Методичка. Документоведение.

В.П. Егоров
В.Н. Слиньков





Документоведение и документационное обеспечение управления

Учебное пособие








г. Москва
2010 г.


Рассмотрено и рекомендовано к изданию кафедрой социально-политической истории, документоведения и архивного дела Московского государственного университета путей сообщения (МИИТ) в качестве учебного пособия по специальности 032001.65 (Протокол № _____ от ___.___.2010 г.).

Авторский коллектив

В.П. Егоров, доктор военных наук,
профессор - Введение. Главы 1, 2,
3, 4, 5, 7, 10, 11, 12, 13, 14,
16, 17,18, 19, 20. Заключение.
В.Н. Слиньков, методист учебно-
методического Центра - Главы 6,8,9,21.
Приложения.
Рецензенты:
Кузнецова Т.В. - кандидат исторических наук, профессор, заведующая кафедрой «Документоведение» Российского Государственного Гуманитарного Университета.
Кюнг П.А. – кандидат исторических наук.
Рапуто А.Г. – доцент, кандидат технических наук.

«Документоведение и документационное обеспечение управления», учебное пособие (В.П. Егоров, В.Н. Слиньков)–М.: 2010-495с.

В учебном пособии, состоящем из системы теоретических сведений и конкретных документов, показано, как грамотно готовить документ, организовать переписку, работать с документом, хранить его, как освоить делопроизводство - инструмент управления, и на этой основе организовать коммуникативные связи между людьми и предприятиями.
Книга рекомендуется студентам высших и средних учебных заведений, обучающихся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации», «Управление персоналом», а также руководителям и специалистам сферы управления и производства, поставивших для себя цель – организовать работу организации, предприятия любой формы собственности, их документооборот и на этой основе управлять.



ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В СПЕЦИАЛЬНОСТЬ
Глава 1. История развития профессии
1.1. От древнего Египта к древней Руси
1.2. Делопроизводство в Древней Руси
1.3. Приказное делопроизводство
1.4. Коллежское делопроизводство
1.5. Министерское делопроизводство
1.6. Делопроизводство в СССР в ХХ веке
Глава 2. Государственный стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
2.1. Общие положения
2.2. Государственный образовательный стандарт
2.3. Циклы государственных образовательных программ
2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой
Глава 3. Документ и его место в системе управления
3.1. Понятия «документ», «информация»
3.2. Способы документирования
3.3. Система документации и управления
3.4. Источники в документоведении
РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, Объект и предмет документоведения
4.2. Основные этапы развития документоведения
4.3. Структура документоведения
4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками
4.5. Источники в документоведении
Глава 5. Системный подход к документу как объекту
исследования
5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и
«материальный носитель»
5.3. Свойства, признаки и функции документа
Глава 6. Методы и способы документирования
6.1. Общие положения и понятия документирования
6.2. Понятия о языках
6.3. Знаковый метод фиксирования информации
6.4. Способы и средства записи информации
Глава 7. Классификация документов
7.1. Понятие о классификации документов
7.2. Классификация по информационной составляющей документа
7.3. Классификация по материальной составляющей документа
7.4. Классификация документов по обстоятельствам их
функционирования во внешней среде
Глава 8. Системы документации
8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем
документации
8.2. Основные функциональные системы документации в
Российской Федерации
8.3. Унифицированные системы документации
8.4. Электронные системы документации
Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих
документов в документационном обеспечении управления
9.1. Унифицированные системы документации
9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической
и социальной информации
9.3. Основы стандартизации:
9.3.1. Общие положения
9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
9.3.3. Государственная система стандартизации
9.3.4. Задачи стандартизации
9.3.5. Основные понятия и определение в системе стандартизации
9.3.6. Органы и службы стандартизации
9.3.7. Нормативные документы по стандартизации
РАЗДЕЛ 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ (ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
10.1. Основные виды документной деятельности
10.2. Информация в управленческой деятельности
10.3. Управление документацией
10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам
учреждения
Глава 11. Документационное обеспечение управления (ДОУ). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
11.1. Документационное обеспечение управления (ДОУ).
11.2. Понятие «делопроизводство»: цели и задачи.
11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.
Организационно-штатное построение ДОУ.
11.4. Культура труда делопроизводственного персонала.
11.5. Компьютер и делопроизводство.
11.6. Автоматизированные системы обработки документов.
Глава 12. Создание документов в федеральном органе
исполнительной власти
12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения.
Основные понятия
12.2. Бланки документов
12.3. Оформление реквизитов документов
12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных
правовых актов
12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального
органа исполнительной власти
12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных
органах исполнительной власти:
12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной
власти
12.6.2. Приказ, распоряжение
12.6.3. Положение, правила, инструкция
12.6.4. Протокол заседания (совещания)
12.6.5. Служебная переписка
12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
Глава 13. Организация документооборота
13.1. Принципы организации документооборота
13.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
13.3. Предварительное рассмотрение документов
13.4. Регистрация поступающих документов
13.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
13.6. Организация работы с отправляемыми документами
13.7. Регистрация отправляемых документов
13.8. Отправка документов
13.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
13.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
13.11. Учет и анализ объемов документооборота
13.12. Контроль за исполнением документов
Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
14.2. Формирование дел и их текущее хранение
14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
14.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
14.5. Передача дел на архивное хранение
Глава 15. Особенности работы с электронными документами
15.1. Порядок создания, получения, обработки электронных
документов
15.2. Обязательные сведения об электронном документе
15.3. Систематизация дел электронных документов
Глава 16. Работа исполнителя с документами
16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
16.2. Сроки исполнения документов
Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
17.1. Учет печатей и штампов
17.2. Учет бланков документов
Глава 18. Международная переписка.
18.1. Международные стандарты по оформлению документов
18.2. Форматы бумаги
18.3. Проектирование бланков
18.4. Реквизиты международного письма
Глава 19. Конфиденциальность информации и
конфиденциальность документов
19.1. Понятия о конфиденциальности информации и
конфиденциальности документов
19.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну
19.3. Организация работы с документами, содержащими
конфиденциальные сведения
Глава 20.Терминология и понятия, применяемые в
документоведении и документационном обеспечении управления
20.1. Общие понятия
20.2. Документирование
20.3. Информационная составляющая документа
20.4. Организация работы с документами
20.5. Архивное дело
20.6. Обеспечение сохранности документов
Глава 21. Этикет в практике деловых отношений.
Психологические основы взаимоотношений людей
21.1. Этикет, его понятия
21.2. Психологические основы взаимоотношения людей
21.3. Профессиональная этика работника службы ДОУ
21.4. Правила общественного поведения
21.5. Этика поведения в различных условиях обстановки
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ТЕМАТИКА РЕФЕРАТОВ И КУРСОВЫХ РАБОТ по курсу «Документоведение и документационное
обеспечение управления»

НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ИСТОЧНИКИ, НАУЧНАЯ И УЧЕБНАЯ ЛИТЕРАТУРА

ПРИЛОЖЕНИЯ:
1. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (приложение: Правила).
2. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (приложение: Положение).
3. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. №536 г. Москва «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (приложение: Типовая инструкция).
4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Росархива №76 -2009 г.).
5. ГОСТ 51148-98.
6. ГОСТ Р 6.30 – 2003.
7. ГОСТ Р 51511- 2001.
8. Извлечение из Инструкция по кадровому делопроизводству в
ОАО «РЖД».
9. ГОСТ Р 51506 – 99. « Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля» (извлечения).
10. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.
11. Извлечения из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация» (Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №299 (с изм. и доп. 1999 – 2002 гг.).
12. Приказ от 5 января 2006 г. №1 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «РЖД»
13. Извлечения из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.).
14. Перечень типовых сроков исполнения документов.
15. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.
16. Извлечение из Федерального закона «О связи» (от 7.07.2003 г. №126-ФЗ).
17. Извлечения из Федерального закона «О почтовой связи» (от 17.07.1999 №176-ФЗ).
18. Извлечения из Правил оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 №725).
19. Федеральный закон «О федеральной фельдъегерской связи» (от 16.10.1994 № 67-ФЗ, с изм. от 03.12.1999 и 27.11.2001).
20. Положение о государственной фельдъегерской Службе Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 10.08.2000 №1485).
21. Правила радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. Приказом Минтранса РФ №137, Минсвязи РФ №190, Госкомрыболовства РФ № 291 от 04.11.2000).
22. Извлечения из Руководящего документа отрасли «Телематические службы» (утв. Приказом Министерства Российской Федерации по связи и информатизации от 23.07.2001 №175).
23. Рекомендации по стилистическому оформлению приказов и распоряжений.
24. Извлечения из Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
25. Извлечения из «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 №33).































ВВЕДЕНИЕ

В последнее время в различных слоях российского общества не утихают разговоры о необходимости политической и экономической модернизации страны. Вот и Президент Российской Федерации Дмитрий Медведев в своем послании Федеральному собранию Российской Федерации (2009г.) фактически объявил о начале нового курса, направленного на преодоление всеобщей отсталости страны, и, в первую очередь, модернизацию ее экономического блока.
Так что само время определило задачу совершенствования организационной структуры и методов управления, как важного звена в улучшении руководства экономикой. Значительное место в успешном решении этой задачи занимает документоведение и документационное обеспечение управления (в дальнейшем именуем - «делопроизводство»).
Документоведение и документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это один из инструментов управления (менеджмента).
Подготовка по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» сегодня открыта во многих вузах, получаемая выпускниками квалификация - документовед.
Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед - т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же это такое документ, о котором надо так много знать, что необходимо учиться в высшем учебном заведении.
Документ - явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин, а курс «Документоведение и документационное обеспечение управления» открывает профессиональную подготовку специалиста высшей квалификации.
Государственный образовательный стандарт (специальность 032001.65 –Документоведение и документационное обеспечение управления, цифры 65 – это свидетельство того, что это высшее профессиональное образование) дает квалификационную характеристику специалисту следующим образом.
«Документовед» разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или организации составляют традиционные машинописные, рукописные, типографские документы и документы на магнитных носителях.
Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утвержденный Петром 1 в 1720 году, «Учреждение для управления губернией» 1775 года Екатерины 11, «Общее учреждение министерств» 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие и сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).
Велик удельный вес делопроизводственных операций в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени.
Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных им операций, повышается производительность и эффективность их труда и сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.
В правильной организации делопроизводства заложены основы сохранности и эффективного использования документов в будущем. С целью регламентации и рационализации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе государственной системы делопроизводства разрабатывается своя система документооборота. Цель государственной системы документационного обеспечения управления - доведение до уровня общей нормы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации - может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рационального делопроизводства.
Специальные законы регламентируют язык служебных документов. Это Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 № 126-ФЗ и от 11.12.2002 № 165-ФЗ) и дополняющий его Федеральный закон РФ «О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 № 5З-ФЗ, в которых специальные статьи устанавливают язык ведения делопроизводства. Создание гербовых бланков и гербовых печатей ведется в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2ФКЗ (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 № 1-ФКЗ), а их изготовление на основании постановления Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 08.06.2001 N 450).
Повсеместное внедрение компьютерных технологий потребовало признания электронного документа и придания ему юридической силы. В конце ХХ - начале XXI века все страны мира издают законы, посвященные этому вопросу. В России Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» был подписан Президентом 10 января 2002 г. (№ 1-ФЗ). Распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. утверждена форма анкеты поступающего на работу, используемая как в государственных, так и в негосударственных структурах (распоряжение Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р «Об утверждении формы анкеты»). Вопросы организации делопроизводства рассмотрены в утверждённом постановлением Правительства РФ 19 января 2005 г. № 3 «Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и «Типовом регламенте внутренней организации органов исполнительной власти», утверждённым постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 453.
Помимо Правил составления и оформления отдельных видов документов: решений, планов и показателей, докладов о результатах, протоколов, договоров, контрактов и др. в типовых регламентах подробно расписана организация контроля за выполнением поручений.
Глава 11 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» целиком посвящена основным правилам организации документооборота. В ней указано, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти должно вестись в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и на её основе федеральные органы исполнительной власти составляют свои инструкции по делопроизводству и согласуют их с Федеральным архивным агентством.
Таким образом, постановлением правительства ещё раз проводится идея организации единой системы делопроизводства в органах власти.
Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой службе делопроизводства. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 537 утверждена и зарегистрирована Министерством юстиции РФ 27.01.2006 (рег. № 7418) новая типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и др. видов документов.
В ней расписана процедура организации документооборота (доставка документов, прием, обработка, распределение, передача, прохождение), регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.
В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
В 2009 г. Правительством Российской Федерации принято Постановление от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти» и от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
В связи с изданием данных документов, во всех федеральных органах исполнительной власти предстоит огромная работа по подготовке новых Инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В современном мире, прямо или косвенно затрагивающий вопросы управления, неминуемо присутствует понятие «система» или система управления.
Под системой следует понимать некое целостное образование, состоящее из отдельных элементов. Все эти элементы связаны между собой энергетическими или информационными (а чаще и теми и другими) связями.
Каждый руководитель, предприниматель (деловой человек) за порядок, базирующийся на экономической и организационной основах, а не на эмоциях. А это может дать система, где каждому нормальному здоровому человеку были бы предоставлены возможности приложить свои способности за достойную плату. Формы управления слепо копироваться не должны, но основы управления (системы управления) должны быть заложены в организационно-штатные структуры и функциональные обязанности должностных лиц (должностные инструкции).
Решающим фактором в управлении выступает человек во всей сложности своей социальной сущности и психологии.
Как научная дисциплина «Документоведение и документационное обеспечение управления» тесно связано с архивоведением, информатикой, источниковедением, теорией управления, правовыми дисциплинами и др.
На развитие документоведения и документационного обеспечения управления значительное влияние оказывает теория управления, поскольку в документах отражаются функции управления. В документах фиксируется вся многогранная деятельность учреждений, организаций и предприятий. Рациональная организация документных работ способствует совершенствованию управленческой деятельности.
Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особенно в области разработки правовых аспектов управления.
Важное место проблемы документоведения занимают в сфере формирования и совершенствования системы защиты информации. Так как документ может содержать не только открытую (общедоступную) информацию, но в отдельных случаях и конфиденциальную информацию, разглашение которой повлечет за собой нанесение ущерба ее владельцу, а также информацию, составляющую государственную тайну, разглашение которой повлечет нанесение ущерба государству.
Тесная связь «Документоведения и документационного обеспечения управления» с рядом научных дисциплин, постоянное расширение и углубление ее в связи с научно-технической революцией означает в то же время и влияние достижений теории документоведения на развитие других наук.
Разработка и совершенствование методов подготовки, обработки, хранения и использования документной информации, оптимизация документных потоков, систем документации и документирования оказывают значительное влияние на совершенствование управления, методов исследования документов и систем документации сопредельными научными дисциплинами.
Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решать вопросы подготовки, обработки документов, классификации и использования документной информации.
Большое значение документоведение имеет при разработке информационной базы автоматизированных систем обеспечения управления. При внедрении в организации автоматизированных систем обработки документов необходимо уметь использовать Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» общероссийские классификаторы являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с её классификацией (классами, группами, видами и т.д.). Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при обмене информацией между ведомствами.
В книге особое внимание уделено системному рассмотрению документа - его сущности, структуре, свойствам, функциям, классификации, роли и месту в системе документной коммуникации. Это создает теоретическую базу для последующего изучения видов и разновидностей документов, функционирующих в обществе.
Подробный анализ видов документов связан с тем, что курс «Документоведение и документационное обеспечение управления» предшествует ряду специальных дисциплин, предметом изучения которых являются особенности создания, обработки, распространения, хранения и использования документной информации, формирования документальных фондов государственных федеральных органов исполнительной власти, библиотек, информационных центров, архивов, музеев и т. п. В рамках данного курса не ставилась задача рассмотреть всю историю документа, это задача отдельной дисциплины. Для ее изучения важно знать современное состояние разработки тех или иных понятий, владеть специальной документоведческой терминологией.
Учебник содержит материалы по всем разделам дисциплины в соответствии с программой курса. Усвоению курса способствуют контрольные вопросы, практические задания, схемы, таблицы.
При подготовке учебника учтены новейшие официальные, нормативные и инструктивно-регламентирующие документы в области делопроизводства и информатики, библиотечного, издательского, архивного дела (в том числе и международные стандарты), которые действуют на территории Российской Федерации. Использован большой массив специальных публикаций, наиболее важные из них указаны в списке литературы.
Авторы глубоко уважают наших предшественников, которые исследовали в своих работах вопросы документоведения и документационного обеспечения управления, внесли значительный вклад в развитие этого научного направления. Научные работы (монографии, учебники, учебные пособия и т.д.) Г.С. Гиляревского, О.П. Коршунова, Т.В. Кузнецовой, Г.Н. Швецова-Водки, Н.Н. Куняева и других советских и российских ученых внесли существенный вклад не только в теорию, но, главное, в практику документоведения и документационного обеспечения управления.
Настоящий учебник – это систематизированное изложение теоретических, исторических, методических и организационных проблем документирования и документационного обеспечения управления как научной дисциплины.
Авторы с благодарностью примут предложения и замечания по совершенствованию содержания и структуры учебника при подготовке следующего издания.











РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В СПЕЦИАЛЬНОСТЬ

Глава 1. История Развития профессии

1.1. От древнего Египта к древней Руси
1.2. Делопроизводство в Древней Руси
1.3. Приказное делопроизводство
1.4. Коллежское делопроизводство
1.5. Министерское делопроизводство
1.6. Делопроизводство в СССР в ХХ веке

1.1. От древнего Египта к Древней Руси

Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" имеет свою историю.
Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Чтобы управлять, надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь, учитывать облагаемое оброком население, урожай, имущество.
Именно использование письменности в системе управления характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ, прежде всего, надо было, как минимум, знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Но для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и, следовательно, должен быть специально оформлен по принятым в тот период правилам. Его оформление в соответствии с установленными правилами придавало ему юридическую силу.
Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. В курсе "Документоведение" при изучении способов документирования отдельно будет рассматриваться иероглифическое письмо Египта, и вы наглядно увидите, сколько усилий и навыков требовалось для выведения каждого иероглифа. Чтобы стать писцом надо было прилежно и долго учиться. Восхваление профессии писца в Египте дошло до нас в нескольких папирусах. Вот как сравнивает свою профессию с другими египетский писец Хети времени XII династии (1991-1785 гг. до н.э.).
"Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинами, как крокодилова кожа, каменщик постоянно борется с твердым камнем, парикмахер бреет до самой ночи и, только когда садится есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть, лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд, посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками, обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу, профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком (Хроника человечества/сост. Бодо Харенберг. - М.: Большая энциклопедия, 1996, с. 41.).
В другом древнеегипетском папирусе о профессии писца написано: "Будь писцом. Писец освобожден от всяких физических повинностей, защищен от работы всякой, избавлен от мотыги и кирки. Писец не таскает корзин, не гребет веслами, его не секут прутьями, и он не находится под властью многочисленных начальников" (Мосеев Р.Н. Египет: тайна Розетского камня//Секретарское дело, 2002, №2.)
До наших дней дошли древнеегипетские статуэтки и барельефы с изображением писцов древнего Египта.
В каждой стране есть свои особенности формирования специальности.

1.2. Делопроизводство в Древней Руси

От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. Всем известные договора X в. (911 г. и 945 г.) свидетельствуют о том, что уже в тот период существуют определенные правила составления таких документов и их могли составить только лица, знакомые с ними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились обычно на должности печатника - хранителя княжеской печати, накладывание которой сопровождало оформление важнейших документов. ( В курсе будет изучаться история развития печатей как реквизита документа, придающего ему юридическую силу.) Кроме того, документы часто составляли церковные дьяки и псаломщики, как наиболее грамотный слой населения, так как школа находилась при церкви. Поэтому в XIV в. лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов, обычно назывались дьяками.
В этот период складывались и укреплялись определенные традиции составления различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной части документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчивые формуляры отдельных видов документов и формы их засвидетельствования - "приписи", "скрепы", печати. Все это дьяки должны были хорошо знать. В данном курсе мы прослеживаем с вами лишь то, как складывалась профессия.

1.3. Приказное делопроизводство

Делопроизводство как технология управления появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, то есть с момента появления приказов. Фактически делопроизводство - это зеркало, отражающее систему управления. Какой порядок решения вопросов принят в государственном аппарате, таков и порядок движения документов, их составления, согласования, оформления, подписания, доставки. В процессе оформления Российского централизованного государства складывается система органов управления: Боярская Дума, приказы в центре, приказные избы на местах, и соответствующие документационные потоки: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равными. Вся деятельность этих органов системы управления требует постоянного документирования и обмена информацией.
Для ведения документации нужен специальный штат "приказных людей" - дьяков и подьячих, основным занятием которых становится ведение делопроизводства. Как пишет акад. С.О. Шмидт, "Выдвижение таких дельцов - специалистов в области делопроизводства - характерная черта истории утверждения централизованного государства во всех странах. Это - одно из условий жизнедеятельности разраставшегося аппарата власти. В современной зарубежной литературе, посвященной истории Европы XVI-XVII вв., характеризуя таких людей, используют определение функционер (la fonctionnaire).
Приказная бюрократия принадлежала к правящим слоям общества, признавалась неподатным сословием. Прослойка приказных людей делилась на группы. Иерархия приказных людей - это иерархия канцелярского знания и положения и предопределенных этим социального статуса и материального обеспечения (Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв. - М.: МГИАИ, 1985, с. 9-10). Дьяки делились на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской Думы, докладывали о делах приказов, записывали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью документы.
Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подьячих.
Подьячие были младшими чинами в приказах и делились на три статьи: "старые" (старшие), "средние" и "молодшие" (младшие). Между ними шло распределение обязанностей по работе с документами. Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью приказа и в том числе организацией делопроизводства, по его указанию "старые" подьячие составляли документы, которые дьяк чернил, то есть исправлял. Дьяк подписывал окончательно подготовленный беловик документа. Но основную работу вели "старые" подьячие, которые, как правило, заведовали столами и повытьями - структурными подразделениями приказов и под руководством которых работали "средние" и "молодшие" подьячие. "Средние" подьячие писали черновики документов по указаниям "старых" подьячих, наводили справки в делах своего приказа или в других приказах. "Молодшие" подьячие переписывали документ набело, то есть готовили его к подписанию. Они же склеивали документы в столбец, так как для приказного делопроизводства характерна столбцовая форма документов.
Как пишет С.О. Шмидт, "личный состав приказов, численность приказных людей (точнее даже, именно подьячих) колебалась от нескольких человек до нескольких десятков (в Посольском, где было много специализированных переводчиков и "толмачей", в Разбойном) до более сотни (как в Разрядном) и нескольких сотен (в Большой казне, Большом дворце, особенно в Поместном приказе, где часть подьячих находилась "в отсылках" - командировках по делам этого приказа или выполняя поручения других приказов) (Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв. - М.: МГИАИ, 1985, с. 11). Работа подьячего была достаточно уважаема и престижна. Н.Ф.Демидова в монографии "Служилая бюрократия в России с XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма" пишет, что в XVII в. характерным "становится наследование детьми профессии и даже должности отца – подьячего" (Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России с XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма. - М.: Наука, 1987, с. 57).
Таким образом, можно сделать вывод, что к концу XVII века работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в руках особой группы служилых людей - дьяков и подьячих. В этот период их численность по подсчетам Н.Ф.Демидовой составляла 4657 человек.

1.4. Коллежское делопроизводство

Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII век и связаны они с изменением системы государственного управления.
Вначале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената, как высшего органа управления. Реформа государственного аппарата во многом проводилась под влиянием опыта управления за рубежом, с которым Петр I ознакомился во время своего пребывания за границей. Но надо было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результатами, что и было главной задачей реформ. Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок работы государственных учреждений.
К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях. Ведения в них делопроизводства расписывалось в регламентах, создаваемых коллегией. Однако основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии «також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют" от 28 февраля 1720 г. Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений.
Генеральный регламент стал как бы обобщающим документом и являлся первым законодательным актом, в котором был прописан не только весь порядок работы Коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе сегодня Регламента Государственной Думы, Типовых регламентов федеральных органов исполнительной власти, административных регламентов.
В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав. Половина глав посвящена порядку работы Коллегий - начало работы Коллегий, время отпусков, прием посетителей, награждения, наказания работников и т.д. Остальные главы касаются непосредственно работы с документами и должностных обязанностей служащих канцелярий.
Возглавлял Коллегию Президент, которому согласно главе XVII "особливой секретарь позволяется иметь, который токмо от своего Президента и его указов зависит, а до Коллегии дела не имеет". Кроме личного секретаря президента, учитывая, что вся работа коллегий была связана с документами как фиксирующими ее непосредственную деятельность, так и получаемых извне, в коллегии образовывалось специальное структурное подразделение, занимающееся делопроизводством - канцелярия, которой посвящены специальные главы Генерального регламента.
В главе XXVIII определен состав канцелярии: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты.
Важнейшим организационным моментом является четкое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям посвящаются специальные главы. Так, в главе XXIX о секретарском управлении указано, что
Должность нотариуса описана в главе XXX: "должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывать, когда Члены в голосах не согласны, он же Натариус должен сей протокол помесячно сшивать, в Канцелярии на бело переписывать, листы нумеровать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сделать и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежит Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершеных делах ведать мочно было, приключится и доносит коллегии по порядку при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет) причем ему крепко того смотреть надлежит, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во "секретарь, который в коллегии докладывает, сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии всех отправах имя свое подписать должен. Кроме того, також его должность есть по обстоянию времени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания Членов, дабы доношения от челобитчиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению". Кроме того, работа секретаря описана и в главе V "О докладах в коллегии". В ней указывается, в какой последовательности секретарь докладывает дела на коллегии, такожде он долженствует роспись о вершенных и оконченных делах иметь".
В обязанности актуариуса, согласно главе XXXII входило "письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, чернилах, сургуче, воске, о дровах, свечах и о прочем, что надлежит".
О чине регистратора в главе XXXIII сказано "регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел набело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать".
Не забыты в Генеральном регламенте и должности канцеляристов (глава XXXIV) и копиистов (глава XXXV). "Канцеляристам надлежит все то, что по реестру из отправляемых дел от Секретаря повелено будет изготовлять також и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секретарю для поправления подавать. Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии на бело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы".
Приведенные главы Генерального регламента показывают достаточно четкое разграничение обязанностей канцелярских служащих, описание функций, выполняемых каждым из них, но на что надо обратить особое внимание, в Регламенте впервые расписано и как они должны выполнять свою работу, то есть методика работы. Например, для нотариуса указано не только, что он ведет протокол, но и как он его составляет: "того ради надлежит ему оный следующим образом сочинять: прежде надлежит вверху листа год и число написать, потом присутствующие Члены записать, и потом протокол держать". Для регистратора указано не только, что он регистрирует документы в журнале, но и в каких журналах какие документы и что о каждом записывает: "1. журнал (повседневная записка), который имеет он сочинять из всех концептов всего года в Коллегии отправленных дел, в котором ему по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписывать содержание каждого дела и имя к тому принадлежащих особ, и место, кому и куда дело послано, по которому журналу (записке) можно найти, что в Регистратуре (в записных книгах) искать надобно. 2. Регистратура (записка) состоит в следующих четырех книгах: (А) в первой книге все от Коллегии к Его Величеству во весь год посланные письма, реляции, доклады, следующим образом через копииста вписываются, а именно: перемечивает он в книге листы и ставить на одной стороне число и месяц, на другой стороне год, и означивает потом кратко дело к кому куда отправлено; после того вписывает он весь документ с числом и подписанием всех чинов, и потом из сей книги явно будет какие отправления Коллегиум во весь год имел; и ежели что во оном приискать и посмотреть нужно, то может оное через журнал (повседневной записке) легко учинить".
Также описан порядок ведения и других регистрационных книг.
Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд даже мелкие детали работы с документами. Именно в небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая делопроизводственные операции Генеральный регламент, по сути, расписывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря "кухню управления".
С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.
Еще один документ XVIII века важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных учреждений.
24 января 1722 г. был введен "Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины" - законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней - классов. "Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей" (Шепелев Л.Е. Чиновный мир России: XVIII-начало XX века. - СПб.: "Искусство-СПБ", 1999, с. 131-132.).
Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV - личное дворянство.
Нас интересует гражданская служба. Согласно "Табели о рангах", утвержденной Петром I:
обер-секретарь Сената получал чин VI класса;
обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегий - чин VII класса;
обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате - чин VIII класса;
секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики - чин IX класса;
секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и иностранной коллегий получали чины X класса;
секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях - чины XII класса;
секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские - чины XIII класса;
актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях - чины XIV класса.
Простейший анализ Табели о рангах показывает, что работники канцелярий занимали достаточно высокие чины, например профессора при академии получали чин IX класса, такой же как сенатские протоколисты, переводчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях - чин X класса.
Начиная с XVIII века эволюция "Табели" шла в направлении ее упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела следующий вид:
Класс чина
Название чина

I
Канцлер; Действительный тайный советник

II
Действительный тайный советник

III
Тайный советник

V
Действительный статский советник

V
Статский советник

VI
Коллежский советник, военный советник

VII
Надворный советник

VIII
Коллежский асессор

IX
Титулярный советник

X
Коллежский секретарь

XI
Корабельный секретарь

XII
Губернский секретарь

XIII
Провинциальный секретарь

XIV
Коллежский регистратор

Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть сокращен.
Таким образом, служба начиналась с работы с документами и чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях.
Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования - титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII века титулов было пять.
I и II классы - Ваше Высокопревосходительство,
III и IV классы - Ваше Превосходительство,
V класс - Ваше высокородие,
VI-VIII классы - Ваше Высокоблагородие,
IX-XIV классы - Ваше благородие (Шепелев Л.Е. Чиновный мир России..., с. 142-143).
Пользование титулом применялось во всех случаях обращения устного и письменного к вышестоящему по службе или по общественному положению.
XVIII век активизирует подъем экономики и развитие общества. Для процветания надо устанавливать и поддерживать связи, ведя активную переписку и в XVIII в. появляются должности личных секретарей. Ее началом можно считать создание Петром I кабинета и личной канцелярии царя и появление должности кабинет-секретаря. Хотя после смерти Петра I кабинет ликвидируется, но и во время царствования Елизаветы Петровны составлением документов занимается ее личный кабинет-секретарь барон И.А. Черкасов, принимавший и докладывавший все документы, поступающие на имя императрицы и составлявший документы по ее поручению. В словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как "доверенный письмовод государя", так как обязанности секретаря, прежде всего, связаны с составлением и оформлением документов. Секретари выполняли массу поручений императора, связанных как с государственными, так и с мелкими личными делами.
Екатерина II сразу же в день переворота, прежде всего, подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н. Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В. Олтуфьев и И.П. Елагин. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начинает свою карьеру известный государственный деятель екатерининского периода А.А. Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, ждущие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А. Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно (Санкина Л.В. "Статс-Секретари Екатерины II"//Секретарское дело, 1996, № 2(4), с. 115-121).
Среди секретарей Екатерины II был и Г.Р. Державин, прослуживший на посту статс-секретаря по принятию прошений с 1791 по 1793 г. и оставивший записку о своей работе в этой должности.
Екатерина II сама сформулировала обязанности своих секретарей, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с государственными учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядительных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно обязательно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцелярию, то есть технический персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.
Во II половине XVIII в. своих личных секретарей завели и крупные вельможи. Так, известный государственный деятель, реформатор государственного аппарата М.М. Сперанский начинал свою карьеру в 1796 г. секретарем князя А.Б. Куракина.
Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные для своего времени и, прежде всего, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина нужны были люди подготовленные.
Глава XXXVI Генерального регламента говорит о "молодых людях для обучения при канцелярии". В ней записано: "ежели некоторые удобные люди, которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допущены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся вакансии, ежели они к делу способны и доброй натуры и поступки суть, употреблены быть могли".
10 ноября 1721 года Петр I указом Сенату предписал организовать школу "где учить подъячих их делу, а именно цифири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные" (Илюшенко М.П. «История делопроизводства в дореволюционной России» - М.: РГГУ, 1993, с. 39).
Но помимо обязательной общей грамотности обучение шло, прежде всего, по образцам документов - формулярам. "В первоначальном значении формуляр - текст документа, служащий образцом для составления документа" (Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве)//Секретарское дело, 2002 № 1, с. 74).

1.5. Министерское делопроизводство

В соответствии с "Общим учреждением министерств" работа с документами начинается с "вступления дел" и далее в акте подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах и заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же как и в Генеральном регламенте, прежде всего, расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства.
Канцелярия в XIX веке - достаточно сложное структурное подразделение и учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.
В департаментах "для общей связи письмоводства учреждается особенная канцелярия при директоре", возглавляемая "правителем канцелярии", и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число их помощников.
Часть II "Общего учреждения министерств" посвящена распределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Государственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им равными и с подчиненными им управлениями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора.
В соответствии с § 315 "Главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту, или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению". Канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента.
В заключительной части "Общего учреждения министерств" перечислены обязанности различных чинов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.
Так как составление документов в начале XIX века также проходит этап жесткого регламентирования как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце "Общего учреждения министерств" после всех параграфов как приложение приведены "формы письмоводства": форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и представления к министрам; форма предписания министров их департаментам; форма представления или докладной записки от департамента министру.
Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX века, вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.
Рассматривая статус секретарей Государственного совета, А.Ю. Конькова пишет: "нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно: 1-5 классы "Табели о рангах". С образованием Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов - меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П.А. Валуева, который писал: "Члены государственного совета - ничто, председатель - кое-что, государственный секретарь - все" (Дневник П.А. Валуева - министра внутренних дел. - М., 1961, т. 1, с. 356-357).
Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета (Конькова А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX века//Секретарское дело, 1997, № 2, с. 128).
Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись "с мундиром и пенсионом".
В середине XIX века появляются первые работы, обобщающие практику делопроизводства и труды, в которых начинает разрабатываться его теория. К этим работам, прежде всего, относятся книги Н.В. Варадинова, В. Вельбрехта и И.И. Рихтера. Н.В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.
Основную группу делопроизводственной документации - "канцелярские дела и бумаги" - он определяет как "по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица". К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги. Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений) (Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве)//Секретарское дело, 2002, № 1, с. 79).
В. Вельдбрехт делопроизводство определяет как "правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг", иначе говоря, - правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. В. Вельдбрехт отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях "начальствующих лиц" (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельдбрехтом в соответствии с выделенными этапами.
Задача канцелярии - "доложить дело", что осуществляется посредством составления докладной записки - пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях "начальствующих лиц", в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап - исполнение принятого решения. Кроме того, В. Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, - указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет смысл для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.
Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают правила ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства, - это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования - письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела: "как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений". Ф. Наливкин в "Руководстве к сочинению писем и бумаг", вышедшем в 1847 г., пишет: "Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию, точно так же, как и всякое искусство".
В конце XIX века И.И. Рихтер предпринимает первую попытку применения десятичной системы классификации документов казенных железных дорог. Таким образом, с середины XIX века можно говорить о первых научных осмыслениях делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности.
Со второй половины XIX века активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т.д.). Они требовали большого числа секретарей и других канцелярских работников для ведения их дел. Подготовка канцелярских работников в начале XIX века проходила в самих министерствах. Согласно § 47 "Общего учреждения министерств" "Министерския канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов".
В середине XIX века создаются школы стенографистов, в 1868 г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей, в конце века появляются курсы машинописи. В это же время появляются и специальные периодические издания. Так, с 1884 г. выходили журналы "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись", "Стенография".
13 SHAPE \* MERGEFORMAT 1415
Схема №1. Эволюция развития делопроизводства
1.6. Делопроизводство в СССР в ХХ веке

В конце XIX - начале ХХ вв. появляются новые технические средства - пишущие машинки, телеграф, затем телефон. С ними пришла возможность ускорения процессов делопроизводства, роста документооборота при уменьшении объема документов (за счет более компактного расположения текста).
Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в ХХ в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920-1930-х г.г., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940- 1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960-1990-х гг.
Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.
Для управления государством был создан Совет Народных Комиссаров (Совнарком, СНК), управлявший 13 отраслевыми народными комиссариатами (наркоматами).
После октябрьской революции 1917 г., так как старые работники министерств были уволены, для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень ДОУ понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.
Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники.
Так, при создании проекта Положения о письмоводстве и делопроизводстве за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п. Однако эта работа не была доведена до конца.
К тому же на уровне делопроизводства негативно отражались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма. Для создания документов стала использоваться низкосортная желтая бумага, иногда оберточная или папиросная, чернила разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, когда архивные документы начали стремительно портиться, бумага рассыпалась, выцветала, чернила теряли яркость вплоть до полной потери текста.
Для обеспечения законодательной базы новой системы делопроизводства был издан Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 «О порядке утверждения и опубликования законов». Для улучшения качества оформления документов был принят Декрет СНК РСФСР от 02.03.1918 «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
Затем было издано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 08.12.1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Были доработаны и начали применяться Положения о письмоводстве и делопроизводстве. Также были разработаны и другие нормативно-методические документы в сфере ДОУ.
В 1920-е гг. стали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ), совершенствования документирования исполнения, планирования и учета, улучшения делопроизводства в аппарате управления. Для удовлетворения широкого спроса со стороны государственных учреждений, организаций, предприятий на рационализаторские работы при НК РКИ СССР в 1925 году создается акционерное общество - Государственное бюро организационного строительства "Оргстрой", деятельность которого была построена на началах хозрасчета и самоокупаемости. В качестве пайщиков привлекались государственные учреждения, предприятия и организации (Райхцаум А.Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х годах XX века // Делопроизводство, 2001, № 1, с. 90-93).
В задачи "Оргстроя" входило: реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разработка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинками; организация курсов по подготовке практических работников для всех видов административной и конторской работы. "Оргстрой" быстро развернул свою деятельность и уже к 15 июня 1925 г. провел 79 работ в 61 учреждении.
Однако скоро выяснилось, что в работе "Оргстроя" недостает серьезной научной базы. Необходимо было учреждение, которое обобщало бы накопленный в учреждениях опыт, вело бы методические и научные разработки. Таким учреждением стал организованный в 1926 г. при НК РКИ Институт техники управления (ИТУ).
Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в Государственном институте техники управления (основан в 1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.
Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на следующих общих принципах во многом актуально звучащих и сегодня:
- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;
- отказ, где возможно, от регистрации вообще;
- число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с Центрархивом РСФСР были подготовлены и изданы Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР, в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации доументооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). В делопроизводстве появляются системы специальной документации - статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.д. Проводятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.
В 1931 г. был издан проект Общих правил документации и документооборота. В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940-1950-е гг. Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х г.г., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.
Для реализации задач, поставленных постановлением Совета Министров 20-25 июня 1960 г., в Москве проводится Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На совещании представителями общесоюзных и республиканских комитетов и министерств был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по организации делопроизводства в государственном аппарате. На совещании с докладом о "Перестройке учебной работы в Московском государственном историко-архивном института» выступила директор института А.С.Рослова и уже первый учебный план по специальности "Организация государственного делопроизводства" был утвержден Минвузом РСФСР 30 августа 1960 г. – (Центральный муниципальный архив г. Москвы, ф. 535, оп. 1, д. 1825, л. 24).
Для преподавания этих дисциплин 19 сентября 1960 г. приказом Министра высшего и среднего специального образования (15 сентября 1960 г. №654) и приказом директора института (17 сентября 1960 г. №151) была создана первая в стране кафедра "Советского делопроизводства".
По новой специальности с 1 октября 1960 г. в Московском государственном историко-архивном институте из набора студентов историков-архивистов была выделена группа студентов 25 человек (соответственно первый выпуск по новой специальности состоялся в 1965 году). В 1961/62 учебном году по новой специальности был начат отдельный набор студентов на дневное и вечернее отделения.
Развитие специальности активизировало постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. "О мерах по улучшению архивного дела в СССР" (№ 829), в котором разработка единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) была поручена Государственному Комитету Совета Министров СССР по науке и технике, Государственному Комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, ЦСУ СССР, Главному архивному управлению при Совете Министров СССР, Министерству приборостроения, средств автоматизации и систем управления СССР.
Главное архивное управление являлось головной организацией, координирующей всю работу по разработке ЕГСД.
Единая государственная система делопроизводства должна была охватить все основные виды делопроизводства, соответствующие отдельным сторонам управленческой деятельности, она была призвана регламентировать общие для всех ведомств вопросы организации делопроизводства.
Единая государственная система делопроизводства основывалась на общих принципах рациональной организации управленческого труда и исходила из современных для того времени потребностей и реальных возможностей аппарата управления. Ее задача - научно обобщить и распространить на все учреждения прогрессивные формы и методы работы с документами, оправдавшие себя на практике. ЕГСД была призвана установить унифицированный порядок подготовки, оформления и прохождения служебных документов, их регистрации, справочно-информационного поиска и контроля за исполнением, а также группировку исполненных документов в дела и подготовку документальных материалов к последующему хранению и использованию.
Разработка единой государственной системы делопроизводства была предусмотрена Государственным планом развития народного хозяйства СССР.
Однако разработка, а затем внедрение ЕГСД требовали прежде всего достаточного количества специалистов высокой квалификации. Эту задачу решало постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 года № 560 "Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству", п. 5 которого гласил: "Обязать министерство высшего и среднего специального образования РСФСР организовать в 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте факультет государственного делопроизводства" (Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1979).-М., 1979, с. 124-125).
Во исполнение этого постановления приказом Минвуза РСФСР от 20.05.1964 был создан факультет государственного делопроизводства.
С 1966 г. при Библиотечном техникуме Мосгорисполкома начата подготовка кадров средней квалификации по делопроизводству.
Таким образом, на государственном уровне была решена проблема подготовки кадров документоведов высшей и средней квалификации.
Факультет государственного делопроизводства МГИАИ долгие годы оставался единственным вузом страны, готовящим кадры по документоведению и документационному обеспечению управления на дневном, вечернем и заочном отделениях.
В 1987 г. вопрос о совершенствовании подготовки кадров по документационному обеспечению управления стал предметом обсуждения на заседаниях Комиссии по совершенствованию управления, планирования и хозяйственного механизма Госплана СССР (10 марта 1987 г., протокол N 55 и 10 ноября 1987 г., протокол N 91) и коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР. Коллегия в своем решении от 9 июля 1987 г. № 23/3 отмечала: "свыше 17 млн. человек, занятых в сфере управления, связано в своей деятельности с документной информацией. Однако отсутствие рационально организованных служб документационного обеспечения управления с одной стороны, и специальных навыком и знаний работы с документами у сотрудников аппарата с другой, приводит к существенному снижению эффективности управления, бюрократическим издержкам и другим негативным явлениям.
Сложившаяся ситуация во многом объясняется недостаточным выпуском квалифицированных специалистов по организации работы с документами, слабой изученностью потребности народного хозяйства в подготовке и повышении квалификации руководителей и специалистов по документационному обеспечению управления.
Подготовку специалистов высшей квалификации по организации работы с документами в органах управления по специальности 2037 - "Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях" осуществляют в настоящее время только два вуза - Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. Со времени начала обучения (с 1960 г.) было подготовлено и выпущено около 4,0 тыс. специалистов".
Обсудив вопрос, коллегия постановила: "Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко-архивного института Учебно-методическое объединение по специальности - "Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр".
С начала 1990-х годов в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению управления была открыта в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе (сегодня - Государственный университет управления) и Уральском государственном университете.
С середины 1990-х гг. в стране произошла резкая переоценка специалистов по документационному обеспечению управления. Руководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно-документационное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту. Такое понимание роли службы документационного обеспечения управления пришло с развитием новых форм экономических отношений, когда неправильно оформленный документ не признается имеющим юридическую силу, информация не вовремя обработанного и доложенного документа не была учтена при принятии решения, и все это в результате привело к экономическим потерям.
Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сферу управления также потребовало совсем другого уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления.
Подготовка специалистов была открыта более чем в 90 вузах в разных городах страны.
В 1960-1980-е гг. была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, общесоюзные классификаторы, УСД. Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» была утверждена примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР.
В 1963 г. Главное архивное управление при Совете Мини- стров СССР (Главархив СССР) выпустило Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. Вышло постановление Совета Министров СССР от 25.07.1963 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР».
Тогда же была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главархиву СССР. В 1966 г. в рамках Главархива СССР был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была передана разработка ЕГСД.
Работа по разработке и внедрению ЕГСД была выполнена в несколько этапов:
- подготовка Материалов к Единой государственной системе делопроизводства (1965 г.);
- разработка методической программы исследований (1967 г.) совместно с ВНИИДАД;
- создание проекта Основных положений ЕГСД (1970 г.); в подготовке проекта приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.
В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.
Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг. стали разработка и издание ГОСТ на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, УСД и госстандартов на эти системы.
В конце 1980-х г. на основе ЕГСД была создана ГСДОУ. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Последняя до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. При неоднократных переизданиях ГСД О У редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.
Тогда же государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.
В начале 1990-х гг. был издан ОКУД, в который включены наименования форм документов унифицированных систем и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.
На основе изложенного можно заключить, что традиционная российская технология процессов ДОУ имеет следующие особенности:
- четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
- ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
- для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
- относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
- основы технологии ДОУ закреплены в государственных нормативно-методических документах.
Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных РКК. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью РКК. Развитие современного делопроизводства рассмотрим в последующих главах.

Контрольные вопросы:

1. С какой целью в глубокой древности появился документ?
2. Делопроизводство в Древней Руси?
3. Приказное делопроизводство. Дъяки и подъячии?
4. Коллежское делопроизводство?
5. Роль Петра 1 в организации делопроизводства?
6. Генеральный регламент. Его особенности и ценность?
7. Табель о рангах. Гражданская служба. Эволюция Табеля о рангах?
8. Министерское делопроизводство?
9. Теоретические разработки в делопроизводственных процессах во второй половине Х1Х в.?
10. Периоды развития делопроизводства в СССР?
11. ЕГСД?
12. ГСДОУ?
13. Подготовка кадров по делопроизводству?
14. Унификация и стандартизация документации в советские годы?







Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед

2.1. Общие положения
2.2. Государственный образовательный стандарт
2.3. Циклы государственных образовательных программ
2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой

2.1. Общие положения

Глубокие изменения, произошедшие в жизни России, не могли не коснуться сферы образования. Новое понимание государственной политики в области образования закреплено в действующей Конституции и Законе Российской Федерации "Об образовании". На их основе в 1996 году принят Федеральный Закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".
В ст. 43 Конституции Российской Федерации указано, что "Российская Федерация устанавливает федеральные государственные образовательные стандарты". Федеральный Закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" также говорит, что "Гражданам Российской Федерации гарантируется получение на конкурсной основе бесплатного высшего и послевузовского профессионального образования в государственных и муниципальных образовательных учреждениях высшего профессионального образования в пределах федеральных государственных образовательных стандартов...". Таким образом, новое в профессиональном образовании - это четкое определение контуров образовательного пространства по профессии рамками государственного образовательного стандарта.
Давайте разберемся сначала, что такое стандарт. Посмотрим словари. Так как слово "стандарт" иностранного происхождения, сначала заглянем в словарь иностранных слов (Словарь иностранных слов. - М.: Русский язык, 1984).
В нем мы узнаем, что слово "стандарт" происходит от английского standard и обозначает:
- во-первых, - образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов;
- во-вторых, нормативно-технический документ, устанавливающий единицы величин, термины и их определения, требования к продукции и производственным процессам, требования, обеспечивающие безопасность людей и сохранность материальных ценностей, и т.д.
Есть и третье определение этого слова - нечто шаблонное, трафаретное, не содержащее в себе ничего оригинального, творческого, но к нашему стандарту это третье определение никак не подходит, и мы с вами увидим, почему.
Итак, мы взяли из иностранного словаря два первых определения. Теперь посмотрим, как это слово толкуется в других словарях. Из Толкового словаря русского языка под ред. проф. Д.И. Ушакова выписываем: "Стандарт 1. Типовой образец, которому должно удовлетворять изделие по размерам, формам и качеству 3. Мерило, основа чего-нибудь" (Толковый словарь русского языка. Т.4. М.: Гос. изд-во иностранных и национальных словарей, 1940).
В широко используемом сегодня "Словаре русского языка С.И. Ожегова" стандарт определен как "образец, которому должно соответствовать, удовлетворять что-нибудь по своим признакам, качествам, а также документ, содержащий в себе соответствующие сведения (офиц.)" (Ожегов С.И. Словарь русского языка. - М.: Русский язык, 1990).
Наконец, посмотрим это слово в энциклопедическом словаре, где стандарт определяется как "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом" (Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т.2. с.407).
Из всех этих определений, которые, по сути, аналогичны, понятно, что стандарт устанавливает минимальные требования к чему-либо: изделию, работе, термину. Проще можно сказать, что если изделие соответствует стандарту, - пожалуйте с ним в цивилизованную торговлю. А если не соответствует - продавайте свой товар с рук на "блошином рынке". Если ваша квалификация будет соответствовать требованиям стандарта - вы можете занимать определенную должность. Если нет - надо подучиться или искать другую работу. Всякое качество выше стандарта может быть беспредельно, до эксклюзива. В процессе обучения вы постоянно будете изучать стандарты по терминам и определениям, с требованиями к документу, качеству гербовой печати, порядку оформления обложки дел и т.д.
Теперь, зная, что понимается под стандартом, разберемся, что же такое государственные образовательные стандарты.

2.2. Образовательный стандарт

Им целиком посвящена 5 статья Федерального закона "О высшем и послевузовском профессиональном образовании". Прежде всего, в Законе четко определено назначение образовательных стандартов.
"1. Федеральные государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования предназначены для обеспечения:
1) единства образовательного пространства Российской Федерации;
2) качества высшего профессионального образования;
3) основы для объективной оценки деятельности образовательных учреждений, реализующих образовательные программы высшего профессионального образования;
4) признания и установления эквивалентности документов иностранных государств о высшем профессиональном образовании".
Высшие и средние учебные заведения сегодня вправе сообразно своим возможностям и потребностям своих регионов, предприятий и самих студентов вполне самостоятельно строить учебный процесс. Но общее регулирование, гарантию его необходимого качественного уровня обеспечивают государственные образовательные стандарты. Кроме того, "Через государственные стандарты российская высшая школа вписывается и в мировое культурно-образовательное пространство, получает необходимые правовые средства для вхождения в международные механизмы признания документов об образовании, организации педагогических и научных обменов и связей" (Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. - М.: Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию, 1995, с. 4).
Первые образовательные стандарты были утверждены в 1996 году, в 2000 г. были разработаны стандарты второго поколения. Их принятию предшествовало подписание министром образования приказа от 02.03.2000 №683 "Об утверждении государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования", в котором утверждался перечень направлений подготовки и специальностей высшего профессионального образования. В этом перечне специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" отнесена к разделу междисциплинарных специальностей и получила код специальности 350800. В соответствии с приказом министра образования РФ от 04.12.2003 № 4482, утвердившим новый классификатор специальностей, специальность получила код 032001 и отнесена к гуманитарным наукам. Дополнительный код 65 означает - дипломированный специалист с высшим образованием.
Квалификация выпускника - документовед.
Стандарт начинается с того, что в нем дается квалификационная характеристика специалиста, то есть какую работу ждут от специалиста, что специалист должен уметь делать. Это очень важный пункт, так как в нем раскрываются все аспекты вашей будущей специальности. Вчитайтесь и осмыслите его. Он показывает, как многогранна, сложна и интересна ваша будущая работа. Характеристика специалиста в стандарте изложена так.
"Документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления."
Следовательно, принимая вас на работу, организация вправе рассчитывать, что вы умеете делать все, перечисленное в стандарте.
Далее в стандарте указывается, где может работать такой специалист. Обратите внимание, что получивший образование по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" может работать в учреждении любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.
Он должен быть "подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления". Здесь же указываются и возможные должности. Это должности, требующие "высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации".
Конечно, в стандарте не могут быть указаны абсолютно все возможные должности, так как служба документационного обеспечения управления часто имеет сложную структуру и большой штат. Многочисленные функции этой службы и возможные места работы вы узнаете уже в курсах по специальности.
Определив, какой специалист нужен, стандарт устанавливает, какие же знания он должен получить в вузе, чтобы соответствовать предъявляемым к нему требованиям. Для этого образовательный стандарт определяет по каждой специальности обязательный минимальный набор дисциплин и минимум содержания каждой дисциплины.
Государственные образовательные стандарты высшего и послевузовского профессионального образования состоят из федеральных и национально-региональных компонентов.
Федеральные компоненты обязательны для всех вузов и, соответственно, во всех вузах проходят эти дисциплины. Но кроме того каждый вуз, исходя из своих интересов и возможностей, добавляет в учебный план по специальности национально-региональные (вузовские) компоненты.
"Федеральный компонент устанавливает обязательный минимум содержания каждой основной профессиональной образовательной программы и определяет государственные требования к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по конкретным направлениям (специальностям). Региональный компонент определяет ту часть содержания основных образовательных программ, которая отражает региональные особенности подготовки специалистов".
Устанавливаемые стандартом перечень и структура дисциплин позволяют обеспечить выпуск образованных специалистов не только с хорошей профессиональной квалификацией, но и способных к анализу сложных проблем современной жизни общества и окружающей среды.

2.3. Циклы государственных образовательных программ

Прежде всего, следует указать, что государственный общеобразовательный стандарт по любой специальности делит дисциплины, которые должен изучить каждый студент, на четыре цикла:
общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины;
общие математические и естественнонаучные дисциплины;
общепрофессиональные дисциплины;
дисциплины специализации, в которых выделяются дисциплины специальности и дисциплины специализации.
Как и всем, получающим гуманитарное образование, документоведам в первом цикле общих гуманитарных и социально-экономических дисциплин предлагается стандартом изучить:
иностранный язык;
физическую культуру;
отечественную историю;
культурологию;
политологию;
психологию и педагогику;
русский язык и культуру речи;
социологию;
философию;
экономику.
Но по первому циклу стандарт допускает для вузов вариантность набора дисциплин. Абсолютно обязательны для каждого вуза 4 дисциплины: иностранный язык, физическая культура (для дневной формы обучения); отечественная история и философия. Остальные базовые дисциплины могут быть реализованы по усмотрению вуза. То есть вуз может внести в свой учебный план все дисциплины первого цикла, предложенные в стандарте, что многие вузы, готовящие специалистов – документоведов, и делают, а может выбрать из них лишь какую-то часть, исключив несколько дисциплин.
Набор дисциплин федеральных компонентов остальных трех циклов одинаков для всех вузов, готовящих специалистов по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления".
Второй цикл - общематематические и естественнонаучные дисциплины. Он включает:
- математику и информатику;
- концепцию современного естествознания.
Впервые предусмотренное стандартом (как 1996 г., так и новым 2000 г.) включение в профессиональные образовательные программы гуманитариев цикла математических и естественнонаучных дисциплин позволяет создать такую структуру образования, "которая поможет готовить специалиста, ориентированного на деятельность как теоретического, так и прикладного характера, осуществляя при этом процесс обучения и воспитания в русле целостной человеческой культуры, взятой в единстве ее естественнонаучных и гуманитарных составляющих".
В третий цикл общепрофессиональных дисциплин входят:
- введение в специальность;
- конституционное право;
- административное право;
- трудовое право;
- гражданское право;
- информационные системы;
- вычислительная техника и программирование;
- компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления;
- менеджмент;
- социология управления;
- современная организация государственных учреждений России;
- документоведение;
- организация и технология документационного обеспечения управления.
13 SHAPE \* MERGEFORMAT 1415
Схема №2. Общепрофессиональные дисциплины и дисциплины специальности документоведа
В четвертом цикле дисциплин специализации названы:
- информационное обеспечение управления;
- организационное проектирование;
- технические средства управления;
- архивоведение;
- информационная безопасность и защита информации;
- психология делового общения;
- организация секретарского обслуживания;
- документная лингвистика.
Таким образом, в стандарте перечислен обязательный набор дисциплин по специальности, который входит в пятилетний учебный план, составляемый каждым вузом, готовящим по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Помимо обязательных дисциплин в соответствии с федеральным законом "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" каждый вуз добавляет в учебный план дисциплины национально-регионального компонента и обязательно включает в каждый цикл дисциплины по выбору студента (спецкурсы и спецсеминары), устанавливаемые вузом и предусматривает факультативные дисциплины. Следовательно, учебные планы различных вузов, готовящих специалистов – документоведов, имеют лишь единую основу, но различаются по набору дисциплин за счет вводимого внутривузовского компонента, курсов по выбору студента и факультативных курсов. И действительно, одни вузы делают больший упор на компьютерные технологии, вводя соответствующие дисциплины, другие, добавляют больше курсов, связанных с особенностями текстов служебных документов и их унификации, третьи делают упор на изучении закономерностей документообразования и истории складывания и развития формуляра документа. Выбор дополнительных дисциплин чаще всего связан с тем, на базе какого факультета открывается специальность, например, филологического, исторического, автоматизации, и каковы возможности вуза.
Перечень дисциплин национально-регионального компонента и дисциплин по выбору студента устанавливается ученым советом самого вуза.
Но стандарт не только называет обязательный набор изучаемых дисциплин, но и излагает требования к обязательному минимуму их содержания.

2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности

Требования представляют собой данное в самом сжатом виде содержание дисциплины. В соответствии с приказом Минвуза были разработаны и утверждены в начале 2001 г. Департаментом образовательных программ и стандартов профессионального образования примерные программы всех общепрофессиональных и специальных дисциплин, перечисленных в образовательном стандарте по специальности 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления. Эти программы изданы Российским государственным гуманитарным университетом и могут быть приобретены как каждым вузом, так и любым студентом.
Установив минимум содержания дисциплин, стандарт определяет, что в результате изучения этих дисциплин студент должен знать по каждому циклу, о чем иметь представление и что уметь делать. Этот раздел в стандарте называется "Требования к уровню подготовки выпускника по специальности". В нем есть подраздел - требования к профессиональной подготовленности специалиста:
Выпускник, окончив вуз по специальности, должен знать:
тенденции развития информационно-документационного обеспечения с применением новых технологий;
закономерности документообразования;
системы хранения текущей и ретроспективной документации;
законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;
критерии и принципы оценки ценности документов и порядок определения сроков их хранения;
новейшие информационные технологии;
современные технические средства управления;
основы развития и проектирования рациональных систем документационного обеспечения управления, методы и оценки эффективности проектирования ДОУ.
Уметь:
разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
составлять и оформлять любые виды документов;
проектировать унифицированные формы документов;
проектировать унифицированные системы документации, осуществлять их внедрение и ведение в условиях автоматизированных технологий;
выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;
анализировать состояние ДОУ конкретной организации;
составлять техническое задание на проектирование систем информационно-документационного обеспечения деятельности конкретной организации;
разрабатывать проектные решения по совершенствованию ДОУ в целом (или ее отдельных составных частей);
разрабатывать и внедрять новейшие информационные технологии в организации;
организовать контроль за исполнением;
провести экспертизу ценности документов, подготовить их к архивному хранению или уничтожению;
руководить службой документационного обеспечения управления и совершенствовать организацию ее работы;
осуществлять социально-психологическое регулирование в трудовых коллективах, разрабатывать программы и планы социального развития.
Выпускник должен владеть:
методами сбора, анализа, проектирования систем документационного обеспечения управления;
методикой унификации и стандартизации управленческих документов;
методами проектирования автоматизированных систем учета, регистрации, контроля и информационно-справочной работы по документам организации;
методикой составления классификационных справочников;
критериями проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения;
навыками технической обработки документов, в том числе и для сдачи их в архив;
методами расчета экономической эффективности проектируемых систем.
Этот краткий перечень ваших знаний и умений наглядно показывает, как сложна, но интересна и разнообразна ваша специальность, как много вы должны узнать и многому научиться за годы учебы в вузе. Вы по существу единственные специалисты, глубоко владеющие культурой документа и умеющие не только грамотно составлять, оформлять документ, работать с ним, определять его ценность, но и главное, что умеют только документоведы - разрабатывать унифицированные формы документов и целые системы документации, работать с классификаторами технико-экономической и социальной информации и внедрять автоматизированные технологии в документационное обеспечение управления каждой организации.
В соответствии с требованиями стандарта в процессе обучения студент последовательно проходит три вида практики: учебную по документоведению, производственную по технологии документационного обеспечения управления и преддипломную.
Практики должны проводиться на базе конкретных организаций в соответствии с программами, разрабатываемыми высшим учебным заведением.
Учебная практика проводится после изучения курса документоведения желательно в крупных организациях. Основная цель учебной практики - получение информации и приобретение первых практических навыков, связанных с выбранной специальностью: ознакомление с видами документов, создаваемых в организации, изучение систем документации, функционирующих в организации, приобретение практических навыков по составлению и оформлению различных видов документов.
Производственная практика по технологии документационного обеспечения управления предполагает изучение организации всех этапов работы с документами от получения до архивного хранения в конкретном учреждении.
Преддипломная практика является завершающим этапом закрепления и обобщения теоретических знаний и формирования практических навыков специалиста. Цель этой практики - сбор необходимого материала для выполнения выпускной квалификационной работы специалиста. Преддипломную практику студенты могут проходить в любой организации, выбранной ими как объект оргпроектирования.
Срок вашего обучения установлен в стандарте и составляет 5 лет на дневной форме обучения.
Специальный раздел стандарта определяет требования к итоговой государственной аттестации. Оканчивая вуз, вы должны не только сдать государственный экзамен, но и подготовить и защитить дипломную (выпускную квалификационную) работу.
Требования к дипломной работе в стандарте изложены следующим образом: "Выпускная квалификационная работа документоведа представляет собой законченную общую или локальную оргпроектную разработку информационно-документационного обеспечения управления на базе конкретной организации или теоретическую работу по проблемам документообразования, развития документа, систем документации или истории делопроизводства".
Государственный экзамен по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления", как указано в стандарте, "позволяет выявить теоретическую подготовку к решению профессиональных задач и должен включать вопросы по дисциплинам, формирующим знания специалиста: документоведение, технологии документационного обеспечения управления, информационное обеспечение управления, организационное проектирование, компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления и дисциплинам в зависимости от специализации. Форма приема экзамена (письменные или устные ответы на вопросы билетов, ситуационные задачи, тестовые вопросы, компьютерные тесты и другие формы) определяется каждым вузом индивидуально".
Таким образом, учебный процесс в государственном образовательном стандарте очерчен достаточно четко.

2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой

Одним из важнейших для вас моментов является определение в стандарте возможных видов вашей профессиональной деятельности. Вот как указано в стандарте:
"При овладении программой специалист по документоведению и документационному обеспечению управления может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности:
организационно-управленческую;
оргпроектную;
аналитическую;
исследовательскую;
педагогическую;
консультационную.
Рассмотрим эти виды деятельности. Об их появлении и развитии было рассказано в предыдущей главе по истории профессии.
Организационно-управленческая. Вдумайтесь сначала в слово - организационная. Оно означает, что вы организуете работу; а теперь вдумайтесь в слово управленческая - вы управляете деятельностью каких-то других людей. Следовательно, организационно-управленческая деятельность предполагает, что вы руководите работой службы документационного обеспечения управления в целом или каким-то отдельным участком работы по документационному обеспечению управления. При этом, закончив вуз, вы организуете работу на научных основах, зная передовые методики и лучшие методы работы. А если вы будете работать секретарем-референтом небольшой фирмы, то на вас будут возложены все функции по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности фирмы и в одном лице вы должны организовать и обеспечить полностью этот участок работы.
Оргпроектная. Это, пожалуй, работа, требующая наивысшей квалификации. Оргпроектанты, придя в организацию, изучают постановку документационного обеспечения управленческой деятельности на данный момент. Проанализировав собранные данные, выявляют слабые стороны, то есть те участки, которые нуждаются в совершенствовании. Для того чтобы провести оценку существующего порядка постановки делопроизводства надо хорошо знать, как наилучшим образом делопроизводство должно быть поставлено. Как бы знать эталоны, с которыми вы сравниваете. Кроме того, требуются безупречные знания законодательных, нормативных и методических документов, в которых отражены проблемы документирования и организации документационного обеспечения управления. Сравнивая существующие положения и зная, как наилучшим образом этот участок или вид работы должен быть, организован, делают предложения о направлениях совершенствования ДОУ. Если организация эти предложения принимает, оргпроектанты разрабатывают детально конкретные участки работы. Сегодня это делается с использованием компьютерной техники и специального программного обеспечения. Принятые новые технологии закрепляются в соответствующих документах - инструкциях, правилах. Обычно работу по оргпроектированию завершает целый пакет разработанных организационных и нормативно-методических документов. К группе оргпроектантов, если предполагается внедрение новых компьютерных программ, подключается программист. Документоведы, занимающиеся оргпроектной деятельностью, должны постоянно быть в курсе всех новейших компьютерных программ по документационному обеспечению управления и знать фирмы, занимающиеся их разработкой и внедрением. Это позволит им, разрабатывая оргпроект, подобрать программу, которая будет экономична и наиболее соответствовать потребностям и особенностям конкретной организации, в которой они ведут работу.
Аналитическая деятельность. Этот вид деятельности основан на применении анализа. Аналитиком может выступить специалист, умеющий хорошо анализировать, имеющий склонность к аналитическому мышлению. Аналитическая деятельность является частью оргпроектных работ. Собрать исходный материал - это одна задача, а суметь его проанализировать, систематизировав и сопоставив, - другая, и это умеет делать не каждый. Аналитический вид деятельности в разной степени используется во всех видах работ. Например, при составлении справок с анализом работы структурного подразделения и т.д.
Исследовательская деятельность. В нее составной частью входит и аналитическая, так как всякое научное исследование предполагает сбор исходных данных и их анализ. Исследовательской деятельностью занимаются научно-исследовательские институты, сектора, отделы. Первым научно-исследовательским институтом был Институт техники управления. Сегодня головным в документоведческих исследованиях является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Этот институт разрабатывал стандарты на организационно-распорядительную документацию, на термины и определения в области делопроизводства, все нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения управления: Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Методические рекомендации по оформлению документов на основе требований государственных стандартов и многие другие.
Вся практическая работа по постановке делопроизводства базируется на научных разработках этого института. Но в своей профессиональной деятельности вы будете опираться и на научные разработки Института труда, составляющего квалификационные характеристики специалистов. Они регламентируют содержание выполняемых функций работников, способствуют обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37).
На основании этих типовых квалификационных характеристик вам придется составлять должностные инструкции на каждого конкретного работника службы делопроизводства. Чтобы составить типовую квалификационную характеристику, научные работники анализируют и сопоставляют работу многих специалистов, выполняющих одни и те же обязанности.
Одно из направлений научной деятельности документоведов - унификация систем документации. Оно тесно связано с деятельностью Всероссийского научно-исследовательского института классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИКИ) Госстандарта России.
Научно-исследовательская работа всегда служит основой для совершенствования любого направления деятельности. Однако к этому виду деятельности надо иметь склонность, и он требует дальнейшего обучения в аспирантуре.
Педагогическая деятельность. Выпускник может преподавать документоведческие дисциплины в школах, лицеях, во всех учреждениях начального профессионального образования, техникумах, вузах. В лицеях и школах, как правило, изучается делопроизводство и секретарское дело. В техникумах готовятся специалисты по делопроизводству со средним специальным образованием. И, наконец, специалистов высшей квалификации по документоведению и документационному обеспечению управления готовят многие вузы страны. Сегодня педагогических кадров не хватает на каждом уровне подготовки. Конечно, преподавателей для вузов готовят из выпускников - документоведов через аспирантуру.
Консультационный вид деятельности раскрывает себя в самом названии. В последнее десятилетие появились фирмы, специализирующиеся на консультационных (консалтинговых) услугах. В них работают и документоведы, ведущие консультации по всем аспектам проблем, связанных с информационно-документационным обеспечением деятельности организации, особенно на базе внедрения компьютерных технологий.
Специальность документоведение и ДОУ, как уже указывалось выше, относится к разделу междисциплинарных специальностей. Поэтому документоведу легко адаптироваться путем специализации к другим видам профессиональной деятельности, связанной с разными видами информационно-документационных систем и с информационными технологиями. Например, уже сегодня вузы ведут специализации:
Документирование деятельности кадровой службы (делопроизводство в кадровой службе);
Проектирование информационно-документационных систем управления;
Информационно-документационное обеспечение маркетинговой деятельности;
Офис-менеджер;
Информационные технологии документационного обеспечения управления;
Организация нормативно-правового информационного обеспечения управления;
Документирование деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления и другие.
И, конечно, все выпускники - документоведы, освоившие основную образовательную программу высшего профессионального образования по специальности 032001- 65 «Документоведение и документационное обеспечение управления» имеют возможность при желании продолжать свое образование в аспирантуре.
С переходом на двухуровневую систему образования: бакалавриат и магистратуру, подготовка специалистов по документационному обеспечению управления будет проходить в рамках направления "Документоведение и архивоведение" на основе разработанных в настоящее время стандартов третьего поколения и основных образовательных программ высшего профессионального образования.

Контрольные вопросы:

1. Какими документами устанавливаются федеральные государственные образовательные стандарты?
2. Для чего предназначены государственные образовательные стандарты?
3. Квалификационная характеристика документоведа?
4. Федеральный и национально-региональный компоненты образовательного стандарта?
5. Циклы государственных образовательных программ?
6. Что должен знать выпускник, окончив вуз?
7. Что должен уметь выпускник, окончив вуз?
8. Чем должен владеть выпускник, окончив вуз?
9. Учебная, производственная и преддипломная практики. Организация и проведение?
10. Виды профессиональной деятельности?






Глава 3. Документ и его место в системе управления

3.1. Понятия «документ», «информация»
3.2. Способы документирования
3.3. Система документации и управления

3.1. Понятия «документ», «информация»

Подготовка по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" сегодня открыта во многих вузах, получаемая выпускниками квалификация - документовед. Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед - т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же это такое документ, о котором надо так много знать, что необходимо учиться в высшем учебном заведении.
Документ - явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин, а курс "Документоведение и документационное обеспечение управления" открывает профессиональную подготовку специалиста высшей квалификации.
В рамках данного материала остановимся лишь на значении документа, чтобы понять, почему он заслуживает такого углубленного изучения. Понятие "документ" имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Анализу и сопоставлению этих определений посвящаются специальные занятия в курсе "Документоведение". И хотя определения будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее - они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.
Понятие "информация" не менее сложно, чем документ и в его определении также много вариантов. Пока для целей введения в специальность ограничимся определением, данным в Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В нем информация определяется как "сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления". Естественная потребность человека - сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал.
Информация побуждает человека к размышлению, к осмысливанию событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав, о чем либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и т.д.
Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. Шпионаж - это тоже добыча информации о противнике или конкуренте, чтобы на ее основе предпринять какие-либо предупреждающие действия. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король.
В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи.
XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во 2-й половине XX века появляется понятие "информационные ресурсы". Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

3.2. Способы документирования

Способы фиксации информации, т.е. способы документирования (документирование определяется стандартом на термины и определения как "запись информации на различных носителях по установленным правилам") в течение многих веков изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно закрепить информацию и сделать ее доступной для многих. В частности, законы, чтобы их выполнять, должны знать все и поэтому в древности они высекались на камне.
Например, в XVIII в. до н.э. вавилонские законы царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе высотой 2,25 м. Деяния египетских фараонов рисовались красной краской или высекались иероглифами на стенах пирамид. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент. Затем появляется бумага, а с XIX в. начинают быстро развиваться новые носители информации – фото-, фоно-, кинодокументы, в ХХ веке появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.
Изучение способов документирования и материалов для фиксации информации от рукописного текста до электронного документа включая фото-, фоно-, кино- и техническое документирование посвящены специальные разделы курса "Документоведение". Особенно эти знания нужны при применении новейших информационных технологий.
Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.
Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Функции документа нуждаются в детальном изучении, им посвящается раздел в курсе "Документоведение".
Как только появляются управляющие и управляемые структуры, сразу возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Конечно, возможны и устные поручения, но слово кратковременно, может быть быстро забыто, не так понято и передано. Если же вопрос касается передачи права на землю, дарения или дачи каких-либо привилегий, то получающий их, конечно, хочет иметь письменные подтверждения этих прав или привилегий, закрепления их, возможность предъявить другим, передать потомкам. Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности, например дипломатическим, учетным, управляет конкретной территорией и т.д. И сразу устанавливаются информационные связи, которые обязательно закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.
Но управленческие взаимосвязи сложны и формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" в ст. 11 указывает: "В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ". Этот порядок закреплен в утвержденных 15.06.2009 постановлением Правительства РФ № 477 "Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
Федеральный закон "О бухгалтерском учете", указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем "сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Определенные документы, например законодательно-правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. Но для того, чтобы документ выполнил функцию доказательства он должен быть оформлен надлежащим образом.

3.3. Система документации и управление

Однако один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. "Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" составляет систему документации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения, п. 34).
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
Некоторые системы документации будут являться предметом отдельного изучения в процессе подготовки документоведа, например бухгалтерская, статистическая, таможенная и т.д.
Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить извне, но и учесть, передать по назначению, проконтролировать исполнение, сохранить, определить срок его дальнейшего хранения, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами. Сегодня многие работы по составлению и оформлению документов, их обработке и хранению проводятся с внедрением компьютерных технологий и требуют специальных знаний и умений. Таким образом, мы подошли ко второй части названия нашей специальности - документационное обеспечение управления. Специалист готовится к работе именно в сфере управления, так как информационные потоки там наиболее крупные и нуждаются в организации.
Но фиксируют информацию, имеющую официальный характер, не как попало. От документа требуется подтверждение его подлинности. Он сразу должен иметь юридическую силу. Поэтому и документ с древнейших времен составляют по особым правилам, первоначально выработанным традициями, а затем установленными нормативными актами.
В нашем государстве документы, сохранившиеся от периода до образования централизованного государства (IX-XV вв.) - договора, жалованные, ссудные, вкладные и т.п. грамоты и другие документы, показывают, что их составление уже тогда требовало определенных навыков, умения. Их не мог составить любой человек. В Судебнике 1550 г. и Соборном уложении 1649 г. имеются статьи, посвященные порядку составления документов.
В процессе становления и укрепления централизованного государства складывается единая система центральных и местных правительственных учреждений, выполнявших административные, военные, финансовые, судебные и другие функции. Эти органы были связаны с высшим государственным органом и между собой. Они постоянно обменивались документами: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим и между равностоящими. Здесь уже складываются определенные правила не только по оформлению документов, но и работе с ними.
В XVI веке слово "дело" начинает употребляться как собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах 1584 г. (Словарь русского языка (XI-XVII вв.) Вып.4. - М.: Институт русского языка АН СССР, 1977, с. 207) .
В XVII веке первоначально в устной речи появляется термин "делопроизводство", означающий сам процесс решения (производство) дела, "дело производить", решать вопрос, с XVIII века термин "делопроизводство" начинает широко применяться.
XVIII век приносит крупные перемены в сферу управления. Государство растет, расширяется. Петр I, побывав за границей, внедряет зарубежный опыт построения и работы госаппарата в России. Новые органы власти и управления должны работать более оперативно и, следовательно, увеличивается поток документов, фиксирующих и отражающих их деятельность. Выделяются специальные структурные подразделения, регулирующие документопотоки - канцелярии. Процесс документирования и работы с документами начинает законодательно регулироваться и первым таким документом считается Генеральный регламент 1720 г., а в XIX веке все процессы документирования и работы с документами скрупулезно расписаны в нормативных актах.
Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов. Естественно, что работа с ними требует больших трудозатрат и привлечения все большего количества людей, занятых в этой сфере. Резкое увеличение объемов документов начинает отчетливо прослеживаться в XIX веке и именно в это время изобретаются новые средства связи - телеграф, затем телефон, радио, внедряются средства размножения документов, а с конца XIX в. начинается применение пишущих машинок. Резко меняется внешний вид документа и технология работы с ним.
ХХ век приносит коренные изменения в организацию труда. Возникает понятие научная организация труда - НОТ, которое касается и сферы управления и в первую очередь - делопроизводства. Согласно НОТ всякую работу надо поставить наилучшим образом, выполнять ее легче, быстрее и качественнее. В 1920-е годы возникают первые оргпроектные работы по документационному обеспечению управленческой деятельности, внедряющие в аппарат управления различные средства механизации.
Но настоящей революцией в сфере управления можно считать последнюю четверть ХХ века - внедрение электронно-вычислительных машин. Они внесли радикальные изменения в процесс создания, обработки и хранения документов. Требования к структурным подразделениям и их работникам, занятым в сфере информационно-документационного обеспечения управления резко возросли.
Таким образом, мы установили, что с развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Международный стандарт Р ИСО 15489-1 – 2007 "Управление документами. Общие требования" и определяет документ как "зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательств при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности". Параллельно с усложнением процесса управления увеличиваются и усложняются задачи служб, работающих с документами, и все большие требования предъявляются к лицам, занимающимся этим трудом.
Но и с самого начала появления официального документа, его составление, оформление, хранение требовало специальных знаний. Эту работу всегда могли выполнять только профессионалы.

Контрольные вопросы:

1. Понятие «документ»?
2. Понятие «информация»?
3. Понятие «информационные ресурсы»?
4. Понятие «документирование»?
5. Документ и управление?
6. Система документов и управление?
7. Документационное обеспечение управления?
8. Международный стандарт на управление документацией?



РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Глава 4. Документоведение как научная дисциплина

4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
4.2. Основные этапы развития документоведения
4.3. Структура документоведения
4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками
4.5. Источники в документоведении

4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения

Существуют разные определения понятия "документоведение", однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие "документ". И это закономерно, поскольку "документоведение" - термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности - явлений не менее сложных и многоплановых.
Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.
Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.
Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата - в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.
Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.
Предмет науки должен ответить на вопрос, каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте - документе и документно-коммуникационной деятельности.
Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.
Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.

4.1.2. Основные этапы развития документоведения

Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.
Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов - и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название "книго-архиво-музееведение".
Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа.
Со временем в процессе дифференциации в качестве самостоятельных научных дисциплин выделились теория классификации документов, теория документных потоков, теория индексирования и реферирования.
История документационной науки оказалась короткой. В середине XX в. (50-60-е годы) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств - документа, но и более широко - как информационные. Понятие "документ" уступает место понятию "информация", поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.
С начала 1960-х годов начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов - от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования их, документные потоки и документные массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными документными системами. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе.
В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого (по К.Г. Митяеву) входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата - создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка документоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло претендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограничено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности - наука, техника, культура, социальная жизнь и т. д.
В конце 1960-х годов с развитием информатики (А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки (Г.Г. Воробьев, К.Н. Рудельсон) обобщить теоретические сведения о документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного анализа. Часть вопросов, связанных с классификацией документов, созданием информационных моделей документа, исследованием документных информационных потоков, вошли в соответствующие разделы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики.
Вплоть до середины 1980-х годов обобщающими науками о документе считались документалистика и информатика. Однако информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику, использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.
Ко второй половине 1980-х годов осознается тот факт, что именно обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т. д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации.
Дальнейшее развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, в работах которых понятие "документ" выступает как самостоятельная лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных анализу понятия "документ", классификации документов, являются Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов. С появлением их работ в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды.
В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В. Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н. Швецова-Водка) и т. д. Ядро такого комплекса наук о документе составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации.
Каждая из этих областей знания имеет свои специальные задачи, формы и методы работы с документами, однако теория и история документа являются общими для них. К общетеоретической проблематике относится, прежде всего, функциональный анализ документов, изучение их особенностей как материальных объектов с зафиксированной в них информацией, вопросы классификации и типологизации документов и т. д. Изучением общедокументных вопросов призвано заниматься документоведение.

4.3. Структура документоведения

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение.
Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т.д.
Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.
Теория документа (документология) - ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов.
История раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.
В разделе документной деятельности изучается история и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и использование), т.е. документа, функционирующего в целостном коммуникативном цикле "автор документной информации - потребитель ее".
Особенное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.
Особенное документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение.
Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т. д.).
Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т. д.
Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение.



4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками

Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования. Объединение усилий этих наук создает интегративное направление развития знаний о документе. В результате это привело к формированию теории документа и документной деятельности, становлению документоведения как метанауки для всех наук документно-коммуникативного цикла.
Документоведение как интегративная научная дисциплина тесно связано с делопроизводством, книго-, библиотеко-, библиографо-, архивоведением, информатикой и др. При более широком подходе в состав документоведения входит историческое источнико- и музееведение, семиотика, текстология и другие науки.
Документоведение связано с исторической наукой. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определенными ее этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д. С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определенное воздействие на те или иные стороны общественного развития.
Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своем качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.
Чем выше уровень обобщения в теоретических основах к трактовке понятия "документ", тем большим будет круг отраслей знаний, которые входят в документоведение. Усиление связей между отраслями знаний, которые изучают различные носители информации, является обоюдно полезным.
Особенно тесная связь документоведения с библиографо-, библиотеко-, книго-, а также архивоведением. Сюда же входит информатика, особенно та ее часть, которая изучает документную информацию, созданную с помощью компьютерной техники на дискретных носителях. Общим для них является то, что эти дисциплины оперируют документами как объектами, созданными специально для хранения и передачи информации.
С книговедением документоведение сближают информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причем с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте.
По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяет общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.
Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.
Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы введения их в действие, классификация правовых актов и т.д. Одним из объектов изучения в документоведении является система организационно-правовой документации. Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без знания основ документоведения, документационного обеспечения управления. Криминалисты исследуют природу документов, приемы, способы преднамеренного искажения документированной информации и так далее с целью раскрытия и расследования подлогов.
Документоведение связано с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчетно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.
Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению ее эффективности. Появление и успешное развитие новой научной дисциплины - информационного менеджмента еще сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, так как большая часть управленческой информации фиксируется в документах.
Документоведение испытывает влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления, делового общения. В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики, прежде всего, с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.
Особая связь существует между документоведением и науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и т.д.
Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определенными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной оргтехники.
Отдельные свойства, стороны, признаки, функции документа могут входить составной частью в другие научные дисциплины документно-коммуникационного цикла, которые изучают особенности тех групп документов, с которыми имеет дело соответствующая науке сфера практической деятельности. Изучение документа в его целостности (единстве) является объектом лишь документоведения. Это обстоятельство отличает документоведение от других научных дисциплин, в объект которых документ входит каким-либо своим видом, компонентом, свойством, признаком - как его составная часть.
Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику, которая составляет предмет изучения частнонаучных документоведческих дисциплин. В частности, предметом книговедения, как частнонаучной дисциплины, является книга и книжное дело, патентоведения - патент и патентное дело.
Связь документоведения с информатикой особенно ощутима в той части, которая изучает научные источники информации.
Архивоведение изучает документы, несущие ретроспективную информацию, в основном, на бумажном носителе; музееведение - вещественные (вещные) документы, памятники материальной культуры; книговедение - книги (издания), текстовые документы; делопроизводство - документы, возникающие в процессе управления, делопроизводства; библиотековедение - документы широкого социального назначения (тиражированные); библиографоведение - вторичные документы и т. п.
Т.е. в частнонаучных дисциплинах вопросы, связанные с документом, рассматриваются не специально, а лишь в той мере, в какой они имеют место в той или иной сфере документно-коммуникационной деятельности.
Таким образом, документоведение - обобщающая научная дисциплина по отношению к другим дисциплинам документоведческого цикла. Однако это не значит, что она "поглощает" дисциплины, связанные с определенными отраслями документно-коммуникационной деятельности. Документоведение как и всякая метадисциплина - самоограничивающее по своему характеру: оно охватывает объекты изучения в главных, определяющих чертах, параметрах, качествах, тенденциях, оставляя множество других, сугубо специфических проблем на долю частных научных дисциплин. Обогащая специальные и частные дисциплины разработкой кардинальных теоретико-методологических проблем, интегративная наука повышает творческий потенциал этих дисциплин, обогащает их методологию. Взаимосвязь, интеграция и дифференциация научных дисциплин - одно из условий успешного развития каждой из них.
Тесная взаимосвязь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приемы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные. К числу общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук: системный метод; метод моделирования; функциональный метод; анализ; синтез; сравнение; классификация; обобщение; восхождение от абстрактного к конкретному и др.
Некоторые из перечисленных методов, в свою очередь, также могут классифицироваться. В частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое и т.д. Причем большинство из этих разновидностей применяется и в документоведении.
С общенаучными тесно связаны специальные методы. Однако область их применения гораздо уже и ограничена, как правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой науками. К специальным методам в документоведении относятся: методы унификации и стандартизации документов; метод формулярного анализа; метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях; метод экспертизы ценности документов.

4.5. Источники в документоведении

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.д., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания.
Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.
Поскольку документоведение вырастало из практических потребностей работы с документами, постольку важную роль в его развитии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи. Затем, по мере осмысления и обобщения, эти обычаи и традиции стали закрепляться в различных законах, нормативных актах. Соответственно и источники, позволяющие проследить, прежде всего, историю становления документоведения, можно разделить на две большие группы:
документы, которые вышли непосредственно из делопроизводственной практики и содержат стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства;
разного рода правовые акты, на протяжении нескольких столетий законодательно регламентировавшие работу с документами.
К первой группе источников, в которых аккумулирован богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (так называемые "письмовники"). Широкое распространение в нашей стране они получили в 18-19 вв. Их предшественниками были "формулярники" (первая треть 16 в.). В частности, формулярники московской митрополичьей кафедры. К настоящему времени известно более 100 таких сборников.
В "письмовниках" регламентировались состав, форма и содержание документов. Весьма примечательны уже сами их названия. Так, одним из первых еще в 1765 г. появилось "Наставление как сочинять и писать всякие письма к разным особам". Два десятилетия спустя был издан "Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные" (Санкт-Петербург, 1788). "Письмовники" нередко достигали значительных объемов. К примеру, имеющиеся в фондах Научной библиотеки Томского госуниверситета "Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы, справочные сведения" В. Максимова (Москва, 1913) содержит более 2000 страниц.
К другой группе относятся источники, представляющие собой законодательно закрепленные правила и нормы работы с документами. Их появление отмечено уже с середины 17 столетия, но решающий шаг был сделан Петром I, утвердившим в 1720 г. "Генеральный регламент". В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельность канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д.
К числу важных источников относятся также разнообразные в петровские времена "генеральные формуляры" - образцы документов; "Учреждение для управления губерний", изданное в 1775 г. Екатериной II; "Общее учреждение министерств", появившееся в 1811 г., и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отечественное делопроизводство на разных уровнях государственного управления.
Значительный интерес представляют документоведческие источники периода революции и гражданской войны (1917-1922 гг.). Они имели свою специфику, хотя в основе работы с документами, особенно на территории Белой России, лежали тогда главным образом законодательные акты и традиции дореволюционного делопроизводства.
Большое количество источников оставил после себя советский период российской истории. Уже в первые месяцы после прихода к власти большевиков был подписан декрет Совнаркома "О порядке утверждения и опубликования законов", принято постановление "О форме бланков государственных учреждений". Эти и другие подобного рода документы впоследствии вошли в учебное пособие "Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970)" (Москва, 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали "Основные положения Единой государственной системы делопроизводства" (1973), утвержденная в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления", общесоюзные классификаторы, Унифицированные системы документации и т.д.
В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем.
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят:
правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.
Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.).
Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.
Нормативные акты, устанавливающие требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп.
Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные законы: "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью", "О некоммерческих организациях" и др.).
В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
В нормативных актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях.
В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.
В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов"); наименований "Россия", "Российская Федерация" в названиях организаций (постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.
Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с законами "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ), "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.
Вопросы оформления документации находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи устанавливает Федеральный закон от 16 февраля 1995 г. № 15-ФЗ "О связи". Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти.
Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)". ГСДОУ были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях.
Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая в свою очередь приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.
В соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании" основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С принятием Федерального закона "О техническом регулировании" изменилась сама трактовка понятия "стандарт". Если раньше под стандартом понимался нормативный документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов.
В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии.
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.
Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации.
УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).
Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.
Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: "Инструкция по делопроизводству", "Регламент", "Правила оформления документов", "Табель унифицированных форм документов", "Альбом бланков", "Альбом унифицированных форм документов". В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками.

Контрольные вопросы:

1. Понятие о документоведении?
2. Что является объектом документоведения?
3. Что является предметом документоведения?
4. Что включает в себя документационная наука?
5. Кто является основоположником документационной науки?
6. Эволюция науки документоведения в период 60-90 г.г. ХХ в.?
7. Содержание общего документоведения?
8. Состав общего документоведения?
9. Что изучает особенное документоведение?
10. Что изучает специальное документоведение?
11. Что изучает частное документоведение?
12. В чём существо документоведения как метанауки?
13. Связь документоведения с другими науками?
14. Связь документоведения с наукой об информации?
15. Понятие «источники»?
16. Группы источников с точки зрения истории?
17. Что относится к нормативно- методической базе документационного обеспечения управления?
18. В каких нормативных актах закрепляется порядок подготовки и оформления документации в организациях?


















Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования

5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
5.3. Свойства, признаки и функции документа

5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".
Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Названные в определениях признаки документа предполагают:
- наличие информации, смыслового содержания;
- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.
Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.
Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.
По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученый, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.
В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:
a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);
б) вообще любое письменное свидетельство.
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования, подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.
С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные в научный оборот П. Отле:
а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;
б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;
в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.
Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении.
Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику.
В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру).
В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторических реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.
Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И. Черный и Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.
В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.
Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".
В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:
информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);
информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;
информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;
различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.
На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.
База данных - это набор данных, достаточный для достижения установленной цели и представленный на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся информации.
Банк данных - это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации.
Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:
а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;
б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;
в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);
г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;
д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;
е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.
Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.
Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.
Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, журналов, буклетов, микроафиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.
Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации.
Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа.



5.3. Свойства, признаки и функции документа

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).
Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.
Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев.
Документ как целое - это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.
Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.
При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.
Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:
а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);
б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
К отличительным признакам документа относятся:
а) наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.
б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;
в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;
г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).
Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:
а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;
б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:
1. Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;
2. Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
- документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
- документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);
3. Кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;
в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:
1. Управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;
2. Правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
3. Функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);
4. Познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);
5. Общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);
6. Мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);
7. Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).
К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия, которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).
Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.
Знание функций документа позволяет:
определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.
Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Контрольные вопросы:

1. Понятие документ в документоведении?
2. Признаки документа?
3. Что предполагают признаки документа?
4. Эволюция документационного понятия документ?
5. Различное толкование слова «документ»?
6. Понятие информация?
7. Что включает в себя информационная система ( ИС)?
8. Что представляет собой база данных?
9. Что представляет собой банк данных?
10. Специфика информации, содержащейся в документе ?
11. Понятие «материальная составляющая документа»?
12. Понятие носитель информации (материальный носитель)?
13. Понятие «документ как целое»?
14. Что понимается под свойством документа?
15. Наиболее существенные свойства документа?
16. Отличительные признаки документа?
17. Понятие функции документа?
18. Группы функций?
19. Что понимается под информационной функцией?
20. Что понимается под коммуникативной функцией?
21. Что понимается под кумулятивной функцией?
22. Специальные функции?
23. Что позволяет определить (узнать) знание функций документа?





























Глава 6. Методы и способы документирования

6.1. Общие положения и понятия документирования
6.2. Понятия о языках
6.3. Знаковый метод фиксирования информации
6.4. Способы и средства записи информации

6.1. Общие положения и понятия документирования

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).
Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).
Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).
Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.
Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.
Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.
Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.
Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.
Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.
Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.
Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.
Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты:
а) код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы - неизменность, однотипность и определенность;
б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;
в) кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный - система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный - система углублений или отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды;
г) выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн;
д) информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;
е) чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять - понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.
Выработка коротких кодов - важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем, является Бейсик (Basic English (British American Scientific International Commercial English) -британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.

6.2. Понятие о языках

Язык - это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.д.), которые человек сознательно использует и которые служат ему средством общения с другими, выражения мыслей, чувств, настроения.
Языки - это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грамматических правил строятся осмысленные лексические единицы и предложения. Языковой знак, в отличие от одиночного знака, всегда включает в свой состав простую или сложную грамматику. Особенности языка проявляются в том, что он социален и свидетельствует о способности человека создавать систему дифференцированных знаков, соответствующих дифференцированным понятиям. Одно и то же сообщение, построенное на основе некоего данного языка, может транслироваться разными средствами (буквы алфавита, азбука Морзе, рельефный шеститочечный шрифт Л.Брайля для слепых, даже весьма своеобразные способы имитации речи посредством свистка, колокольчика, гонга и т.д.). Во всех этих случаях живой поток речи подменен изобразительными значками, воспринимаемыми посредством зрения и осязания.
Следовательно, язык - это единство обозначаемого (предмет, мысли) и означающего (буквы, изображения, звуки).
За время существования цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято делить на естественные (или натуральные) и искусственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе). Соответственно различают коды и знаки как естественных, так и искусственных языков.
Естественный язык отличается от искусственного тем, что его языковые знаки возникают стихийно, а искусственные знаки создаются преднамеренно.
Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Самым древним является язык мимики и жестов, доставшийся человеку в наследство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе. Вторая сигнальная система ответственна за создание и использование осмысленной членораздельной речи. Развиваясь обособленно, группами, имея свои территориальные, этнокультурные и другие признаки в ходе общественного производства, люди исторически выработали национальные языки - основной способ кодирования информации. Каждое слово здесь не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, предмет. С естественным языком связан код письма, появление которого вызвало возникновение текстового документа, в частности книги.
Искусственные языки - это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений. Примерами могут служить различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, международные языки идо и эсперанто, языки машинного программирования и т.д. Искусственные языки создаются для какой-либо цели и применяются тогда, когда естественные языки использовать затруднительно.

6.3. Знаковый метод фиксирования информации

Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.
Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, нформационные языки, языки-посредники при машинном переводе).
В широком смысле знак - это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.
В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным "атомом" социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.
Знак обладает следующими основными свойствами:
имеет материальное выражение;
обладает значением;
информирует о чем-то отличном от него;
используется для передачи информации;
функционирует в определенной знаковой ситуации.
Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны.
Внешняя сторона - это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом.
Внутренняя сторона знака - это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.
Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию - быть источником информации и средством коммуникации. Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.
Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков.
Классификация знаков - это их группировка по определенным признакам.
Существует множество классификаций знаков, разработанных в семиотике - науке, изучающей общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе. Но наиболее приемлемой для документоведения является группировка знаков по характеру происхождения и форме существования, разработанная С.Г. Кулешовым и А.В. Соколовым. Она изображена на схеме №6.1.
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть картинку ]
Схема № 6.1. Классификация знаков
Различают знаки языковые и неязыковые.
Знак языковой - единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого.
Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).
Чаще всего среди неязыковых знаков используются знаки-изображения существующих или условных объектов, содержащие их схематичное обозначение. Они делятся на знаки -"пикчеры", эмблемные и вещественные.
Знаки - "пикчеры" (англ, picture - картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) - это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).
Эмблемные знаки - разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).
Знаки вещественные (трехмерные) - это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них - разнообразная (в большинстве - обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль - знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце - человек женат). Функция и значение знака придаются отдельным предметам в конкретной ситуации (хлеб на столе вне обряда встречи дорогих гостей не фиксирует никакой социальной информации).
Форма знака-символа может быть различной. Одни из них подобны изображаемому, другие носят целевой характер и не похожи на отображенный предмет или явление. Первые создаются путем более или менее точного копирования реальных объектов или явлений. Они несут иконические неязыковые знаки, подобные по форме обозначаемым объектам (рисунки, фотографии, кинофильмы, диапозитивы, видеофильмы). В отличие от иконического, знак-символ не обязан иметь сходства с тем предметом или явлением, которое он обозначает. Для того чтобы понять (расшифровать) информацию, человек должен заранее заучить значение знака. К документам, использующим языковые знаки относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты, бюллетени и т.д.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежи).
Письмо - знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени.
Знаковая система обладает определенными свойствами:
знаки связаны в ней между собой определенными правилами грамматики;
новые знаки вводятся в систему не произвольно, а на основе правил;
значение знака в системе зависит не только от него самого, а от его места в системе;
система состоит из конечного (хотя и не всегда постоянного) числа элементов (знаков), из которых может быть составлен словарь;
осуществим перевод (замена) одной знаковой системы на другую;
знаки фиксируются одним или несколькими способами.
Система письма характеризуется постоянным составом знаков, причем каждый знак передает либо целое слово, либо последовательность звуков, либо отдельный звук речи. Система письма тесно связана с письменностью.
Письменность - совокупность письменных приемов фиксирования и передачи информации, включающих понятие графики, алфавита и орфографии какого-либо языка или группы языков, объединенных одной системой письма или одним алфавитом. В этом смысле можно говорить о русской, английской, арабской письменности и т.д.
Первоначально для передачи информации использовали простые знаки письма: рисуночное, пиктографическое письмо, биржи, зарубки, вампумы, кипу и т.д.
Вампумы (индийское wampum, сокр. от wampumpead - нити с нанизанными на них раковинами) - разновидность так называемого предметного письма у северо-американских индейцев (ирокезов, гуранов и др.). Представляет собой пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами. Количество, цвет и взаиморасположение раковин имеют символическое значение. Иногда на вампумы наносились рисунки, уточняющие содержание, часто они выполняли функцию денег.
Кипу - комбинации узлов и сплетений шнуров.
Первоначальной формой письма было рисуночное письмо, которым пользовался доисторический человек.
Рисуночное письмо передавало более или менее схематичными рисунками конкретные предметы. Из рисуночного кода примерно в середине IV в. до н.э. развилось пиктографическое письмо.
Пиктография (лат. pictus - рисованный, живописный, греч. grapho - пишу) - древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т.е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т.д.). "Читающий" пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения (как, например, в буквенном письме), он должен лишь правильно опознать изображения. Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.
Поскольку посредством пиктографического письма нельзя выразить абстрактные понятия и мысли, на более высоком уровне развития общества возникла потребность в новом типе письма - идеографическом. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не "солнце", а "жару", "тепло", "горячий" или "теплый". Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.
Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.
Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.
Следующим важным шагом явилось фонетическое письмо, в котором язык нашел для себя адекватное графическое выражение. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа.
Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э.
Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква - графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки).
Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо. С конца IX в. существовало два письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. - гражданское письмо, или гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма. В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.
Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы "язык". Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного документа как книга.

6.4. Способы и средства записи информации

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе.
В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.
Первым способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книга написана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.
С изобретением пишущей машинки и началом ее промышленного производства (1867 г.) появилась машинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В настоящее время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.
Потребность в более широком распространении информации нашла свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием фиксации и размножения письменного документа осуществлялся посредством печатного станка, а затем и других средств полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания - печати с наборной формы, инструмента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Переход к тиражному размножению книг был качественным скачком в истории книжного дела и всей мировой культуры. Благодаря появлению полиграфии - отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция.
Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или других средств массового размножения документов. Произведения печати - изделия полиграфического производства, полученные печатанием или тиснением. На печатном документе запись информации производится преимущественно путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов - это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы - листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.
В 1740 г. впервые была применена механическая запись информации для составления перфокарт, а с 1888 г. - для фиксации звука на грампластинках.
Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).
Потребность в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т.д., а также к использованию телеграфа, фототелеграфа, факса и т.д. Так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией. Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микрофильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.
В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений.
В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.
Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми появились фонодокументы с электрической записью звука.
Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.
В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).
Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знаков и т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а лишь дополняет их.
Постоянное расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными и печатными.
В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.
Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко ценится. Стенография используется на различных международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.
Особого внимания заслуживает техническое документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается в закреплении. Задолго до возникновения каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это при помощи нотного письма. Нотный документ - это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой систему - нотную запись.

Контрольные вопросы:

1.Основные понятия документоведения?
2. Основные атрибуты кодирования?
3. Отличительные черты кодирования информации?
4. Понятие «язык»?
5. Понятие «языки»?
6. Понятие «естественные языки»?
7. Понятие «искусственные языки»?
8. Понятие «знак» в документоведении?
9.Свойства знака?
10. Что такое классификация знаков?
11. Что понимается под наименованием:
- языковые знаки?
- не языковые знаки?
12. Свойства знаковой системы?
13. Что такое «письменность»?
14. Знаки письма?
15. Этапы развития фонетического письма?
16. Понятие «буква»?
17. Что понимается под «записью информации»?
18. Печатный документ?
19. Что понимается под наименованием:
- механическая запись?
- фотографическая запись?
- звукозапись?
20. Что понимается под наименованием «стенография»?
21. Понятие «техническая документация»?
22. Понятие «нотный документ?
























Глава 7. Классификация документов

7.1. Понятие о классификации документов
7.2. Классификация по информационной составляющей документа
7.3. Классификация по материальной составляющей документа
7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

7.1. Понятие о классификации документов

Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:
1. классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;
2. классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.
Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:
- признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;
- одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
- сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);
- члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
- члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).
Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.
Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фонодокументы". Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.
Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).
Подвид - третий уровень деления. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.
Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ, издание непериодическое, издание книга.
Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.

7.2. Классификация по информационной составляющей документа
Основные признаки классификации по информационной составляющей документа:
- содержание документа;
- степень обобщения информации;
- тип знаков, использованных для записи информации;
- предназначенность для восприятия информации человеком;
- канал восприятия знаков, использованных для записи содержания;
- степень распространенности информации;
- способ записи информации и т.д.
а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.
Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.
б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.
Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.
Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.
в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы.
В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.
Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина "текстовой документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.
Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).
Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.
Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов - поверхности Земли или других небесных тел - выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему - нотную запись.
Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).
Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.
Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).
г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности.
Однако абсолютное большинство документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).
д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.
е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.
Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение, т.е. осязание (книга для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и т.д.).
ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.
Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).
и) Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.
Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.
Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.
Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.
Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.).
Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).
Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).
Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).
Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

7.3. Классификация по материальной составляющей документа

Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.
а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.
Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.
До изобретения искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и т.д. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.
б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.
Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).
Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календари, открытка).
Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.д.
Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).
Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.д.).

7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.
а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.
б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.
Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.
в) Классификация документов по месту происхождения различает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

Контрольные вопросы:

1. Назовите термины для разграничения процесса классификации и его результата?
2. Какие положения необходимо учитывать при классификации документов?
3. Что значит классифицировать документы?
4. Что понимается под наименованием:
- род?
- Вид?
- подвид?
- иерархия?
- дихотомия?
5. Основные признаки классификации по информационной составляющей?
6. Классификация документов по содержанию?
7. Что понимается под первичным документом?
8. Что понимается под вторичным документом?
9. Что понимается под текстовым документом?
10. Что понимается под нетекстовым документом?
11. Что понимается под наименованием:
- иконический документ?
- идеографический документ?
- картографический документ?
- нотный документ?
- звучащий документ?
- матричный документ?
12. Что понимается под мерностью записи документа?
13. Человекочитаемые и машиночитаемые документы?
14. Содержание визуального, тактильного и аудиального документов?
15. Содержание аудиовизуального документа?
16. Что понимается под опубликованным и неопубликованным документами?
17. Классификация документов по способу документирования?
18. Классификация документов по материальной составляющей документа?

Тесты для самоконтроля:

1. Документ и документно-коммуникационная деятельность это - :
предмет документоведения
объект документоведения;
документоведение.
2. Какое название имела документационная наука, возникшая в конце XIXв.
книго-архиво-музееведение;
библиотеко-библиографо-архивоведение;
документалистика.
3. Теоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности изучает ...
общее документоведение;
специальное документоведение;
частное документоведение.
4. Достижения, какой науки, связанной с документоведением, обеспечивает придание юридической силы документам?
теории управления;
правоведения;
менеджмента.
5. К группе источников, представляющих собой законодательно закрепленные правила и нормы работы с документами относится ...
письмовник;
формулярник;
Генеральный регламент.
6. Понятие стандартизации, как деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленной на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения, закрепляется в ...:
Федеральном законе РФ "О стандартизации";
Федеральном законе РФ "Техническом регулировании";
Федеральном законе РФ "Об информации, информатизации и защите информации".
7. Понятие документа как материального объекта, содержащего информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и так называемые трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру) – это:
узкое понятие документа;
широкое понятие документа;
самое широкое понятие документа.
8. Упорядоченная совокупность данных или документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности - это ...:
информационные системы;
информационные ресурсы;
информационные массивы.
9. ... - материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.
материальный носитель;
материальная основа документа;
материальная составляющая документа.
10. ... отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие.
свойство документа;
признак документа;
структура документа.
11. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может?
вещественность;
атрибутивность;
структурность.
12. Что относится к признакам документа:
функциональность информации;
тождественность самому себе;
завершенность сообщения.
13. Какая функция относится к общим функциям документа?
общекультурная;
информационная;
правовая.
14. Какая функция относится к специальным функциям документа?
упорядочивающая;
управленческая;
информационная.
15. ... - действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе.
метод документирования;
способ документирования;
средство документирования.
16. Какое правило используется в системе кодирования информации?
чем длиннее код, тем короче слово;
чем короче звуки, тем короче язык;
чем короче код, тем длиннее текст.
17. Язык эсперанто относится ...:
к естественному языку;
к искусственному языку;
к национальному языку.
18. Морфема является ...
языковым знаком;
неязыковым знаком;
знаком искусственного языка.
19. Пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами -
кипу;
вампумы;
биржа.
20. Знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени:
письменность;
письмо;
система письма.
21. Запись, осуществляемая путем нагревания носителя записи:
электро-фотографическая;
магнитная;
механическая.
22. ... - это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.
структурирование;
классифицирование;
документирование.
23. Как должно происходить деление документов?
на роды, подвиды, подроды, разновидности;
на роды, виды, подвиды, разновидности;
на виды, подвиды, разновидности, роды.
24. Согласно классификации документов по характеру средств фиксирования информации различают ...
текстовые и нетекстовые документы;
документы на естественной и искусственной материальной основе;
периодические и непериодические документы.
25. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:
неопубликованный;
непубликуемый;
непериодический.
26. Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки:
вторичный;
визуальный;
копия.

















Глава 8. Системы документации

8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие системы документации
8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
8.3. Унифицированные системы документации
8.4. Электронные системы документации

8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации

Многие из рассмотренных в предыдущих главах классификационных схем документированной информации широко используются в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической деятельности, функциональные классификации - в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в архивном деле. При этом в основе как научной, так и практической Документной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с классификацией документов.
Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нем информации - массовой, специальной или личной - является элементом более крупной документной системы.
Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим.
Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. Количество таких систем весьма велико и многообразно, не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности.
Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации - обширной по объему, разнообразной по своему составу и играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.
В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М .. 1998. С. 5.)
В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).
Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.
К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:
- система ОРД;
- система плановой документации;
- первичная учетная документация;
- отчетно-статистическая;
- документация по труду;
- система бухгалтерской документации;
- система финансовой и расчетно-денежной документации;
- система статистической и ведомственной отчетности. В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений.
По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации. Это системы проектно- конструкторской документации; документации оперативного управления; медицинской; учебной и др. документации.
Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных.
В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом.
Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам.
Таким образом, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.
Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу.
Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления, утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.
В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в ХУI в. одновременно с процессом становления центральных органов управления - приказов и местных учреждений российского государства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления.
В дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).
Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и другие.
В XVI-XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т.д. Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В ХУПI в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., - материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. В дореволюционной России сложились системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине XIX в. начала складываться система коммерческой документации - контракты, соглашения, акции, облигации и т.п.
После 1917 г. в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система ОРД). Некоторые системы документации исчезли (к примеру, коммерческая система). Вместе с тем появились совершенно новые - система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.
Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления.
Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. На современном этапе развитие систем документации идет в двух направлениях.
Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, в последние два десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку.
Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки.

8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации

Система ОРД (Организационно-распорядительная документация). Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.
Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:
- подсистема организационной (организационно - правовой) документации;
- подсистема распорядительной документации.
Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.
К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:
- устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);
- положение об организации;
- штатное расписание;
- должностные инструкции, а также некоторые другие.
В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.
Система плановой документации - фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.
Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие.
В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, переченъ, список.
Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Основной вид документов этой системы - отчет. Достаточно широко используется также отчетный доклад.
Кадровая информационно - документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно- справочными документами, в ее состав входят также учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.).
Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:
- документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;
- документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.;
- документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;
- служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п.
Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:
- документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);
- документация по присуждению ученых степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);
- документация по прохождению воинской службы;
- документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д.
Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам документов этой системы относятся:
- отчеты о результатах НИР, ОКР, опытно-теxнологических и экспериментально-проектных работ;
- отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;
- программы научно-исследовательских работ;
- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;
- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;
- монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них;
- депонированные рукописи;
- первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.).
Система проектно - конструкторской документации. Во всех группах технической документации значительный удельный вес занимают чертежи, имеющие, в свою очередь, множество разновидностей, обусловленных:
- характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного производства, объектов капитального строительства);
- степенью подробности изображения (генеральные планы, габаритные чертежи, собственно чертежи);
- полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др. В конструкторской документации, к примеру, чертеж детали, наряду со спецификациями (содержат сведения о составе сборочной единицы, комплекса или комплекта), является основным видом документов. Кроме того, существуют теоретические, монтажные, электромонтажные, упаковочные чертежи.
К важнейшим видам технических документов относятся также:
- схемы - документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обозначений;
- ТУ (содержат требования к изделию, его изготовлению, контролю и т.п.);
- пояснительные записки (содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при его разработке технических и технико-экономических решений);
- расчеты (содержат расчеты параметров и величин для обоснования конструктивных решений);
- инструкции и др.
К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т.д.).
Технические описания - содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К текстовым техническим документам относятся также пояснительные записки. В них приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, дается обоснование технических и технико-экономических решений. К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчеты, инструкции, схемы, графики и т.д.
Система технологической документации включает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса. Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт:
- операционные (фиксируют одну производственную операцию);
- общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали);
- цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе);
- карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц).
Технологические карты содержат информацию о названии проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об используемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, времени обработки, стоимости каждой операции.
На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т.п.) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта.
В систему технологической документации входят также графики работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов. К технологическим документам относится и эксплуатационная документация, регламентирующая порядок использования оборудования, содержащая правила техники безопасности и т.п.
Система документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств. В эту систему входят:
- паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и пр.;
- промышленные каталоги;
- прейскуранты (прайс-листы);
- рекламные чертежи, рисунки и т.д.
Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности. В составе этой многочисленной группы документов выделяют:
- картографическую документацию;
- инженерно - геологическую документацию;
- топографо - геодезическую документацию;
- почвенную документацию;
- гидрологическую документацию;
- аэрокосмосъемочную документацию.
К числу важнейших видов документов, входящих в эту систему, относятся карты, кадастры, аэрофотоснимки и др., имеющие, в свою очередь, многочисленные разновидности. В частности, карты (карта - чертеж поверхности Земли, небесного тела или звездного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико-географическими, социально-экономическими, историческими и т.п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т.д.
Кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов) представлены земельными, водными, ветровыми разновидностями.
Патентная документация и стандарты - составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается, прежде всего, в том, что они имеют правовое значение.
Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в процессе создания и освоения новой техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии производства.
По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, что свыше 80% содержащейся в ней информации не публикуется в каких-либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее реализации.
Исторически далекими предшественниками патентной документации являлись охранные грамоты и привилегии. В России это были жалованные грамоты - привилегии, которые предоставлялись главным образом монастырям и реже - отдельным лицам.
Основными видами патентной документации в нашей стране являются:
- авторское свидетельство;
- патент (от лат. patens - свидетельство, грамота).
До начала 1990-х гг. в СССР выдавались только авторские свидетельства. В настоящее время в Российской Федерации выдаются патенты - документы, удостоверяющие официальное признание чего-либо изобретением и право изобретателя на него. Их выдача осуществляется государственным патентным ведомством (Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам). Патент на изобретение в Российской Федерации действует в течение 20 лет. Он является объектом купли продажи, т.е. товаром. Формой реализации имущественных прав, вытекающих из собственности на патент, является лицензия.
К патентной документации примыкают документы на товарные знаки. Важнейшим из них является свидетельство на товарный знак, удостоверяющее исключительное право владельца на соответствующий товарный знак.
Кроме рассмотренных, существует еще несколько десятков функциональных систем документации, состоящих из большого по объему и разнообразного по видовому составу количества документов, предназначенных удовлетворять соответствующие потребности общества.
Эти процессы, по мнению некоторых документоведов, объективно регулируются законом соответствия содержания, количества и видового состава документов потребностям общества.

8.3. Унифицированные системы документации

В последней трети ХХ в. с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления.
Вначале 1980-х г.г. в СССР фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система ДОУ с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 УСД.
УСД, согласно стандартизованному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности». (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 8).
Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.
УСД способствует:
- сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
- широкому использованию персональных компьютеров, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);
- упорядочению информационных потоков;
- сокращению количества документов;
- дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.
Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.
Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.
Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:
- общероссийские;
- отраслевые (ведомственные);
- формы документов субъектов РФ;
- формы документов объединений, предприятий, организаций.

8.4. Электронные системы документации

Создание электронного документа и последующее появление системы электронных документов является реакцией на потребность в скорейшей транспортировке управленческих решений и умении сохранять в легкодоступном виде информационную составляющую таких решений. До настоящего времени не завершена разработка единых норм и правил, обеспечивающих нормативное правовое однозначное условие существования электронного документа и системы электронных документов.
В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» содержатся следующие понятия:
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
В некоторых действующих нормативных правовых актах и законопроектах содержатся следующие понятия:
реквизит электронного документа - обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;
подтверждение подлинности электронного документа - положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;
электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;
средства электронного документооборота - программные или
технические средства, применяемые в электронном документообороте;
участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, участвующие в обмене электронными документами;
отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя;
получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;
электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации для хранения документов; Соответственно, электронный документ должен отвечать следующим требованиям:
создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
иметь структуру установленного образца;
содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать и придать ему юридическую силу;
иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
Следовательно, система электронных документов должна обладать следующими свойствами:
все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковой электронной цифровой подписью, должны иметь равную юридическую силу;
электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом;
электронные документы подлежат хранению в электронных архивах в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.
При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться следующие условия:
защита электронных документов от несанкционированного доступа и от искажений;
возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном федеральными законами;
возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.
Примером частного случая создания локальной системы электронных документов может служить система электронных документов в Единой системе конструкторской документации, введенная ГОСТ 2.051-2006.
Указанный ГОСТ содержит собственную терминологию:
атрибут - элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение;
аутентичный документ - документ, одинаковый с исходным по содержанию и различный по формату или кодам данных (аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных);
версия документа - электронный документ, соответствующий определенной стадии (этапу) разработки документа;
вторичный документ - документ, который может быть получен из документа другого вида;
идентичный документ - документ, одинаковый с исходным по содержанию и формату или кодам данных;
интерактивный электронный документ - документ, информация содержательной части которого доступна в интерактивной форме;
информационная единица - файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое;
первичный документ - документ, который может быть использован как исходный для получения документов другого вида (вторичных документов);
статус версии документа - реквизит, определяющий состояние версии документа на стадии (этапе) его разработки;
форма внешнего представления - воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе или ином аналогичном носителе в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме;
твердая копия - полученная на устройствах вывода компьютера, надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе;
целостность документа - состояние документа, при котором после его выпуска ни в содержательную, ни в реквизитную части не вносилось никаких изменений;
электронный документ - документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством;
электронный носитель - материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обрабатываемой с помощью средств вычислительной техники.
Электронный документ выполняют на стадии разработки изделия и применяют на всех стадиях жизненного цикла изделия. Электронный документ получают в результате автоматизированного проектирования (разработки) или преобразования документов, выполненных в бумажной форме, в электронную форму.
Электронный документ имеет два представления - внутреннее и внешнее. Во внутреннем (подлинном) виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ на электронном носителе, и воспринимаемом только программно-техническими средствами.
Внешним является представление электронного документа в доступной для визуального восприятия форме. Для получения формы внешнего представления внутреннее представление электронного документа должно быть преобразовано к требуемому виду различными техническими средствами отображения данных (дисплеями, печатающими устройствами).
Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной. Содержательная часть содержит необходимую информацию об изделии.
Содержательная часть может состоять раздельно или в любом сочетании из текстовой, графической, аудиовизуальной (мультимедийной) информации. Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов и их значений. В реквизитную часть электронного документа допускается вводить дополнительные реквизиты с учетом особенностей его применения и обращения.
Подлинники, дубликаты и копии электронного документа имеют одинаковую силу с бумажной формой выполнения документов аналогичных наименований. В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике электронного документа.
Аутентичные электронные документы, полученные путем преобразования их форматов, подписанные в установленном порядке электронной цифровой подписью, имеют то же наименование документа, что и электронный документ, из которого они получены. Аутентичному электронному документу присваивают дополнительный признак, который записывают в реквизитной части документа. Аутентичный документ должен содержать в реквизитной части указание на исходный электронный документ, из которого он получен.
Твердая копия, изготовленная и подписанная в установленном порядке, может иметь то же наименование документа, что и электронный документ, с которого она получена. Твердая копия должна содержать указание на то, что исходным документом является электронный документ.
При обращении электронного документа должна быть обеспечена возможность проверки электронной цифровой подписи всеми организациями - участниками обращения документа.

Контрольные вопросы:

1. Что лежит в основе классификационных схем, именуемых системами документации?
2. Что называется «системой документации»?
3. На какие типы делятся системы документации?
4. Какие документные системы относятся к функциональным системам?
5. Что собой представляет корпоративная система документации?
6. Что называется документальным фондом?
7. Что регулирует система деловой документации?
8. С чем связано появление систем документации в России?
9. Какие системы документации сложились в дореволюционной России?
10. Какие качественные изменения в составе и содержании систем документации произошли после 1917 г.?
11. По каким направлениям на современном этапе идет развитие систем документации?
12. Что включает в себя система ОРД?
13. Из каких подсистем состоит ОРД?
14. Какие виды документов относятся к организационно-правовой документации?
15. Какие виды документов входят в подсистему распорядительной документации?
16. Какие виды документов входят в:
- систему плановой документации?
- систему информационно-справочной, информационно-аналитической?
- систему отчетной документации?
- кадровую информационно-документационную систему?
- систему научно-исследовательской документации?
- систему проектно-конструкторской документации?
-систему технологической документации?
- систему документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств?
- систему документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности?
- патентную документацию и стандарты?
17. Что понимается под УСД?
18. Форма закрепления результатов унификации документов?
19. Что составляет ядро УСД?
20. Понятие «электронный документ», «электронная цифровая подпись»?
21. Каким требованиям должен отвечать электронный документ?
22. Какими свойствами должна обладать система электронных документов?
23. Какие условия должны обеспечиваться при хранении электронных документов в электронном архиве?
24. Из каких частей состоит электронный документ и их содержание?




















Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления

9.1. Унифицированные системы документации
9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
9.3.Основы стандартизации:
9.3.1.Общие положения
9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
9.3.3.Государственная система стандартизации
9.3.4. Задачи стандартизации
9.3.5. Основные понятия и определение в системе стандартизации
9.3.6. Органы и службы стандартизации
9.3.7. Нормативные документы по стандартизации

9.1. Унифицированные системы документации

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация документов это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).
С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.
В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;
внедрение разработанных ОКТЭИ;
ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг;
- жизни и здоровья;
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией;
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации, совместимости автоматизированных баз данных, в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УСД – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.
Основная цель ГСДОУ упорядочивание документооборота организации, сокращения количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.
Различают следующие виды документов:
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению (служебные и личные документы).
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (приказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, дубликаты, оригиналы).
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] управленческих функций и задач.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
В настоящее время действует восемь УСД:
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляются мероприятия, предусматривающие внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов - единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела, Табель форм документов - это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.
На основании Табеля создается Альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения, предприятия.
Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:
- бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);
- электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.
И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.

9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения (прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность) являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать «общесоюзных» классификаторов.
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются:
на общероссийские;
отраслевые;
классификаторы предприятий.
В качестве примера покажем «извлечение» из ОКУД.
Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Класс 0200000 «Организационно- распорядительная документация»
(Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299 (с изм. и доп. 1999-2002 гг.).

п/п
Код формы
Наименование подсистемы документации (формы документа)


0211000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ПРЕДПРИЯТИЯ

1
0211151
Приказ о создании предприятия


0212000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

2
0212151
Приказ о реорганизации


0213000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИКВИДАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

3
0213151
Приказ о ликвидации и о создании ликвидационной комиссии


0251000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

4
0251121
Постановление коллегиального органа управления по вопросам основной деятельности

5
0251151
Приказ по вопросам основной деятельности

6
0251152
Приказ о распределении обязанностей между руководством

7
0251161
Протокол коллегиального органа управления по вопросам деятельности

8
0251221
Указание по вопросам основной деятельности


0252000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

9
0252051
Должностная инструкция

10
0252111
Положение о структурном подразделении

11
0252131
Правила внутреннего трудового распорядка

12
0252211
Структура и штатная численность

13
0252251
Штатное расписание


0253000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОПЕРАТИВНО-ИНФОРМАЦИОННОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

14
0253011
Акт по вопросам основной деятельности

15
0253101
Письмо по вопросам основной деятельности

16
0253201
Справка по вопросам основной деятельности


0281000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИЕМУ НА РАБОТУ

17
0281071
Заявление о приеме на работу

18
0282141
Представление о переводе на другую работу

19
0282151
Приказ о переводе на другую работу


0284000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ОТПУСКОВ

20
0284021
График отпусков

21
0284071
Заявление о предоставлении отпуска

22
0284151
Приказ о предоставлении отпуска


0285000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПООЩРЕНИЙ

23
0285141
Представление о поощрении

24
0285151
Приказ о поощрении


0286000
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ

25
0286041
Докладная записка о нарушении дисциплины

26
0286091
Объяснительная записка о нарушении дисциплины

27
0286151
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Документы, которые определяют порядок разработки и ведения общероссийских классификаторов являются:
ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации; ПР 50-734-93. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;
ПР 50-735-93. Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно – вычислительной сети Госкомстата России (Примечание. С 1999 г. Госкомстат России преобразован в Российское статистическое агентство).
Объектами классификации и кодирования в ЕСКК выступают: статистическая информация, макроэкономическая финансовая и правоохранительная деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции, предоставление услуг, таможенное дело, торговля и внешнеэкономическая деятельность. Общее руководство и координацию работ по созданию ЕСКК осуществляют Госстандарт РФ и Росстатагентство. Научная часть этой работы ведется Всероссийским научно–исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ). Действующие общероссийские классификаторы:
1. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).
2. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
3. Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР).
4. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП).
5. Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
6. Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ).
7. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
8. Общероссийский классификатор продукции (ОКП).
9. Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН).
10. Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН).
11. Общероссийский классификатор стандартов (ОКС).
12. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
13. Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ).
14. Общероссийский классификатор валют (ОКВ).
15. Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (классификатор ЕСКД).
16. Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ).
17. Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК).
Основные потоки информации, используемой в управлении хозяйством, связаны с промышленной и сельскохозяйственной продукцией. Общероссийский классификатор ОКП включает 98 классов промышленной и сельскохозяйственной продукции. В связи с тем, что в России выпускается более 200 млн. наименований различной продукции, в производстве и распределении которой задействовано более 500 тыс. субъектов хозяйственной деятельности, планирование, учет и распределение продукции ведется с использованием автоматической системы управления.

9.3. Основы стандартизации

9.3.1. Общие положения
9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
9.3.3. Государственная система стандартизации
9.3.4. Задачи стандартизации
9.3.5.Основные понятия и определения в системе стандартизации
9.3.6. Органы и службы стандартизации
9.3.7. Нормативные документы по стандартизации

9.3.1. Общие положения
Стандартизация как практическая деятельность заключается в установлении нормативных документов по стандартизации и применению правил, норм и требований, обеспечивающих оптимальное решение повторяющихся задач в сферах общественного производства и социальной жизни.
Эта деятельность направлена на:
- комплексное нормативно-техническое обеспечение всестороннего совершенствования управления народным хозяйством;
- интенсификацию общественного производства и повышение его эффективности;
- ускорение научно-технического прогресса и улучшение качества продукции;
- рациональное и экономное использование ресурсов.
Стандартизация, как система управления практической деятельностью, осуществляется в Российской Федерации на основе Государственной системы стандартизации (ГСС), являющейся системой планового управления практической деятельностью по стандартизации. Она опирается на комплекс нормативно-технических документов, устанавливающих взаимоувязанные требования по организации и методике выполнения практических работ по стандартизации.
Стандартизация как наука о методах и средствах стандартизации выявляет, обобщает и формулирует закономерности деятельности по стандартизации в целом и по ее отдельным направлениям. Развитие стандартизации как науки помогает улучшать систему организации этой деятельности и способствует совершенствованию практических работ в этой области.
Объектом стандартизации (по ГОСТу Р 1.0) являются продукция, работа (процесс), услуга, подлежащие или подвергшиеся стандартизации, которые в равной степени относятся к любому материалу, компоненту, оборудованию, системе, их совместимости, правилу, процедуре, функции, методу или деятельности. При этом услуга как объект стандартизации охватывает как услуги для населения, так и производственные услуги для предприятий и организаций.
Продукция производственно-технического назначения и товары народного потребления являются наиболее традиционными объектами стандартизации, на которые разработано наибольшее количество стандартов.
Объектами стандартизации являются также типовые технологические процессы, формы и методы организации труда и производства, правила выполнения производственных и контрольных операций, правила транспортирования и хранения продукции и т. п. В социальной жизни общества объектами стандартизации являются охрана труда и здоровья населения, охрана и улучшение природной среды обитания человека, рациональное использование природных ресурсов, средства информации и взаимопонимания людей и т. п.


9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
Стандартизацией человек занимается с древнейших времен. Например, письменность насчитывает по меньшей мере 6 тыс. лет и возникла согласно последним находкам в Шумере или Египте. Знаки, пиктограммы и другие формы письма можно рассматривать как ранние примеры стандартизации. Цифры появились, по крайней мере, у вавилонян около 4 тыс. лет назад. Нотная запись является, можно сказать, древним нормализованным языком, появилась в Греции, вероятнее всего, около 200 г. до н. э. Карты, содержащие символические обозначения городов и деревень, известны в Китае с 206 г. до н. э. – 220 г. н. э. Печатание отмечено в 1700 – 1600 годах до н. э. на глиняных дисках из дворца в Фесте. Император Китая Цинь Шихуанди (около 2200 лет назад) для упрощения сбора налогов сделал все гири, меры и монеты одинаковыми. Он унифицировал написание иероглифов, установил одинаковыми длины осей у телег для обеспечения единой колеи на дорогах. Искусство измерения известно было в Древнем Египте примерно 7 тыс. лет назад. В Египетских гробницах были найдены эталоны длины, на строительстве пирамид применялся “царский локоть” длиной около 52,6 см. В ХVIII веке до н. э. царь Хаммурапи издал закон, в котором были установлены и стандартизованы веса и меры. Со временем развитие мер и весов сильно расширилось. Чем сложнее становились сделки и чем больше появлялось поддельных мер и гирь, тем всестороннее становились законы. Об этом говорилось и в библии “Да не преступишь ты закона с помощью неверного локтя, неверной гири, неверной меры. Верные весы, верные гири, верные сосуды, верные меры да будут с тобой”.
Упоминание о ранних системах весов мы находим и в скандинавской истории. Множество примеров показывают, что меры объема были нормализованы рано. Например, римляне пользовались стандартной мерой конгиус, равняющейся шести секстариям (один секстарий приблизительно равен пинте). Восемь конгиусов составляли одну амфору. Измерение времени дает очень ранние примеры стандартизации и восходит, по меньшей мере, к вавилонянам. В Китае уже в V веке до н. э. был принят календарь, насчитывающий 365,25 дня. Наш календарь прослеживается до эпохи Цезаря (45 г. до н. э.), исправлен в 1581 г. при правлении папы Григория XIII. В строительстве города Чатал-Гуют (6500 – 5700 годах до н. э.) были использованы кирпичи со стандартными размерами (8х16х32 см). В эпоху Возрождения в связи с развитием экономических связей между государствами начинают широко использоваться методы стандартизации. Так, в связи с необходимостью строительства большого количества судов в Венеции начала осуществляться сборка галер из заранее изготовленных деталей и узлов (был использован метод унификации).
В период перехода к машинному производству имели место такие впечатляющие достижения стандартизации, как создание французом Лебланом в 1785 г. 50 оружейных замков, каждый из которых был пригоден для любого из одновременно изготовленных ружей без предварительной подгонки (пример достижения взаимозаменяемости и совместимости); с целью перехода к массовому производству в Германии на королевском оружейном заводе был установлен стандарт на ружья, по которому калибр последних был определен 13,9 мм; в 1845 г. в Англии была введена система крепежных резьб; тогда же в Германии была стандартизирована ширина железнодорожной колеи.
Началом международной стандартизации можно считать принятие в 1875 г. представителями 19 государств Международной метрической конвенции и учреждение Международного бюро мер и весов. Первые упоминания о стандартах в России отмечены во времена правления Ивана Грозного, когда были введены для измерения пушечных ядер стандартные калибры - кружала. Петр I, стремясь к расширению торговли с другими странами, не только ввел технические условия, учитывающие повышенные требования иностранных рынков к качеству отечественных товаров, но и организовал правительственные бракеражные комиссии в Петербурге и Архангельске. В обязанность комиссий входила тщательная проверка качества экспортируемого Россией сырья (древесины, льна, пеньки и др.). Развитие государственной стандартизации началось только при Советской власти. В 1918 г. Лениным был подписан декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР “О введении Международной метрической системы мер и весов”. В 1923 г. создано Бюро по стандартизации при Народном комиссариате рабоче-крестьянской инспекции (НКРКИ) для подготовки предложений по созданию руководящего органа по стандартизации. В 1925 году был организован Комитет по стандартизации при Совете Труда и Обороны СССР и введена государственная стандартизация в СССР. Первым председателем был назначен В.В. Куйбышев. В 1926 утвержден первый общесоюзный стандарт “Пшеница. Селективные сорта зерна. Номенклатура”. В последующие три года Комитет по стандартизации при СТО утвердил более 300 стандартов. В 1930 г. решением ХVI съезда ВКП(б) установлена ответственность за качество продукции. За период 1929 – 1932 гг. было утверждено более 4500 стандартов главным образом на продукцию тяжелой промышленности. В 1940 г. постановлением СНК СССР введена категория государственных стандартов (ГОСТ). С начала 2-й пятилетки и до 1941 года было разработано и утверждено 8600 ГОСТов, что и подготовило промышленность страны к работе в военных условиях.
Стандарты периода войны и послевоенных пятилеток (1945-1965 гг.) предусматривали сокращение типов, марок, видов, размеров изделий, что обусловило ускорение выпуска продукции для фронта и процесс восстановления народного хозяйства. Только за один год войны было утверждено 2200 новых стандартов, которые позволили мобилизовать ресурсы страны.
В 1954 г. создан Комитет стандартов, мер и измерительных приборов при Совете Министров СССР. С этого момента руководство стандартизацией и метрологией в стране стало единым. В 1970 году Комитет стандартов мер и измерительных приборов Совета Министров СССР был преобразован в Государственный комитет Совета Министров СССР по стандартам (Госстандарт). В 1968 г. был разработан и утвержден комплекс государственных стандартов “Государственная система стандартизации” (ГСС). Согласно ГОСТу 1.068 были введены четыре категории стандартов: государственный стандарт Союза ССР (ГОСТ), республиканский стандарт (РСТ), отраслевой стандарт (ОСТ), стандарт предприятия (СТП). Значительный вклад в развитие стандартизации был внесен Советом Экономической Взаимопомощи. В 1962 г. были созданы Постоянная комиссия СЭВ по стандартизации (ПКС СЭВ) и Институт СЭВ по стандартизации. Создание ПКС явилось поворотным моментом в проведении работ по стандартизации в странах-членах СЭВ, который был вызван углублением экономических и научно-технических связей в рамках СЭВ. Была создана постоянная организационная основа для многостороннего сотрудничества по стандартизации и метрологии как важнейшего элемента программы социалистической интеграции стран - членов СЭВ. 21 июня 1974 г. сессия СЭВ на своем заседании утвердила положение о стандарте Совета Экономической Взаимопомощи. В первые годы после утверждения Положения о СТ СЭВ основное внимание было уделено созданию систем общетехнических базовых СТ СЭВ. Так были созданы и внедрены: Единая система проектно-конструкторской документации СЭВ (ЕСКД СЭВ), Единая система допусков и посадок (ЕСДП СЭВ) и др. Создание систем общетехнических СТ СЭВ явилось необходимой основой для разработки предметных СТ СЭВ. К ним относятся объекты судостроения и сельскохозяйственного машиностроения, контейнерно-транспортные системы, средства механизации погрузочно-разгрузочных и складских работ, сосуды высокого давления, топливные насосы, кованые трубы и др.
На 1 января 1985 г. было утверждено более 5000 СТ СЭВ, в том числе около 800 стандартов общетехнического характера, более 1100 стандартов на изделия машиностроения, 450 стандартов на продукцию химической и нефтеперерабатывающей промышленности, около 400 стандартов на изделия электротехники, около 200 стандартов на продукцию легкой и пищевой промышленности и др.
В 1974 г. заинтересованными странами-членами СЭВ была принята Конвенция об обязательности применении СТ СЭВ. При стандартизации в рамках СЭВ большое значение придавалось комплексной стандартизации, под которой понималось целенаправленное и планомерное установление в стандартах СЭВ взаимосвязанных требований как к самому объекту комплексной стандартизации в целом, так и к его основным элементам.
Правительства государств - участников СНГ, признавая необходимость проведения в области стандартизации согласованной технической политики, подписали 13 марта 1992 г. Соглашение о политике в области стандартизации, метрологии и сертификации. В соответствии с Соглашением был создан Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации, в задачу которого входила организация работ по стандартизации (а также метрологии и сертификации) на межгосударственном уровне. Для Российской Федерации это послужило началом формирования российской системы стандартизации. В 1993 г. был принят Закона РФ “О стандартизации”, который определил меры государственной защиты интересов потребителей посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.
9.3.3. Государственная система стандартизации (ГСС)
ГСС устанавливает общие организационно-технические правила системы стандартизации в Российской Федерации. Положения стандартов ГСС применяют государственные органы управления, субъекты хозяйственной деятельности, научно-технические, инженерные общества и другие общественные объединения, в том числе технические комитеты (ТК) по стандартизации. ГСС изложена в следующих нормативных документах:
- ГОСТ Р 1.0–92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения;
- ГОСТ Р 1.2–92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок разработки государственных стандартов;
- ГОСТ Р 1.4–93. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Общие положения;
- ГОСТ Р 1.5–92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;
- ГОСТ Р 1.8–95. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок разработки и применения межгосударственных стандартов;
- ГОСТ Р 1.9–95. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок маркирования продукции и услуг знаком соответствия государственным стандартам;
- ГОСТ Р 1.10–95. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок разработки, принятия, регистрации правил и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации и информации о них;
- ИСО/МЭК 2. Общие термины и определения в области стандартизации и смежных видов деятельности;
- ПР 50–688–92. Временное типовое положение о техническом комитете по стандартизации;
- Р 50–605–79–93. Рекомендации по разработке положения о службе стандартизации предприятия;
- ПР 50–734–93. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;
- ПР 50–718–94. Правила заполнения и представления каталожных листов продукции;
- Р 50.1.004–95. Порядок подготовки в Госстандарте России межгосударственных стандартов для принятия в Российской Федерации;
- Положение об организации и осуществлении государственного контроля и надзора в области стандартизации, обеспечении единства измерений и обязательной сертификации. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 16 мая 2003 г. № 287;
- Правила по стандартизации. Порядок проведения Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии государственного контроля и надзора. Утверждены Постановлением Госстандарта России от 23 сентября 2002 г. № 91. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Закон РФ «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-Ф3. Он обязателен для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений. В нем отражены меры государственной защиты интересов потребителей и государства путем разработки и применения нормативных документов по стандартизации.
9.3.4. Задачи стандартизации
Основными задачами стандартизации являются:
- обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями (заказчиками);
- установление оптимальных требований к номенклатуре и качеству продукции в интересах потребителя и государства, в том числе обеспечивающих ее безопасность для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
- установление требований по совместимости (конструктивной, электрической, электромагнитной, информационной, программной и др.), а также взаимозаменяемости продукции;
- согласование и увязка показателей и характеристик продукции, ее элементов, комплектующих изделий, сырья и материалов;
- унификация на основе установления и применения параметрических и типоразмерных рядов, базовых конструкций, конструктивно-унифициро-ванных блочно-модульных составных частей изделий;
- установление метрологических норм, правил, положений и требований;
- нормативно-техническое обеспечение контроля (испытаний, анализа, измерений), сертификации и оценки качества продукции;
- установление требований к технологическим процессам, в том числе для снижения материалоемкости, энергоемкости и трудоемкости, для обеспечения применения малоотходных технологий;
- создание и ведение систем классификации и кодирования технико-экономической информации;
- нормативное обеспечение межгосударственных и государственных социально-экономических и научно-технических программ (проектов) и инфраструктурных комплексов (транспорт, связь, оборона, охрана окружающей среды, контроль среды обитания, безопасность населения и т.д.);
- создание системы каталогизации для обеспечения потребителей информацией о номенклатуре и основных показателях продукции;
- содействие выполнению законодательства Российской Федерации методами и средствами стандартизации.
9.3.5. Основные понятия и определения в системе стандартизации
Нормативный документ- документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Нормативный документ охватывает такие понятия, как стандарты и иные нормативные документы по стандартизации, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие документы, соответствующие основному определению.
Стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения;
Международный стандарт - стандарт, принятый международной организацией; Национальный стандарт - стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации;
Комплекс стандартов - совокупность взаимосвязанных стандартов, объединенных общей целевой направленностью и устанавливающих согласованные требования к взаимосвязанным объектам стандартизации.
Регламент - документ, содержащий обязательные правовые нормы и принятый органами власти.
Техническое регулирование - правовое регулирование отношений в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, а также в области установления и применения на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг и правовое регулирование отношений в области оценки соответствия.
Технический регламент - документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Президента Российской Федерации, или постановлением Правительства Российской Федерации и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации).
Международная стандартизация - стандартизация, участие в которой открыто для соответствующих органов всех стран.
Региональная стандартизация - стандартизация, участие в которой открыто для соответствующих органов стран только одного географического или экономического региона мира.
Национальная стандартизация - стандартизация, которая проводится на уровне одной страны.
Безопасность - отсутствие недопустимого риска, связанного с возможностью нанесения ущерба.
Охрана здоровья людей - защита здоровья людей от неблагоприятного воздействия продукции, работ (процессов) и услуг, окружающей среды.
Охрана окружающей среды - защита окружающей среды от неблагоприятного воздействия продукции, работ (процессов) и услуг.
Совместимость - пригодность продукции, процессов и услуг к совместному, не вызывающему нежелательных взаимодействий, использованию при заданных условиях для выполнения установленных требований.
Взаимозаменяемость - пригодность одного изделия, процесса, услуги для использования вместо другого изделия, процесса, услуги в целях выполнения одних и тех же требований.
Унификация - выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров.
Применение стандарта - использование стандарта его пользователями с выполнением требований, установленных в стандарте, в соответствии с областью его распространения и сферой действия.
Пользователь стандарта - юридическое или физическое лицо, применяющее стандарт в своей производственной, научно-исследовательской, опытно-конструкторской, технологической, учебно-педагогической и других видах деятельности.
Отрасль - совокупность субъектов хозяйственной деятельности независимо от их ведомственной принадлежности и форм собственности, разрабатывающих и (или) производящих продукцию (выполняющих работы и оказывающих услуги) определенных видов, которые имеют однородное потребительное или функциональное назначение.
Правила (ПР) - документ в области стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, устанавливающий обязательные для применения организационно-технические и (или) общетехнические положения, порядки (правила процедуры), методы (способы, приемы) выполнения работ соответствующих направлений, а также обязательные требования к оформлению результатов этих работ.
Рекомендации (Р) - документ в области стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, содержащий добровольные для применения организационно-технические и (или) общетехнические положения, порядки (правила процедуры), методы (способы, приемы) выполнения работ соответствующих направлений, а также рекомендуемые правила оформления результатов этих работ.
Соответствие государственному стандарту (государственным стандартам) - соблюдение изготовителем всех установленных в государственном стандарте (государственных стандартах) требований к продукции.
Контроль (надзор) за соблюдением требований технических регламентов - проверка выполнения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем требований технических регламентов к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации и принятие мер по результатам проверки.
9.3.6. Органы и службы стандартизации
Государственное управление стандартизацией в Российской Федерации осуществляет Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России). Работы по стандартизации в области строительства организует Государственный комитет по жилищной и строительной политике (Госстрой России).
По закону «О техническом регулировании» Госстандарт России в области стандартизации решает следующие вопросы:
- утверждает национальные стандарты;
- принимает программу разработки национальных стандартов;
- организует экспертизу проектов национальных стандартов;
- обеспечивает соответствие национальной системы стандартизации интересам национальной экономики, состоянию материально-технической базы и научно-техническому прогрессу;
- осуществляет учет национальных стандартов, правил стандартизации, норм и рекомендаций в этой области и обеспечивает их доступность заинтересованным лицам;
- создает технические комитеты по стандартизации и координирует их деятельность;
- организует опубликование национальных стандартов и ихраспространение;
- участвует в соответствии с уставами международных организаций в разработке международных стандартов и обеспечивает учет интересов Российской Федерации при их принятии;
- утверждает изображение знака соответствия национальным стандартам;
- представляет Российскую Федерацию в международных организациях, осуществляющих деятельность в области стандартизации.
Работы по стандартизации в области строительства организует Госстрой России. Для организации и осуществления работ по стандартизации определенных видов продукции и технологии или видов деятельности, а также проведения по указанным объектам работ по международной (региональной) стандартизации создают технические комитеты (ТК) по стандартизации. Работы по стандартизации в области строительства организует Госстрой России. Для организации и осуществления работ по стандартизации определенных видов продукции и технологии или видов деятельности, а также проведения по указанным объектам работ по международной (региональной) стандартизации создают технические комитеты (ТК) по стандартизации. К работе в ТК привлекаются на добровольной основе полномочные представители заинтересованных предприятий и организаций. К работе в технических комитетах должны привлекаться ведущие ученые и специалисты. ТК создаются на базе предприятий (организаций), специализирующихся по определенным видам продукции и технологий или видам деятельности и обладающих в данной области наиболее высоким научно-техническим потенциалом, в том числе на базе организаций Госстандарта России или Госстроя России.
Госстандарт осуществляет свои функции непосредственно и через созданные им органы. К территориальным органам Госстандарта относятся центры стандартизации и метрологии (ЦСМ), которых на территории РФ более 100 (например, в Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске, Иркутске и в других центрах экономических районов).
К российским службам стандартизации относятся научно-исследовательские институты Госстандарта России (20 институтов) и технические комитеты по стандартизации.
К научно-исследовательским институтам Госстандарта, например, относятся: НИИ стандартизации (ВНИИстандарт)- головной институт в области Государственной системы стандартизации; ВНИИ сертификации продукции (ВНИИС) - головной институт в области сертификации продукции (услуг) и систем управления качеством продукции (услуг); ВНИИ по нормализации в машиностроении (ВНИИНМАШ) - головной институт в области разработки научных основ унификации и агрегатирования в машиностроении и приборостроении; ВНИИ комплексной информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) - головной институт в области разработки и дальнейшего развития Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, стандартизации научно-технической терминологии.
Деятельность по стандартизации осуществляется и другими федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции. Эти органы в своих стандартах могут устанавливать обязательные требования к качеству продукции (работ, услуг), т. е. создавать технические регламенты. В частности, роль технических регламентов выполняют санитарные нормы и правила (СанНиП), вводимые Минздравом России; строительные нормы и правила (СНИП) Госстроя России, государственные образовательные стандарты Министерства образования Российской Федерации и пр.
Для организации и координации работ по стандартизации в отраслях экономики и иных сферах деятельности государственные органы управления в пределах их компетенции создают, при необходимости, подразделения (службы) стандартизации и (или) назначают головные организации по стандартизации.
Субъекты хозяйственной деятельности также организуют и проводят работы по стандартизации. Их подразделения (службы) стандартизации (конструкторско-технологический, научно-исследовательский отдел, лаборатория, бюро) выполняют научно-исследовательские, опытно-конструкторские и другие работы по стандартизации, участвуют в выполнении работ по стандартизации, проводимых другими подразделениями предприятия, а также осуществляют организационно-методическое и научно-техническое руководство работами по стандартизации на предприятии.
Руководители предприятий несут ответственность за организацию и состояние выполняемых работ по стандартизации на этих предприятиях.
9.3.7. Нормативные документы по стандартизации
Нормативные документы по стандартизации применяются государственными органами управления, субъектами хозяйственной деятельности на стадиях разработки, подготовки продукции к производству, ее изготовления, реализации (поставки, продажи), использования (эксплуатации), хранения, транспортирования и утилизации, при выполнении работ и оказании услуг, при разработке технической документации (конструкторской, технологической, проектной), в том числе технических условий, каталожных листов на поставляемую продукцию (оказываемые услуги).
Все действующие в Российской Федерации государственные, межгосударственные, региональные, национальные стандарты других стран вносятся в ежегодно переиздаваемый указатель “Государственные стандарты”. Государственные стандарты (ГОСТ Р) разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, и не должны противоречить законодательству Российской Федерации. Государственные стандарты должны содержать:
- требования к продукции, работам и услугам по их безопасности для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, требования техники безопасности и производственной санитарии;
- требования по технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
- основные потребительские (эксплуатационные) характеристики продукции, методы их контроля, требования к упаковке, маркировке, транспортированию, хранению, применению и утилизации продукции;
- правила и нормы, обеспечивающие техническое и информационное единство при разработке, производстве, использовании (эксплуатации) продукции, выполнении работ и оказании услуг, в том числе правила оформления технической документации, допуски и посадки, общие правила обеспечения качества продукции, работ и услуг;
- сохранения и рационального использования всех видов ресурсов, термины и их определения, условные обозначения, метрологические и другие общетехнические и организационно-технические правила и нормы.
В государственных стандартах содержатся как обязательные для выполнения требования к объекту стандартизации, так и рекомендательные.
К обязательным относятся: требования по обеспечению безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, по обеспечению технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции, единства методов их контроля и единства маркировки, а также иные требования, установленные законодательством Российской Федерации.
К требованиям безопасности в стандартах относят: электробезопасность, пожаробезопасность, взрывобезопасность, радиационную безопасность, предельно допустимые концентрации химических и загрязняющих веществ; безопасность при обслуживании машин и оборудования.
Примеры условного обозначения государственных стандартов:
ГОСТ Р 2.51 – 93
Год утверждения стандарта
Порядковый регистрационный номер
Классификационная группа
Комплекс стандартов (код системы ЕСКД)
В случае отсутствия в структуре обозначения стандарта классификационной группы порядковый регистрационный номер проставляется непосредственно после кода системы.
ГОСТ Р 1.5 – 92
Год утверждения стандарта
Порядковый регистрационный номер
Комплекс стандартов (код системы ГСС)
В обозначение стандартов на изделия, используемые только в атомной энергетике, добавляется буква А, проставляемая после двух последних цифр года утверждения стандарта.
Международные и региональные стандарты (при условии присоединения к ним Российской Федерации), а также национальные стандарты других стран (при наличии соответствующих соглашений с этими странами) применяют на территории Российской Федерации в качестве государственных стандартов.
При этом они представляют собой:
-или аутентичный текст на русском языке соответствующего документа;
-или аутентичный текст на русском языке соответствующего документа с дополнительными требованиями, отражающими специфику потребностей народного хозяйства.
Государственный стандарт, оформленный на основе применения аутентичного текста международного или регионального стандарта (например, ИСО/МЭК 2593: 1993) и не содержащий дополнительных требований, обозначается как ГОСТ Р ИСО/МЭК 2593 – 98.
Если в государственном стандарте имеются дополнительные требования по сравнению с международным (региональным) стандартом, то в скобках приводится обозначение международного стандарта, например, ГОСТ Р 51295 – 99 (ИСО 2965 – 97).
Региональные стандарты для российских условий – это межгосударственные стандарты (ГОСТ) и стандарты бывшего Совета Экономической Взаимопомощи (СТ СЭВ). До сих пор в странах СНГ (в том числе и в Российской Федерации) применяются стандарты СЭВ, вводимые в действие в качестве межгосударственных.
Межгосударственные стандарты (ГОСТ) действуют, как региональные стандарты в странах СНГ. Основу Межгосударственной системы стандартизации (МГСС) составили государственные стандарты бывшего Союза ССР. В Российской Федерации действующие государственные стандарты бывшего Союза ССР применяются постольку, поскольку они не противоречат законодательству Российской Федерации.
Межгосударственные стандарты принимаются Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (МГС) или Межгосударственной научно-технической комиссией по стандартизации, техническому нормированию и сертификации в строительстве (МНТКС).
Решение об отмене того или иного стандарта СССР на территории Российской Федерации принимают Госстандарт или Госстрой России. Условные обозначения межгосударственных стандартов аналогичны обозначениям государственных стандартов Российской Федерации.
Межгосударственный стандарт, оформленный на основе применения аутентичного международного стандарта (например, ИСО 9591: 1992), обозначается как ГОСТ ИСО 9591 – 93.
Если в межгосударственном стандарте имеются дополнительные требования по сравнению с международным стандартом, то в скобках приводится обозначение международного стандарта, например, ГОСТ 20231-92 (ИСО 7173-89).
Международные стандарты (ИСО, МЭК, ИСО/МЭК) наиболее широко используются во всем мире; представляют собой тщательно отработанный вариант технических требований к продукции (услуге), что значительно облегчает обмен товарами, услугами и идеями между всеми странами мира.
Крупнейший партнер ИСО - Международная электротехническая комиссия (МЭК). Они поддерживают тесное сотрудничество с Европейским комитетом по стандартизации (СЕН). В целом эти три организации охватывают международной стандартизацией все области техники; кроме того, стабильно взаимодействуют в области информационных технологий и телекоммуникации.
Международные стандарты ИСО, МЭК и ИСО/МЭК не имеют статуса обязательных для всех стран-участниц. Любая страна мира вправе применять или не применять их. Решение вопроса о применении международного стандарта связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. По своему содержанию стандарты ИСО в меньшей мере касаются требований к конкретной продукции. Основная же масса нормативных документов касается требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытаний продукции, а также других общих и методических вопросов. Таким образом, использование большинства международных стандартов ИСО предполагает, что конкретные технические требования к товару устанавливаются в договорных отношениях.
По содержанию стандарты МЭК отличаются от стандартов ИСО большей конкретикой: в них изложены технические требования к продукции и методам ее испытаний, а также требования по безопасности, что актуально не только для объектов стандартизации МЭК, но и для важнейшего аспекта подтверждения соответствия сертификации на соответствие требованиям стандартов по безопасности. Для обеспечения этой области, имеющей актуальное значение в международной торговле, МЭК разрабатывает специальные международные стандарты на безопасность конкретных товаров.
ИСО и МЭК совместно разрабатывают стандарты ИСО/МЭК, руководства ИСО/МЭК и директивы ИСО/МЭК по актуальным вопросам стандартизации, сертификации, аккредитации испытательных лабораторий и методическим аспектам.
Международные, региональные стандарты, документы ЕЭК ООН и других международных, региональных организаций и национальные стандарты других стран могут применяться в качестве стандартов отраслей, стандартов предприятий и стандартов научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений до их принятия в качестве государственных стандартов Российской Федерации.
Допускаются изготовление и поставка продукции на экспорт в соответствии с требованиями международных, региональных и национальных стандартов других стран и стандартов фирм зарубежных стран по предложению потребителя (заказчика) этих стран на договорной (контрактной) основе. Общероссийские классификаторы технико-экономической информации создаются в рамках Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), в которую входят общероссийские классификаторы, средства их ведения, нормативные и методические документы по их разработке, ведению и применению.
Основные положения по системе ЕСКК изложены в следующих документах:
- ПР 50 – 733 – 93. Основные положения Единой системы классификации и кодирова¬ния технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации;
- ПР 50-734-93. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;
- ПР 50 - 735 -93. Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно – вычислительной сети Госкомстата России. (Примечание. С 1999 г. Госкомстат России преобразован в Российское статистическое агентство).
Объектами классификации и кодирования в ЕСКК выступают: статистическая информация, макроэкономическая финансовая и правоохранительная деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции, предоставление услуг, таможенное дело, торговля и внешнеэкономическая деятельность. Общее руководство и координацию работ по созданию ЕСКК осуществляют Госстандарт РФ и Росстатагентство. Научная часть этой работы ведется Всероссийским научно–исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ).
Одновременно с ОКП с 1991 г. в России действует внешнеторговый классификатор – Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД), которая является основой таможенного тарифа. Для увязки этих классификаторов используются переводные таблицы. Составной частью ЕСКК ТЭСИ является каталогизация продукции. Она предусматривает составление перечней производимой, экспортируемой и импортируемой продукции с ее описанием (идентификацией). Каталогизация требуется специалистам всех уровней для обоснованного принятия управленческих, коммерческих и технических решений. Формируемая в настоящее время Федеральная система каталогизации продукции для государственных нужд (ФСК) решает следующие задачи:
- однозначная идентификация предметов снабжения за счет единых стандартных правил описания;
- сбор, регистрация и хранение информации;
- выявление взаимозаменяемых, дублирующих и устаревших видов продукции;
- информационное обслуживание пользователей ФСК.
Источником информации для каталогизации являются каталожные листы (КЛ), представляемые в Центры метрологии и стандартизации при регистрации предприятием-изготовителем ТУ на продукцию. В настоящее время ведется большая работа по созданию взаимосвязанных между собой классификаторов, что дает возможность обеспечивать достоверной информацией федеральные органы государственной власти России, а также иметь сопоставимую информацию при обмене ею между государствами.
Стандарты отраслей (ОСТ) могут разрабатываться и приниматься государственными органами управления в пределах их компетенции применительно к продукции, работам и услугам отраслевого значения по процедурам, установленным этими органами. В частности, стандарты отраслей разрабатывают на организационно-технические и общетехнические объекты, продукцию, работы (процессы) и услуги, применяемые в отрасли, в том числе организацию проведения работ по отраслевой стандартизации, типоразмерные ряды и типовые конструкции изделий отраслевого применения (специфический крепеж, инструмент и др.), организацию работ по метрологическому обеспечению в отрасли.
Стандарты отраслей не должны нарушать обязательные требования государственных стандартов, а также правила и нормы безопасности, установленные государственными надзорными органами по вопросам, отнесенным к их компетенции. Требования стандартов отраслей подлежат своевременному приведению в соответствие с достижениями науки, техники и технологии, а также требованиями государственных стандартов.
Стандарт отрасли применяют на территории Российской Федерации предприятия, подведомственные государственному органу управления, принявшему данный стандарт. Иные субъекты хозяйственной деятельности применяют стандарты отраслей на добровольной основе.
Требования стандартов отраслей к продукции, работам (процессам) и услугам подлежат обязательному соблюдению субъектами хозяйственной деятельности, если об этом указывается в технической документации изготовителя (поставщика) продукции, исполнителя работ и услуг или в договоре.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается унификация документов?
2. В чем заключается форма юридического закрепления унификации документов?
3. В чем суть унификации документов?
4. В чем суть стандартизации документов?
5. Что включает в себе работа по унификации документов?
6. Каковы основные принципы унификации?
7. Какие существуют способы унификации текстов, их содержания?
8. Кто осуществляет государственное управление стандартизацией документации?
9. Какой орган осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации?
10. Какие вопросы решает Госстандарт России в области стандартизации?
11. Какие существуют виды документов?
12. Что представляют собой Табель форм документов, Альбом форм документов?
13. Как подразделяются классификаторы?
14. Кто выступает объектами классификации и кодирования в ЕСКК?
15. Кто ведет научную работу по созданию ЕСКК?
16. Назовите действующие общероссийские классификаторы?
17. Что является объектом стандартизации?
18. История развития стандартизации?
19. В каких документах изложена ГСС?
20. Задачи стандартизации?
21. Понятие «нормативный документ»?
22. Понятие «стандарт»?
23. Назовите органы стандартизации?
24. Назовите службы стандартизации?
25. Назовите нормативные документы по стандартизации?




























РАЗДЕЛ 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)

Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления

10.1. Основные виды документной деятельности
10.2. Информация в управленческой деятельности
10.3. Управление документацией
10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

10.1. Основные виды документной деятельности

На ранних этапах становления и развития сферы управления, науки, техники, равно как и других отраслей человеческой деятельности, работа с документами входила в число вспомогательных операций для лиц, занятых в этих сферах. Но постепенно объем подобного рода операций увеличился настолько, что вызвал необходимость выделения специальных профессиональных групп для их выполнения. В результате работа, связанная с созданием, обработкой, хранением, распространением документов, стала обособляться в отдельную отрасль профессиональной документной деятельности. Так появились делопроизводители, библиотекари, переводчики, архивариусы и многие другие подобного рода профессии.
Со временем произошла институционализация информационно-документационной сферы. Появился целый ряд специальных социальных институтов, занимающихся исключительно упорядочением информационного пространства, оптимизацией и направлением движения информационных потоков, обеспечением сохранности накопленных информационных ресурсов или, иначе говоря, созданием, распространением, хранением, поиском, организацией использования документов.
На современном этапе документная деятельность представляет собой сложно-структурированную систему.
В ней выделяют четыре основных направления:
- непосредственная работа с документами, осуществляемая практическими сотрудниками (делопроизводители, секретари, архивисты, библиотекари и т.д.) на предприятиях, в учреждениях, организациях;
- административно - управленческая деятельность, регулирующая работу документоведов-практиков. Ею занимаются руководители соответствующих организаций, учреждений, предприятий, а также руководители их специализированных структурных подразделений (общие отделы, канцелярии, отделы кадров и т.п.);
- научная деятельность, ориентированная на разработку теоретических проблем и рационализацию практики работы с документами.
Ее осуществляют главным образом ученые вузов, работающие на кафедрах документоведческого профиля, а также сотрудники специализированных научно-исследовательских институтов (например, ВНИИДАД), ведущие специалисты крупных архивов, библиотек, центров научно-технической информации;
- информационно-методическая деятельность, направленная на внедрение в практику результатов научных исследований и передового опыта работы с документами.
Она выполняется, в частности, сотрудниками научно-методических отделов архивов, библиотек. Важное место в этой работе занимают специализированные журналы документоведческого профиля («Делопроизводство», «Секретарское дело» и др.).
Документная деятельность включает всю совокупность действий, связанных с документом от момента его создания до утилизации или организации постоянного хранения и дальнейшего использования.
Важнейшими видами документной деятельности являются:
Производство документов;
Обработка документов;
Хранение документов;
Поиск документов;
Использование документов.
В основе системы организации и технологии работы с документами лежат научные принципы и методы, а также огромный практический опыт, накопленный за многие сотни лет документной деятельности в различных сферах и разных странах. Это обусловило формирование и развитие не только специализированных учреждений, учебных заведений соответствующих профессий, специальностей и специализаций, но и появление целого ряда прикладных документоведческих дисциплин, ориентированных на разработку оптимальных методов работы с теми или иными конкретными видами документов и системами документации.
10.2. Информация в управленческой деятельности

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации, и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (схема 10.2).
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть картинку ] Схема 10.2. Общая структура документационного обеспечения управления
Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности:
- по назначению (одноцелевая, связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких разнообразных проблем);
- по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, о чем свидетельствуют наскальные надписи и рисунки, не фиксируемая информация используется в момент получения: она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);
- по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника и систематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших процессы предварительной «очистки» и систематизации, позволяющих решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
- по полноте информация может быть частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
- по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).
Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.
Существующие на сегодняшний день определения информации применительно к человеческому обществу выражаются в виде:
сведений, запечатленных в организмах результатах отражения движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации;
сообщений, образуемых организмами в целях обмена сведениями с другими организмами, представляющих собой другую форму проявления информации.
Нетрудно заметить, что каждое из рассмотренных определений является всего лишь частным случаем одного из двух ранее рассмотренных классов информации: внутренней (структурной) и внешней (оперативной) соответственно.
Мы живем в информационном мире. Все, что мы видим, слышим, помним, знаем, переживаем, - это различные формы информации. Совокупность сведений становится знанием лишь после интерпретации их субъектом и включения их в свою информационную модель окружающей действительности. Следовательно, информацию в широком смысле можно определить так же, как совокупность знаний об окружающем нас мире. В таком понимании информация является важнейшим ресурсом научно-технического и социально-экономического развития общества.
Под информационными ресурсами в широком смысле понимается вся накопленная человечеством информация об окружающей нас действительности, зафиксированная на материальных носителях, обеспечивающих ее хранение и передачу во времени и пространстве между различными потребителями для удовлетворения их потребностей.
В отличие от материального и энергетического ресурсов, информационный ресурс не уменьшается при потреблении, а накапливается со временем, сравнительно легко и просто с помощью технических средств обрабатывается, хранится и передается на значительные расстояния.
В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут быть государственными, информационными ресурсами предприятия (организации) и конкретного индивидуума.
Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами.
Под информационной системой понимается совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Таким образом, в жизни общества информация проявляется в форме сведений и сообщений (содержащих эти сведения), предназначенных для их доставки и обмена между элементами социума, которые при этом вступают в информационные отношения.
Под информационными отношениями понимаются регулируемые правом общественные отношения, возникающие в процессе взаимодействия субъектов в целях удовлетворения их интересов в обладании необходимой информацией, передаче части имеющейся информации другим субъектам, а также в сохранении в тайне оставшейся части информации.
Интересы, возникающие в социуме и связанные с информацией, подразделяются на три основные группы:
1. Интересы человека - обусловливаются необходимостью адаптации к условиям существования в природной и социальной среде и заключаются в обладании требуемой для этого информацией, обмене информацией с одними людьми и сохранении в неизвестности для других людей части имеющейся информации. Последнее обстоятельство обеспечивает определенную степень независимости человека от других лиц, повышает комфортность его существования;
2. Интересы общества - обусловливаются необходимостью поддержания общественной стабильности, обеспечения лучших условий жизни своих членов (граждан) и безопасности социального развития. Они заключаются в обладании институциональными социальными образованиями требуемой информацией, обмене информацией между членами социальных образований, сохранении в неизвестности для других лиц части информации, которой обладают члены данного социального образования. Это повышает устойчивость функционирования данного социального образования в условиях существования часто встречающегося конфликта его интересов с интересами других социальных образований;
3. Интересы государства - обусловливаются необходимостью эффективного выполнения функций по управлению делами общества, обеспечению безопасности его существования и развития. Эти интересы заключаются в обладании государственными органами определенной информацией, передаче части этой информации гражданам, социальным образованиям и сохранении в тайне для неуполномоченных лиц информации, разглашение которой может нанести вред выполнению функций государства.
Информация как объект правовых отношений в социуме классифицируется следующим образом:
1. Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.
2. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).
3. Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется:
на свободно распространяемую;
предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;
запрещенную к распространению в Российской Федерации или распространение которой ограничено.
Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.
Поскольку регулируемые правом общественные отношения выражаются через информационные посредством фиксации юридических фактов в виде сообщений, именуемых документами, то предметом нашего дальнейшего рассмотрения является документ как частный случай сообщения.
Существующее определение: документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа).
Это определение недостаточно полно и адекватно существующим реалиям, поскольку за его рамками остались некоторые весьма важные свойства документа как сообщения.
При разговоре по телефону сообщением является непрерывное изменение во времени звукового давления, отображающее не только содержание, но и интонацию, тембр, ритм и иные свойства речи. При передаче движущихся изображений в телевизионных системах сообщение представляет собой изменение во времени яркости элементов изображения.
Таким образом, сообщение представляет собой кодированный эквивалент события, зафиксированный источником информации и выраженный с помощью последовательности условных физических символов (алфавита), образующих некоторую упорядоченную совокупность.
Передача сообщений (следовательно, и информации) на расстояние осуществляется с помощью какого-либо материального носителя (бумаги, магнитной ленты и т.д.) или физического процесса (звуковых или электромагнитных волн, электрического тока, являющихся также материальными носителями). Физический процесс, отображающий (несущий) передаваемое сообщение, называется сигналом.
Следовательно, в настоящее время существуют два принципиально отличных (относительно системы восприятия человека) вида носителей сообщения (документа): предмет и процесс - и соответственно два направления защиты: традиционная защита носителя сообщения (документа) и новое направление - защита информационных технологий как процессов обработки электронных сообщений (документов).
Главной характеристикой предмета в качестве носителя сообщения (документа) является неизменность его параметров в течение длительного времени, что позволяет ему успешно выполнять функцию транспортировки во времени, т. е. хранения сообщения (документа). При передаче и обработке электронного сообщения (документа) оно существует в форме процесса, что позволяет ему более успешно выполнять функцию транспортировки информации в пространстве.
Поскольку технологии изготовления сообщений (документов) относятся к информационным, приведем существующее определение этого понятия.
Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Следовательно, в процессе изготовления электронного сообщения (документа) участвуют следующие объекты:
- компьютеры;
- данные (другие ЭС);
- сетевые (телекоммуникационные) средства ;
- информационные технологии.
Коренным отличием новых (цифровых, электронных) информационных технологий от традиционных аналоговых является то, что при изготовлении электронного сообщения (документа) отсутствует его привязка к конкретному (уникальному) носителю.
В первом приближении переменные, функцией которых является сообщение, могут быть заданы следующим далеко не полным перечнем:
1. Целевая направленность сведений, отраженных в сообщении, определяющая область их применения:
- научно-техническая информация;
- экономическая информация;
- управленческая информация;
- технологическая информация;
- производственная информация;
- юридическая информация;
- справочная информация;
- социальная информация;
- медицинская информация;
- прочая информация (в том числе художественная, религиозная, музыка, искусство, литература).
2. Содержание сообщения - различные сведения, отражаемые в сообщении и определяющие его прагматическую ценность.
3. Пространственно-временные характеристики сообщения - сведения о его местонахождении в определенный момент времени.
4. Языки (алфавиты, правила, способы, методы, алгоритмы, программы) преобразования информации (сведений и соответствующих им сообщений), в том числе при изменении носителя информации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, передачи, хранения, обработки, ввода-вывода сообщений:
алфавит преобразования сведений в сообщения: буквы, цифры; символы иероглифических систем письменности;
знаки - математические и химические, почтовые, картографические, железнодорожные и пароходные, метеорологические, астрономические, правил уличного движения, прочие системы специальных знаков и условных обозначений (знаки радиоэлектронных схем, технологических процессов и т. п.);
преобразования: информации (сведений и сообщений) - кодирование-декодирование, транслитерация, ранскрибирование;
- носителей;
- технических средств;
- алгоритмов, программ, правил;
5. Устройства, обеспечивающее взаимодействие источника и приемника при приеме-передаче сообщений, а также их обработку:
- средства ручной обработки;
- оргтехника;
- кинофототехника;
- электронно-вычислительная техника;
- средства и каналы связи.
6. Способ сохранения (закрепления, записи) информации:
- тексты;
- графика (рисунки, чертежи, карты, изображения, видеоматериалы и т. п.);
- представление пространственных данных;
- аудиоинформация;
- аудиовизуальная информация;
- цифровая и аналоговая информация, записываемая различной регистрирующей аппаратурой;
- перфорация (от азбуки для слепых до кодовых комбинаций на перфоносителях).
7. Носитель информации:
бумажный носитель для традиционных средств полиграфии, печатающих устройств, перфолента, перфокарта;
магнитные и магнитооптические носители - магнитная лента, магнитные диски, СД ROM, оперативная память;
микрофильмовые носители и кинофотоматериалы - микрофильмы, микрофиши, фотоносители, киноматериалы;
устройства отображения - табло для алфавитно-цифровой информации, экраны, самописцы;
сигналы – переносчики сообщений, передаваемых по линиям связи.

10.3.Управление документацией

В различных странах управление документацией организовано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций.
Как правило, в развитых странах основные функции по управлению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административного характера обычно тесно связано с архивными службами.
Можно выделить несколько уровней управления документацией.
В России на федеральном уровне это управление осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации (подтверждением чего является последнее Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»). Однако применительно к конкретным документным ресурсам и сложным комплексам документированной информации (архивная, библиотечная, научно-техническая и др.) управление имеет свои особенности.
Так, непосредственное управление архивной документацией в Российской Федерации осуществляется архивными органами, возглавляемыми Росархивом при Минкультуры России в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 №1290. Будучи федеральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, контроля за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ. Он также осуществляет «согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти».
Росархив выполняет свои функции непосредственно и через подведомственные ему организации, к числу которых относятся федеральные государственные архивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. К примеру, плодотворным является его сотрудничество с органами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляющими государственное управление стандартизацией в РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и ДОУ.
На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб.
На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления.
На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения - управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения и т.п.
В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчиненных органов.
В последнее время в связи с щирокомасштабным использованием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информационными ресурсами организации - информационного менеджмента.
Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документацией в стране.
Тем не менее, к настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.
Она включает:
- законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «0 государственной тайне» и др.;
- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ ( в том числе Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477);
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
- ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.
Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере.
Примером может служить утвержденная постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)». Согласно этой программе органы государственной власти и многие органы местного самоуправления (более половины городов с населением свыше 50 тыс. чел.) должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер. Программой предусматривается также перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления (в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном обороте). Все это будет способствовать оптимизации процессов управления документацией.
Отдельные субъекты РФ разрабатывают и принимают собственные программы перехода к документообороту в электронной среде, наподобие утвержденных распоряжением мэра г. Москвы от 20.07.2001 г. № 715-РМ «Концепции движения Москвы к информационному обществу» и постановлением Правительства г. Москвы от 06.08.2002 № 609- ПП Городской целевой программы «Электронная Москва».
В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией - ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций.
На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осуществляется подготовка национальных стандартов по управлению деловой документацией. В 2007 г. в России был принят ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования (СИБИД)» - стандарт, идентичный международному ИСО 15489-2001.

10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

Поиск документов. Документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют поиск и сбор нужной информации. В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с ее рассеянием в пространстве (по множеству источников) и во времени.
Проблема поиска необходимой информации является весьма актуальной в самых различных сферах человеческой деятельности: в науке, управлении, образовании и т.д.
По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда вытекает важность и социальная значимость теоретических разработок и обобщения практики поиска необходимой документированной информации.
Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в ее поиске.
Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор ее старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают все новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.
Поиск информации, прежде всего научной, облегчают действующие в различных странах информационные центры, институты научной информации и другие учреждения, одновременно выполняющие также функции обработки и хранения документированной информации.
Непосредственный поиск документов в том или ином документном массиве представляет собой совокупность логических и технических операций. Он осуществляется в рамках информационно-поисковых комплексов (архивные описи, каталоги библиотек и архивов, компьютерные базы данных и т.п.), содержащих поисковые образы и адреса хранения документов. Для успешного поиска документов необходимо четкое закрепление места каждого документа в документном массиве и выделение поисковых признаков каждого из документов. Иначе говоря, необходима достаточно полная документографическая (библиографическая) картина того или иного комплекса документов.
ИПС (информационно-поисковые системы) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронными).
В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формализованному описанию документа на карточке, т.е. по регистрационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному либо библиотечному шифру и т.п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к примеру, создаются РКК. РКК в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. Примерами ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т.п.
В ручных ИПС поиск возможен лишь по одному какому либо признаку (реквизиту), являющемуся основным в данной поисковой системе, - по автору, адресату, содержанию и т.д.
В отличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска документированной информации:
- по поисковому образу документа (осуществляется аналогично ручным карточным системам);
- по полному тексту документа (на основе формализции текста, перевода его в машиночитаемую форму);
- по гипертекстовым ссылкам (с учетом множества логических и ассоциативных взаимосвязей между документами).
Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осуществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокупности реквизитов документа: по дате регистрации, номеру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс), по резолюции, исполнителям, отметке о контроле, приложении и другим.
В зависимости от формы представления информации ИПС подразделяют:
- на документографические (производят поиск по поисковым образам документов, т.е. по индивидуальным кодам, которые присваиваются каждому документу и содержат информацию о его местонахождении. В частности, так ведется поиск книг по заказам читателей в крупных библиотеках).
- фактографические (помогают найти отдельные сведения, факты, содержащиеся в текстах документов и относящиеся к какой-либо предметной области);
- документно-фактографические занимают промежуточное положение между предыдущими (позволяют отыскать необходимые сведения со ссылкой на конкретный документ, в котором они содержатся).
Поиск документированной информации, как правило, состоит из нескольких последовательных этапов:
- составление поискового запроса;
- анализ и перевод его с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, перечня дескрипторов и т.д.), т.е. выражение на языке запросов используемой информационно-поисковой системы;
- выборка в соответствующем документном массиве всех документов, отвечающих данным формальным признакам (так называемых релевантных документов);
- выбор из числа найденных тех документов, которые соответствуют информационным потребностям реципиента (так называемых пертинентных документов).
В зависимости от местонахождения документированной информации (в текущем делопроизводстве, в архиве учреждения, в государственном архиве, в библиотеке и т.п.) поиск ее имеет свои особенности.
К примеру, поиск архивных документов начинается с установления фондообразователей, в деятельности которых могла возникнуть интересующая информация. Затем устанавливаются названия архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться необходимые документы. На третьем этапе поиск осуществляется уже на уровне конкретного архива, где выявляются названия и номера фондов, в которых отложились нужные документы. Затем он продолжается на уровне отдельного архивного фонда с целью установления номеров единиц хранения. Завершением поиска становится выявление нужного документа в рамках первичного комплекса, т.е. единицы хранения. В результате определяется архивный шифр документа, состоящий из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа.
В отличие от поиска в отдельно взятом документном массиве или в ограниченной совокупности таких ресурсов поиск документов в информационной среде, т.е. в неограниченной совокупности информационных ресурсов, имеет свои особенности.
В частности, в Internet он осуществляется с помощью поисковых машин, а также посредством индексированных каталогов (рубрикаторов), рейтингов и топов, метапоисковых систем и тематических списков ссылок, онлайновых энциклопедий и справочников. Наиболее популярными поисковыми системами в Рунете являются Яндекс и Рамблер. Среди западных поисковых систем выделяется Google.
Принцип работы поисковой машины заключается в том, что она по внутреннему каталогу (базе данных) ищет по ключевым словам, указанным в поле запроса, и выдает список ссылок, ранжированный по релевантности. С помощью метапоисковых систем можно вести поиск сразу в нескольких поисковых системах.
Скорость поиска и полнота найденной документированной информации, с использованием как традиционных, так и автоматизированных технологий, зависят от качества и уровня имеющихся классификационных схем документов.
Разработка оптимальных вариантов поиска документов осуществляется в рамках отдельных специальных документоведческих дисциплин, в частности, таких научно - практических направлений, как архивная эвристика, библиографическая эвристика. Большое внимание вопросам оптимизации поиска документированной информации уделяется в информатике.
Регистрация и индексация документов. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система.
Современная ИПС должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело).
Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, его нет, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.
Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-221, К-212, А-21З и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К.
Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.
При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.
В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации и базируется на комплексе регистрационных характеристик документа как в автоматизированной, так и традиционной поисковых системах.
В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:
- название документа - классификатор названий документов;
- автор (корреспондент) - классификатор корреспондентов;
- заголовок документов или его краткое содержание - классификатор вопросов деятельности организации;
- резолюция - классификатор резолюций;
- исполнитель - классификатор структурных подразделений и (или) конкретных исполнителей;
- отметка об исполнении - классификатор результатов исполнения документов (причин неисполнения);
- адрес хранения - номенклатура дел.
Помимо перечисленных, в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объединения или крупной организации.
Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в ОКУД, отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ.
Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции.
Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений.
Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между руководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.).
Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений.
В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно - исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами.
При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования.
Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ставится служба ДОУ (управления делами, канцелярии и т.д.). В классификатор структурных подразделений включаются также общественные организации, общества, союзы.
Классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, которые отвечают за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Для визуального отличия регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и светлых тонов.
Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств организационной техники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.
При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и других устройств ввода, например сканера. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива.
Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из РКК и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам.
Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.
Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать машинные базы данных.
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.
Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.
Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата информационно-поисковой системы. Вместе с тем необходимость обеспечения совместимости, понятности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.

Контрольные вопросы:

1. Какова система документной деятельности и что она в себя включает?
2. Какое место занимают информация и документы в современной системе управления?
3.Дайте характеристику направлений документной деятельности:
- непосредственная работа с документами;
- административно-управленческая деятельность;
- научная деятельность;
- информационно-методическая деятельность.
4. Что понимается под управленческой информацией?
5. По каким позициям классифицируется информация?
6. Порядок обмена информацией?
7. Расскажите об уровнях управления документацией?
8. Каковы особенности управления архивной документированной информацией?
9. Роль Росархива в оказании государственных услуг в сфере архивного дела?
10. Назовите нормативно-методическую базу, регламентирующую основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов?
11. В чем заключается алгоритм поиска необходимой документированной информации?
12. Что представляет собой непосредственный поиск документов?
13. По каким признакам осуществляется поиск документов в ручных ИПС?
14. Каковы возможные варианты поиска документов в автоматизированных компьютерных ИПС?
15. Из каких этапов состоит поиск документированной информации?
16. Что является основой для построения поисковых систем?
17. Назовите классификаторы, получившие наибольшее распространение в ИПС?
18. Содержание контрольно-справочной картотеки?
19. В чьей компетенции находится выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы?











Глава 11. Документационное обеспечение управления (ДОУ). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

11.1. Документационное обеспечение управления (ДОУ).
11.2. Понятие «делопроизводство»: цели и задачи.
11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение ДОУ.
11.4. Культура труда делопроизводственного персонала.
11.5. Компьютер и делопроизводство.
11.6. Автоматизированные системы обработки документов.

11.1. Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления (как синоним этого термина в научной, учебной, методической литературе, нормативных документах употребляется термин «делопроизводство») - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Такое определение документационному обеспечению управления (дeлопроизводству) дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» различаются тем, что термин «делопроизводство» - старый (возник еще в ХVПI в.), а термин «документационное обеспечение управления» - относительно новый, он возник в конце 1970-х-начале 1980-х г.г., когда началось внедрение вычислительной техники в управление и применение ее для обработки управленческой документации и информации.
Термин «делопроизводство» воспринимался разработчиками автоматизированных систем управления как архаичный, не соответствующий современным реалиям, поэтому по аналогии с терминами «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и подобными им был создан термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его задачей было подчеркнуть, прежде всего, информационно-техническую составляющую в работе с документами в новых условиях.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине ХУIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.
В настоящее время значение этого термина изменилось.
Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению.
Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ.

11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.
Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.
Перед делопроизводством стоят следующие цели:
- фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);
- организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).
Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.
Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют определение ДОУ.
В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера - твердую копию файла - бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ - файл. Наконец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую организацию по электронной почте.
Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.
Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).
Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.
Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.
Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности информации для принятия решения и управления организацией.
К информации предъявляются два требования: во-первых, она должна быть своевременной, а во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.
Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными. К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы.
Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств; телеконференций.
Документирование - процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.
Достижения в науке, стремительное развитие производства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:
- оперативность в составлении и прохождении документа;
- высокое качество документов;
- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);
- широкое применение безбумажных технологий обмена информацией.
Упешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:
- оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками;
- оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;
- внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий;
- применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.
Развитие компьютерной техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Для решения основных задач делопроизводства на современном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуникационные технологии и Internet.
Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта информационная среда позволяет оперативно редактировать документы, использовать готовые формы (шаблоны), оформлять документы с использованием фирменного бланка предприятия, тиражировать созданные документы и многое другое. Специальные программы-переводчики помогают быстро и грамотно производить перевод документов на любой язык. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки, расчеты) различные диаграммы, рисунки. Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии и стиля письма, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.
Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.
Для регистрации документов и контроля за их исполнением используются программы по автоматизации управления и организации труда сотрудников делопроизводственных служб. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, осуществлять собственный тайм-менеджмент и тайм-менеджмент руководителя, вести ежедневники. С их помощью также ведется контроль над исполнением документов, своевременное оповещение исполнителя о наступлении срока исполнения документа.
Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, создание новых и уничтожение устаревших данных.

11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение ДОУ

Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических либо творческих операций - прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как носителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.).
Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.
Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.
К техническим (делопроизводственным) операциям относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.
Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.
Творческие операции, отражающие специфику труда руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.
Перечень основных нормативных актов, регламентирующих делопроизводство, представлен в разделе «Источники, литература».
Задача ДОУ - максимально эффективно организовать работу с документами в учреждении, организации, на предприятии, фирме.
ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение финансами и др.
Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не может работать успешно.
Любая организация, не придававшая до поры до времени значения работе с документами, непременно приходит к необходимости организовать работу с документами, т. е. создать систему делопроизводства.
Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям, - связан с документами.
Различие заключается лишь в характере работы с документами:
- руководители и специалисты осуществляют преимущественно творческую работу (изучают документы, анализируют, собирают необходимую информацию, готовят проекты документов, принимают решения по подготовленным документам и др.);
- технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов (получают и отправляют документы, сортируют, регистрируют, передают в структурные подразделения, печатают (набирают) документы, ведут контроль за сроками исполнения документов, формируют дела и т. п.).
Из определения ДОУ видно, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая - работу с уже созданными документами.
Организационно-штатное построение ДОУ. В целях организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделение - канцелярия (отдел делопроизводства, общий отдел), на небольших предприятиях функции службы ДОУ выполняет секретарь.
Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей.
В крупных организациях при большом штате работников делопроизводственное подразделение, как правило, называется «управление делами».
В небольшой организации при маленькой штатной численности работников функции делопроизводственной службы может выполнять один работник - секретарь.
Служба ДОУ в организации решает несколько очень важных задач:
- установление единого порядка работы с документами;
- создание условий, обеспечивающих эффективное использование современных компьютерных технологий при работе с документами;
- обеспечение сохранности документов, создаваемых в деятельности организации.
Из задач службы ДОУ вытекают ее функции. К наиболее важным относятся:
- организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;
- прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов;
- ведение контроля за исполнением документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;
- организация изготовления документов, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
- разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений;
- организация работы архива учреждения и использования архивных документов;
- разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и др.
Кроме того, служба ДОУ осуществляет организационное и методическое руководство работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразделениях.
Функции службы ДОУ предопределяют ее структуру.
В состав службы ДОУ обычно включаются:
- группа учета и регистрации документов;
- группа контроля исполнения документов;
- группа (бюро) по рассмотрению обращений граждан;
- секретариат;
- экспедиция;
- машинописное бюро (группа изготовления документов);
- копировально - множительное бюро;
- архив.
В крупных организациях в состав службы ДОУ может входить также группа по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств.
Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, организацией работы с документами, как правило, занимается управление делами. В состав управления делами могут входить:
- секретариат (приемная или секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегиального органа, -протокольное бюро);
- отдел (сектор) контроля исполнения документов;
- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро (группа) учета и регистрации документов, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);
- отдел (группа) обращений граждан;
- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
-центральный архив.
Независимо от конкретного наименования правовой основой деятельности службы ДОУ является положение о ней и положения о ее структурных частях (группах, бюро, отделах), а также должностные инструкции работников. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными подразделениями, должностными лицами и работниками.
Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руководителем организации.
Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по ДОУ (делопроизводству). Инструкция - нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единые правила составления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации.
Инструкция по ДОУ устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жизненный цикл документа: от его создания или поступления документа до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Инструкция разрабатывается, как правилo, службой ДОУ, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.
Инструкции по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации, положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и архивному делу.
Инструкция по ДОУ должна последовательно отражать все стадии работы с документами в организации.
Основой построения службы делопроизводства является принятая в учреждении форма его организации.
В учреждениях применяют централизованную, децентрализованную и смешанные формы организации делопроизводства (иногда говорят о соответствующих системах организации делопроизводства).
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии (делопроизводства) или у секретаря.
Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, характеризующейся наличием специализированных подразделений - экспедиции, машбюро, контрольной группы и т. д.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
В большинстве учреждений используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация. Централизация позволяет снизить стоимость делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование, обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников, использовать прогрессивные и производительные технические средства, обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
Делопроизводственным обслуживанием аппарата управления занимается канцелярия (сектор делопроизводства). Ее структура зависит от категории учреждения (в соответствии с годовым объемом документооборота) и типовой структуры.
В небольших учреждениях, не имеющих канцелярий, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.
Основой для разработки организационной структуры канцелярии в конкретном учреждении являются функции канцелярии и объем работ по каждой функции.
Основные функции канцелярии следующие: прием, регистрация (учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование и печатание документов, контроль за сроками их исполнения, формирование дел и сдача их в архив, хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения канцелярии отражается в положении о канцелярии и инструкции по делопроизводству. Объем работ по каждой функции определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы.
Квалификация служащего представляет собой совокупность общего и специального образования, а также профессионального опыта, необходимого для выполнения в данных организационно-технических условиях работ определенной сложности.
Формы, программы, сроки обучения делопроизводственного персонала определяет в каждом отдельном случае учреждение-организатор занятий, исходя из конкретных задач делопроизводства в данном учреждении, контингента обучающихся, технических и других возможностей.
Одной из наиболее распространенных форм повышения квалификации делопроизводственных работников являются 2-4-дневные семинары, организуемые крупными предприятиями, архивными учреждениями и территориальными органами научно-технической пропаганды.
Краткосрочную переподготовку делопроизводственного персонала проводят каждые 3-5 лет.

11.4 . Культура труда делопроизводственного персонала

Основными элементами культуры труда делопроизводственного персонала являются:
- культура содержания рабочего места;
- культура приема посетителей;
- личная культура делопроизводственного работника;
- культура работы с письмами трудящихся;
- культура управленческих документов.
Культуру содержания рабочего места определяют размещение всех используемых средств и документов в установленном и постоянно соблюдаемом порядке; размещение на рабочей поверхности стола только тех документов, которые в данный момент используются в работе; поддержание чистоты рабочего места и окружающего его пространства; освобождение рабочего места от громоздких предметов личного пользования; поддержание мебели и технических средств в рабочем состоянии, организация интерьера, отвечающего требованиям эстетики, эргономики и психологии труда служащего.
Личную культуру работника делопроизводства определяют высокие моральные качества, профессиональная подготовка и чувство ответственности за порученное дело.
Делопроизводственный работник должен быть внимателен к служебным поручениям руководителя и его личным просьбам, быть скромным, не допускать проявлений невыдержанности, грубости, соблюдать такт в обращении с коллегами и посетителями, хранить служебную тайну и не распространять информацию, которая стала ему известна в силу первоочередного знакомства с документами или организации им телефонных переговоров руководителя, обладать культурой речи и постоянно ее совершенствовать, поддерживать в порядке спецодежду и костюм.
Культура составления управленческих документов предполагает, прежде всего, строгое соблюдение требований стандартов на организационно-распорядительную документацию и положений ГСДОУ. Документ должен быть легко читаем, поэтому не следует использовать пятый или шестой экземпляры машинописного текста, папиросную бумагу; умелое расположение заголовка повышает восприятие информации, содержащейся в документе, повышает его выразительность. Огромное влияние оказывает на культуру документа язык.
Организация рабочих мест делопроизводственного персонала.
Рабочие места оборудуют письменными столами (обычными или специальными); вспомогательными столами, тумбами, приставками для хранения документов и справочных материалов, обычными и специальными (для документов) шкафами, устанавливают пишущие машины, персональные компьютеры, телефоны, диктофоны, карточки, кресла и стулья. Наиболее удобна мебель, изготовленная из стандартных элементов, которые можно компоновать в зависимости от конкретных условий.
Не рекомендуется покрывать столы сукном или стеклом, оборудовать в них средние ящики, хранить в ящиках документы и карточки в горизонтальном положении.
11.5. Компьютер и делопроизводство

Массовое распространение компьютерной техники позволило автоматизировать делопроизводство. И если еще лет пять назад “общение” с компьютером было привилегией избранных, то сегодня число компьютеров в нашей стране и, соответственно, пользователей перевалило за несколько миллионов. Повсеместным стало требование наличия хотя бы элементарных навыков работы с персональными компьютерами.
Однако, не стоит впадать в уныние, если ваши познания в этой области минимальны либо вообще стремятся к нулю. Всегда следует помнить, что современные программы массового спроса сделаны в расчете на обычного пользователя, не обладающего опытом и большими навыками. Лучшие умы компаний, разрабатывающих программное обеспечение, бьются над тем, как упростить “язык” общения машины с человеком (так называемый интерфейс). И, надо сказать, им это удается.
Для работы в офисе с документами самых различных типов и форм сегодня существует целый ряд программ, достаточно простых и быстрых в освоении. Одна из семейств таких программ - Miсrosoft Office.
Почему именно Miсrosoft Office?
Во-первых, это самый популярный во всем мире, пакет наиболее необходимых программ. Достаточно сказать, что умением работать с текстовым редактором Miсrosoft Word и электронными таблицами Miсrosoft Excel, являющимися составной частью пакета сегодня - одно из существенных условий для сотрудников офисов большинства компаний.
Информация, безусловно - самое главное, что содержится на вашем компьютере. Она может быть представлена данными разных типов, но всегда имеет основное значение. Утеря данных, создававшихся кропотливым трудом, пожалуй, один из самых страшных ударов для пользователя, который только можно представить. Другой большой неприятностью может быть ознакомление с подготовленными вами документами лиц, для которых они не предназначены. Иными словами, незаконный доступ к вашей информации, носящей конфиденциальный характер, посторонних лиц. Кстати, в ряде случаев, это планируется уголовно наказывать. Однако, вам от этого легче не станет.
Потеря информации может быть вызвана, как минимум, двумя причинами. Первая - объективная, связанная с выходом из строя аппаратуры, например, поломкой жесткого диска с фатальной потерей отдельных секторов; порчей отдельных файлов сложных систем вследствие сбоев электропитания и т. д.
Вторая - сугубо человеческая. Здесь могут быть как ваши личные ошибки, так и чьи-то предумышленные действия.
Для снижения ущерба и объемов возможных потерь вследствие различных технических сбоев разумно периодически дублировать всю ценную информацию на запасные носители, имеющиеся в вашем распоряжении: начиная от дискет и заканчивая съемными жесткими дисками, стримерами и т. д.
Частоту, с которой следует проводить такое резервирование, определите вы сами.
Подумайте, с каким объектом полученной информации и созданных вашим трудом данных вы готовы в случае чего безболезненно расстаться, и установите исходя из этого периодичность. В дальнейшем придерживайтесь ее.
Техника, какой бы качественной она не была, имеет обыкновение в самый неподходящий момент ломаться, и никто не застрахован от этого на сто процентов.
Качественные изменения в экономике (в основном изменения владельца собственности), привлечение широкого круга молодых людей, не имеющих достаточного опыта управления, усложнили задачи управления во всех областях и привели к значительным изменениям организационных форм. Эти изменения - закономерный процесс.
Происшедшие изменения опередили организационный уровень управления, а отставание управления может стать тормозящим фактором в развитии.
В практической деятельности делового человека возникли, на наш взгляд, две задачи:
- на основе постоянного анализа управленческой деятельности вскрывать ее законы, обобщать опыт управления, осуществлять критический подход к этому опыту;
- находить специфические особенности управления для каждой интересующей области и разрабатывать прикладные вопросы управления в конкретной сфере деятельности.
В управлении сегодня используются самые разнообразные знания. Условно все их можно разделить на две основные группы: знание о сущности того процесса, в котором осуществляется управление, или специальные знания, и знания о том, как строить работу по управлению этим процессом.
Очевидно, нет особого смысла доказывать, что без знания существа управляемого процесса, или без знания дела, управлять им невозможно.
11.6. Автоматизированные системы обработки документов

Рассмотренная в предыдущих разделах технология работы с документами - это традиционные процедуры по обработке документов, большинство из которых впервые были описаны еще в Генеральном регламенте Петра 1 (1720 г.) и получили дальнейшее обоснование и развитие в ходе реформ сначала царского, а затем советского государственного аппарата.
В современном делопроизводстве можно выделить следующие особенности:
- сохранение исторически сложившихся традиций в обработке документов;
- преимущественное использование документов на бумажных носителях, а не электронных документов;
- выполнение трудоемких процедур по согласованию большинства документов, далеко не всегда обоснованному объективными причинами (например, сложностью принятия управленческих решений в нынешних экономических условиях) и зачастую вызванному боязнью личной ответственности со стороны многих должностных лиц и ответственных исполнителей;
- обязательное применение регистрационных форм для исключения утраты документов и подтверждения фактов их передачи исполнителям (исключение безрегистрационного делопроизводства);
- ведение контроля за исполнением почти всех поступающих и создаваемых документов в связи с низким уровнем исполнительской дисциплины у многих работников;
- нередкое проявление работниками пренебрежительного отношения к «бумагам», мешающим «живой, творческой работе».
Эти особенности российского делопроизводства не позволяют напрямую использовать средства электронного управления документацией, предлагаемые в разработках зарубежных специалистов. Многолетняя практика автоматизации делопроизводства в нашей стране показала, что именно отечественные системы электронного документооборота наиболее приемлемы для внедрения в российских организациях с их традиционной спецификой.
Казалось бы, использование компьютерных технологий в делопроизводстве должно было коренным образом изменить весь порядок работы с документами. Однако глобальных изменений не произошло, так как процессы создания и движения документов зависят, прежде всего, не от наличия или отсутствия технических средств, а от принятых в системе управления норм, правил и традиций, большая часть которых имеет законодательное или нормативно-методическое закрепление, а основная масса документов продолжает оформляться на бумажном носителе.
В связи с этим принципы документооборота и его основные этапы в целом остаются неизменными, а автоматизация долгое время позволяла лишь уменьшить трудоемкость рутинных ручных операций по обработке документов, особенно при подготовке проектов новых документов, ведении контроля за исполнением документов и осуществлении информационно-поисковой работы.
Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).
Основная типология и реализация информационных систем управления может быть представлена схематически:
ИСУ
(информационная
система управления)
Документная
информация
Совокупность условий
(персонал, средства,
концепция, маркетинг)
Система АРМ.
Программные
оболочки.

Анализ поэтапной реализации предложенной схемы позволяет сделать важные практические выводы.
А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущности, из организационно-технических, логических и творческих операций и функций в сфере управления.
Организационно-технологические функции связаны, прежде всего, с формированием документально-информационных потоков (ДИП), разработкой графиков документооборота и процедур, связанных с получением, регистрацией, транспортировкой и хранением документной информации. Весьма существенны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль исполнения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.Не подлежит сомнению, что эти операции характеризуются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифицированного персонала.
Логические функции включают в себя более сложные алгоритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям. Такого рода действиями могут быть разработки документов по материально-техническому снабжению, реализации продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации требует специальных знаний и накопленного ранее опыта.
Творческая деятельность отображает действия руководителя и специалиста, направленные на принятие нестандартных, оригинальных решений при дефиците информации. Подобная деятельность предполагает возможность риска со стороны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно-объектные отношения.
Таблица №1. Затраты времени на информационно-документационные функции управленческого персонала.
Категории
персонала
Информационные функции


организационно-технологические
логические
творческие

Менеджеры высшего звена
15
25
60

Менеджеры среднего звена
30
40
30

Менеджеры низового звена
80
15
5

Специалисты
20
50
30

Технические исполнители
85
13
2

Из таблицы очевидно, что подавляющая доля затрат времени приходится на реализацию технических и логических операций, присущих менеджерам низового уровня и техническим исполнителям. Современный технический и технологический уровень развития электронно-вычислительной техники позволяет с достаточно высокой экономической эффективностью механизировать и автоматизировать информационно-документационное обеспечение.
Б. На практике большинство отклонений и сбоев в работе организаций достаточно предсказуемы, так как связаны с повторением традиционного набора управленческих решений по их предупреждению и устранению. Случайные отклонения возникают обычно на базе традиционных, поэтому и спектр решений по их устранению может быть скорректирован с помощью информационной системы. Достижение положительного эффекта возможно с помощью ведения базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) при реализации соответствующего рода деятельности.
База данных представляет собой совокупность сведений, образующих общность целевых, ситуационных, проблемных, конструктивных и побочных (непредсказуемых) эффектов. БД позволяет свести функции руководителя или специалиста к нахождению аналогичных сведений и данных, анализу и синтезу их с целью прагматического использования.
База знаний содержит, как правило, программное обеспечение для реализации ситуационного анализа, предварительной оценки и сопоставления, апробированных и новых управленческих задач, поставленных перед конкретным исполнителем.
Органическая связь БД и БЗ, таким образом, достаточно перспективна для подготовки различных вариантов управленческих решений.
Примером такого рода может быть организация обработки служебной корреспонденции в канцелярии Президента Франции, в которой занято свыше 90 сотрудников, оснащенных АРМ на базе современных компьютерных систем. О возможности автоматизации документационного обеспечения можно судить по тому, что на 200 типовых запросов и обращений компьютер способен самостоятельно предоставить совет или вариант решения с указанием срока выполнения и конкретного исполнителя. Документная информация передается по конкретным адресам для оперативного исполнения и контроля. Нетипичные для БД запросы поступают для ответа специалистам. В процессе наполнения БД достаточным количеством ответов и результатов их выполнения подобные и нетипичные запросы переходят в разряд типовых и, следовательно, могут обрабатываться автоматически.
В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность технических, программных, математических и информационных средств для существенного повышения эффективности процессов машинной обработки информации и принятия решения человеком.
Современной наукой разработаны АРМ администратора, экономиста-плановика, диспетчера, юриста, инспектора, инженера-технолога, конструктора, исследователя, контролера, эксперта, секретаря-референта и т. д. На основе базовых моделей функциональных АРМ создаются наборы для специалистов различного уровня и большинства отраслей народного хозяйства.
Для обеспечения целостности и гибкости систем управления и производства современной практикой реализованы достаточно разнообразные комплексы совместимых АРМ, включающих в себя возможности АРМ, АСУ, САПР; коммуникативные средства; технические, программные и информационные средства.
Современные АРМ фактически исключают дублирование и промежуточные звенья при вводе, приеме и передаче информации. При этом существенно повышаются достоверность, оперативность и ценность информации.
В методологии программного обеспечения (ПО) неоценимую роль играет принципиально новая концепция построения АРМ - МУЛЬТИМЕДИА, которая обеспечивает многообразие одновременно предоставляемой информации, основанное на цифровой обработке аналогового видеосигнала.
МУЛЬТИМЕДИА включает в себя персональный компьютер и пакеты программ, реализующие звуковые и видеоэффекты, систему искусственного интеллекта и возможности обработки альтернативной информации.
Современные АРМ без преувеличения можно считать подлинной революцией в сфере обработки документной информации, повышающей не только оперативность обработки информации, но и качественные характеристики самой информации.
Понятие «информация» в настоящее время приобрело, в отличие от традиционного, обыденного, некоторый технократический оттенок в применении к любому потоку цифр, слов и предложений.
Результат не замедлил сказаться: многочисленные базы данных стали переполняться излишними, повторяющимися и порой недостоверными сведениями.
Даже столь впечатляющее достижение в сфере информационных технологий, как Интернет, оказалось несвободным от этого недостатка.
Для руководителя и специалиста, занятого в народном хозяйстве, понятие «информация» имеет ярко выраженный потенциальный (ресурсный) характер, обеспечивающий выработку управляющих воздействий.
Существенной чертой современности является то, что все коммуникативные средства и организационные структуры основаны на технологиях получения, обработки, передачи и хранения данных. Данные это совокупность сообщений, результатов мыслительной деятельности, сведений самого различного происхождения, характера, вида и назначения. В этом случае информация это поток данных, несущих в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение.
Документная информация, являясь частным случаем информации, представляет собой совокупность достоверных данных, имеющих ярко выраженный организационно-распорядительный и справочный характер.
Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализм руководителей и специалистов производства, общую грамотность и информационную культуру, систему документационного обеспечения и собственно информацию.
Иерархия составляющих ИСУ должна быть органичной, а сама система играть стимулирующую, активизирующую роль при ограниченности ресурсов. Так, при традиционной (ручной) обработке информации (машинописные работы, вычисления на калькуляторах, делопроизводство в папках и картотеках) целесообразно использовать специалистов со средним образованием в области информатики.
Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.
Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим:
-   объективная-овеществленная в товаре;
-   субъективная, отраженная, созданная человеком.
Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса трудовых затрат на управление, технического уровня средств управления.
Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы с документами.
Понятие «информация» немыслимо без двустороннего взаимодействия источника (информатора) и абонента (информанта), которые реализуются одновременно в феномене человека. Так, при управленческом воздействии на объект управления, руководитель механизмом обратной связи получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности управляемого объекта.
В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой», выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение.
Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность).
Объем информации предпочтительно связывать с количеством символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обозначается в единицах символов или байтах. Объем воспринимаемой информации связан с полнотой (достоверностью) информации о каком-либо объекте, необходимой и достаточной для принятия компетентного решения. Он зависит от обилия символов, формы представления (текст, графика, формула, звук), времени, затраченного на обработку, сложности информации или способов ее обработки, индивидуальных свойств информанта, реального состояния объекта управления (актуальность, агрегатное состояние объекта).
Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и информационного дефицита, требуемый уровень информации.
Информационная избыточность сведений об объекте управления позволяет повысить качество решения, однако требует увеличения времени на принятие решения и повышает стоимость информации. Нередко в практике принятие важных и ответственных решений ведет к созданию избыточности информации. Наиболее простой путь к этому дублирование данных.
Дефицит (недостаток) информации ощутим как при выработке, так и при принятии решения, так как увеличивает степень неопределенности и риска. В связи с этим для повышения вероятности правильного решения применяют современные экономико-математические методы, успешно реализуемые с помощью ЭВМ. Дефицит информации довольно часто возникает в условиях сокрытия сведений при монополизации информации. Монополизация отчетливо проявляется при засекречивании (обоснованном или необоснованном) определенного объема информации или в стремлении отдельных руководителей или организаций иметь исключительные права на обладание информацией для повышения своего общественного и имущественного статуса. В этом случае демократизация информационных процессов обеспечивает широкий доступ к информации самого различного характера через различные каналы связи. Международная научно-техническая практика, освоив всемирную сеть Интернет, продемонстрировала широчайшие возможности (и, увы, недостатки) такого рода.
Требуемый (задаваемый) уровень информации является величиной или понятием субъективным. Он определяется потребностями конкретного пользователя (абонента), которые позволяют учитывать индивидуальность человека.
На практике концепция АРМ в значительной мере комфортно и предметно реализует эту принципиальную характеристику информации.
Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность.
Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг).
Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения. Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10 %), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз).
Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация успешно реализуемый товар. Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.
Большинство действующих автоматизированных систем управления документацией аналогичны по предлагаемым функциям и различаются главным образом программными средствами, технологическими решениями конкретных задач по подготовке и обработке организационно-распорядительных и договорных документов и дополнительным, не стандартным, сервисом по выполнению отдельных операций или процедур.
Приведем в качестве примера перечни основных функций нескольких наиболее известных автоматизированных систем делопроизводства.
Наименование системы и организации-разработчика: «ДЕЛО» (электронный документооборот) 000 «Электронные офисные темы», «БОСС - Референт» Компания «АйТи» и т.д.
Автоматизированные технологии «проникают» в сферу делопроизводства постепенно, от частного к общему: первоначально автоматизировали функцию контроля исполнения документов, затем информационно-поисковые функции, позднее подготовку и согласование документов.
В настоящее время локальная автоматизация, как правило, не применяется даже в небольших организациях. Повсеместное распространение получили комплексные системы автоматизации делопроизводства, например Lotus Domino/Notes.
Названная система, по мнению специалистов компании «ИнтерТраст», наилучшим образом подходит для решения задач Документационного обеспечения управления, так как является идеальной коммуникационной инфраструктурой, объединяющей:
- почтовую среду клиент/сервер корпоративного масштаба;
- глобальные средства доступа и распространения информации;
- средства быстрой разработки и внедрения стратегических прикладных систем для коллективной работы;
- средства доступа и создания инфраструктуры WWW.
При выборе конкретного программного продукта для автоматизации делопроизводства следует обратить внимание на такие характеристики, как:
- сфера применения предлагаемой пользователю автоматизированной системы Документационного обеспечения управления:
- автоматизированные технологии для решения отдельных задач ДОУ (что приемлемо для небольших организаций) или комплексная автоматизация ДОУ для создания в организации единого информационного пространства (что необходимо в крупных, стабильно работающих организациях);
- соответствие предлагаемых системой решений в целом и используемых шаблонов документов в частности действующему законодательству и требованиям нормативно-методических документов (типовых инструкций, правил, государственных стандартов и т.п.) в области ДОУ;
- обеспечение защиты информации (в том числе персональных данных работников организации) от несанкционированного доступа;
- возможность адаптации применяемой автоматизированной системы к изменениям в работе организации, включая изменения в оргструктуре, штатной численности, направлениях деятельности, составе документов, видах информации и т.д.;
- возможность дополнения типовых технологических решений индивидуальными разработками с учетом специфики организации-заказчика;
- наличие дополнительных сервисных услуг при внедрении системы (например, помимо установки и настройки программного обеспечения оказание услуг по обучению персонала);
- сопровождение системы в процессе ее дальнейшего развития: оказание разработчиками консультационных услуг, систематическое информирование пользователей об изменениях в нормативно-правовой базе, совершенствование системы на основе последних достижений в области програмнотехнических и технологических решений и т.п.

Контрольные вопросы:

1. Понятие «документационное обеспечение управления».
2. Задачи и функции службы ДОУ.
3. Возможный состав службы ДОУ
4. Основные функции канцелярии.
5. Основные элементы культуры труда делопроизводственного персонала.
6. Особенности современного делопроизводства.
7. На какие характеристики требуется обратить внимание при выборе обеспечения автоматизированных систем делопроизводства?
8. Что такое делопроизводство и каковы важнейшие его составляющие?
9. Назовите цели, задачи и основные принципы современного делопроизводства.
10. Определите место делопроизводства в структуре управленческого труда.
11. Назовите основные принципы организации современного делопроизводства.
12. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современного делопроизводства.
13. Каковы основные задачи документоведения?
14. Перечислите основные нормативно-методические документы, которыми следует руководствоваться в области делопроизводства в Российской Федерации.









Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
12.2. Бланки документов
12.3. Оформление реквизитов документов
12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти:
12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
12.6.2. Приказ, распоряжение
12.6.3. Положение, правила, инструкция
12.6.4. Протокол заседания (совещания)
12.6.5. Служебная переписка
12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
12.7. Делопроизводство по обращениям граждан

12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия

Основным источником, определяющим порядок создания документации в федеральных органах исполнительной власти, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел III (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477).
Условия, определяющие порядок создания документации в федеральном органе исполнительной власти, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.
В соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания подготовлены соответствующие методические рекомендации.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76.(В дальнейшем – Методические рекомендации).
Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти (далее – Инструкция по делопроизводству).
Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие служебную тайну, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти.
Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (с изм. от 22 октября 1999 г.). (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801).
2. Федеральный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021).
3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изм. от 8 ноября 2007 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127).
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169).
5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060).
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть I), ст. 3448).
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №31 (1 ч.), ст. 3451).
8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (вступает в силу с 1 января 2010 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776).
9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257).
10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 16 мая 1997 г., 13 августа 1998 г., 28 июня 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663).
11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127).
12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 29, ст. 3035).
13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123).
14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895).
15. Постановление Правительства Российской Федерации от 01 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313).
16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4 ст. 305).
17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).
18. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. № 25, ст. 3060).
19. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614).
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции.
В разделе «Общие положения» устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности.
Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение о федеральном органе исполнительной власти, регламент федерального органа исполнительной власти и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В разделе устанавливается, что:
- положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;
- положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
- особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти;
- требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
- организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти;
- функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами;
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным приказом руководителя федерального органа исполнительной власти и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству устанавливаются действия работников структурных подразделений федерального органа исполнительной власти в случае прекращения служебного контракта, отпуска, командировки, болезни, а также в случае утраты служебных документов.
Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:
содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти;
работники структурных подразделений федерального органа исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за не соблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, с учетом положений Методических рекомендаций.
Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями федерального органа исполнительной власти и с заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.
В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти федеральный орган исполнительной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Федеральное архивное агентство.
При наличии у Федерального архивного агентства замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Федеральное архивное агентство.
Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Федерального архивного агентства и федерального органа исполнительной власти в целях выработки взаимоприемлемого решения.
Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом Федерального архивного агентства, направляемым в адрес федерального органа исполнительной власти.
После согласования с Федеральным архивным агентством Инструкция по делопроизводству утверждается приказом федерального органа исполнительной власти.
Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.
Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством.
Территориальные органы федерального органа исполнительной власти разрабатывают инструкцию по делопроизводству, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, в структуру которого они входят, и, руководствуясь Методическими рекомендациями.
Рассмотрим основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального орга
"
љ
њ
®

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·
д
ж
d
f

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·на исполнительной власти.

12.2. Бланки документов

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается:
- порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов федеральных органов исполнительной власти;
- виды бланков;
- требования к изготовлению бланков;
- в необходимых случаях порядок учета бланков.
Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 января 1996 г. № 2, ст. 123).
Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» установлено, что на бланках федеральных органов исполнительной власти помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков федерального органа исполнительной власти утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.
В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк указания;
бланк постановления;
бланк протокола;
бланк письма федерального органа исполнительной власти;
бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);
бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Бланки документов федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.
Устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
- для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти; (Здесь и далее в бланках федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных федеральным министерствам над наименованием федерального органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства).
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

Герб России

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)

ПРИКАЗ

_____________________ № ___________

Москва

№ 12.6.2о. Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- для бланка письма федерального органа исполнительной власти:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)

Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074.
Тел. 625-11-95. Факс 628-17-91. E-mail:apd@mk.ru

________________________ № _____________________
На № _________________ от ______________________

№ 12.6.5.2о. Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)


- для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Герб России

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)

СТАТС-СЕКРЕТАРЬ –
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074.
Тел. 625-11-95. Факс 628-17-91. E-mail:apd@mk.ru

________________________ № _____________________
На № _________________ от ______________________
№ 3о. Образец бланка письма должностного лица (статс-секретаря-заместителя министра)

- для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);
справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) федерального органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Образцы бланков документов федерального органа исполнительной власти приведены в приложениях № 1–10 Методических рекомендаций.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:
- подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;
- форма журнала учета бланков;
- порядок выдачи бланков в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков.
Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм - верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.

12.3. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение № 11 Методических рекомендаций).
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. № 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. № 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021).
На бланках документов федеральных органов исполнительной власти Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти".
Наименование федерального органа исполнительной власти
Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти.
Сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием.
Над наименованием федеральной службы (федерального агентства), находящейся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства.
Наименование должности лица, подписавшего документ
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя федерального органа исполнительной власти, бланк письма заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) федерального органа исполнительной власти.
Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти
Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес федерального органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов федерального органа исполнительной власти, за исключением бланков писем.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство образования и науки Российской Федерации

или:

Правительство Российской Федерации

Департамент делопроизводства и архива

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Текст документа
В федеральных органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...;...коллегия постановила...; министерство не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили... .
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2...".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Отметка о наличии приложении
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение:
1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение:
Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение №1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение № 2
к Приказу Росархива
от 15.03.2009 N 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение №1
УТВЕРЖДЕН
Приказом Росархива
от 12.11.2009 № 125


Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2009 № 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
- федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
- подведомственными организациями;
- при необходимости, с общественными организациями;
Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами федерального органа исполнительной власти оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Руководитель Юридического департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела федерального органа исполнительной власти, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Руководитель Юридического департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:

Заместитель Министра финансов Подпись И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа,
например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО

Приказом Минкультуры России
от 15.04.2009 № 65
Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти)
№_______
за ____ г.
Верно
Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.О. Николаев
(499) 234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора
к 05.12.2009

Подпись Дата
Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23.09.2005).
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования».
В качестве реквизита еще могут быть использованы:
- Код организации, который проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Перечень реквизитов, из которых состоит тот или иной документ, носит название формуляра документа.
Перечень реквизитов, характеризующий группу документов с однотипными функциями, носит название типового формуляра документа.
Формуляр–образец документа - это комплекс расположенных в определенной последовательности реквизитов, которые присущи данной системе документов. В нем указывается графическое месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.
Формуляр – образец документа устанавливает:
форматы бумаги;
служебные поля;
конструкционную сетку;
расположение зон размещения реквизитов;
координаты расположения реквизитов.

12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации проекты:
- законодательных актов Российской Федерации;
- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов:
Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (с изм. от 22 октября 1999 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801);
Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 6 мая 1996 г. № 19, ст. 2257);
Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (в ред. Указов Президента Российской Федерации от 16 мая 1997 г. № 490, 13 августа 1998 г. № 963, 28 июня 2005 г. № 736). (Собрание законодательства Российской Федерации от 27 мая 1996 г. № 22, ст. 2663).
Постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 19, ст. 2346);
Постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов» (с изм. от 20 августа 2004 г., 2 февраля 2006 г., 17 марта, 30 апреля 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 32, ст. 3335);
Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895).
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060)
Приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. № 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти».
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок разработки и представления в Правительство Российской Федерации:
законопроектов;
проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
В разделе Инструкции по делопроизводству должно быть отражено:
порядок оформления проекта акта;
состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему;
порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;
процедура согласования проекта;
порядок представления проекта в Правительство Российской Федерации.
Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации представлены в приложениях № 12-14.
Приложение №12
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата A4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <1> от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
<1> Пункт (сокращенно - пт, п) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта №22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей
в бюджет и во внебюджетные фонды.

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
4. Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:

К проекту Федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Образец прилагается.
Вносится Правительством
Российской Федерации
/\
24 пт ¦
\/
Проект
/\
¦
42 пт ¦
¦
\/
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
/\
¦
38 пт ¦
\/
О Московском государственном университете
имени М.В. Ломоносова и Санкт-Петербургском
государственном университете
/\
¦
24 пт ¦
\/
Статья 1. Отношения, регулируемые настоящим Федеральным законом.
1. Настоящим Федеральным законом определяются особенности правового положения ведущих классических университетов Российской Федерации - федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова" (далее - Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова) и федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Санкт-Петербургский государственный университет" (далее - Санкт-Петербургский государственный университет)...
/\
¦ (Далее текст не приводится)
36 пт ¦
\/
Президент
Российской Федерации

№ 12 о. Образец оформления законопроекта
Приложение № 13

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ АКТОВ
(УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.
2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 X 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт . Уменьньшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Указу Президента
Российской Федерации
от №
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента
Российской Федерации
от №
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются, самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образцы прилагаются.
/\
Проект ¦
¦
УКАЗ не менее 9 см ¦
¦
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ¦
\/
Об утверждении Положения
об Управлении Президента Российской Федерации
по государственным наградам
/\
18 пт ¦
\/
1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении Президента Российской Федерации по государственным наградам.
2. Настоящий указ вступает в силу со дня его подписания.
/\
¦
32 пт ¦
¦
\/
Президент
Российской Федерации
/\
¦
48 пт ¦
¦
\/
Москва, Кремль
/\
¦ 18 пт
¦
\/
Дата
/\
¦ 18 пт
¦
\/
N
№ 13о. Образец оформления проекта указа Президента
Российской Федерации


УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от №
ПОЛОЖЕНИЕ
об Управлении Президента Российской Федерации
по государственным наградам
1. Управление Президента Российской Федерации по государственным наградам (далее - Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Президента Российской Федерации.
2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, положением об Администрации Президента Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, а также настоящим положением.
(Далее текст не приводится)
/\
Проект ¦
¦
РАСПОРЯЖЕНИЕ не менее 9 см ¦
¦
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ¦
\/
1. Выделить в 2009 году из Резервного фонда Президента Российской Федерации: 4 млн рублей правительству Вологодской области для Вологодского государственного историко-архитектурного и художественного музея-заповедника (г. Вологда, ул. С. Орлова, д. 15) на проведение ремонта и реставрации памятника истории и культуры - дома Самарина, расположенного по адресу г. Вологда, Советский проспект, д. 16б;
(Далее текст не приводится)
/\
¦
32 пт ¦
¦
\/
Президент
Российской Федерации
/\
¦
48 пт ¦
¦
\/
Дата
/\
¦ 18 пт
¦
\/

№ 13 о1. Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации.
Приложение № 14

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ АКТОВ
(ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ) ПРАВИТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, № 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, №153-р.
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.
Образцы прилагаются.
Проект

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
/\
¦ 24 пт
\/
от "__" ________ г. N ____
/\
¦ 24 пт
\/
МОСКВА

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти
/\
¦ 24 - 36 пт
\/
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
...
(Далее текст не приводится)
/\
¦
36 пт ¦
\/
Председатель Правительства
Российской Федерации И. Фамилия

№ 14 о. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Проект

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
/\
¦ 24 пт
\/
от "__" ________ г. N ____
/\
¦ 24 пт
\/
МОСКВА
/\
¦ 24 - 36 пт
\/
Утвердить прилагаемые технические требования к организации
взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.
/\
¦
36 пт ¦
\/
Председатель Правительства
Российской Федерации И. Фамилия

№ 14 о1. Образец оформления проекта распоряжения Правительства Российской Федерации

12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.
Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм (Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (в ред. постановлений Правительства Российской Федерации от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895).
В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение» (Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. № 781-II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации").
В соответствии с п. 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) , нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти.
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат государственной регистрации, если они:
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
- гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
- гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
- механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.
Подготовка нормативных правовых актов в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с «Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (далее - Правила подготовки нормативных правовых актов).
Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).
Инструкция по делопроизводству устанавливает:
- состав реквизитов нормативного правого акта и порядок их оформления;
- порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;
- порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, -согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);
- состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;
- порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;
- порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;
- порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.
Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, федеральные органы исполнительной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:
а) индивидуальные правовые акты;
- персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
- действие, которых исчерпывается однократным применением;
- об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;
- оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений федеральных органов исполнительной власти и не содержащие новых правовых норм;
г) технические акты (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;
д) акты рекомендательного характера.
Правовые акты, соответствующие пунктам а (за исключением актов, срок действия которых истек), б, в, издаются в федеральном органе исполнительной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения – заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти по вопросам их компетенции

12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
В деятельности федерального органа исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии федерального органа исполнительной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии федерального органа исполнительной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства федерального органа исполнительной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности федерального органа исполнительной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
12.6.2. Приказ, распоряжение
Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:
- виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
- порядок подготовки приказов (распоряжений) федерального органа исполнительной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);
- порядок оформления прое