Лекции и задания для СРС

ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФАКУЛЬТЕТ МАТЕМАТИКИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ








КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ ПО "введению в специальность"







Преподаватель – пономаренко наталья шахрияровна






Донецк 2014

ТЕМА 1. «Актуальность специальности и потребность
в специалистах»

Ни один аспект человеческой деятельности не может существовать без информации. Понятие «информация» охватывает все многообразие сведений о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Социальная информация обеспечивает связь времен и народов, подсистем в системах, связь между индивидами в обществе, образуя в своей совокупности информационное поле.
Важнейшей частью социальной информации является управленческая информация, составляющая основу управления. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, достаточной для принятия наилучшего управленческого решения. Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года.
В органах исполнительной власти регламентирование процедур работы с управленческой информацией осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ст. 11 Федерального закона «Об информатизации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ).
Сегодня документоведение – это самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, которая обеспечивает документоведение и организацию работы с документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Современное документоведение сочетает естественные, традиционные способы фиксации информации (рукописный, машинописный, в том числе в виде телеграмм, телефонограмм, факсов, машинограмм, видеограмм) с искусственными (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и другие средства вычислительной техники и микрографии).
Документоведение обеспечивает информации юридическую силу, придает ей статус официального документа. Документоведение информации является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы, т.е. массивы документов в информационных системах.
Понятие «документированная информация» складывается из двух составляющих: информации (сведений) и материального носителя, на котором она отображена. Документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. В законодательстве под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Основным способом фиксации и передачи управленческой информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых управленческих решений и, следовательно, общий результат деятельности любого государственного органа или органа местного самоуправления.
Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого органа местного самоуправления, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.
В управленческой деятельности документ выступает одновременно и как предмет труда, и как результат их труда.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Иными словами, документ – облеченный в письменную форму правовой акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения. В широком смысле любое письменное, кинофотографическое, звуковое (записанное на пластинку, пленку и т. п.) доказательство является документом.
В русский язык понятие «документ» вошло благодаря царю Петру I, который придавал ему значение «письменного свидетельства». Документ закрепляет правовые, производственные, финансовые и иные отношения как внутри организации, так и с другими организациями, служит письменным доказательством при возникновении трудовых, имущественных и иных споров, таким образом изначально заключая в себе правовой смысл.
Выступая в качестве инструмента организационных методов управления, документ отражает все формы управленческой деятельности: обеспечивает прямую и обратную связь между управляющей и управляемыми системами, сохранение, накопление, передачу и использование управленческой информации, служит основанием для подготовки и принятия управленческих решений, средством и способом реализации возложенных на управленческий аппарат функций, свидетельством и доказательством принятых в ее процессе решений и их исполнения.
В настоящее время активно используют электронные документы. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Реквизит документа (с лат. – требуемое, необходимое) – обязательный информационный элемент оформления официального документа. Состав реквизитов, используемых при оформлении организационно-распорядительных документов, определен ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».
Реквизитом электронного документа, предназначенным для защиты данного электронного документа от подделки, полученным в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющим идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, является электронная цифровая подпись. Сертификат ключа подписи – это документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.
Документоведение – лишь одна, хотя и существенная, часть делопроизводства. Вторая, не менее важная его составляющая - организация работы с документами, т.е. организация документооборота, хранения и использования документов в текущей работе органа управления.
Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, т.е. совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих прохождение документом его основного жизненного цикла.
Целью документооборота является обеспечение прямых и обратных связей между управляющей и управляемыми системами как условия эффективности деятельности любой организации, доставка руководителям и работникам организации полной и объективной информации, необходимой для принятия и успешной реализации своевременных, грамотных и эффективных решений.
Значение оптимизации документооборота в управленческом процессе обусловлено объективным ростом количества документов, создаваемых и обращающихся в системе управления в современных условиях усложняющихся и расширяющихся связей. По данным ученых, в мире ежегодно выпускается 6 млрд. документов.
Но есть и субъективные причины роста объемов документооборота, среди которых наиболее характерными являются следующие:
– нечеткость в распределении функций между сотрудниками организации, между руководителями и подчиненными;
– неразработанность и нерегламентированность требований к процессу документирования информации;
– отсутствие механизмов ответственности за качественность и своевременность принимаемых решений, что порождает факты создания документов для подстраховки;
– бюрократические деформации профессионального сознания, проявляющиеся в показной деловитости, имитации трудовой активности; бюрократический подход к проведению коллегиальных обсуждений, совещаний, приводящий к росту излишней беспредметной документации;
– непрофессионализм в составлении документов, слабое владение служебно-деловым стилем письменной речи, порождающие многословие, неоднозначность формулировок, расплывчатость мысли, что требует уточняющих запросов;
– неоправданный рост внутренней переписки между подразделениями организации;
– дублирование результатов работы автоматизированных систем в традиционных учетных и отчетных формах документов.
Рост объемов документооборота несет в себе угрозу утраты управляемости информационных потоков и возможности их регулирования.
Важнейшей характеристикой документооборота является его объем, т.е. количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней в течение определенного промежутка времени. Этим показателем обусловливается выбор вида информационно-поисковой системы по документам, типов и количества средств организационной и вычислительной техники и т.д. Показатели объема документооборота используются в процессе анализа различных аспектов деятельности любой организации: для уточнения принципов распределения функций; оценки производительности труда работников, уровня эффективности их деятельности, степени реальной загруженности решением функциональных задач; определения состояния технологической оснащенности процессов работы с документами, уровня эффективности документационных процессов.
Преодоление опасных последствий роста и неуправляемости документационных потоков требует выполнения ряда обязательных условий. В их числе:
– выработка оптимального пути движения документов, сводящего к минимуму возвратные перемещения документов; четкое распределение документов между руководителями и работниками в зависимости от их функциональных обязанностей;
– исключение дублирования делопроизводственных операций, оптимизация числа инстанций, через которые проходит документ;
– однократность выполнения каждой делопроизводственной процедуры;
– регламентация состава и назначения автоматизированных рабочих мест и баз данных, способов и условий передачи информации между центральной и локальными базами данных .
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам: регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние.
Как структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов документопоток представляет собой схему маршрутов движения документов на любых типах носителей, в том числе и передаваемых по линиям компьютерной, факсимильной связи, электронной почте и т.д., по установленным пунктам их регистрации, распределения, рассмотрения, исполнения и использования. В процессе этого движения документ проходит законченные технологические этапы, причем при любом типе технологической системы обработки и хранения документов состав этих этапов остается неизменным.
Задачи повышения эффективности функционирования государственных органов и уровня информированности населения об их деятельности требуют широкого использования современных информационных технологий.
Революционные изменения в области информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) привели к большим переменам в промышленности и секторе услуг во всем мире. Налицо снижение стоимости товаров и услуг, сокращение дистанции между производителями и конечными пользователями, повышение внимания поставщиков к нуждам потребителей. Проникая в различные сферы общественной жизни, ИКТ необратимо влияют на само общество, охватывая и такую важную область, как организация деятельности центральных и местных правительств и других ветвей государственной власти (например, законодательной и судебной). Современные системы электронного документооборота не только обеспечивают быстрый поиск необходимых документов, но и помогают пользователям организовывать и совместно использовать информацию в сетевой среде единой корпоративной инфраструктуры. Базы данных могут быть территориально распределены, пользователь получает доступ как к локальным, так и к удаленным документам. Поиск может осуществляться не только по реквизитам, но и по содержанию документов, что значительно экономит время на подготовку каждого документа.
Достоинства современных систем электронного документооборота заключаются в том, что благодаря им сокращается время на передачу документов от одного исполнителя к другому, система защиты документов позволяет исключить несанкционированный доступ к документам, а протоколирование всех операций с документом позволяет восстановить прохождение и последовательность производимых с ним действий. Таким образом, создаются условия для более тщательного и полного контроля прохождения документа в организации.
Информация пронизывает управленческий процесс, и если по какой-либо причине прекращается поступление информационных потоков, управленческий аппарат перестает владеть ситуацией и не имеет возможности выработать правильное решение. Основным требованием к информации, зафиксированном во многих законодательных актах Российской Федерации, является обязательность представления ее в документированном виде.
Значительную часть официальной документации в системе управления составляет документация, используемая при реализации функций управления, поэтому важно выявить функциональное назначение документации в общей системе управления, в том числе в сфере муниципального управления.
Функции управленческих документов условно можно разделить на общие и специфические.
К общим функциям следует отнести информационно-коммуникативную, социальную, культурно-воспитательную.
Важнейшей функцией документа, как уже отмечалось, является информационно-коммуникативная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документы также обеспечивают функцию внешних (коммуникационных) связей государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий и организаций с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых средствами факсимильной связи и компьютерных сетей, т. е. функцию передачи служебной информации из одного учреждения в другое. От оперативности и качества этой информации во многом зависит эффективность функционирования управляющих и управляемых систем.
Социальная функция документов отражается в воздействии документов на социальную деятельность и поведение людей в обществе, координации человеческой активности на достижение общественных социально значимых целей и ценностей.
Документ выполняет культурно-воспитательную функцию. Литературно-грамотный, хорошо оформленный документ является культурным достоянием, воспитывает эстетический вкус управленческих кадров и тех, к кому обращен документ, повышает социальный престиж органов власти. Документ дисциплинирует исполнителя, постоянно требует повышенного уровня образовательной подготовки управленческих кадров.
К специфическим функциям документов следует отнести следующие: управленческую (организационно-распорядительную), юридическую (правовую), справочно-учетную, научно-историческую.
Документы, отражая общественные отношения, государственный строй, несут управленческие (организационно-распорядительные) функции, поскольку способствуют укреплению этих отношений, формированию более совершенных методов управления. Государственные органы посредством документов управляют государством, а органы местного самоуправления решают вопросы местного сообщества. Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). С помощью документа обеспечивается управленческое воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.
Документ несет юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Документами оформляются права граждан, учреждений, предприятий и организаций. Право, узаконенное документами, регулирует отношения граждан в обществе и между учреждениями. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (правовые акты органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, договорная документация, нотариально заверенные документы и т. д.).
Документ выполняет справочно-учетную функцию. Первоначально деловые бумаги документируют самые различные государственные, хозяйственные, правовые, культурные и общественные связи и отношения. Затем документы превращаются в незаменимый справочник, позволяющий найти и использовать предыдущую информацию, применять уже апробированные практикой методы управления. В организации готовятся учетные документы: акты, отчеты, справки, докладные записки, сметы, накладные и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и др.).
Наконец, документы имеют научно-историческую функцию, поскольку многие документы через ряд лет приобретают историческую ценность для науки, становятся неистощимым источником знаний и информации.
Появляются новые документационные технологии:
Офисные приложения;
Коллективная подготовка и электронное согласование проектов документов;
Электронная почта;
Сканирование бумажных документов (потоковое сканирование);
Штрих-кодирование бумажных документов;
Электронная цифровая подпись;
Электронное управление документооборотом и административными регламентами;
Веб-порталы, веб-сайты;
Электронные архивы;
Электронное управление архивами.
Происходит эволюция сферы ответственности службы ДОУ:

Раньше
Теперь

Организационно-распорядительные
документы
Все виды документов (бухгалтерские, технические,
договорные, нормативные, справочные, аналитические)

Готовые
документы
Проекты (версии), готовые документы, ретроспективные/архивные документы

Документы компетенции
руководства организации
Все документы всех работников организации

Процессы регистрации, обработки и хранения документов
Все рабочие процессы (регламенты),
использующие документы

Система автоматизации
канцелярии
Система управления бумажными и электронными
документами организации (корпоративного сообщества)

Служба документационного обеспечения управления
Служба информационного и документационного
обеспечения управления



Вопросы и задания для самоконтроля
1. Объясните, что такое управленческая информация.
2. Что означает понятие документоведение управленческой деятельности?
3. Объясните содержание понятия и предназначение документа в сфере управления.
4. Что означает понятие «электронный документ»?
5. Что такое реквизит документа?
6. Дайте определение понятия «документооборот».
7. В чем заключаются объективные и субъективные причины оптимизации документооборота в управленческом процессе.
8. Как необходимо преодолевать опасные последствия роста и неуправляемости документационных потоков?
9. В чем заключаются достоинства современных систем электронного документооборота?
10. Каково функциональное назначение документации в общей системе управления?
Учебные и практические задания
1. Изучить учебный материал об информации и документе как основе разработки и принятии управленческих решений и роли информации в политических, социально-экономических и управленческих процессах.
2. Изучить учебный материал о специальных структурных подразделениях по информационно-документационному обслуживанию и кадровом обеспечении управления специалистами-документоведами, имеющими профессиональную подготовку.
3. Изучить учебный материал о роли служб ДОУ в системе управления.
Рекомендуемая литература
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2005. С. 12-27.
Кабашов С.Ю., Сулейманов Р.Н. Служебный документ и делопроизводство в системе государственной и муниципальной службы. Уфа, 2003. С. 3-14.
Кабашов С.Ю., Сулейманов Р.Н. Организация делопроизводства и работа с документами в органах местного самоуаправления. Уфа, 2007. С. 5- 12.
Кабашов С.Ю. Асфаедиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. – Уфа, БАГСУ, 2007.

ТЕМА 2 «История появления специальности и ее развитие»

Система государственного делопроизводства в России начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в царство в нем усложнялись административные задачи и отдельные части управления.
Практика личных поручений (приказов) великого князя Московского, а затем Московского царя ближайшему окружению – князьям и боярам – по разрешению отдельных вопросов государственного управления породила создание системы специальных органов управления с самостоятельными функциями и со своей служилой бюрократией, бравшей на себя всю полноту оформления дел, и получившей в исторической науке название приказной системы управления.
Во главе этой системы стояла Боярская Дума. В состав думских чинов входили: бояре (советники) – первый думный чин, окольничие – второй думный чин казначеи, печатники, думские дворяне и думские дьяки. Последние обычно выступали докладчиками на заседаниях Боярской Думы по делам приказов, они же давали справки и представляли мнения для формулировки думских приговоров. От каждого приказа в состав Думы входило по одному человеку, исключение составлял лишь важнейший Посольский приказ, от которого в Боярской думе заседало три представителя. Общее количество московских приказов, существовавших на Руси в разные царствования, колебалось от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов Боярской Думы. В его ведении состояли дьяки – от трех до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, – структурные подразделения приказов, причем деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу.
На местах, в уездах (их насчитывалось до 150) челобитные рассматривали в приказных избах городовой воевода с дьяком. Итогом воеводского рассмотрения был приговор, в котором излагались содержание просьбы или жалобы, аргументы ответной стороны и окончательное решение. Но воевода мог разрешить только частные вопросы. Часто по спорным делам из Москвы на место посылали служилого человека, который разбирал дело на месте, а решение принимали в Москве.
По повелению царя в приказах либо сразу готовилось решение («отпуск»), если соответствующий приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. В соответствии с пометой приказного дьяка подьячие готовили выписи из писцовых, переписных или иных книг, царских указов и приговоров Боярской Думы по поданным вопросам. Затем готовилась записка с изложением вопроса. Решение оформлялось приговором, который направлялся в соответствующий стол приказа. На основании приговора челобитчику выдавали грамоту или выпись из книг, а воеводе посылали память.
Нередко требовались дополнительные сведения, которые собирались путем запросов (памятей) в разные приказы. Переписка с другими приказами велась без соблюдения особых формальностей короткими записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа. После сбора всех сведений выносилось решение, и изготовлялась жалованная грамота. Дьяк «чернил» (исправлял) подготовленный документ (грамоту), младший подьячий переписывал его набело, старший подьячий «справлял» (сверял) беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Затем подготовленная грамота или акт регистрировались в книгах приказа путем внесения краткой записи о содержании документа. К акту или грамоте прикладывалась государственная печать.
Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект решения по челобитной. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку соответствующего приказа, а решение вопроса – думным дьякам. Решение по челобитной принималось после обсуждения в Боярской Думе. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. Руководители приказов – приказные судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, – не ставили своих подписей на документах по челобитным. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.
В делопроизводстве московских приказов использовался весьма специфический способ оформления окончательного документа по челобитной – столбец (столп, столпик) – свиток из подклеенных друг к другу листов бумаги. Составные части столпа назывались «поставами» Такое же название получили и сами места склейки листов.. Дьяк приказа «приписывал» (подписывал) документ на каждой склейке на всю ее ширину, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога. Столбец фактически являлся не одним документом, а включал всю совокупность документов дела по челобитной, т. е. имел по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной), включая все промежуточные документы (справки, выписи из приказных книг) и заканчивая документом, содержавшим окончательное решение. Листы в столбцах не нумеровались. Текст писался только с одной стороны листа бумаги, оборотная использовалась лишь для проставления каких-либо помет. Такие челобитные документы хранились свернутыми в свиток или рулон. Наряду со столбцовой существовала и тетрадная форма делопроизводства. Тетради, обычно состоявшие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги, в которых использовались обе стороны листа, а сами листы нумеровались. Известно огромное количество разновидностей приказных книг – более трехсот (боярские книги, приходно-расходные книги денежной казны, писцовые, переписные, отказные, отдельные, дозорные и др.).
Боярская дума стояла на страже иерархии ведомств, чинов и документов в государстве. В ее компетенцию входило выдавать жалованные и указные грамоты высшему духовенству, боярству и дворянству на владение вотчинами, селами, угодьями и промыслами. Заключительными документами заседания Боярской Думы были указы царя и приговоры Боярской думы. Тексты этих документов начинались со слов: «Царь, государь, великий князь указал», «по Государеву указу и боярскому приговору» или «Великий государь, сей доклад слушав, указал, и бояре приговорили» (с некоторыми изменениями эта форма начала текста царских указов просуществовала свыше ста лет). Таким образом, появлялось царское решение, за которыми следовало изложение самого приговора, помечаемое думным дьяком.
По законам того времени всякое обращение в правительственные органы адресовалось на имя царя-самодержца. Челобитные либо представляли собой документ судебной (юридической) практики, либо являлись документами, на основе которых верховная власть принимала определенное решение и издавала соответствующий официальный акт (указ), выдала жалованную, льготную или какую-нибудь другую грамоту, давала указание «подписать» челобитную, т. е. сделать на ней имеющую силу указа помету о принятом по челобитной решении или же официально регистрировала чье-то заявление о чрезвычайном событии (побеге, чьей либо неожиданной смерти, недостойном поведении, угрозе убийством или пожаром и т. п.), тем самым, снимая с заявителя вину за возможные последствия происшедшее или предупреждая возможность преступления (явочная челобитная).
Текст челобитных имел определенную структуру, сложившуюся в течение нескольких веков, и на основании традиций и обычаев документирования того времени. Верх листа именовался «головой», а площадь под текстом «исподом». В этой части письма размещались отдельные реквизиты документа. Тексты лицевой и оборотной стороны имели четкие различия. На оборотной стороне отмечались пометы, а адресат писался на лицевой. В начале указывался полный царский титул (титло), далее обозначался автор челобитья и перечислялись заслуги челобитчика. В заголовочной части челобитья слова «бьет (бьют) челом» (или «бьет челом и извещает», «бьет челом и являет») всегда располагались между адресатом (царским титулом) и сведениями о челобитчике. Словосочетание «бить челом» имело неоднозначное значение: либо обращаться с низким поклоном, с почтением, либо жаловаться, предъявлять иск.
Важным элементом заголовка в челобитных являлись сведения о челобитчике: его имя (обычно в унижительно-пренебрежительной форме – «полуимя», как говорили в то время), отчество (или наименование по отцу) и фамилия или прозвище. Эти сведения о челобитчике всегда сопровождались формулами, выражающими вассальные отношения, и были строго регламентированы. При этом, обращаясь к царю знатные и служилые люди разных сословий писались холопами («бьет челом холоп твой (ваш)»); не состоящие на царской службе посадские люди и крестьяне – сирота твой (ваш); женщины в зависимости от отношения к сословию – раба (сирота) твоя (ваша); священнослужители всех рангов – богомолец твой (ваш); монахини – богомолица твоя (ваша).
Со времени царствования Петра I делопроизводство в России существенно изменяется и рационализируется. Большое влияние на порядок оформление документов оказали меры, предпринятые Петром I по коренному переустройству принципов делопроизводства, начавшиеся в период 1699 – 1702 гг. с введения гербовой бумаги и замены оформления документов на столбцах тетрадями. Указом царя от 12 окт. 1699 г. предписывалось челобитные писать только на гербовой бумаге. Изготовление и продажа этой бумаги была возложена на Оружейную палату. Гербовая бумага различалась по стоимости, что отражалось в размерах клейма с изображением государственного герба и указанием под клеймом стоимости бумаги, С 1719 г. на гербовой бумаге стали проставлять год. Гербовые сборы принесли ощутимую пользу казне, а также регламентировали форму и размеры челобитных и других документов.
Другим важным мероприятием, повлиявшим на изменение формы челобитных, стала постепенная замена столбцовой формы делопроизводства тетрадной, продолжавшаяся с 1700 по 1720 гг. Экономичность тетрадной формы делопроизводства по сравнению со столбцовой явилась главной причиной отмены Петром I с 12 июня 1700 г. столбцов и введения тетрадной формы документирования деятельности центральных и провинциальных учреждений.
В 1708 – 1711 гг. Петр I предпринял реформу русской письменности, устранив надстрочные знаки, упразднив несколько букв и узаконив другое (приближенное к латинским шрифтам того времени) начертание оставшихся так называемый гражданский шрифт, взамен церковнославянского, что значительно упростило составление официальных документов, в том числе и челобитных.
Следующим шагом по дальнейшему регламентированию делопроизводства, стала создание в 1720 г. главного письменного устава, регулировавшим деятельность возникших на месте приказов новых органов – коллегий – Генерального Регламента.
Согласно Генеральному Регламенту, коллегия состояла из присутствия и канцелярии. В состав присутствия входили президент канцелярии, вице-президент, советники, асессоры. В регламенте подробно описывались обязанности всех должностных лиц. Делопроизводством в коллегии ведала канцелярия, состоящая из секретаря, нотариуса, переводчика, актуариуса, регистратора, канцеляристов и копиистов. Генеральный регламент подробно описывал обязанности членов канцелярии, причём каждой должности уделялась отдельная глава. Канцелярия возглавлялась секретарем, который руководил всем делопроизводством в коллегии. Секретарь докладывал суть дела в присутствии, распределял делопроизводственные документы. Нотариус вел протоколы заседаний коллегии. Актуариус собирал корреспонденцию, приходящую в канцелярию. Регистратор «письма собирал и по пакетам раскладывал и потом велел набело переписывать сочинение всех указов и писем помесячно и весь год», получаемых и отправляемых коллегией. Для этого он вел журнал, в который должен был «по алфавиту, числу и месяцу, вкратце выписать содержание каждого дела и имя, и тому принадлежащих их особ, и место куда дело послано», а также вел регистратуру – четыре записные книги, носившие буквы A, B, C, D, в которых указывалась вся входящая и исходящая корреспонденция. Низшими по должности работниками канцелярии были канцеляристы и копиисты. Канцеляристы изготавливали дипломы, патенты и другие виды второстепенной документации, которые надлежало подавать секретарю для утверждения.
К распорядительным документам в Генеральном регламенте относится «рескрипт», вытеснивший жалованную грамоту и имеющий значение распоряжения царя, указа или грамоты, употребляемой для сношения с другими государствами или инструкции. Обилие появившейся новой документации говорит о существенном усложнении процесса делопроизводства в XVIII веке. Генеральный регламент регулировал применение некоторых появившихся видов документов. Большое внимание в Генеральном регламенте уделяется такому виду документа, как протокол, возникшему в связи с созданием Петром I учреждений, основанных на коллегиальных принципах управления. Генеральный регламент: 1) отразил в себе всю систему коллежского делопроизводства, 2) регламентировал обязанности всех членов коллегии от Президента до копииста, 3) явился основой для последующего развития делопроизводства, в нём рассматривались такие виды работы с документами, как приём, регистрацию, учёт и контроль за документацией, 4) сочинение новых форм документов (были приведены общие принципы протоколирования, характерные для коллежского способа делопроизводства, 5) определены должностные обязанности членов канцелярии: секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора.
Генеральный регламент явился следствием реформы центрального управления, проведённой Петром I в целях централизации государственного аппарата, наиболее чётко и ясно показав основные положения коллежского делопроизводства, многие принципы которых (учет и контроль за входящей и исходящей документацией, ведение протоколов и т. д.) оставались действенными до 1917 года, и основы которых сохраняются и до наших дней.
Свой вклад в развитие системы управления внесла Екатерина II. В 1775 г. особая комиссия под руководством Екатерины II разработала пространный законодательный акт – Манифест «Учреждение для управления губерний Всероссийской империи». В соответствии с данным указом функции всех учреждений и должностных лиц были разделены на три основные группы: административно-полицейские, финансово-хозяйственные и судебные. Первая группа была представлена в губернии губернатором, губернским правлением и приказом общественного призрения. Административным начальником каждой губернии был губернатор, который управлял губернией с помощью коллегиального учреждения – губернского правления; губернатор был его председателем, а два советника – членами. Губернское правление становилось основным административным учреждением губернии, в котором важную роль играла канцелярия.
XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.
В начале ХIХ в. старая петровская административная система коллегий – центральных учреждений управления в России, – окончательно показала свою отсталость и неэффективность. Екатерина II, создав порядок местной администрации и суда, оставила незавершенным центральное управление государством. В первые годы царствования Александра I, его указом от 8 сент. 1802 г. коллегии по французской модели Наполеона I были преобразованы в восемь министерств, с их последующей реорганизацией в июне 1811 г. в связи с изданием нового Манифеста «Общего учреждения министерств». Главным отличием от предыдущей системы коллегиального управления стал принцип единоначалия в административной деятельности министров. Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.
Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.
Манифестом Александра I «Общее учреждение министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сношений» (служебной переписке) министерств с другими учреждениями. Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XV в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном понимании этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: «производство дела» – это решение какого-то конфликта, управленческой задачи, т.е. дела. Поскольку всякое окончательное решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».
Содержание Манифеста Александра I «Общее учреждение министерств» свидетельствует о достаточно четком различии двух аспектов делопроизводственной деятельности:
1) формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XX в. широко употреблялся самостоятельный термин – «письмоводство»);
2) движение документов и дел (порядок «течения дел»), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют.
Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, – процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание «вторичности» делопроизводства по отношению к «производству дел» (принятию решений) пронизывает и Манифест Александра I «Общее учреждение министерств» и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в Манифесте Александра I «Общее учреждение министерств» давалась как «образ» (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах. На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения. В конце XIX – начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов – рапорт, предписание, отношение.
После Октябрьской социалистической революции, 26 окт. 1917 г. II Всероссийский съезд Советов утвердил текст обращения «Рабочим, солдатам и крестьянам». В этом документе указывалось: «Съезд постановляет: вся власть на местах переходит к Советам рабочих, солдатских и крестьянских депутатов...». Этим постановлением действие всех государственных ведомств и законодательных актов Российской империи и Временного правительства было прекращено. Вместо них вводились новые учреждения и нормативные акты, утвержденные советской властью. Отменялись сословия, чины и звания.
Центральные органы советского государства вели настойчивую работу по оптимизации в сфере управления, что закреплялось нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства.
Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ).
Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила документации и документооборота» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Общих правилах документации и документооборота» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в данном документе можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции, и указывалась методика выполнения каждой операции.
В советский период развивались и системы специальной документации.
В системе планового ведения хозяйства был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. Была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетний срок – советские пятилетки. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.
Статистическая документация – важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.
Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.
Формируется и укрепляется централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. было проведено Первое межотраслевое совещание по оргтехнике.
Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления относится к началу 60-х гг. , что связано с реорганизацией системы управления народным хозяйством.
Все документоведение управленческой деятельности велось в соответствии с «Примерной инструкцией о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся», утвержденной постановлением Совета Министров РСФСР от 30 сент. 1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР».
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. – подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.
В начале 60-х гг. усиливается роль Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР на вопросы совершенствования делопроизводства в стране. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
Важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа.
В конце 1950-х гг. было положено начало подготовки специалистов-документоведов в Московском государственном историко-архивном институте. В сентябре 1960 г. было издано постановление Совета Министров РСФСР от 08.05.1964 «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству» и открытие в МГИАИ факультета государственного делопроизводства.
В сентябре 1973 г. Госкомитет СМ СССР по науке и технике одобрил «Основные положения ЕГСД» и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.
Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.
В конце 1980-х гг. возросло внимание к подготовке специалистов-документоведов. Были открыты факультеты документоведения и архивоведения в Донецком и Свердловском государственных университетах и Московском институте управления им. С. Орджоникидзе.
Важным этапом в истории делопроизводства 1970-1980-х гг. стало совершенствование стандартизации и издание ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.
В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в который были включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.
В начале 1990-х гг. Министерством труда были выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.
В связи с проведением в начале 2000-х гг. административной реформы в стране, усилилось внимание к вопросам совершенствования делопроизводства. В 2003 г. постановлением Госстандарта России № 65-СТ от 03.03.2003 утвержден новый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выход данного стандарта стал заметным событием для работников делопроизводства. В инструкциях, правилах, электронных технологиях и шаблонах форм документов стали реализовываться новые стандартные положения. В чем заключаются основные отличия положений нового ГОСТа от предыдущего стандарта ГОСТ Р 6.30-97, отмененного в 2001 г.? Фактическим основанием для отмены явилось требование Министерства юстиции Российской Федерации об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом, а должны регулироваться специальными федеральными законами.
Но все же его главное отличие – рекомендательный характер Р 6.30-2003. В нем записано: «требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми». Эта запись соответствует изменению места государственного стандарта в системе государственных нормативно-правовых актов, увеличению его нормативно-технического значения (см. закон Российской Федерации № 5154-1 от 10.06.93 г. «О стандартизации» с изменениями 2001 г.). В федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» № 184-ФЗ (от 27 декабря 2002 г., начало действия 01.07.2003 г.) рекомендательный характер стандартов получил дальнейшее развитие: статья 12 этого закона «Принципы стандартизации» содержит такой текст: «Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами... добровольного применения стандартов». ГОСТ Р 6.30-2003 имеет многоаспектное назначение. Главная сфера его применения – организации всех форм собственности, где он используется в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов, как их называют разработчики автоматизированных систем), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.
Важными нормативными правовыми актами, регулирующими делопроизводство в органах исполнительной власти, является ряд постановлений Правительства Российской Федерации. Так, в целях обеспечения защиты прав, свобод и законных интересов граждан, совершенствования правового регулирования и контроля за соответствием издаваемых федеральными органами исполнительной власти и иными органами и организациями нормативных правовых актов Конституции Российской Федерации, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным договорам в августе 1997 г. было издано постановление Правительства Российской Федерации № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715).
В целях установления общих правил организации деятельности федеральных органов исполнительной власти по реализации их полномочий и взаимодействия этих органов, в том числе правила организации взаимодействия федеральных министерств с находящимися в их ведении федеральными службами и федеральными агентствами было издано постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
В целях установления общих правил внутренней организации федеральных органов исполнительной власти было издано постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».
Одним из важным нормативных документов, определяющих в настоящее время порядок документирования и организацию работы с документами в организациях является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.
В 2000 г. приказом Министерства образования Российской Федерации от 02.03.2000 № 686 была утверждена новая специальность высшего образования «Документоведение и документационное обеспечение управления» и утвержден Государственный образовательный стандарт по этой специальности. С этого момента началось открытие специальностей в вузах и колледжах Российской Федерации.
Управление документацией как функция управления и менеджмента сегодня осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами проектирования информационных систем управления, их внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процедур и процессов. Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Но решение этих задач требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей делопроизводства и управления.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Дайте объяснение основных характеристик приказной системы управления в России в XV – XVII вв. и порядка делопроизводства в московских приказах.
2. Объясните, что такое столбцовая система оформления документа, и какая система письменного оформления документа пришла ей на смену.
3. Чем отличалась коллежская система, введенная Петром I, от приказной системы управления. Объясните, как это повлияло на организацию делопроизводства.
4. Охарактеризуйте содержание Генерального регламента, утвержденного Петром I в 1720 г.
5. Чем отличалась министерская система управления от прежней коллежской системы, и как это сказалось на организации делопроизводства.
6. Охарактеризуйте содержание Манифеста Александра I «Общее учреждение министерств» 1811 г.
7. Объясните, в каком направлении развивалось делопроизводство в государственных учреждениях в XIX в.
8. Объясните, какие основные направления развития делопроизводства сложились в СССР.
9. Как развивается организация делопроизводства в Российской Федерации.
10. Каковы основные этапы подготовки специалистов-документоведов в СССР и Российской Федерации.
ТЕМА 3. «Требования Государственного образовательного стандарта к профессиональным знаниям, навыкам и опыту»
Процессы совершенствования и реформирования государственной системы управления тесно связаны с системой подготовки специалистов в области документоведения и документационного обеспечения управления. Образовательная подготовка кадров в этой сфере служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления во взаимоотношениях государства с бизнесом, структурами гражданского общества, населением, способствует реализации концепции «электронного правительства».
Подготовка студентов по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» осуществляется в соответствии по специальному учебному плану и профессиональной образовательной программе. Профессиональная образовательная программа, по которой ведется преподавание, по своему содержанию и объему (9720 часов) соответствует требованиям федерального Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 – «Документоведение и документационное обеспечение управления», утвержденного приказом Министерства высшего образования Российской Федерации от 02.03.2000 № 686 (номер государственной регистрации 53 мжд/сп от 14.03.2000).
Нормативный срок освоения основной образовательной программы подготовки документоведа по специальности 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления:
при очно-заочной форме обучения:
– на базе высшего образования – 3,4 года;
– на базе среднего профессионального образования соответствующего профиля – 3,6 года;
при заочной форме обучения на базе среднего образования – 6 лет.
Квалификационная характеристика выпускника. Документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение).
Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов.
Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Документовед должен иметь знания, практический опыт и владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения (или структурного подразделения) любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.
Документовед подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации.
Обучающийся по специальности может адаптироваться путем специализации к профессиональной деятельности, связанной с информационными технологиями и разными видами информационно-документационных систем (кадровыми, архивными и др.).
При овладении программой специалист по документоведению и документационному обеспечению управления может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности:
– организационно-управленческую;
– оргпроектную;
– аналитическую;
– исследовательскую
– педагогическую;
– консультационную.
В области организационно-управленческой деятельности, специалист-документовед может руководить службой документационного обеспечения управления, умеет организовать работу и квалифицированно управлять деятельностью работников организации.
В области организационно-проектной деятельности от специалиста-документоведа потребуется наивысшая квалификация, поскольку эта область связана с улучшением постановки документационного обеспечения управленческой деятельности. Следует не только хорошо разбираться в постановке делопроизводства вообще, но и в совершенстве знать законодательные, нормативные и методические документы, относящиеся к постановке делопроизводства, в совершенстве владеть компьютерной техникой и компьютерными технологиями документационного обеспечения управления.
В области аналитической деятельности специалист-документовед должен не только уметь собрать информацию, но и обобщить ее и получить из нее сведения, нужные для совершенствования работы организации и ее структурных подразделений.
Научно-исследовательская деятельность – высшая область применения профессиональных знаний. Чаще всего она реализуется через обучение в аспирантуре.
Педагогическую деятельность специалист-документовед может осуществлять в школах, лицеях, учебных заведениях начального профессионального образования, техникумах, колледжах, вузах.
Консультационная деятельность открывает перед выпускниками безграничные возможности карьерного роста в структурах фирм, специализирующихся на консалтинговых услугах, число которых непрерывно возрастает. Специалист-документовед в таких фирмах отвечают за консультации по проблемам, связанным с информационно-документальным обеспечением деятельности организаций, особенно на базе внедрения компьютерных технологий.
Возможности продолжения образования выпускника документове-да, освоившего основную образовательную программу высшего профессионального образования по специальности 350800 Документоведение и доку-ментационное обеспечение управления. Выпускник подготовлен для продолжения образования в аспирантуре.
Общие требования к основной образовательной программе подготовки выпускника по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Основная образовательная программа подготовки документоведа разрабатывается на основании Государственного образовательного стандарта и включает в себя учебный план, программы учебных дисциплин, программы учебных и производственных практик.
Требования к обязательному минимуму содержания основной образовательной программы подготовки документоведа к условиям ее реализации и срокам ее освоения определяются Государственным образовательным стандартом.
Основная образовательная программа подготовки документоведов состоит из дисциплин: 1) федерального компонента; 2) дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента; 3) дисциплин по выбору студента; 4) факультативных дисциплин. Дисциплины и курсы по выбору студента в каждом цикле содержательно дополняют дисциплины, указанные в федеральном компоненте цикла.
Основная образовательная программа подготовки документоведов предусматривает изучение студентом следующих циклов дисциплин и итоговую государственную аттестацию:
– цикл ГСЭ – общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины;
– цикл ЕН – общие математические и естественно-научные дисциплины;
– цикл ОПД – общепрофессиональные дисциплины;
– цикл ДС – дисциплины специализации.
Требования к знаниям и умениям по циклу «Общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины».Дипломированный специалист должен:
в области философии, истории, культурологии, психологии, педагогики:
– иметь представление о своеобразии философии, ее месте в культуре, научных, философских и религиозных картинах мироздания, сущности, назначении и смысле жизни человека;
– понимать смысл взаимоотношения духовного и телесного, биологического и социального начал в человеке, отношения человека к природе и современных противоречий существования человека в ней;
– знать условия формирования личности, ее свободы, ответственности за сохранение жизни, природы, культуры; понимать роль насилия и ненасилия в истории и человеческом поведении, нравственных обязанностей человека по отношению к другим и самому себе;
– иметь представление о многообразии форм человеческого знания, соотношении истины и заблуждения, знания и веры, рационального и иррационального в человеческой жизнедеятельности, особенностях функционирования знания в современном обществе, о духовных ценностях, их значении в творчестве и повседневной жизни;
– понимать роль науки в развитии цивилизации, взаимодействия науки и техники и связанные с ними современные социальные и этические проблемы, ценность научной рациональности и ее исторических типов, знать структуру, формы и методы научного познания, их эволюцию;
– иметь представление об истории как науке, ее месте в системе гуманитарного знания, владеть основами исторического мышления;
– иметь представление об источниках исторического знания и приемах работы с ними;
– иметь научное представление об основных этапах в истории человечества и их хронологии;
– уметь выражать и обосновывать свою позицию по вопросам, касающимся ценностного отношения к историческому прошлому;
– понимать и уметь охарактеризовать сущность культуры, ее место и роль в жизни человека и общества;
– иметь представление о формах культуры, их возникновении и развитии, о способах порождения культурных норм, ценностей, о механизмах сохранения и передачи их в качестве социокультурного опыта;
– знать исторические и региональные типы культуры, их динамику, основные достижения в различных областях культурной практики, развитие культуры в XX веке;
– понимать и использовать языки культуры, быть способным к диалогу как способу отношения к культуре и обществу;
– знать основные категории и понятия психологической науки, иметь представление о предмете и методе психологии, о месте психологии в системе наук и ее основных отраслях;
– знать основные функции психики, ориентироваться в основных проблемах психологической науки;
– иметь представление о роли сознания и бессознательного в регуляции поведения;
– иметь представление о мотивации поведения и деятельности, психической регуляции поведения и деятельности;
– знать основные потребности человека, эмоции и чувства;
– знать основы социальной психологии, психологии межличностных отношений, психологии больших и малых групп;
– владеть понятийно-категориальным аппаратом педагогической науки, инструментарием педагогического анализа и проектирования;
– владеть системой знаний о сфере образования, сущности, содержании и структуре образовательных процессов;
– знать объективные связи обучения, воспитания и развития личности в образовательных процессах и социуме;
– владеть современными образовательными технологиями, способами применения педагогической теории в различных сферах жизни;
в области социологии, экономики, политологии и права:
– знать основные этапы развития социологической мысли и современные направления социологической теории;
– уяснить определение общества как надындивидуальной реальности и целостной саморегулирующейся системы;
– знать предпосылки функционирования и воспроизводства общественного целого;
– иметь представление об основных социальных институтах, обеспечивающих воспроизводство социальных отношений;
– иметь представление об основных этапах культурно-исторического развития обществ, механизмах и формах социальных изменений;
– освоить социологическое понимание личности как социально-типического в индивидах, понятия социализации и социального контроля, иметь представление о личности как субъекте социального действия и социальных взаимодействий;
– понимать групповую динамику и особенности межличностных отношений в группах; знать особенности формальных и неформальных отношений, природу лидерства и функциональной ответственности;
– понимать механизм возникновения и разрешения социальных конфликтов;
– знать культурно-исторические типы социального неравенства и стратификации;
– иметь представление о горизонтальной и вертикальной социальной мобильности;
– уметь анализировать основные проблемы стратификации российского общества, возникновения классов, причины бедности и неравенства, взаимоотношений социальных групп, общностей, этносов;
– иметь представление о процессе и методах эмпирического социологического исследования;
– знать типы экономических систем и основные экономические институты; понимать суть экономических моделей;
– различать микро- и макроэкономические проблемы;
– перечислять основные экономические институты и объяснять принципы их функционирования;
– различать элементы экономического анализа и экономической политики;
– выделять (определять) элементы традиционной, централизованной (командной) и рыночной систем в смешанной экономике;
– уметь анализировать в общих чертах основные экономические события в своей стране и за ее пределами, находить и использовать информацию, необходимую для ориентирования в основных текущих проблемах экономики;
– знать характерные признаки переходной экономики; понимать суть и приводить примеры либерализации, структурных и институциональных преобразований;
– знать понятийно-категориальный аппарат, методологию, структуру политической науки, понимать ее место в системе социальных наук, иметь представление об истории политических учений;
– знать основные разновидности современных систем и режимов; иметь научные представления о сущности власти и ее функциях;
– разбираться в особенностях современного политического процесса, взаимоотношениях различных субъектов политики, соотношении федеральных и региональных центров принятия решений, специфике административно-территориального устройства Российской Федерации;
– разбираться в современной системе международных отношений, геополитической обстановке, в национально-государственных интересах России и ее новой роли в международной политике;
– иметь научное представление о государстве и праве, системах права и особенностях их функционирования, о теориях права, его сущности и формах;
– знать основные особенности российской правовой системы и российского законодательства, системы и организации государственных органов Российской Федерации;
– знать основы правового статуса человека в обществе, основные права, свободы и обязанности гражданина Российской Федерации;
- знать основы законодательного регулирования будущей профессиональной деятельности, правовые и этические нормы в сфере профессиональной деятельности; уметь составлять документы, относящиеся к будущей профессиональной деятельности;
в области русского языка и культуры речи, иностранного языка:
– иметь представление об основных способах сочетаемости лексических единиц и основных словообразовательных моделях;
– владеть навыками и умениями речевой деятельности применительно к сфере бытовой и профессиональной коммуникации, основами публичной речи;
– владеть формами деловой переписки, иметь представление о форме договоров, контрактов, патентах;
– владеть навыками подготовки текстовых документов в управленческой деятельности;
– освоить нормы официально-деловой письменной речи, международные и национальные стандарты видов и разновидностей служебных документов;
– изучить характерные способы и приемы отбора языкового материала в соответствии с различными видами речевого общения;
уметь отредактировать текст, ориентированный на ту или иную форму речевого общения;
– владеть навыками самостоятельного порождения стилистически мотивированного текста, способами установления лингвистических связей между языками;
– уметь работать с оригинальной литературой по специальности;
– иметь навык работы со словарем (читать транскрипцию, различать прямое и переносное значение слов, находить перевод фразеологических единиц);
– владеть основной иноязычной терминологией специальности;
– знать русские эквиваленты основных слов и выражений профессиональной речи;
– владеть основами реферирования, аннотирования литературы по специальности;
Требования к знаниям и умениям по циклу «Общематематические и естественно-научные дисциплины». После освоения математических и естественно-научных дисциплин специалист должен иметь представление:
– о месте и роли математики в современном мире, мировой культуре и истории;
– математическом мышлении, индукции и дедукции в математике, принципах математических рассуждении и математических доказательств;
– логических, топологических и алгебраических структурах на множестве;
– неевклидовых геометрических системах;
– математическом моделировании;
– информации, методах ее хранения, обработки и передачи; о правовом регулировании отношений в сфере защиты информации и государственной тайны в Российской Федерации;
– проблеме искусственного интеллекта, способах представления и манипулировании им (об инженерии знаний);
– роли математики и информатики в гуманитарных исследованиях;
– основных этапах развития естествознания, особенностях современного естествознания, ньютоновской и эволюционной парадигмах;
– концепции пространства и времени;
– принципах симметрии и законах сохранения;
– понятии состояния в естествознании;
– концептуальной и континуальной традициях в описании природы;
– динамических и статистических закономерностях в естествознании;
– соотношении порядка и беспорядка в природе, упорядоченности строения физических объектов, переходах из упорядоченных в неупорядоченные состояния и наоборот;.
– самоорганизации в живой и неживой природе;
– иерархии структурных элементов материи от микро- до макро- и мегамира;
– взаимосвязях между физическими, химическими и биологическими процессами;
– специфике живого, принципах эволюции, воспроизводства и развитии живых систем и их целостности в гомеостазе;
– иерархичности, уровнях организации и функциональной асимметрии живых систем;
– биологическом многообразии, его роли в сохранении устойчивости биосферы и принципах систематики;
– физиологических основах психологии, социального поведения, экологии и здоровья человека;
– взаимодействии организма и среды, сообществах организмов, экосистемах, принципах охраны природы и рационального природопользования;
– месте человека в эволюции Земли, о ноосфере и парадигме единой культуры.
Требования к профессиональной подготовленности специалиста по циклам «Общепрофессиональные дисциплины» и «Дисциплины специализации». Общепрофессиональные дисциплины включают:
Юридический цикл (конституционное, административное, трудовое, гражданское, избирательное право);
Управленческий цикл (менеджмент, социология управления, основы маркетинга, муниципальное управление, современная организация государственных учреждений в России);
Профессиональный цикл (документоведение, информационные системы, организация и технология документационного обеспечения управления);
Цикл компьютерных дисциплин (вычислительная техника и программирование, компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления).
Выпускник должен уметь решать задачи, соответствующие его квалификации и должен знать:
– тенденции развития информационно-документационного обеспечения с применением новых технологий;
– закономерности документообразования;
– системы хранения текущей и ретроспективной документации;
– законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;
– критерии и принципы оценки ценности документов и порядок определения сроков их хранения;
– новейшие информационные технологии;
– современные технические средства управления;
– основы развития и проектирования рациональных систем документационного обеспечения управления, методы и оценки эффективности проектирования ДОУ;
– уметь разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
– составлять и оформлять любые виды документов;
– проектировать унифицированные формы документов;
– проектировать унифицированные системы документации, осуществлять их внедрение и ведение в условиях автоматизированных технологий;
– выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;
– анализировать состояние ДОУ конкретной организации;
– составлять техническое задание на проектирование систем информационно-документационного обеспечения деятельности конкретной организации;
– разрабатывать проектные решения по совершенствованию ДОУ в целом (или ее отдельных составных частей);
– разрабатывать и внедрять новейшие информационные технологии в организации;
– организовать контроль за исполнением;
– провести экспертизу ценности документов, подготовить их к архивному хранению или уничтожению;
– руководить службой документационного обеспечения управления и совершенствовать организацию ее работы;
владеть методами анализа и проектирования систем документации, управления ими, подготавливать управленческое решение;
– осуществлять социально-психологическое регулирование в трудовых коллективах, разрабатывать программы и планы социального развития.
Выпускник должен владеть:
– методами сбора, анализа, проектирования систем документационного обеспечения управления;
– методикой унификации и стандартизации управленческих документов;
– методами проектирования автоматизированных систем учета, регистрации, контроля и информационно-справочной работы по документам организации;
– методикой составления классификационных справочников;
– критериями проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения;
– навыками технической обработки документов для сдачи в архив;
– методами расчета экономической эффективности проектируемых систем.
Специалист-документовед должен иметь представление в методах оптимизации делопроизводства, которое выражается:
– в знании истории появления и развития методик рационализации делопроизводства;
– в знании опыта проведения рационализации делопроизводства в советский и постсоветский периоды;
– в знании методов сбора, анализа и проектирования рациональных тем делопроизводства (изучение документов, опрос-анкетирование, фотография и самофотография рабочего дня, хронометраж, систематизация материалов, метод сопоставления);
– в знании особенностей рационализации делопроизводства при проектировании автоматизированных технологий ДОУ
– в знании алгоритма расчета экономической эффективности от внедрения каждого средства механизации;
– в умение внедрять автоматизированные технологии и любые другие предложения по рационализации любого процесса документирования и работы с документами.
Требования к итоговой государственной аттестации специалиста. Итоговая государственная аттестация документоведа включает выпускную квалификационную работу и государственный экзамен, позволяющий выявить теоретическую подготовку к решению профессиональных задач.
Требования к выпускной квалификационной работе специалиста. Выпускная квалификационная работа документоведа представляет собой законченную общую или локальную оргпроектную разработку информационно-документационного обеспечения управления на базе конкретной организации или теоретическую работу по проблемам документообразования, развития документа, систем документации или истории делопроизводства.
Требования к государственному экзамену. Итоговый государственный экзамен позволяет выявить теоретическую подготовку к решению профессиональных задач и должен включать вопросы по дисциплинам, формирующим знания специалиста: документоведение, технологии документационного обеспечения управления, информационное обеспечение управления, организационное проектирование, компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления и дисциплинам в зависимости от специализации.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Объясните, каковы квалификационные характеристики выпускника вуза по специальности «Документоведение и ДОУ».
2. Объясните, какие виды профессиональной деятельности может выполнять специалист-документовед? К какой профессиональной деятельности выпускник может адаптироваться путем специализации? На каких должностях может работать выпускник специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»?
3. Объясните, что входит в образовательную программу подготовки документоведов.
4. Какие требования предъявляются к знаниям студента по специальности «Документоведение и ДОУ» в области философии, истории, культурологии, психологии, педагогики?
5. Какие требования предъявляются к знаниям студента по специальности «Документоведение и ДОУ» в области социологии, экономики, политологии и права?
6. Какие требования предъявляются к знаниям студента по специальности «Документоведение и ДОУ» в области русского языка и культуры речи?
7. Какие знания должен иметь выпускник после освоения математических и естественно-научных дисциплин?
8. Какие требования предъявляются к профессиональной подготовленности специалиста?
9. Какие знания должен иметь специалист-документовед о методах оптимизации делопроизводства.
10. Как должна проводиться итоговая государственная аттестация специалиста?



Словарь понятий и терминов
виды профессиональной деятельности специалиста-документоведа – специалист-документовед при овладении образовательной программой может выполнять организационно-управленческую; оргпроектную; аналитическую; исследовательскую; педагогическую; консультационную деятельность.
ГосударственнЫЙ образовательнЫЙ стандарт высшего профессионального образования по специальности 350800 – «Документоведение и документационное обеспечение управления» – нормативный документ, устанавливающий минимальный набор дисциплин, который должен изучить будущий специалист-документовед, требования к обязательному минимуму содержания каждой дисциплины и к уровню подготовки выпускника: что он должен знать, уметь, какими методами и навыками владеть и т. д. В данном документе даются квалификация выпускника, нормативный срок освоения основной образовательной программы подготовки специалиста, квалификационная характеристика специалиста. Стандарт указывает, к каким видам профессиональной деятельности подготовлен специалист, где и кем он может работать и к какому виду деятельности он может адаптироваться путем специализации. Данный Государственный стандарт утвержден приказом Министерства высшего образования Российской Федерации от 02.03.2000 № 686 (номер государственной регистрации 53 мжд/сп от 14.03.2000).
итоговая государственная аттестация специалиста-документоведа включает выпускную квалификационную работу (ВКР) и государственный экзамен, позволяющий выявить теоретическую подготовку к решению профессиональных задач.
Квалификационная характеристика выпускника – набор знаний и навыков, получаемых выпускником в процессе обучения по специальности, позволяющих выполнять служебные обязанности по определенным должностям.
Структура образовательной программы подготовки документоведов состоит из дисциплин: 1) федерального компонента; 2) дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента; 3) дисциплин по выбору студента; 4) факультативных дисциплин.
циклы дисциплин основной образовательной программы подготовки документоведов предусматривает изучение студентом следующих и итоговую государственную аттестацию: 1) цикл ГСЭ – общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины; 2) цикл ЕН – общие математические и естественно-научные дисциплины; 3) цикл ОПД – общепрофессиональные дисциплины; 4) цикл ДС – дисциплины специализации.

ТЕМА 4. «Объекты и виды профессиональной деятельности»

При формировании службы по документационному обеспечению управления (службы ДОУ) в любой организации должны учитывать следующее. Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов концентрируются (централизуются) в едином для всей организации центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря-референта. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы ДОУ, имеющей различные специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, группы контроля и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информа-ционное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В небольших учреждениях (когда документоведение осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
– снизить стоимость делопроизводственных операций;
– улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
– обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
– использовать прогрессивные и производительные технические средства;
– обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших организациях, не имеющих общих отделов документационное обеспечение осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации службы ДОУ разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые утверждаются приказом руководителя организации.
Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах – положениях о службе ДОУ и должностных инструкциях их работников.
Положение о службе ДОУ организации разрабатывает руководитель службы ДОУ и утверждает руководитель организации. Положение о структурном подразделении службы ДОУ разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем службы ДОУ, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит служба ДОУ. При разработке положения о службе ДОУ используют типовое положение. Его дополняют и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и службы ДОУ.
Для каждого работника службы ДОУ разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.
Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
В небольших организациях главная фигура делопроизводственного процесса – секретарь-референт. Его задача – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяются качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.
Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.
Наличие должностной инструкции – важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта. В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение – непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий. Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.). В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта. Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д. С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей. В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав.
Помимо работы с документами секретарь в большинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и ксерокопированием документов.
Организация приема посетителей – одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы.
Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.
В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности потребовались знания иностранного языка (желательно двух), умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управления бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по качественному документному обслуживанию руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, прием посетителей и т.п. Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. Теперь под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления (офис-менеджер), обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.
Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием, как известно, является не жесткая регламентация обязанностей сотрудников, а работа, основанная на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствию формальных структур в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает степень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации нередко сам занимается бухгалтерским учетом, анализом коммерческой деятельности, финансами, кадрами и т.д. Именно в такой ситуации секретарь-референт должен стать незаменимым помощником своего руководителя.

Вопросы и задания для самоконтроля
1. Объясните, какие существуют организационные формы службы ДОУ в системе управления.
2. Дайте описание функций службы документационного обеспечения управления в организации.
3. Объясните, особенности должности секретаря-референта и его место в управленческом аппарате.
4. Объясните содержание видов профессиональной деятельности специалиста-документоведа: организационно-управленческой, оргпроектной, аналитической, исследовательской, педагогической, консультационной. Каковы особенности каждого вида деятельности и общие требования к ним.

Словарь понятий и терминов
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНИРОВАНИЮ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ устанавливаются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005. № 536, разработанной в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» должна включать следующие положения: а) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности. б) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации. в) системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации. г) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.
ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», должна включать: а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; б) решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать; в) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими; г) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов; д) решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию; е) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации; ж) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий; з) соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации; и) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде; к) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока; л) определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.
СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ – должность, связанная с организацией оказание помощи руководителю и экономии его времени. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.
СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ, 1. согласно ГСДОУ (п. 5.1) – специальное подразделение, действующее на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации; 2. согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, – структурное подразделение, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическому руководству и контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти.
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами в организации включает: а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами, б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами, в) установление и распространение процедур и руководящих указаний, г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов, д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами, е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.










ТЕМА 5. Общая характеристика Донецкого национального университета

1. Цель, задачи и принципы реализации образовательной деятельности в ДонНУ. Задачи деятельности ДонНУ как образовательного учреждения.
2.Актуальность специальности и потребность в специалистах-документоведах.
3.Образовательно-квалификационные уровни, действующие в ДонНУ.

Цель, задачи и принципы реализации образовательной деятельности в ДонНУ. Задачи деятельности ДонНУ как образовательного учреждения.

Донецкий национальный университет является одним из ведущих университетов Украины. По рейтингу ЮНЕСКО ДонНУ занимает 7 место среди классических украинских университетов. Его история ведет свое начало с 1937 года - момента создания в нашем городе педагогического института, который в 1965 году преобразован в университет.
Университет в 1994 году аккредитован по IV уровню (с правом автономии) подготовки специалистов и магистров. Учитывая общегосударственное и международное значение результатов деятельности и весомый вклад в развитие национального высшего образования и науки Указом Президента Украины от 11 сентября 2000г. Донецкому университету присвоен статус национального.
Донецкий национальный университет является членом Евро-Азиатской университетской ассоциации и Европейской университетской ассоциации, включая членство в Европейском совете. ДонНУ сотрудничает с университетами США, Англии, Франции, Германии, Греции, Чехии, Венгрии, Китая и Польши.
В Донецком национальном университете осуществляется подготовка специалистов естественного, гуманитарного и экономического профилей на уровне бакалавра, специалиста и магистра по 33 специальностям.
Для обеспечения общества знаниями, необходимыми для общественного
развития, университет ставит перед собой следующие цели:
- выполнение национальной доктрины развития образования Украины при переходе общества от индустриальных технологий к научно-информационному производству и формирование общества знаний. Обеспечения специалиста не только определенной суммой знаний и привычек, а и умением учиться самостоятельно на протяжении всей жизни, получать и использовать информацию в повседневной деятельности.

- воспитание способности к самообучению, конструктивной деятельности, прежде всего в сфере дисциплин, которые определяют научный и технический прогресс общества;
- обеспечение фундаментализации образования на принципах «опережающего развития»;
осуществление перехода от узкоутилитарных целей в образовании к актуализации гуманитарных приоритетов, т.е. к развитию человека;
обеспечение возможности граждан приобретать высшее образование на протяжении всей жизни;
удовлетворения потребностей работающих специалистов в постоянном повышении своей квалификации;
развитие у специалистов быстрой адаптации к изменяющимся условиям экономического и социального развития;
предоставление возможности горизонтальной (выбор программ и специальностей) и вертикальной (выбор последовательности изучения и форм контроля) мобильности студентов в определении индивидуального содержания обучения;
создание условий для развития творческих способностей человека в атмосфере творческого поиска;
функционирование университета в формате "экономичность - эффективность - результативность".
Донецкий национальный университет имеет 12 факультетов, 39 специальностей, четыре института, информационный вычислительный центр, библиотеку (фонд более 1000000 книг и 7 читальных залов). Студенческий городок включает пять общежитий, спортивные площадки и столовую, которая может принимать до 750 посетителей. Спортивно-оздоровительная база университета имеет 50-метровый плавательный бассейн, два больших спортивных зала, базу отдыха на Азовском побережье.
В университете осуществляется подготовка специалистов естествоведения, гуманитарного и экономического профиля на уровне бакалавра, специалиста и магистра.
Информационная поддержка учебного процесса в ДонНУ.
Информационная поддержка может осуществляться в различных аспектах. Основными видами обеспечения информационной поддержки учебного процесса являются: учебники, книги, монографии, статьи, электронные учебники, лекции, конспекты, контрольные вопросы и тесты. Главными элементами обеспечения студенческих практик являются: методички, дневники, отчеты. Важнейшую роль в информационном обеспечении играют библиотеки и Интернет.
Создание и эффективное функционирование единой образовательной информационной среды (ЕОИС) придаёт подготовке специалистов то новое качество, которое делает её современной, отвечающей потребностям и перспективам научно-технического развития. В условиях информационной цивилизации и экономики знаний ЕОИС должна обеспечить новый уровень образовательного процесса и синтезировать деятельность специалистов, преподавателей и организаторов. ЕОИС как целостная система требует соответствующего обеспечения: материально-технического, программного, методического, правового, организационного и технологического.
ЕОИС создается для реализации следующих целей [8]:
повышения эффективности обучения студентов за счет применения новых информационных технологий;
обеспечения возможностей дистанционного образования;
взаимодействия ВУЗа с другими учебными заведениями и организациями, а также проведения профориентационной работы среди школьников;
обеспечение доступа к сети Интернет и электронной почте с любого компьютера в локальной сети.
Научная библиотека Донецкого национального университета в основном отвечает современным требованиям. Фонд составляет более одного миллиона экземпляров, большая часть из которых - учебная и научная литература (свыше
30 000 экземпляров). Ежегодно он пополняется новой литературой (свыше 400 названий) и периодическими изданиями. Для того чтобы студент мог сориентироваться, в библиотеке действует система каталогов и карточек. Фонды читальных залов отвечают профилю факультетов. В трех абонементах представлены следующие виды литературы: учебная, научная, художественная.
Особенную помощь пользователям библиотеки предоставляет справочно-библиографический отдел. Читатель получает информацию об изданиях, которые вышли из печати, и где искать нужные книги. Библиографии этого отдела помогают студентам работать с библиотечными каталогами, картотеками, научиться правильно, оформлять курсовые, дипломные работы, составлять списки литературы. Они работают с каждым факультетом, своевременно предоставляют информацию об изданиях, которые отвечают темам и проблемам научных исследований кафедр и факультетов, систематически выпускают бюллетени новых поступлений.
Научная библиотека ДонНУ всегда в свом регионе была ведущей среди библиотек высших учебных заведений. Она первой вводила новейшие методы труда, осваивала новые технологии. Сейчас практически все процессы учета, комплектования, обработки литературы автоматизированы. Читатели имеют возможность доступа к глобальной компьютерной сети Интернет с использованием всех преимуществ этого вида получения информации:
Электронная почта, которая позволяет сокращать расстояния между учеными всех стран мира.
Электронный каталог НБ ДонНУ, который доступный читателям любой страны мира 24 часа в сутки.
Научные и методические материалы из разных отраслей знаний, включая полнотекстовые. Библиотека имеет доступ к БД наибольших электронных издательств EBSCO Pub. (свыше 6000 названий журналов, включая всемирно-известные: Nature, National Geographic, Wall Street Journal, The New York Times, The Christian Science Monitor, The Los Angeles Times,
Harvard Business Review, ACADEMY of Management Review), Springer Verlag i более 600 журналов), Proqvest, Blackwell Pub. (330 журналов) [8].
Свободнодоступные электронные библиотеки всего мира.
Использование Межбиблиотечного абонемента, который постепенно трансформируется в Электронную доставку документов (ЕДД).
Планируется создание собственной электронной библиотеки, основными фондами которой будут труды ученых Донецкого национального университета.
В университете функционирует программа создания корпоративной сети ВУЗа. Это позволит поднять учебный процесс на новый уровень технологического оборудования, что, в свою очередь, поднимет качество преподавательского дела.
Из истории Internet известно, что инициаторами развития отдельных региональных информационных систем являются университеты. Несколько лет назад по инициативе двух ведущих ВУЗов города - Донецкого национального университета и Донецкого национального технического университета - было основано строительство цифровой инфраструктуры Восточного узла Украинской сети учебных заведений и заведений науки, образования и культуры (URAN).
Основной целью развития проекта URAN является создание в Донецком регионе современной скоростной образовательно-научной инфраструктуры Internet. Как основной ориентир рассматривается развитие европейских научно-образовательных сетей, в которые, при достижении соответствующего уровня развития, должна быть интегрирована Донецкая образовательно-научная сеть.
На базе высокоскоростной сети передачи данных СПД-ВУЗ, строительство которой осуществляет ОАО «Укртелеком», разрабатывается восточно-украинский интеллектуальный портал Донбасса - «Интеллект NET». Он объединит информационные ресурсы всех наибольших ВУЗов и НИИ области, а также Национальной академии наук Украины и отраслевых академий. Отмеченные 12 научных центров будут подключены к единственному узлу обмена ИР - трафиком как contetn-провайдеры. Возможно подключение к этому узлу также и других Internet-провайдеров, которые будут заинтересованы в накоплении и использовании информационных ресурсов портала. Пополнение информационных ресурсов портала, актуализацию и информационную поддержку Web-страниц, многочисленных каталогов учебных программ и методических пособий будет осуществлять Координационный совет и contetn-провайдеры в лице учебных заведений и специализированных информационно-аналитических фирм.
Процесс Web-интеграции, которая заключается в создании корпоративного портала, позволит решить ряд актуальных заданий [8]:
Работа малой межвузовской Академии, которая предоставит большие возможности в выборе и получении высшего образования дистанционно, в соответствии с программами ВУЗов - участниками портала.
Организация специализированных заочных Интернет - курсов, которые смогут готовить сертифицированных специалистов в отрасли современных информационных технологий и программного обеспечения.
Ведение баз данных по приглашению на работу специалистов- выпускников на основе конкурсного отбора и по направлению от предприятий и организаций Донецкой области для разработки технических, технологических и экономических проектов, маркетинговых исследований.
4. Проведение опросов общественного мнения и социологических исследований, рейтингов и экзаменов.
Для решения перечисленных заданий, связанных с интеграцией корпоративной сети Донецкого национального университета из СПД-ВУЗ, проводятся работы по модернизации корпоративной сети ДонНУ:
создание системы информационных ресурсов в среде распределенных баз данных;
развитие технологии доступа к ресурсам Internet;
компьютеризация учебного процесса;
дистанционное обучение;
расширение базовой цифровой инфраструктуры магистральных коммуникаций;
объединение с цифровой инфраструктурой URAN.13
С целью создания системы информационных ресурсов в среде распределенных баз данных в университете создаются реестр информационных ресурсов, комплекс нормативно-технических документов цифровой модели информационных ресурсов, а так же электронного документооборота.
Уже действуют следующие системы:
Управление ресурсами ДонНУ путем интеграции ранее созданных информационных систем в систему управления базами данных с использованием технологии «клиент-сервер».
Безопасности и обеспечения надежности баз данных. Функционируют такие подсистемы:

анализа и аналитического учета финансово-хозяйственной деятельности: «Учет внебюджетных средств», «Учет материальных ценностей», «Учет труда и заработной платы», «Касса», «Банк», «Учет расчетов с поставщиками»;
управление учебным процессом и административно-хозяйственной деятельностью: «Абитуриент», «Сессия», «Посещение», «Аттестация», «Рейтинг студентов», «Диплом», «Приказы о движении контингента студентов», «Договора на подготовку специалистов», «Кадры ПВС», «Канцелярия», «Архив личных дел студентов».
В университете разработана и внедрена Автоматизированная Информационная Библиотечная Система (АИБС). Она представлена в таком составе АРМ: «Научная обработка», «Библиографическое обслуживание», «Комплектование», «Электронный каталог ДонНУ», «Периодика». В основе АИБС ДонНУ лежит поддержка международных коммуникативных форматов описания библиографических данных MARC, USMARC и UNIMARC. Что обеспечивает возможность обмена базами данных с другими библиотеками
(включая зарубежные), а также в несколько раз сокращает трудоемкость формирования электронного каталога.
Эти подсистемы и системы функционируют в составе локальных вычислительных сетей соответствующих подразделений.
Компьютеризация учебного процесса, кроме перехода на лицензионное программное обеспечение, предусматривает специализацию уже существующих компьютерных классов и лабораторий современных информационных технологий с паспортизацией и оснащением их мультимедийным демонстрационным оборудованием.
Экономико-правовой факультет Донецкого национального университета (ЭПФ), основанный в 1983 году является одним из пяти старейших факультетов Украины, ведет подготовку экономических и юридических кадров по хозяйственно-правовой специализации.
ЭПФ имеет 25-летнюю историю и богатейший опыт.
Качественный учебный процесс не может осуществляться без достаточного обеспечения студентов и преподавателей учебной и научной литературой.
Кроме читальных залов центральной университетской библиотеки в распоряжении студентов три читальных зала на факультете, где имеются учебники, учебные пособия, тексты лекций, кодексы, справочники, нормативные акты, журналы и газеты, планы семинарских занятий, методические пособия, в том числе английская, американская учебная литература, законодательство этих стран.
Внедрение современных компьютерных технологий, развитие информационно-правовой поддержки на факультете, укрепление компьютерной базы факультета, компьютерные обучающие программы, разработка программного обеспечения, электронных библиотек, тестов - вот круг вопросов, которыми занимается компьютерный центр на экономико-правовом факультете и др.
На экономико-правовом факультете Донецкого национального -университета работает Бюро содействия трудоустройству студентов и выпускников (в последующем - Бюро) факультета для оказания помощи
студентам в трудоустройстве.


2.Образовательно-квалификационные уровни, действующие в ДонНУ

Учебный процесс в университете базируется на принципах научности, гуманизма, демократизма, последовательности и непрерывности, организуется с учетом возможностей современных информационных технологий учебы.
Требования к каждому образовательно-квалификационному уровню специалиста на базе государственного стандарта образования, сформулированы в таких документах:
в образовательно-квалификационных характеристиках (ОКХ) каждой специальности, где изложен достаточный уровень основных требований к качеству знаний и умений студентов, которые получают определенный образовательный уровень, необходимый для успешного выполнения профессиональных обязанностей:
в образовательно-профессиональных программах (ОПП) и структурно- логических схемах подготовки, которые содержат в себе основное содержание образования и научно обоснованную систему дидактично и методически оформленного учебного материала для разных образовательно- квалификационных уровней. Сочетание составляющих этих основных документов составляет основу содержания образования.
Каждая образовательно-квалификационная характеристика устанавливает:
профессиональное назначение, квалификацию, условия использования, особенности специальной подготовки специалистов отдельного уровня подготовки, возможные должностные обязанности выпускника;
систему социально-профессиональных и профессиональных заданий;
совокупность и уровень сформированности умений и знаний, необходимых для решения социально-профессиональных и профессиональных заданий;
требования к аттестации выпускников соответствующего уровня подготовки.
Образовательно-профессиональные программы по профессиональным направлениям формулируют требования к знаниям и умениям выпускников по циклам гуманитарных, фундаментальных и профессионально-ориентированных дисциплин с аннотациями. Они воплощаются в учебных планах специальностей.
Учебные планы составлены на основании логико-структурных схем, в которых выдержанно соотношение учебного времени между циклами подготовки, которая отвечает требованиям Министерства образования и науки Украины. Они определяют перечень и объем нормативных и выборочных учебных дисциплин, последовательность их изучения, конкретные формы проведения учебных занятий и их объем, график учебного процесса, формы и средства проведения текущего и итогового контроля.
Квалификационные требования по каждой специальности в университете разработаны в форме системы профессиональных заданий. Они содержат общие требования к профессиональности специалиста, к циклу гуманитарных и социально-экономических нормативных учебных дисциплин, к циклу
фундаментальных и профессионально-ориентированных дисциплин, к выборочным дисциплинам.
Нормативные учебные дисциплины университета установлены государственным стандартом образования.
Выборочные учебные дисциплины ориентированы на удовлетворение образовательных и квалификационных потребностей студентов, эффективное использование возможностей и традиций факультетов, региональных потребностей. Они являются методологической базой формирования практических навыков будущих выпускников.
Изучение блока гуманитарных дисциплин формирует у студента системное представление об общественных процессах, развивает кругозор, обеспечивает достаточно глубокую подготовку в отрасли правоведения. Долгое время (на отдельных специальностях - весь период учебы) студенты изучают одну или два иностранных языка.
Блок фундаментальных дисциплин в учебных планах составляет базу для последующего изучения специальных дисциплин, дает возможность профессионального направления, позволяет овладевать современными инструментами исследования и моделирования процессов.
Специальную профессиональную подготовку, связанную с овладением методами и инструментарием принятия самостоятельных решений в отрасли выбранной специальности, формирует цикл профессионально-ориентированных дисциплин по профессиональным направлениям. Он дает возможность студенту получить совокупные знания по выбранной специальности.
Блок выборочных дисциплин состоит из авторских разработок программ преподавателей кафедр по установленному направлению, которое диктуется особенностями развития народнохозяйственного комплекса региона с учетом предприятий-заказчиков. Этот блок сформирован таким образом, чтобы студент имел возможность выбрать один из запланированных циклов в соответствии с будущей специальностью, научных интересов и тому подобное.
Анализ действующих учебных планов в университете показывает, что за последнее время имеет место сокращение количества аудиторных часов, которые отводятся на изучение профессиональных дисциплин. В связи с этим растет значимость самостоятельной и практической работы, контроля знаний, а также научно-методического обеспечения всего процесса обучения, за который отвечает кафедра.



ТЕМА 6. Структура и организация учебного процесса.

1. Лекции. Рекомендации к конспектированию лекций. Внелекционая работа с конспектами. Практические, семинарские и лабораторные занятия. Их особенности и подготовка к ним.
2.Самостоятельная работа студентов. Работа с литературой. Научная работа студентов. Учебная, производствен ная и преддипломная практики студентов.

Учеба в высших учебных заведениях осуществляется в таких формах: дневная (стационарная), вечерняя, заочная (дистанционная), экстернат.
Основные виды учебных занятий в высших учебных заведениях: лекция; лабораторное, практическое, семинарское, индивидуальное занятие; консультация.
Лекция – основная форма проведения учебных занятий, предназначена для усвоения теоретического материала.
Вводная лекция дает первое целостное представление об учебном предмете и ориентирует студента в системе работы по данному курсу. Лектор знакомит студентов с назначением и задачами курса, его ролью и местом в системе учебных дисциплин и в системе подготовки специалиста. Дается краткий обзор курса, вехи развития науки и практики, достижения в этой сфере, имена известных ученых, излагаются перспективные направления исследований. На этой лекции высказываются методические и организационные особенности работы в рамках курса, а также дается анализ учебно-методической литературы, рекомендуемой студентами, уточняются сроки и формы отчетности.
Лекция-информация. Ориентирована на изложение и объяснение студентам научной информации, подлежащей осмыслению и запоминанию. Это самый традиционный тип лекций в практике высшей школы.
Обзорная лекция это систематизация научных знаний на высоком уровне, допускающая большое число ассоциативных связей в процессе осмысления информации, излагаемой при раскрытии внутрипредметной и межпредметной связи, исключая детализацию и конкретизацию. Как правило, стержень излагаемых теоретических положений составляет научно-понятийная и концептуальная основа всего курса или крупных его разделов.
Проблемная лекция. На этой лекции новое знание вводится через проблемность вопроса, задачи или ситуации. При этом процесс познания студентов в сотрудничестве и диалоге с преподавателем приближается к исследовательской деятельности. Содержание проблемы раскрывается путем организации поиска ее решения или суммирования и анализа традиционных и современных точек зрения.
Лекция-визуализация представляет собой визуальную форму подачи лекционного материала средствами ТСО или аудиовидеотехники (видео-лекция). Чтение такой лекции сводится к развернутому или краткому комментированию просматриваемых визуальных материалов (натуральных объектов людей в их действиях и поступках, в общении и в разговоре; минералов, реактивов, деталей машин; картин, рисунков, фотографий, слайдов; символических, в виде схем, таблиц, графов, графиков, моделей).
Бинарная лекция это разновидность чтения лекции в форме диалога двух преподавателей (либо как представителей двух научных школ, либо как ученого и практика, преподавателя и студента).
Лекция с заранее запланированными ошибками рассчитана на стимулирование студентов к постоянному контролю предлагаемой информации (поиск ошибки: содержательной, методологической, методической, орфографической). В конце лекции проводится диагностика слушателей и разбор сделанных ошибок.
Лекция-конференция проводится как научно-практическое занятие, с заранее поставленной проблемой и системой докладов, длительностью 5-10 минут. Каждое выступление представляет собой логически законченный текст, заранее подготовленный в рамках предложенной преподавателем программы. Совокупность представленных текстов позволит всесторонне осветить проблему. В конце лекции преподаватель подводит итоги самостоятельной работы и выступлений студентов, дополняя или уточняя предложенную информацию, и формулирует основные выводы.
Лекция-консультация может проходить по разным сценариям. Первый вариант осуществляется по типу «вопросы-ответы». Лектор отвечает в течение лекционного времени на вопросы студентов по всем разделу или всему курсу. Второй вариант такой лекции, представляемой по типу «вопросы-ответы - дискуссия», является трояким сочетанием: изложение новой учебной информации лектором, постановка вопросов и организация дискуссии в поиске ответов на поставленные вопросы».
В рабочих учебных планах значительное внимание уделяется самостоятельной работе студентов с широким использованием методических разработок и советов относительно углубленного изучения научной литературы.

2.Самостоятельная работа студентов. Работа с литературой. Научная работа студентов. Учебная, производственная и преддипломная практики студентов
Самостоятельная работа студентов классифицируется таким образом:
аудиторная (на практическом занятии, в лаборатории) - составляет приблизительно 10 % общего количества учебных часов;
внеаудиторная, с преподавателем (консультации, отработки пропущенных занятий, дополнительные занятия) - составляет около 10 % общего количества учебных часов;
внеаудиторная, без преподавателя (выполнение домашних заданий, написания рефератов, курсовых работ, подготовка к семинарским занятиям, коллоквиумам, контрольным работам) - рассчитанная приблизительно на 30% от общего количества учебных часов.
Кафедры университета внедряют такие формы организации самостоятельной работы студентов:
составление индивидуального плана самостоятельного изучения проблемы, темы, которая нуждается в четком формировании заданий;
моделирование процесса самостоятельной работы, исходя из содержания предложенной конкретной ситуации и разных вариантов ее решения;
работа с учебной, научной литературой, справочниками, каталогами;
- практическая самостоятельная работа студентов на предприятии, в организации на заказанную проблему;
- оформление полученных результатов.
Практическая подготовка студентов - это неотъемлемая часть учебного процесса, ее целью является вооружение студентов современными методами, средствами, формами организации труда в разнообразных сферах их будущей профессии. Она позволяет приобрести практические навыки и знания из специальности, способствует проверке и закреплению полученных теоретических знаний.
Формы обеспечения студентов местами практики разные:
заключение договоров с предприятиями, организациями и учреждениями по инициативе кафедры;
направление групп студентов на филиалы кафедр;
направление студентов на предприятия и в организации, которые заключили договоры об адресной подготовке специалистов за счет своих средств;
самостоятельный выбор студентами баз практики при предыдущей договоренности при условии будущего трудоустройства;
по заказу предприятий, организаций и учреждений на будущих выпускников;
по специальным запросами государственных организаций, госадминистраций для проведения специфических видов работ (экономических, социологических исследований и тому подобное);
направление студентов в организации, которые могут обеспечить прохождение практики по непрерывному графику на протяжении семестра.
При развитии информационной поддержки, технического и технологического обеспечения в университете, стандартизация учебного процесса становится главным условием повышения его эффективности.
Повышению эффективности системы стандартизации способствует интеграция преподавательского состава в международные профессиональные ассоциации.
Самостоятельная работа студента является основным средством овладения учебным материалом во время, свободное от обязательных учебных занятий.
Учебное время, отведенное для самостоятельной работы студента, регламентируется рабочим учебным планом и должен составлять не меньше 1/3 и не больше 2/3 общего объема учебного времени студента, отведенного для изучения конкретной дисциплины.
Содержание самостоятельной работы студента по конкретной дисциплине определяется учебной программой дисциплины, методическими материалами, заданиями и указаниями преподавателя.
Практическая подготовка студентов осуществляется на современных предприятиях и организациях разных отраслей хозяйства, науки, образования, здравоохранения, культуры, торговли и государственного управления.
Частью информационного и технологического обеспечения учебного процесса является Extranet-сеть университета, которая обслуживает корпоративных Intranet-клиентов ДонНУ и внешних Internet-клиентов.
Web-сайт университета работает под управлением сервера IIS-6 на платформе Windows 2003. На сегодняшний день доступны следующие технологии разработки и сопровождения Web-ресурсов: FrontPage 2002 Server Extensions, SSI, ASP, .NET Framework 2.0, PHP 5.03, MySQL. FTP и CGI (exe) -по заявкам подразделений.
Сайты факультетов и ряда других подразделений университета являются самостоятельными Web-узлами с хостингом на общем сервере.
Внедрение и развитие дистанционного обучения в ДонНУ предусматривает широкое использование сервисов, созданных на базе «Интеллектуального портала Донбасса».
Ежегодно университет закупает приблизительно 150 компьютеров, на сегодня их 1744 единицы, из них 92% (1605) используются в учебном процессе. Сейчас оборудовано 55 компьютерных классов. В среднем по университету на один компьютер приходится 7,7 лиц студентов, что лучше установленного Министерством норматива (8,3 студентов). В лучшем положении находятся факультеты научно-естественного направления, почти в критическом -гуманитарные.
В учебном процессе используются также 89 компьютеров Центра информационно-компьютерных технологий, а также 138 компьютеров в учебно-консультационных центрах.
В настоящее время Intranet ДонНУ объединяет между собой компьютеры и компьютерные классы, расположенные в главном корпусе (более 300 компьютеров). В других корпусах организовано несколько независимых сегментов в виде одноранговых локальных сетей, объединяющих по несколько компьютерных классов, кафедр, деканатов и т.п.
Серверы сети ДонНУ установлены на обычных персональных компьютерах класса Pentium III, что является «слабым звеном», так как за день происходит более тысячи регистрации пользователей в сети, и суммарный трафик нередко превышает несколько Гигабайт. Поэтому для ускорения работы сети приобретен и внедряется «профессиональный» сервер, который будет обслуживать самый активный её участок - компьютерные классы.
2.Самостоятельная работа студентов. Работа с литературой. Научная работа студентов. Учебная, производственная и преддипломная практики студентов.
Важнейшим условием формирования ЕОИС является создание электронной коммуникационной системы университета, обеспечивающей обмен информацией между кафедрами, подразделениями и преподавателями университета, коллегами, Министерством образования и науки Украины, мировым сообществом. Это условие реализовано в ДонНУ путем внедрения общеуниверситетской системы электронной почты, функционирующей в сети Intranet ДонНУ.
Представляет университет в сети Интернет сайт
http ://www.donnu.edu.ua/library/catalog. На сайте размещена подробная информация о ВУЗе, его факультетах, кафедрах и подразделениях. Это позволяет более эффективно проводить профориентационную работу во время приемной кампании. На сайте ДонНУ помимо общей информации размещают свои странички несколько факультетов. В дальнейшем планируется разработать свои странички для каждой кафедры ВУЗа и активно привлекать для их создания студентов.
Локальные компьютерные сети представляют собой основу единого информационного пространства. Благодаря этим сетям осуществляется своевременный доступ студентов к информационным ресурсам сети, электронному каталогу библиотеки, что способствует повышению качества обучения.











Методические рекомендации по планированию
и организации самостоятельной работы

Успешность освоения дисциплины во многом зависит от планирования и организации самостоятельной работы слушателя.
Изучать новый материал и закреплять ранее пройденный, можно применяя разнообразные технологии. Можно привести некоторые рекомендации:
важно распределить весь материал на небольшие законченные части;
на следующем этапе изучения нового материала полезно снова повторить предыдущее;
3) изучать каждую тему последовательно, начиная с понятийного аппарата;
4) не допускать существенных перерывов в образовательной деятельности. Систематическая подготовка позволяет более успешно овладевать новыми знаниями
Наиболее эффективно изучать учебный материал в традиционном повествовательном изложении материала в учебниках и учебных пособиях, решая одновременно приведенные учебные задания.
Как правило, студентов знакомят со структурой и содержанием дисциплины, раскрывают последовательность и внутреннюю логику курса еще на вводных занятиях. Это дает возможность заблаговременно изучить необходимый материал, подготовиться к практическим занятиям.
Самостоятельно приобретать знания о специальности можно, используя разнообразные источники информации: материалы учебно-методического комплекса; рекомендуемую литературу, представленную после каждой темы с указанием страниц, на которых раскрываются изучаемые вопросы; учебные научные, справочные и др. издания, не указанные в данном списке и др. Оказать помощь в подборе дополнительной литературы может преподавательский состав кафедры и работники научной библиотеки.
Тестовые задания для самостоятельной работы
1. Выберите наиболее современное определение для понятия «документ», соответствующее ГОСТ Р 6.30-2003:
1) всякая важная деловая бумага;
2) носитель информации;
3) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо;
4) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.
2. Какое определение для «делопроизводства» правильное?
1) способ работы с бумагами;
2) отрасль деятельности, обеспечивающая документоведение и организацию работы с официальными документами;
3) проставление реквизитов на документе;
4) организация регистрации документов, поступающих в организацию.
3. Что такое дело?
1) группа документов;
2) совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку;
3) совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
4) папка с бумагами.
4. Какие виды деятельности входят в сферу делопроизводства?
1) составление калькуляций;
2) прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
3) обработка телефонных звонков;
4) прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
5) проведение собеседований при приеме на работу;
6) разработка прейскурантов;
7) сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения;
8) оформление наглядной агитации;
9) учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
10) разработка рекламных проспектов;
11) распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения;
12) ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
13) запись посетителей на прием.
5. Сколько существует способов расположения реквизитов на внешнем бланке?
1) один;
2) два;
3) три;
4) четыре;
6. Что такое электронный документ?
1) бумажный документ для ЭВМ;
2) документ с электронными реквизитами;
3) документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
4) электронный носитель.
7. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов документов?
1) 6.37 – 98
2) Р 6.30 – 97
3) Д 6.36 – 98
4) Р 6.30-2003
8. Выберите номера организационных документов из следующего списка:
1) штатное расписание;
2) служебное письмо;
3) устав;
4) приказ;
5) контракт;
6) протокол;
7) правила внутреннего распорядка;
8) решение;
9) должностная инструкция;
10) структура и штатная численность персонала;
11) распоряжение;
12) акт;
13) справка;
14) телефонограмма;
15) доверенность;
16) положение о персонале;
17) докладная записка;
18) факс;
19) телеграмма.
9. Выберите номера распорядительных документов из следующего списка:
1) штатное расписание;
2) служебное письмо;
3) устав;
4) приказ;
5) контракт;
6) протокол;
7) правила внутреннего распорядка;
8) решение;
9) должностная инструкция;
10) структура и штатная численность персонала;
11) распоряжение;
12) акт;
13) справка;
14) телефонограмма;
15) доверенность;
16) положение о персонале;
17) докладная записка;
18) факс;
19) телеграмма.
10. Что такое документооборот?
1) маршрут документа от руководителя до исполнителя;
2) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
3) круговорот документации;
4) взаимосвязь документов.
11. Что такое система электронного документооборота?
1) набор электронных документов;
2) система делопроизводства, реализованная на базе электронно-вычислительной техники;
3) электронная база документов;
4) документальный поиск с использованием ЭВМ.
12. Общие требования к службам ДОУ устанавливаются:
1) ГОСТ Р 6.30- 2003;
2) Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536;
3) ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
4) Основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
13. Положение о службе ДОУ регулирует деятельность:
1) отдела кадров;
2) общего отдела;
3) исполнителей поручений руководителя;
4) всех структурных подразделений организации.
14. Что такое приказная система делопроизводства?
1) личная канцелярия московских царей;
2) канцелярия в Боярской Думе XV – XVII вв.;
3) делопроизводство, основанное на приказах руководителя;
4) система работы с документами в учреждениях управления, сложившаяся в эпоху сословно-представительной монархии в России в XV – XVII вв.
15. Кто утвердил Генеральный регламент в 1720 г.?
1) Царь Алексей Михайлович;
2) Царь Петр I;
3) Царь Александр I;
4) Царь Николай I.
16. Что такое столбцовая система оформления документа?
1) написание текста с одной стороны листа бумаги или пергамента;
2) свиток из подклеенных друг к другу листов бумаги;
3) листы бумаги, сложенные пополам и сшитые ниткой;
4) написание текста с обоих сторон листа бумаги или пергамента.
17. Какие должности были определены в канцелярии коллегии при царе Петре I?
1) секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора;
2) заведующего общим отделом;
3) дьяка и подъячих;
4) боярина и писаря.
18. Кто издал Манифест «Учреждение для управления губерний Всероссийской империи»?
1) Царица Екатерина I;
2) Царица Елизавета I;
3) Царица Екатерина II;
4) Царь Петр I.
19. Какой документ установил министерскую систему делопроизводства в России?
1) Генеральный регламент 1720 г.;
2) Манифест «Учреждение для управления губерний Всероссийской империи» 1775 г.;
3) Манифест «Общее учреждение министерств» 1811 г.;
4) Манифест «Об усовершенствовании государственного порядка» от 17 октября 1905 г.
20. Какие советские организации занимались внедрением НОТ в делопроизводство в 1930-х гг.?
1) Госплан СССР;
2) акционерное общество организационного строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ);
3) НКВД СССР;
4) СНК СССР.
21. В каком году было проведено Первое Всесоюзное межотраслевое совещание по оргтехнике?
1) 1925 г.;
2) 1936 г.;
3) 1941 г.;
4) 1946 г.
22. В каком году была издана «Примерная инструкция о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся»?
1) 1941 г.;
2) 1946 г.;
3) 1953 г.;
4) 1961 г.
24. Где располагаются инициалы в реквизите «адресат»?
1) до фамилии,
2) после фамилии
23. В каком году был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)?
1) 1926 г.;
2) 1936 г.;
3) 1966 г.;
4) 1996 г.
24. В каком году была утверждена Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)?
1) 1923 г.;
2) 1936 г.;
3) 1977 г.;
4) 1988 г.
25. В каком году учреждена специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»?
1) 1966 г.;
2) 1996 г.;
3) 2000 г.;
4) 2001 г.
26. Каким документом определяются квалификационные характеристики выпускника специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»?
1) Федеральным законом «О высшем образовании»;
2) Государственным образовательным стандартом;
3) уставом вуза;
4) письмом Министерства образования и науки РФ.
27. Структура образовательной программы подготовки документоведов состоит из дисциплин:
1) федерального компонента;
2) дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента;
3) дисциплин по выбору студента;
4) федерального компонента, дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента, дисциплин по выбору студента факультативных дисциплин.
28. Итоговая государственная аттестация специалиста-документоведа включает:
1) выпускную квалификационную работу (ВКР)
2) государственный экзамен;
3) выпускную квалификационную работу (ВКР) и государственный экзамен;
4) собеседование.
29. Какие существуют формы организации делопроизводства?
1) только централизованная;
2) только децентрализованная;
3) смешанная;
4) централизованная, децентрализованная и смешанная.
30. Что такое служба ДОУ в организации?
1) подразделение, занимающееся изданием приказов по основной деятельности;
2) структурное подразделение, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическому руководству и контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти;
3) специальное подразделение, действующее на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации;
4) подразделение, занимающееся регистрацией документов.
31. В чем заключаются функции секретаря-референта?
1) оказание помощи руководителю и экономии его времени;
2) ведение документов и кадрового делопроизводства;
3) подготовка выступлений для руководителя;
4) обеспечение выполнения личных поручений руководителя.
32. Укажите, в каких видах профессиональной деятельности может участвовать специалист-документовед?
1) в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня;
2) в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах;
3) руководителем службы делопроизводства;
4) офис-менеджером;
5) секретарем-референтом.
33. К какой деятельности может адаптироваться обучающийся по специальности путем специализации:
1) к профессиональной деятельности, связанной с информационными технологиями и разными видами информационно-документационных систем (кадровыми, архивными и др.);
2) к профессиональной деятельности, связанной с техническими процессами;
3) к профессиональной деятельности, связанной с финансовой работой;
4) к профессиональной деятельности, связанной с правовой работой.

Примерный перечень вопросов к зачету

1. Что такое управленческая информация? Какие требования предъявляются к ней?
2. Дать определению понятия «документ»?
3. Место и значение информационно-документационного обслуживания в деятельности управленческого аппарата.
4. Какие структуры занимаются документационным обслуживанием в аппарате управления?
5. Какое место занимает служба ДОУ в системе управления?
6. Какова история формирования специальности в России?
7. Как в стране ведется подготовка специалистов-документоведов?
8. Что явилось причиной возрастания роли специалистов-документоведов?
9. Кого готовят вузы по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»?
10. Какой документ определяет государственные требования к подготовке специалистов с высшим образованием?
11. Какие требования предъявляются к профессиональным знаниям по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»?
12. Что должен уметь специалист-документовед?
13. Каковы требования к выпускной квалификационной работе?
14. Где может работать специалист-документовед?
15. Кем может работать специалист-документовед?
16. Какие виды профессиональной деятельности возможны после окончания академии?
17. Каковы возможности профессиональной адаптации документоведа?







 Горский А. А. О происхождении «холопства» московской знати // Отечественная история. – 2003. – № 3. – С. 80 – 82.
Декреты Советской власти. – Т. I. – М., Гос. изд-во полит. литературы, 1957. – С. 36.









13PAGE 15





Приложенные файлы

  • doc 8850089
    Размер файла: 401 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий