Рабочая тетрадь по АРХИВОВЕДЕНИЮ

ТЕМА 1
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВАША ЦЕЛЬ
Изучить признаки отнесения документов и дел к документальному комплексу и усвоить методику определения фондовой принадлежности.



ВАША ЗАДАЧА:
Получить навыки классификации дел по архивным фондам и научиться определять, к составу материалов какого архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции, фонда личного происхождения) должно быть отнесено то или иное дело.


1.1. Понятие об организации документов и дел Архивного фонда Российской Федерации
Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации - сложная работа по формированию архивов и группировке документов внутри архива. От научно обоснованной организации документов зависят результаты поиска документной информации.
Организация документов Архивного фонда РФ складывается из классификации и систематизации архивных документов.
Классификация - выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.
Систематизация - физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе признаков классификации. Организация документов Архивного фонда страны включает в себя три ступени:
1) организация документов Архивного Фонда Российской Федерации в целом;
2) организация документов в пределах архивов;
3) организация документов в пределах архивных фондов .

1.2. Архивоведческая терминология
Дайте определение терминов:
документ -



архивный документ -



Дайте современное определение термина “архив” -




Государственный архив это -



Ведомственный архив это -




Понятие архив неразрывно связано с понятием “Архивный фонд РФ”.

Дайте определение Архивного фонда Российской Федерации -

1.3.Организация документов на уровне Архивного фонда Российской Федерации.
Орагнизация документов на уровне Архивного фонда РФ лежит в основе построения сети государственных хранилищ. Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные, архивы субъектов Федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды.

В основе современной системы архивных учреждений лежит сеть государственных архивов, закрепленная Положением о ГАФ СССР 1941 года. Документы союзного значения хранились в центральных государственных архивах СССР, республиканского значения - в центральных архивах союзных и автономных республик, документы местного значения - в областных, краевых архивах, их филиалах, окружных, районных и городских государственных архивах.
В 1941 году существовали следующие центральные государственные архивы СССР:
Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства СССР (ЦГАОРС);
Центральный государственный архив Красной Армии (ЦГАКА);
Центральный государственный литературный архив СССР (ЦГАЛА);
Центральный государственный архив древних актов (ЦГАДА);
Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА);
Центральный государственный исторический архив СССР (ЦГИА);
Центральный государственный исторический архив в Москве (в 1961 передан ЦГАОРу);
Центральный государственный архив кинофотофонодокументов СССР.
Положение о ГАФ СССР 1958 г. и 1980 г. закрепили следующие изменения в сети государственных архивов:
рост количества научно-технической документации, а также документов на специальных носителях привело к созданию в 1967 г. ЦГА научно-технической документации и ЦГА звукозаписей СССР;
хозяйственная реформа 1958-59 года привела к созданию на базе документов ликвидированных во время реформы министерств ЦГА народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР).
К 1991 году государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн ед.хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных архивах и более 213 тыс. ведомственных архивах.
С распадом СССР количество государственных архивов РФ сократилось. Вместе с тем, согласно Указу Президента СССР от 24 августа 1991 года “О партийных архивах” в связи с тем, что КПСС была частью государственного аппарата, образовавшиеся в ее деятельности документы отныне подлежат государственному хранению, поэтому сеть центральных и местных партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов.
К концу 1997 года сеть государственных архивов РФ насчитывала 2267 архивных учреждений, из них:
18 - федеральных;
16 - краевых;
134 - областных;
2060 - городских и районных;
78 - органов управления архивами.
____________________________________________________________
Назовите признаки организации Государственного архивного фонда СССР до 1991 года:














Какова современная сеть федеральных архивов и центров документации?








После провозглашения государственного суверинитета России изменился ее статус. “Российская Федерация - это новое государство, пришедшее на смену РСФСР в составе СССР и ставшее международно признанным продолжателем Союза ССР”. (Указ Президента РФ от 21.09.93 № 1400).
Стала иной политическая основа государства - от Республики Советов народных депутатов к демократическому федеративному правовому государству с республиканской формой правления. Меняется экономическая основа государства: в Российской Федерации признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.
В применении к классификации архивных документов это изменение положено в основу деления АФ РФ на государственную и негосударственную части, что нашло свое нормативное закрепление в Основах Законодательства РФ об АФ РФ и архивах.
Назовите современные признаки организации и фондирования документов Архивного Фонда РФ:







Помимо государственных архивов право временного ( в т.ч. депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ имеют государственные отраслевые фонды. Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. На 1 января 1995 г. Росархив заключил соглашения с 11-ю Министерствами и ведомствами.
--------------------------------------
Назовите государственные отраслевые фонды по современному архивному законодательству:



















1.4. Организация документов в пределах архива.
Ораганизация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

---------------------------------------
Дайте определение архивного фонда и архивной коллекции:



Назовите виды архивных фондов:




Что такое обьединенный архивный фонд?


Назовите признаки образования объединенного архивного фонда:




Назовите признаки образования коллекций:





Технология классификации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием.
Фондирование складывается из следующих видов работ
(перечислите):





Назовите признаки определения фондовой принадлежности документов:
входящих -



исходящих -



внутренних -




Впишите правила определения хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов:


Вид фонда
Хронологические даты

Архивный фонд учреждений



Архивный фонд личного происхождения




Объединенный архивный фонд





Крайние даты документов фондов:
Вид фонда
Крайние даты документов

Архивный фонд учреждения








Архивный фонд личного происхождения












КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.
1. Чем различаются признаки организации документов Архивного фонда РФ до 1991 года и на современном этапе?.





2. Назовите современные признаки организации и фондирования документов Архивного фонда РФ.





3. Каков состав Государственной части АФ РФ:












4. Что входит в состав негосударственной части Архивного фонда РФ?




5. Что понимают под отраслевыми ведомственными фондами?





6. Назовите основные научные принципы организации документов в пределах архива.




7. Назовите основные виды работ, входящие в процесс фондирования:




8. На основе чего происходит определение границ архивного фонда?





9. На основе чего происходит определение хронологических границ фонда личного происхождения?



10. Назовите признаки определения фондовой принадлежности входящих документов.




11. Назовите признаки определения фондовой принадлежности исходящих документов.




12. Назовите признаки определения фондовой принадлежности внутренних документов.





Тесты:
1. Архивный фонд это:
- запас документов, предназначенных для какой-либо цели;
- годовая смета архива;
- совокупность архивных документов, имеющих исторические и логических связи;
- совокупность письменных памятников, относящихся к деятельности учреждения или лица.
2. Архивный фонд Российской Федерации это:
- совокупность архивных документов страны;
- годовой бюджет государственной архивной службы;
- совокупность принадлежащих государству старых документов и письменных памятников;
- совокупность государственных архивов.
3. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности означает:
- разделение архивных фондов и архивных документов на государственную и негосударственную часть в зависимости от форм собственности;
- связь устройства Архивного фонда РФ с определенным содержанием документов;
- возможность покупки документов за рубежом;
- возможность продажи документов государственных архивов частным лицам.
4. “Временное хранение” документов АФ РФ это:
- хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ГАС;
- сохранение документов АФ РФ до их уничтожения;
- хранение документов в государственном архиве до поступления в Архивный фонд РФ.
5. “Депозитарное хранение” документов это:
- вечное хранение документов в государственном архиве за умеренную плату;
- временное хранение документов негосударственной части архивного фонда РФ в учреждении ГАС, музее, библиотеке на договорных условиях;
- хранение ценных бумаг в банковском сейфе или ломбарде.
6. Под фондированием понимают :
- классификацию документов архива по фондам и коллекциям;
- создание запаса документов предназначенных для какой-либо цели;
- определение состава документов, передаваемых на государственное хранение;
- накопление ценных бумаг, приносящих определенный доход.
7. Судебно-следственные дела относятся к фонду:
- органа следствия, в котором дело было заведено;
- судебного органа, вынесшего постановление по делу;
- вышестоящего судебного органа, которому подчиняется судебный орган, вынесший решение по делу.
Дополнительное задание.
Определите, кому принадлежат следующие высказывания.
1) “Создать архивный фонд усилиями архивистов, конечно, нельзя - архивный фонд - исторически обусловленный комплекс документов”.

2) “Информационный потенциал фонда, по видимому, всегда больше документов составляющих данный фонд. Это следует из основополагающей идеи общей теории систем - целое всегда больше суммы своих частей. Задача архивиста - уловить эту закономерность, способствовать проявлению этого эффекта, поддерживая целостность фонда и развивая поисковый аппарат к нему”.

3) “Предлагаем считать архивным фондом любой комплекс материалов, связанных между собой рядом признаков: происхождение, содержание, назначение, время образования. Такой комплекс материалов создается в государственном архиве. Принцип недробимости действует лишь по отношению к фонду, который создан архивистом и только до тех пор, пока данная организация материалов обеспечивает их всестороннее использование. Если в силу каких-либо причин принятая форма организации перестала соответствовать требованию, то архивист обязан принять решение о таком новом способе фондирования документации данного учреждения, который соответствовал бы возникшим потребностям и задачам комплектования или использования или изменившемуся порядку комплектования”

4) “В основу организации архивного дела в СССР положены принципы централизации и недробимости фондов. Всякий исторически сложившийся фонд представляет собой единое целое и единство его не должно разрушаться. Нельзя произвольно выдергивать из него отдельные дела и документы, потому что это ведет к разрушению архива, создает произвол и путаницу”

5) “В основу организации архивного дела в СССР положены принципы централизации и недробимости фондов. Всякий исторически сложившийся фонд представляет собой единое целое и единство его не должно разрушаться. Нельзя произвольно выдергивать из него отдельные дела и документы, потому что это ведет к разрушению архива, создает произвол и путаницу”

Список основных источников и литературы по теме
Источники:
Основы законодательства РФ “Об архивном фонде Российской Федерации и архивах”// Отечественные архивы . 1993. № 5.
Указ Президента РФ “Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о государственной архивной службе России// Там же. 1994. № 3.
Литература:
Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Там же. 1996. № 4.
Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: современный этап// Секретарское дело. 1998. № 1.
Еремченко В.А. Основные проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях // Отечественные архивы. 1996. № 6.
Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации// Там же. 1994.№2.
















ТЕМА 2.
АНАЛИТИКО - СИНТЕТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА РЕТРОСПЕКТИВНОЙ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ


ВАША ЦЕЛЬ:
Изучить проблемы описания документов и получить практические навыки составления информационных характеристик документов и дел.


ВАША ЗАДАЧА:
Провести описание дел (документов) конкретного фондообразователя. В процессе описания выявить и зафиксировать на карточках все информационные характеристики дела, в том числе отредактировать или составить заново заголовки дел и аннотации документов.




2.1.Понятие об описании документов и дел.
Организация документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) основана на строгой иерархии этапов классификации, идет сверху вниз: от Архивного фонда страны в целом по сети государственных архивов, затем внутри архивов по архивным фондам, наконец - внутри архивного фонда по делам.
Как Вы помните, документы АФ РФ страны являются носителями первичной документной информации.
Для того, чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, то есть сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов.


Описание документов и дел - это ...
(дайте определение)








Описание дел - это обязательное условие составления всех видов справочников о составе и содержании архивных документов.

2.2. Этапы и способы описания.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений, а также проводится в ведомственных и государственных архивах.
Укажите, в каких случаях проводится описание дел и документов:
в делопроизводстве учреждений





в ведомственных архивах






и государственных архивах







Описание - первый шаг в создании архивной описи.
Архивная опись - “мать” всех архивных справочников и Ваша задача, чтобы она не стала “мачехой” для исследователя, который будет ей пользоваться. Ведь от точности, полноты и информативности описи зависит зачастую успех научного исследования.
Почему же описи придается такое значение? Во - первых, архив может не иметь многих вещей: финансирования, сотрудников, помещения, но если он имеет опись, это уже архив, а не бумажный хлам. Во - вторых, неописанные материалы - россыпь не выдаются исследователям. Опись - это первое, что историк потребует, придя в читальный зал.
А сейчас вооружитесь нашим советом: запаситесь терпением! Описание- довольно трудоемкое, но интересное и порою захватывающее занятие.
Помните об ответственности, приступая к описанию! Из - за трудоемкости процесса аналитико - синтетической обработки информации средний срок службы описи, каталога, указателя - почти столетие! Представьте себе - рухнут империи, будут опровергнуты старые учения и созданы новые парадигмы - и все новые и новые поколения исследователей, тщетно пытаясь разыскать материалы по Вашей описи, будут “благодарно” вспоминать Ваше имя. Вместе с тем, историки действительно с благодарностью вспоминают создателей описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек созданных в середине – второй половине XIX века - П.Иванова, А.Х.Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачева, Н.Н. Бантыш-Каменского и других.
В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках. Карточный способ помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

2.3. Информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются :
- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства ;
- название структурной части (функции, отрасли);
- индекс дела по номенклатуре ;
- заголовок дела ;
- крайние даты ;
- количество листов ;
- архивный шифр.

Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.
Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то... (укажите, как передается название учреждения)



Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.
Имейте в виду, если название структурной части менялось, то... (впишите, как поступают в таком случае)



Если учреждение не имело структуры, то указываются (впишите, как поступают в таком случае)...


Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат : составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

Помните : в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты (укажите, какие даты)


Будьте осторожны : документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.

Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.
Знайте :
Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то... (укажите, как поступают в таком случае)...

Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.
Книги (кассовая , учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.
Копии документов - крайними датами являются (укажите, как поступают в таком случае)...

Помните : на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты :
(укажите, как поступают в таком случае)...



Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Архивный шифр - это (дайте определение):





2.3.1. Элементы заголовка дела.
Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.
Заголовки бывают 3-х типов : простые, обобщенные, сложные.


Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов (укажите последовательность элементов заголовка):








Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.
Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.
Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.
Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.

Реквизиты документа
Признаки заведения дел
Элементы информации заголовка
Критерии экспертизы ценности
Признаки классификации дел внутри фонда

вид документа
номинальный
вид документа, вид дела
Вид документа
номинальный

автор

авторский
Автор
Фондообразователь, авторство
авторский

адресат
корреспондентский
Корреспондент
корреспондент
корреспондентский

заголовок
предметно-вопросный
Содержание
содержание
предметно-вопросный

место
географический
Территория
место события
географический

дата
хронологический
Время
дата события
хронологический

Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.
Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.
Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.
Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.
Помните : Понятие “материалы” применяется (впишите, когда применяется понятие):



Понятие “дело” применяется при описании личных дел (укажите , когда):





Понятие “переписка” применяется (укажите, когда):




После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.







ПРИМЕРНАЯ СХЕМА
РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАГОЛОВКА

Постановления
Приказы *)
Протоколы [№-№] - автор - [содержание] - время
Решения Подлинность, копийность
Циркуляры

Планы автор - [содержание] - время
Отчеты

Сведения
Ведомости
Сводки [автор] - содержание - [территория] – Время
Справки
Таблицы

Дело автор(имя, отчество, фамилия)
содержание - [территория] - [время]

Материалы [автор] - содержание - [территория] -[ время]
(виды и разновидности документов)

Переписка корреспондент - содержание

*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.
Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

2.3.2. Обобщенные и сложные заголовки.
Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.
Для компактности заголовка приходится прибегать к обобщенным заголовкам (дайте определение)



Избегайте заголовков, хотя бы отдаленно напоминающих тип “разные бумаги по разным вопросам” (“общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству” и т.п.). (Объясните, почему):



Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую обобщенный.
Сложный заголовок (дайте определение)



2.3.3. Составление аннотаций.
Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.

Аннотация документов - это (дайте определение)








Перечислите категории документов, на которые составляются аннотации:





Укажите, какие элементы информации включает в себя аннотация, если:
- аннотация представляет собой заголовок отдельного документа;





- аннотация составляется на несколько однородных документов;





- аннотация содержит краткое описание содержания документа.




Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

2.3.4. Типовые заголовки.
Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.
Укажите, какие элементы входят в типовой заголовок:





2.3.5. Требования, предъявляемые к заголовку.
Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. (Обьясните, почему):



2.3.6. Дифференцированный подход к описанию.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составителя внутренняя, подокументная опись.

2. 4. Особенности описания документов и дел личного происхождения.

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.
Перечислите виды документов, характерные для дел личного происхождения.








Перечислите дополнительные элементы информации, которые присутствуют при описании дел личного происхождения.

2.5. Особенности составления заголовков документов и дел досоветского периода.

Состав и содержание документов, созданных в предшествующие исторические эпохи, а так же дел, сформированных в делопроизводстве XVI-XVII и XVIII-XIX вв., обладают рядом специфических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка.
Особым своеобразием отличаются документы XV-XVII вв., т.к. в них отображается самобытный облик Российского государства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур госуправления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным, с точки зрения приема их описания. Если документы XV-XVII вв., из-за своеобразия делают возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII-XIX вв. такие заимствования, как правило, не производятся.
При описании документов и дел XV-XVII вв. Особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, названия должностей и титулов.
Укажите правила передачи должностей и титулов при описании документов
XV--XIX вв.



Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния. В равной степени это относится как к представителям правящих классов и сословий, так и к подданным слоям населения. В последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов (объясните, почему):



КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Дайте определение вторичной документной информации.



2. Почему опись называют матерью “всех архивных справочников”?



3. Охарактеризуйте этапы и способы описания.




4. Перечислите информационные характеристики документов и дел.





5. В чем состоит разница между простыми, обобщенными и сложными заголовками?



6. Найдите ошибки в заголовках дел.
Дело о нырнутии в воду и самовольном невыхождении из оныя.

Общая переписка по вопросам работы отдела снабжения.

Дело о немирном житии ключаря Федотова.


Переписка о поставках по обязательствам синтетических материалов финской фирме “Эрко” Главного управления механика и энергетика Министерства строительных материалов СССР.


Тесты

1. Заголовок дела составляется:
- на основании внимательного изучения документов дела;
- на основании поверхностного просмотра первых листов дела;
- списывается с обложки дела;
- сочиняется на основании изучения исторической справки о фондообразователе и фонде.

2. Данный заголовок единицы хранения является:
1) Записная книжка актера МХАТ Орлова В.А. 1927-28 гг.
простым
обобщенным
сложным
2) Переписка с архивными учреждениями о разработке проекта Правил работы государственных архивов СССР.
простым
обобщенным
сложным
3) Устав акционерного общества “Экспо-строй”, переписка с Министерством юстиции Российской Федерации о регистрации учредительных документов общества.
простым
обобщенным
сложным

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ
1) Определите, кому могли принадлежать эти высказывания.

“Первая главная обязанность служащих в архиве есть составление описаний и содержание рукописи указателей к рукописям вверенного им хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с первого взгляда : лишь специалист, знающий основательно свой предмет, может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и существенное.”

“Если нет инвентарей ( inventaire sommaire ) хранилищу документов, то это равносильно невозможности узнавать о существовании документов иначе как случайно - следовательно, мы можем сказать, что успехи истории в значительной степени зависят от усовершенствования общего инвентария архивных документов.”


2) Объясните, как проявляется в процессе описания диалектическая взаимосвязь всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа?

Cписок основных источников и литературы по теме
Источники
Дифференцированный подход к описанию документов. Методические рекомендации. Вып. 1. М., 1969.
Методы описания документной информации: Метод. рекомендации. М., 1986.
Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Методические рекомендации. М., 1994.
Литература

Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития // Отечественные архивы. 1994. № 5.
Ковальчук Н.А., Осичкина Г.А., Бутько С.П. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. М., 1985.
Хлопов В.Г., Благодатская В.И. Описание документов бывших партийных контрольных органов//Отечественные архивы. 1999. №3.




















ТЕМА 3.
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

3.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НА ОСНОВЕ КРИТЕРИЕВ

ВАША ЦЕЛЬ : Изучить методику проведения экспертизы ценности документов на основе критериев.

ВАША ЗАДАЧА: Провести экспертизу ценности документов фондов учреждений или фондов личного происхождения.

3.1.1. Понятие об экспертизе ценности документов.
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в XIV-XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в ХХ веке.
Итогом экспертизы ценности документов является комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны полноценными документами. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, подлежащих концентрации в государственных архивах.

3.1.2. Задачи экспертизы ценности документов.
Cформулируйте задачи экспертизы ценности документов:
Первая задача -



Вторая задача -




Третья задача -



Четвертая задача -


Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
Кратко охарактеризуйте каждый этап:











3.1.3. Критерии экспертизы ценности
Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Все критерии могут быть классифицированы по трем большим группам:
- критерии оценки происхождения документов;
- критерии содержания документов;
- критерии внешних особенностей документов.
К группе критериев происхождения отнесены следующие критерии:
- значение учреждения или лица в жизни общества;
- значимость события (явлений, предмета), отраженного в документах;
- время и место образования документов.
К группе критериев содержания отнесены следующие критерии:
- значение имеющейся в документе информации;
- повторяемость документной информации;
- целевое назначение документа;
- вид и разновидность документа.
К группе критериев внешних особенностей документов относятся:
- подлинность;
- наличие резолюций, виз, помет на документе;
-внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).
Раскройте значение каждого критерия ЭЦД:
“Значение учреждения или лица в жизни общества” -










Критерий значения событий -







Критерий времени образования документов -









Критерий места образования документов -





Значение информации документов -











Повторяемость информации -











Подлинность документов -






Резолюции, визы, пометы -




Художественные, палеографические, языковые и другие особенности -





Назовите виды и формы повторяемости информации.







Как оформляются результаты ЭЦД?



3.1.4. Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.
Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.
Разумеется, субъективный характер документов личного происхождения требует самой тщательной проверки, отраженных в них сведений, но это обстоятельство не умаляет большого значения данных материалов. “... Если подходить к источнику не только как к однолинейному свидетельству о ряде фактов, свидетельству, возможно, и недостоверному, но как к материальному результату человечесткой деятельности, средству достижения практической цели, то можно увидеть в нем достоверные черты времени, которые этот источник в себя вобрал”. при таком подходе самые субъективные источники могут дать достоверные сведения о времени, в которое они возникли.
В отличие от отбора на государственное хранение документов современных учреждений для отбора документов личного происхождения до настоящего времени не разработаны перечни. Поэтому пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев.
С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:
- критерии ценности фондов личного происхождения;
- критерии ценности документов личного происхождения.
К группе критериев ценности фондов личного происхождения отнесены следующие критерии:
- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя (раскройте)



- история фонда и его состав (раскройте)


- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (раскройте)


К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:
- значение творческой и общественной деятельности автора документа (раскройте)



- время и место создания документа
(раскройте)



- значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность (раскройте)



- внешние признаки документа (раскройте)


- взаимосвязь с другими документами (раскройте)


Имейте в виду, если в деле, отбираемом к уничтожению, наряду с не имеющими ценности документами есть ценные документы, то Вы можете переформировать дело, а не полностью оставлять его на хранение.
В результате проведенной экспертизы ценности выделяются три группы дел с составленными на них карточками описания.
Первая группа - дела (и карточки) постоянного хранения, которые в дальнейшем будут включены в опись.
Вторая группа - дела (и карточки) со сроками долговременного хранения (75 лет и 75-в), которые будут включены в опись по личному составу.
Третья группа - дел (и карточки) временного хранения. В фондах учреждений 1920-х годов сроки хранения таких документов давно истекли. Эти дела подлежат уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.

В результате экспертизы выделяется две группы дел с карточками описания на них.
Первая группа - дела (и карточки) постоянного хранения, которые затем включаются в опись.
Вторая группа - дела (и карточки), выделяемые к уничтожению.


КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1.Дайте определение экспертизы ценности документов.




2. Назовите задачи экспертизы ценности документов.









3. Назовите этапы экспертизы ценности документов?



4. Назовите группы критериев экспертизы ценности.




5. Назовите группы критериев экспертизы для документов
личного происхождения.



6. Назовите виды и формы повторяемости информации.







7. В чем различие задач и функций ЦЭПК, ЦЭК, ЭПК, ЭК.


Тесты:
1. Комплексная целевая экспертиза ценности это:
- экспертиза ценности, проводимая с целью уничтожения документов;
- экспертиза, которая проводится сразу по нескольким фондам с целью выявления дублетности;
- выездная экспертиза в специально выбранном учреждении;
- экспертиза ценности, которая проводится в комплексе с другими видами работы по освобождению площадей архивохранилищ.
2. В группу критериев происхождения включаются следующие критерии экспертиза ценности документов:
- время и место рождения фондообразователя;
- целевое назначение документов.
- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;
- внешний вид документа
- время и место образования документов.
- значение учреждения или лица в жизни общества;
- значение имеющейся в документе информации;
- повторяемость документной информации;
- подлинность;
- языковые особенности документов;
- физическое состояние документов.
- наличие резолюций, виз, помет на документе.

3. В группу критериев содержания включаются следующие критерии экспертиза ценности документов:
- степень введения документов фонда в научный оборот;
- целевое назначение документов;
- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;
- внешний вид документа;
- время и место образования документов;
- значение учреждения или лица в жизни общества;
- значение имеющейся в документе информации;
- повторяемость документной информации;
- подлинность;
- языковые особенности документов;
- физическое состояние документов;
- наличие резолюций, виз, помет на документе.

4. В группу критериев внешних особенностей включают:
- время и место образования документов;
- особенности передачи текста;
- цвет и запах документа;
- особенности материальной основы документа;
- размер документа;
- особенности физического состояния;
- наличие резолюций, виз, помет на документе;
- палеографические особенности документов.
- юридическая достоверность документа.

5. Формальный вид повторяемости информации это:
- простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках;
- документы на одинаковых бланках;
- документы, завизированные или подписанные должностным лицом без их изучения.
6. Аналитико-синтетический вид повторяемости информации это:
- преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации;
- цитирование одного документа во втором;
- “высшая ступень подготовки документа, разрешающая противоречия предшествующих документов” по диалектике Гегеля;
- расчленение (документа) путем логической абстракции;
- копирование документов.
7. Под значением учреждения в жизни общества
понимают:
- принадлежность государству контрольного пакета акций данного предприятия;
- значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе;
- важность целей и задач группы людей, работающих в данном учреждении;
- размер штатов учреждения;
- размер уставного капитала, размер фонда заработной платы.

8. Под значением лица в жизни общества понимают:
- наличие статьи о данном лице в Большой советской энциклопедии;
- признание заслуг данного лица научной или художественной общественностью, государством, коллегами, зрителями и др.;
- наличие статьи о деяниях данного лица в Книге рекордов Гинеса;
- размер годового дохода, стоимость движимого или недвижимого имущества лица;
- наличие в фонде данного лица ценных исторических источников.
9. Результаты экспертизы ценности закрепляются:
- архивной описью;
- актом о выделении дел к уничтожению;
- уставом учреждения;
- квитанцией пункта приема макулатуры;
- номенклатурой дел.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ
1) В чем суть научной дискуссии второй половины 1970-х годов об экспертизе ценности документов личного происхождения?




2)Определите, кому принадлежат эти высказывания?
a) “Документы, отобранные для уничтожения едва ли следует истреблять самому архиву: в этом отношении предвидится не польза, а вред, ибо канцелярские служители и сторона архива получили бы через это возможность сами продавать хотя бы и надорванную бумагу, а такая продажа могла бы послужить или соблазном и поводом продавать и такие дела, которые подлежат хранению. Поэтому лучше, чтобы начальство архива продавало оные с торгов, через это любители старины получат средство преобретать за бесценок материалы, которые все-таки нельзя признать бесполезными и в ученом отношении вполне не годными.”

б) «Необходим закон о немедленном прекращении уничтожения архивных дел в учреждениях всех ведомств. Практика, основанная на действующих, высочайше утвержденных положениях и правилах Комитета Министров, обратила это важное и трудное дело в очень легкое, но влекущее за собою в последнее десятилетие повальное разрушение русских архивов с высокоценным для науки содержанием”.


в) Основные задачи экспертизы:
- установление тесной взаимосвязи между экспертизой и источниковедением, разработка сближающих их приемов и методов работы,
- сближение экспертизы и комплектования с вопросами документирования деятельности учреждений, разработка научных основ документирования, обеспечивающих создание высококачественных документов как по форме, так и по содержанию;
- разработка принципов построения системы перечней документальных материалов, обеспечивающих правильное решение вопросов отбора документальных материалов для государственного хранения;
- изучение вопросов определения ценности документов, создаваемых в нескольких экземплярах и откладывающихся в различных учреждениях ;
- разработка критериев отбора на государственное хранение материалов, которые в недалеком будущем будут создаваться в массововм количестве в связи с применением электронно-вычислительной и другой новой техники;
- определение категорий документальных материалов, оригиналы которых могут быть уничтожены после их микрофотокопирования или в результате применения других способов миниатюризации документов;
- разработка вопроса о документах, которые могут храниться не только в архивах, но и в музеях ”



г) “Вполне целесообразно создание “перечня для архивиста”, т.е. такого перечня, который бы включал только документацию, подлежащую приему в государственные архивы”


д) “После того, как для составления и воспроизведения документов стали применять современную технику, их число за последние десятилетия увеличилось скорее в геометрической, чем в арифметической прогрессии...Наблюдается любопытная аномалия - чем важнее вопрос, тем менее вероятно отыскание по нему полной документации. В то время как современная техника во многих отношениях помогла получению и хранению документальных материалов, ее применение ведет и к устранению многих материалов, которые могли бы в свое время стать частью документации о деятельности правительственного учреждения. Многое, влияющее на разработку директив и планов, никогда не получает отражения в документах.”
Список основных источников и литературы по теме:
Источники.
Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М., 1998.
Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. М., 1993.
Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций ( хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов ): Справочное пособие. М.; ВНИИДАД, 1996.
Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций ( новых экономических - хозяйственных структур ): Методические рекомендации. М., 1997.
Литература.
Альбрехт Б.В. О некоторых проблемах развития архивного дела в банковской системе // Отечественные архивы. 1997. № 4.
Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап // Секретарское дело. 1998. № 1.
Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов: Учебное пособие. М., 1985.
Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий // Отечественные архивы. 1994. № 5.
Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование государственных архивов управленческими документами ( теоретико-методический аспект ) // Отечественные архивы. 1995. № 6.
Иноземцева З.П., Курносов Н.Д. Новое время - новые проблемы. Комплектование государственных архивов документами общественных движений // Отечественные архивы. 1992. № 6.
Осичкина Г.А. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве// Секретарское дело. 1997. № 4.


3.2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРЕЧНЯМ

ВАША ЦЕЛЬ:
Овладеть методикой проведения экспертизы ценности документов на основе перечней.


ВАША ЗАДАЧА:

Провести экспертизу ценности документов второй половины XX века.


3.2.1. Понятие о перечнях документов
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного “избавления от ненужных бумаг” разрабатывается целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов. В нее входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.
Номенклатура дел - это (дайте определение)



Перечни документов - это (дайте определение)



Ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов принадлежит именно перечням.
Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.
Первые перечни, также, как и исторические архивы, были ведомственными. Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения “решенных дел” к середине XIX века. В 1930-40-е годы было издано более 80 ведомственных перечней. Однако они были немногим лучше своих пердшественников XIX века. Разнобой в сроках хранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось преодолеть.
3.2.2. Типовые перечни
К 1929 году относится идея создания типового перечня для документов всех ведомств. Вот основные этапы работы по созданию типового перечня документов:
1929 год
“Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения”

1938 год
“Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера подлежащих выделению без утверждения архивных органов.”

1943 год
“Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий Союза ССР с указанием срока хранения материалов”.

1955 год
“Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных, городских, поселковых и сельских учреждений, предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов”.

1956 год
“Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения”

1957 год
“Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других государственных учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов”

1965-69 гг.
4 выпуска “Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР”:
Вып.1. Типовые категории документальных материалов.
Вып. 2. Вопросы народного хозяйства.
Вып.3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального обеспечения, торговли и коммунального хазяйства.
Вып. 4. Вопросы культуры.

1973 г.
Сводный “Перечень документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР”.

1989 г .
“Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.”

2000 г .
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»



Типовые перечни послужили основой для разработки ведомственных перечней. К 1991 году в организациях и на предприятиях использовалось около 60 ведомственных перечней, которые образовали систему методических пособий по ЭЦД во всех отраслях управления.
Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа, или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.
В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:
- с указанием сроков хранения;
- подлежащих постоянному хранению.
3.2.3.Перечни документов с указанием сроков хранения.
Эти перечни могут быть следующих видов:

- типовые для всей системы государственных учреждений;
(укажите назначение типовых перечней)




- примерные для однородных организаций, например, коммерческих банков;
(укажите назначение примерных перечней)





- ведомственные; (укажите назначение ведомственных перечней)






Последние, действующие типовые перечни были изданы в 1989 г. и 2000 г..
Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает в себя наименование видов документов, образующихся в управленческой деятельности организаций, вторая - документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.
В чем различие в классификационных схемах типовых и ведомственных перечней?






Почти каждый из разделов во всех перечнях имеет более детальные и конкретизирующие разделы и подразделы по более узким группам вопросов.
Статьи в разделах и подразделах перечней располагаются по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности.
3.2.4.Перечни документов, подлежащих постоянному хранению.
До настоящего времени разработаны были перечни одного вида - типовые. Это Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973), который, повторим, был ориентирован на документы государственной системы учреждений.
В типовом “Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР”. (М., 1973) иная схема классификации. Разделами служат наименования направлений деятельности органов государственной власти и управления, учреждений, предприятий и организаций.
Обратите внимание на то, что в 3-5 разделах перечня названа, как правило, документация, носящая специфический, свойственный тому или иному направлению деятельности или отрасли характер. Общая организационно-распорядительная документация по форме, видам документов и их назначению одинаковая для большинства отраслей и направлений деятельности учреждений (приказы, протоколы, докладные записки, отчеты, справки и т.п.) сосредоточена во втором разделе перечня. В подразделе “Промышленность” в рубриках “Общие вопросы организации производства” и “Внедрение новой техники и достижений организации производства” и “Внедрение новой техники и достижений науки...” предусмотрены документы, свойственные не только промышленности, но и большинству отраслей народного хозяйства в целом.
Очень своевременным является перечень для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие “Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)” (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций и будучи выпущенное ВНИИДАД в электронном формате, содержит на дискете программу просмотра Примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.
Данная система перечней охватывает так называемые “управленческие” документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 году был выпущен “Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России”.
Рассмотренные перечни, пособия по отбору, как уже отмечалось выше, представляют две типологии перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.
3.2.5. Перечни документов постоянного и временного хранения.
Но сегодня можно уже говорить о новом, третьем типе перечней, где даны группы документов постоянного и временного сроков хранения, но последние не только не дифференцированны по срокам, а напротив обозначены лишь как “тяготеющие” к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.
Такой перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций дан в Методических рекомендациях “Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)” (М., 1997).

Помните! Перечни не являются панацеей от всех бед.
Во-первых, несмотря на наличие перечней необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемых на государственное хранение и выделяемых к уничтожению.
во-вторых, перечни устаревают, особенно ведомственные, особенно с указанием сроков хранения, особенно в наше бурное время;
в-третьих, перечни обратной силы не имеют. Их действие распространяется только на документы, образовавшиеся после его издания.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.
1. В каких случаях нельзя проводить экспертизу документов по перечням?




2. Что такое типовой перечень?




3. Чем ведомственный перечень отличается от типового?





4. Какова структура перечня?















5. Как группируются учреждения в ведомственном перечне?








6. Состав описательной статьи перечня:










Тесты
1. Перечнем называются:
- списки документов учреждений, организаций и предприятий, с указаниями о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен;
- справочник, выполняющий функции учета и систематизации документов, раскрывающий состав и содержание дел фонда;
- штатное расписание государственного архива;
- список оборудования госархива.
2. Виды перечней:
- типовые;
- ежегодные;
- квартальные;
- учрежденческие;
- ведомственные;
- тематические;
- систематические;
- карточные;
- листовые.
3. Звенья перечня это:
- названия видов организаций по уровням управления;
- предисловие к перечню;
- разделы перечня;
- составители перечня.

3. Номенклатура дел это:
- систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве в течение делопроизводственного года, с указанием сроков их хранения;
- систематизированый список дел, законченных делопроизводством в течение делопроизводственного года и передаваемых в государственный архив;
- совокупность видов документов данной организации;
- делопроизводственное меню.
Впишите в таблицу виды документов соответствующих сроков хранения ( используйте типовые и ведомственные перечни документов)

Сроки
Виды документов

1. Постоянно. На гос. хранение не передаются.


2. 75 лет


3. 75 лет ЭПК


4. 50 лет.


5. 40 лет.


6. 25 лет.


7. 10 лет.


8. 5 лет.


9. 3 года.


10. 1 год.


11. 6 мес.


12. До минования надобности


13. До замены новыми



Список основных источников и литературы по теме
Источники.
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.
Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). М.:ВНИИДАД, 1996.
Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур): Методические рекомендации. М., 1997.
Литература.
Бурова Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) // Делопроизводство. 1998. № 1.
Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектования государственных архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект)// Отечественные архивы. 1995. № 6.




























































ТЕМА 4.
СОЗДАНИЕ АРХИВНОЙ ОПИСИ


ВАША ЦЕЛЬ
Изучить методику составления архивной описи.


ВАША ЗАДАЧА:
Составить опись документов фондов – учреждения или личного происхождения.



4.1. Понятие ” архивная опись”

Понятие “опись” дорого cердцу каждого архивиста - архив без описей - как капитан без морской лоции. Опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Архивная опись - это (дайте определение)




Укажите, какие виды описей составляют:
в делопроизводстве учреждения





в ведомственном архиве





в государственном архиве




Три важнейшие функции описи в системе научно-справочного аппарата:
информационная (раскройте)

учетная (раскройте)


классификационная (раскройте)





Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляютя еще в учреждениях. Но и в государственных архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Работа по составлению описи складывается из: (перечислите этапы)









На исключительную важность “описаний”, “инвентарей” для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения - Н.В.Калачов, Д.Я.Самоквасов и др.
Опись является одним из самых древних архивных справочников - самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII веку. Опись в России имеет свою историю. Наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX веку. В 1920-30-е годы продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать “научной”, а какую “лженаучной”, обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи, с которой мы сейчас познакомимся, сложилась сравнительно поздно, в 1940-50-х годах.
Перечислите группы дел, на которые составляются отдельные описи.





4.2. Организация документов и дел в пределах архивного фонда.

Дайте определение огранизации документов и дел в пределах архивного фонда




Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается (впишите)






Процесс организации документов и дел в пределах архивного фонда складывается из двух этапов:
- разработки схемы классификации дел фонда; - распределения дел в соответствии со схемой классификации.
Схема классификации дел архивного фонда представляет собой (дайте определение)



Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности учреждения, его функции или структуру, что и закрепляется описью. Но прежде, чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондобразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления деятельности.
В основе классификации дел фонда лежат те же признаки, которые учитываются и при формировании дел в делопроизводстве, и при их описании. Распределение дел внутри фонда производится с учетом следующих основных и второстепенных признаков:
Основные классификационные признаки
- Структурный (расшифруйте)


- Функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (расшифруйте)



- Хронологический (расшифруйте)




Второстепенные классификационные признаки
(перечислите)






Для составления схемы классификации необходимо запомнить четыре нехитрых правила!
Правило первое: для разработки схемы используют только основные признаки.
Правило второе: из всей совокупности основных признаков берут только два.
Правило третье: одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть (какой?)



Правило четвертое: (впишите)


Исходя из этих правил и строятся типы классификационных схем.
Для имеющих четкую структуру учреждений сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации:
- хронологически-структурный или структурно-хронологический.
Какой тип схемы целесообразно применять:
при стабильной структуре учреждения за весь период существования -

если структура учреждения изменялась -


для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой -



при отсутствии у учреждения структуры -


для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел -

для коллекций -

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д.
Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:
- номинального (раскройте)

- хронологического (раскройте)

- авторского (раскройте)

- корреспондентского (раскройте)

- предметно-вопросного (раскройте)


На современном этапе все больше архивов как государственных, так и негосударственных учреждений, организаций, предприятий содержат документы личного происхождения и коллекции, а их классификация имеет некоторые особенности.
Схема классификации документов фондов личного происхождения определяется характером деятельности лица, составом и объемом документов фонда. Для фондов деятелей культуры разработана типовая схема классификации:
Рукописи фондообразователя
Записные книжки фондообразователя
Письма фондообразователя
Дарственные надписи разным лицам
Письма фондообразователю
Дарственные надписи разных лиц фондообразователю
Материалы к биографии фондообразователя
Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера
Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам
Материалы о фондообразователе
Изобразительные материалы
Материалы членов семьи фондообразователя
Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде
Коллекции
Для документов представителей науки, управления, производства и др. возможна аналогичная систематизация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возможно наличие и других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

Разработка схемы классификации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Кроме того, классификационная схема - это основа структуры описи.

При непосредственной классификации дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.
4.3. Составление собственно описи.
После проведения систематизации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой написать опись не составит труда. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей.
Сколько дел может быть включено в одну опись?

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения каждому делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации.
Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:
(перечислите):






Каждому из элементов статьи , выполняющему определенную функцию соответствует своя графа в листе описи.
Заголовки вносятся в опись в строгом соответствии со схемой классификации.
Допустимо ли сокращать заголовки при переносе с карточки в опись?

Допустимо ли сокращать заголовки, если два однородных заголовка идут один за одним, но их разнит № тома, № части или другие сведения?

Какие сокращения допустимы в заголовке?




4.4. Составление справочного аппарата к описи
И вот, Вы составили основную часть справочника - собственно опись. Теперь по ней любой исследователь может найти интересующую информацию из документов фонда. Для ускорения поиска составляется справочный аппарат к описи, который выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и , во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.
Состав справочного аппарата к описи обширен.
Назовите полный сотав справочного аппарата к описи:



Какие данные выносятся на титульный лист описи?




Что должно быть отражено в предисловии к описи?


Список сокращений представляет собой (раскройте)

Рассмотренные элементы справочного аппарата не столь сложны для понимания и составления как указатели.
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с Вашей описью. Указатели могут быть: (назовите виды)






Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя, понятия.
Построение указателя

Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:
простой (раскройте)

сложной (раскройте)

гнездовой (раскройте)

Определите тип рубрики:
1) Газеты.

2)Газеты, тираж.

3)Газеты.
- “Известия” 7, 8, 9
- “Независимая” 10, 11
- “Спид-инфо” 14, 16
Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической, систематической последовательности.
Образование
- низшее 25, 26 - среднее 5, 9 - высшее 12, 13, 35
Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата, указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.
Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку.
Так, например, в понятиях “борьба с неграмотностью”, “борьба с дезертирством”, “избирательная кампания” основное смысловое значение имеют слова “неграмотность”, “дезертирство”, “кампания”. Такие слова называются ударными или ключевыми.
Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое словов ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указывается поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому.
Например:
Неграмотность, борьба с нею 4, 6, 8.
Невозможно предугадать заранее мысли исследовантеля, поэтому в указатель необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к понятию ключевому.
Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания ссылочных данных.
Например:
Учет военнообязанных 14, 17, 18
Военнообязанные - см. Учет.
Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия.
Например:
Новый русский 7, 13.
Для того, чтобы составить указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, необходимо произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), необходимую инверсию, создать, при необходимости, сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточки на листовую форму указателя.

4.5. Переработка и усовершенствование описи.
В заключение обращаем внимание работников государственных архивов на тот факт, что составление описи не является Вашим основным “хлебом”.
Скорее всего со всеми вышеперечисленными операциями Вы столкнетесь в процессе усовершенствования описи или подготовки ее к изданию. Переработка и усовершенствование описей необходимы для исправления ошибок, допущенных в справочнике предшественниками.
В чем же разница между усовершенствованием и переработкой описи?







Переработка описей производится в исключительных случаях, если прежняя опись является непреодолимым препятствием для поиска информации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите основные функции описи как архивного справочника.




2. Назовите этапы составления описи в их последовательности.












3. Назовите российских ученых, которые внесли вклад в теорию описания.





4. Дайте определение организации документов и дел в пределах архивного фонда.




5. Назовите основные признаки организации дел фонда учреждения .



6. Назовите дополнительные признаки организации архивного фонда учреждения.





7. Назовите признаки организации документов фонда личного происхождения.








8. Определите тип схемы классификации.
а) опись книгам писцовым и переписным дозорным, перечневым, платежным и межевым, хранящимся в МАМЮ (1869 г.). г. Алатырь. 7136 (1628) г. 7176 (1668) г. 7196 (1688) г. г. Алексин 7136 (1628) г. и 7137 (1629) г. 7136 (1628) г. и 7131 (1629) г. 7154 (?) г. г. Архангельск 7130 (1622) г. и 7132 (1624) г. 7186 (1678) г. г. Балахна 7136 (1628) г. 7137 (1629) г.

б) Народный комиссариат просвещения РСФСР – Секретариат коллегии 1918 г. 1919 . 1920 г. - Управление делами 1918 г. 1919 г. 1920 г. - Административно-организационное управление 1918 г. 1919 г. 1920 г. - Отдел реформы школы 1918 г. 1919 г. 1920 г.
В) Фонд актера и режиссера МХАТ В.А.Орлова

1. Документы к биографии Орлова В.А. ................................................
2. Записные книжки Орлова В.А. ............................................................
3. Письма................................................................................................
3.1. Письма к Орлову В.А. от разных лиц ..............................................
3.2. Письма к Орлову В.А. от коллективных авторов ...........................
3.3. Письма к Орлову В.А. от неустановленных лиц ............................
3.4. Письма к Орлову В.А. от иностранных лиц ....................................
3.5. Письма к Орлову В.А. от учреждений и организаций ....................
3.6. Письма разных лиц к разным лицам ...............................................
3.7. Письма разных учреждений к разным лицам .................................

9. Определите, какую ошибку в организации документов в “Описании русских и славянских рукописей Румянцевского музеума” допустил А.Х.Востоков: “Каталог сей расположен по азбучному порядку названий, а не по форматам и не по содержанию рукописей”.
Алфавит (словотолкователь) речей иностранных и древних словенских, кои употреблены в священных книгах. XVII в. 157 л.
Анании Федорова (Суздальского Богородичного собора ключаря) историческое собрание о богоспасаемом граде Суздале...
Анастасия Синаита вопросы богословские и ответы на них, подкрепленные местами из святого писания и из разных отцев церковных...
Грамоты русские, хранящиеся в рижском и кенигсбергском архивах и у частных людей в Лифляндии...
Кормчая. Нач. XVI в. Полуустав 411 л.

10. Назовите состав справочного аппарата к описи.




11. Определите вид указателя к описи.
а) Капова пещера - археолог. памятник на Южном Урале 19, 3, 28.
Капоростто - селение на Сев.Востоке Италии 13, 59, 6.
Капошвар - город в Венгрии 23, 16, 5.
Каппадокия - область в Малой Азии (совр.Турция) 1, 25, 97.

б) Капповский путч - попытка монархического переворота в Германии в 1920 г. 6, 85.
Каприйская школа - группировка русской социал-демократии в Италии в 1909 г. - 27.
Каприччо - музыкальная пьеса 13, 66.
Капуцины - члены католического монашеского ордена в XVI - XVII в. 25, 32.

12. Определите тип рубрики предметного указателя.
Капитель
- пальмовидная 13, 12;
- ионическая 27, 30;
- дорическая 37, 39;
- коринфская 61.

13. Объясните в чем разница между переработкой и усовершенствованием архивной описи.





Тесты
1. Классификационной единицей в пределах фонда является:
- документ;
- лист;
- группа дел;
- дело;
- фонд.
2. Схема классификации дел в пределах фонда это:
- перечень разделов (структурных подразделений или функций фондообразователя и других), на основе которого строится опись;
- перечень категорий документов фонда с указанием сроков их хранения;
- перечень основных этапов истории фондообразователя и фонда;
- алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений.
3. В том случае, если учреждение имело часто изменяющуюся, сложную структуру, для его фонда больше подойдет:
- хронологически-структурная схема классификации;
- номинально-хронологическая схема классификации.
4. В том случае, если учреждение вообще не имело структуры и уже окончило свою деятельность, для него больше подойдет:
- хронологически-структурная схема классификации;
- структурно-хронологическая схема классификации;
- отраслевая-хронологическая схема классификации.
5. Если учреждение имело стабильную структуру и уже закончило свою деятельность, для его фонда подойдет:
- хронологически-структурная схема классификации;
- структурно-хронологическая схема классификации;
- отраслевая-хронологическая схема классификации;
- хронологически-отраслевая схема.
6. Заголовки единиц хранения вносятся в опись:
- по валовым номерам дел;
- по делопроизводственным номерам дел;
- по алфавиту первых слов заголовков;
- в зависимости от настроения архивиста.
7. При перенесении заголовка дела в опись:
- возможно употреблять любые сокращения с целью экономии времени и труда архивиста;
- возможно употреблять только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений аббревиатуры;
- возможно сокращать только названия организаций и предприятий;
- возможно сокращать только аннотацию документов.
8. Предметный указатель к описи может быть:
- слепым;
- глухим;
- звонким;
- сложным;
- составным.
9. Рубрики предметного указателя бывают:
- сетчатыми;
- квадратно-гнездовыми;
- гнездовыми;
- кубическими.
10. При составлении предметного указателя инверсии не подвергаются следующие устоявшиеся понятия:
- “Красный Октябрь”, фабрика;
- молодежный туризм;
- архивный справочник;
- единый сельскохозяйственный налог.
11. При составлении предметного указателя следующие понятия могут быть рубриками:
- борьба;
- отдел снабжения;
- неграмотность;
- протоколы.
12. Таблица переводных шифров это:
- вид документов секретного делопроизводства;
- вид документов Федеральной службы контрразведки, прилагаемый к радиограммам секретных агентов;
- элемент Справочного аппарата к описи, помогающий установить связь между старым и новым номером дела по описи, если фонд был заново подвергнут переработке.
- элемент справочного аппарата к описи, представляющий собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений учреждений.

Список основных источников и литературы по теме.
Источники.
Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. М., 1981.
Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Методические рекомендации. М., 1994.
Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. М., 1994.
Литература.
Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития // Отечественные архивы. 1994. № 5.
Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития // Отечественные архивы. 1994. № 5.
Осичкина Г.А. Составление описей дел: история и современность // Секретарское дело. 1997. № 2, 3.
























ТЕМА 5.
Учет документов Архивного фонда Российской Федерации
ВАША ЦЕЛЬ:
Изучить методику учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ.


ВАША ЗАДАЧА:
Освоить технологию ведения основных учетных форм.



5.1. Понятие об учете архивных документов.
Обществу в целом необходимо знать сколько ценных источников сохраняется в его архивах. Но и экономический аспект работы архивной отрасли невозможен без учета. Ведь если Вы не знаете сколько документов в Вашем архиве, Вы не сможете определить, сколько сотрудников нужно для его сохранения и обработки и какой фонд заработной платы для этого необходим. Точно также без централизованного учета невозможно рассчитать финансирование отрасли в целом.
Под учетом архивных документов понимается (дайте определение)


Учет складывается из четырех этапов:
1. Подсчет количества документов в данном архиве.
2. Регистрация сведений о количестве документов во “внутренних” учетных документах этого архива.
3. Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.
4. Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Федеральную архивную службу.
Централизованный государственный учет документов - это (дайте определение)
5.2. Принципы учета архивных документов.
Прежде чем приступить к изучению учетных форм, изучите принципы учета документов и расшифруйте, как Вы понимаете каждый из принципов:
1. Принцип централизации учета (раскройте)




2. Принцип унификации учета (раскройте)






3. Принцип динамичности учета (раскройте)





4. Принцип полноты и достоверности государственного учета (раскройте)








5.3. Единица учета документов Архивного фонда РФ
Здесь мы столкнемся с понятием “единица учета”.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Отсутствие единой, всеми признанной единицы учета приводит архивиста к необходимости суммировать столбцы, связки, пуды и дела.
И поныне ряд хранилищ приводит сведения об объеме своих фондов в разных единицах учета.
Вот, например, сведения о Музее книги:
9 963 листовки,
378442 плаката;
87 224 гравюры;
33797 лубков;
38174 фотодокумента.
Назовите единицы учета Архивного фонда РФ :






Государственному учету подлежат документы :
(перечислите)






5.4. Понятие о Реноменте государственного учета документов Архивного фонда РФ.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством Юстиции 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также впервые - для всех, в том числе негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.
Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е годы не просто. Первоначально по Основам законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, все документы государственной и негосудраственной части АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов предоставлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответсвии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 года собственники документов ( негосударственной части АФ РФ ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАС РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной архивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с государственной архивной службой и взваливании на себя работы по учету документов.
Внимание!
Документы негосударственной части архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ. (См. п. 2.4. Регламента).
Практическая работа по учету представляет собою процесс составления и ведения учетных документов.
Под учетным документом понимается (дайте определение) -


Все учетные документы делятся на “внутренние”, которые составляются и остаются в архиве, и “документы централизованного государственного учета”, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.
Состав “внутренних учетных документов” и “документов централизованного государственного учета” различен в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве .


5.5. “Внутренние учетные документы”
“Внутренние учетные документы” архива служат основой для всех сводных форм - если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период - никакой сводной статистики получить не удастся.
Основной “костяк” учетных документов в государственных и ведомственных архивах совпадает.
Укажите, какие данные заносятся в следующие учетные документы:
- книга учета поступлений ( укажите, в чем ее назначение)


- список фондов ( укажите, в чем назначение)



- лист фонда ( укажите, в чем назначение)



- архивная опись ( укажите, в чем назначение)



- дело фонда ( укажите, в чем назначение)




Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись дополнительные учетные документы. Укажите, в чем назначение:
топографического указателя ( укажите, в чем назначение)



описей страхового фонда ( укажите, в чем назначение)


реестров описей ( укажите, в чем назначение)



картотек и книг учета движения фондов ( укажите, в чем назначение)



книг учета документов, передаваемых в другие архивы ( укажите, в чем назначение)



книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению. ( укажите, в чем назначение)



Полистный учет документов осуществляется на основе “внутренних описей” и “листа -заверителя” дела ( укажите, в чем назначение)




.
Внимание!
Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в нем хранятся документы временного и постоянного хранения и документы по личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.
5.6. “Документы централизованного государственного учета.”
“Документы централизованного государственного учета” составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутренного учета.
Укажите, какие данные заносятся в следующие документы централизованного учета:
паспорт архива организации ( укажите, в чем назначение)




паспорт государственного архива ( укажите, в чем назначение)







карточка фонда ( укажите, в чем назначение)






сведения об изменении в составе и объеме фондов ( укажите, в чем назначение)




сведения о состоянии хранения документов организаций - источников комплектования государственного архива ( укажите, в чем назначение)




Внимание!
Помните, что необходимо строго соблюдать сроки представления документов централизованного учета в вышестоящие организации (Обьясните, почему?).



КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что понимается под учетом архивных документов?




2. Что понимается под централизованным государственным учетом документов Архивного фонда РФ?





3. Назовите этапы учета архивных документов?








4. Каковы научные принципы учета документов АФ РФ? 5. Назовите единицы учета документов АФ РФ.









6. Что называют учетным документом?







7. В чем различие между “внутренними учетными документами архива” и “документами централизованного государственного учета?”






8. Каков состав основных “внутренних” учетных документов в ведомственном архиве?







9. Каков состав основных “внутренних учетных документов” в государственном архиве?





10. Каков состав “документов централизованного государственного учета” в ведомственном архиве?







11. Каков состав “документов централизованного государственного учета  в государственном архиве?









12. Каков состав “документов централизованного государственного учета” в органе управления архивным делом субъекта Федерации?









Тесты
1. Централизованному государственному учету подлежат:
- документы государственных, ведомственных, научных архивов, государственных музеев и библиотек, отраслевых фондов, а также негосударственных архивов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ;
- особо ветхие документы, пораженные грибком или имеющие другие “физические недостатки”;
- только уникальные и особо ценные документы, находящиеся в собственности государства, юридических лиц и частных лиц на территории Российской Федерации;
- документы государственной части Архивного фонда РФ (государственных архивов, музеев и библиотек, отраслевых фондов, ведомственных архивов, научных архивов);
- документы, вывозимые за пределы Российской Федерации;
- документы, выделенные к уничтожению и поступающие в пункты вторсырья.


2. Единица учета архивных документов Архивного фонда РФ это:
- единица измерения количества документов в архиве;
- единица хранения архивного материала, сформированная по авторскому, корреспондентскому, норминальному, тематическому и другим признакам;
- единица измерения длины архивных стеллажей (метр, сантиметр, дюйм и др.);
- лист фонда;
- сотрудник архива, основной должностной обязанностью которого является учет документов.

3. Принцип централизации учета означает:
- регламентирование Федеральной архивной службой ведения учетных документов всеми государственными, ведомственными и негосударственными архивами;
- ведение всех учетных документов в центральном органе управления архивной отрасли - Росархиве;
- ведение всех учетных документов в архиве директором архива;
- сосредоточение абсолютно всех учетных документов в одном месте - Федеральной архивной службе.

4. Принцип динамичности учета означает:
- непрерывное движение учетных документов от нижестоящих инстанций к вышестоящим;
- своевременное и оперативное отражение любого движения документов архива в учетных документах;
- раздел архивистики - наука о законах движения архивных документов.

5. Учетные документы представляются из негосударственных архивов в государственные:
- 1 раз в год;
- 1 раз в пять лет;
- по мере их составления;
- по запросу Федеральной архивной службы;
- по желанию составителя или собственника документов.

6. “Внутренняя опись” это:
- подокументная опись единицы хранения, подшитая в начале дела;
- список имущества архива;
- опись дел, хранящихся внутри архивной коробки;
- опись фонда с топографическим указателем о месте хранения документов;
- план здания архива.

7. При первом поступлении документов данного фонда в государственный архив делается запись:
- в списке фондов и книге учета поступления документов;
- только в списке фондов;
- только в книге учета поступления документов;
- в книге учета поступления и выбытия документов.

8. При повторном поступлении документов данного фонда в государственный архив делается запись:
- в списке фондов и книге учета поступления документов;
- только в списке фондов;
- только в книге учета поступления документов;
- в книге учета поступления и выбытия документов.

9. Лист фонда это:
- учетный документ, включающий сведения о названии и переименованиях фонда, хронологических границах, движении и составе документов фонда, наличии описей;
- пронумерованный с целью учета лист архивного документа, хранящегося в фонде;
- лист из дела фонда.

10. Паспорт архива (музея,библиотеки) это:
- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме архивных материалов; страхового фонда архива; научно-справочного аппарата, научно-справочной библиотеки; а также условиях хранения документов;
- паспорт директора архива;
- учетный документ, содержащий данные о поступивших и выбывших из архива документах в течение года;
- положение об архиве, утвержденное районным управлением Министерства внутренних дел.

11. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января это:
- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме архивных материалов; страхового фонда архива; научно-справочного аппарата, научно-справочной библиотеки; а также условиях хранения документов;
- годовой отчет архива;
- учетный документ, содержащий данные о поступивших и выбывших из архива документов в течение года;
- учетный документ, содержащий сведения об источниках комплектования архива, всего по профилю архива, государственных организаций, негосударственных организаций.

12. Карточка фонда это :
- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме фондов для фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога;
- учетный документ, содержащий сведения об источниках комплектования архива, всего по профилю архива, государственных организаций, негосударственных организаций;
- фотография стеллажа, на котором хранится фонд;
- фотография, хранящаяся в данном фонде;
- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме архивных материалов; страхового фонда архива; научно-справочного аппарата, научно-справочной библиотеки; а также условиях хранения документов.

13. В государственном архиве составляются следующие документы централизованного учета:
- паспорт архива на 1 января;
-паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря;
- карточка фонда на 1 января;
- паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию;
- сведения об изменении состава и объема фондов на 1 января;
- сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов;
- паспорт архива организации, хранящей документы отраслевого фонда;
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря;
- сводный паспорт районных и городских архивов субъекта Федерации.

14. В ведомственном архиве составляются следующие документы централизованного учета:
- паспорт архива на 1 января;
-паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря;
- карточка фонда на 1 января;
- паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию;
- сведения об изменении состава и объема фондов на 1 января;
- сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов;
- паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументы;
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря;
- сводный паспорт районных и городских архивов субъекта Федерации.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ
Решите следующие задачи:
______________________________________________________________

1. Выпускник факультета архивного дела Вася Сидоров устроился на работу в федеральный архив. Первый раз он пошел в хранилище по неопытности, не взяв с собой еды, воды, компас и топографический указатель. Очень скоро Вася заблудился. Однако у него с собою был список фондов архива. Вася решил, изучая ярлыки архивных коробок, вычеркивать из списка номера фондов, которые ему уже встречались на пути, и рано или поздно добраться до выхода. И действительно, двигаясь со скоростью 20 стеллажей в час и миновав 3200 стеллажей, Вася добрался до начавших беспокоиться сотрудников и вручил им акт проверки наличия и состояния документов.
Сколько дел хранилось в архиве, если средняя вместимость архивной коробки - 15 ед.хр., а на стеллаже помещается 40 коробок?
Через какой промежуток времени Вася выбрался из хранилища?
(1 920 000 ед.хр.; 6 дней и 16 часов).
____________________________________________________________________
2. В 17-ти этажном здании хранилища Департамента архивов и истории Штата Джорджия (США) завелась крыса-мутант. В день она съедала 0,2 погонных метра документов. Сколько % площади хранилища освободило чудовище за неделю, если объем документов архива - 60 км?

____________________________________________________________________
3. В конторе “Мосгортрахбахутиля” прорвало сразу две трубы с холодной водой и кипятком. Вода поднимается со скоростью 20 см/час. Заведующий ведомственным архивом Иванов и архивист Петров выносят коробки объемом 15 ед.хр. со скоростью коробка в 5 минут каждый. Успеют ли они спасти архив, если высота его 10 стеллажей - 2 м 15 см и на каждом стеллаже 5 полок с 8-ю коробками? Если не успеют, сколько единиц хранения придется доставать из-под воды?
(Не успеют, 5160 ед.хр.).
______________________________________________________________
4. В ведомственном архиве “Мосгортрахбахутиля” хранились дела постоянного хранения, включенные в три описи:
по описи № 1 - 219 ед.хр.
по описи № 2 - 330 ед.хр.
по описи № 3 - 560 ед.хр. по личному составу.
Заведующий ведомственным архивом Иванов решил сократить расходы на пожарную и охранную сигнализацию, отопление и заработную плату сотрудников.
В результате этих мер 23 единицы хранения из описи № 1 были попорчены сыростью, 2/3 ед.хранения из описи № 2 уничтожены пожаром, 19 ед.хранения по описи № 3 были похищены из архива, а опись № 4 вообще не была составлена, т.к. архивист Дизариейчук был уволен по сокращению штатов. Поэтому 315 ед.хр. не были своевременно переданы в государственный архив.
Какое общее количество дел постоянного хранения указал Иванов в паспорте архива организации, хранящей управленческую документацию?
Сколько лет Иванов выплачивал штраф, наложенный на него Московской городской инспекцией архивов, если известно, что за утрату дел постоянного и долговременного хранения его оштрафовали на 70 минимальных окладов, а за необоснованный отказ от передачи материалов на гос.хранение - еще на 35 мин. окладов (Зарплата Иванова - 1,5 мин. окладов).
(169 дел; почти 6 лет).

Список основных источников и литературы по теме
Источники.
Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ. М.,1997.
Литература.
Иноземцева З.П. Мельникова Л.А. Времена новые - проблемы старые. Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные архивы. 1995. № 1.
Шабанова Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета Архивного фонда России // Там же. 1997. № 5.












Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 315

Приложенные файлы

  • doc 8827118
    Размер файла: 374 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий