Документоведение

1.   Понятие документоведения. Объект и предмет документоведения. Методы исследования документоведческих проблем. Связь документоведения с другими дисциплинами.
Документоведение – это наука, изучающая документ и системы документации в их историческом развитии, теоретические и практические проблемы создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.
Эта наука прошла в своем развитии несколько этапов. Исторически первой стоит документационная наука, возникшая в к. 19 в. – наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения документов во всех сферах жизни. В сер. 20в. понятие «документ» уступает понятию «информация», поскольку первое яв-ся производным от второго.
С 60-х гг. – документалистика – кибернетическая дисциплина, изучающая динамику и структуру информационных потоков и массивов. Документалистика рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. В отличие от документоведения, документалистика рассматривает документ как любую фиксированную информацию.
До сер. 80-х гг. документалистика наряду с информатикой считались обобщающими науками о документе. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе. Информатика занимается исследованием методов и средств сбора и переработки, хранения, поиска и распространения научной информации. Информатика изучает и документную, и недокументную информацию. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику, использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.
В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата – создания документов, их комплексов, систем.
Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения.
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления. Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях.
Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности – создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.
Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.
К общенаучным методам исследований документоведческих проблем относятся: системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические.
В докумен-ии получили распространение такие частные методы, как описание, анализ, сопоставление, классификация, обобщение, измерение и вычисление и др.
К специальным методам относятся: методы унификации и стандарт-ии док-ов, минимизации путей и процедур документооборота, однократности в делопроизвод-ых операциях и документ-нии, выявления и отбора документов, экспертизы ценности документов и др.
Как научная дисциплина документоведение тесно связано с архивоведением, документалистикой, информатикой, источниковедением, лингвистикой, теорией управления, правовыми дисциплинами.
Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный источниковедением, дипломатикой, археографией, и, в свою очередь, оказывает влияние на развитие этих наук. На развитие документоведения в значительной мере оказывает влияние теория управления, так как в документах отражаются функции управления. Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особенно в области разработки правовых актов управления.
2.  Основные нормативные документы, регламентировавшие делопроизводственные процессы на разных исторических этапах. Современные законодательные акты по делопроизводству и архивному делу (законы, декреты, указы и др.).
Законодательные акты, нормативные документы XVIXX вв. (Статуты Великого княжества Литовского 1529, 1566, 1588 гг., Общее учреждение министерств 1811 г.).
Письмовники. Руководства по делопроизводству.
Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (1963).
Единая государственная система делопроизводства (1974).
Единая государственная система документационного обеспечения управления (1991).
Конституция РБ 1994 г. (с изм. и доп. от 24 ноября 1996 г. и 17 октября 2004 г.)
Гражданский кодекс РБ от 7 декабря 1998 г. (в ред. от 28.12.2009)
Трудовой кодекс РБ от 26 июля 1999 г. (в ред. от 31.12.2009)
Закон РБ от 6 октября 1994 г. “О Национальном архивном фонде и архивах в РБ” (в редакции от 9 января 1999 г.)
Закон РБ от 10 января 2000 года «Об электронном документе».
Закон РБ от 28 декабря 2009 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
Закон РБ «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г.
Закон РБ «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» от 10 января 2000 г. (с изм. и доп. от 4 января 2002 г.).
Закон РБ «О техническом нормировании и стандартизации» от 5 января 2004 г.
Указ Президента РБ от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ».
Указ Президента РБ от 20 сентября 1996 г. № 373 “Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде РБ, а также сети государственных архивных учреждений РБ” (с изм. и доп. от 21 декабря 2004 г. № 604)
Положение о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов (утверждено Указом Президента РБ от 11 августа 2003 г. № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности»).
Постановление Совета Министров РБ от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба РБ».
Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба РБ (утверждено постановлением Кабинета Министров РБ от 7 августа 1995 г. № 424, с изм. и доп. 12 марта 2004 г. № 267).
Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ (утверждено постановлением Совета Министров РБ от 31 июля 2000 г. № 1172).
Гос.стандарт РБ (СТБ) 1.5-93 «Гос-ая система стандартизации РБ. Требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов».
Гос.стандарт РБ (СТБ) 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения».
Гос.стандарт СССР (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Гос.стандарт СССР (ГОСТ) 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Гос.стандарт СССР (ГОСТ) 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».
Общегосударственный классификатор РБ (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы».

3.  Основные нормативные правовые акты, технические нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие работу с документами на современном этапе (инструкции, правила, государственные стандарты и др.).
1. Указ Президента РБ от 20 сентября 1996 г. № 373 “Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь” (ред. от 28.05.2008)
2. Закон РБ от 6 октября 1994 г. “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь” (в редакции 28.12.2009 г.)
3. Закон РБ от 10 января 2000 года «Об электронном документе».
4. Закон РБ от 28 декабря 2009 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
5. Положение о Государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в РБ (утверждено постановлением Совета Министров РБ от 22 декабря 1998 г. № 1947, ред. от 28.04.2010)
6. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ (утверждена постановлением Министерства юстиции РБ от 19 января 2009 № 4)
7. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах РБ (утверждена Председателем Комитета по архивам и делопроизводству РБ 26 июля 1996г)
8. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение (утверждены приказом Председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 03.04.1997 № 8)
9. Методические рекомендации «Архивное хранение электронных документов» (утверждены Председателем Гос-ого комитета по архивам и делопроизводству РБ 24.12.1998).
10. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-ии (УСОРД). Унифицир-ые формы, методические материалы по применению классификатора унифици-ых форм (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ 14.05.2007 № 25).
11. Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на гос-ое хранение (утверждена постановлением Гос-ого комитета по архивам и делопроизводству РБ от 24 марта 2000 г. № 12).
12. Гос. стандарт РБ СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и охранения». (Утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РБ от 22.05.2000 № 14)
13. Методические рекомендации по применению нормативных правовых актов в целях обеспечения сохранности электронных документов (утверждены Председателем Гос. комитета по архивам и делопроизводству РБ 27.12.2000).
14. Методические рекомендации по передаче электронных документов в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия (утверждены директором Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации 03.02.2003).
15. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах гос-ого управления и иных гос-ых организациях, подчиненных Правительству РБ (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 24 июля 2003 г. № 27).
16. Правила работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях РБ (утверждены постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 6 ноября 2003 г. № 38).
17. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26 марта 2004 г. № 2)
18. Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях РБ (согласованы Центральной экспертно-методической комиссией Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ (протокол от 24.04.2004 № 1).
19. Рекомендации по документационному обеспечению местных исполнительных и распорядительных органов РБ (согласованы Центральной экспертно-методической комиссией Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ (протокол от 08.08.2004 № 2).
20. Методические рекомендации по учету и хранению электронных документов в учреждениях, организациях, предприятиях (согласованы Центральной экспертно-методической комиссией Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ (протокол от 17.12.2004 № 4).
21. Государственный стандарт РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
22. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на гос. хранение (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 23.03.2005 № 3).
23. Методические указания по практическому применению Гос. стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41).

4.  Понятие «документ» в его историческом развитии. Современное содержание понятия «документ». Правовой, управленческий, исторический аспекты документа.
Термин «документ» происходит от лат. слова «documentum». Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство. Этот термин в свою очередь произошел от глагола «docere» – учить, обучать. На базе этого слова были образованы слова «doceo»– учу, обучаю, «doctor» – ученый, «doctrina» – учение, и наконец, «documentum» – то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое значение и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, – в значении «письменное свидетельство». Следовательно, документу придавалось, прежде всего, правовое значение. В нормативных правовых актах дореволюционной России XIXXX вв. по организации управления и делопроизводства термин «документ» также почти не употреблялся. В разных законодательных актах документы называются «делами», «бумагами», «актами» («Общее губернское учреждение» 1775 г., «Общее учреждение министерств» 1811 г., «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г.).
В белорусском языке этот термин также не использовался. В XVXVII вв. как синоним термина «документ» использовался термин «лист», которым обозначались и законодательные акты, и акты управления государством и его территориями, и распорядительные документы, и частноправовые акты, и переписка и пр. Для обозначения частноправовых актов (купчие, продажные, меновные, «дельчие», «дарчие» и пр.) использовался также термин «запис».
В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употребляется в некоторых законодательных актах, повторяла его и литература 20-30 гг. То же можно сказать и о белорусской делопроизводственной литературе. Так, книга С.Середы, вышедшая в 1926 г., имела название «Дзелавод. Узоры афіцыйных папер, слонік тэхнічна-канцэлярскіх выраза».
Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». Так, в постановлениях ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В советское время в нормативных актах, литературе, в практике работы прочно утвердился термин «документ».
В сущестовавших определениях документа подчеркивалась прежде всего его правовая основа. В «толковом словаре русского языка» 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя». Постепенно определение понятия «документ» расширилось. Особо выделяются «служебные» и «счетные документы». Появляется термин «исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники, записки и т.п. свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.».
Таким образом, в определении документа совершенно четко можно выделить три аспекта – правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом исследования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один аспект, и хотя информационная природа его очевидна, само понятие «документ» определяется различным образом, так как за основу берут разные критерии – цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т.д.
Например, в правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник. Специальные исторические дисциплины, изучающие исторические источники, особое внимание уделяют группе пись-ых источников – док-ов (Историческим источником считают отражающие исторический процесс предметы материальной культуры, памятники письменности, идеологии, нравов, обычаев, языка). Архивоведение – история и организация, теория (методика) и практика архивного дел – занимаются главным образом документами в их ретроспективном качестве.
Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности изучает научная дисциплина документ-ие. Поэтому понятие док-та у документоведов носит обобщающий характер, включает все категории док-ов и в то же время уточняет границы док-та.
На международном уровне наиболее общим признано определение документ как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета архивов, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).
Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16483-83 «Делоп-во и архивное дело. Термины и определения).
Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон РБ «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г.)

5. Понятие «информация». Связь информации и документа. Виды информации.
Слово «информация» происходит от латинского «informatio» – разъяснение, изложение. Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г. дает такое определение информации: сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Инфор-ия всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – письма – можно говорить о док-те.
Информация может быть недокументной – не зафиксированной на материальном носителе – и документной – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.
Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.
Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.
Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т.п. – это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для архивистов, книговедов, производителей магнитных лет, специалистов ЭВМ и т.д.
Инфор-ия на документе – это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.
В теории инфор-ии все многообразие ее форм принято делить на элементарную – информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую – циркулирующую в живой природе; социальную – осмысленную человеческим обществом.
Социальная информация – это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе. Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения. С точки зрения социального назначения информация подразделяется на массовую и специальную.
Массовая информация – социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она и называется массовой. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую, обыденную.
Специальная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Она делится – на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды.

6.  Функции документов.
Функция документа – это целевое назначение, присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором.
Не существует док-тов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию, документ полифункционален.
Основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью.
Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.
В управлен-ой функции док-ты выступают как средство управ-ой деятель-ти. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управ-ия и в процессе его реализации.
Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля.
Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.
Тесно с культурной функцией документа связаны кумулятивная и познавательная (когнитивная) функции.
Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.
Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.
Некоторыми функц-ми документ наделяется сознательно, другие присущи ему объективно и, как правило, не осознаются автором.
Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.

7. Понятия «метод», «способ» и «средства» документирования. Кодирование информации.
Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе.
Метод документирования – это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.п.).
Способ документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и др. способы документирования).
Выделяются три способа документирования: текстовое документирование, техническое документирование, фотокинофонодокументирование
Средства документирования – это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), исполь-ых для создания док-та. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизир-ые и автоматиз-ые приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.
Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации – это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.
Основными атрибутами кодирования информации являются код, язык, знак, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.
Код – это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.
Язык – это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные сообщения.
Знак – это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом. В документоведении знак – материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний).
Знак языковой – единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов и явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте.
Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми. К неязыковым знакам отнесены символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, образцы пород, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники.

8.  Развитие текстового документирования.
Первым способом запечатления информации явилось слово. Однако звуковая речь как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Применялись предметные способы передачи сообщений (язык костров, барабанов, и иных сигнальных средств).
Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. Именно с использованием знаков можно говорить о документировании.
На смену предметному способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Самым древним рисункам, дошедшим до нас от людей каменного века, 40-60 тыс. лет.
Письмо прошло несколько ступеней развития.
Первая ступень – пиктографическое письмо (8-6 тыс. лет до н. э.). Пиктография (лат. «pictus» – рисованный, живописный, греч. «grapho» – пишу) – древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова.
Язык рисунков нельзя читать. «Читающий» пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения, он должен лишь узнать, правильно опознать изображения. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл. В настоящее время также используется пиктографическое письмо.
Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею (идеограмму). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь появляется позднее. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.
В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. Для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием. Для того чтобы различить значение данного знака стали ставить над ним специальный значок – детерминатив, т. е. так называемый «ключ». Эти знаки сами не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Рисунки древних писцов со временем постоянно упрощались и превратились в условные знаки – иероглифы.
Иероглифическое письмо является разновидностью идеографического письма. Оно используется с IV тыс. до н.э. Иероглиф – условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II тыс. до н.э.) и современного китайского и японского письма. В Древнем Египте для названия имен, стран и т.д. стали применяться фонетические знаки. Многие слова в египетском языке состояли из одного слога. Иероглифы, обозначавшие эти слова, стали применять и для записи слогов в многосложных словах. Таким образом появляются зачатки слогового письма. В клинописи Двуречья происходила аналогичная постепенная схематизация знаков, пока они не превратились в клинья. В Китае – до сих пор живы традиции древнего иероглифического письма. Логографические знаки также используются и в настоящее время.
Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35-40 до 200-300 знаков. Древнейшие слоговые системы возникли во II тысячелетии до н. э.
Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового письма во II тысячелетии до н. э. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные). Вокализованно-звуковое письмо создано греками на базе слогового письма. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие вокализованно-звуковые системы мира. Возникшее на основе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.
Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа «черт и резов». В VII – VIII вв. славяне, как и другие народы заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX в. существовали две азбуки – глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице, наоборот, были замысловаты.
В дальнейшем русское письмо почти непрерывно развивалось. До XVIII в. развитие шло стихийно, а с начала XVIII в. – в порядке государственных реформ. Реформами 17071710 гг. были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные при передаче славянской речи «пси», «омега», «юс», «ферт», «земля», «иже». В связи с введением нового правописания и новой орфографии в 19171918 гг. были исключены буквы i, фита, ижица, ять. В 1945 г. были введены буквы «й» и «ё».
Претерпевала значительные изменения и графика русского письма. С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления док-та.
Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз.

9.  Техническое документирование.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на группы:
Технические документы – результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет капитального строительства.
Технические документы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие или построить объект капитального строительства.
Технические документы – фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту групп входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой др.
Технические документы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.
В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические, проектные документы и др.
Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования).
Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета.
Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.).
На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений.

10. Научно-техническая документация: понятие, виды.
В состав НТД входят проектная документация по строительству и реконструкции населенных пунктов и отдельных объектов, по консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная, геолого-геодезическая, гидрометеорологическая и иная документация.
По способу воспроизведения НТД может быть текстовой, графической, фотографической, электронной и иной. НТД от способа их выполнения:
Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.
Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. В качестве подлинника допускается использовать оригинал, микрофильм-подлинник или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.
Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность их воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий. Дубликатами яв-ся: фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника; диазодубликаты, изготовленные на диазокальке; микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении; электронные документы.
Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата.
Эскизы - документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.
Под проектной документацией (ПД) понимается совокупность технических документов, фиксирующих процесс и результаты проведения работ по строительству и реконструкции городов и населенных пунктов, промышленных предприятий, гидротехнических сооружений, железных и шоссейных дорог, портов и иных объектов; по реконструкции, консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства.
По способу воспроизведения информации ПД подразд-ся на текстовую (плановое задание, задание на проектирование, архитектурно-планировочное задание, пояснительная записка, техническое задание на проектирование оборудования, технико-экономическое обоснование, описания, технические условия на проектирование, ведомости, расчеты, паспорта, сметная документация) и графическую (чертежи, рисунки, графики, эскизы, планы, схемы, диаграммы).
Конструкторская документация (КД) - совокупность графических и текстовых конструкторских документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.
КД в зависимости от стадии разработки подразделяется на проектную (техническое предложение, эскизный проект) и рабочую документацию.
Основными видами КД являются: чертеж детали; сборочный чертеж; чертеж общего вида; монтажный чертеж; спецификация; ведомости; пояснительная записка; таблицы; расчеты.
Под технологической документацией (ТД) понимается совокупность графических и текстовых документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства (реконструкции), обеспечивающий высокую производительность труда с наименьшими затратами.
В зависимости от назначения технологические документы подразделяются на основные (содержащие сводную информацию) и вспомогательные (применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических процессов и операций).
Основными видами ТД являются: маршрутная карта; карта эскизов; технологическая инструкция; планы расположения оборудования; схемы технологических процессов; комплектовочная карта; ведомость оснастки; ведомость материалов.
Научно-исследовательская (научная) документация (НД) - документация, фиксирующая ход и итоги научных исследований в различных отраслях науки, техники, строительства и производства.
Основными видами НД являются: итоговые и этапные отчеты; технические отчеты с приложениями; заключ-ия, отзывы и рецензии; аннотации; паспорта, регламенты; монографии, диссертации и отзывы на них; рукописи неопубликованных научных работ; рекомендации; технические задания; программы; отчеты, доклады о работе научных экспедиций; отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов; технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки.
Патентная документация (ПатД) – совокупность опубликованных и неопубликованных текстовых и графических документов и извлечений из них, которые содержат сведения о результатах исследований, разработок, заявленных или признанных изобретениями, полезными моделями, промышленными образцами, товарными знаками (знаками обслуживания), сортами растений, топологиями интегральных микросхем, а также об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации объектов промышленной собственности.
ПатД подразделяется на:
первичную патентную документацию – содержит неопубликованную или впервые опубликованную информацию о результатах научно-исследовательских разработок, сведения об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации ОПС, а также нормы патентного права;
вторичную патентную документацию – включает материалы, являющиеся результатом аналитической переработки первичной патентной документации (рефераты или аннотации описаний изобретений, издания информационных центров)
В состав ПатД входят следующие виды документов: охранные документы (авторское свидетельство, патент, свидетельство на объекты промышленной собственности); заявка на изобретение или открытие; прилагаемые к заявке документы).

11.  Фотофонокинодокументирование. Аудиовизуальные документы.
Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негатива при печатании получают позитивное изображение – отпечаток. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опубликован изобретенный во Франции художником Дагером первый технически разработанный фотографический процесс, названный дагеротипией.
Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.
Кинематограф изобретен во Франции братьями Люмьерами в 1895 г.
Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.
К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фонодокументов (звуковой документ). Под фонодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. – валики фонографа Эдисона.
Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования. К аудиовизуальным документам относятся: кинодокументы; фотодокументы; фонодокументы; видеодокументы.
Виды аудиовизуальных документов
Кинодокумент – аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную (в немом кино) и звуковую (в звуковом кино) информацию, зафиксированную кинематографическим способом в виде последовательно расположенных единичных изображений.
Кинодокументы классифицируются по:
внешним признакам (фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты, киноочерки, кинолетопись, остатки от монтажа определенной цветности (черно-белые и цветные) на кинопленке различных форматов);
жанровым особенностям (хроникально-документальные, научно-популярные, учебные, художественно-публицистические, художественные, анимационные).
Фотодокумент – аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим способом, в виде единичных изображений.
Фотодокументы классифицируются по: внешним признакам (фотодокументы определенной цветности (черно-белые и цветные), размерам, на различных носителях информации (фотопленка, фотопластинки, фотобумага, дисковые носители); фотоальбомы;
жанровым особенностям (хроникальные фотодокументы, портреты, пейзажи).
Фонодокумент – аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную посредством системы звукозаписи.
Фонодокументы классифицируются по:
внешним признакам (фонодокументы определенной системы звукозаписи (фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, цифровой) на различных носителях информации (восковые валики, граммофонные оригиналы, грампластинки, магнитные ленты, дисковые носители);
жанровым особенностям (записи событий, воспоминаний, интервью; произведения литературы и искусства; учебные, научно-образовательные, художественно-образовательные).
Видеодокумент – аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию, зафиксированную посредством определенной системы видеозвукозаписи.
Видеодокументы классифицируются по:
внешним признакам (видеофильмы, видеопрограммы, видеосюжеты, рабочий видеоматериал определенной системы видеозвукозаписи (магнитной, цифровой) на различных носителях информации (магнитная лента, дисковые носители);
жанровым особенностям (хроникально-документальные, научно-популярные, учебные, художественно-публицистические, художественные, анимационные).

12. Электронный документ: понятие, структура.
Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.
Целостность ЭД - свойство ЭД, определяющее, что в ЭД не были внесены изменения и (или) дополнения
Подлинность ЭД - свойство ЭД, определяющее, что ЭД подписан действительной ЭЦП.
Подлинный ЭД - электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства ЭЦП, использующего при проверке ЭЦП открытые ключи лица (лиц), подписавшего ЭД.
Электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющаяся реквизитом ЭД и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;
- иметь структуру, установленную Законом;
- быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.
Структура электронного документа
1. Общая часть ЭД состоит из информации, составляющей содержание док-та
2. Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких ЭЦП, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации ЭД, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.
Формы представления электронного документа
Формой внутреннего представления ЭД является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации.
Формой внешнего представления ЭД является воспроизведение ЭД на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.
Оригинал ЭД существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.
Копия ЭД создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копия ЭД должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего ЭД.
Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется: - нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; - организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии).

13.  Современные способы документирования с использованием новых технологий. Материальные носители информации.
В 70-ые годы ХХ в. возникала оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации.
Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, голограмма).
При магнитооптической записи одновременное действие оптического пучка и магнитного поля на носитель вызывает изменение магнитного состояния носителя в соответствии с записываемой информацией. Магнитооптической является также запись данных с помощью лазерного луча и магнитного поля (магнитооптический диск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки.
Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричных расположением стилизованных знаков и т.п., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми (их разновидность – электронные) документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины.
Традиционный текстовый документ, изготовленный с помощью специальных машин и печатающих устройств (принтеров) называется машинограммой. Машинограмма – это документ, созданный средствами вычислительной техники на бумажном носителе в человекочитаемой форме и оформленный в установленном порядке.
В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения.В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус. Писали на папирусе заостренными камышевыми кисточками.
В сирийском городе Пергамен было организовано производство нового материала для письма – пергамента, представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказывало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н.э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы для письма.
На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII – XIV вв. было развернуто собственное производство). Для бытовой переписки применялась береста. С XIV в. получает распространение бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге были гусиные перья, реже – лебединые и павлинья. В середине XIX в. получили распространения стальные перья.
Технические документы изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька).
Материалом для кинодокументов служит пленка на триацетатной, нитратной или ацетатной основе.
Для машиночитаемых документов используются магнитные ленты, ленты для видеозаписи, магнитные карты, жесткие и гибкие диски, дискеты, флоппи-диски, оптические диски, диски типа CD-ROM и т.п.
Носитель информации оказывает самое непосредственное влияние на долговечность и стоимость документа.

14.   Оригинальность и подлинность документов.
Слово «оригинал» происходит от латинского «originalis», что означает первоначальный, самобытный.
Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов. Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах. Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. "Умноженные" оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу. С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление "двукратных оригиналов". При телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов это не один и тот же документ.
По внешнему виду оригиналы текстовых документов могут быть беловиками или черновиками. Черновик – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом.
Беловик – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений. Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа.
Термин «подлинник» в переводе с латинского означает «достоверный, действительный».
Подлинник официального док-та – первый или единственный экз. официального документа. Чтобы оригинал официального документа стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс.
Среди подлинников различают автографы – документы, переписанные или правленные (после перепечатки) рукою автора.
С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов.
Признак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами документирования. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы, фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е. матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной записи.

15.   Копийность документа. Соотношение понятий «подлинник» и копия» применительно к машинограммам и электронным документам.
Слова «копия» происходит от латинского «copia» – «множество».
Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.
Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия».
Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск – это копия отосланного документа. Понятие «отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве.
Копии по способом получения делятся на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке. Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим Необходимо также выделить микрофотокопии - копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.
путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле).
Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.
Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии, официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии.
Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.).
Дипломатические копии – их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).
Архивная копия - это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
Оригинал ЭД существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.
Копия ЭД создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копия ЭД должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего ЭД.
Согласно ГОСТ "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники» Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указания, что этот документ является подлинником.
Копия документа на машинном носителе – документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией.
Дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

16.   Оригинальность и копийность аудиовизуальных документов.
Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.
К аудиовизуальным документам относятся: кинодокументы; фотодокументы; фонодокументы; видеодокументы.
Оригиналами аудиовизуальных документов являются документы, полученные в результате авторской съемки и первичной записи изобразительной и (или) звуковой информации:
оригиналы кинодокументов:
негатив – оригинал кинодокумента на негативном пленочном носителе, полученный в результате киносъемки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий кинодокумента;
негатив фотографической (оптической) записи – оригинал фонограммы на фотографической ленте, предназначенный для тиражирования фильмокопий и дублирования кинофильма;
монофонический оригинал перезаписи – оригинал фонограммы, полученный с помощью механической записи и содержащий звуковые компоненты кинофильма (речь, музыку, шумы);
позитив на обращаемой пленке – оригинал кинодокумента, полученный в результате киносъемки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для непосредственного воспроизведения информации;
оригиналы фотодокументов:
фотонегатив – оригинал фотодокумента в виде единичного негативного изображения, полученный на прозрачном носителе в результате съемки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий фотодокумента;
фотопластинка – оригинал фотодокумента в виде единичного негативного изображения, полученный на стеклянной или другой пластинке и предназначенный для изготовления копий фотодокумента;
фотоальбом – оригинал фотодокумента в виде собрания фотоотпечатков в форме книги, папки;
диапозитив (слайд) – оригинал фотодокумента в виде единичного позитивного изображения на прозрачном пленочном носителе, предназначенный для просматривания на просвет или проецирования на экран;
голограмма – оригинал фотодокумента на прозрачном пленочном носителе, полученный посредством голографической техники и обеспечивающий объемное изображение;
стереослайд – оригинал фотодокумента в виде пары позитивных изображений на прозрачном пленочном носителе, который при рассмотрении в стереоскопическом устройстве обеспечивает объемное изображение;
фотодокумент в цифровом формате – оригинал фотодокумента, полученный в результате цифровой фотосъемки и предназначенный для воспроизведения информации, изготовления копий с помощью компьютерной техники;
оригиналы фонодокументов:
восковой валик – оригинал фонодокумента на полом цилиндре из воскоподобной массы, полученный с помощью фонографической записи;
граммофонный оригинал – оригинал фонодокумента на металлическом дисковом носителе, полученный с помощью механической записи;
запись на магнитной ленте – оригинал фонодокумента, полученный с помощью магнитной записи;
запись на дисковом носителе – оригинал фонодокумента, полученный с помощью цифровой записи;
оригиналы видеодокументов:
видеофонограмма на магнитной ленте – оригинал видеодокумента, полученный с помощью магнитной или цифровой записи;
видеофонограмма на дисковом носителе – оригинал видеодокумента, полученный с помощью цифровой записи.
Копиями аудиовизуальных документов являются документы, изготовленные в результате одно- или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную и (или) звуковую информацию, и предназначенные для воспроизведения информации и копирования документов:
копии кинодокументов:
позитив – копия кинодокумента, изготовленная в результате печати с негатива;
промежуточный позитив – копия кинодокумента, изготовленная в результате печати с негатива на специальную пленку;
контратип (дубль-негатив) – копия кинодокумента, изготовленная в результате печати с промежуточного позитива;
копии фотодокументов:
фотопозитив – копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотопленку;
фотоотпечаток – копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотобумагу;
промежуточный фотопозитив – копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на специальную фотопленку;
фотоконтратип – копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотопленку;
дубль-негатив – копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с промежуточного фотопозитива на фотопленку;
фотодокумент в цифровом формате – копия фотодокумента, изготовленная с оригинала или копии фотодокумента с помощью цифровой фотосъемки;
копии фонодокументов:
граммофонная пластинка (грампластинка) – позитивная копия граммофонного оригинала в форме диска, изготовленная путем прессования, штамповки или литья;
запись на магнитной ленте – копия фонодокумента, изготовленная с оригинала или копии любой системы звукозаписи с помощью магнитной записи;
запись на дисковом носителе – копия фонодокумента, изготовленная с оригинала или копии любой системы звукозаписи с помощью цифровой записи;
копии видеодокументов:
видеофонограмма на магнитной ленте – копия видеодокумента, изготовленная с оригинала или копии любой системы видеозвукозаписи с помощью магнитной или цифровой записи;
видеофонограмма на дисковом носителе – копия видеодокумента, изготовленная с оригинала или копии любой системы видеозвукозаписи с помощью цифровой записи.

17.   Оригинальность и копийность электронных документов.
Электронный документ – док-т в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.
Оригинал ЭД существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.
Копия ЭД создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копия ЭД должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего ЭД.
Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется: - нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; - организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии).

18.  Формуляр документа: понятие, структура, виды.
Каждый из документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информац-ых элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни информац-ые элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информац-ые элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.
Информац-ый элемент док-та, характер-ий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.
Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Иначе говоря, формуляр документа – это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.
Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного исторического этапа развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.
Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре-образце – своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.
Формуляр-образец документа – модель построения формы док-та, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.
При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр. Типовой формуляр – это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр – формуляр конкретного документа.
Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицир-ой формы док-та или бланка док-та. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

19.  Формуляр современного управленческого док-та и его составные части.
Формуляр документа – набор реквизитов офиц-ого письменного док-та, расположенных в определенной последовательности.
Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.
В настоящее время состав реквизитов документов, входящих в систему организационно-распорядительной докумен-ии, а также общие правила их оформления определены Гос. стандартом РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
1 Государственный герб РБ;
2 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
4 код документа по ОКУД;
5 наименование вышест. организации;
6 наименование организации;
7 наименование структ. подразделения;
8 почтовый адрес отправителя;
9 коммуникационные и коммерч. данные;
10 название вида документа;
11 дата;
12 регистрационный индекс;
13 ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 место составления или издания;
15 гриф ограничения доступа;
16 адресат;
17 гриф утверждения;
18 резолюция;
19 заголовок к тексту;
20 отметка о контроле;
21 текст;
22 отметка о наличии приложения;
23 подпись;
24 гриф приложения;
25 гриф согласования;
26 визы;
27 печать;
28 отметка об исполнителе;
29 отметка о заверении копии;
30 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 отметка о переносе данных на машинный носитель.

Реквизит «Название вида документа» – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы, -- один вид, приказы – другой вид, акты – третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность – разные виды). Разновидность уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.
Указание вида – один из обязательных элементов документа. Оно дает первое самое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.
Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Индекс документа», «Почтовый адрес», «Коммуникационные и коммерческие данные» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.
Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение док. Так, реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «Индекс» – дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты – «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема» организации, которые наглядно иллюстрируют док-т, характеризуя организацию, из которой он исходит.
Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты – «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др. Дата важна прежде всего в тех реквизитах, которые придают документу необходимую юридическую силу.
Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Текст», «Коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание. Реквизиты «Отметка о заверении копии» и «Подпись» удостоверяют подлинность документа.
Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других док., например, сопроводительное письмо.
Наличие реквизита «Текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации во времени и пространстве.
Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, то есть не встречающимися в одном и том же документе. Из каждой пары реквизитов – «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» и «Место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. Например, в письмах обязательно будет указываться реквизит «Адресат» и никогда – «Гриф утверждения»; в должностной инструкции – обязательно наличие «Грифа утверждения» при отсутствии «Адресата».
Кроме того, все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб РБ, эмблема организации (товарный знак), наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные и коммерческие данные.
Устанавливается также перечень реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, рекв. «Наименование организации» печатается на бланке полностью, рекв. «Ссылка на индекс и дату входящего документа» – только частично (на № _ от _).

20.  Формуляр текстового документа XVI – XVII вв. Обозначение вида, автора, адресата в документах XVI – XVII вв.
Законодательные акты XVI в. практически полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере – в других областях государственной и частной жизни. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации в государственных учреждениях актов частноправового характера, определял порядок регистрации документов и выдачи их частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах. В рассматриваемое время четко прослеживается тенденция к законодательному закреплению правил удостоверения документов.
О существовании фиксированных норм документирования свидетельствуют также типовые образцы документов, которые обеспечивали определенность формуляра данного вида. В Главном архиве древних актов (АГАД) в Польше хранится книга польской коронной канцелярии, содержащая образцы различных документов – Formularium expeditionum ex cancellaria S. Regiae Maiestatis. Образцы, собранные в этой книге, служили формулами, по которым писались акты. Формуляриум был составлен из действительно выданных документов и формировался в основном в годы правления Жигимонта Августа (15481572). Лишь немногие документы были включены в Формуляриум позднее; последний из них датирован 1607 г. Учитывая тесные отношения Польши и ВКЛ, схожесть организации государственного управления, а также на основании анализа текстов документов можно с большой долей уверенности предположить, что подобная книг с образцами форм документов существовала и в канцелярии ВКЛ.
В целом, в структуре документа XVI в. можно выделить ряд основных элементов: указание на автора документа; адресование; основной текст; указание на наличие приложения; указание на свидетелей, присутствовавших при совершении акта; место составления; дата; подпись; печать.
Вид документа.
Почти все документы, создававшиеся в ВКЛ, имели общее название «лист» (до XV в. включительно использовался также термин «грамота»). Этот термин использовался для обозначения самых разнообразных документов: законодательных, распорядительных, актов великокняжеских пожалований и подтверждений, частноправовых актов, судебных и дипломатических документов, переписки. Даже в тех случаях, когда в заголовке в копийной книге или в тексте документа указывалось конкретное название его разновидности, в тексте этот документ назывался также и листом. Все это позволяет сделать вывод о том, что термин «лист» в то время в целом соответствовал понятию «документ».
Название вида документа как самостоятельный реквизит в документах XVI – XVII вв. не указывалось. В некоторых случаях название вида документа обозначалось в тексте (в конце). Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа. Название видов документов чаще указывалось в актах при ссылке на другие акты, связанные с составляемым.
Надписи, отражающие название разновидности документа указывались иногда на обороте и делались, возможно, при направлении документа в архив, для его оперативного поиска.
Автор документа
Большинство документов выходило из государственной канцелярии от имени великого князя, чье имя и полный титул писались в именительном падеже.
В XV в. указание автора не выделялось из текста. Начиная с Александра (1502 год) указание автора документа писалось выше текста и центровалось.
Указание на автора в документах, писавшихся от имени центральных врядников (должностных лиц), начиналось с предлога «от» и из текста не выделялось.
В частных актах автор из текста не выделялся, указание автора обычно начиналось словом «Я».
Адресат документа
Определенное место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат.
В документах XVI в. можно выделить четыре типа адресования:
1. Конкретному должностному или частному лицу;
2. Определенной группе лиц (чаще всего шляхте повета или воеводства) или всему населению ВКЛ по принципу "всем, всем, всем" с обязательным доведением содержания документа до каждого адресата;
3. Определенной группе лиц или всему населению ВКЛ без обязательного ознакомления с содержанием документа, а лишь по мере необходимости;
4. Абстрактному адресату.
Адресование обычно начинало текст документа и не отделялось от него абзацным отступом. Листы, исходившие от панов-рады, в части адресования отличались меньшей официальностью.

21.  Оформление текста, места составления, даты, удостоверяющих реквизитов в документах XVI – XVII вв.
Текст документа
Как правило, каждое принимаемое решение документировалось отдельно, даже если решения принимались в один день и касались одного лица. В то же время тексты некоторых документов могли иметь комбинированный характер, то есть включать сразу несколько вопросов. Такую структуру имели тексты сеймовых ухвал, универсалов, конституций, рецессов, а также некоторых других док-ов.
Тексты большинства документов писались слитно, без деления на пункты («артикулы», или «артыкулы») и абзацы. Вместе с тем, в некоторых документах артикулы могли выделяться, например, в господарских инструкциях послам на поветовые сеймики, сеймовых документах и др.
Тексты большинства док-ов можно разделить на две части: вводную (в дипломатике известна как наррация) и основную (в дипломатике – диспозиция). Во вводной части излагалась предыстория вопроса, причины и мотивы издания документа, процесс рассмотрения дела (в судебных документах). Вводная часть подтверждающих привилеев обычно включала полные тексты подтверждаемых актов. В основной части содержалась информация о принятом решении, давалось указание о его выполнении и т.п.
Для док-ов XVI в. характерна синтаксическая невыдержанность. Наиболее часто она встречается в текстах судебных и комбинированных док-ов и проявляется в смене лица.
Основная масса док-ов, выходивших из государственной канцелярии в XVI в., готовилась на «русском» языке. Большинство отечественных и зарубежных исследователей характеризуют его как «белорусский позднего средневековья», «ранняя форма белорусского» либо «средневековый белорусский». Вместе с тем значительная часть документов составлялась на польском и латинском языках. Кроме того, политическое и культурное сближение с Польшой оказывало большое влияние на официальный язык государственной канцелярии. Проявлялось оно в возраставшем количестве польских слов и специальных терминов, заимствованных из западноевропейских док-ов. Из великокняжеской канцелярии документы выходили также на немецком, татарском, итальянском, еврейском языках.
Место составления (издания) документа
В каждом документе указывались место и дата его составления. Местом составления являлся населенный пункт, в котором документ был подписан господарем и выдан на руки заинтересованному лицу. Этот элемент документа оформлялся стандартной формулой, например: «Писанъ у Вилни». Место составления всегда указывалось после текста отдельным предложением, но в одну строку с ним и объединялось с датой документа.
Дата документа
Дата не во всех случаях писалась в конце текста. В таких разновидностях документов, как сознанья и оповеданья (выписки из канцелярских книг записей частноправовых актов), она помещалась обычно вверху и открывала документ.
Дата включала в себя, как правило, год, месяц и день месяца. Год указывался «от Рождества Христова», однако в XV – начале XVI столетия иногда еще употреблялось летоисчисление «от сотворения мира».
Начиная с Жигимонта Старого год в официальных документах указывался только от рождества Христова. Дольше всего датировка от сотворения мира продержалась в частных актах.
В оформлении даты не было строгих правил. Использовались буквенный, цифровой и буквенно-цифровой (смешанный) варианты. При этом следует иметь в виду, что при датировании документов, написанных по-русски, в качестве цифр использовались буквы кириллического алфавита, а в латинских документах – римские, реже – арабские цифры.
Подпись
Одним из обязательных элементов документа являлась подпись. Большинство документов XV в. не имело вообще никаких подписей. Для удостоверения документов использовалась стереотипная формула «правил – писал» или «приказ – писал». Начиная с XVI в. документ, как правило, имел две подписи: лица, от имени которого исходил или выдавался документ (господаря), и лица, ответственного за техническую подготовку и правильность оформления документа (писаря).
Великокняжеская подпись появляется на документах при Александре не позднее 1502 г. При Жигимонте Старом подпись господаря стала проставляться чаще, хотя подписание документов великим князем не стало правилом. Подпись писаря регулярно появляется на документах с 1511 г., когда привилей подписал писарь Богухвал. С 1516 г. документы в классическом варианте подписываются двумя лицами – господарем и писарем.
Подпись господаря на документе располагалась слева под текстом и писалась, как правило, по-латыни, например: «Stefanus Rex». Подпись писаря располагалась справа под текстом ниже подписи господаря.
Официальный док-т центр-ой власти наряду с господарем вместо писаря могли подписать и другие лица. Например, канцлер, подканцлер, либо кто-либо из высших духовных лиц. В некоторых случаях печатари подписывали док-т за господаря, но чаще их подпись ставилась вместо писарской на наиболее важных документах. В текстах док-ов, как правило, указывалось на наличие господарской подписи и печати. В частных актах подпись была редким явлением. Статуты ВКЛ предусматривали подпись частноправового акта только в том случае, если человек умел писать.
Печать
Печать могла либо прикладываться к листу ниже подписи на расплавленный воск цвета, либо привешиваться к нему. В тексте документа указывалось стереотипной формулой на особенность прикрепления печати к документу. Разновидность док-та не имела значения для способа прикрепления печати.
Во второй половине XVI в. великокняжеская канцелярия использовала две государственные печати – большую, находившуюся у канцлера, и малую, бывшую у подканцлера. К некоторым официальным документам могло прилагаться две-три и более печатей. Печать прилагалась ко всем документам (привилеям, уставам, сеймовым постановлениям, инструкциям и др.) и для придания документу юридической силы имела большее значение, чем подпись.

22. Формуляр текстового документа XVIII в. Обозначение вида и автора в документах XVIII в.
Всего за 1718--1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий
Формуляр док-та в 18 в. претерпел значительные изменения. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого. Ведение листовой формы док-та изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты – регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.
Утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Это обусловило дальнейшие изменения в системе делопроизводства, направленные на более детальную и строго закреплённую регламентацию как принципов делопроизводства, их учёта и контроля за их исполнением, так и развития самой формы документа, начинающую постепенно приобретать постоянные черты. С созданием Генерального регламента 1720 г. документы составляются уже в строгом соответствие с образцами, их реквизиты закрепляются в строго определённом месте.
Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее – указом от 22 февраля 1714 г. – губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.
Вид документа. В XVIII в. все документы себя называют. Наименование вида оформляется в отдельный реквизит и обозначалось сначала вместе с заголовком к тексту: "Ведомость о годовых строениях" или вместе с адресатом: " Правительственному Сенату от военной коллегии рапорт". К концу XVIII в. возникло большое количество новых документов. Старые виды документов получили новые наименования. Законод-ые и распоряд-ые акты представлялись указами, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом или доношением. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. Появились такие виды как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию, патент - свидетельство о чине, сане, воинском звании или учебной степени.

Челобитные назывались нередко прошениями вплоть до 80-х гг. когда Екатерина II издает указ - "вместо челобитен подавать жалобницы или прошения"
Грамота сохранялась лишь как документ, обращенный к иностранным государствам. В Генеральном регламенте была названа изобразительная документация - ландкарты, или чертежи государства, содержащие описание границ, рек, городов и пр.
Можно сказать, что изменение общественно-экономического уклада определяло изменение видов и форм документов, переход одного вида документа в другой. Это можно увидеть на примере учетной документации. В первой четверти XVIII в. вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги. К 70-м гг. XVIII в. учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием в левой стороне источников доходов, в правой - всех видов расходов и целей расхода (в денежном счете указывались оправдательные документы расхода). Эти документы свидетельствовали о появлении бухгалтерского учета.
Табличную форму учетные документы приобретают в XVIII в. Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных и административно-полицейский режим - штрафные журналы; записные книги мирских старост, фиксировавших сборы на мирские нужды. В XVIII в. наметился формуляр подворной описи.
Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология
Автор документа
Оформлению автора документа был посвящен специальный указ от 27 ноября 1741 г. "Форма о титулах". В нём подробно определялось, какой царский титул употреблять в разных видах документов. Так, в грамотах иностранным государствам титул был самым пространным, в грамотах внутри государства - "императрица и самодержица Всероссийская".
В указах автор обозначался вслед наименованию вида документа: "Указ ее императорского величества самодержицы Всероссийской". При этом автор конкретизировался указанием: "из Сената" или "из коллегии". Приговоры начинались с указания автора по следующей форме: "По указу ее императорского величества". Определялись правила титулования автора-государя в докладах, челобитных, доношениях, при этом приводились их типовые формы.
В документах XVIII в. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата - наименования учреждения. Например, в указах автор обозначался в начале текста "Божий милостью Петр I, первый царь и самодержец всероссийский и прочая и протчая и протчая", в челобитной в начале текста после адресата, отделяясь от него, и от текста: "Бьет челом Первого Московского полка прапорщик Григорий Бражников" В подписи указывались фамилия, имя, отчество автора.

23.  Оформление адресата, даты, удостоверяющих реквизитов, отметок в документах XVIII вв.
Адресат документа. Произошли изменения и в адресате док-та. В начале 1700 г. издается специальный указ "О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих гос-ых дел". Док-ы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя государя могли подаваться документы по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в законах 1762, 1765 гг.
Адресат выделялся в отдельную строку над текстом в виде заголовка ("Правительственный сенат", "В государственную Берг-коллегию"). В письмах должностных лиц, челобитных в адресате-обращении согласно "Табели о рангах" указывался наряду с должностью титул: "Сиятельнейший граф, высокородный и высокопревосходительный господин генерал-аншеф и разных орденов кавалер! Милостливый государь Петр Иванович!"
Дата документа
В док-ах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в конце текста часто в одну строку с ним: "Июля 27-го 1708 году".
К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: "Января 19 дня 1775 года". Обозначение дат имеется в отметках об отправлении: "Послано из местечка Горок, июля 11 день 1708 г. с прапорщиком Никитою Молявиным". Дата получения и регистрации проставлялась по верхнему полю документа на лицевой стороне первого листа.
Удостоверение документа
В оформлении состава удостоверения также произошли большие изменения. Прежде всего, они коснулись подписи: документы подписываются автором. Петр I после возвращения из первого заграничного путешествия сам стал подписывать акты, исходящие от верховной власти.
Все док-ты от указа до письма и челобитной имели авторскую подпись. В указе подпись оформлялась таким образом "Во уверение сего мы сие собственной рукой подписали и печатью нашею укрепить велели. Петр". Имеют подпись и письма Петра I. В прошениях в конце текста делалась запись о том, кто писал документ, подпись оставалась прежней: "К сему прошению Григорий Брожников руку приложил".
Стремясь повысить ответственность за принимаемое решение, Петр I предписывает в 1707 г. Боярской коллегии непременно подписывать протоколы всеми ее членами.
Указом от 4 апреля 1714 г. отменялся прежний способ удостоверения документов: "Секретарям и дьякам, под смертною казнью никаких указов о решении дел не крепить ".
Правила удостоверения документов были подробно описаны в Генеральном регламенте 1720 г. Снова указывалось, что протоколы должны были подписывать все члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказывавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи, каждый документ имел "скрепу" (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону.


Указом 30 декабря 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо "Коська Дементьев" - "Касьян Дементьев").
В состав подписи документов, направленных царю, входила формула: "Раб твой", "Вашего величества нижайший раб". В письмах к вышестоящим учреждениям или лицам были такие словосочетания: "Вашего сиятельства, милостивого государя, всепокорнейший слуга". В состав подписи входили имя и фамилия: "Петр Салтыков", указание должности или чина: "Адмирал", "Титулярный советник", "Граф", "Князь", "Секретарь Тайного совета" и т.д.
Указом Екатерины II предписывалось изменить состав подписи прошения: "вместо всеподданнейший раб подписывать просто всеподданнейший или верноподданнейший".
Документы удостоверялись печатью. На государственных печатях (большой и малой) оставалось основное изображение - двуглавый орел со всадником на груди. Незначительно изменена лишь нижняя часть изображения. На малой государственной печати Петра I вместо всадника помещен Андреевский крест и буквы: "Ц. И.В.К. П.А. П.В.Р. ", то есть царя и великого князя Петра Алексеевича печать всея России". Изображение всадника было на некоторых малых печатях. При вступлении на престол нового царя изготовлялась новая печать.
На городских печатях изображались гербы городов. На печатях центральных учреждений изображался герб Российской империи и надпись - наименование учреждения. Печати городских учреждений помимо надписи могли иметь изображение двуглавого орла в сочетании с гербом города. На печатях частных лиц изображался герб дворянского рода или надпись, указывающая на принадлежность печати. Глава 13 Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба и надписью наименования коллегии. Приложение печати должно производиться в присутствии двух свидетелей.
Резолюция на документе. Резолюция дополняет характеристику документа XVIII в. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: "разрешить", "отклонить". Другого рода резолюции определяли последующие действия с документами: "к сведению", "к делу", "к докладу со справкой". Резолюции писались на лицевой стороне первого листа в следующей за подписью строке или над текстом.
Отметки на документе. Отметка о получении документа делалась после подписи и даты у левого поля: "В Сенате получено того же числа".7 марта 1726 г. или позднее - по верхнему полю первого листа документа над текстом: "Получено марта 7 дня 1726 году". Имеются отметки о рассмотрении документа ("Слушан 8 день июня", "Докладовано того же июня 17-го дня"), о характере пересылки документа ("послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловым сыном Боткиным, Меусова полку"). В XVIII в. появились "заверительные отметки": "За подписанием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова". Почти над всеми приговорами Сената есть отметки об исполнении: "Указ, состоявшийся по силе приговора, послан"
Появились регистрационные входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в левой верхней части лицевой стороны листа, исходящий - посредине листа над адресатом или под адресатом.

24. Формуляр текстового документа XIX – начала XX вв. Оформление текста, обозначение вида в документах XIX – начала XX вв.
На смену коллегиальности пришло единоначалие. 1811 г. создано «Общее учреждение министерств». С этого момента в делопроизводстве воцарилось единообразие в оформлении документов – от их создания до передачи в архив на хранение. Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно своей должности. Документы поступали сверху вниз: от царя – манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената – указы и распоряжения. Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти – указания.
Существовала практика составления разнообразных письмовников (содержались распоряжения, указания, циркуляры и т.п.). Достаточно было найти в письмовнике образцы нужного документа и заменив фамилию, дату и адрес, можно было переписать документ заново.
В XIX в. формуляр документа выдерживается более строго. В каждом документе имеются все его реквизиты, они получают определенное место.
Унификации формы документа способствовала установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой бумаге. В 1883 г. был установлен единый размер листа бумаги. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ, которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на ?...» или: «От такого-то» и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. – это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.
В первой половине 19 в. сложился определенный состав реквизитов, использовавшихся при составлении и оформлении документов: заглавие (название разновидности документа), текст (содержание), адресат, дата отправления, дата получения, подпись, скрепа, номер входящий, печать, резолюция. В то же время каждая разновидность документа имела свои особые правила составления и оформления, закрепленные в законах и строившиеся на основании принципа «иерархии властей и мест».
С середины XIX в. сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса.
Приложения к документам стали оформляться самостоятельно.
В 1917 г. Постановлением Временного Пр-ва «Об усовершенствовании форм официальных отношений и бумаг» были отменены титулирование и заключительные формулы вежливости в деловых письмах.
Вводились готовые формы текстов или предлагалась определенная структура текста, которую следовало соблюдать при составлении документа. Было предусмотрено две формы текстов: трафаретная и табличная.
В первой половине 19 в. стал формироваться новый деловой стиль. Именно с этой поры оптимизация текстов становится составной частью общего процесса совершенствования управленческой документации.
Реквизит текст делится на три части: приступ, изложение обстоятельств, заключение. В приступе или введении, излагалась причина (основание) создания документа: «имея надобность», «вследствие ходатайства» и тд. Изложение обстоятельств давалось в последовательной форме с соблюдением логической связи и последовательности. В заключении излагалась сама просьба, давалось распоряжение или предписание, высказывалось мнение.
Тексты просительских документов часто писались по пунктам. В первом пункте указывалась причина составления документа, в последующих – суть дела. В конце документа писалась просьба. Исключение составляли прошения и жалобы, подаваемые на имя императора. В них тексты на пункты не делились.
Стиль текстов документов в 19 в. был достаточно тяжелым, «канцелярским». Документы изобиловали большим количеством лишних выражений, таких как «долгом поставляю уведомить», «честь имею покорнейше просить» и т.п.
Вид документа.
Все документы, кроме писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый период возросло. Новые виды документов порождали специализация документирования, развитие капиталистических отношений, которое втягивало в активную социальную деятельность более широкие слои общества, и эта деятельность документировалась. Наряду с документацией государственных учреждений появляется документация различных типов частнокапиталистических предприятий и объединений.
С изданием положения 19 февраля 1861 г. возникли документы, оформлявшие отношения помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Создание новых средств связи и документационной техники привели к появлению таких видов документов, как телеграмма, телефонограмма, стенограмма и др. Мнения, манифесты, указы, повеления издавали высшие органы гос-ой власти. Делопроизводственные документы по характеру составления и исполнения были разделены на четыре группы: 1) внутренние документы; 2) переписка; 3)"просительские" документы; 4) акты.
К внутренним док-ам относились докладные записки, справки, журналы заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет о деятельности учреждения. Новыми видами внутренних документов были уставы и положения, определявшие функции, права и обязанности учреждения. К внутренним документам относились также должностные инструкции, регистрационные журналы, описи.
Перепиской ("сношениями") назывались документы, посылаемые учреждениями или должностными лицами другим учреждениям или лицам: предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления, рапорты. Вид этой группы документов определялся положением корреспондента на иерархической лестнице государственных учреждений. Например, министр посылал в высшие инстанции представления, в низшие - предписания, в равные учреждения - сношения.
"Просительские документы" - это жалобы, прошения, отзывы. Исчезло такое наименование документа, как челобитная. Жалоба перестала быть синонимом прошения, она приобретает апелляционный характер.

25. Оформление автора, даты, адресата, удостоверяющих реквизитов и отметок в документах XIX – начала XX вв.
Автор документа. Изменилось оформление автора документа. Эти изменения касались, прежде всего, документов коллективных авторов. В 1801 г. были отменены указы, запрещавшие принимать прошения за несколькими подписями.
Кроме того, автором служебного док-а стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу. Другой вид бланка состоял из обозначения штатного названия должности лица, от которого документ исходит.
На бланках писали обычно письма, иногда на бланках писали и отпуски (черновики) писем. В этом случае на левом поле документа указывалось, кто подписывал документ ("подписал", "скрепил").
Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" указывалось, что на бумаге без бланка пишутся "всеподданнейшие" рапорты и прошения.
Дата документа обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях Гос-ого Совета она указывалась в заголовке, в манифестах и именных указах Сенату, кроме того, дата ставилась в конце текста: в манифестах перед подписью, в указах - после подписи.
В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе), даты резолюций, направление на исполнение, исполнение документа, подписания его к печати и опубликования.
Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога "в": "В Правительствующий сенат", "В Палату гражданского суда". В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается. Например: "Уездному суду", "Губернскому правлению".
Если док-т адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул - "его превосходительству", "его высокоблагородии", "его благородию" и т.п. В сношениях равных между собой властей и старших с младшими титул опускался.
"Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" 1911 г. предусматривалось направление документа непосредственно к исполнителю.
Всеобщее употребление конвертов относится к первой четверти XIX в. На них повторяли адресат документа.
Удостоверение документа
Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. Справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, "коими они были составлены".
Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: "Подлинный подписали". Заверяли копии должностные лица: "Верно: вице-директор".
Более детально определяется порядок скрепления документов. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения - соответственно столоначальником и начальником отделения. В регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил делопроизводитель.
Для удостоверения документов XIX в. употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.
Кроме подписи и печати, некоторые виды документов утверждались. Отметка об утверждении на мнениях Государственного совета, например, писалась в 80-х гг. в конце текста документа: "Воспоследовавшее мнение в общем собрании Государственного совета утвердить соизволил и повелел исполнить".
На док-ах начала XX в. отметка об утверждении делается после заголовка над текстом документа. На его копии отмечалось: "На подлинном собственною е. и. в. рукой подписано: "Быть по сему". Эта запись скреплялась государственным секретарем. Отметка об утверждении делалась на уставах ("Государь император устав сей рассматривать и высочайше соизволил в Петергофе в 5 день июля 1902 г. "), положениях ("Быть по сему").
В начале XX в. акт утверждения докента оформляется специальным грифом. Так, на документе 1915 г. об условиях выдачи ссуд эвакуируемым предприятиям в левой верхней его части выделялась отметка об утверждении.
Резолюция. Резолюции имели конкретные указания по решению вопроса: "Разрешаю перевести в класс гимназии без испытаний", или "К докладу со справкою". Для документов, не требующих ответа, писалось: "К сведению". Под решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: "исполнить".
Отметки на док-те. В XIX в. в правилах оформления документов большое место отводилось "особым отметкам". Они подчеркивали степень важности документа: "нужное", "весьма нужное", "секретное", "в собственные руки", "конфиденциально", "строго конфиденциально". Эти отметки делались на правой стороне страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа и его регистрации. В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером док-нт был исполнен или ставилась отметка: "к делу".

26.  Формуляр текстового документа советской эпохи. Развитие формуляра в 20-30-ые гг.
Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: фактическое отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. "Об уничтожении сословий и гражданских чинов". Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. "О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов.
Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М. и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли.
Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование гос-ого аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности "низовых" органов управления, методическая помощь и т. д.).
Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). Был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения.
В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления.
При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ орг-ли спец. структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги.
В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР). Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г.
Статистическая документация - важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.
В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке - в частности, усилия были направлены на "закрепощение" правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.
Конституция 1936 г. существенно изменила полит-ую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов док-ов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.
27. Основные направления совершенствования документации в 60-80 гг. ХХ в
Активизация деятельности по совершенствованию управлен-ой документ-ии, ее качественно новый этап начинается в середине 1960-х гг. Основным направлением совершенствования документации с конца 60-х гг. становится стандартизация и унификация, которая рассматривается как общегос-ая проблема. Одновременно начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первичной учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств, ведомств и научно-исследовательских институтов. Методика унификации и стандартизации складывается в этот период на базе накопленного отечественного и передового зарубежного опыта. Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение метод стандартизации документов на основе построения их графической модели - формуляра-образца. Толчком к выбору именно этого метода явилось внедрение машинной техники и использование ЭВМ для обработки документов. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов, закрепленных на одном листе.
Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит первоначально к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного вида документов в практике управления. В результате был разработан целый комплекс проектов государственных стандартов на отдельные виды организационно-распорядительных документов.
Но уже в начале 70-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований и функционального анализа документов приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как основной объект стандартизации. Одной из наиболее массовых и распространенных систем документации является система организационно-распорядительной документации (ОРД). Первые стандарты на ОРД были утверждены в 1972 г.
Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» 1973 г. как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.
На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизв-ые операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.
ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция – 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В докум-те были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий.
Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.
Основной задачей периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицир-ых систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.
Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления считали государственные стандарты (ГОСТы).
Первые ГОСТы по ОРД были выведены в 1972 г:
1. ГОСТ 6.38-72 «Система организации расположения документов. Основные положения».
2. ГОСТ 6.39-72 «Система организации расположения документации. Формулирование - образец». В 1990 г. они переработаны и объединены.
3. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организации расположения документации. Требования к оформлению документов».
4. ГОСТ 16.487-70 «Делопроизводство и архив. дело. Термины и определения» (1983 г.).
5. ГОСТ 6.10.1-75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (1988 г.).
6. ГОСТ 6.10.2-83 «Унификация систем документации. Термины и определения».
28. Основные тенденции и направления в документировании и организации работы с документами в период ВКЛ.
На качественно новый уровень делопроизводство и документирование выходи в 15в., когда завершается образование централизованного государства ВКЛ – и на протяжении 15-16 вв. складывается законченная система делопроизводства, получившая в значительной степени законодательное оформление в 16 в. и просуществовавшая без принципиальных изменений на протяжении 15-18 вв. вплоть до ликвидации госуд-ти ВКЛ. В этот период утверждается система органов центрального и местного управлении, определяется состав док-ов, регламентирующих все стороны государственной и частной жизни. На рубеже 14-15 вв. канцелярия, действовавшая при великом князе Витовте, приобретает характер государственной.
Докум-ие и делопроизводство в этот период существо отличаются от предыдущего. Впервые создаются акты кодифицированного права. Первый из них, получивший название «Судебник Казимира» 1447 г. представлял большой шаг вперед в деле документирования законодательства. Свое высшее выражение документирование законодательства нашло в издании трех Статутов ВКЛ – 1529, 1566 и 1588 г. Все три Статута ВКЛ отличает четкая организация текстов, разбитых на разделы и артикулы (статьи). Статут начинается с реестра (оглавления), облегчающего поиск необходимого артикула. В свою очередь, каждый артикул имеет заглавие, в котором указывается его краткое содержание.
Новым в организации делопроизводства явилось его законодательное оформление. Законодательные акты 16 в. практически полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере – в других областях государственной и частной жизни. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации в гос. учреждениях большинства актов частноправного характера, определял порядок регистрации документов и их выдачи частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах.
Четко прослеживается тенденция к законодательному закреплению правил удостоверения документов, что явилось следствием широкого распространения фальсифицированных и подложных документов. Так, Статут 1529 г. – 2 артикула, Статут 1566 г. – 10 артикулов, Статут 1588 г. – 28 артикулов. В целях пресечения распространения подлогов закон предписывал все бумаги, выдаваемые в судах и канцеляриях, сопровождать подписью писаря. Законом вводилась ответственность и определялось наказание за фальсификацию печатей и подделку подписей, а также за сбор и хранение оттисков печатей. Давался перечень возможных подделок документов.
Наблюдается повсеместный переход на протяжении 15-16 вв. от пергамента к бумаге. Пергамент продолжал использоваться лишь при создании документов большой важности для их лучшей сохранности. Дальнейшее развитие получает техника документирования. В конце 15 в. появляется скоропись, которая окончательно вытесняет полууставное письмо в 16в. Упрощается и совершенствуется графика письма, отпадает использование дублетных букв. Подтверждением усиления значения документирования в этот период является создание специального курсивного шрифта в книгопечатании, напоминающего скоропись, и использование его для издания законодательных актов – Трибунала обывателям ВКЛ 1586 г. и Статута ВКЛ 1588 г.
С возникновением канцелярии при великом князе создается архив. С конца 15в. появляются копийные книги, составившие Литовскую метрику – основу гос. архива ВЛ. В копийные книги вносилась основная масса документов, изготавливавшихся в великокняжеской канцелярии. Таким образом осуществлялось страхование документов на случай утери и при выдаче их частным лицам и создавался архивный фонд.
В 15-16 вв. складывается белорусский делопроизв-ый язык. В законодательных актах 16-17 вв. практически полностью отсутствуют церковнославянские грамматические и синтаксические средства письма, местные диалектные черты в области фонетики и лексики. Статут 1588 г. законодательно закрепляет белорусский язык в качестве официального языка делопроизводства.
Получают дальнейшее развитие системы спец. документации: дипломатической, учетной, военной и особенно судебной.
Особенность организации гос. власти и управления породила большое многообразие в формах документ-ия. Большинство докум-ов, создававшихся в ВКЛ, имел общее название «лист», использовавшееся в то время для обозначения практически всех видов документов: законодат-ых и частноправных актов, распорядительных док-ов.
Среди всего количества «листов», создаваемых в центральном гос. аппарате, наибольшее значение имели законодательные акты. Длительное время законы ВКЛ оформлялись в виде великокняжеских привилеев (грамот). Привилеи готовились в гос. канцелярии, после чего редактировались великим князем, переписывались и утверждались приложением гос. печати, а позднее и подписи великого князя.

29. Особенности ведения делопроизводства, система документирования, методы работы с документами в приказах и коллегиях. Генеральный регламент.
Система гос-ого делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом: Царь – Боярская Дума – Приказы. Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств.
В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием.
На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" - приказную избу и помощников - "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив.
В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец, иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Составные части столпа назывались "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались разнообразные документы.
Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.
В докум-ах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст.
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
В 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий.
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент" утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законод-ым актом делопроизводственная деят-ть закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.
В коллежском делопр-ве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.
Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.
Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы.
Особое значение для организации делопр-ва имеет установленная "Учреждением для управления губерний" 1775 г. "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. XVIII в. в развитии делопроиз-ва характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формир-ем и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

30. Особенности ведения делопроизводства, система документирования, методы работы с документами в министерствах Российской империи.
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения - министерская 1802 г., основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".
Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего учреждения министерств" - законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроиз-во и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами.
Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. "Общим учреждением министерств" вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.
Регламентация министерского делопроиз-ва в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.
Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.
Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".
Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.
Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами.
Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел.
Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - отчеты. Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.
Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на ?..." или: "От такого-то" и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.
На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодат-ая регламентация делопроизв-ва высших, центральных и местных учреждений.
Особенностью организации делопроиз-ва в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов.
Система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

31.  Бланк документа. Виды бланков. Состав реквизитов бланка для письма.
Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.
На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.
Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью тех-их средств.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
При разработке бланков док-ов используются станд-е листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.
Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.
При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.
При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.
При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.
Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.
Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.
Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.
Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.
Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали
На бланк для письма наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации: код по ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)" или код по ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели";
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные.
На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

32.  Состав реквизитов общего бланка. Требования к оформлению, изготовлению и учету бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
На общий бланк наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации: код ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)" или код по ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели";
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
место составления или издания.
На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.
Для оформления реквизита "Название вида документа" на общем бланке отводится свободное место между реквизитами "Наименование организации" ("Наименование структурного подразделения") и ограничительными линиями для реквизитов "Дата" и "Регистрационный индекс".
При разработке, использовании и хранении бланков ОРД необходимо
На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также, в ряде случаев, организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
В соответствии с Указом Президента РБ от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ» и Законом РБ от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О гос.символах РБ» гос. органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Гос. герба РБ на бланках документов (далее гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.
Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.
Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости серии этих номеров.
Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).
Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.
Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале).
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на структурное подразделение, ответственное за делопроизводство государственных органов и иных государственных организаций. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются приказами (распоряжениями) руководителей государственных органов и иных государственных организаций.
Учетно-регистрационная форма (карточка, журнал) включается в номенклатуру дел государственного органа и иной государственной организации.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя государственного органа и иной государственной организации. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформ-ся актом и доводятся до сведения руководителей государственных органов и иных государственных организаций.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии гос-ого органа и иной гос-ой организации док-ов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.

33.   Требования к оформлению реквизита «Адресат». Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.
Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
Например: Министерство юстиции РБ
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указываются наименование организации, а ниже  наименование структурного подразделения.
Например:Министерство юстиции Республики БеларусьУправление адвокатуры и лицензирования юридической деятельности
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата  в дательном.
Например:Министерство по налогам и сборам Республики БеларусьНачальнику управления контроля, делопроизводства и материально- технического обеспечения Кондакову Н.В.
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:Директору Государственного архива Минской области Кушновой Е.В.
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
Например:Республиканские органы государственного управления
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
Например:Руководителям республиканских органов государственного управления
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.
Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»ул. Кропоткина, 55 220002, г. Минск
На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем  почтовый адрес.
Например:Столяровой Н.М.ул. П.Глебки, д. 15, кв.26 223120, п/о Логоза Логойскогор-на Минской обл.
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

34. Требования к оформлению реквизита «Подпись». Правила подписания различных видов документов.
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
Например:
Директор института

Подпись

А.Е.Рыбаков

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
Например:
Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

Подпись

А.Е.Рыбаков

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
Например:
Директор института доктор исторических наук, профессор

Подпись

А.И.Новиков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.
При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
35.  Утверждение документов. Требования к оформлению реквизита «Гриф утверждения».
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:УТВЕРЖДАЮДиректор института Подпись А.И.Новиков23.06.2008
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.
При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
Например:УТВЕРЖДЕНОПриказ Министра информации Республики Беларусь25.06.2008 № 32
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в Табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.
36. Внутреннее согласование документов. Требования к оформлению реквизита «Визы».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Например:
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Например:
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008
С проектом не согласен. Замечания прилагаются
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
Например:
Начальник отдела кадров Подпись Н.Б.Скворцова
20.06.2008

Юрисконсульт Подпись Н.С.Швец
22.06.2008
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается соответствующая отметка «Лист согласования прилагается».
Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

37.  Внешнее согласование документов. Требования к оформлению реквизита «Гриф согласования».
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор Государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» Подпись В.Д.Селеменев
13.10.2008
Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертного совета
18.10.2008 № 13
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.
Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:
СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов
14.06.2008
СОГЛАСОВАНО
Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало
14.06.2008

СОГЛАСОВАНО
Министр экономики Республики Беларусь Подпись Н.П.Зайченко
14.06.2008


Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования прилагается

38.   Назначение реквизита «Заголовок к тексту документа». Требования к его оформлению.
Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;
положение (о чем?) «О канцелярии»;
протокол (чего?) «собрания акционеров»;
правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению»;
акт (чего?) «ревизии»;
письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора»
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
Например:
О внедрении СТБ 6.38-2004
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

40.   Печать и ее назначение. Виды печатей. Порядок проставления печатей на документах.
Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т. п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Гос-ого герба РБ) и простые.
Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством РБ.
Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства РБ. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

39.  Назначение реквизита «Резолюция», его место на документе. Требования к оформлению резолюции.
Резолюция  - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.
При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
для формата А6: верхнее и нижнее  не менее 10 мм, левое  не менее 12 мм, правое  не менее 8 мм;
для формата А5: верхнее  не менее 15 мм, нижнее  не менее 10 мм, левое  20 мм, правое  не менее 8 мм;
для формата А4: верхнее и нижнее  не менее 20 мм, левое  30 мм, правое  не менее 8 мм.

41.  Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения». Оформление приложений.
Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
Например: Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений. Например:
Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008
№ 127/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
Например: Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «...представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.
Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Например:Приложение 2 к приказу директора института 18.11.2008 № 9
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.
На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

42. Заверение копий. Особенности оформления реквизита «Отметка о заверении копии» при заверении различных видов копий.
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов 25.01.2008
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно Подпись А.П.Германович
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства РБ.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.
Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

43.  Отметки на документах. Требования к оформлению реквизитов «Отметка о контроле», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о переносе данных на машинный носитель», «Отметка о поступлении».
Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Корнеев 200 59 79
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.
Например:
3 Маковецкий 220 95 01 АР 26.05.2008 Письмо.doc
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал  точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.
Например:
В дело 11-10 Подготовлен ответ 15.02.2008 № 11-10/130 Подпись
16.05.2008
При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.
В дело 5-15 Произведен перерасчет Подпись
20.11.2008
Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись: «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной информационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о док-те в память машины.
Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих док-ов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
Например:
ЗАО «Маяк»
16 мм

26.05.2008


№ 342


42 мм


На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

44. Юридическая сила документов. Оформление реквизитов, которые придают юридическую силу документу.
Юридическая сила док-та – Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим юридическую силу документам. Назначение этой группы реквизитов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение док-та. К этой группе реквизитов относятся:
реквизиты бланка, которые свидетельствуют о принадлежности документа определенному органу управления, организации. Необходимо, чтобы на бланке воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;
печати, который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному в реквизитах бланка органу или организации. Печать необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для организаций, работников, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Печать используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;
индекс док-та, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами делопроизводства стадий предварительной обработки в организации. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер. Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятель-ти и т.д.) и др-и условными обозначениями. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на док-те.
дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (то есть наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.
подписи уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа.

45. Текст современного управленческого документа. Композиционная структура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.
Текст документа – это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.
Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос, нужен ли вообще документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией.
В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся на простые и сложные. Простые – те документы, в которых рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.
Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложение, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение – обязательная часть любого текста документа.
Композиционная (логическая) структура текста документа – последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.
Композиция текста документа определяется:
видом (разновидностью) управленческого документа;
формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма)
содержание конкретного документа;
спецификой отдельного акта делового общения.
В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели, в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).
Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав и последовательность смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидности.
Особенности содержания док-та, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы.
Официальный документ должен быть написан деловым стилем. Специфическими признаками делового стиля являются:
безупречность формулировок документа в юридическом отношении,
точность текста документа, не допускающего различных толкований;
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность.
Деловому стилю свойственно употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имен существительных, так называемое «нанизывание падежей». Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном. Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру, в связи с чем ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста, что выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено...», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководством». С этим связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога.
Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
В тексте документа не допускается употребление:
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
Тексты сложных по содержанию док-тов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему док-ах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта. Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" и др. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ" и др.

46.  Употребление в текстах современных управленческих документов иностранных слов, терминов, неологизмов, сокращений.
В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие.
Особенностью деловой речи является употребление большого количества терминов. Термины, используемые в документах – это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а, во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.
Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа и однозначность понимания текста.
Использование новых слов – неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия и, соответственно, является термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке (в этом случае неологизмы нередко выступают в роли профессионализмов – слов, употребление которых в письменной деловой речи недопустимо).
В деловой речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.
Различаются два вида сокращенных слов:
лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов.
графические сокращения – применяемые на письме сокращенные обозначения слов.
Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь. Слово «город» сокращают до одной буквы – г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «Место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.
После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991–1995 гг. Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года».
В текстах документов должны быть указаны конкретные даты, например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.
47.   Понятие «система документации». Признаки системы документации.
Система документации – совокупность взаимоувязанных док-ов, применяемых в определенной сфере деятельности. СД представляет собой комплекс взаимосвязанных док-ов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее – отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов гос. власти: министерство, концерн, предприятие. В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры и т.д. Таким систем столько, сколько существует отраслей. Причем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается. В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдельных.
Признаки:
1) деление системы на подсистемы, что определяется содержанием документируемой деятельности, т.е. в системе документации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определенной задачей управления или соответствующим уровнем управления. Система плановой документации включает в себя в соответствии с формами плановых органов подсистемы: 1) Организация методологии планирования, 2) Перспективного планирования, 3) Текущего планирования. Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою очередь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);
2) взаимосвязь внутри и между системами. Взаимосвязи внутри системы между ее элементами проявляются в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из низ занимает определенное место, предназначен для определенных целей, отражает внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Существует взаимосвязь и взаимообусловленность систем документации, нередко – взаимное проникновение друг в друга. ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты.
3) наличие внутренней организации;
4) автономность элементов системы проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсистем данной системы в значительной мере самостоятельно.
5) способность к развитию.

48. Историческая обусловленность формирования систем документации. Системы документации ВКЛ.
Система докумен-ции, как и документ – следствие исторического развития. С развитием государства и его аппарата управления отдельные докуме6нты приобретают новое качественное значение. Постепенно из некогда единой системы документации в силу развития специализации и дифференциации управления в отраслевых и функциональных направлениях выделились спец. системы документации, обслуживающие отдельные функции или отрасли деятельности государства. Процесс дифференциации систем документации применительно к дифференциации управления привел к выделению системы общего делопроизводства. Документирование по общим вопросам управления охватывает основную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникших при документальном оформлении этой деятельности – общая документация. Параллельно выделяются спец. системы документации, в которых отражаются отдельные функции управления: система учетной, военной, судебной, финансовой документации и др. Складывание в Беларуси спец. систем документации относится к 15-16 вв. Отсутствие в ВКЛ центральных спец. органов управления государством обусловило отсутствие отраслевых систем документации за исключением судебной документации в некоторой степени. Спец. системы документации носили функциональный характер. Усложнение задач управления привело к изменениям в составе и содержании систем.
В XV-XVIII вв. практически сформировались системы специальной документации – учетной, военной, дипломатической. Особое развитие получила судебная документация.
Судебная документация в ВКЛ получила широкое распространение, правила ее оформления, движения, хранения регламентировались законом. Ее состав не исчерпывался позвами, выписками, выроками и пр. К судебной документации относилось огромное количество разнообразных документов: «листы заповедные» (разрешение на отсрочку явки в суд), «листы к отволоченыо права» (предписание прекратить судебное разбирательство или отложить его), «листы поминательные» («напоминание» ответчику самостоятельно совершить правосудие в своем имении и возместить ущерб без вызова в суд), «листы отвороные» (имели различное значение: информировали о невозможности явки стороны в суд по болезни; направлялись господарю при оказании сопротивления суду; посылались в соседний повет на исполнение судебного постановления др.), «листы умоцованые» (доверенность адвокату на право представлять сторону в суде) и многие другие.
Копии основных документов, возникавших в процессе судебного разбирательства, вписывались в специальные судебные книги. Запись документа в книгу придавала ему юридическую силу.
Доминирующее значение судебной документации в делопроизводстве ВКЛ определялось, главным образом, особенностями организации государственной власти, ограничивавшей свое вмешательство в частную жизнь шляхетского, городского сословий, духовенства, в силу чего большую часть своих проблем они должны были решать не в органах государственного управления (центральных или местных), а в суде, отстаивая там свои интересы.
Укрепление государства, развитие хозяйственно-экономической жизни в ВКЛ требовали совершенствования и специализации учетной документации. Она развивалась по двум основным направлениям: бухгалтерский и статистико-экономический учет. Бухгалтерский учет показывает состояние денежных и материальных ценностей, статистический – количественные показатели массовых явлений. Обе подсистемы учетной документации находились еще в стадии формирования, тесно переплетаясь друг с другом, поэтому говорить о реальном выделении бухгалтерской и статистической документации можно лишь ближе к XVIII в., хотя определенные тенденции в этой области наметились уже в XVI в.
Бухгалтерская документация в 16 в. состояла из двух групп документов: приходно-расходных книг (книги аренд, реестры отправ, мытные книги и др.) и оправдательных документов («квиты» (ассигнации), «квитации», «вызнанья» (расписка)).
В отличие от бухгалтерского учета, статистический учет связан с фиксацией однородных, типичных явлений общественной жизни. Основные функции, которые выполняли документы статистического учета в ВКЛ, – определение предполагаемых доходов государства и частных лиц, контроль хозяйственной деятельности, определение военных возможностей государства. Зарождение статистического учета в ВКЛ относится к XVI в. В это время видами статистических документов были всевозможные «полисы», «реестры», «инвентари» и т.д.
Главной особенностью внешнеполит-их отношений ВКЛ явилось то, что они, начиная с XVI в., ограничивались исключительно Московским государством и Крымским ханством. Все это, естественно, повлияло на характер и содержание дипломатической документации ВКЛ в XVI-XVIII вв. Основной вид дипломатических документов и это время – договорные грамоты с иностранными государствами. Обязательными реквизитами договорных грамот были господарская подпись и печать. Взаимные отношения государств фиксировались кроме договорных грамот в листах «докончальных», или «перемирных», «присяжных», «отказных», «утверженьях» (ратификационных грамотах) и др. Документация послов включала в себя «науки» (инструкции) послам и гонцам, отправлявшимся за границу, «верющие», «глейтовные» и «опасные» (охранные) листы, выдававшиеся иностранным послам, а также ответы послам.
В XVII и, особенно, XVIII вв. на формы дипломатической документации оказали влияние нормы международного права. В документировании отношений с иностранными государствами появляются такие виды документов, как конвенции (соглашения по отдельным вопросам), протоколы (различные приложения к договорам), ноты и меморандумы (документация дипломатических представителей) и др.
Военная документация получила значительное развитие в ВКЛ, что было связано с непрерывными войнами, которые пришлось вести государству. Письменное делопроизводство по военной части велось служащими государственной канцелярии Великого княжества, в архиве которой хранились и все основные документы. В целом можно выделить три основные категории документов военного характера: 1) военное законодательство (в форме господарских устав и сеймовых ухвал, выдававшихся гетману при выступлении войска в поход); 2) организационно-распорядительные документы («листы военные» (повестки), донесения гетманов о наказании и поощрении шляхтичей за службу, листы, выданные негодным к военной службе, подтверждающие листы, выдававшиеся гетманами заболевшим в походе шляхтичам при замене их слугами); 3) документы по учету личного состава (реестры военнослужилой шляхты).

49.   Развитие систем документации в Российской империи и на современном этапе.
В начале XVIII в. административный хаос, вызванный отсутствием в российских государственных учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии – в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий.
В 20-е гг. ХХ в. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.
Статистическая документация – важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.
Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации – таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.





50.  Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации документов. Развитие унификации и стандартизации документов.
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой докумен-ии – создание системы документов, которая может дать экономический эффект.
Следовательно, унификация док-ов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм. Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть:
при унификации  – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;
при стандартизации – установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
. разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
. внедрение разработанных ОК ТЭСИ;
. ведение УСД и ОК ТЭСИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
. разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.
Унификация – свойство документа, которая исторически существует в 2 формах: 1) натуральная эволюционная тенденция, 2) осознанная деятельность, которая перерастает в стандартизацию.
Унификация и стандартизация документов имеет достаточно длительную историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В статутах ВКЛ существовали нормы, закреплявшие правила оформления документов, прежде всего, удостоверения документов.
В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы всевозможных журналов, сформулированы требования к составлению, написанию и оформлению целого ряда документов. Однако на серьезном научном уровне работа по унификации и стандартизации управленческих документов была начата в СССР. Уже в первой половине 1920-х гг. начинается практическая деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов.
В 20-е гг. проводится упорядочение форматов бумаг. Разрабатываются формы и бланки документов. Основное внимание уделяется письмам, как самому массовому виду документов. В середине 20-х гг. в ряде ведомств разрабатываются единые бланки писем в пределах всей системы определенного ведомства. Предпринимаются попытки создать устойчивые формуляры и других наиболее распространенных в управленческой практике видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения).
В 1929-1930 гг. были утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТ 2479 - письма деловые, ОСТ 1780 - телефонограмма, ОСТ 1781 - протокол заседания, ОСТ 1782 – извещение о заседании, ОСТ 1783 - явочный лист, ОСТ 3000 – командировочное удостоверение и др. Часть из них действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий.
Еще оно направление унификации, получившее свое развитие в эти годы – выработка трафаретов текстов документов и попытка установить структуру отдельных разновидностей документов. В ведомствах рационализаторские органы типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов.

51.  Принципы унификации и стандартизации документов.
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико- экономической информации;
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов;
- соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий;
- унификация показателей и реквизитов, которые используются в различных документах;
- размещение реквизитов на докум-ах в соответствии с последовательностью их заполнения, читания или считывания;
- уменьшение физического объема документов в результате обоснованного выявления площадей для размещения реквизитов;
- взаимосвязанность требований к док-ам, которые относятся к разным функциональным системам или уровням управления;
- принцип историзма – учитываются исторически сложившиеся особенности документов и отобранные эволюцией их эффективные характеристики;
- установление рациональной однотипности документов в границах групп и придание выработанным требованиям характера обязательности определенного правового уровня;
- принцип прагматизма – достижение удобства работы с документами, управленческой и экономической эффективности.
Стандартизация основывается на принципах:
- обязательности применения технических регламентов;
- доступности технических регламентов, технических кодексов и государственных стандартов, информации о порядке их разработки, утверждения и опубликования для пользователей и иных заинтересованных лиц;
-приоритетного использования международных и межгосударственных (региональных) стандартов;
-использования современных достижений науки и техники;
-обеспечения права участия юридических и физических лиц, включая иностранные, и технических комитетов по стандартизации в разработке технических кодексов, государственных стандартов;
- добровольного применения гос-ых стандартов.
¶Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка док-та, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда, а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией
- экономии всех видов ресурсов.

52. Понятие «унифицированная система документации». Цель, основные задачи, состав УСД, содержание работ по унификации документации.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.
Основные задачи УСД:
1) систематизация форм документов;
2) взаимосвязь содержащихся в них технико-экон. показателей;
3) регламентация состава, видов и разновидностей документов;
4) рациональное сокращение числа форм документов и содержащихся в них показателей за счет исключения избыточной информации и расчетных показателей.
УСД включают:
унифицированные формы документов (совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определенном порядке);
документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;
межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями СНГ;
стандарты и руководящие документы РБ, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;
нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.
При унификации документации проводят следующие работы: устанавливают номенклатуру действующих форм; строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца; устанавливают общие синтаксические правила построения документа; устанавливают методы контроля исполнения документов.
В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные системы документации: организационно-распоряд-ой; первичной учетной документации; банковской; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; документации по труду; внешнеторговой документации; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др.

53. Унифицированная система ОРД.
Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 утверждена новая редакция УСОРД.
УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.
В настоящее время в состав УСОРД  входят:
Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;
классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;
пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;
альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.
Унифицированные формы документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:
документация по созданию организации;
документация по реорганизации организации;
документация по ликвидации организации;
документация по приватизации государственных организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
документация по приему на работу;
документация по оформлению изменений трудовых отношений;
документация по увольнению с работы;
документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению командировок.
При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает:
акт;
график;
докладную записку;
объяснительную записку;
должностную инструкцию;
заявление;
положение;
представление;
правила;
письмо-запрос;
протокол;
приказ;
структуру и штатную численность;
решение;
уведомление;
устав.

54. Формуляр-образец: понятие, назначение, основные требования к построению.
Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.
При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные исходные документы после унификации реквизитов и определения площадей, необходимых для размещения. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов или описание реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов. Формуляр-образец должен устанавливать: формат бумаги, конструкционную сетку, служебные поля, расположение частей, зон и реквизитов с учетом двухсторонней печати.
Формат бумаги определяют исходя из свойства и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа с учетом размера полей для подшивки. Рекомендуется использовать форматы А3, А4, А5 и А6 (по ГОСТу 93.27). Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного порядка. Расстояние между соседними линиями определяется техническими характеристиками печатных устройств: между вертикальными линиями – 2,6 мм (=пробел в пишущей машинке), между горизонтальными – 4,25 мм (=интервал в пишущей машинке) (в теперешних стандартах этого нет, берется из старых стандартов). Линии конструкционной сетки должны иметь порядковые номера. Конструкционным элементом проектируемых УФД является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Ячейка конструкционной сетки – это поле для размещения одного знака документа, включая пробел. Конструкционным элементом может быть базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки конструкционной сетки. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий конструкционной стеки, разделенными точками.
Установлено три зоны формуляра-образца: заголовочная, содержательная и оформляющая. Они устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Зоны устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак «тире».
В заголовочной части устанавливают две зоны: для размещения реквизитов заголовочной части документов, для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части. В содержательной части размещаются реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и устанавливаются поля данных с учетом границ установленных зон. В границах содержательной части выделяется спец. зона для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами вычислительной техники. Границы таких реквизитов следует выделять жирной линией. В границах оформляющей части устанавливают одну зону и размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизита «Дата заполнения документа» или подписи лица/лиц, ответственных за правильность заполнения формы, предусматривается место для печати (при необходимости).
¶55.   Методы содержательной и формальной унификации документов.
При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.
К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
Методами формальной унификации являются: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.
Содержательная унификация соответствует логическому уровню, когда пользователя интересует только семантический аспект, расположение информации не имеет значения. Формальная унификация соответствует физическому уровню.
Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. Направления работ при содержательной унификации.
- установление ограничительных номенклатур действующих форм;
- создание типовых форм;
- построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
- унификация и стандартизация информац. элементов и используемых показателей.
При содержательной унификации вырабатываются основные положения УСД и определяется требования к составу и содержанию УСД, задачи, сферы, уровни ее применения, порядок заполнения форм.
В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и расположения информации на носителе. К формальной унификации также относятся разработка единых методов контроля достоверности информации и определения порядка придания документам юридической силы. В результате формальной унификации определяются: типовые структуры реквизитов и требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче по каналам электронной связи.
Направления работ при формальной унификации документов:
- унификация структуры документов;
- создание общих синтаксических правил построения документов;
- унификация методов контроля информации в документах;
- унификация типов носителей и форматов документов

56. Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые УФД, УФД предприятия. Альбом форм унифицированных документов.
В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятель-и задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать:
при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления;
при стандартизации – формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:
1) общегосударственные;
2) отраслевые / ведомственные;
3) формы документов предприятий.
Общегосударственная унифицированная форма - это унифицир-ая форма документа, входящая в состав УСД и обязательная для применения на всей территории Республики Беларусь в определенной сфере деятельности. Состав показателей, включаемых в УФД данной категории, определяют разработчики УСД.
Отраслевая унифицированная форма - это унифицированная форма документа, утвержденная министерством или иным органом управления и обязательная для применения всеми предприятиями и организациями данного министерства или ведомства. УФД данной категории должны включать показатели, специфичные для данной отрасли или ведомства и отсутствующие в общегосударственных УФД.
Унифицированная форма документов предприятия - это унифицированная форма документа, утвержденная руководством предприятия и применяемая только на данном предприятии. Унифицированные формы данной категории должны включать показатели, специфичные для конкретного предприятия и отсутствующие в общегосударственных и отраслевых УФД.
Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов.
Альбом форм документов (другое название - альбом форм УСД) (применяется в общегосударственной или отраслевой УСД) - это сборник эталонных УФД, содержащих информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. Содержит УФД, включенные в ОКУД по данной системе, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов по функциям управления.
В Альбом унифицированных форм документов включаются:
введение;
классификатор унифицир-ных форм док-ов организации;
унифицированные формы документов;
приложения (список терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.)
Унифицированные тексты документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой и службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм документов утверждаются руководителями организации.
Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополняются словарями (синонимов, антонимов, толковым и др.).

57.   Унификация текста документа: понятие, решаемые задачи, методы.
Унификация текстов управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение эффект-ти функционирования документов в сфере управления.
Унификация текстов управленческих документов позволяет решить следующие задачи:
- упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
- унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;
- сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
- использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
- ускорить процессы принятия управленческих решений.
Работа по унификации текстов управленческих документов включает в себя следующие этапы:
- определение объекта унификации;
- анализ текстов документов и обобщение его результатов;
- подготовка унифицированных форм документов;
- формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;
- утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.
Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между документируемыми функциями (задачами) и формой представления информации.
В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (название документа, автор, корреспондент, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания и структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.
При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная и переменная информация и определяется форма представления текста.
Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.
Унификация текстов управленческих документов содержит три основных блока:
унификация структуры текстов – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;
унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;
разработка унифицированных текстов в виде связного текста – трафарета, анкеты, таблицы.
Одним из средств унификации текста является формализация текста.
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме того, языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность.
Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

58.   Организационное обеспечение унификации текстов документов.
Унификация текстов проводится на основе нормативных правовых актов и методических документов в области документационного обеспечения управления:
- государственных и отраслевых стандартов, нормативных правовых актов РБ по делопроизводству;
- общегосударственных классификаторов технико-экономической и социальной информации РБ, Общегосударственного классификатора РБ «Унифицированные документы»;
- унифицированных систем документации;
- уставов (положений) организаций;
- распорядительных документов руководства организации;
- инструкций по ДОУ;
- табеля форм документов, создаваемых в организации;
- номенклатуры дел организации.
Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:
1)Работники службы ДОУ;
2) Другие специалисты.
Программы обучения включают в себя:
-цели унификации и ее место в ДОУ;
-специфика ОДС;
-требования к композиционной структуре документов;
-основные методы унификации текстов управленческих документов;
-формы представления унифицированных текстов и др.
Работы по унификации текстов документов включают в себя следующие этапы:
1)определение объекта унификации;
2)анализ текстов документов и обобщение его результатов;
3)подготовка унифицированных форм документов;
4)формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;
5)утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

59.   Формы представления текста унифицированных документов.
Текст унифицированных документов оформляют в виде:
- связного текста (типовой текст);
- трафаретного текста (трафарет);
- анкеты;
- таблицы;
- соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).
Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации.
Связный текст содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов.
В основном в унифицированных документах, представленных связным текстом, используется форма изложения от третьего лица единственного числа. В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа.
Связный текст может быть составлен на основе трафарета. Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. Следует учитывать: заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией.
Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования показателей, а переменной - их конкретные признаки. Постоянная инфор-ия в док-те представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначный ответ, т.е. переменную информацию.
Перечень обобщенных признаков, т.е. постоянная информация, и пустые строки для заполнения их переменной информацией, расположены вертикально.
Наименования обобщенных признаков и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже (пол, фамилия, дата рождения).
Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.
В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизонтальный (строки). Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показателей, заносится в графы, переменная - в строки.
Табличный способ организации текста используется в случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, допускается применять таблицу. Допускается применять в качестве таблицы часть текста.
Соединение форм представления унифицированных текстов – интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.

60.    Необходимость регулирования процессов документообразования.
Каждый документ выполняет в той или иной мере социальную функцию. Социальные свойства документа неотделимы от его информационного свойства (информационной функции). По своей сути оба свойства являются двумя сторонами одного предмета, который не может существовать без какого-либо из них. Информационные свойства документа исследуются разными науками. В документоведении они используются в первую очередь в социально-экономическом управлении. Под социально-экономическим управлением понимается деятельность различных органов государственного, хозяйственного, общего управления, направленная на выполнение закрепленных за ними функций общественного и экономического управления. Информационная функция документов в социально-экономическом управлении реализуется в процессе делопроизводства и архивного хранения. Процесс делопроизводства является информационным процессом или, по крайней мере, составной частью информационного процесса, обеспечивающим социальную функцию управления, а именно организацию и координацию отношений людей в общественном производстве.
Суть управления заключается в принятии решений на основе полученной и переработанной информации и в передаче их управляемым объектам. В настоящее время управленческие решения принимаются преимущественно в виде документов, получаемых на основе перерабатываемой информации, поступающей как от управляемой части системы, так и от других смежных систем (в виде документов).
Функции управления в широком смысле отражают цели и содержание деятельности органов управления и являются определяющим условием по отношению к составным элементам управленческой деятельности, к элементам правового статуса органа, к организационным формам субъекта управления. Составом функций и задач управления определяется содержание и состав документа. Совершенствование управления представляет собой решение комплекса различных задач, в число которых входит создание эффективного ДОУ. Суть управления заключается в принятии решений на основе получаемой и перерабатываемой информации, и передаче их управляемым объектам. Непрерывное усложнение производства, расширение его масштабов вызывает увеличение объемов информации, необходимой для успешного управления.
Совокупность документов, применяемых при оформлении действий органов управления во всех сферах экономики, называется управленческой документацией.
Одним из условий повышения уровня эффективности управленческого труда является совершенствование документации. Данные анализа, проведенного на промышленных предприятиях, показывают, что часто затраты труда на документирование составляют более 1/3 всех затрат времени управленческих работников в отделах и цехах. Возрастание масштабов производства, развитие специализации и кооперирование ведут к увеличению потока информации, к усложнению связей между подразделениями сферы управления. В этих условиях особое значение приобретает качество документа как носителя информации. На первый план выдвигаются требования повышения информативности, унификации документов как по форме, так и по содержанию. Результатом неупорядоченности документообразования является низкое качество документов в сфере управления, что снижает его действенность в осуществлении управленческих процессов. Таким образом, основную функциональную задачу документа, его социальную функцию, можно обозначить как оптимизацию документообразования в различных сферах деятельности.

61.   Факторы, обуславливающие закономерности документообразования.
Для того, чтобы выяснить причины всего этого, следует сперва рассмотреть факторы, обуславливающие закономерности документообразования. Главным совокупным фактором является фактор социально-экономических условий, в которых, в свою очередь, может быть выделен ряд экономических и социально-политических факторов. Предварительно можно выделить следующие составные элементы главного фактора документообразования:
1) рост объемов производства;
2) повышение производительности труда;
3) НТП в производстве и управлении;
4) изменение численности народонаселения;
5) разделение и кооперация труда в сфере производства и управления;
6) специализация и концентрация труда в производстве и управлении;
7) структура (тип, характер) производства;
8) численность и качественные характеристики производственного и управленческого персонала;
9) организация управления (структура, формы, методы);
10) количество и интенсивность внешних и внутренних связей в производстве и управлении.
Из большого числа показателей экономической статистики, наиболее ярко характеризующими социально-экономические условия можно считать рост объема производства и производительности труда.
Увеличение объемов документации происходит пропорционально росту объема производства и производительности труда. Сравнение показателей документооборота с основными показателями развития экономики свидетельствует о том, что показатели роста документооборота находятся в полном соответствии с показателями роста экономики.
Вместе с тем, рост документооборота опережает изменение отдельных позиций основных показателей развития экономики.
Один из постоянных факторов изменения социально-экономических условий, влекущий рост объема документации – рост народонаселения. Однако сам по себе рост населения не может быть причиной непосредственного роста объема документации и изменений в делопроизводстве: темпы роста народонаселения отстают от темпов роста объемов документации.
Очевидно отставание темпов роста рабочих и служащих от темпов роста объемов документации. Фактор роста численности рабочих и служащих не является определяющим в общем процессе развития экономики. Следовательно, этот фактор не может считаться главным и в процессе документообразования.
Среди «человеческих» факторов, влияющих на документирование, необходимо выделить такой элемент делопроизводства, как обеспечивающий его аппарат управления. Организационная структура аппарата управления на современном этапе представляет собой разветвленную сеть различных органов управления, количество которых в последнее десятилетие возросло в связи с ростом масштабов производства. Организационное строение аппарата управления во многом зависит от численности кадров. Численность кадров аппарата управления не может не оказывать влияния на делопроизводство. Рост численности административно-управленческого персонала отстает от роста объемов документации и не является определяющей причиной увеличения объемов документации.

62.   Причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов.
Отмечая объективные факторы возрастания объема документооборота, необходимо определить причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов:
1) неупорядоченность систем документации и систем документирования. Одним из действенных способов упорядочения систем документации и систем документирования является унификация и стандартизация документов. На сегодняшний день согласно ОК РБ 010-95 «Унифицированный документ» предусмотрено функционирование 13 унифицированных систем документации, определены 67 видов управленческих документов. Однако на практике продолжают применяться виды документов, в которых нет необходимости: так, администрации производственных объединений и предприятий издают всякого рода руководства, циркуляры.
2) возможности в управлении непредвиденной ситуацией отклонения от определенных норм. Письмо – это наиболее свободная форма документа, составленного не по установленной схеме. Формализовать письмо крайне сложно. Не случайно УСОРД содержит лишь одну УФ письма, а в ОК РБ письмо как вид документа отсутствует вовсе.
4) дополнительный документооборот возникает в связи с некачественной подготовкой проектов документов. Большой поток документов возникает при издании или принятии некачественных НПА, вызывающих лавину запросов и разъяснений. В 2000 г. Министерством труда была утверждена инструкция о порядке ведения трудовых книжек, согласно которой трудовая книжка должна заверяться гербовой печатью, однако негосударственные организации не имеют права на использование гербовых печатей, в связи с чем в Министерство труда последовало огромное количество запросов;
5) несовершенство нормативной регламентации процесса документирования и документооборота: В Законе «О нормативных правовых актах Республики Беларусь говорится об утверждении некоторых НПА другими НПА. До введения этой нормы использовался гриф утверждения должностным лицом. Теперь же необходимо готовить лишний документ, не содержащий дополнительной информации для управления, регистрировать его в установленном порядке и т.д.
6) желание перестраховаться при принятии управленческого решения: внешнее согласование осуществляется много раз, нередки случаи, когда согласование – это перестраховка, не вызванная деловой необходимостью;
7) низкая квалификация работников, их незаинтересованность в результатах труда отражается в незнании работниками аппарата управления требований, предъявляемых к делопроизводству, неумении грамотно готовить и оформлять документ, в недостаточной квалификации руководителей служб ДОУ, в их неумении и нежелании внедрять и применять оптимальные приемы и методы организации документооборота и в целом делопроизводства. В результате документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях.

63.   Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов.
Выявление факторов, определяющих необходимый комплекс документов, нужно для того, чтобы иметь возможность влиять на процессы документообразования. Среди таких факторов нужно назвать следующие:
1) реализация функций управления, которыми наделен соответствующий орган управления (круг вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности). Например, право принимать решения, обязательные для исполнения, которым наделен любой орган управления, приводит к созданию распорядительных документов. Чем больше функций у органа, тем большее количество управленческих решений будет им приниматься и фиксироваться в документах.
2) организационные формы управления (порядок решения вопросов в организации): на основе коллегиальности или на основе единоначалия;
3) объем и характер взаимосвязей с другими организациями;
4) необходимость юридического закрепления отношений, возникающих в процессе управления. Это предопределяет создание группы документов, в том числе договорной документации, документации, регулирующей трудовые отношения. Значение этих документов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении юридических действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение.
5) законодательство. Необходимость документального юридического закрепления отношений, возникающих в процессе управления и в других сферах, во многих случаях диктуется законодательством. В ряде НПА закреплена необходимость создания определенного минимума документов. Совершенствование законодательства – один из путей сокращения документооборота;
6) необходимость обеспечения реализации законных прав и интересов граждан. Например, документы, создаваемые согласно трудовому законодательству необходимы не только для закрепления действующих трудовых отношений, но используются для начисления пенсий, пособий, исполнения социально-правовых запросов граждан. В связи с этим безусловна необходимость предоставления от ликвидируемой организации справки о сдаче документов в территориальный (районный или городской) архив местного исполнительного или распорядительного органа. До введения этой нормы в 1997 г. многие документы коммерческих организаций были уничтожены или утеряны, в связи с чем работники не могут подтвердить стаж и размер пенсий;
7) необходимость оперативного восприятия документированной информации. Стремясь к сокращению документооборота, ряд организаций создает сложные документы. Они передаются сотрудникам, что вызывает необходимость снятия копий и т.д.;
8) фактор информационной емкости документа, полноты отражения в документе информации, необходимой для осуществления управленческих функций. Документ должен содержать необходимый минимум информации для осуществления управления
9) объем и характер компетенции организации

64.  Типизация форм документов.
Одним из направлений повышения качества документной информации при сокращении количества форм стала типизация текстов документов. Исследователи считали, что использование типовых текстов дает экономию 40-50 % времени, затрачиваемого на составление документов. Еще более значительный эффект приносит использование трафаретных документов, время составления которых сокращается до 4-х раз. Количество же документов, нуждающихся в трафаретизации, оценивается для различных организаций до 45 % общего объема документации, в органах материально-технического снабжения – до 55 %.
В процессе типизации отбираются только те показатели, которые необходимы для осуществления процессов управления, закрепляется место их расположения в документе, вырабатываются требования к созданию документов на основании типовых форм.
Типизация – выделение одной типовой формы из нескольких документов. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.
Работа по типизации документов получила свое логическое продолжение в деятельности по унификации и стандартизации документов и систем документации. Унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения, является основным методом упорядочения документообразования. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламента пользования ими. На сегодняшний день ОК РБ 010-95 предусмотрена разработка 13 УСД. В них определены 67 видов унифицированных документов.


65. Научная концепция межотраслевой унификации форм управленческих документов. Делопроизводственный и системный подходы.
В управленческой деятельности решаются задачи двух типов: оригинальные (неповторяющиеся) и однотипные, т.е. повторяющиеся. Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизированы в полном объеме. Для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач могут быть разработаны как технологии их решения, так и формы представления информации.
Оптимизация процессов управления предполагает и совершенствование документации, основными методами которого являются унификация и стандартизация.
Впервые идея унификации и стандартизации применяемых форм документов была реализована в ЕГСД. Значительные объемы видов и разновидностей документов в сфере управления привели к необходимости строгого ограничения системы документов, стандартизируемых в ЕГСД. В основу установления границ системы был положен «критерий политики», который предусматривает первоочередной отбор групп документов, имеющих наибольшее принципиальное значение в сфере управления. Этот критерий позволяет закрепить строго определенные формы деятельности аппарата управления, что является одним из условий успешного функционирования государственных органов.
При конкретном наполнении системы разработчики руководствовались тремя критериями:
1) правовая обусловленность издания данного вида документа. Главным образом этот критерий касается правовых актов, издание которых закреплено в соответствующих юридических нормах. Что касается внеправовых документов, для них определяющим моментом была наибольшая распространенность в управленческой деятельности;
2) перспективность документа с точки зрения развития способов документирования и внедрения машинной обработки информации. Например, стенограмма вытесняется магнитным или иным способом записи, т.о. стенограмма бесперспективна с точки зрения позиций стандартизации;
3) критерий историзма. Т.е. выявление и использование устойчивых форм документов, имеющих историческую традицию. Известно, что попытка внедрить в 1920-е гг. элементы формуляров документов, применявшихся в Германии, провалилась именно в силу исторической традиции в России (СССР).
Стандартами реализована не только межвидовая унификация формы документов, но, что особенно важно, сделана попытка нормализовать некоторые стороны управленческой деятельности. Она выражена, например, в определении конкретного состава информации документа.
Аналогичные принципы были реализованы позднее при создании ГСДОУ, Примерной инструкции по делопроизводству 1995 г. и т.п.
Делопроизводственный подход базировался на опыте предшествующих периодов и ориентировался на традиции делопроизводства и устоявшиеся методы работы с документами. Он характерен тем, что документы рассматривались преимущественно с точки зрения их организации (т.е. учета, хранения, поиска) в текущем делопроизводстве. Кроме того, что не менее важно, в орбиту изучения попадала лишь часть документов, так или иначе проходящих через делопроизводственные подразделения. А это преимущественно переписка и распорядительная документация. При делопроизводственном подходе информационная сущность документа не затрагивалась. Активное воздействие – лишь на процессы, происходящие с уже составленными документами.
В начале 1970-х гг. в документоведении на смену делопроизводственному приходит подход, получивший название системного.
При системном подходе документ рассматривается как информационная система, возникающая в качестве средства достижения тех или иных уровней управления заданной ему цели. Научные исследования направлены на информационную сущность документа, при чем каждый документ или вид документа рассматривается не изолировано, а в комплексе. Безусловно, вопрос организации документов по-прежнему остается в поле зрения документоведения. Подход заключается в переходе от использования только качественных, во многом интуитивно описательных характеристик документов к количественным, позволяющим более точно и с меньшей долей субъективности оценивать объект исследования и дающим возможность сопряжения документоведения с техническими и экономическими отраслями знаний. Например, количественные характеристики используются при построении формуляров документов и размещении реквизитов, при определении необходимости документированной информации и в установлении целесообразности тех или иных рационализаторских работ.

66.   Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования. Создание баз и банков данных. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.
Возможности регулирования процессов документообразования в определенной мере связаны с регламентацией документационных процессов в социально-экономических системах управления. Эта регламентация отражается в правовых актах. Правовое регулирование процессов документообразования осуществляется на общегосударственном, ведомственном (отраслевом), и локальном (конкретная организация) уровнях.
Формы правового регулирования:
1) на общегосударственном уровне: законодательство Республики Беларусь. Основу нормативной регламентации делопроизводства в современных условиях составляет Инструкция по делопроизводству. Комплексное регулирование жизненного цикла документа осуществляется Инструкцией. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 года «Об электронном документе». Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г. Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» от 10 января 2000 г. (с изм. и доп. от 4 января 2002 г.). Кроме актов законодательства регулирование осуществляется через нормативно-правовые акты РБ, гос. стандарты, общегосударственные классификаторы документов, УСД, единый тарифно-квалификационный справочник должностей и служащих.
2) на отраслевом уровне (ведомственном): ведомственные инструкции по делопроизводству для организаций данной системы на основе Инструкции по делопроизводству. Типовые могут быть использованы в однотипных организациях отрасли, а на основании примерной инструкции подчиненные органы разрабатывают свои конкретные инструкции. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, отраслевые документы, УСД, классификаторы информации и документов, квалификационные справочники должностей работников и т.д.
3) уровень организации (локальный): устав организации (положение об организации). Инструкции по делопроизводству данной организации. Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работника, табели, альбомы форм документов, классификаторы направлений деятельности организации и т.п. Они утвержд-ся руков-ем и приобретают статус правовых актов.
Реальным методом сокращения объема документации является также построение эффективных ИПС. Согласно Закону РБ «Об информатизации» База данных – совокупность взаимосвязанных данных, организованных в определенном порядке на машинных носителях. Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько БД и систему управления ими. Возможность легкого доступа работников организации к таким данным и оперативного поиска необходимых документов позволяет не только существенно сократить время на поиск информации, но и избежать создания дублетных копий документов. Например, в организации, как правило, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами по месту их формирования: в отделе кадров или канцелярии (первый экземпляр), а копии – в бухгалтерии, отделе труда и заработной платы, возможно, в планово-экономическом отделе. Причина такой многотиражности заключается в трудности поиска.
Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, а при использовании компьютеров дает возможность получить любую информацию на своем рабочем месте по сети.
Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:
– при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);
– при решении оперативных вопросов по телефону на инициативный письменный документ (на нем и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении документа (указывается, каким образом решен вопрос) и направлении в дело).

67.  Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки ценности документов.
Ценность документа – информационные возможности документа, обуславливающие его политическое, культурное, научное и иное общественное значение (Словарь современной архивной терминологии социалистич. стран 1982).
Согласно «Основным правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие науки, культуры, внешнюю политику государства, работу госаппарата, а также производственную, научную, общественную и другую деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому ценность их носит постоянный характер, не ограниченный определенным сроком хранения (документы постоянного хранения). Другие документы содержат сведения, необходимые для текущей практической деятельности учреждений и отдельных граждан. Документы научного значения должны храниться вечно в государственных архивах. Док-ты справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении срока возможного их использования уничтожаются.
Работа по отбору док-ов начала проводиться в 1 половине XIX века в связи с переполнением ведомственных архивов документами. Тогда ЭЦД не называлась экспертизой и не была ею в современном понимании этого слова. Задачи ЭЦД были несравненно уже. На хранение отбирались те документы, которые не потеряли практического значения для деятельности учреждения. Остальное уничтожалось, тем самым хранилища освобождались от «излишних» документов. Такая ЭЦД именовалась «разработкой решенных дел с целью уничтожения ненужных бумаг». Док-ты подвергались «разработке» не систематически, а по мере накопления. Каждое ведомство имело свои правила хранения и уничтожения «решенных дел». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, разработано не было (начали формулироваться в 20-х годах ХХ по 70-е).
Основная задача ЭЦД сегодня – в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению. При этом устанавливается группа учреждений, в зависимости от их места и значения в системе государственного аппарата и определяются категории документов. Департаментом по архивам и ДП ведутся общие списки организаций – источников пополнения государственных архивов.
Вторая задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих профилю каждого государственного архива. В задачу ЭЦД входит также обеспечение полноты состава документов в организации, восполнение утраченных документов. Если постоянно хранятся подлинники, но были утрачены, то будут приняты копии приказов в установленном приказе.
Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы ЭЦД. Одна из существенных задач ЭЦД – изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и иной жизни страны. Подвергая документы ЭЦД, руководствуются определенными принципами и критериями для установления их ценности. ЭЦД проводится на основе принципов историзма (учет исторической ситуации, в которой создавался документ), комплексности (оценка с учетом других документов, не вырывать документы из контекста других) и всесторонности оценки документов (с точки зрения, на сколько он отражает все стороны политической, культурной и т.д. Насколько информационно емкий.) путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся:
1) роль и место организации в системе государственного управления или функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;
2) значение лица в жизни общества;
3) время и место образования документов.
К критериям содержания относятся:
1) значимость события, явления, предмета, отраженного в документе;
2) значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах;
3) целевое назначение, вид и разновидность документа;
4) подлинность.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
1) форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документов (наличие подписей, дат, политические, художественные, языковые и другие особенности);
2) особенности материальной основы документа и его физического состояния.

68.  Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости. Понятие «поглощенный документ».
Возрастанию объема документной информации сопутствует ее повторяемость, в основе которой лежит информационная преемственность документов в управлении. Повторение документной информации – это ее вторичное воспроизведение или преобразование в результате аналитико-синтетической переработки, которая имеет место при преемственной связи документов в процессе реализации ими управленческих функций.
Повторяемость информации документов, образующихся в процессе управления, может быть подразделена на два основных вида:
1)формальный (воспроизведение документной информации);
2)аналитико-синтетический (преобразование документной информации).
В основе первого вида лежат более простые формы повторения, при которых информация первичного документа сохраняется во вторичном документе без каких-либо последующих изменений. Под первичным понимается документ, непосредственно содержащий сведения о результатах изучения предмета или явления. Вторичный документ получается в результате воспроизведения или преобразования информации первичного документа, который несет также оригинальную информацию, во вторичный.
В основе второго вида – более сложные формы повторения, приводящие в результате аналитико-синтетической переработки к преобразованию информации первичного документа во вторичном.
Классификация форм повторяемости документной информации:
1) формальный вид:
· дублетность – размноженные экземпляры одного и того же документа;
· цитирование – дословное повторение всего текста документа или его части в другом документе;
· суммирование – простое сложение однородных данных первичных документов во вторичном документе с сохранением информации первичных документов и с последующим подведением итогов;
2) аналитико-синтетический:
· обобщение – обработка данных первичных документов во вторичном документе путем их различной группировки, анализа и синтеза;
· реферирование – передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его анализа и синтеза;
· изложение – передача (но не дословная) всего текста документа или его части в другом документе с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения (данная форма может быть отнесена и к первому виду – воспроизведению, если изложение информации – в форме, близкой к цитированию).
Относительно самостоятельной формой повторения является вариантность. Варианты документов сочетают различные формы повторения, поэтому вариантность может рассматриваться как особый вид повторяемости. Варианты – это разные тексты одного и того же документа, в которые внесены изменения, отражающие развитие содержащихся в них сведений или историю создания документа.
К наиболее распространенным формам повторяемости относят дублетность, изложение, цитирование, обобщение. Формы повторяемости могут проявляться в документах как самостоятельно, так и в различных сочетаниях. Последнее особенно характерно для ОРД (постановления, доклады, письма и т.д.). Это может быть цитирование и изложение в одном документе, обобщение и суммирование . Самый простой случай повторяемости – дублетность. Однако в зависимости от того, в какое учреждение, с какими целями, по каким каналам связи поступают дублетные документы, меняются их назначение и функции, по-разному происходит передача и переработка их информации, а значит, меняются и критерии оценки дублетов. Так, дублетный экземпляр годового отчета организации, направляющийся в другую организацию в виде приложения к докладной записке, несет уже не отчетную функцию, а информационную. Оценка его зависит от характера информации, изложенной в докладной записке, приложением к которой он является. Обычно дублетные документы являются первичными для подготовки на их основе вторичных документов. Например, информация годовых отчетов учреждений низового звена не только обобщается в сводном годовом отчете вышестоящего органа, но и используется для подготовки докладов, писем, докладных записок, направляемых в разные органы управления.
Цитирование и изложение часто встречаются в тех случаях, когда распорядительные документы вышестоящего отраслевого органа доводят до сведения учреждений системы содержание правительственного или программного отраслевого документа. Цитирование и изложение часто рассматриваются как разновидности такого вида повторяемости информации, как поглощенность. Поглощенный документ – это документ, содержание которого включено в соответствующий сводный документ.
Поглощенность (это не форма повторяемости) – это повторение основного содержания документа в соответствующем сводном документе.
При суммировании происходит объединение однородных и сопоставимых сведений аналогичных показателей статистических отчетов учреждений низового звена в вышестоящем органе. Суммирование встречается чаще всего в планово-отчетной документации.
Обобщение связано с многоаспектной информацией. Оно наиболее характерно для ОРД и отчетной документации. В одних случаях информация первичных документов может быть в одинаковой степени обобщена, в других акцентируется внимание на сведениях не всех, а отдельных документов (например, при анализе деятельности группы учреждений с целью передачи опыта лучших из них). При обобщении часть информации первичных документов может утрачиваться.
Вариантность отражает этапность в создании документов. Она носит сравнительно локальный характер, ограничиваясь рамками, как правило, 2-3 документов (вариантов или проектов). Если варианты являются текстами одного и того же документа, содержащими изменения, развивающие поставленный вопрос, то проекты чаще всего представляют собой либо окончательную редакцию документа, либо фиксируют разные способы решения одного и того же вопроса. Чаще всего информация проекта целиком повторяется в утвержденном документе, в котором имеется также и новая информация.

69.   Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией.
Изучение природы повторяемости документной информации и установление основных положений отбора предполагает выявление объективных факторов, влияющих на повторение и конкретные формы его проявления в документах.
Всем документам системы в целом присущи общие черты, обусловленные единством принципов управления:
1) централизации управления;
2) последовательно-поэтапной его организацией в соответствии с иерархией различных уровней управления;
3) двойным характером подчинения;
4) цикличным характером управления (в соответствии с организацией выполнения долгосрочных, перспективных, годовых планов);
5) единой системой планирования, финансирования, учета, отчетности;
6) единством общих правил документирования управления.
На возникновение документов с повторяющейся информацией оказывают существенное воздействие, прежде всего, характер и направленность связей управления, руководства и подчинения, соподчинения, координации и взаимного согласования, а также характер документируемых функций управления.
Под связью руководства и подчинения понимаются прямые и обратные связи по вертикали между управляющими органами и управляемыми объектами.
Соподчинение – связи учреждений с функциональными органами и органами общей компетенции (районные и городские исполнительные комитеты и т.д.).
Координации и взаимного согласования – связи между однотипными учреждениями и структурными подразделениями.
Связи между учреждениями отрасли строятся на основе тесного взаимодействия управляющего органа и управляемых объектов. Их конкретным выражением является движение документов от управляющих органов через другие нижестоящие звенья управления и управляемые объекты и наоборот. Т.о., принцип централизации управления (раскрывающий связи руководства и подчинения) и принцип двойного подчинения (характеризующий связи соподчинения и координации) раскрывают основные законы в области управления и оказывают воздействие на распределение информации в любой системе управления.
Общей чертой для всех систем является проведение в жизнь директивных программных документов Президента, правительства, вышестоящих органов отрасли. При передаче информации наблюдается ее широкое повторение, главным образом в форме цитирования, изложения с последующей конкретизацией задач для каждого звена управления (документация каждого последующего звена конкретизирует задание директивного документа в пределах своей компетенции и является основой для принятия соответствующего решения нижестоящим звеном).
Каждому звену управления присущи свой необходимый оптимальный уровень информации и соответствующая степень ее концентрации. В процессе осуществления связи руководства и подчинения происходит развертывание информации внутри звена, т.е. по горизонтали (распределение информации в территориальном разрезе), в результате чего происходит ее повторяемость между учреждениями одного звена территориального управления, а также и в пределах структурных подразделений учреждения.
Следует учитывать, что уровень централизации различных отраслей не одинаков. В результате осуществления связей соподчинения, координации и взаимного согласования происходит повторение документной информации между отраслевыми учреждениями различных систем, между отраслевыми и функциональными учреждениями и т.д. На основании анализа характера связей и отношений документов в процессе внутреннего и внешнего документооборота устанавливается уровень повторяемости документной информации:
Ш внутриучрежденческий; Ш внутриотраслевой; Ш межотраслевой.
Единая организация управления обуславливает общность ведущих функций управления для всех отраслей экономики независимо от их специфики. При их документировании создается значительный комплекс документов с повторяющейся информацией на всех уровнях отраслевого управления. Повторение информации в системах ОРД, плановой документации, учетно-отчетной документации имеет свои особенности, играющие определенную роль при отборе. ОРД содержит и передает информацию законодательных актов и иных нормативных правовых актов. На этой основе создается и передается в системе отраслевого управления новая информация, развивающая и конкретизирующая информацию директивного документа и информация по его исполнению. Повторяемость информации плановых и учетно-отчетных документов – в результате строгой периодичности ее возникновения и подчиненности нижестоящих звеньев управления вышестоящим. Эти документы отличаются строгим единообразием оформления плановых, учетно-отчетных показателей, преемственностью этих показателей.
Различие в характере, видах и формах повторяемости документной информации объясняется также многообразием целей ее использования в процессе управления. Одна и та же информация первичного документа может быть использована с различной степенью полноты в управленческом решении, докладе, письме, что приводит к ее многократному повторению, но различного характера, вида и формы. Характерно, что чем выше централизация управления системой, чем определеннее и четче каналы движения информации и формы ее документирования, тем стабильнее формы ее повторяемости.
Единство принципов в организации государственного управления требует, чтобы конкретные функции управления оформлялись определенными видами (разновидностями) документов. Вследствие этого с определенными видами (разновидностями) документов связаны те или иные формы повторения. Так, функция планирования осуществляется посредством плановых документов. Для плановых и учетно-отчетных документов характерна аналитико-синтетическая переработка их данных на всех стадиях работы с документами на всех уровнях управления. Для ОРД характерна зависимость тех или иных форм повторения от связей учреждений в системе управления, в результате которых эти документы создаются. Если распорядительный документ создается во исполнение директивного документа, поступившего из вышестоящего учреждения, то наблюдается цитирование или изложение информации инициативного документа с последующей конкретизацией. Если распорядительный документ создается на основе аналитических документов, то имеют место, как правило, более сложные формы повторения, например, обобщение.
Повторяемость документной информации в процессе управления – не стихийный процесс.

70.  Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в отраслях промышленности и сельского хозяйства.
В управлении различных отраслей существуют особенности, что оказывает воздействие на создание документов с повторяющейся информацией и методику их отбора.
Для управления отраслями промышленности (кроме министерства промышленности есть еще концерны), отраслями, связанными с материальным производством, характерна централизация, строгий учет, соблюдение четких правил организации деятельности учреждений всех уровней. Ведущее место в системе управления промышленностью занимают планирование производства, учет и отчетность, а в ее документировании – документное обеспечение функций планирования, учета и отчетности.
Одно из основных следствий централизации управления промышленных отраслей – повторяемость документной информации, которая зависит от уровня организации в системе, функций, компетенции, сферы деятельности, характера ее связей и отношений с другими организациями системы. Для деятельности организаций промышленных отраслей и создающейся в результате документации особенно характерна тесная взаимосвязь и взаимозависимость и как следствие этого – повторяемость документной информации, особенно дублетность.
Для управления сельским хозяйством, которое является отраслью материального производства, характерно сочетание производственно-территориального принципа управления с кооперативным в низовом звене отрасли. Это относится к функциям планирования, учета и отчетности и их документированию. Специфика управления сельским хозяйством обусловлена наличием в данной отрасли двух форм производства – государственной (совхозы, опытные станции, институты и т.д.) и кооперативной (колхозы). Колхозы – это самостоятельные кооперативные организации, государственное руководство которых осуществляется на демократических началах через выборные колхозные органы. Документы, характеризующие демократические принципы управления колхозами, надлежат приему на постоянное хранение. Совхозы – это многоотраслевые производственные единицы регионов, принципы управления которыми аналогичны принципам управления промышленным производством.
В связи с наличием двух форм производства, для управления отраслью характерно наличие двух подсистем:
1) подсистема отраслевого управления, носящая производственный характер (министерства – департаменты, комитеты, концерны – объединения (входят в департаменты) – комитеты облисполкомов и управления сельского хозяйства райисполкомов – совхозы, комбинаты, плодопитомники, опытные станции и др.);
2) подсистема отраслевого управления, носящая в низовом звене кооперативный характер (министерства, областные комитеты сельского хозяйства – районные комитеты сельского хозяйства – колхозы).
Для системы управления данной отраслью характерна значительная специализация. Это выражается в наличии отраслевых подсистем, организующих производство различных видов сельскохозяйственной продукции. Для управления этими подсистемами в системе Минсельхозпрода функционируют соответствующие департаменты, комитеты, концерны, а в центральном аппарате Министерства сельского хозяйства – управления и отделы.

71. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в отраслях непроизводственной сферы (образование, здравоохранение, культура).
Особенности повторения документной информации учреждений непроизводственной сферы деятельности (отрасли образования, здравоохранения, культуры) также определены спецификой этих отраслей и их управления.
Специфика управления в области образования проявляется также в характере взаимоотношений государства и граждан, степени регулирования процесса обучения и воспитания детей со стороны органов управления, развитии общественных начал в управлении отраслью. Одна из ведущих функций деятельности учреждений системы образования – функция методического обеспечения – связана с разработкой методической документации, обобщением передового педагогического опыта, его распространением по всей системе учреждений отрасли. Это приводит к широкой повторяемости информации в таких видах документов, как рекомендации, разъяснения, особенно в областном и районном звеньях управления. Доклады учителей об опыте их работы могут дублироваться в методических кабинетах рай(гор)отделов образования и институтов переподготовки и повышения квалификации. Методическое обеспечение педагогического процесса тесно связано с обобщением передового опыта и широким анализом первичных документов, а, следовательно, и с аналитико-синтетическими формами повторяемости. Другая ведущая функция – контроль в области образования – тесно связана с постоянным наблюдением за учебно-воспитательной работой в школах и дошкольных учреждениях. Для основного комплекса информационно-аналитической документации, создающейся в результате осуществления этой функции, особенно характерны такие формы повторяемости, как внутриотраслевая дублетность, суммирование, обобщение.
Значительно повторение документной информации в ведомственных изданиях. Значительными тиражами издаются программные и ведомственные документы, подлинники которых находятся в фондах министерства образования и в НИИ в области образования.
Повторяемость документной информации системы учреждений здравоохранения особенно характерна для учетно-отчетной документации (статистическая отчетность является основой для системы здравоохранения и отличается большим разнообразием форм). Одни документы (истории болезни, медицинские карты, бланки анализов) отражают оперативный характер выполнения медицинскими учреждениями их основных функций. Другие документы (статистические отчеты) являются итоговыми документами и предполагают суммирование и обобщение информации первичных источников. При этом характер и степень обобщения определяются как уровнем конкретного звена системы, где документ был создан, так и целями создания документов. Статистические отчеты учреждений здравоохранения обобщаются в вышестоящих и других звеньях системы, что приводит к их повторению не только в документации учреждений здравоохранения, занимающихся вопросами управления в данной отрасли, но и в лечебно-методических центрах, принимающих непосредственное участие в подготовке этих отчетов. Происходит также широкое использование данных статотчетов в обзорах, справках, где анализируется информация, содержащая социально-экономические, санитарно-гигиенические характеристики определенной территории или отдельных групп населения. На основе статотчетов подготавливаются обзоры с анализом состояния различных областей здравоохранения.
¶В области культуры документная информация раскрывает единую культурно-воспитательную функцию общества и в то же время – многообразие форм ее проявления, отраженное в документах государственных учреждений, общественных объединений и личных фондах деятелей литературы и искусства. На явления повторяемости документной информации в области культуры оказывает влияние такой фактор, как управление отраслью в целом при широком участии в этом процессе художественной общественности. Следствием этого является многократное повторение документной информации госучреждений и творческих союзов как итог положительного решения многих вопросов художественного творчества в совместных документах. Управленческая документация, образующаяся в этой области, имеет специфику, так как управление культурой тесно соприкасается с художественным творчеством и его организацией. Это находит отражение в документах художественных советов, созданных при учреждениях культуры, в частичном повторении их информации в ОРД госучреждений культуры. Наблюдается определенная специфика повторяемости информации в документах коллегиальных органов учреждений культуры. Здесь наряду с традиционной повторяемостью информации в управленческих документах, отражающих стадию подготовки и предварительного обсуждения вопросов в рамках данного учреждения, происходит частичное повторение информации различных творческих конференций и совещаний, предшествующих проведению коллегии Министерства культуры. Это связано с тем, что в руководстве в области культуры большая роль принадлежит квалифицированным рекомендациям, основанным на глубоком анализе явлений культурной жизни и обобщении опыта работы с творческой интеллигенцией.
Коллегиальность и широкая общественная гласность в решении вопросов управления культурой обуславливают специфику образования документной информации и ее широкое повторение в фондах творческих союзов. Документная информация госучреждений и творческих союзов частично повторяется в ведомственных изданиях, широкой печати и т.д. С созданием произведений искусства связана и воспитательная сторона деятельности учреждений культуры, широкая пропаганда лучших произведений искусства через СМИ. Отсюда – широкое повторение документной информации в фондах учреждений культуры, в печатных изданиях (решения коллегии, статьи к каталогам, выступления художников и искусствоведов на творческих дискуссиях, стенограммы творческих съездов и т.д.).
Повторение информации имеет место и в других сферах общественной деятельности. Однако в таких отраслях, как сельское хозяйство, промышленность это не находит такого широкого распространения, как в области образования и культуры.

72.  Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах. Выборочная оценка документов.
При сборе документов применяются, прежде всего, общие критерии экспертизы. В то же время существует ряд специфических критериев для оценки документов с повторяющейся информацией, таких как характер повторения; вид и форма повторения; степень полноты повторения и др.
В процессе отбора документов с повторяющейся информацией определяющая роль принадлежит ценности информации, содержащейся в текстах первичных и вторичных документов. При этом следует учитывать факторы:
значимость события, вопроса, сведений, отраженных в обоих документах;
соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения (при отборе основное внимание – документам, отражающим основные, а не вспомогательные (снабженческие, хозяйственные) функции учреждения);
юридическая сила этих документов (подлинность, наличие подписей, резолюций и других атрибутов юридического оформления документов) является дополнительной информацией, характеризующей ценность документа (из Витебского госархива украли бухгалтерский документ, но с подписью Шагала);
ценность неповторенной информации, которая определялась с учетом вышеуказанных факторов.
Ознакомившись с принципами и критериями оценки документов, можно сделать вывод, что далеко не вся документация подлежит сохранности в течение длительного срока. Применение обозначенных принципов и критериев позволяет произвести отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения. При проведении экспертизы ценности выделяют, прежде всего, документы, которые кроме практического имеют также и научно-теоретическое значение. Однако очевидно, что хранить постоянно всю документацию всех организаций, даже ту, которая может быть определена как имеющая научно-историческую ценность, невозможно с практической точки зрения. Поэтому, приступая к проведению ЭЦД, необходимо определить круг наиболее значимых организаций, в деятельности которых создаются документы, имеющие первостепенную ценность. Определение таких организаций – задача государственных архивов, которые с этой целью ведут списки источников комплектования госархивов. В списки включаются все организации, находящиеся в зоне обслуживания соответствующего архива. В зависимости от значимости организации, т.е. ценности документов, образующихся в процессе ее деятельности, эти списки делятся на три группы:
1) сплошной прием;
2) выборочный прием;
3) потенциальные источники (как правило негосударственные организации).
В 1-й список попадают организации, документы которых имеющие научно-историческое значение в полном объеме поступают на государственное хранение. Решение этой задачи в свою очередь определяет две формы приема документов от организаций на постоянное хранение: полный прием и выборочный прием. При полном приеме поступление ценных документов в государственный архив от организаций, находящихся в зоне его комплектования, осуществляется в полном комплексе. Под полным комплексом документов понимают совокупность документов, отражающую основные функции организации и имеющую научно-историческое значение.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации данного вида, находящиеся в зоне комплектования архива, от которых поступают все или часть документальных комплексов, выделенных по ряду признаков. Соответственно, выборочный прием имеет две основные формы: повидовую и групповую.
1. При повидовом выборочном приеме от организаций одного вида (разновидности) в государственный архив непосредственно поступают лишь отдельные виды документов, имеющих ценность, и которые не представлены в фондах органов государственной власти, в том числе в вышестоящих, налоговых, статистических. Иными словами, от группы однородных организаций (их может быть в зоне комплектования архива 50, 100, 200 и т.д.) принимаются на государственное хранение только определенные виды документов. Например, 2-3 вида дел, хотя по НД их было заведено 10, 100, 200 или более.
Пример Школа.
В зоне комплектования архива находится 100 школ. Количество дел в них огромно. Но от всех 100 школ на государственное хранение, к примеру, принимаются только приказы директора школы, протоколы заседаний педагогических советов, профкома и т.д.
2. При групповом выборочном приеме из всей группы организаций одного вида (разновидности), находящихся, как правило, в зоне комплектования государственного архива, на хранение в этот архив непосредственно поступают полные комплексы ценных документов одной или нескольких однородных организаций именно данного вида (разновидности).
Например, из школ всех видов берут все ценные документы из каждой, но лишь одной школы данного вида: 5 музыкальных школ, а архив принимает полный комплекс только от 1 музыкальной школы.
Количество организаций приема при этом – не меньше, чем количество видов этих организаций. Этот принцип отбора получил название генеральной совокупности. Формирование выборочной совокупности осуществляется путем направленного и случайного отбора.

73.  Специальные критерии оценки научно-технической документации.
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]Принципы ЭЦ для отбора НТД:
1) историзм (отбор отражающих объективные закономерности развития науки и техники);
2) всесторонность;
3) комплексность (учитывает значение и место каждого научного исследования и разработки по определенной тематике, а также место и роль документа в составе имеющегося комплекса вообще и какого-либо органа);
ЭЦ НТД в 2 этапа:
Применяется система общих и специфических критериев:
1) общие – времени и места создания, разработки, авторства, содержания, подлинности, полноты, сохранности, дублетности, поглощенности, физического состояния и др. документа.
2) специфические критерии для первого этапа – степень отражения уровня состояния науки и техники: (основные)
– Значимость тем, проектов, конструкций для развития отраслей и экономики;
– Принцип новизны, уникальности, оригинальности решения проблемы, технологического проекта;
– Экономический эффект внедрения результатов исследований или технической идеи;
– Социальная эффективность исследования или разработки.
Дополнительно учитываются критерии:
1) по научным исследованиям – фундаментальные НПР, степень типизации научных проектов, внедрений;
2) по конструкторской работе – серийность или уникальность производства, степень модификации и унификации изделий промышленного производства;
3) по технологии работы – степень механизации и автоматизации технологического процесса;
4) по проектным работам – типизация проекта, степень реконструкции объекта, специфика гидрологических и геологических условий, национальные особенности архитектуры;
На первом этапе применяется комплексный критерий (гражданского признания):
1) присуждение исследованию государственных и иных премий;
2) демонстрация на выставках;
3) награждение медалями и дипломами выставок;
4) патент на коммерческие разработки.
Конечным результатом первого этапа является составление перечня проектов проблем (тем) НТД, по которым подлежат передаче на хранение.
Специфические критерии для второго этапа:
1) этапность научных исследований (стадийность технических разработок);
2) степень информативности видов и разновидности документов на определенных этапах исследований и стадий разработок;
3) степень адекватности отражения в НТД реально существующего явления или объекта.
Второй этап завершается составлением описей единиц хранения и актов уничтожения НТД, не имеющих научно-историческую ценности и утративших практическое значение.
Отбор на государственное хранение научно-технических документов (НТД) проводится на основании следующих критериев:
степень завершенности проекта;
патентно-лицензионная ценность;
значимость для дальнейшего развития науки, техники и производства, народного хозяйства в целом;
принципиальная новизна, уникальность и оригинальность исследований и разработок;
степень отражения уровня науки, техники и производства;
значимость проблем, проектов, конструкций, технологий для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;
экономическая польза на момент внедрения результатов исследований или технических идей;
степень отражения реально существующих явлений и объектов в определенных видах и разновидностях НТД, образующихся на соответствующих этапах исследования и стадиях разработок;
автор проекта или научной разработки (доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и т.д.).
Т.о. можно выделить следующие специфические критерии:
- значение научно-технических разработок для развития народного хозяйства, степени новизны, уникальности и оригинальности разрешения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства;
- экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
- социальная эффективность исследования или разработки;
- степень механизации и автоматизации технологических процессов в строительстве при производстве изделий промышленного производства;
- фундаментальность научно-исследовательских работ;
- степень отображения уровня развития науки и техники в исследовании, проекте, объеме капительного строительства или производства изделий промышленного производства, а также технологий его производства;
- количество типовых решений, которые укореняются в строительстве и промышленном производстве;
- модификация, максимальная унификация изделий промышленного производства, их техническая эстетичность, надежность;
- массовость или серийность производства, степень учета национальных особенностей, архитектуры, специфики геологических и гидрологических условий.


74.  Критерии ценности аудиовизуальных документов.
Принципы оценки: историзм, комплексность, всесторонность.
Применение историзма предполагает изучение и отражение в них событий, явлений, предметов а также анализ развития документов, научно-популярного кино, и т.д., условий создания АД в определенный исторический период.
Принцип всесторонней и комплексной оценки предусматривает анализ одних и тех же событий и явлений в совокупности с другими во всех их проявлениях, нашедших отражение в различных видах документов АД в комплексе с другими видами документации.
ЭЦ АД предполагает комплексность использования общих и специфических критериев.
Специфические критерии содержания определяют их ценность как произведений искусства:
1. художественно достоинство;
2. композиционно-сюжетная целостность;
3. выразительность и оригинальность;
Специальные критерии, характерные внешние особенности:
своеобразие носителя информации;
цветовое решение;
способ записи и воспроизведения информации;
техническое состояние;
Учитывается полнота и степень сохранности комплекта, наличие и качество текстовой и сопроводительной документации и возможности научного и практического использования аудиовизуальных документов.
При ЭЦ решаются вопросы повторяемости информации в них: дублетности, поглощенности, вариантности документа.
Дублетные аудиовизуальные документы – документы, размноженные в нескольких экземплярах.
Поглощенные – одни и те же кинокадры и фрагменты фонодокументов в различном объеме или интерпретации, вход в состав фильмов, теле- и радиопередач.
Варианты аудиовизуальных документов – 2 или более документов, различающиеся деталями, не изменяющие смысла и содержания документа.
Отбор на государственное хранение цифровых аудиовизуальных документов производится на основании следующих критериев:
время и место создания;
авторство;
обстоятельства появления оригинала документа;
значение учреждения (лица), создавшего документ;
оригинальность (подлинность) документа;
значение события, информации, зафиксированной в документе;
полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;
повторяемость информации;
художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение видео- и фотодокументов.

75. Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы  текстовых документов и их виды. Комплексы и комплекты специальной документации.
Официального определения понятия «комплекс документов» не существует. Вместе с тем, это одно из базовых понятий документоведения и архивоведения.
Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные.
Первичный комплекс документов – это обособленная единица для формирования документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.
Единица хранения (по ГОСТ 16487-83) – это наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющая самостоятельное значение.
Комплекс научно-технических документов – совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления либо проектировании объекта капитального строительства.
К научно-техническим документам понятие «первичный комплекс» не применяется, если, конечно, речь не идет о текстовых научно-технических документах, формируемых в обычные дела.
Единица хранения научно-технических документов – это совокупность научно-технических документов, относящихся к определенному вопросу или отдельный документ (лист чертежа), имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку (и внесенные в опись под отдельным порядковым номером).
К специальной документации также часто применяют термин «комплект», а не «комплекс», в частности Правила работы архивов с КФФД понятие «комплекс» не употребляют вообще. Так, комплект КФФ документа состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, тележурналу и т.д. В данном случае единица учета и единица хранения часто не совпадают.
Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.

76. Сложные комплексы документов. Понятия «документальный фонд», «архивный фонд», «архивный фонд личного происхождения», «объединенный архивный фонд», «архивная коллекция».
Сложные комплексы (документальный фонд) – совокупность документов, образованных в деятельности юридического или физического лица. Такое лицо называется фондообразователем. Признаками фондообразователя являются:
- его организационная (функциональная) обособленность, которая отражается в наличии правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;
- наличие самостоятельного баланса (сметы);
- наличие расчетного счета в банке;
- наличие штатного расписания, печати, собственных бланков;
- для физического лица – наличие документов, создаваемых в процессе его жизни и деятельности.
Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.
Архивный фонд – это учетная классификационная единица НАФ Республики Беларусь, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, оформленные или сложившиеся по определенным основаниям.
Согласно Закону «О НАФ» архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.
Разновидностью архивного фонда является архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образованных в деятельности одного юридического лица.
Архивный фонд личного происхождения (иногда используется термин «личный фонд», «личный архив», что недопустимо), состоящий из документов, образованных в процессе жизнедеятельности лица, семьи, рода. Персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, в которые включены документы этих деятелей вне зависимости от того, к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах.
Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторические и (или) логически обусловленные связи:
- однородность и преемственность деятельности;
- подчиненность;
- единство объекта и времени деятельности и др.;
- для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи и отношения.
Например, объединенный архивный фонд первичных и комсомольских организаций.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному (название вида документа), объектному, авторскому и другим. Архивные коллекции делятся на:
- поступившие в архив в уже сложившемся виде;
- образованные в самом архиве из отдельных документов.

77.  Понятия «архив», «Национальный архивный фонд Республики Беларусь». Государственная и негосударственная части НАФ.
Архив – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (по определению нет разницы между архивом и архивным фондом. В теории архивоведения считается, что архив – это учреждение, а совокупность документов – это архивный фонд).
Термин «архив» по Закону «О НАФ» употребляется в двух значениях. Однако в настоящее время от понятия архив как совокупность документов уходят.
Национальный архивный фонд Республики Беларусь - совокупность документов, созданных в Республике Беларусь в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности государства на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа. Документы НАФ РБ являются историческим и культурным наследием, достоянием народа Республики Беларусь, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан. Документы НАФ РБ являются составной частью информационного ресурса РБ и защищаются законом наряду с другими видами информационного ресурса.
НАФ РБ состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.
К НАФ РБ относятся также архивные документы, являющиеся историческим и культурным наследием белорусского народа и хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств, а также документы, находящиеся в частной собственности иностранных граждан и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению в Республику Беларусь.
Списки источников формирования НАФ РБ утверждаются один раз в пять лет и ежегодно по представлению соответствующих учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь уточняются:
республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству - по объектам республиканского подчинения;
местными исполнительными и распорядительными органами - по объектам областного, городского и районного подчинения.
По представлению учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь в состав источников формирования включаются с согласия их собственников архивы негосударственной части НАФ РБ.
НАФ РБ пополняется также путем дарения, получения в наследство, покупки ценных документов, находящихся в собственности юридических и физических лиц, а также поступивших из других государств.
Государственную часть Национального архивного фонда Республики Беларусь составляют архивные фонды и архивные документы:
государственных предприятий, организаций, учреждений, структур городского, земского и сословного самоуправления, действовавших на территории Беларуси до 1917 года;
Президента РБ, государственных органов, государственных предприятий, организаций, учреждений, штабов объединений, мобильных сил, соединений и воинских частей Вооруженных Сил РБ, штабов соединений и воинских частей пограничных войск и органов пограничной службы РБ, внутренних войск Министерства внутренних дел РБ, войск Комитета государственной безопасности РБ, транспортных и железнодорожных войск, военно-учебных заведений, находящихся на территории РБ;
государственных предприятий, организаций, учреждений, воинских частей Республики Беларусь, находившихся или находящихся за пределами республики;
объединений, предприятий, организаций, учреждений, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности;
общественных объединений и их предприятий, образовавшиеся до момента введения регистрации этих объединений и предприятий в установленном законом порядке и принятые на государственное хранение;
юридических и физических лиц, поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа, на основаниях, предусмотренных законодательством РБ.
К государственной части НАФ РБ также относятся:
фамильные архивные фонды, имеющие историческое значение;
архивные фонды учреждений религиозных конфессий, образовавшиеся до отделения церкви от государства;
копии архивных документов на правах подлинников;
копии архивных документов, поступившие в собственность государства из-за рубежа на основаниях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
художественные, мультипликационные, документальные, научно-популярные фильмы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая и иная документация, научные, литературные, музыкальные и другие рукописи, живописные изображения, рисунки, дневники, мемуары и иные виды документов, изготовленные или разработанные на предприятиях, в организациях, учреждениях, редакциях газет и журналов за счет государственных средств. Они подлежат бесплатной передаче в государственные архивы соответствующего профиля.
Негосударственную часть НАФ РБ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
общественных объединений с момента введения их регистрации в установленном законом порядке;
религиозных организаций, образовавшиеся после отделения церкви от государства;
иных юридических лиц негосударственной формы собственности, кроме архивных фондов и архивных документов, указанных в части первой настоящей статьи;
физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).
78. Виды архивов. Государственные и ведомственные архивы. Архивы негосударственной части НАФ.
Республиканские государственные архивы являются республиканскими научно-методическими и научно-исследовательскими центрами по работе с документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, областные архивы - научно-методическими центрами.
Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом.
К архивам негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь относятся:
частные архивы физических лиц - комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности, а также комплексы архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном порядке республиканскими органами Государственной архивной службы Республики Беларусь;
архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, а также религиозных организаций, архивные документы которых созданы после отделения церкви от государства.
Государственная архивная служба Республики Беларусь это система архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства. Она включает республиканский, областные и Минский городской органы государственного управления по архивам и делопроизводству и сеть государственных архивов республиканских, областных, зональных, а также районных и городских.
Республиканские архивы:
Национальный архив Республики Беларусь – (1927 г.) 1995 г., Минск (документы бывшего Центрального партийного архива Компартии Белоруссии)
Национальный исторический архив Беларуси – (с 1919 г.) 1995 г., Минск. Архив хранит документы по истории Беларуси периода ее вхождения в состав Великого княжества Литовского, Речи Посполитой и Российской империи.
Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно – (1940 г) 1996 г. В архиве находятся на хранении документы учреждений бывшей Гродненской губернии и бывших Виленского, Дисненского, Лидского, Ошмянского уездов Виленской губернии Российской империи.
Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов – (1941 г.) 1993. Держинск. В архиве хранятся хроникально-документальные, художественные и анимационные фильмы, киножурналы, отдельные киносюжеты; фотодокументы в виде негативов и фотоальбомов; хроникально-документальные и художественные звукозаписи, отражающие события государственной, общественно-политической, экономической и культурной жизни республики.
Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства – (1960 г.) 1993 г., Минск.
Белорусский государственный архив научно-технической документации – (1968 г.) 1993 г., Минск. Архив хранит документы НАФ, содержащие ретроспективную информацию по истории развития науки, техники, архитектуры, ведет их государственный учет, организует использование в научных и народнохозяйственных целях, осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов по профилю своей деятельности. Источниками комплектования архива являются проектные, конструкторско-технологические, научно-исследовательские организации, научно-производственные объединения республики, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная) и управленческая документация. Кроме того, архив комплектуется документами личного происхождения представителей науки, техники, архитектуры и строительства республики.
Областные (9, 6 – областных и 3 – общественных объединений в Гомеле, Гродно, Могилеве) и зональные (16) государственные архивы
Районные и городские архивы по личному составу были созданы в 1998 г. Всего в республике по состоянию на 1 января 2005 г. функционирует 127 районных (городских) архивов.
Районные и городские архивы хранят документы ликвидируемых субъектов хозяйствования негосударственной формы собственности; документы по личному составу ликвидируемых учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, не имеющих правопреемника; документы по приватизации жилья, проводимых аукционов и др., связанные с разгосударствлением, приватизацией государственной собственности; медицинскую документацию; похозяйственные книги; печатные и другие материалы, дополняющие фонды архива.

79. Содержание понятия «управление документацией». Жизненный цикл документа, его основные стадии. Отечественный и иностранный опыт в управлении документацией
Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами. 
Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ.
Хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций. 
Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. 
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов. 
Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. 
Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии текущие архивы). 
Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. 
Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах. 
Исторически термин “управление документацией” зародился в США. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г. 
Разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации. 
Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях. 
Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.  М. Баккленд утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации. 
В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в: 
- организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов; 
- ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов; 
- упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов; 
- надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов; 
- правовом обосновании всех аспектов управления документацией.
В 90-е годы понятие “управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английских терминов.
Управление документацией можно понимать как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении. 

80.  Приказы. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.
Приказ - это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Все приказы, издаваемые в организациях, делятся на две группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. К приказам по основной деятельности относятся, например, приказы о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов и внесении изменений в них, создании комиссий и др.
В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в разделе 10 Перечня «Административно-хозяйственные вопросы», выделено 4 позиции, раскрывающие содержание функции управления:
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
10.2. Эксплуатация зданий, помещений;
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;
10.4. Охрана.
Из этого следует, что приказы, издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а.
Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:
- заголовок к тексту; - текст; - визы; - подпись; - дата; - регистрационный индекс.
Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п.
Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.
Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.
Каждый пункт приказа строится по схеме:
- исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение указывается в дательном падеже);
- предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;
- срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).
Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, которому поручается контроль за исполнением документа или его пунктов. Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением приказа возложить на». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.
В случае издания приказа, отменяющего положения ранее изданного распорядительного документа или некоторых его пунктов, в последнем пункте такого приказа дается ссылка на соответствующий отменяемый документ или его пункты: указывается дата этого документа, его индекс и заголовок. Применяется устойчивый речевой оборот: «Считать утратившим силу приказ».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения». Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть автоматически ознакомлены с его содержанием. Однако если с содержанием документа нужно ознакомить всех работников организации, то пункт «Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников)» обязателен.
Особенностью оформления приказов является то, что отметка о наличии приложения в них как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).
Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.
Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - первый заместитель.
Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если иной срок не указан в тексте. В большинстве случаев приказ действует до его отмены или пока не истечет срок его действия, изначально определенный в тексте.

81.  Приказы. Порядок составления и оформления приказов по личному составу.
Приказ - это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях.
Приказы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации, издающей документ;
- код организации - автора документа;
- название вида документа;
- дату и регистрационный номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- визы;
- подпись.
Заголовок должен быть кратким, точным, раскрывать содержание документа и грамматически согласовываться с его названием. Например, приказ (о чем?) «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании». Если приказ касается одного работника, то в заголовке указывается его фамилия. В конце заголовка точка не ставится.
К порядковым регистрационным номерам должны добавляться следующие дополнительные буквенные обозначения:
буква «к» (75 лет хранения) - к приказам о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных служебных командировках, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов), изменении фамилии;
буква «л» (3 года) - к приказам о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, служебных командировках.
Буквы «од» к регистрационным номерам приказов добавляться не должны.
В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует, а основание для издания приказа указывается в конце текста. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.
Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п. Распорядительное слово "ПРИКАЗЫВАЮ" может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.
Одним приказом допускается оформлять одного, двух и более работников. В этом случае текст приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, не  указываются.
В некоторых случаях допускается издавать приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам, например, о приеме, переводе и увольнении нескольких работников. Такой приказ называется сводным. В сводном приказе указывается не конкретный, а общий заголовок: «По личному составу».
Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием является заявление работника о приеме на работу и трудовой договор, в других случаях  – соответствующие документы (заявления, докладные записки,  документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с  точкой.  Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.
Слово «Основание» пишется от границы левого поля (без абзаца). Само слово «Основание» остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.
Одним из важнейших реквизитов, придающих документу юридическую силу, является подпись. Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя).
Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных  документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству), исходя из их компетенции и содержания документа.
С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (виза ознакомления). Виза ознакомления состоит из слов «С приказом ознакомлен(а,ы)», после чего ставится двоеточие, личной подписи ознакомленного работника (в одну строку) и ниже – даты ознакомления. При подготовке приказов рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект  документа, а работнику после издания приказа  остается лишь расписаться в приказе и поставить дату. Виза ознакомления в приказе помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.
Согласно УСОРД текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру:

· фамилия, имя, отчество принимаемого на работу – указываются в винительном падеже, например: НИКОЛАЕВА Ивана Ивановича;

· наименование должности, на которую принимается работник, профессии, разряд по ЕТС и т.п., например: на должность младшего научного сотрудника, НО: токарем 5 разряда.

· наименование структурного подразделения, в котором будет работать  принимаемый работник;

· дата приема – указывается с предлогом «с», например: с 01.08.2001;

· вид приема – с предварительным испытанием, по контракту и др.;

· тарифная ставка или оклад – указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа или  делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»).
Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:

· фамилия, имя, отчество –  указываются в винительном падеже;

· наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;

· наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в которое переводится  (перемещается) работник.

· дата перевода (перемещения) – указывается с предлогом «с»;

· вид перевода;

· тарифная ставка (оклад);

· причина перевода (перемещения) – указывается при необходимости с использованием слов «в связи».
Текст приказа об увольнении согласно УСОРД имеет следующую структуру:

· фамилия, имя, отчество – указываются в винительном падеже;

· наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения;

· дата увольнения,  указывается без предлога «с».

· причина  увольнения – указывается с использованием слов «в связи» и указанием пункта и статьи Трудового кодекса, по которым увольняется работник.
Кроме того, в тексте приказа об увольнении указываются основание прекращения трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (соглашение сторон, истечение срока трудового договора, по собственному желанию и др.) и период, за который использован очередной отпуск.
Текст приказа о предоставлении отпуска согласно УСОРД имеет следующую структуру:

· фамилия, имя, отчество – указываются в дательном падеже;

· наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения;

· вид отпуска (трудовой, социальный);

· количество календарных дней отпуска – указывается с предлогом «на»;

· даты начала и окончания отпуска – указываются с помощью предлогов «с» и «по»;

· период, за который предоставляется трудовой отпуск.

82. Распоряжения. Порядок составления и оформления распоряжений по основной деятельности.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Особенностью распоряжений является то, что они издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления. Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов. Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями обусловлено необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.
Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно.
Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).
Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:
- заголовок к тексту;
- текст;
- визы;
- подпись;
- дата;
- регистрационный индекс.
Заголовок распоряжения включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.
Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть распоряжения начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.
Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель указывается в дательном падеже.
Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.
Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).
Проекты распоряжений подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект распоряжения исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты распоряжений в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.
Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

83.  Указания. Порядок составления и оформления указаний.
Указание - это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.
Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.
Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:
- заголовок к тексту;
- текст;
- визы;
- подпись;
- дата;
- регистрационный индекс.
Заголовок указания включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.
Текст указания обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания указания. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания указания излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если указание издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть указания не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть указания начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.
Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение указания предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты указания излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.
Распорядительная часть указания заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением указания возложить на». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.
Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).
Проекты указаний подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект указания исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты указаний в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.
Регистрируются указания отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом указания является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года.

84.  Постановления и решения. Порядок составления и оформления постановлений и решений.
Постановление - правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.
Решения и постановления, как распорядительные документы, изготовляются на общих бланках, где оформляются следующие обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись. Остальные реквизиты оформляются по мере необходимости и в соответствии с СТБ 6.38-2004.
При большом количестве создаваемых решений и постановлений могут создаваться специальные бланки для этих видов документов.
Текст решений и постановлений, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Распорядительная часть постановления начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "ПОСТАНОВИЛИ", решения - "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ". А заканчивается распорядительная часть с указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов, если данное указание отсутствует, то контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.
Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Тогда в каждом пункте может указываться исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.
Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка.
Текст решений, постановлений должен иметь заголовок.
Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.
Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.
Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

85.  Протокол. Виды протоколов, порядок их составления и оформлении.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.
Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).
Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Текст протокола делится на вводную и основную части.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
Например: Присутствовали - 17 человек (список прилагается).
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.
В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
Например:
О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.
Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.
В разделе "СЛУШАЛИ" указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.
Например:
СЛУШАЛИ:
Иванова О.Л. - Текст выступления прилагается.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" текст оформляется аналогично разделу "СЛУШАЛИ". В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
В разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" записываются принятые решения по вопросу.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" без текста выступлений. В разделе "СЛУШАЛИ" записываются вопросы повестки дня, в разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - принятые решения.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.
Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

86. Акты. Порядок составления и оформления актов.
Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном ("акт - о чем?") или родительном падеже ("акт - чего?").
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. (оформляется с использованием слова «Основание»).
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.
Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.
Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.
В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.
Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. - в дело N 10-11
2-й экз. - директору предприятия
3-й экз. - в бухгалтерию предприятия
Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.
При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложения».
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.
В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.
Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.
Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

87.  Справки. Виды справок, порядок их составления и оформления.
Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).
Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
По состоянию на 11.05.2008 или За период с 01.01.2007 по 31.12.2008
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов "выдана настоящая", "действительно работает".
При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.
Датой справки является дата ее подписания.
Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
¶Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если оно имеется);
- отметка об исполнителе (при необходимости);
- визы;
- подпись;
- дата;
- регистрационный индекс.
Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:
- руководителю вышестоящего органа;
- организации в целом;
- структурному подразделению организации;
- конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.
Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».
Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:
К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.
В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный - приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.
В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения - исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

88. Докладные и объяснительные записки. Порядок их составления и оформления.
Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.
Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.
Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние - руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись.
Объяснительная записка это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
1. Документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений. Они оформляются на общем бланке.
2. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций. В этом случае объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Ее назначение - прояснить ситуацию по указанным вопросам с точки зрения виновника событий.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Дата объяснительной записки - это дата ее составления и подписания. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

89. Письма. Виды писем, порядок их составления и оформления.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.
При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004. Чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций.
Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).
Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».
Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).
Датой письма является дата его подписания.
Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.
Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).
Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.
В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.
Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.
Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.
Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.
В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.
Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.
В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью - опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.
Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).
Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.
Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.
Принято выделять следующие виды деловых писем.
По тематическому признаку деловые письма разделяют на:
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:
оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
2.Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:
благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
Письма-ответы – ответы на инициативные письма.Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
По признаку получателя деловые письма делят на:
Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку деловые письма бывают:
Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.
По структуре выделяют следующие деловые письма:
Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.
По форме отправления деловые письма могут быть:
Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
Факсовые – отправленные по факсу.

90. Телеграмма и телефонограмма. Порядок их составления и оформления.
 Телеграмма (телетайпограмма) это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).
Телеграмма содержит следующие реквизиты: заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка «тчк», запятая «зпт», двоеточие «двтч», кавычки «квч», скобки «скб», номер «нр».
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов. Знаки «№»,«»,«+» и др. следует писать словами соответственно «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.
Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк») и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания,
Телефонограмма это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.












·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·ЬAKPC_IDS += "84,";ћђ Заголовок 1 Заголовок 2Йђ Заголовок 315

Приложенные файлы

  • doc 8885611
    Размер файла: 1 017 kB Загрузок: 1

Добавить комментарий