Вопросы и ответы Архивоведение

Вопросы по дисциплине «Архивоведение»

Формирование хранилищ документальных материалов в период образования государственности (9-13 вв).
Научно-техническая обработка дел.
Белорусские архивы времен ВКЛ и Речи Посполитой.
Комплектование государственных архивов.
Белорусские архивы в структуре учреждений Российской империи.
Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений
Сеть ведомственных архивов Беларуси в 19 начале 20вв.
Назначение и виды учета. Виды учетных документов.
Научно-справочный аппарат к документам архива организации.
Проверка наличия и состояния дел.
Создание и деятельность исторических архивов в Беларуси.
Создание страхового фонда особо ценных документов.
Публикация и описание документов в Беларуси во второй половине 19- начале 20 вв.
Задачи и структура системы научно-справочного аппарата.
Учет документов в архиве организации.
Описание дел.
Становление архивного дела в 1917-1921 гг.
Историко-архивная справка учреждения - фондообразователя.
Завершение создания командно-административной системы управления архивным делом (1929-1941).
Архивные описи, их виды, назначение, порядок их составления.
Организация собирания и хранения документов после освобождения Беларуси.
Составление и оформление сводных и законченных описей дел.
Восстановление деятельности архивов в 1945-1960 гг. Использование и публикация документов в период 1945-1960 гг.
Оформление дел. Составление описей дел структурных подразделений организации.
Архивное дело в Беларуси на современном этапе.
Оформление описи дел по личному составу.
Закон Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводству" его сущность и значение.
Работа с документами личного происхождения.
Органы архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь.
Электронные документы. Порядок обеспечения их сохранности.
Государственные архивы, их сеть, функции.
Организация работы архива учреждения.
Классификация документов в пределах архива.
Путеводители – справочники системы НСА.
Классификация документов в пределах архивных фондов.
Обзоры, их виды, назначение.
Архив организации, виды, задачи, функции.
Архивные каталоги, их сущность, виды, назначение.
Национальный архивный фонд.
Направления и цели использования архивных документов.
Экспертиза ценности документов, ее принципы, критерии.
Формы использования документов архива.
Экспертная комиссия, ее состав, функции.
Размещение дел в хранилище. Топографирование. Порядок выдачи дел из хранилищ.
Центральная экспертная комиссия, ее состав, функции.
Запрос как наиболее важная форма использования архивных документов.
Экспертно-методическая комиссия, ее состав, функции.
Использование документов архива организации.
Методика работы по экспертизе ценности документов.
Организация работы архивных учреждений.
Перечни документов с указанием сроков хранения, их сущность и значение.
Система государственных архивных учреждений Республики Беларусь.
Основные правила работы архивов государственных органов и иных организаций, их сущность и значение.
Методическая работа архивных учреждений.
Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации.
Устройство, оборудование, эксплуатация помещений архива.
Проведение экспертизы ценности документов в архиве учреждения.
Система мер по созданию условий хранения документов
Подготовка и порядок передачи документов в государственный архив.
Физико-химические и биологические факторы разрушения документов.
































Министерство образования Республик Беларусь

Институт парламентаризма и предпринимательства












Архивоведение


КУРС ЛЕКЦИЙ

















Содержание
13 TOC \o "1-3" \h \z \u 1413 LINK \l "_Toc257652773" 141. Архивоведение как научная дисциплина 13 PAGEREF _Toc257652773 \h 1441515
13 LINK \l "_Toc257652774" 142. Архивное дело в Беларуси в различные исторические периоды. 13 PAGEREF _Toc257652774 \h 1471515
13 LINK \l "_Toc257652775" 143. Современная сеть государственных архивов Республики Беларусь. 13 PAGEREF _Toc257652775 \h 14121515
13 LINK \l "_Toc257652776" 144. Закон о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь. Государственная и негосударственная части НАФ. Виды архивов. 13 PAGEREF _Toc257652776 \h 14161515
13 LINK \l "_Toc257652777" 145. Классификация архивных документов. 13 PAGEREF _Toc257652777 \h 14181515
13 LINK \l "_Toc257652778" 146. Комплектование государственных архивов. 13 PAGEREF _Toc257652778 \h 14191515
13 LINK \l "_Toc257652779" 147. Экспертиза ценности документов, ее принципы и критерии. 13 PAGEREF _Toc257652779 \h 14201515
13 LINK \l "_Toc257652780" 148. Номенклатура дел, виды, сущность и значение. 13 PAGEREF _Toc257652780 \h 14221515
13 LINK \l "_Toc257652781" 149. Экспертная комиссия, ее состав, функции. 13 PAGEREF _Toc257652781 \h 14231515
13 LINK \l "_Toc257652782" 1410. Задачи и структура системы научно-справочного аппарата (НСА). 13 PAGEREF _Toc257652782 \h 14231515
13 LINK \l "_Toc257652783" 1411. Путеводители. Обзоры. Каталоги. Указатели. 13 PAGEREF _Toc257652783 \h 14241515
13 LINK \l "_Toc257652784" 1412. Порядок составления архивных описей. Историко-архивная справка. 13 PAGEREF _Toc257652784 \h 14261515
13 LINK \l "_Toc257652785" 1413. Описание дел 13 PAGEREF _Toc257652785 \h 14281515
13 LINK \l "_Toc257652786" 1414. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. Условия хранения дел в архиве. 13 PAGEREF _Toc257652786 \h 14281515
13 LINK \l "_Toc257652787" 1415. Проверка наличия и состояния дел. 13 PAGEREF _Toc257652787 \h 14301515
13 LINK \l "_Toc257652788" 1416. Создание страхового фонда особо ценных документов. 13 PAGEREF _Toc257652788 \h 14311515
13 LINK \l "_Toc257652789" 1417. Назначение и виды учета документов в архивах. 13 PAGEREF _Toc257652789 \h 14321515
13 LINK \l "_Toc257652790" 1418. Направления и цели использования документов Национального архивного фонда. 13 PAGEREF _Toc257652790 \h 14331515
13 LINK \l "_Toc257652791" 1419. Исполнение запросов учреждений и обращений граждан 13 PAGEREF _Toc257652791 \h 14341515
13 LINK \l "_Toc257652792" 1420. Организация работы архивных учреждений. 13 PAGEREF _Toc257652792 \h 14351515
15

1. Архивоведение как научная дисциплина
Архивное дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая научные, правовые и практические аспекты хранения и организации использования документов. Архивное дело с древнейших времен было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. Сколько-нибудь устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен был обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы. Поэтому государство должно было заниматься организацией хранения и использования документов. Таким образом, архивное дело имеет древнее происхождение.
Архивоведение – комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы архивного дела и объединяет несколько специальных дисциплин: теорию и практику архивного дела, историю и организацию архивного дела, архивное право, научную организацию труда в архиве и др. Архивоведение как научная дисциплина возникла сравнительно недавно на стыке исторической науки и государственно-правовой практики, частью которой было архивное дело. Впервые мысль о том, что архивоведение представляет собой отдельную науку была высказана известным историком Ш. Ланглуа в статье «Наука об архивах», вышедшей в «Международном журнале архивов, музеев и библиотек» в 1885 г. Теоретические и методические принципы архивоведения как науки были сформулированы голландскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином в «Руководстве к приведению в порядок и описанию архивов» 1898 г.
Архив (от грэч. аrche – начало, основа, причина, конец; “аrcheion”– организация, которая осуществляет властные полномочия) это полисемичный термин, который рассматривается в четырех основных значениях:
организация или её структурное подразделение для хранения документов и организации их использования
это совокупность документов, которые хранятся в организации или у лица
периодические издания или сборники документов, где публикуются исторические документы
архивохранилище.
Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию обеспечивают долговременную память общества. Совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование некогда актуальной социальной информации в информацию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение образует собой хранилища социальной памяти общества

Объект и предмет архивоведения. Основные понятия.
Объектом изучения архивоведения является архивный документ или ретроспективная документная информация (документная информация, созданная в прошлом). В 60-70-х гг. ХХ в. в архивоведение и близкие отрасли знания стали широко проникать термины, понятия, идеи, почерпнутые из теоретико-информационных концепций. Это было время острых дискуссий, связанных с осмыслением места архивов и архивных документов в системе информационных ресурсов государства. Стало ясно, что архивные документы являются объектами информационного характера. Но поскольку специалисты в области теории информации изучали процессы, протекающие в «живых» системах различной природы, то они говорили главным образом об информации, относящейся к настоящему (оперативная информация) и к будущему (перспективная информация). Перед архивистами встал вопрос о нахождении специфических черт, присущих именно архивным документам. Важным этапом в поиске этих черт явилась выработка понятия «ретроспективная документная информация».
Предметом изучения архивоведения являются процессы поиска, отбора, хранения и использования документной ретроспективной информации
К основным архивоведческим понятиям, которые характеризуют взаимосвязи документной ретроспективной информации, и преобразования происходящие с ней в архиве, относятся:
Архивный документ – документ, который хранится или подлежит хранению, исходя из его ценности для истории и культуры государства и общества, независимо от вида носителя. Документ, функция которого трансформировалась с фиксации общественных процессов на их отражение.
Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
Архивный фонд – это: 1. совокупность архивных документов, генетически связанных между собой, который является органическим результатом деятельности организации или лица и свидетельствует об этой деятельности; 2. одна из основных единиц учёта в пределах архива. Фондовая природа основывается на принципе происхождения (органический принцип, принцип провениенции).
Фондообразователь – учреждение или лицо (группа лиц), в результате деятельности которых образовывается архивный фонд.
Архивная коллекция – комплекс документов, объединенных по одному или нескольким признакам. Образование коллекции происходит на основе принципа принадлежности (искусственности образования, логического принципа, принципа пертиненции).

Методы архивоведения
В 1960-е гг. были в целом сформулированы научные методы архивоведения, которые основывались на общенаучных принципах историзма, всесторонности, комплексности, объективности. К научным методам архивоведения относятся системный, функциональный, информационный анализы, сравнительный метод, социологические методы (анкетирование, опрос и др.), методы архивной реконструкции (воссоздания процесса архивотворчества в пределах организации, для определения фондовой принадлежности)
Системный подход подразумевает рассмотрение любого объекта с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Системный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации. Более того, при изучении документы должны сопоставляться не только с документами того учреждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей системы.
Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций учреждения и самих документов. Он основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для их реализации, также несут неравнозначную информацию. Функциональный метод является также способом прогнозирования информационного состава всего архивного фонда государства. На его основе определяются те комплекты документов, которые должны будут в будущем найти отражение в составе НАФ РБ. Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается содержание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшественникам, должны войти в состав НАФ.
В настоящее время широко применяется также информационный метод. Так как документы содержат информацию, которая неравнозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то необходимо учитывать ее значение и изучать явления ее повторяемости. При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос ее диалектической взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения информации, заключенной в документах, в архивоведении применяются математические методы. Разновидностью информационного метода является источниковедческий анализ. Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних особенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, его формы, материала, на котором он изготовлен.
Архивная реконструкция представляет собой: 1. воссоздание (на основе сохранившихся справочников) первоначальной структуры единицы хранения или фонда, раздробленного, сохранившегося частично и несуществующего для непосредственного изучения;
2. полное или частичное воссоздание единицы хранения или фонда путем копирования сохранившихся в различных фонда документов.
3.метод реконструкции исходит из необходимости воссоздания несуществующей документальной системы или работы учреждения на основе принципа происхождения (провениенции).


Архивоведение как комплексная научная дисциплина не существует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодействует с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами. Круг научных дисциплин, с которыми связано архивоведение, обширен, так как организация документов, их хранение, создание научно-справочного аппарата и их использование требуют знания тех отраслей человеческой деятельности, в результате которых они возникли. Архивоведение, решая свои задачи, опирается на достижения исторической науки, истории естествознания и техники, а также источниковедения, вспомогательных исторических дисциплин, документоведения, информатики, истории государственных учреждений, археографии.
Источниковедение, вооружая архивоведение своими методами исследования документов, помогает правильно решать теоретические вопросы экспертизы, обосновать отбор на государственное хранение полноценных в научном и практическом отношении документов и выработать основания классификации их в пределах архивных фондов.
Вспомогательные исторические дисциплины: палеография, дипломатика, историческая хронология, историческая метрология, сфрагистика, геральдика, генеалогия, нумизматика, историческая география – также имеют важное значение в работе с текстами архивных документов.
Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности образования документов и разрабатывающая способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации, имеет с архивоведением ряд общих теоретических вопросов в области классификации документов, экспертизы и способов раскрытия их содержания.
В архивоведение все более проникает кибернетика – наука о процессах управления в сложных динамических системах. Важным для архивоведения является такой раздел кибернетики, как теория информации, на основе которой внедряются механизированные и автоматизированные системы поиска сведений о содержании документов.
Информатика изучает структуру и общие свойства научной информации, закономерности ее создания, преобразования, передачи и использования в различных сферах человеческой деятельности. Архивоведение, используя методы информатики, разрабатывает свои вопросы применительно к документам архивов с учетом их специфики как исторических источников. При этом наиболее плодотворным является комплексное применение источниковедческого и информационного подходов.
История государственных учреждений изучает системы и функции учреждений, организаций, предприятий со времени возникновения государственного аппарата до наших дней. Она позволяет архивистам правильно определить комплексы документов в зависимости от масштаба и функций учреждений, а также пути организации архивных фондов различных учреждений и ведомств.
Археография, разрабатывающая теоретические и методические основы публикации документов, совместно с архивоведением решает вопросы выявления, отбора, описания документов, их датировки, систематизации.
Достижения физики, химии, биологии и других наук также помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.


2. Архивное дело в Беларуси в различные исторические периоды.
Архивные хранилища документов в IX–XIII вв.
Историческими источниками, которые воссоздают процесс складывания хранилищ письменных документов IXXII вв., служат древние летописи. Археологические находки подтверждают высокий уровень письменности на белорусских территориях. Об этом свидетельствуют найденные берестяные грамоты, набор инструментов для письма, металлические застежки для книг и др. На белорусских землях были хранилища храмовые или монастырские, княжеские, общинные, а также хранилища документальных материалов отдельных духовных и светских лиц.
Древнейшим хранилищем архивных документов являлся архив Бельчицкого Борисоглебского монастыря, а также Софийский собор в г. Полоцке. Основными местами хранения документальных источников кроме Полоцка являлись с X в. Витебск, Туров, Гродно, с XI в. Брест, Новогрудок, Браслав, Минск, Друцк, Копысь, Логойск, Лукомль, Пинск, с XII в. Слуцк, Клецк, Заславль и др.
Религиозными и культурно-просветительными центрами были монастыри. В них или при них действовали подразделения наподобие школ, где писались и переписывались книги, исторические документы и др. В монастырях городов создавались и хранились летописи историко-литературные произведения с описанием событий по годам. Значительные по своему составу документы откладывались в результате деятельности должностных лиц князя (тиуна, подсадника), бояр и дружинников.

Белaрусские архивы периода ВКЛ и Речи Посполитой (XIV– конец XVIII вв.)
Широко разветвленная сеть местных органов власти и управления, судебных учреждений порождала огромное количество документов, собранных в местных хранилищах. Центральные органы власти Великого княжества Литовского и Речи Посполитой проявляли постоянную заботу о сохранности этих документов, в которых были закреплены права владения великими князьями, королями, магнатами и шляхтой земельной собственностью и другим имуществом.
Статуты Великого княжества Литовского 1566 и 1588 гг., Конституции 1607 и 1647 гг. содержали специальные статьи, не только определявшие порядок хранения актовых книг, но и обязывавшие воевод и судебных старост строить для них специальные хранилища, где таковых не имелось. Новые архивы строились отдельно от присутственных мест или под них приспосабливались здания бывших церквей и монастырей.
Метрика ВКЛ. В Великом княжестве Литовском в XV–XVIII вв. важнейшим являлся архив господарской (великокняжеской) канцелярии, традиционно именуемый “Метрикой ВКЛ”. С ростом потока документов, выдаваемых канцелярией, их копии начали заносить в разные книги по тематическому признаку. С введением должности подканцлера (вице-канцлера) в 1566 г. связано разделение канцелярии на “Большую” и “Малую”. Метрика сложилась из подлинных документов, выходивших и получавшихся канцелярией великого князя, а также книг, в которые вносились отпуски выдаваемых канцелярией грамот, законодательных актов, утверждений земельных сделок, завещательных распоряжений, пожалований земельных владений, судебных приговоров, копий документов, которые получало правительство Великого княжества Литовского как из собственных земель, так и из-за границы. Первое упоминание о существовании таких книг относится к княжению Казимира Ягайловича (1427–1492), когда была установлена должность канцлера и канцелярия при нем.
Основными видами книг, составлявших Метрику, являлись книги записей, судные, посольские книги, книги данин и др. В книгах записей находились привилеи городам, местечкам на магдебургское право, на торговлю и др. В книгах судных содержались декреты высших судов Великого княжества Литовского, протоколы заседаний, судебные приговоры. В книги публичных дел были включены сеймовые постановления, запросы правительству и ответы короля, наказы послам и т.д. Посольские книги содержали письма к руководителям зарубежных держав и ответы последних на них, договоры, речи послов. В книгах данин находились документы о сборе пошлин, о повинностях и др. Книги аренд включали описания замков, экономий, поветов, маентков, межевые книги. Помимо этих в составе Метрики имелись и другие виды документов, а именно: выписки постановлений панов-рады, планы, родоводные диаграммы, публицистика, мемуары и т.д.
Местные и судебные архивы. В состав сети органов местного административно-судебного аппарата Великого княжества Литовского входили многочисленные местные князья, воеводы, старосты как органы государственной власти; наместники-державцы, тиуны, подтиуны как агенты великого князя в принадлежавших ему владениях; замковые суды, судившие на местах именем великого князя.
Соответственно главным категориям местных судов – гродских, земских и подкоморских стали накапливаться и их актовые книги. В первых отражались решения назначенных князем наместников-державцев, старост, воевод, во втором записывались постановления выборных шляхетских судов, в третьих – решения подкомория по земельным делам. Наряду с судебными решениями в книги вписывались и жалованные грамоты, решения сеймов, купчие, завещания, дарения и т.д. Помимо актовых книг гродских и земских в городах, пользовавшихся магдебургским правом, велись магдебургии (книги актов и судебных решений, выносимых местными магистратами, войтами, бурмистрами, советниками, лавниками (присяжными) и др.). В церквах и монастырях также велись свои актовые книги, в которые вписывались решения духовных судов.
Церковные и монастырские архивы. Одна из значительнейших категорий архивов в ВКЛ. Наиболее известные архивы это архивы Минской и Полоцкой духовных консисторий, архив Виленской католической епархии, архив униатских митрополитов и др. Документы, которые хранились в них это визиты, инвентари, привелеи, фундуши, описания приходов, метрические записи, клировые ведомости, богослужебные книги, исповедные книги и др.
Одним из основных видов архивов в этот период стали частновладельческие архивы шляхты, магнатов, мещан, ремесленников, купцов. Среди них выделяются архивы Радзивиллов в Несвиже, Сапег в Деречине, Тышкевичей в Логойске, Хрептовичей в Щорсах Любецких в Щучине, Вишневецких в Брагине и др., которые содержали в себе в основном документы по управлению имениями, юридически подтверждавшие имущественные права на земельные владения.

Беларусские архивы в структуре учреждений Российской империи (конец XVIII – начало ХХ вв.)
Начиная с XIX в. деятельность архивов учреждений беларусских губерний регламентируется российскими законами. Важнейшим среди них являлся Генеральный регламент, принятый 28 февраля 1720 г. Его глава 44 “Об архивах” предусматривала обязательную сдачу учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. По регламенту создавались самостоятельные структурные части в учреждениях – “архивы”, отделяясь таким образом от “канцелярий”. В “Общем учреждении губернском” 1775 г. определялся порядок хранения документов в местных архивах. Управление архивами в Беларуси находилось в ведении губернаторов, попечителей учебных округов, епархиальных архиереев, воинских начальников и других администраторов, обремененных множеством служебных дел, и не имеющих ничего общего с архивами. На практике дело разбора, описания хранения и уничтожения архивных материалов, откладывавшихся при канцеляриях действующих учреждений, зависело от низших канцелярских чиновников, часто лишенных всякого знакомства не только с элементарными требованиями архивоведения, существовавшего к тому времени в странах Западной Европы, но и вообще с запросами исторической науки.
В каждом уездном городе архивы создавались, при канцеляриях основных 10 уездных учреждений: полицейского управления, казначейства, духовного ведомства, учебного ведомства, дворянства, города, земства, военного ведомства, межевой и судебных учреждений. Кроме того, каждое волостное правление также должно было иметь хранилище актов делопроизводства. Таким образом, в Беларуси во второй половине XIX в. насчитывалось до 2 тыс. архивов. К этому количеству следует добавить архивы благотворительных, монастырских, промышленных, железнодорожных и других комиссий и комитетов, частные архивы.
В начале века в Россию с беларуских земель были перевезены Великокняжеский архив (Метрика ВКЛ), архивы Главного Литовского трибунала, Маршалковского суда, Скарбовой комиссии, Торговицкой конфедерации, Полоцкой езуицкой академии, Архив униатских митрополитов, а также родовые архивы Радзивиллов, Огинских, Сапег Значительный урон белорусские архивы понесли во время войны 1812 г. Как и впоследствии, в первую очередь пострадали древнейшие документы: чиновники не видели в них особого проку, поэтому об эвакуации или принятии каких-либо иных мер по обеспечению их сохранности речи не шло. Вывозу прежде всего подлежали наряду с “казенными суммами” архивы, имевшие политическое или имущественное значение.
В первой половине ХІХ в. началось научное изучение документов архивов. В 1824 г. протоиереем И. Григоровичем был издан первый археографический сборник документов «Беларуский архив древних грамот», археографической работой занимались профессора Виленского университета И. Данилович, И. Лобойко, И. Онацевич и др.
Важным шагом, знаменовавшим начало активного использования документов в научных целях, стало создание в середине XIX в. Витебского (1863–1903) и Виленского (1852–1915) центральных архивов древних актовых книг – первых исторических архивов Беларуси и Литвы. Они были создан для хранения актовых книг судебных учреждений бывшей Речи Посполитой за период с XVI до конца XVIII века по территории, находившейся в границах Витебской, Могилевской и Смоленской губерний Российской империи. Актовые книги по Виленской, Гродненской, Минской губерниям хранились в Виленском центральном архиве древних актовых книг (на территории современной Литовской Республики). Кроме того работала Виленская археографическая комиссия (1864–1915), в деятельности которой принимали активное участие архивисты обоих архивов И. Спрогис, А. Сапунов, Н. Горбачевкий, Д. Довгялло и др. Существенное значение в деле формирования общественной архивной службы Беларуси имело создание и деятельность Витебской ученой архивной комиссии (1909–1919), созданная с целью изучения документальных массивов в губерниях для их последующего хранения. Несмотря на довольно скромные результаты ее работы в области формирования губернского исторического архива, комиссия сыграла определенную позитивную роль, послужив прообразом созданных в будущем губернских органов управления архивным делом.

Архивное дело в БССР в 1920–1930-е гг.
Формирование централизованной сети государственных архивов стало осуществляться в годы советской власти в условиях, когда восточная часть Беларуси (Витебская и Могилевская губернии) временно находились в составе РСФСР, а Западная Беларусь – в составе Польши. В августе 1919 г. в Витебске и Могилеве были созданы губернские архивы, в которых хранились фонды местных государственных учреждений бывшей Российской империи. В августе 1922 г. в г. Минске был создан Центральный архив Беларуси (Центрархив), являвшийся главным органом по управлению архивным делом и подчинявшийся Центральному Исполнительному Комитету (ЦИК) БССР.
К началу 1924 г. в Минске при Институте истории Коммунистической партии (Истпарте) был создан также партийный архив, хранивший документы ЦК КП(б)Б и местных партийных комитетов, начиная с 1918 г. В 1927 г. Центрархив был преобразован в Центральное архивное управление при Президиуме ЦИК БССР. Тогда было принято Положение о Едином государственном архивном фонде, в соответствии с которым все архивы были разбиты на четыре категории: 1. архивы древних актов; 2. архивы от времени разделов РП до Октябрьской революции; 3.архивы революции (1917–1922); 4. ведомственный архивы современного периода. Для хранения исторических документов были созданы 3 исторических архива (в Витебске, Минске и Могилеве), в которые были переданы документы губернских и уездных учреждений Российской империи. Для хранения документов центральных органов советской власти 28 мая 1927 г. был создан Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР) БССР. Сохранялись и окружные архивы. Всего к концу 1929 г. государственные архивы БССР хранили свыше 3 млн. дел.
В мае 1924 г. прошла Первая всебеларусская конференция архивных работников, а в январе 1926 г. первый съезд исследователей беларусской археологии и археографии. Наиболее активными деятелями архивного дела этого периода являлись Д. Жилунович, В. Пичета, М. Мелешко, Б. Брежго, А. Сапунов, М. Довнар-Запольский и др.
В 1938 г. в БССР было введено областное деление. При каждом областном исполнительном комитете создавались областное архивное управление и областной архив. Центральный архив Октябрьской революции стал называться Центральным государственным архивом Октябрьской революции (ЦГАОР БССР). При нем был отдел фотокинодокументов. В Могилеве 5 июля 1938 г. был создан Центральный исторический архив, в котором были сосредоточены все документы с территории БССР до 1917 г. В августе - сентябре 1938 г. архивная сеть Беларуси была передана в ведение Народного комиссариата внутренних дел (НКВД). Центральное архивное управление было преобразовано в архивный отдел НКВД БССР, областные архивные управления – в архивные отделения областных управлений НКВД. Тогда же, в связи с ликвидацией Истпарта, Центральный партийный архив перешел в непосредственное подчинение ЦК КП(б)Б.
В сентябре 1939 г. к БССР была присоединена Западная Беларусь, ранее входившая в состав Польши. Тогда же в Минск были перевезены документы Виленского архива древних актов (около 1,3 млн. дел). На присоединенной территории с начала 1940 г. начали действовать Барановичский, Белостокский, Брестский, Вилейский и Пинский областные архивы. В феврале 1940 г. на базе городского архива в Гродно был образован филиал Центрального исторического архива БССР. В марте 1940 г. при областных комитетах КП(б)Б были созданы областные партархивы. В марте 1941 г. в Минске был создан Центральный архив фотофонокинодокументов.
К началу Великой Отечественной войны государственная архивная сеть БССР объединяла 3 центральных архива и 1 филиал, 10 областных и 192 районных архива. В них хранилось свыше 8 млн. дел (в том числе в центральных и областных – около 7,5 млн. дел). В партийных архивах хранилось около 220 тыс. дел. Помимо этого, большое число исторических документов (в том числе архив князей Радзивиллов, вывезенный из г. Несвижа в 1939 г., и документы Виленского архива актовых книг) находились в историческом архиве Академии наук БССР.

Государственные архивы БССР во второй половине ХХ в.
В результате немецкой оккупации 1941–1944 гг. государственные архивы Беларуси потеряли около 3,7 млн. дел. Полностью или частично погибли архивов Вилейской и Барановичской областей, ЦГАОР, архив Могилёвской области, погибли документы за 1930–1941 гг. находящиеся в учреждениях. Часть документов была вывезена оккупационными властями за пределы БССР. После войны около 1 млн. дел удалось отыскать и вернуть обратно. В годы войны из Минска в Вильнюс были перевезены древние актовые книги по белорусской территории, которые были возвращены в 1950-е годы и пополнили фонды Центрального исторического архива в Могилеве и его филиала в г. Гродно. ЦГАОР БССР после освобождения территории Беларуси в 1944 г. был переведен из Могилева в Минск. Партийный архив ЦК КП(б)Б, эвакуированный в годы войны, был реэвакуирован в Могилев и в 1945 г. включен в структуру Института истории партии при ЦК КП(б)Б, в июне-июле 1956 г. переведен в Минск. В этот архив были включены многие документы военного времени, в том числе относящиеся к истории антифашистского подполья и партизанского движения в Беларуси. С 1947 г. стали воссоздаваться областные партийные архивы.
В 1956 г. Архивное управление вступило в Международный совет архивов. В марте 1960 г. оно было выведено из подчинения Министерства внутренних дел и подчинено Совету Министров БССР. Тогда же был создан Центральный государственный архив литературы и искусства (ЦГАЛИ), а филиал исторического архива преобразован в самостоятельный Центральный государственный исторический архив в Гродно. Сеть государственных архивов составили 5 центральных архивов (ЦГАОР, Центральные государственные исторические архивы в Могилеве и Гродно, ЦГАЛИ и Центральный Государственный архив фотофонокинодокументов), 6 областных архивов (Брестский, Витебский, Гомельский, Гродненский, Минский и Могилевский), филиалы Брестского областного архива в Пинске и Минского областного архива в Молодечно (преобразованы из бывших областных архивов после упразднения Пинской и Молодечненской областей), 8 городских и 161 районный архив. В них находилось около 5,6 млн. дел, а протяженность стеллажей составляла в 1960 г. 33 км.
В 1963 г. Центральный государственный исторический архив был переведен из Могилева в Минск. В 1964 г. в него были включены документы несвижского архива Радзивиллов и некоторые другие фонды дореволюционного времени, ранее находившиеся в архиве Минской области. В мае 1968 г. был создан Центральный государственный архив научно-технической документации. В сентябре 1972 г. Архивное управление стало называться Главным архивным управлением при Совете Министров БССР (Главархив).

Современное состояние архивов
Партийные архивы, а также ведомственные архивы КГБ, Министерства иностранных дел, Министерства внутренних дел, Академии наук продолжали оставаться вне структуры государственных архивов. В сентябре 1990 г. на базе объединения партийных архивов Института истории партии при ЦК КПБ и Минского обкома КПБ был создан Центральный партийный архив Компартии Беларуси. После обретения независимости Республикой Беларусь в конце 1991 – начале 1992 гг. в государственные архивы были переданы более 3 млн. дел из центрального и областных партийных архивов. В апреле 1992 г. бывший Центральный партийный архив КПБ и Центральный государственный исторический архив в Минске были объединены в Национальный архив Республики Беларусь. Областные партийные архивы Брестской и Витебской областей были присоединены к соответствующим государственным архивам, а партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей преобразованы в филиалы государственных архивов.
В октябре 1992 г. Главное архивное управление было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив). В мае 1993 г. ЦГАОР переименован в Белорусский государственный архив, а Центральный государственный исторический архив в Гродно – в Белорусский государственный исторический архив. В 1994 г. был принят Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в 1999 г. в Закон были внесены изменения и дополнения и он был принят в новой редакции).
В июне 1995 г. прежний Национальный архив был расформирован. Комплекс документов бывшего Центрального партийного архива был передан в Белорусский государственный архив, преобразованный в Национальный архив Республики Беларусь. Документы бывшего партийного архива Минской области были переданы в государственный архив Минской области, а на базе фондов бывшего Центрального государственного исторического архива в Минске образован Национальный исторический архив Беларуси. Тогда же Белорусский государственный исторический архив был переименован в Национальный исторический архив Беларуси в Гродно. В 1996 г. филиалы областных архивов были преобразованы в зональные государственные архивы, а бывшие партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей – в Государственные архивы общественных объединений.
В январе 1997 г. Белкомархив преобразован в Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (Госкомархив), его председатель введен в состав Совета Министров Республики Беларусь. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 24 сентября 2001 г. Госкомархив преобразован в государственное учреждение "Национальный центр по архивам и делопроизводству" (Центрархив), подчиненный Совету Министров Республики Беларусь. В 2002 г. произошло ещё одно переформирование Национальный центр по архивам и делопроизводству преобразован в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
5 мая 2006 г. Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь передан в ведение Министерству юстиции Республики Беларусь. Был создан Департамент по архивам и делопроизводству при Министерстве юстиции Республики Беларусь, который в настоящее время является руководящим органом в области архивного дела и организации делопроизводства на территории Беларуси.

3. Современная сеть государственных архивов Республики Беларусь.
Государственная архивная служба Республики Беларусь – это система архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства. В состав Государственной архивной службы входят республиканские, областные, зональные архивы, научно-исследовательские учреждения, специальные технические лаборатории и печатное издание. Руководство и координацию деятельности архивных организаций осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству при Министерстве юстиции Республики Беларусь. Он обеспечивает охрану прав и интересов республики в области архивного дела, генеалогии, геральдической службы, организации делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности и видов хозяйственной деятельности; осуществляет межотраслевую координацию работы государственных и ведомственных архивов, контролирует выполнение архивного законодательства Республики Беларусь, организует деятельность архивных учреждений.
По состоянию на 1 января 2007 г. в государственных архивах хранится более 12 млн. ед.хр. и более 62 тыс. фондов. Самые ранние из документов относятся к XІVXVII вв. Это подлинные пергаментные грамоты, написанные на старобелорусском, старопольском и латинском языках. Многие фонды имеют международное значение как уникальные исторические памятники и как информационный ресурс. Например, фонд князей Радзивиллов в Национальном историческом архиве Беларуси, фонд Белорусского штаба партизанского движения в Национальном архиве Республики Беларусь и др. На основе документов белорусских архивов подготовлены десятки монографий, сборников документов, сотни статей, выставок документов, теле- и радиопередач.
Для руководства развитием архивного дела на местах созданы отделы по архивам и делопроизводству облисполкомов. Их задачами являются анализ состояния и регулирование развития архивного дела в области, управление государственными архивами области и обеспечение их деятельности; контроль за исполнением законодательных и нормативных актов по архивному делу и делопроизводству; координация деятельности предприятий, учреждений и организаций в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании системы делопроизводства и унифицированных систем документации, и т.д.. Главным звеном Государственной архивной службы являются государственные архивы.
Структура государственной архивной службы
Департамент по архивам и делопроизводству при Министерстве юстиции Республики Беларусь [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Научно-исследовательские учреждения:
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД)
Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД)
Специальная лаборатория – Центральная лаборатория микрофотокопирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь
6 республиканских архивов:
Национальный архив Республики Беларусь
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]Национальный исторический архив Беларуси
Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно
Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов
Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства
Белорусский государственный архив научно-технической документации
9 областных архивов включая Государственные архивы общественных объединений в городах Гомеле, Гродно, Могилеве
16 зональных государственных архивов и более 130 районных и городских архивов
Периодическое издание Государственной архивной службы – журнал «Архiвы i справаводства».
Республиканские архивы:
Национальный архив Республики Беларусь.
В соответствии с постановлением ЦИК и СНК БССР от 28 мая 1927 г. № 20 был создан Центральный архив Октябрьской революции БССР с местонахождением в г. Минске. В 1930 г. архив был переведен из г. Минска в г. Могилев. Согласно постановлению Президиума ЦИК БССР от 5 июля 1938 г. Центральный архив Октябрьской революции реорганизован в Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР (ЦГАОР БССР). В июне 1941 г. в связи с временной оккупацией территории Белоруссии немецко-фашистскими захватчиками деятельность архивных учреждений, в том числе и ЦГАОР БССР, была приостановлена. Архив возобновил свою работу в январе 1944 г. в г. Гомеле, в июле 1944 г. он переехал в г. Минск. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 21 мая 1993 г. № 336 ЦГАОР БССР преобразован в Белорусский государственный архив (БГА). В соответствии с приказом Белкомархива от 12 июня 1995 г. № 15 БГА был реорганизован в Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) с передачей ему комплекса документов бывшего Центрального партийного архива (ЦПА) Компартии Белоруссии.
Национальный исторический архив Беларуси
Архив начал свою деятельность в 1919 г. как архивохранилище Могилевского архивного бюро.В 1924 г. архивохранилище реорганизовано в окружной архив, в 1927 г. в Могилевский исторический архив, преобразованный в 1930 г. в отделение ЦАУ БССР, при котором образован Могилевский исторический архив. В 1938 г. последний реорганизован в Центральный исторический архив, называвшийся с 1943 г. Центральным государственным историческим архивом (ЦГИА) БССР. В 1963 г. архив переведен из г. Могилева в г. Минск и до 1992 г. носил название ЦГИА БССР в г. Минске. Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 22 апреля 1992 г. «О вопросах архивов» на базе ЦГИА Республики Беларусь и бывшего ЦПА КПБ создан Национальный архив Республики Беларусь. Приказом Белкомархива от 12 июня 1995 г. на базе комплекса документов XIV – нач. XX в. этого архива создан Национальный исторический архив в г. Минске, который приказом Белкомархива от 23 октября 1995 г. переименован в Национальный исторический архив Беларуси. Архив хранит документы по истории Беларуси периода ее вхождения в состав Великого княжества Литовского, Речи Посполитой и Российской империи.
Национальный исторический архив Беларуси в г.Гродно
Постановлением СНК БССР от 11 февраля 1940 г. № 182 был образован филиал Центрального государственного исторического архива (ЦГИА) БССР, преобразованный в 1960 г. в ЦГИА БССР в г. Гродно. В мае 1993 г. архив переименован в Белорусский государственный исторический архив, с июня 1995 г. – в Национальный исторический архив в г. Гродно, с сентября 1996 г. – в Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно. В архиве находятся на хранении документы учреждений бывшей Гродненской губернии и бывших Виленского, Дисненского, Лидского, Ошмянского уездов Виленской губернии Российской империи.
Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов
Центральный государственный архив фотофонокинодокументов (ЦГАФФКД) был создан в соответствии с постановлением СНК СССР от 29 марта 1941 г. № 723 «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде и сети государственных архивов Союза ССР», однако свою деятельность начал только после освобождения территории БССР от немецко-фашистских захватчиков. Первоначально хранение документальных материалов осуществлялось в хранилище Государственного архива Минской области. С 1963 г. архив стал называться Центральный государственный архив кинофотофонодокументов (ЦГАКФФД), переименованный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 21 мая 1993 г. в Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов (БГАКФФД).
В архиве хранятся хроникально-документальные, художественные и анимационные фильмы, киножурналы, отдельные киносюжеты; фотодокументы в виде негативов и фотоальбомов; хроникально-документальные и художественные звукозаписи, отражающие события государственной, общественно-политической, экономической и культурной жизни республики.
Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства
Постановлением Совета Министров БССР от 9 июня 1960 г. № 323 был создан Центральный государственный архив литературы и искусства (ЦГАЛИ) БССР, преобразованный постановлением Совета Министров БССР от 27 марта 1976 г. в Центральный государственный архив-музей литературы и искусства (ЦГАМЛИ) БССР. В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 21 мая 1993 г. № 336 ЦГАМЛИ переименован в Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства (БГАМЛИ).
Белорусский государственный архив научно-технической документации
Архив создан постановлением Совета Министров БССР от 27 мая 1968 г. № 164 как Центральный государственный архив научно-технической документации (ЦГАНТД) БССР для централизованного хранения научно-технической документации и организации ее широкого использования. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 21 мая 1993 г. № 336 ЦГАНТД БССР переименован в Белорусский государственный архив научно-технической документации (БГАНТД)
БГАНТД хранит документы НАФ, содержащие ретроспективную информацию по истории развития науки, техники, архитектуры, ведет их государственный учет, организует использование в научных и народнохозяйственных целях, осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов по профилю своей деятельности. Источниками комплектования архива являются проектные, конструкторско-технологические, научно-исследовательские организации, научно-производственные объединения республики, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная) и управленческая документация. Кроме того, архив комплектуется документами личного происхождения представителей науки, техники, архитектуры и строительства республики.

Областные и зональные государственные архивы:
Брестская область:
Государственный архив Брестской области
Зональный государственный архив в г.Барановичи
Зональный государственный архив в г.Кобрине
Зональный государственный архив в г.Пинске
Витебская область:
Государственный архив Витебской области
Зональный государственный архив в г.Глубокое
Зональный государственный архив в г.Орше
Зональный государственный архив в г.Полоцке
Гомельская область:
Государственный архив Гомельской области
Государственный архив общественных объединений Гомельской области
Зональный государственный архив в г.Жлобине
Зональный государственный архив в г.Мозыре
Зональный государственный архив в г.Речице
Гродненская область:
Государственный архив Гродненской области
Государственный архив общественных объединений Гродненской области
Зональный государственный архив в г.Лиде
Зональный государственный архив в г.Новогрудке
Минская область:
Государственный архив Минской области
Зональный государственный архив в г.Борисове
Зональный государственный архив в г.Молодечно
Зональный государственный архив в г.Слуцке
Могилевская область:
Государственный архив Могилевской области
Государственный архив общественных объединений Могилевской области
Зональный государственный архив в г.Бобруйске
Зональный государственный архив в г.Кричеве
Районные и городские архивы.
Районные и городские архивы по личному составу были созданы в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 марта 1998 г. № 464 «Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 г.». Всего в республике по состоянию на 1 января 2005 г. функционирует 127 районных (городских) архивов. Районный (городской) архив составу осуществляет прием и хранение архивных документов в пределах установленных законодательством сроков.
Районные и городские архивы хранят документы ликвидируемых субъектов хозяйствования негосударственной формы собственности; документы по личному составу ликвидируемых учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, не имеющих правопреемника; документы по приватизации жилья, проводимых аукционов и др., связанные с разгосударствлением, приватизацией государственной собственности; медицинскую документацию; похозяйственные книги; печатные и другие материалы, дополняющие фонды архива.По согласованию с районными (городскими) исполкомами и вышестоящими органами государственного управления по архивам и делопроизводству районные (городские) архивы имеют право принимать на депозитарное хранение документы учреждений, организаций, предприятий, а также общественных объединений и граждан.
Районные и городские архивы работают в соответствии с планами, согласованными с вышестоящими органами государственного управления по архивам и делопроизводству и утвержденными районными (городскими) исполкомами. Организационно-методическое руководство работой данных архивов осуществляется соответствующими учреждениями Государственной архивной службы.

4. Закон о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь. Государственная и негосударственная части НАФ. Виды архивов.
Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» был принят 6 октября 1994, во второй редакции в январе 1999.
Закон о НАФ состоит из следующих разделов:
Основные термины и законодательство об архивах
Понятие, структура и состав НАФ (государственная и негосударственная части НАФ; Свод НАФ; документы по личному составу)
Виды архивов и право собственности.
Хранение документов НАФ (временное хранение и передача на государственное хранение)
Учёт и обеспечение сохранности документов НАФ.
Организация и ведение делопроизводства в государственных органах и на предприятиях.
Использование документов НАФ
Государственное управление архивным делом
Финансовое и материально-техническое обеспечение учреждений системы государственной архивной службу Республики Беларусь.
Международное сотрудничество в архивном деле.
Ответственность за нарушение законодательства.
В соответствии с законом Национальный архивный фонд Республики Беларусь – это совокупность документов, созданных в Республике Беларусь в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности государства на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа.
Национальный архивный фонд Республики Беларусь состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. К Национальному архивному фонду Республики Беларусь относятся также архивные документы, являющиеся историческим и культурным наследием беларусского народа и хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств, а также документы, находящиеся в частной собственности иностранных граждан и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению в Республику Беларусь.
Документы НАФ составляют государственную и негосударственную части.
Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам республиканского значения, хранятся в республиканских архивах, республиканских библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных органов, иных организаций. Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам местного значения, хранятся в областных и зональных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов (далее – городские и районные архивы) и музеях;
Негосударственную часть Национального архивного фонда Республики Беларусь составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений с момента введения их регистрации в установленном законом порядке; религиозных организаций, образовавшиеся после отделения церкви от государства; иных юридических лиц негосударственной формы собственности; физических лиц.
Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственные) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы. Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, а областные, зональные, городские и районные архивы – соответствующими местными исполнительными и распорядительными органами по согласованию с республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству. Республиканские государственные архивы являются республиканскими научно-методическими и научно-исследовательскими центрами по работе с документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, областные архивы – научно-методическими центрами.
Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом.
К архивам негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь относятся: частные архивы физических лиц – комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом; и архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, а также религиозных организаций.

5. Классификация архивных документов.
Классификация архивных документов осуществляется на трёх уровнях: в рамках НАФ, на уровне архива, на уровне архивного фонда.
Классификация документов Национального архивного фонда Республики Беларусь
Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка в соответствии с признаками, определяющими организацию сети государственных архивов и их профили.
Классификация документов НАФ Беларуси строится на основе следующих признаков:
– принадлежность документов к различным историческим периодам (например, с древнейших времен до 1917 г., с 1917 г. по настоящее время);
– принадлежность документов к учреждениям республиканского или местного значения;
– принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (областям, районам, т.д.);
– принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
– способ и техника закрепления информации.
Классификация документов в пределах архивов
Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение.
Архивный фонд представляет собой исторически сложившийся комплекс документов, что предполагает наличие в нем документов, созданных как самим фондообразователем, так и документов, полученных им из других учреждений.
Основной классификационной единицей для группировки документов в пределах архива выступает архивный фонд, который представляет собой совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности юридических и физических лиц и имеющих научно-историческую ценность. Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.
Архивный фонд учреждения – это комплекс документов, образовавшихся в деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение.
Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов, образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и т.д.).
Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектовому, авторскому, хронологическому и др.).
Наиболее сложным моментом в процессе фондообразования является установление хронологических границ архивного фонда. Они определяются официальными датами образования и ликвидации учреждения.
После определения фондовой принадлежности документов и их хронологических границ каждому архивному фонду присваивается официальное название (полное и сокращенное) соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.
Классификация документов в пределах архивных фондов
Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимаются их группировка и расположение в фонде.
Она определяется исторически сложившейся структурой фондообразователя, характером его деятельности, составом и содержанием документации. Классификационной единицей выступает дело (единица хранения), которое состоит из одного или совокупности документов, объединенных общим признаком, и заключенных в отдельную обложку.
При разработке схем систематизации применяются следующие признаки группировки дел:
– структурный в соответствии со структурой учреждения;
– хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения);
– функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);
– номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов);
– корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
– географический – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты;
– авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

6. Комплектование государственных архивов.
Ежегодно почти все госархивы Беларуси принимают на постоянное хранение документы, имеющие научное и практическое значение. Систематическое пополнение НАФ Беларуси называется комплектованием архивов. Процесс комплектования включает определение источников комплектования государственных архивов; определение состава документов, подлежащих государственному хранению; прием документов в государственные архивы.
Источниками комплектования архивов являются учреждения, организации, предприятия и лица, в деятельности которых создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение.
Определение источников комплектования осуществляется с помощью следующих критериев: значение учреждения в отраслевой системе; полнота отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого, как правило, вышестоящего учреждения.
Критерий значения учреждения в отраслевой системе предполагает установление:
а) правового положения учреждения;
б) его функционально-целевого назначения;
в) уровня учреждения в отраслевой системе.
Критерий полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения связан с определением степени отражения информации о его работе в фонде вышестоящего учреждения отраслевой системы. В соответствии с этим критерием учреждения, деятельность которых достаточно полно представлена в фондах их вышестоящих органов, могут быть исключены из состава источников комплектования.
С учетом критериев и факторов, каждый архив ведет два списка: список № 1 учреждения, документы подлежат приему на государственное хранение, и список № 2 учреждений, не передающих документы в архив.
Первый список содержит сведения о названиях учреждений, датах их образования, подведомственной подчиненности и формах приема на государственное хранение документов от них.
Документы от учреждений второй группы принимаются выборочно.
Существуют две основные формы выборочного приема: повидовая и групповая.
При повидовом выборочном приеме от учреждений одного вида (разновидности) в государственный архив непосредственно поступают лишь отдельные виды документов, имеющие научно-историческую ценность и не представленные в фондах вышестоящих организаций.
При групповом выборочном приеме из группы однородных учреждений, находящихся в зоне комплектования государственного архива, на хранение в этот архив непосредственно поступают полные комплексы ценных документов только одного или нескольких учреждений. От всех остальных таких учреждений документы не поступают в архив.

7. Экспертиза ценности документов, ее принципы и критерии.
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения.
Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни. Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Существенной задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. изыскание путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.
Методологическую основу экспертизы ценности документов составляют принципы историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности.
Принцип историзма предполагает рассмотрение явлений на основе объективных закономерностей их возникновения и развития с учетом конкретных исторических условий. Не может быть единого подхода к документам без учета времени их создания.
Принцип всесторонности предполагает изучение и объективную оценку документов путем рассмотрения всех его сторон, с выделением главных, определяющих, а также всех связей.
Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места в общем документальном комплексе. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений на данной территории (республика, область, район и т.д.).
Принцип социально-политической нейтральности, неразрывно связанный с принципом историзма, предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов, на хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий.
С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии – это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:
происхождения документов;
содержания документов;
внешних особенностей документов.
Экспертиза ценности документов проводится в учреждениях и государственных архивах. В учреждениях она начинается в текущем делопроизводстве и завершается в ведомственном архиве. На стадии делопроизводства уже при разработке номенклатуры дел происходит отбор документов на государственное хранение путем установления сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность и четкость формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности.
После завершения использования документов в делопроизводстве проводится их упорядочение в структурных подразделениях. Осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, выделяются документы с временными сроками хранения, подлежащие дальнейшему хранению в структурных подразделениях, и дела с истекшими сроками хранения, подлежащие уничтожению.
Отбор документов постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается выполнение этой работы только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой “ЭПК” также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения. После просмотра они переформируются. Документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов определяются по ведомственному или типовому перечням документов или номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
На отобранные в структурных подразделениях дела составляются описи. Они готовятся отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу; дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.); служебные ведомственные издания.
Отобранные в структурных подразделениях дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу по составленным описям передаются в ведомственный архив. Здесь работниками ведомственного или государственного архивов проводится окончательная научно-техническая обработка документов. Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве заключается в комплексном анализе состава документации учреждения с точки зрения устранения внутриведомственной дублетности и повторяемости информации, уточняется, в каких структурных подразделениях должны быть оставлены основные экземпляры этой документации. Дела, отобранные в процессе экспертизы на постоянное и временное хранение, оформляются и описываются в соответствии с установленными правилами, на них составляются описи. На выделенные к уничтожению документы готовятся акты, в которых указываются заголовки дел, не подлежащих хранению, их количество, хронологические рамки, основание для отбора к уничтожению.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Одобренные ЦЭК (ЭК) учреждения акты о выделении документов к уничтожению утверждаются его руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК государственного архива. После этого учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в акт.
В государственных архивах экспертиза ценности документов проводится как самостоятельный вид работы, а также при усовершенствовании описей. Ее необходимость вызывается наличием в госархивах определенного количества документов, не содержащих ценной информации и не подлежащих хранению. По итогам экспертизы составляются акты о выделении документов к уничтожению.

8. Номенклатура дел, виды, сущность и значение.
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями. Номенклатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации, называемую индивидуальной или конкретной.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однотипным характером деятельности и составом документации. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций.
Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел - нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.
Примерные номенклатуры дел в отличие от типовых носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.
Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Государственной архивной службы на договорных началах.
Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет.
Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет служба документации; ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.
Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатуры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.
Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим службы ДОУ).


9. Экспертная комиссия, ее состав, функции.
В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, филиалов.
Порядок организации ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» и в «Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» (1997)
Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В ее состав обязательно включают:
должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;
должностное лицо, ответственное за архив организации;
специалистов по различным видам документации;
специалиста по обеспечению защиты информации и др.
Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем - секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.
Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.
Главные задачи экспертных комиссий:
- согласование проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел долговременного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;
- рассмотрение, одобрение и представление на утверждение руководителя учреждения актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

10. Задачи и структура системы научно-справочного аппарата (НСА).
Система научно-справочного аппарата (НСА) представляет комплекс архивных справочников (описи, каталоги, путеводители, списки фондов и др.) и автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС), создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. Она обеспечивает учёт и эффективный поиск документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива и НАФ Беларуси в целях всестороннего использования.
По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит НСА, ее можно разделить следующим образом:
НАФ Республики Беларусь – республиканский фондовый каталог Департамента по архивам и делопроизводству при Министерстве юстиции Республики Беларусь;
Архив – описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт архива и др.;
Фонд – опись, лист фонда, обзор фонда, каталоги и др.;
Отдельное дело и документ – каталоги, обзор фонда, внутренняя опись, заверительная надпись и др.
Систему научно-справочного аппарата можно разделить и по признаку функций, которые она выполняет. По нему НСА делится на две группы: 1) справочники по учету документов; 2) справочники по содержанию документов. В каждой из этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива, и дополнительные, создаваемые только тогда, когда в них ощущается необходимость. К основным справочникам по учету относятся фондовый каталог, список фондов, листы фондов, описи, к дополнительным – книга поступлений, реестры описей и др.
К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к дополнительным – обзоры, указатели, справочники и др.

11. Путеводители. Обзоры. Каталоги. Указатели.
Путеводители
Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата.
Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам (или межархивные путеводители), путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справочники.
Путеводитель по архивам – это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов.
Наиболее распространенный вид путеводителей – путеводитель по фондам архива. Он представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов с их краткими характеристиками.
Путеводители бывают межархивные и архивные. В первом информация дается одновременно о фондах нескольких архивов, во втором – речь идет о фондах одного архива.
Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика состоит из названия фонда, справочных данных о нем (номер фонда, количество единиц хранения, крайние даты документов), краткой исторической справки о фондообразователе и аннотации содержания документов, например:
Далее идет аннотация состава документов. В ней приводится обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим направление деятельности фондообразователя). К путеводителям составляется вспомогательный научно-справочный аппарат: предисловие, оглавление, списки сокращенных слов, указатели.

Обзоры
Обзор документов – это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенный для информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры фондов и тематические обзоры.
Обзор фонда – архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда.
Тематический обзор – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает содержание документов независимо от их фондовой принадлежности. Такой обзор может охватывать документы одного фонда или его части, или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких архивах.
Обзоры состоят из историко-археографического предисловия, характеристики документов и справочного аппарата. В историко-археографическом предисловии отражается: а) история фондообразователя; б) история фонда; в) принципы построения и порядок пользования обзором.
Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов. Характеристика документов представляет собой последовательное раскрытие их состава и содержания. Она в свободной, повествовательной форме должна сообщать все необходимые данные о документах как источниках сведений по конкретному вопросу.
Характеристика документов в обзоре должна включать следующие моменты:
– название вида или разновидностей документов (с указанием, кем они составлены);
– описание содержания документов;
– указания хронологических рамок, подлинности и объема документов.
Заключительный этап работы над обзором – составление к нему справочного аппарата. В него входят титульный лист, оглавление, список сокращенных слов. Методика их составления аналогична подготовке НСА описей. Для тематических обзоров могут готовиться списки фондов, информация о которых включена в них, а в необходимых случаях – библиография использованной литературы.

Архивные каталоги
Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов.
Каталог – межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.
В каталогах карточки группируются по разделам (классам), подразделам (подклассам), темам (подтемам), рубрикам (подрубрикам) и т.д. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями. На карточках фиксируются сведения о документах, объединенных в группы, соотносимые с названием отрасли (системы, объединения), проблемы, темы, вопроса, предмета, фамилии, даты и др.
В настоящее время в большинстве белорусских государственных архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются предметные, географические и другие каталоги.
Систематический каталог – это каталог, в котором документная информация систематизирована по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. Он занимает ведущее место среди каталогов.
В государственных архивах постоянно ведется работа по пополнению каталогов новой документной информацией. Каталогизация – это комплекс работ по созданию архивных каталогов, включающий разработку схем классификации, выявление и отбор документов для тематической разработки, описание их на специальных карточках, редактирование, индексацию, систематизацию и включение их в каталог, оформление и ведение каталогов.
Сведения описываются на стандартных каталожных карточках, отпечатанных типографским способом на карточной бумаге. На ней имеются следующие графы: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название архива, фонда и его структурной части, поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения и листов), язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления карточки.
Готовые тематические карточки редактируются и индексируются.
Индексация – это проставление на карточках индексов схемы классификации документной информации путем анализа их содержания и отнесения карточек к определенному структурному разделу схемы. После этого карточки систематизируются. В процессе этой работы выявляются дублетные и малоценные карточки, которые выделяются. Отсистематизированные карточки вливаются в каталог.

Указатели
Указатели, как правило, готовятся к описям фондов первой и второй категорий для ускорения поиска информации. Выбор вида и количества указателей зависит от характера, объема и порядка систематизации документов фонда. К описям объемных фондов, содержащим многоаспектную информацию, могут составляться несколько указателей. Указатели разрабатываются на основе сведений, имеющихся в заголовках дел или полученных в результате тематической разработки документов фонда.
Указатели в архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о содержании документов.
Указатель представляет собой перечень предметных понятий (фамилий, имен лиц, названий предметов, событий, явлений, географических названий), встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями (аннотациями) и поисковыми данными.
Указатели составляются, если фонд имеет сложную структуру, описи содержат большое количество дел, а документы многостороннюю информацию.
Основными элементами любого указателя являются предметные понятия и поисковые данные об их местонахождении. В зависимости от того, имеются ли пояснения к понятиям, указатели делятся на глухие и развернутые. В глухих указателях в состав статьи входят лишь понятия и ссылочные данные. В развернутых указателях, кроме обозначения понятия, включаются его пояснения.
В указатели вносят не все, а наиболее существенные понятия. Для этого изучается история фондообразователя, определяется круг вопросов и тем, имеющих принципиальное значение для освещения исторического процесса и деятельности конкретного учреждения.
Понятия в указателе образуют рубрики, которые могут быть простыми и сложными.
В указателе выделены следующие графы: названия фонда и группы материалов, их крайние даты, номера описи и дел, количество дел. Подготовленные указатели помещаются в конце описи или переплетаются в отдельные тома.
Указатели могут быть следующих видов: предметными и географическими

12. Порядок составления архивных описей. Историко-архивная справка.
Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений – (дат, количества листов) о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковой нумерацией. Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел.
Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники (каталоги, обзоры, путеводители и др.).Описи составляются в основном в ведомственных архивах. Все подготовленные описи на документы постоянного срока хранения учреждений и личного происхождения утверждаются ЭПК архивных учреждений.
Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и вспомогательного справочного аппарата к ней.
Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:
– порядковый номер;
– делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
– заголовок дела;
– крайние даты документов (число, месяц, год);
– количество листов в деле;
– примечание.
Завершает оформление собственно описи итоговая запись, которая включает информацию о количестве дел, внесенных в опись, что обеспечивает контроль за сохранностью документов. Итоговая запись дается в конце описи. В ней указываются цифрой и прописью количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируется наличие литерных дел и пропущенных номеров, дата, должность и фамилия составителя.
После итоговой записи к описи на последнем листе в левом нижнем углу проставляется гриф согласования описи с руководителем учреждения, документы которого включены в нее.
Затем ставятся отметки об утверждении описей ЭПК архивного учреждения и ЭК учреждения-фондообразователя.
Для описей всех фондов составляются:
– титульный лист;
– оглавление, если опись имеет разделы;
– список сокращенных слов;
– переводные таблицы шифров, если опись фонда перерабатывалась.

Историко-архивная справка учреждения-фондообразователя.
Историческая справка – самостоятельный вид научно-справочного аппарата к архивному фонду учреждения. Она составляется на каждое учреждение, документы которого передаются на государственное хранение.
Историко-архивная справка - документ, содержащий обобщенные и схематические сведения по истории фондообразователя и его фонда, характеристику описей, информацию о составе, полноте, особенностях группировки документов, особенностях формирования, описания и состояния дел.
Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в ходе научно-технической обработки дел фонда и вместе с указанными описями представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.
В исторической справке отражается история учреждения-фондообразователя и история его документального фонда. В ее первой части освещаются:
Исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение;
Причина создания учреждения;
Основание и дата образования учреждения;
Основные вопросы и масштаб деятельности учреждения, его подчиненность;
Задачи и функции учреждения, его структуры, подведомственная сеть, если таковая имеется;
Изменения в названии, функциях, структуре, подчиненности и ведомственной сети;
Дата и причины ликвидации или реорганизации, а также название учреждения, унаследовавшего его функции.
Вторая часть справки начинается с изложения сведений о том, когда и за какой период проведена обработка документов (т.е. экспертиза их ценности, отбор документов на постоянное, долговременное хранение и к уничтожению), какие описи (постоянного, долговременного и по личному составу) составлены в результате обработки. Здесь же указывается объем дел по каждой описи, подробно характеризуются состав документов фонда, их физическое состояние.
В справке раскрывается состав научно-справочного аппарата к описям (наличие оглавления, предисловия, списка сокращенных слов, указателей и т.п.), оговаривается состав документов, выделенных к уничтожению, наличие акта об их списании, его номер и дата, количество дел, выделенных к уничтожению. Историческая справка подписывается составителем описи. Хранится она в деле фондов.

13. Описание дел
Подготовка всех видов справочников о содержании документов начинается с описания дел. Оно включает: составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного индекса, крайних дат, количества листов в деле и проставление его архивного шифра.
Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме, отражать его основное содержание и состав документов.
В состав заголовка дела входят следующие элементы:
– название вида дела или документов;
– название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которым составлены документы;
– название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);
– вопрос или предмет, событие или факт, о котором идет речь в документе;
– название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела или их авторы и корреспонденты.
Для закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы нумеруются. Для сокращения затрат труда нумерация производится не постранично, а полистно. Нумерация производится черным карандашом или механическим нумератором в правом верхнем углу без точки; фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне слева сверху.
После нумерации дел составляется заверительная надпись. В ней оговариваются шифр дела (номер фонда, описи и дела), количество листов, наличие пропущенных и литерных листов, а также особенности нумерации и физического состояния дел. Кроме того, в заверительной надписи указывается дата ее составления, должность и подпись сотрудника, составившего этот документ.
На обложке дела указывается архивный шифр, состоящий из сокращенного названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на обложках проставляются специальным штампом в левом нижнем и правом верхнем углах. Кроме того, на обложки выносятся заголовки дел, крайние даты и количество листов. Ниже записи о количестве листов отмечается срок хранения дел. Для дел постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.

14. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. Условия хранения дел в архиве.
Обеспечение сохранности документов – одна из главных задач государственных архивов. Для ее выполнения проводится целый комплекс взаимосвязанных работ:
– создание оптимальных условий хранения документов;
– соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;
– проверка наличия и состояния дел;
– создание страхового фонда на особо ценные документы;
– обеспечение физической сохранности дел.
Обеспечение физической сохранности документов
В государственных архивах ведется работа по определению физического состояния документов. Она осуществляется в процессе проверки наличия и состояния дел, при выдаче дел из хранилищ, научно-технической обработки фондов или как самостоятельный вид работы. Полученные сведения заносятся в специальную картотеку учета состояния фондов, где, в частности, показывается количество дел, требующих микрофильмирования, реставрации, переплета, восстановления затухающих текстов, дезинфекции и т.д.
На основании этой картотеки определяются дела и очередность проведения работ по улучшению их физического состояния. Некоторые из них выполняются силами сотрудников государственных архивов. Они осуществляют мелкий ремонт дел, их подшивку, восстанавливают затухающие тексты путем изготовления машинописных копий или ксерокопий, наращивают корешки для последующего переплета дел и переплетают их, проводят дезинфекцию и обеспыливание дел и др.
Значительная часть работ проводится специальными лабораториями, созданными в системе государственной архивной службы республики. Они занимаются дезинфекцией, реставрацией, переплетом и микрофильмированием дел, а также другими работами по обеспечению физической сохранности документов.
Архивы при подготовке дел для передачи в лабораторию проводят отбор дел, проверку их нумерации, правильности оформления обложек и физического состояния документов.
В архивах ведутся картотеки учета работы по улучшению состояния фондов, в которой отражаются сведения о проведенных работах, в том числе о количестве микрофильмированных, отреставрированных, переплетенных, продезинфицированных дел, а также восстановленных затухающих текстов. Принимаемые архивами меры по улучшению физического состояния документов продлевают их жизнь.
Создание оптимальных условий хранения документов.
Документы, подлежащие государственному хранению, размещаются в специально построенных или приспособленных для этой цели зданиях. Не допускается совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения. Архивохранилища должны содержаться в чистоте, образцовом порядке, исключающих появление насекомых, грызунов, плесени и накопления пыли. Для этого необходимо регулярно проводить влажную уборку и обеспыливание стеллажей и документов.
Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах следует соблюдать оптимальный температурно-влажностный режим хранения: температура +17–+19°С, относительная влажность 50–55%. В специально построенных зданиях архивов такой режим поддерживается системой кондиционирования воздуха. В приспособленных помещениях проводятся мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения или путем рационального проветривания на основании показаний контрольно-измерительных приборов.
Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется регулярным измерением климатических параметров воздуха (температура и влажность воздуха): в кондиционируемых помещениях – два раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом – три раза в неделю; при нарушении режима хранения – ежедневно.
Результаты измерений фиксируются в специальном регистрационном журнале, который ведется в каждом архивохранилище. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте.
В архивохранилищах следует соблюдать охранный режим. Не допускается держать двери хранилищ открытыми. По окончании работы они запираются и опечатываются. Порядок допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливает директор архива. Пожарная безопасность в архивах обеспечивается системой пожарной защиты. Крупные, специально построенные архивохранилища оборудуются автоматической системой газового пожаротушения.
Соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ.
Хранящиеся в государственных архивах документы постоянно используются. Они выдаются сотрудникам архива для усовершенствования описей, каталогизации документов, подготовки сборников документов, исполнения запросов социально-правового характера и других целей. Учреждения берут дела во временное пользование для оперативных целей управления. Исследователи в читальном зале архива работают с ними при разработке плановых тем, подготовке монографий, докторских и кандидатских диссертаций и др. Для улучшения физического состояния и проведения специальной обработки (обеспыливание, дезинфекции и др.) дела передаются в лаборатории микрофильмирования, реставрации и переплета документов.
Выдача дел из архивохранилищ и их прием обратно проводятся только их работниками на основании требований на выдачу дел.
Выдача дел производится с письменного разрешения руководства архива при выдаче особо ценных дел, для передачи во временное пользование учреждениям, экспонирования на выставках, а также в лабораторию микрофильмирования, реставрации и переплета; заведующего отделом обеспечения сохранности документов и фондов при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям в читальный зал.
Дела выдаются на определенные сроки в зависимости от целей использования: на 10 дней – сотрудникам архива, занимающимся исполнением запросов; один месяц – сотрудникам архива для работы по усовершенствованию описей, каталогизации, подготовки сборников и т.п.; три месяца – учреждениям во временное пользование; пять дней – особо ценные дела; пять дней – описи документов.
В случае необходимости срок использования может быть продлен.
В архивохранилищах ведется учет выдачи дел. Все они регистрируются в книгах выдачи дел из хранилищ, которые ведутся раздельно по каждому направлению работы и использованию:
– книга выдачи дел сотрудникам архива;
– книга выдачи дел в читальный зал;
– книга выдачи дел во временное пользование;
– книга выдачи дел в лабораторию.

15. Проверка наличия и состояния дел.
Она проводится для установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и их физического состояния. Проверка наличия и состояния дел относится к плановым видам работ каждого государственного архива. Она осуществляется по фондам первой категории – один раз в 10 лет; по фондам второй и третьей категорий – один раз в 15 лет; особо ценных документов – один раз в 5 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные, единовременные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов.
Проверка наличия и состояния дел проводится группой сотрудников (не менее двух человек). Они устанавливают фактическое наличие дел путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных частей, заголовка, крайних дат, количества листов). Физическое состояние дел определяется визуально. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, а затем в акте проверки. Делать какие-либо пометы и записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается. После окончания проверки в конце описи проставляется отметка о ее проведении. В случаях обнаружения в описи неучтенных литерных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.
На основании итоговых записей в листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел. Он подписывается исполнителями. Одновременно с актом и в случае необходимости составляются акты о технических ошибках, обнаружении неучтенных дел, неисправимых повреждениях дел и др. На необнаруженные при проверке дела заводятся карточки, где указываются номер и название фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Данные проверки физического состояния дел фиксируются в карточках учета физического состояния дел. При выявлении отсутствующих дел организуется их розыск. Для этого необходимо тщательно проверить все учетные документы фонда и проанализировать его историю (когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились, кому передавались дела и т.д.), изучить учетные документы по выдаче дел из архивохранилищ, просмотреть дела находящихся рядом фондов, так как возможна неправильная подкладка дел и т.д.).
Обнаруженные в ходе розыска дела передаются хранителю фондов для подкладки на место. Кроме того, составляется справка об их обнаружении, которая является основанием для исключения этих дел из числа разыскиваемых, и делается отметка в картотеке необнаруженных дел. Дела, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета.
На отсутствующие дела, пути розыска которых исчерпаны, готовится акт о необнаружении дел. К нему прилагается подробная справка об итогах розыска. Затем эти документы направляются в Департамент, который дает письменное разрешение на снятие с учета необнаруженных дел. На его основании директор архива издает приказ о снятии отсутствующих дел с учета. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверявшегося фонда. Ее материалы подшиваются в дело фонда.

16. Создание страхового фонда особо ценных документов.
Для сохранения ценной документации на случай утраты и повреждения оригиналов создается страховой фонд. Он изготавливается путем микрофильмирования дел. При этом делаются страховой фонд и фонд пользования.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов. В Беларуси он сконцентрирован в специальном хранилище Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов.
Фонд пользования предназначен для выдачи исследователям вместо подлинников.
Страховому копированию подлежат особо ценные документы. В связи с этим в архивах проводится работа по их выявлению. К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения и автобиографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по заложенной в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.
При выявлении особо ценных документов архивы руководствуются следующими общими критериями:
– значение фондообразователя;
– время создания документов;
– ценность содержащейся в документах информации;
– авторство документов;
– юридическая сила, подлинность документов;
– наличие художественных, палеографических особенностей документов.
Критерий “Значение фондообразователя” предполагает учет роли, места и значения фондообразователя в государственной, народнохозяйственной и других сферах жизни общества.
Критерий “Время создания документа” используется при выявлении документов, относящихся к ранним историческим периодам и периодам особой исторической значимости.
Критерий “Ценность содержащейся в документах информации” предполагает выявление в пределах каждого фонда документов, возникших при осуществлении фондообразователем основных функций и содержащих наиболее полную информацию о событиях, явлениях, фактах. Чем большее влияние они оказали на развитие общества, тем ценнее эти материалы.
Критерий “Авторство документа” обязывает учитывать роль автора в политической, народнохозяйственной, общественной, научной и культурной жизни страны.
Критерий “Юридическая сила, подлинность документов” предполагает при наличии в фонде подлинников и копий одних и тех же документов выявление и учет оригиналов.
Критерий “Наличие художественных, палеографических особенностей документов” чаще применяется при оценке документов ранних исторических эпох, а также материалов личных фондов.
Сведения о количестве выявленных в течение года особо ценных дел отражаются в годовых отчетах архивных учреждений и препроводительном письме к форме № 11, высылаемом в руководящий орган архивным делом.
Выявленные особо ценные дела в первую очередь микрофильмируются, реставрируются, переплетаются, ремонтируются и картонируются. Все это позволяет архивам сохранить наиболее значимую часть их документальных богатств.

17. Назначение и виды учета документов в архивах.
Учет документов Национального архивного фонда Беларуси – это определение их количества и отражение его в учетных документах.
Учет документов закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации.
Учету подлежат все документы, входящие в НАФ республики, независимо от их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета.
Учет строится таким образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено – дело – принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по архиву. В конечном итоге все сведения концентрируются и сводятся в Департаменте и таким образом получается сводная информация о Национальном архивном фонде. Такая система учета дает возможность установить состав и объем материалов по любому комплексу, точно определяя его местонахождение, вплоть до места отдельного дела в архивном фонде.
Учет документов в государственных архивах строится на принципах централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве учреждения, в ведомственном и государственных архивах), динамичности. Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.
Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно для каждого госархива, необходимость вторых определяется самим архивом.
В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:
– книга учета поступления документов;
– список фондов;
– листы фондов;
– описи дел (первый экземпляр);
– карточки фондов;
– паспорт архива на 01.01.;
– дела фондов;
– сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
К вспомогательной учетной документации относятся:
– книги учета фондов архивохранилища;
– книги учета движения дел по архивохранилищам;
– карточки пофондового топографического указателя;
– карточки постеллажного топографического указателя;
– карточки на необнаруженные дела и др.


18. Направления и цели использования документов Национального архивного фонда.
Одной из основных функций архивных учреждений является обеспечение государства и общества необходимой ретроспективной информацией о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, предоставляют материалы для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах печать, радио, телевидение и кино, исполняют запросы учреждений и заявления граждан, выдают им архивные справки и копии документов.
В настоящее время архивные документы используются в научных, народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, учебных и других целях, а также для удовлетворения социально-правовых и имущественных интересов граждан. Архивы обеспечивают граждан справками о трудовой деятельности, учебе, награждении орденами и медалями, подтверждая владение собственностью и т.д.
Одной из форм использования документов в белорусских архивах является инициативное информирование об архивных источниках, предоставление документов исследователям в читальных залах, организация выставок, исполнение запросов учреждений и заявлений граждан, выдача документов во временное пользование учреждениям и др.
Инициативное информирование – это целенаправленное обеспечение по инициативе государственного архива учреждений сведениями о составе, содержании и месте хранения архивных источников.
Работа исследователей в читальных залах архива – традиционная и наиболее распространенная форма использования документов. Государственные архивы Беларуси обслуживают исследователей как своей республики, так и других государств.
Разрешение работать с архивными документами предоставляется на основании официального письма учреждения, направившего своего сотрудника в архив.
Разрешение на право работы в читальном зале дает руководство государственного архива на срок не более одного года с момента оформления документов.
Выставка документов – это художественно оформленная подборка копийных или подлинных документов, фотографий и иллюстративных материалов по определенной теме, предназначенная для публичной демонстрации. Выставки бывают стационарные (предназначенные для экспонирования в одном помещении) или передвижные (предназначенные для экспонирования в различных организациях). По времени функционирования они делятся на постоянные и временные. Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. На стационарных выставках допускается показ оригиналов подлинников при создании необходимых условий по обеспечению их сохранности.
Предоставление учреждениям документов во временное пользование для выполнения служебных заданий, организации выставок. Чаще всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же документам, переданным на государственное хранение. Дела во временное пользование выдаются на основании письменного запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость получения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица, которому доверяется их получение.
Передача архивных документов во временное пользование оформляется специальным актом, который подписывается руководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев.
Исполнение запросов учреждений и обращений граждан

19. Исполнение запросов учреждений и обращений граждан
Учреждения запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных пунктов, предприятий, организаций, библиографические данные о политических, государственных и общественных деятелях, ученых, представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы социально-правового характера. Граждане обращаются с просьбами подтвердить трудовой стаж, заработную плату, прохождение службы в Вооруженных силах, участие в партизанском движении, избрание на выборные должности, образование, награждение, имущественные права, политическую реабилитацию, нахождение в немецких концлагерях, тюрьмах и др.
В соответствии с содержанием запросов и заявлений производится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основании имеющихся в архиве печатных материалов.
Архивная справка – это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о наличии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов.
Она должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. В справке сведения даются так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки (“так в документах”). Отмечаются также отсутствие и сокращенное написание имени или отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.
Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим отделом использования документов и заверяются гербовой печатью.
При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ на фирменном бланке архива, но без надписи “Архивная справка”. В нем указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда еще следует обратиться за справкой по данному вопросу.
По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из документов.
Архивная копия – это дословное воспроизведение различными средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом.
Архивная выписка – это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

20. Организация работы архивных учреждений.
Главным звеном Государственной архивной службы являются государственные архивы. Государственный архив – это учреждение, осуществляющее прием, постоянное хранение и использование документов в интересах пользователей.
Его основные задачи:
– комплектование документами НАФ;
– обеспечение сохранности и государственный учет документов НАФ;
– информационное обеспечение органов государственной власти, граждан, научной общественности, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива;
– ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин. Государственные архивы создаются по решению Администрации Президента Беларуси, местных исполнительных и распорядительных органов. Каждый из них действует на основании утвержденного положения, в котором определяются его профиль и состав хранимых документов, задачи, функции и права. Структура архива разрабатывается на базе типовой структуры архивных учреждений с учетом профиля архива и состава содержащихся в нем документов. Как правило, в архивах отделы создаются по направлениям работы: отдел обеспечения сохранности документов и фондов; отдел информационно-поисковых систем; отдел комплектования НАФ, ведомственных архивов и делопроизводства; отдел использования документов НАФ и др.
Структурные подразделения в своей работе руководствуются утвержденными директором архива положениями о них. На все должности, имеющиеся в госархиве согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителя и обслуживающего персонала), составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников.
Для коллегиального обсуждения основных производственных проблем, вопросов контроля и проверки исполнения, подбора и использования кадров в госархиве создается совещательный орган – дирекция.
Работа государственных архивов строится на плановой основе. Разработка годовых планов осуществляется в соответствии с директивными указаниями Департамента и учетом задач, решаемых архивами в планируемый период. Наряду с годовым планом работы архива каждое структурное подразделение имеет свой годовой план. На их базе руководители подразделений составляют квартальные и месячные планы, а также месячные планы для сотрудников. Отчетность, как и планирование, является одной из главных функций управления, от постановки которой зависит организация работы госархива, ее эффективность.
Основа отчетности в архивных учреждениях – индивидуальные дневники учета труда сотрудников. По ним определяется ежедневное выполнение плановых заданий, действующих норм выработки, процент выполнения плана и состояния производительности труда. С использованием данных индивидуальных дневников готовится отчетность структурных подразделений, которая в свою очередь обеспечивает материалом общеархивную отчетность. Архивы отчитываются о выполнении плановых заданий перед вышестоящими архивными органами раз в год.
Кроме того, в них для учета рабочего времени работников ведутся табели учета рабочего времени. Они обеспечивают контроль за использованием рабочего времени, состоянием трудовой дисциплины, помогают при начислении заработной платы.
В архивных учреждениях осуществляется контроль за выполнением плановых заданий и качеством работы. Практикуется ежеквартальное заслушивание итогов работы на дирекциях архивов, проводятся проверки работы структурных подразделений и сотрудников.
Организация работы архивных учреждений.
Работа архива осуществляется в соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение.
Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (системы, объединения) согласовывается с Департаментом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Положение об объединенном ведомственном и ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.
Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.
Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.
Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив является структурным подразделением) или его директором (если архив является учреждением). Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в соответствующей должностной инструкции.
В архиве составляются:
годовой план работы;
годовой план-график приема дел от источников комплектования архива;
годовой отчет архива.
Годовое планирование проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджета рабочего времени, срока исполнения и исполнителя. При разработке плана работы и определения бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах. Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или руководителем структурного подразделения, в составе которого функционирует архив.
В организациях, в которых отсутствует штатная должность заведующего архивом, составление годового плана не является обязательной нормой.
План-график приема дел от источников комплектования архива и план представления годовых разделов сводных описей на рассмотрение ЭМК (ЭПК) составляется в произвольной форме. План-график имеет поквартальную разбивку и до утверждения его руководителем организации согласовывается соответствующим государственным архивом.
По итогам работы архивом составляется текстовой отчет о выполнении годового плана. Один экземпляр отчета по взаимной договоренности госархива и организации может направляться в соответствующий госархив.
Архивы совместно со службой ДОУ осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках.
Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1 раза в пять лет, а в структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой освещается состояние и работа архива, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. По итогам проверки может издаваться приказ. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений. Допускается проведение внеплановых проверок.
Подбор, расстановка и использование работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием. Повышение квалификации работников архива на соответствующих курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива). Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.


Заголовок 315

Приложенные файлы

  • doc 8827092
    Размер файла: 404 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий