Л/Т


Народное хозяйство;

5)

У/Н


Культура. Наука. Здравоохранение.

Основные таблицы СЕК включают совокупность специфических
понятий, наполняющих отделы главных таб
лиц и являющихся ключом
для организации и построения систематического каталога. Общая
структура ее такова: каждый из отделов делится на подотделы, в
основном по отраслевому признаку, подотделы располагаются в
логической последовательности и имеют свое спец
ифическое
внутреннее деление на разделы и подразделы.

Таблицы определителей предназначены для большей детализации
понятий и исключения повторов в текстах основных таблиц схем.
Применение таблиц определителей создает возможность
многоаспектной характеристик
и информации.

Таблицы определителей СЕК подразделяются на два типа: таблицы
общих определителей и таблицы специальных определителей.

Таблицы, в которых содержатся понятия, обозначающие характерные
признаки для информации всех или многих подразделений схем,

относятся к таблицам общих определителей. Например, в Схеме XVIII


начала XX в. имеются следующие таблицы общих определителей:
аспекты групп населения, языка, административно
-
территориальных
единиц и отдельных регионов.

Таблицы, в которые включены поняти
я, обозначающие признаки,
характерные для информации определенных подразделений схем,
относятся к таблицам специальных определителей и используются
только в тех подразделениях схем, для которых они составлены. В
Схеме советского периода имеется, например,
таблица специальных
определителей аспекта к подразделу “Э”


“Физкультура и спорт”. К
схеме приложены алфавитно
-
предметные указатели со ссылками на
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

101

соответствующие индексы, которые помогают ориентироваться в
понятиях основных таблиц, таблиц общих и специал
ьных
определителей. Имеющиеся методические указания по применению
схем содержат характеристику СЕК, рекомендации по их применению,
методику индексирования, вопросы организации и ведения каталогов в
государственных архивах. Они снабжены примерами, которые
п
омогают освоить методику работы со схемами.

Существенным недостатком разработанных специалистами ВНИИДАД
и Главархива СССР классификационных схем является то, что в них в
недостаточной степени отражены исторические события,
происходившие в стране, и особен
ности развития союзных республик.
Поэтому в белорусских архивах вошло в практику составление
дополнений к отдельным разделам общепринятых схем с учетом
информации, накопленной в систематических каталогах.

Например, подраздел БО раздела “Государственное стр
оительство”
схемы единой классификации выглядит так:

БО “Национальная политика” сведения об установлении, развитии и
совершенствовании новых отношений между нациями и народностями
СССР, устранении расовой и национальной нетерпимости в отношениях
между наци
ями, охране национальных меньшинств.

После доработки схема подраздела в каталоге НА РБ архива приняла
следующий вид:

БО Национальная политика (общие вопросы).

-
"
-

Работа среди нацменьшинств (общего характера). Съезды и
конференции нацменьшинств;

-
"
-

Работа

среди белорусов, проживающих за пределами республики.

Учет белорусов, проживающих за пределами республики.

См. Б115 14

БО Учреждения и организации.

-
"
-

Белнацком

-
"
-

Отделения Белнацкома

-
"
-

Наркомнац БССР

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

102

-
"
-

Национальная комиссия при ЦИК БССР

-
"
-

Нацио
нальные комиссии при исполкомах

Артели еврейские


см. Р330 л.

29

Библиотеки еврейские


см. Ш201

и т.д.

В официальной схеме подраздел В202 подотдела В “Государственная
власть и государственное управление” состоит из краткой
формулировки “Высшие органы гос
ударственной власти союзных
республик”.

В систематическом каталоге НА РБ установлены следующие деления:

В202 Высшие органы государственной власти БССР

-
"
-

Облисполкомзап

-
"
-

Военно
-
революционный Совет БССР

В20201 Съезды Советов

В20202 Военревком БССР

В2020
3 ЦИК БССР

-
"
-

Сессия ЦИК БССР

-
"
-

Протоколы заседаний Президиума ЦИК БССР

-
"
-

Бюро при ЦИК БССР

и т.д.

С учетом хранящейся информации существенно доработан отдел “Н”
“Промышленность”.

По мере поступления новой информации в схему вносятся
соответствующие
дополнения.

В государственных архивах постоянно ведется работа по пополнению
каталогов новой документной информацией. Каталогизация


это
комплекс работ по созданию архивных каталогов, включающий
разработку схем классификации, выявление и отбор документов
для
тематической разработки, описание их на специальных карточках,
редактирование, индексацию, систематизацию и включение их в
каталог, оформление и ведение каталогов.

В архивах республики практикуется как специальная тематическая
разработка документов, та
к и попутная,


в процессе исполнения
тематических запросов, подготовки документальных публикаций,
путеводителей, усовершенствования описей и

т.д.

В основу методики каталогизации документов положен
дифференцированный подход, который проявляется в порядке о
тбора и
методах их описания. Очередность тематической разработки фондов
определяется их категорийностью, перспективами и интенсивностью
использования документов, состоянием научно
-
справочного аппарата
архива и задачами, которые он решает в данный момент. В

первую
очередь каталогизируются фонды первой и второй категорий.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

103

В некоторых архивах практикуется комплексная каталогизация фондов
одной системы учреждений, иногда разных категорий. Так, в областных
архивах после тематической разработки документов фондов
облисполкомов начали работу с фондами райисполкомов. В госархиве
Гродненской области комплексно каталогизировались фонды
областного и районных финансовых отделов, областного управления и
районных отделов сельского хозяйства. Такой метод позволяет взять на
учет наиболее ценный массив информации по данной отрасли при
меньших затратах времени и сокращении дублетности.

Отбор документов идет не только на уровне фонда, но и их структурных
подразделений. В крупных фондах иногда сразу принимаются решения
не каталог
изировать документы того или иного структурного
подразделения, учитывая особую роль последнего в деятельности
учреждения. Например, в облстатуправлении не разрабатывались
документы отдела кадров и бухгалтерии.

При подготовке к каталогизации проводится анал
из дел с точки зрения
целесообразности их разработки и определения методов описания.
Например, в НА РБ еще до начала тематической разработки фонда
Наркомата рабоче
-
крестьянской инспекции БССР было решено не
описывать авансовые отчеты инспекторов, акты инве
нтаризации,
сведения о высылке форм, бланков статотчетности и др.

Применяются три способа описания документов на карточках:
подокументный, поединичный и групповой.

Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную
информацию и освещающие несколько в
опросов. Каждый документ или
его часть заносится на отдельную кар
точку.

Поединичный способ описания применяется при каталогизации дел,
сформированных по одному вопросу. Все дело заносится на одну
карточку, например: Статистический отчет Министерства культ
уры
БССР о количестве спектаклей и ре
пертуаре театров и музыкальных
учреждений за 1961 г.

Групповым способом описываются однотипные дела с одинаковыми
заголовками, составом и содержанием документов. На них составляется
одна карточка. Например, в госархиве

Гродненской области таким
образом разработаны планы развития сельского хозяйства области за
послевоенный период.

Отобранные сведения описываются на стандартных каталожных
карточках (приложение 16), отпечатанных типографским способом на
карточной бумаге. Н
а ней имеются следующие графы: индекс, рубрика,
подрубрика, дата события, место события, содержание, название архива,
фонда и его структурной части, поисковые данные (номера фонда,
описи, единицы хранения и листов), язык документа, способ
воспроизведения,
фамилия составителя и дата составления карточки.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

104

Заполнение карточки начинается с графы “Содержание”. В ней на
первое место выносится краткое содержание вопроса, затем с новой
строки вид документа, автор, адресат, дата, а также делается оговорка о
подлинно
сти документа, например:

О ликвидации промышленной инспекции при Центральной бухгалтерии
СНХ БССР.

Приказ №

3 СНХ БССР от 11 января 1923 г.

Подлинник.

Если вид документа является составной частью содержания, то
описание начинается с него, например:

Положен
ие об уполномоченных Белгосстроя, объявлено ВСНХ БССР 19
июня 1925 г.

При изложении вопроса на каталожных карточках следует соблюдать
ряд требований:



не допускается пересказ содержания документа. На карточку должен
быть вынесен вопрос в форме, дающей пре
дставление о сути
содержания первичной информации. Нецелесообразно применять
сложные синтаксические конструкции, затрудняющие понимание
смысла вопроса;



текст информации не должен сокращать или увеличивать объем
информации, заключенной в документе. Наприм
ер, если в документах
идет речь о подготовке сессии ЦИК БССР, то нельзя писать в карточке о
проведении сессии;



стилистическая сторона информации каталожной карточки обязана
обеспечивать предельную ясность и ее полное смысловое понимание, а
также включать

характеристику действия при подаче информации.
Например, неправильно будет написать в карточке “Отчет о милиции
Витебского округа”, необходимо включить слово о работе, тогда будет
ясен смысл вопроса: “Отчет о работе милиции Витебского округа”.

При тематич
еской разработке протоколов и стенограмм заседаний
практикуется составление одной общей карточки на весь документ и
отдельных карточек на обсуждавшиеся вопросы, например: Протокол
5
-
й сессии Витебского областного Совета депутатов трудящихся
(второго созыва
) от 19 мая 1949 г. На ней были рассмотрены вопросы:

1.

Об итогах исполнения бюджета области за 1948 г. и
утверждении бюджета на 1949 г.

2.

Об итогах выполнения плана дорожного строительства за 1948 г.
и задачах по строительству на 1949/50 г.

В резул
ьтате на этот документ составлено три карточки.

На общих карточках без раскрытия вопросов описываются протоколы
некоторых комиссий, если в самом названии комиссии содержится
вопрос, например:

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

105

Протоколы заседаний комиссии по установлению цен на кожсырье и
к
ожтовары при 1 групповом управлении кожевенной промышленности
СНХ БССР от 14 января


18 октября 1921 г.

В фондах наряду с документами фондообразователя хранятся
документы вышестоящих и подведомственных учреждений,
присланные ему для руководства и сведения
. В связи с этим сложилась
следующая практика описания таких документов:



документы союзного подчинения берутся на тематический учет в том
случае, если их содержание имело прямое отношение к деятельности
фондообразователя или территории республики, наприм
ер:

О мероприятиях по развитию промышленности в БССР.

Постановление президиума ВСНХ СССР от 2 июля 1928

г.

На общих тематических карточках документы союзного значения по их
номинальному признаку не описываются.

Протоколы заседаний белорусских учреждений, п
рисланные для
сведения, берутся на учет на общие тематические карточки, если их
фонды хранятся в одном и том же архиве, с тем расчетом, что в
дальнейшем они будут разработаны по основным фондам. Так, в НА РБ
при каталогизации фонда ВСНХ БССР были разработа
ны хранившиеся
в нем протоколы заседаний ЭКОСО, Госплана, Наркомфина БССР и др.

Другие разновидности документов общего характера указанных выше
учреждений (постановления, циркуляры, инструкции, приказы) не
берутся на общие карточки, а разрабатываются подок
ументно, так как
проследить их сохранность в основных фонда очень сложно. Несмотря
на неизбежное дублирование некоторых карточек, с точки зрения
экономии времени это выгоднее, а также есть уверенность в полноте
полученных сведений.

В областных архивах данн
ые категории документов разрабатываются
подокументно, причем на карточки берутся только вопросы,
касающиеся их территории.

С меньшей детализацией каталогизируются документы
подведомственных учреждений, присланные фондообразователю. Они
описываются на общих

карточках. Например, в фонде Наркомзема
БССР на протоколы заседаний Минского уездного земельного отдела
составлена одна карточка.

При тематической разработке планов и отчетов, содержащих сведения о
развитии различных отраслей народного хозяйства, может со
ставляться
общая карточка на весь документ и ряд карточек по отдельным
отраслям. При этом возможно применение группового способа
описания как общего, так и отраслевых вопросов за ряд лет той или
иной территории.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

106

После заполнения графы “Содержание” выноситс
я информация в графы
“Дата события” и “Место события”. Даты даются в цифровом
обозначении 08.09.46 (для документов советского периода), 10.09.1794
(для документов дореволюционного периода).

В графе “Место события” название местности или населенного пункта,

в котором происходили события, изложенные в документе, приводится
в соответствии с административно
-
территориальным делением того
времени, от мелкого к крупному, например: д. Грандичи Гродненского
у.

Затем заполняются графы “Поисковые данные”, язык докумен
та,
“Способ воспроизведения документа”, указываются фамилия
составителя и дата составления карточки.

Готовые тематические карточки редактируются и индексируются.

Индексация


это проставление на карточках индексов схемы
классификации документной информации

путем анализа их содержания
и отнесения карточек к определенному структурному разделу схемы.
После этого карточки систематизируются. В процессе этой работы
выявляются дублетные и малоценные карточки, которые выделяются.
Отсистематизированные карточки влив
аются в каталог.

Именной каталог


разновидность предметного каталога, содержащего
информацию о лицах, упоминаемых в документах или являющихся их
авторами. Каждый архив, исходя из состава хранящихся документов,
определяет список лиц, информация о которых в
ключается в каталог.
Так, в именном каталоге НА РБ содержится информация о видных
государственных, партийных и общественных деятелях республики,
наркомах и министрах, их заместителях, депутатах ЦИК и Верховного
Совета БССР, писателях, ученых и т.д.

Для нег
о отбираются сведения биографического характера
(автобиографии, биографии, характеристики, анкеты и др.), материалы о
производственной, творческой и общественной деятельности,
автографы выдающихся деятелей и т.д.

Карточки для именного каталога составляются

аналогично карточкам
систематического каталога, только основу информации в них
составляют фамилии, например: дело об аресте Белановского

М.О. и
Долгиса

К.И. за революционную агитацию среди крестьян.

В именном каталоге карточки систематизируются строго по
алфавиту
фамилий, имен и отчеств. При их расстановке принимается во внимание
весь порядок букв, например: Козлов, Козловская, Козловский.

При совпадении фамилии карточки ставятся в порядке инициалов, имен
и отчеств, например: Иванов

А., Иванов

А.К., Иванов

Б.И., Иванов

В.И.
и т.д.

Карточки, имеющие неполное имя, ставятся впереди карточек, в
которых начальные буквы полного имени совпадают с неполным
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

107

именем, например: Свиридов Александр, Свиридов Александр
Андреевич, Свиридов Алексей и т.д.

Двойные фамилии ра
сполагаются по первой фамилии, например
информация о Довнар
-
Запольском

М.В. дается под буквой “д”.

Карточки на лиц, имеющих несколько фамилий и псевдонимов,
собираются в одном месте на наиболее часто встречающуюся фамилию.
Все остальные наименования даются

в скобках, вслед за основным, а
также в соответствующих местах указателя делаются отсылки,
например:

Скурко Евгений Иванович (Танк Максим) (псевдоним)

Танк М. (см. Скурко Е.И.).

В зависимости от профиля архива именной каталог может строиться и
по другим п
ризнакам.

Так, в именном каталоге Белорусского государственного архива
-
музея
литературы и искусства выделены два раздела:

1)

каталог имен белорусских деятелей литературы и искусства;

2)

каталог имен деятелей литературы и искусства зарубежных
стран.

В
нутри разделов карточки систематизированы по алфавиту фамилий.
Однако учитывая большой объем и многообразие информации,
карточки, относящиеся к одному лицу, делятся на шесть разделов:

1)

карточки на рукописи данного лица, которые делятся на две
группы;

а) творческие материалы (рукописи, картины, рисунки и т.д.);

б) работы мемуарного характера (воспоминания, дневники,
записные книжки);

2)

эпистолярные материалы, здесь также выделены две группы:

а) письма и другая корреспонденция, исходящая от данного
л
ица;

б) корреспонденция, полученная данным лицом;

3)

материалы к биографии данного лица (прошения, рапорты,
биографические и финансово
-
хозяйственные документы);

4)

материалы о данном лице (статьи, рецензии, воспоминания,
некрологи и т.п.);

5)

изоб
разительные материалы (рисунки, шаржи, карикатуры,
фотографии);

6)

упоминания о данном лице, встречающиеся в письмах, статьях,
заметках различных авторов.

Внутри разделов материалы систематизируются по алфавитному,
хронологическому и жанровому признакам
.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

108

В именном каталоге дореволюционного периода НИАБ использован
отраслевой принцип систематизации документной информации. В нем
выделены такие разделы: “Деятели просвещения и народного
образования”, “Деятели здравоохранения”, “Поэты и писатели”,
“Участники
польского восстания 1831 г.”, “Участники восстания
1863

1864 гг. в Белоруссии”, “Народники, “Декабристы” и др. Внутри
разделов карточки расположены по алфавиту фамилий.

Именные каталоги являются хорошим подспорьем в научной и
справочной работе любого архив
а.

Учет работы по каталогизации документов.

В государственных
архивах ведется учет работы по каталогизации документов.

В каждом деле, прошедшем тематическую разработку, на листе
использования документов (приложение 18) ставится специальный
штамп:

Дело разр
аботано тематически

Число, месяц, год

Подпись лица, проводившего разработку.

Если при разработке документов в деле оказалась малоценная
информация и карточки не составлялись, в листе использования
делается запись о просмотре дела для каталогизации документ
ов.

После окончания тематической разработки документов фонда или его
части составляется специальная справка, которая помещается в дело
фонда. В ней указываются номер и название фонда, номер описи, если
разработка проводилась по части фонда: кто и когда осу
ществлял
тематическую разработку или тематическое выявление и по какой теме,
количество составленных карточек и отметка о включении карточек в
систематический каталог. Справка подписывается сотрудником,
проводившим каталогизацию документов.

Отметки о завер
шении тематической разработки делаются также на
заверительных листах описей, например:

Документы данной описи разработаны тематически.

Старший научный сотрудник НА РБ

Ю.И.

Анейчик

20.08.95.

Для учета состояния работы по тематической разработке фондов в
арх
иве ведется книга учета каталогизации документов. В ней записи
производятся по мере поступления тематических карточек на основании
актов о сдаче
-
приеме карточек исполнителем, ответственным за
каталогизацию. В книге имеются следующие графы: дата поступления

карточек, номер и название фонда, вид работы, при которой составлены
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

109

карточки, количество просмотренных дел и составленных карточек,
способ описания документов на тематических карточках, отметка о
включении карточек в каталог.

Кроме книги учета каталогиза
ции документов на каждый фонд
заводится карточка учета тематической разработки. Она предназначена
для инвентарного учета просмотренных дел по каждой описи фонда. На
базе этих карточек в архивах создаются специальные картотеки, где
карточки, как правило, ра
сполагаются в порядке номеров фондов.

Один раз в год (в декабре) на основании данных книги учета
каталогизации документов готовятся сведения о состоянии
каталогизации документов. Они позволяют получить исчерпывающую
информацию как о проделанной работе за г
од, так и о состоянии
каталогов архива и документов, прошедших тематическую разработку
за все годы на 01.01. наступающего года.

В архивах ведутся журналы учета использования каталога
исследователями и сотрудниками архива.

В них записывается фамилия обратив
шегося в каталог, тема его работы
и ее результат: положительный или отрицательный. Журналы дают
возможность судить об эффективности работы по каталогизации
докуметов.

Путеводители.

Путеводитель


архивный справочник, содержащий
краткие сведения о документа
х одного или нескольких архивов. Он
играет значительную роль в системе научно
-
справочного аппарата.

Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам (или
межархивные путеводители), путеводители по фондам архива,
тематические путеводители, кратк
ие справочники.

Путеводитель по архивам


это архивный справочник, в котором дан
систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой
хранящихся в них документов. Примером такого путеводителя является
двухтомник “Государст
венные архивы СССР” (М.
, 1989), в подготовке
которого принимали участие и белорусские архивисты. В нем собраны
сведения о всех центральных архивах СССР и государственных архивах
союзных республик по состоянию на середину 80
-
х годов. Каждой
республике посвящен раздел, в котором д
аются справки на ее архивы.

В справке приводятся полное и сокращенное название архива, его адрес,
количество и крайние даты хранимых документов, краткая история
архива. В справках о центральных и областных архивах имеются
аннотации о содержании основных гр
упп документов фондов.

Несмотря на распад СССР и происшедшие изменения в сети и названии
архивов, справочник не утратил своего информационного значения и
является единственным изданием, где охарактеризованы все архивы
республик.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

110

Наиболее распространенный
вид путеводителей


путеводитель по
фондам архива. Он представляет собой систематизированный перечень
наименований архивных фондов с их краткими характеристиками.

В Беларуси подготовлено девять подобных путеводителей, восемь из
которых изданы (глава 8). В
печати находится путеводитель по
Белорусскому государственному архиву
-
музею литературы и искусства.

Путеводители бывают межархивные и архивные. В первом информация
дается одновременно о фондах нескольких архивов, во втором


речь
идет о фондах одного архив
а.

Схема построения путеводителя зависит от состава и содержания
фондов архива. Большинство архивов при подготовке путеводителей
берут за основу производственно
-
отраслевую схему. Ее суть сводится к
тому, что характеристики фондов группируются в разделы и
п
одразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности,
экономики, культуры и науки, с которыми были связаны
фондообразователи. По этой схеме составлены все путеводители
Беларуси.

В производственно
-
отраслевой схеме путеводителей по
дореволюционным фо
ндам выделены следующие основные разделы:

1.

Фонды высших или местных органов государственного
управления.

2.

Фонды органов городского, сословного и земского
самоуправления.

3.

Фонды органов суда и прокуратуры.

4.

Фонды учреждений полиции и жан
дармерии.

5.

Фонды хозяйственно
-
экономических учреждений, организаций и
предприятий.

6.

Фонды учреждений религиозного культа.

7.

Фонды учреждений науки, культуры, народного образования и
т.д.

Для схем путеводителей по фондам советского периода хар
актерны
такие разделы:

1.

Фонды высших или местных органов государственной власти и
управления.

2.

Фонды органов планирования, статистики и контроля.

3.

Фонды учреждений финансирования и кредитования.

4.

Фонды учреждений, организаций и предприя
тий народного
хозяйства.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

111

5.

Фонды учреждений по охране общественного порядка и
законности.

6.

Фонды профсоюзов и других общественных организаций и т.д.

Каждый архив, готовя путеводитель, при разработке схемы исходит из
состава хранимых документов. П
оэтому в путеводителях по архивам в
формулировках разделов и подразделов имеются свои особенности. Так,
в путеводителе ЦГАОР БССР (ныне НА РБ) наряду с традиционными
выделены присущие только документам этого архива разделы:



фонды учреждений и организаций

Временного буржуазного
правительства;



фонды учреждений и организаций Западной области;



фонды учреждений и организаций Литовско
-
Белорусской ССР.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или
характеру производственной деятельности фон
дообразователей. В
пределах подразделов характеристики объединяются по признаку
ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри
этих групп они могут располагаться по хронологии, значимости фондов,
алфавиту названий учреждений и т.д.

Основной
частью путеводителя являются характеристики фондов. При
их составлении применяется дифференцированный подход. Он
предполагает в зависимости от категории фондов подготовку различных
видов характеристик (инди
видуальных, групповых).

Характеристика состоит из

названия фонда, справочных данных о нем
(номер фонда, количество единиц хранения, крайние даты документов),
краткой исторической справки о фондообразователе и аннотации
содержания документов, например:

Витебский губернский военно
-
революционный комитет.
ф.

2268, ед.хр.

385, 1918

1920 гг. Образован 6 октября
1919 г. в связи с военной интервенцией. Действовал на
основании Положения ВЦИК и СТО о революционных
комитетах от 24 октября 1920 г. Ликвидирован в декабре
1920 г.

Далее идет аннотация состава документов
. В ней приводится
обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание
(по темам, вопросам, отражающим направление деятельности
фондообразователя).

При группировке информации в аннотациях применяются
производственно
-
отраслевые, тематические,
номинальные и
структурные схемы. Чаще всего используется номинальная схема, когда
сведения подаются по видам и разновидностям документов и при этом
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

112

раскрывается их содержание. Аннотация на фонды уездных судов
Гродненской губернии выглядит следующим образо
м:

“Указы Сената, циркуляры МВД, решения Гродненского, Минского и
других губернских правлений о судопроизводстве в уездных судах,
правила рекрутских наборов и др.

Дела по жалобам вольных крестьян на помещиков и т.д.”

Виды документов в аннотациях необходимо

указывать в единообразной
последовательности, в порядке их значимости, а также
соподчиненности и значимости их авторов: постановления, решения,
приказы, циркуляры, распоряжения, положения, уставы, протоколы,
планы, отчеты и т.д.

На фонды однородных учрежд
ений, однотипные по составу и
содержанию, как правило, составляются групповые характеристики. В
них после типового названия фондов даются суммарные справочные
данные о количестве фондов, общем объеме и крайних датах
документов. Затем следует общая историче
ская справка о
фондообразователях и аннотация документов фондов. После этого
перечисляются названия конкретных фондов со справочными данными
по каждому фонду, например:

Уездные инспектора народных училищ, 6 фондов, 872 ед.

хр.,
1898

1918 гг.

Должность учре
ждена в мае 1863 г. для осуществления контроля и
надзора за деятельностью народных школ. Подчинялись Виленской, в
1866 г.


Гродненской дирекции народных
училищ. Упразднены
декретом СНК РСФСР от 20 января 1918 г.

Циркуляры, распоряжения Министерства народн
ого просвещения,
попечителя Виленского учебного округа, гродненской дирекции
народных училищ. Отчеты, ведомости о состоянии народных училищ.
Протоколы заседаний экза
менационных комиссий и т.д.

Гродненская губ.

Волковысского у. ф.

842, 270 ед.хр., 1901

191
5 гг.

Гродненского у. ф.

1111, 3 ед.хр., 1911, 1914 гг.

Кобринского у. ф.

841, 130 ед.хр., 1911

1916 гг.

Пружанского у. ф.

840, 145 ед.хр., 1900

1916 гг.

Слонимского у. ф.

839, 322 ед.хр., 1898

1915 гг.

Виленская губ.

Лидского у. ф.

1703, 2 ед.хр., 1913 г.

В путеводителе характеристики обычно составляются не на все фонды.
На малоценные, малообъемные, плохо сохранившиеся фонды готовится
список неаннотированных фондов, которые помещаются в конце
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

113

путеводителя. В нем указываются название фонда, его номер, объем

и
крайние даты документов (см. список в путеводителе ЦГАОР БССР):

Наименование фонда

№ фонда

Количество
ед.хр.

Крайние даты

Высшие органы государственной
власти




Народный комиссариат по военным
делам


32


30


1919

1922

Национальный комиссариат по дел
ам
национальностей БССР


782


16


1920

1922

Комиссия по управлению
эвакуированными учреждениями и
имуществом при Военревкоме БССР




707




2




1920

и т.д.




Названия фондов в списке располагаются в соответствии с общей
схемой построения путеводителя.

В путеводитель может включаться характеристика фонда печатных
изданий. Например, в путеводителе госархива Витебской области и его
филиала в Полоцке дана справка о научно
-
справочной библиотеке
госархива. В ней приведены сведения о количестве книг, журналов

в
ней, краткий их перечень, а также дана информация о наличии в архиве
газет.

К путеводителям составляется вспомогательный научно
-
справочный
аппарат: предисловие, оглавление, списки сокращенных слов,
указатели.

Все белорусские путеводители открывают преди
словия, в которых
дается краткая историческая справка об архиве, излагаются принципы
построения схемы путеводителя и описания фондов, сообщаются
сведения об использовании архивных материалов в документальных
публикациях.

К путеводителю ЦГИА БССР в Минске с
оставлено три указателя:
предметный, географический и именной, а также терминологический
словарь.

В архивах могут составляться тематические путеводители: это
справочники, характеризующие часть документов фондов архива (или
архивов) по определенной теме. Ме
тодика их подготовки почти
аналогична методике создания путеводителей по фондам архива.

В последнее время у архивистов все большую роль начинают играть
краткие справочники о фондах архивов, которые представляют собой
систематизированный перечень названий ф
ондов со справочными
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

114

данными о них. В отличие от путеводителей они в меньшей мере
раскрывают содержание документов, зато их подготовка не так сложна
и трудоемка. Белорусские архивисты, например, отказались от
разработки путеводителей по фондам архивов за п
ослевоенный период,
а решили составить краткий межархивный справочник
“Государственные архивы БССР”(послевоенный период).

В нем на каждый включенный в справочник фонд подготовлена
характеристика. В нее вошли название фонда; крайние даты
деятельности фондоо
бразователя; справочные данные фонда.

Название фонда состоит из полного и официально приня
того
сокращенного наименования учреждения
-
фондообразователя,

указаний на
непосредственную подчиненность. Полное название дается по
последнему официальному наименовани
ю, в период его ликвидации
или того периода, за который в архив поступили его документы. Сразу
после полного названия указывается подчиненность фондообразователя.
Затем в скобках приводится сокращенное его наименование, например:

Белорусский республикански
й трест табачно
-
махорочной
промышленности Министерства промышленности
продовольственных товаров БССР (Белтабактрест).

Крайние даты деятельности фондообразователя помещаются после его
названия, при этом проставляется полная дата (число, месяц, год). Если
фо
ндообразователь является действующим, указывается лишь дата
образования, например:

Юридическая комиссия при СМ БССР 9 марта 1960 г.


17 сентября 1970 г.

Государственная библиотека им.

В.И.

Ленина
Министерства культуры БССР.

12 февраля 1944 г.

В справочны
е данные по фонду входят номер фонда, объем, крайние
даты документов, его составляющих. При указании объема, крайних дат
отдельно могут даваться сведения по общему делопроизводству и по
личному составу, например:

Министерство кинематографии БССР

(февраль 1
943 г.


3 июня 1953 г.)

ф. 791, 207 ед.хр., 1944

1953 гг.

личный состав 14 д., 1947

1952 гг.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

115

Характеристика объединенных фондов содержит наименование
объединенного фонда, перечень фондов, материалы которых вошли в
его состав, с указанием их крайних дат, п
осле чего даются номер
объединенного фонда, его суммарный объем и хронологические рамки
документов, например:

Транспортные прокуратуры БССР (объединенный фонд)

Прокуратура Брест
-
Литовской железной дороги

(май 1948 г.


15 сентября 1951 г.)

Прокуратура Минс
кой железной дороги

(15 сентября 1951 г.


22 мая 1953 г.)

Прокуратура Белорусской железной дороги, г.

Гомель

(май 1948 г.


28 мая 1953 г.)

Прокуратура Белорусской железной дороги, г.

Минск

(22 мая 1953 г.


27 июня 1953 г.)

Белорусская транспортная проку
ратура

(27 июня 1953 г.


10 апреля 1960 г.)

ф. 1237, 136 д., 1948

1960 гг.

В характеристике фондов личного происхождения указываются
фамилия, имя, отчество фондообразователя, псевдоним, изменение
фамилии в результате брака, титул, звания, основные должнос
ти,
которые занимал фондообразователь, даты его жизни, например:

Буйло Констанция (Калечиц Констанция Антоновна,
1893

1986 гг.), поэтесса, заслуженный деятель куль
туры
БССР.

Многочисленные, однотипные фонды в справочниках включаются в
виде объединенных фо
ндов, например:

Сельсоветы Борисовского района

30 фондов, 500 д., 1944

1980 гг.

Краткие справочники, как и путеводители, строятся обычно по
производственно
-
отраслевому принципу. Так, в кратком межархивном
справочнике “Государственные архивы БССР” (послевое
нный период)
за основу систематизации фондов взята “Схема единой классификации
документной информации в систематических каталогах
государственных архивов” (советский период). Выделены следующие
разделы:

1.

Фонды высших и местных органов государственной
власти и государственного управления.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

116

2.

Фонды органов по охране общественного порядка,
суда, прокуратуры, адвокатуры, нотариата.

3.

Фонды воинских учреждений и добровольных
военизированных обществ.

4.

Фонды профсоюзов и других общественных
органи
заций.

5.

Фонды учреждений народного хозяйства.

6.

Фонды учреждений просвещения, науки, культуры и
здравоохранения.

В справочнике даются краткие характеристики документов
центральных республиканских, областных архивов и их филиалов.

В них входят назв
ания архивов, справочные сведения о них,
информация о количестве фондов, хронологических рамках документов,
хранящихся в архиве, его местонахождение (почтовый адрес), краткая
историческая справка о государственном архиве и аннотация состава и
содержания до
кументов (в настоящее время справочник находится в
типографии).

Обзоры документов.

Обзор документов


это архивный справочник,
включающий систематизированные сведения о составе и содержании
отдельных комплексов архивных документов и предназначенный для
инф
ормирования заинтересованных учреждений и научной
общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры
фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда


архивный справочник, который раскрывает состав и
содержание документов одного архивного фонда с указ
анием их
поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда.
Его построение не зависит от порядка организации документов в фонде
и не закрепляет их систематизацию.

Обзоры фондов составляются на наиболее актуальные, содержащие
многоаспектную
информацию и представляющие особый интерес для
научной общественности фонды. Например, в НА РБ имеется обзор
фонда Центрального статистического управления БССР за 1918

1930
гг., а в НИАБ


фонда князей Радзивиллов.

Тематический обзор


архивный справочник,

содержащий
систематизированные сведения о составе и содержании документов
одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает
содержание документов независимо от их фондовой принадлежности.
Такой обзор может охватывать документы одного фонда
или его части,
или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких
архивах.

Подготовка тематических обзоров наиболее целесообразна в случаях,
когда в архивах имеется значительное количество документов по той
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

117

или иной теме. В качестве примера тема
тического обзора можно назвать
“Обзор документальных материалов ЦГАОР БССР о состоянии и
развитии сельского хозяйства”.

Обзоры состоят из историко
-
археографического предисловия,
характеристики документов и справочного аппарата.

В историко
-
археографическом
предисловии отражается: а)

история
фондообразователя; б) история фонда; в) принципы построения и
порядок пользования обзором.

При освещении истории фондообразователя необходимо показать
обстановку и причины создания учреждения, время его деятельности,
все
преобразования, происшедшие с ним, задачи, компетенцию и
функции, подведомственность, организационную структуру, причины
ликвидации, название учреждения, его правопреемника.

Во второй части предисловия указываются крайние даты документов
фонда, их количест
во, откуда, когда, при каких обстоятельствах и в
каком состоянии они поступали в госархив. В ней раскрываются
полнота и степень сохранности документов, состав и содержание
утраченных материалов, отмечаются палеографические, лексические и
другие особенности

материалов, а также наличие документов на
иностранных языках. Здесь же отражается упорядоченность и
доступность документов для использования, наличие
научно
-
справочного аппарата к ним.

В третьей части историко
-
археографического предисловия
обосновываются
принципы построения обзора, указываются приемы
раскрытия содержания документов, состав научно
-
справочного
аппарата к обзору и порядок пользования им и обзором в целом.

Объем частей историко
-
археографического предисловия определяется
характером и масштабами

деятельности
учреждения
-
фондообразователя, составом и количеством
отложившихся документов.

Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее
назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально
полное и правильное представление о
составе и содержании документов
в логически стройной системе и по возможности в строгой обобщенной
форме. Решение этой задачи зависит от двух моментов: 1) системы
построения обзора; 2) способа раскрытия содержания документов.

Основными схемами построения о
бзоров являются: структурная,
отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая.

Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с
устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции
фондообразователя, а содержание док
ументов не дублируется в
нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей
в такой схеме выступают в качестве разделов обзора.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

118

По структурной схеме построен обзор фонда ЦСУ БССР. В нем
информация дана по структурным подразделениям статупра
вления. В
частности, в обзоре имеются разделы: демографическая секция, секция
бюджетной статистики, секция административно
-
хозяйственной
статистики и др.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах, когда
фондообразователь не имеет структуры ил
и когда она часто менялась, а
также в случаях, когда структурные части нечетко отражают функции
фондообразователя. В такой схеме за основу группировки документов
берутся отрасли или функции деятельности фондообразователя. Их
названия выступают в качестве н
аименований разделов обзора.
Например, в отраслевой схеме могут быть разделы: промышленность,
сельское хозяйство, торговля, здравоохранение и др.

Построение обзора по тематической схеме предусматривает
группировку сведений о документах по темам. Она исполь
зуется, когда
фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых
структурных подразделений, а если и имел их, то они не так ярко
отражают вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами
социально
-
экономического или политического характера, как
это может
быть раскрыто при группировке содержания документов по темам.

Например, в обзоре фонда Наркомата рабоче
-
крестьянской инспекции
БССР информация дана по таким тематическим разделам:

1)

материалы о контроле за деятельностью государственных и
обще
ственных учреждений, предприятий и организаций;

2)

материалы об упрощении советского аппарата, преобразовании
системы управления;

3)

материалы о борьбе с бюрократизмом, волокитой и
бесхозяйственностью в советских учреждениях;

4)

материалы о привле
чении рабочих и крестьян к работе в НК РКИ
БССР.

Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми
случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в
деятельности учреждений или оттенить характер документов,
отражающих последовательность п
роисходивших исторических
событий. По такой схеме построен тематический обзор документов
НИАБ об общественном подъеме и революционной ситуации в
Витебской и Могилевской губерниях конца 50


начала 60
-
х годов XIX
в. В нем в соответствии с хронологическим пр
изнаком выделены три
раздела:

1)

крестьянское движение накануне отмены крепостного права;

2)

крестьянское движение после отмены крепостного права;

3)

восстание 1863 г.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

119

Для обзоров фондов личного происхождения чаще всего используются
схемы системат
изации документов фондов.

В обзорах могут применяться и другие схемы группировки информации
документов.

Успех обзора зависит не только от правильного выбора схемы его
построения, но и способов описания документов. Информация о них в
обзоре должна по возмож
ности включать в себя все сведения о
материалах комплекса (фонда или темы) и быть четкой, точной,
компактной, что достигается путем дифференцированного подхода к
использованию групповых и индивидуальных аннотаций.

Характеристика документов представляет соб
ой последовательное
раскрытие их состава и содержания. Она в свободной,
повествовательной форме должна сообщать все необходимые данные о
документах как источниках сведений по конкретному вопросу. Не
допускается, как правило, пересказ содержания документов.

Цитирование возможно лишь в исключительных случаях, когда оно
лаконично и удачно вскрывает сущность содержания документа или
ярко выражает дух той эпохи, о которой он рассказывает. Цитаты
даются всегда в кавычках.

Характеристика документов в обзоре должна

включать следующие
моменты:



название вида или разновидностей документов (с указанием, кем
они составлены);



описание содержания документов;



указания хронологических рамок, подлинности и объема
документов.

В обзорах применяются групповые и индивидуаль
ные аннотации. В
первых информация дается в обобщенной форме. Индивидуальные
аннотации используются для более полного и детального раскрытия
содержания наиболее важных и ценных документов. Благодаря
сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций получается

достаточно углубленная и полная информация о содержании комплекса
документов в целом.

При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка
как исторических источников, отражена их сохранность.

В обзорах сведения об аннотируемых документах сопр
овождаются
точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрый
поиск документов, не прибегая к описи. Состав поисковых данных
включает указания номеров фондов, описей, дел и листов. В случае,
если в обзор включена информация из различных архивов,

указываются
названия архивов. Элементы поисковых данных располагаются в
установленном порядке от общего к частному (архив, фонд, опись, дело,
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

120

лист). Поисковые данные желательно указывать рядом с аннотацией
документов, заключая их в круглые скобки.

Работа
по составлению обзора выполняется в следующем порядке. В
начале необходимо предварительно ознакомиться с составом и
содержанием документов на основании имеющегося
научно
-
справочного аппарата ко всему комплексу материалов,
подлежащих обозрению. Это позволит

наметить примерную схему
построения обзора. После этого следует приступить к изучению
документов, отбору сведений для включения в обзор и их описанию
(желательно на отдельных карточках). Характеристика документов в
обзоре не может даваться только на основ
е просмотра описей,
каталогов. Ее составление предполагает тщательное изучение самих
документов, без чего невозможен их источниковедческий анализ.
Особенно внимательно исследуются документы, содержащие
многоаспектную информацию (протоколы, стенограммы,
пос
тановления и т.д.). Собранная на карточках информация служит
подготовительным материалом, на базе которого после тщательной
обработки составляется текст характеристики. Такая обработка
включает группировку карточек в соответствии с намеченной схемой.
При
этом к каждому обзору составляется индивидуальная схема
классификации, которая в процессе работы уточняется и дополняется. В
соответствии с доработанной схемой производится окончательная
группировка карточек последовательно по всем ее делениям. В ходе
груп
пировки карточки с однородным содержанием объединяются и
решается вопрос, на какие документы следует дать групповые
аннотации, на какие


индивидуальные. После этого пишется текст
обзора.

Заключительный этап работы над обзором


составление к нему
справочн
ого аппарата. В него входят титульный лист, оглавление,
список сокращенных слов. Методика их составления аналогична
подготовке НСА описей. Для тематических обзоров могут готовиться
списки фондов, информация о которых включена в них, а в
необходимых случая
х


библиография использованной литературы.

5.
Автоматизированные

информационно
-
поисковые

системы

В условиях научно
-
технического прогресса и, в частности, быстрого
развития электронной техники во всех сферах информационной
деятельности наряду с традицион
ными методами
справочно
-
информационного обслуживания широко используются
автоматизированные информационно
-
поисковые системы (АИПС),
Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

121

созданные на базе электронно
-
вычислительных машин. Эта тенденция
характерна и для архивных учреждений. Пока архивы существен
но
отстают в деле разработки и внедрения АИПС в практику работы.

Первыми разработками архивистов были всесоюзные
автоматизированные информационно
-
поисковые системы по темам
“Документы Великого Октября” и “Памятники архитектуры и
градостроительства”, в кото
рых принимали участие и сотрудники
белорусских архивов. Их роль свелась к заполнению тематических
карточек по установленному образцу.

Лишь с начала 90
-
х годов, когда в архивах появились персональные
ЭВМ, началась самостоятельная разработка АИПС.

В НА РБ, н
апример, создана АИПС “Германская неволя”, в
Белкомархиве формируется автоматизированный банк данных

о лицах,
необоснованно репрессированных в 20

50
-
е годы.

АИПС “Германская неволя” предназначена для поиска сведений о
жителях республики, угнанных на принуд
ительные работы в Германию
и другие страны Европы в годы второй мировой войны. Базу данных
составляют документы, хранящиеся в НА РБ. На каждого человека
введены следующие данные: фамилия, имя, отчество, год и место
рождения, дата угона на принудительные ра
боты и поисковые данные
хранящейся информации (номера фондов, описей, дел и листов). Ввод
информации в компьютер осуществлялся непосредственно с
документов. Автоматизированный поиск информации ведется по
фамилиям, именам, отчествам лиц, угнанных на принуди
тельные
работы, с учетом данных о времени и месте их рождения.

АИПС “Германская неволя” позволяет ускорить исполнение запросов
социально
-
правового характера. АИПС о необоснованно
репрессированных в Беларуси в 20

50
-
е годы носит
общереспубликанский характер
. База данных формируется на основе
материалов государственных архивов и архивов учреждений КГБ и
МВД. Для этих целей разработана карточка индивидуального учета.
Она включает 34 графы. Среди них


фамилия, имя и отчество
реабилитированного, пол, число, мес
яц и год рождения,
национальность, социальное происхождение, партийность, образование,
должность и место работы на момент применения репрессии, адрес
проживания, количественный состав семьи, участие в революционных
событиях и войнах, число, месяц и год аре
ста и осуждения, содержание
обвинения и мера наказания, дата реабилитации, поисковые данные
имеющейся информации и др. Заполненные карточки концентрируются
в Белкомархиве, где осуществляется ввод с них информации в
компьютер.

Система

научно
-
справочного

аппарата

к

документам
...

122

Создаваемая АИПС обеспечивает

решение следующих задач:



учет лиц, репрессированных на территории Беларуси за период с
1920 по 1953 г., информация о которых содержится в архивных
документах;



учет архивных фондов и дел, содержащих документы со сведениями
о репрессированных;



многоас
пектный поиск и выдача информации. ИПС обеспечивает
поиск по всем полям формата и их сочетаниям с использованием
операций реляционной алгебры (и, или, не). По полям “Фамилия”,
“Имя”, “Отчество”, “Место рождения”, “Национальность”, “Место
жительства”, “Долж
ность”, “Место работы”, “Участие в
революционных и боевых событиях”, “Каким органом осужден”, “Мера
наказания”, “Характер обвинения”, “Место отбытия наказания”,
“Причина гибели”, “Место захоронения”, “Каким органом
реабилитирован” производится контекстный
поиск (поиск по словам и
словосочетаниям естественного языка, записанным в виде связного
текста в данных полях);



адресный поиск сведений о конкретных лицах и конкретных
документов;



анализ национального, профессионального и социального состава
лиц, репр
ессированных в БССР в эти годы;



предоставление статистических данных о необоснованно
репрессированных, а также документах и фондах, содержащих сведения
о данных персоналиях. Задача решается с помощью аппарата
автоматического подсчета количества документо
в, хранящихся в базе
данных, всего и по каждому из заданных аспектов.

Создаваемая АИПС о необоснованно репрессированных, не
смотря на то
что работа еще не завершена, активно использует
ся. На ее основе
готовятся информации для книг “Память”, пуб
ликации в
периодической
печати, исполняются запросы и т.д.

Говоря в целом о внедрении автоматизированных технологий для
поиска документной информации в архивных учреждениях республики,
следует отметить, что ее масштабы и реальная значимость для
практической работы п
ока невелики. Это объясняется отсутствием
разработанной концепции информатизации архивной отрасли, основных
ее направлений. Только начинает определяться перечень АИПС к
документам госархивов. Несмотря на такое положение дел, архивисты
убеждены в необходимо
сти дальнейшего развития и внедрения
автоматизированных технологий.


Г
лава

15

ОРГАНИЗАЦИЯ

ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

ГОСУДАРСТВЕННОГО

АРХИВНОГО

ФОНДА

БЕЛАРУСИ

1.
Ц
ели

научно
-
информационной

деятельности

госархивов

Одной из основных функций архивных учреждений является
обеспечение государства и общества необходимой ретроспективной
информацией о составе, содержании и местонахождении архивных
документов. Архивы информир
уют заинтересованные государственные
и общественные организации о документах по актуальным
политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и
культуры, предоставляют материалы для изучения в читальных залах,
организуют выставки документов, встречи с
общественностью,
экскурсии, используют для информации о документах печать, радио,
телевидение и кино, исполняют запросы учреждений и заявления
граждан, выдают им архивные справки и копии документов.

Организация

использования

документов
...

124

Для повышения эффективности научно
-
информационной деятел
ьности
архивы изучают общественные потребности в ретроспективных
материалах и устанавливают деловые контакты с их потребителями.

В настоящее время архивные документы используются в
научных,
народнохозяйственных, агитационно
-
пропагандистских,

учебных и друг
их
целях, а также для удовлетворения социально
-
правовых и
имущественных интересов граждан.

Использование документов в научных целях содействует разработке
многих актуальных проблем. Особо важную роль документальные
источники играют в развитии исторической
науки. Сейчас, когда
пересматриваются многие концепции истории белорусского народа, еще
более возрастает значение архивных материалов. К ним часто
обращаются экономисты, представители искусствоведения,
архитектуры, медицины и других областей науки.

Информа
ционная деятельность в народнохозяйственных целях всегда
занимала значительное место в архивных учреждениях. В настоящее
время архивные документы могут помочь при принятии правильных
экономических решений.

Архивисты активно популяризуют документы. Известны
й вклад вносят
архивы в развитие художественного творчества. Документальные
источники являются базой для написания художественных
произведений, сценариев для кино и телефильмов, спектаклей,
помогают при реставрации памятников архитектуры, живописи и др.

Пр
еподавание истории в учебных заведениях немыслимо без
использования архивных документов. Они способствуют более
качественному усвоению знаний.

Архивы стоят на страже интересов граждан, обеспечивая их справками
о трудовой деятельности, учебе, награждении ор
денами и медалями,
подтверждая владение собственностью и т.д.

Научно
-
информационная деятельность государственных архивов
осуществляется в разнообразных формах, под которой понимается вид
информационного обслуживания потребителей или способ
предоставления и
м ретроспективной информации.

Среди наиболее распространенных форм использования документов в
белорусских архивах


инициативное информирование об архивных
источниках, предоставление документов исследователям в читальных
залах, организация выставок, исполн
ение запросов учреждений и
заявлений граждан, выдача документов во временное пользование
учреждениям и др.

Организация

использования

документов
...

125

2.
Инициативное

информирование

Инициативное информирование


это целенаправленное обеспечение
по инициативе государственного архива учреждений све
дениями о
составе, содержании и месте хранения архивных источников.

Исходным этапом в этой работе является определение тематики
информаций. При ее выборе следует руководствоваться задачами,
решаемыми обществом на данном этапе развития, а также
учреждениями
, заинтересованными в ретроспективной информации.

Определение тематики неразрывно связано с изучением потребностей
государства и общества в такой информации. Для этого можно
использовать такие каналы, как:



знакомство с перспективными и текущими планами р
аботы
учреждений;



согласование планов архивов по научно
-
информационной

деятельности с учреждениями;



изучение тематики запросов учреждений, поступающих в архив, а
также плановых и служебных заданий их представителей, работающих
в читальном зале.

Для выя
вления потребностей учреждений в архивных документах
можно использовать анкетный опрос, целью которого является
получение ответов от учреждений, какого рода ретроспективная
информация им необходима.

Важное место в работе по инициативному информированию зан
имает
налаживание непосредственных связей с учреждениями
-
потребителями
ретроспективной информации. От того, насколько установлены эти
контакты, во многом зависит эффективность использования
документов.

На тематику инициативного информирования оказывают вли
яние также
состав, содержание и хронологические рамки хранящихся в архиве
документов.

В практике работы государственных архивов республики наибольшее
распространение получило составление двух видов информационных
документов


информационных писем и тематич
еских перечней.
Выбор формы подачи ретроспективной информации зависит от
характера и объема выявленных документов и целей информации.

Информационное письмо


наиболее простой вид информационного
документа. Оно составляется в виде краткого официального пись
ма,
содержащего информацию о наличии в архиве сведений по
определенному вопросу или теме. Цель письма


привлечь внимание
учреждения к имеющимся документам и подсказать возможные пути
получения их копий.

Организация

использования

документов
...

126

Письмо содержит название фондов с краткой характерис
тикой
документов, относящихся к теме информации. Кроме того, в нем даются
рекомендации по использованию документов (изучение в читальном
зале, изготовление копий и т.д.) на случай, если учреждение, куда
направлена информация, заинтересуется ей. Информацион
ное письмо
подписывает руковод
ство архива.

Тематический перечень документов представляет собой список
заголовков дел или документов по определенной тематике. Учитывая
значительные затраты времени на подготовку перечня, рекомендуется
его составлять только
при наличии предварительной согласованности
между архивом и учреждением.

Перечень имеет заголовок, в котором указывается название темы
информации, наименование архива, по материалам которого проведено
выявление документов.

Перечень содержит следующие графы
: номер по порядку, дата
(число,месяц, год), заголовок документа, поисковые данные (номера
фондов, описей, дел и листов) и примечания.

Схема построения перечня может быть различна в зависимости от
характера, содержания и объема документов


хронологическая
,
тематическая, предметно
-
вопросная и др.

Тематический перечень составляется после окончания выявления
документов по теме и описания их на тематических карточках. К
перечню, включающему большое количество документов,
целесообразно дать краткое введение, в
котором следует обосновать
выбор темы, указать фонды, где хранятся выявленные документы, и
сообщить принцип построения перечня. Перечень подписывают
директор архива и составитель.

Инициативное информирование способствует расширению круга
потребителей ретро
спективной информации и развитию других видов
работ по использованию документов.

3.
Работа

читального

зала

архива

Работа исследователей в читальных залах архива


традиционная и
наиболее распространенная форма использования документов.
Государственные ар
хивы Беларуси обслуживают исследователей как
своей республики, так и других государств.

Разрешение работать с архивными документами предоставляется на
основании официального письма учреждения, направившего своего
сотрудника в архив. В нем указываются фамил
ия, имя и отчество
исследователя, должность, тема, ее хронологические рамки и цель
Организация

использования

документов
...

127

работы. Письмо подписывает руководитель учреждения или ученый
секретарь.

Разрешение на право работы в читальном зале дает руко
вод
ство
государственного архива на срок не бо
лее одного года с момента
оформления документов. По истечении этого срока или при изменении
темы работы исследователь представляет новое письмо.

Исследователь, допущенный к работе над документами архива,
заполняет анкету
-
обязательство установленного образц
а (приложение
17), представляет план работы, знакомится с правилами работы
исследователей в читальных залах государственных архивов Беларуси.

Исследователям в архивах для поиска необходимой информации
выдается имеющийся научно
-
справочный аппарат: описи, ка
талоги,
путеводители и другие справочники, а также документы по теме
работы. Они получают в день не более пяти описей и 10 дел. При
наличии микрофильмов документов на бумажной основе подлинники,
как правило, не выдаются. В порядке исключения вопрос об их в
ыдаче
решается руковод
ством архива с учетом конкретных обстоятельств.

Максимальное количество материалов, которые могут находиться в
пользовании исследователя, определяется архивом, но не должно
превышать пяти описей и 25 дел.

Описи и другие архивные спра
вочники предоставляются исследователю
на срок до 5 дней, документы


до 1 месяца. Срок работы с
документами может продлеваться, но не более чем на две недели.

Дела исследователю выдаются на основании заполняемых им
требований, в которых он при получении де
л расписывается. При
работе с делами исследователь обязан оформлять листы использования
(приложение 18). Исследователь отвечает за сохранность выданных дел.
Если при возврате дел будет обнаружена недостача или повреждение
документов и это произошло по вине

исследователя, он лишается права
работы в читальном зале на срок, определенный руководством архива.

Исследователи могут делать выписки из документов и получать
заказанные копии документов только по теме исследования. При этом
исследователь заполняет лист
выдачи копий и выписок из документов.
Разрешение на их выдачу дает руко
вод
ство архива.

В государственных архивах налажен учет работы читальных залов. Для
регистрации посещений исследователями читального зала ведется
журнал.

На каждого исследователя заво
дится личное дело, в которое
подшиваются письмо учреждения, направившего его на работу в
архиве, анкета, план работы, требование на выдачу дел и листы выдачи
копий и выписок из документов.

Организация

использования

документов
...

128

Личные дела не оформляются на представителей учреждений,
выполняющи
х в читальном зале служебные задания.

Для анализа тематики исследований в архиве ведутся специальные
картотеки: тематическая (по тематике исследований) и именная (по
фамилиям исследователей). На их базе готовятся сводные
информационные справочники об испол
ьзовании документов через
читальные залы архивов. В частности, в Беларуси издано три таких
справочника
1
.

Информация о тематике исследований служит источником для анализа
постановки исследовательской работы, помогает в ее координации и
определении новых направлений.

4.
Организация

выставок

документов

Одной из наиболее эффективных фо
рм использования архивных
материалов являются выставки документов.

Выставка документов


это художественно оформленная подборка
копийных или подлинных документов, фотографий и иллюстративных
материалов по определенной теме, предназначенная для публичной
де
монстрации. Выставки бывают стационарные (предназначенные для
экспонирования в одном помещении) или передвижные
(предназначенные для экспонирования в различных организациях). По
времени функционирования они делятся на постоянные и временные.

Выставки орган
изуются архивом как самостоятельно, так и совместно с
другими учреждениями. Проведение совместных выставок позволяет
подготовить более масштабную экспозицию. Например, Национальным
музеем истории и культуры Республики Беларусь и центральными
государственны
ми архивами была организована выставка “Жыве
Беларусь”, посвященная 70
-
летию провозглашения Белорусской
Народной Республики и вызвавшая широкий интерес среди
общественности.

Тематика выставок бывает различной. Как правило, их приурочивают к
юбилейным датам

и знаменательным событиям. Так, Белорусский
государственный архив
-
музей литературы и искусства регулярно
готовит выставки документов к юбилеям белорусских писателей и
артистов.

Подготовка выставки включает изучение литературы по теме,
составление тематиче
ского плана, выявление и отбор документов для



1

Тематика

исследований

по

документам

государственных

архивов

БССР

за

1971

1972
гг
.:
Справочник
.
Мн
., 1974;
То

же

за

1973

1976
гг
.
Мн
., 1978;
То

же

за

1
977

1979
гг
.
Мн
., 1980.

Организация

использования

документов
...

129

экспонирования, их аннотирование, составление главным образом для
крупных выставок экспозиционного плана, подготовку материалов для
экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки.

Тематический план

выставки определяет ее структуру, раскрывает
состав и содержание разделов. На его основе проводится выявление и
отбор документов. В экспозиции по возможности должны быть
представлены различные по своему внешнему виду экспонаты, чтобы
создать многообразие
экспозиционного материала и улучшить
выразительность выставки. В экспозиции необходимо сочетать
документы обобщающего характера с материалами, раскрывающими
детали отдельных событий или фактов. Все отобранные для выставки
документы аннотируются.

Документы
на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. На
стационарных выставках допускается показ оригиналов подлинников
при создании необходимых условий по обеспечению их сохранности.
Организация
-
устроитель выставки несет ответственность за
сохранность д
окументов.

Для организации массового посещения выставки архив информирует
общественность о ее открытии по радио, через печать, телевидение,
путем расклейки афиш и рассылки пригласительных билетов. Архивом
могут проводиться экскурсии по выставке.

5.
Испол
нение

запросов

учреждений

и

обращений

граждан

Государственные архивы уделяют много внимания исполнению
поступающих запросов учреждений и заявлений граждан. Учреждения
запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных
пунктов, предприятий, органи
заций, библиографические данные о
политических, государственных и общественных деятелях, ученых,
представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы
социально
-
правового характера. Граждане обращаются с просьбами
подтвердить трудовой стаж, заработную п
лату, прохождение службы в
Вооруженных силах, участие в партизанском движении, избрание на
выборные должности, образование, награждение, имущественные
права, политическую реабилитацию, нахождение в немецких
концлагерях, тюрьмах и др.

В соответствии с содер
жанием запросов и заявлений производится
поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам
рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или
отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок,
архивных выписок или копий.
При их отсутствии архивная справка
Организация

использования

документов
...

130

может быть исполнена на основании имеющихся в архиве печатных
материалов.

Архивная справка


это вид информационного документа, имеющий
юридическую силу и содержащий сообщение о наличии в документах
архива сведений, относ
ящихся к предмету запроса с указанием
поисковых данных этих документов, например:

АРХИВНАЯ СПРАВКА

В похозяйственных книгах д.

Селютичи Грабовского
сельсовета Петриковского района за 1946

1949 гг.
значится колхозница колхоза “Власть Советов” Васильева
Вера

Титовна, 1920 года рождения.

Основание: филиал Госархива Гомельской области в
г.

Мозыре, ф.

832, оп.

1, д.

22, л.

105.

Директор архива

В.В.

Сидоров

Зав. отделом

научного использования

документов

Н.К.

Петрова

Архивная справка составляется по установленной
форме на бланке
государственного архива с обозначением названия документа
“Архивная справка” (приложение 19). Она должна содержать в себе
точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по
рассматриваемому запросу или заявлению. Не относящиеся к з
апросу
(заявлению) сведения в нее не включаются. В справке приводятся
названия документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в
документах. При этом информация дается в хронологической
последовательности событий, а не документов, в которых они
осв
ещаются, например:

Приказом №

169а по Минскому пединституту
им.

А.М.

Горького от 26 августа 1951 г. Зябко Нина
Макаровна зачислена на первый курс
физико
-
математического факультета.

Приказом №

65 по Минскому пединституту
им

А.М.

Горького от 21 апреля 1955 г
. студентка
четвертого курса Зябко Нина Макаровна отчислена из
института.

Основание: Национальный архив, ф.

746, оп.

4, д.

36,
л.

363, 369; д.

59, л.

168

169.

Организация

использования

документов
...

131

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями,
изложенными в заявлении, не должно

служить препятствием для
включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех
остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности
лица и фактов, о которых говорится в документах и сообщается в
заявлении (например, несовпадение
в написании имени или отчества,
года рождения, должности и т.д.).

В справке сведения даются так, как они значатся в документах архива, а
расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в
тексте справки (“так в документах”). Отмечаются также отс
утствие и
сокращенное написание имени или отчества, невозможность
расшифровки инициалов или одного из них.

В справках о подтверждении трудового стажа указываются данные
только за то время, за которое имеются сведения в документах. При
этом приводятся точно
е название должности, в которой работал
заявитель, и годы работы.

Размер заработной платы в справках дается в соответствии с
масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится
справка.

В справках об образовании при отсутствии в докумен
тах

св
едений об
окончании заявителем учебного заведения сообщаются сведения, в
каком классе или на каком курсе он учился.

Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим
отделом использования документов и заверяются гербовой печатью.

Разъяснения
по существу обнаруженных в документах сведений,
пояснения к документам, внушающим сомнения в их достоверности,
причины выдачи неполной справки и т.п. сообщаются в
сопроводительном письме, направляемом вместе с архивной справкой
учреждению или гражданину.

П
ри отсутствии в архиве запрашиваемых сведений составляется
отрицательный ответ на фирменном бланке архива, но без надписи
“Архивная справка”. В нем указываются причины отсутствия
документов, даются рекомендации, куда еще следует обратиться за
справкой по д
анному вопросу, например:

В частично сохранившихся документах архива сведений о
пребывании Воронина Владимира Алек
сеевича, 1935 года
рождения, уроженца д.

Ма
лодуша Хойникского района, в
немецком концлагере “Озаричи” не обнаружено.

Рекомендуем обратиться
в Государственный архив
Российской Федерации: 119817, г.

Москва,
ул.

Б.Пироговская, 17.

Организация

использования

документов
...

132

Отрицательные ответы не заверяются гербовой печатью.

По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан
выдаются также архивные копии или выписки из докумен
тов.

Архивная копия


это дословное воспроизведение различными
средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста
документа, официально заверенное архивом.

Архивная выписка


это дословное воспроизведение части документов,
относящихся к опреде
ленному вопросу, факту или лицу, официально
заверенное архивом.

В архивной выписке извлечениями из текста должны быть исчерпаны
все имеющиеся данные по запросу или заявлению, причем связанность
содержания и точный смысл каждого извлечения не должен
нарушат
ься. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также
пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются
многоточием.

Для архивных копий и выписок делаются соответственно названия
“Архивная копия”, “Архивная выписка”, в конце после текста или н
а
обороте указываются поисковые данные. Они заверяются руководством
архива и гербовой печатью.

При исполнении запросов социально
-
правового характера допускается
изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям, с
разрешения руководства архива
, подлинных личных документов:
аттестатов, дипломов, свидетельств и других, кроме паспортов,
воинских книжек. На место изъятого личного документа вкладывается
копия документа и делается соответствующая отметка.

Все поступающие запросы учреждений и заявлени
й граждан
регистрируются.

6.
Выдача

архивных

документов

во

временное

пользование

учреждениям

Одной из форм информационного обслуживания является
предоставление учреждениям документов во временное пользование
для выполнения служебных заданий, организации
выставок и т.п. Чаще
всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же
документам, переданным на госу
дарственное хранение.

Дела во временное пользование выдаются на основании письменного
запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость
п
олучения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица,
которому доверяется их получение.

Организация

использования

документов
...

133

Передача архивных документов во временное пользование оформляется
специальным актом, который подписывается руководителями архива и
учреждения. Он заверяется гер
бовыми печатями обоих учреждений.
Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех
месяцев. При необходимости его продления архиву направляется
письмо, в котором обосновывается причина продления срока.

Строгое соблюдение всех требований ар
хива


обязательное условие
получения учреждением документов во временное пользование.

Характеристика вышеприведенных форм использования до
ку
ментов не
исчерпывает всех форм научно
-
инфор
мационной деятельности. Они
весьма многообразны. Инициатива архивист
ов и растущие потребности
общества в ретроспективной информации рождают новые формы.


Организация

использования

документов
...

134

Г
лава

16

ОРГАНИЗАЦИЯ

РАБОТЫ

АРХИВНЫХ

УЧРЕЖДЕНИЙ

1.
Государственная

архивная

служба

Беларуси

Для формирования, хранения и использ
ования документов НАФ РБ создана система архивных
учреждений.

Государственная архивная служба представляет собой субординационно построенную и
функционально разграниченную систему органов управления архивным делом и
подведомственную им сеть архивных учрежд
ений.

В Беларуси Государственную архивную службу возглавляет Государственный комитет по
архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Он обеспечивает охрану прав и интересов
республики в области архивного дела, генеалогии, геральдической службы, организа
ции
делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях
независимо от форм собственности и видов хозяйственной деятельности; осуществляет
межотраслевую координацию работы государственных и ведомственных архивов, контро
лирует
выполнение архивного законодательства Республики Беларусь, организует деятельность
архивных учреждений.

Для руководства развитием архивного дела на местах созданы отделы по архивам и
делопроизводству облисполкомов. Их задачами являются анализ состоя
ния и регулирование
развития архивного дела в области, управление государственными архивами области и
обеспечение их деятельности; контроль за исполнением законодательных и нормативных актов
по архивному делу и делопроизводству; координация деятельности пр
ед
приятий, учреждений и
организаций в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание
им организационно
-
методической помощи в развитии и совершенствовании системы
делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодей
ствие по этим вопросам
с органами местного управления и самоуправления, ведение государственного учета
документов НАФ на территории области; обеспечение участия архивной службы в создании и
использовании государственных символов и наград.

Главным звеном Го
сударственной архивной службы являются государственные архивы.

Государственный архив


это учреждение, осуществляющее прием, постоянное хранение и
использование документов в интересах пользователей.

Его основные задачи:



комплектование документами НАФ;



обеспечение сохранности и государственный учет документов НАФ;



информационное обеспечение органов государственной власти, граждан, научной
общественности, использование и публикация документов, создание
информационно
-
поисковых систем, банков и баз данных

о документах архива;



ведение научно
-
исследовательской и методической работы в области архивоведения,
документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин.
Государственные архивы создаются по решению Администрации Президента Беларуси
,
Организация

использования

документов
...

135

местных исполнительных и распорядительных органов. Каждый из них действует на основании
утвержденного положения, в котором определяются его профиль и состав хранимых
документов, задачи, функции и права. Структура архива разрабатывается на базе типовой
ст
руктуры архивных учреждений с учетом профиля архива и состава содержащихся в нем
документов. Как правило, в архивах отделы создаются по направлениям работы: отдел
обеспечения сохранности документов и фондов; отдел информационно
-
поисковых систем;
отдел комп
лектования НАФ, ведомственных архивов и делопроизводства; отдел использования
документов НАФ и др.

Структурные подразделения в своей работе руководствуются утвержденными директором
архива положениями о них.

На все должности, имеющиеся в госархиве согласно
штатному расписанию (за исключением
директора, его заместителя и обслуживающего персонала), составляются должностные
инструкции, регламентирующие обязанности работников.

Для коллегиального обсуждения основных производственных проблем, вопросов контроля и
п
роверки исполнения, подбора и использования кадров в госархиве создается совещательный
орган


дирекция.

Работа государственных архивов строится на плановой основе. Разработка годовых планов
осуществляется в соответствии с директивными указаниями Белкомарх
ива и учетом задач,
решаемых архивами в планируемый период.

Наряду с годовым планом работы архива каждое структурное подразделение имеет свой
годовой план. На их базе руководители подразделений составляют квартальные и месячные
планы, а также месячные план
ы для сотрудников.

Отчетность, как и планирование, является одной из главных функций управления, от
постановки которой зависит организация работы госархива, ее эффективность.

Основа отчетности в архивных учреждениях


индивидуальные дневники учета труда
со
трудников. По ним определяется ежедневное выполнение плановых заданий, действующих
норм выработки, процент выполнения плана и состояния производительности труда.

С использованием данных индивидуальных дневников готовится отчетность структурных
подразделени
й, которая в свою очередь обеспечивает материалом общеархивную отчетность.

Архивы отчитываются о выполнении плановых заданий перед вышестоящими архивными
органами раз в год.

Кроме того, в них для учета рабочего времени работников ведутся табели учета рабоч
его
времени. Они обеспечивают контроль за использованием рабочего времени, состоянием
трудовой дисциплины, помогают при начислении заработной платы.

В архивных учреждениях осуществляется контроль за выполнением плановых заданий и
качеством работы. Практику
ется ежеквартальное заслушивание итогов работы на дирекциях
архивов, проводятся проверки работы структурных подразделений и сотрудников.

Организация

использования

документов
...

136

2.
Научно
-
исследовательская

работа

архивных

учреждений

Для развития и совершенствования на научной основе архивного
дела архивные учреждения
ведут научно
-
исследовательскую работу (НИР). НИР


это осуществление научных
исследований в целях получения теоретических, методических и практических разработок. Она
ведется в области архивоведения, археографии, документоведения,
специальных исторических
дисциплин и научно
-
информационной деятельности госархивов.

Научные исследования архивных учреждений подразделяются на теоретические
(фундаментальные), прикладные и научные разработки.

Теоретические исследования направлены на разраб
отку научных теорий, получение
систематизированных сведений по определенной научной проблематике. Они создают
теоретическую базу для дальнейшего развертывания НИР. Крупнейшим достижением, имевшим
важное значение для архивов, явилась, например, разработка В
НИИДАД теории экспертизы
ценности документов.

Прикладные исследования


это применение имеющихся теоретических знаний и опыта
работы для принципиального решения определенных практических задач. Они способствуют
выработке рекомендаций о целесообразности, во
зможностях и путях использования
полученных новых знаний в практической деятельности архивных учреждений. В результате
прикладных исследований могут быть разработаны принципиальные методы работы в
определенном направлении или технологические процессы; обос
новано применение новой
техники и технологии; получены экспериментальные данные по применению конкретного
метода работы.

Примером прикладного исследования могут служить “Методические рекомендации по
дифференцированному подходу к описанию документальных мат
ериалов” (М., 1968).

Научные разработки


это последняя стадия НИР, обеспечивающая возможность
использования полученных результатов прикладных исследований для практических нужд
архивов. К ним относятся методические пособия общего характера и нормативные д
окументы.
В качестве примера можно назвать “Основные правила работы государственных архивов
СССР”, подготовленные Главархивом СССР в 1983 г.

Поскольку научные разработки носят общий характер, обычно они требуют дальнейшего, более
конкретного раскрытия свои
х положений применительно к определенным условиям работы,
конкретным фондам и документам, т.е. создания методических пособий узко прикладного
характера. Но это уже задача не научно
-
исследовательской, а методической работы.

Государственные архивы, как прави
ло, выступают
соразработчиками НИР. Головными
организациями в настоящее

время являются Белкомархив и Белорусский
научно
-
исследовательский институт документоведения и архивного дела
.

Они отвечают за разработку темы в целом, готовят организационно
-
методическ
ие документы,
координируют работу исполнителей, оказывают им методическую помощь, контролируют ход
подготовки первичных материалов, обобщают и оформляют итоговые документы по теме,
составляют научный отчет.

Госархив
-
соразработчик ведет в соответствии с про
граммой исследования разработку части
темы, готовит по ней исходные материалы, участвует в рецензировании подготовленных
проектов по НИР, проводит работу по внедрению результатов исследований.

Для работы над темами могут создаваться творческие (рабочие) ко
ллективы из представителей
архивных учреждений.

Процесс работы над темой подразделяется на следующие этапы:

1)

ознакомление с темой;

2)

сбор и обработка исходных материалов;

3)

оформление результатов исследования;

4)

рецензирование, обсуждение
и доработка проекта подготовленного документа;

5)

внедрение результатов НИР в практику работы.

На первом этапе изучается литература по теме, степень разработки проблем и составляется
библиографический список. Завершается он подготовкой организационно
-
ме
тодических до
-
кументов по теме. К ним относятся программа исследования (техническое задание),
план
-
проспект, координационный план.

Программа исследования (техническое задание) должна включать круг вопросов, необходимых
для организации работы. В ней дается
обоснование темы, показывается состояние ее
разработки, цели и задачи исследования, ожидаемый эффект от НИР. Затем рассматривается
предмет разработки: оговаривается весь комплекс вопросов, подлежащих исследованию,
Организация

использования

документов
...

137

направления и аспекты темы, формируется ра
бочая гипотеза (научное предположение решения
темы), технические требования и расчеты для технических работ, поясняется исходная
терминология, употребляемая в программе, особенно если она уточняется и изменяется. В
программе излагается также организация и
методика работы, намечаются этапы исследования,
определяются виды документов, оформляющие каждый этап и завершение разработки всей
темы в целом, состав исполнителей, сроки представления материалов разработчиками, общий
период работы.

При подготовке пособий
, справочников, сборников и т.п. составляется план
-
проспект, в котором
намечается основная концепция и структура будущей работы в целом, кратко раскрывается
основное содержание каждого раздела (главы) или этапа работы.

По темам, разработка которых ведется
несколькими организациями, головной организацией
готовится координационный план, который содержит поэтапное раскрытие исследования с
указанием видов и результатов работы по каждому этапу, сроков и ответственных за их
выполнение. Координационный план соглас
овывается с соискателями и утверждается
руководителем головной организации.

На втором этапе НИР идет сбор и обработка полученных данных, разработка существа темы,
проводятся рабочие эксперименты, формируются выводы.

На следующем этапе оформляются результат
ы исследования, готовятся проекты итоговых
документов.

Четвертый этап посвящен рецензированию, обсуждению и доработке по замечаниям проекта
труда, подготовке окончательной его редакции.

В завершение по каждой выполненной теме исследования готовятся предлож
ения (справка) о
внедрении НИР в практику работы.

По завершенным научным темам составляются отчеты в соответствии с действующим ГОСТом.

Тема считается завершенной, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в
установленном порядке.

Для рассмотрения о
сновных проблем научно
-
исследовательской работы в архивных
учреждениях создаются научные (научно
-
технические) советы.

Организация

использования

документов
...

138

3.
Методическая

работа

архивных

учреждений

Для изучения и обобщения практического опыта архивные учреждения ведут методическую
работу.
Она заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных
работ и внедрении их в практику. Методическая работа базируется на результатах научных
исследований и обобщении передового опыта работы государственных архивов.

Основными ее форма
ми являются:



составление методических пособий;



обсуждение и решение методических вопросов на заседаниях совещательных органов
(методических комиссий, ЭПК и др.);



изучение и обобщение передового опыта;



методическая помощь сотрудникам архива.

Методич
еские пособия создаются архивными учреждениями на основе действующих
нормативных и методических документов общего характера, научных разработок
научно
-
исследовательских учреждений Беларуси и зарубежных стран, по направлениям и видам
работ государственных и

ведомственных архивов. При этом учитывается и обобщается
имеющийся опыт работы.

В методических пособиях конкретизируются общие методические положения и определяются
особенности работы применительно к специфике профильных для архива документов. В них
указы
ваются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые
конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый
эффект.

Методические пособия, создаваемые в архивных учреждениях, имеют много видов:
методиче
ские указания, методические рекомендации, рабочие инструкции, памятки и др.

Инструкции разрабатываются по отдельным видам работы (каталогизация, учет,
редактирование описей и т.д.) или по отдельным группам документов, отражающим
особенности конкретного арх
ива. Инструкции пишутся по пунктам в императивной форме.
Например, бывшим ЦГАОР БССР разрабо
тана Инструкция по выдаче и подкладке дел из
архивохра
нилища.

Организация

использования

документов
...

139

Методические указания по своей форме и назначению сходны с инструкциями, но содержат
больше организ
ационных вопросов. Чаще они создаются для подведомственных архивных
учреждений или ведомственных архивных и делопроизводственных служб для
усовершенствования приемов проводимых работ. К ним могут прилагаться формы документов,
различные перечни и т.д. Напри
мер, Архивным управлением при СМ БССР были разработаны
для архивных учреждений “Мето
дические указания об учете работы по каталогизации
документальных материалов госархивов БССР и их филиалов”.

Методические рекомендации и методические письма разрабатываютс
я по конкретным вопросам
и излагаются в повествовательной форме. В них обычно дается объяснение причин, вызвавших
необходимость проведения данной работы, иногда дается краткий обзор ее состояния. В 1989 г.
Главархив БССР, например, подготовил “Методические

рекомендации по проведению целевой
экспертизы фондов”.

Рабочие инструкции определяют организацию и методику работы по конкретному заданию
(подготовка сборника документов к изданию, обработка фондов и др.). Они имеют, как правило,
разделы: цели и задачи ра
боты, состав материалов, по которым они проводятся, организация
работы (в том числе последовательность проведения), методические указания по выполнению
каждого вида работы (с примерами). К рабочей инструкции нередко составляется расчетная
часть, в которой
указываются объемы каждого вида работы, нормы выработки и бюджет
времени по разрабатываемой теме. К ней могут прилагаться различные справки, схемы,
таблицы, помогающие проведению работы. Например, в ЦГАОР БССР широко практиковалась
подготовка рабочих инстр
укций при усовершенствовании описей фондов (в том числе
Наркомата финансов БССР, Наркомата продовольствия БССР, НК РКИ БССР, Белкоопсоюза,
Центрального совета профсоюзов БССР и др.).

Памятки


это краткие методические пособия менее официального характера.
В них
включаются установленные методические нормы по каким
-
либо конкретным вопросам.
Памятки составляются для того, чтобы обеспечить полное единство выполнения работы,
проводимой работниками различной квалификации. Например, чтобы облегчить работу
сотрудни
кам архива в ЦГАОР БССР, была подготовлена “Памятка
-
вопросник проведения
контрольной проверки организации документов в делопроизводстве, обеспечения сохранности и
упорядочения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях”.

Разработка методическ
их пособий требует углубленной серьезной работы и проводится
квалифицированными сотрудниками. Она включает следующие этапы: разработка плана,
подготовка проекта, рецензирование и обсуждение его методической комиссией (ЭПК),
доработка проекта по замечаниям
и предложениям, окончательное оформление проекта и
утверждение пособия руководством архивного учреждения.

Для рассмотрения и решения вопросов методического обес
печения работ в архивах создаются
методические (экспертно
-
методические) комиссии.

Правильная ор
ганизация работы, постановка планирования, учета и отчетности, состояние
контроля


залог успешной работы архивных учреждений.



Приложенные файлы

  • pdf 8827070
    Размер файла: 922 kB Загрузок: 1

Добавить комментарий