Басаков М.И., О.И.Замыцкова. Делопроизводство

Предисловие
Предлагаемый учебник по дисциплине «Делопроизводство» предназначен для реализации требований к минимуму содержания и уровню подготовки студентов-выпускников в этой важной сфере управленческой деятельности по специальностям 0601 «Экономика, бухгалтерский учет и контроль», 0602 «Менеджмент», 0607 «Маркетинг» и другим экономическим специальностям среднего профессионального образования.
Учебник опирается на действующую нормативно-правовую базу, обобщает опыт преподавания дисциплины в средних образовательных учреждениях, объединяет материалы разрозненных изданий и наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности в организациях всех форм собственности.
Значение делового документа велико. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.
Опыт, практика показывают, что правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более эффективному ее управлению. Данное утверждение в настоящее время характеризуется рядом существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последние десятилетия революционные изменения в области средств общения между людьми и внедрение в производство новых информационных технологий. В связи с этим многократно возросший объем ин-
Делопроизводство
формации в целях анализа и сохранения для последующего использования требует своего документирования.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования процесса разработки и оформления документов. В частности, переписка в объеме деловой документации организаций занимает до 80 %.
С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления от исполнителей до руководителей всех уровней. С каждым деловым документом в аппарате управления проводится трудоемкая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.). Кроме того, при необходимости производятся копирование документов, их транспортировка как внутри организации, так и вне ее.
Рекомендации и многочисленные образцы документов, приведенные в учебнике, могут быть использованы практическими работниками организаций, а также слушателями курсов делопроизводителей, секретарей, секретарей-референтов.
Глава 1
ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. РЕКВИЗИТЫ
И БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
В главе 1 представлена информация об этапах развития и формирования нормативно-правовой базы отечественного делопроизводства; даны основные понятия и определения делопроизводства, приведены состав реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД), основные части делового документа, способы фиксации информации на различных носителях.
В результате изучения данной главы студенты должны:
знать этапы развития отечественного делопроизводства; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); состав унифицированных систем документации; основные понятия и определения делопроизводства, состав реквизитов ОРД, основных частей делового документа, способы фиксации информации на различных носителях;
уметь пользоваться нормативно-методическими актами при составлении документов.
Делопроизводство
1.1. Отечественные традиции в практике составления деловых документов
1.1.1. Оформление документов в Древней Руси
Практика составления деловых документов восходит к далекой древности. Виды официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками.
Уже в далекие времена письменный документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось важное значение. Так, в договоре с Византией 944 г. читаем: «...Отныне же да приходят с грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мирное намерение... Если же придут без грамоты, да содержатся под стражею, доколе известим о них князя русского».
С древних времен существовали процессуальные нормы, сохранившиеся до наших дней: «...Сии условия написаны на двух хартиях: одна будет у царей греческих; другую, ими написанную, доставят великому князю русскому Игорю...»
Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквях и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междоусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Сведения о них дошли до нас в более поздних списках.
Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные материалы, как «Повесть временных лет», юридический памятник «Русская Правда», известные международные акты договоры Руси с Византией (X в.),
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
которые являются первыми международными договорами Древней Руси.
В Пскове письменные документы хранились при Троицком соборе в ларях-сундуках. Государственные или церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу. После того как акт терял свое значение, по постановлению вече его извлекали из ларя и уничтожали. Псковский ларь был не только архивом, но и своеобразной канцелярией.
В Новгородской республике решения вече оформлялись в особой канцелярии «вечевой избе», возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же находилась и печать «великого Новгорода».
До XV в. деловым письмом при князьях занимались дьяки, а при наместниках и волостных правлениях писцы и подьячие.
В XVIXVII вв. в Русском государстве действовала система приказов центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской думе. Приказов насчитывалось около 80, в каждом из них было от 3 до 7, а в отдельных более 400 «приказных людей» (дьяки, подьячие, писцы, переписчики).
Таким образом, уже в период XVXVII вв. сложился штат людей, непосредственно занимавшихся составлением документов или причастных к этому. Делопроизводство этого периода времени ученые-документоведы называют «приказным делопроизводством».
Следует отметить, что уже на раннем этапе деятельности русской канцелярии документ являлся плодом коллективного творчества; с середины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов. В делопроизводстве этой эпохи
Делопроизводство
отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов.
В составлении деловой бумаги участвовали как минимум два лица: один сочинял текст, был ответственным за его содержание, другой являлся непосредственным исполнителем, отвечал за точность передачи текста. Это видно из отметок в конце документа: один «справлял», другой «скреплял», «закреплял» «справленный» (написанный и выправленный) текст.
Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной стороны листа. Для разного рода пометок обычно использовалась оборотная сторона. Лицевая сторона документа так и называлась «лицо»:
Площадь листа, на котором размещался основной текст документа, также имела свои названия. Так, верх листа и помещенная на нем часть текста документа называлась «головой»; часть листа под основным текстом с лицевой или оборотной стороны называлась «исподом» (на этой площади обычно размещались отдельные отметки оформляющей части документа). Окончательно подготовленный, вступивший в документооборот беловой вариант документа назывался «матица». При составлении копии документа обязательно указывались отличительные особенности его матицы как подлинника, иногда сообщалось место ее хранения.
С созданием приказов в Русском государстве сложилось обширное бумажное делопроизводство. В деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их оформления (рис. 1.1) и движения как внутри приказа, так и между приказами. Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки.
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов



Лета 7198 г. [1689 год] сентября въ 17 день, по указу великихъ государей, царей i великих князей Иоанна Алексеевича, Петра Алексеевича всея великия и малыя Pocui самодержцевъ окольничему князю Iвану Степановичу Хотетовскому с товарыщи. В нынешнем во 198-мъ году сентября въ 7 день, Великие государи, цари i великие князи Иоаннъ Алексеевичь, Петръ Алексеевичь всея великия и белыя Pocui самодержцы, указали в своихъ великихъ государей грамотахъ i в приказехъ во делехъ i в челобитныхь писать свое великихъ государей именование и титулу по сему, какъ писано в семь ихъ великихъ государей указе выше сего.
Рис. 1.1. Грамота, устанавливающая некоторые правила оформления документов
Делопроизводство в учреждениях XVIXVII вв. основывалось на сложившихся традициях и не регулировалось законодательством.
1.1.2. Реформы Петра I в делопроизводстве
С созданием в 1720 г. Петром I «Генерального регламента», ставшего основой организации делопроизводства в XVIII в. в государственных учреждениях, в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.
Было решено взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского государственного строя,
Делопроизводство
постепенно вводить в России коллегиальную систему управления. Петр I подчеркивал важность коллегиальности в работе государственных учреждений «что един не постигнет, постигнет другой». Система делопроизводства этого времени получила название коллежской.
В «Генеральном регламенте» дается законченная система норм по документированию деятельности центральных распорядительных органов отраслевого управления коллегий и их переписке с другими учреждениями.
Наиболее важные документы готовились секретарем коллегии, остальные по указанию секретаря канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т. е. обязательным формам документов. Кстати, обязательность составления документов в соответствии с формулярами предусматривалась многими законоположениями Петра I.
Разновидностями переписки были письма, доношения, реляции, известия, требования, прошения. На документе, поступившем в коллегию, секретарь в верхнем правом углу проставлял дату и номер.
В 1722 г. издается «Табель о рангах», положившая начало строгой системе чинов, званий, титулов, употребление которых в официальных бумагах было обязательным.
1.1.3. Делопроизводство в системе управления на основе единоначалия
В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, управление осуществлялось на основе единоначалия с помощью таких официальных документов, как циркуляры и распоряжения (в гражданских делах), приказы (в военных делах). Разработанное крупнейшим государственным деятелем М.М. Сперанским «Общее учреждение министерств» (1811 г.) установило единообразие делопроизводства и отчетности.
10
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Рассуждая о свойствах слов, М.М. Сперанский рекомендовал придерживаться строгих языковых правил. Рекомендации М.М. Сперанского по формированию канцелярского стиля речи внесли огромный вклад в то, что в современном делопроизводстве принято назьгеать унификацией языка деловой переписки. Делопроизводство дореволюционного времени называют министерским делопроизводством .
В целом организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке называемую «документооборотом»), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Большим вкладом в развитие российского делопроизводства является введение в рамках министерского делопроизводства бланков документов.
Последние десятилетия XIX в. и в начале XX в. в период правления Николая I, затем Николая II, в связи с обюрократившейся системой государственного управления, делопроизводство также обрело негативные черты организации. Так, например, документ в земском суде в процессе исполнения проходил 26 инстанций, в губернском правлении над документом проводилось 54 операции, в департаменте 34, в Совете министра 45 операций.
Режим Временного правительства, пришедшего к власти в России в результате Февральской революции 1917 г., не внес существенных изменений в практику подготовки официальных писем. 15 марта 1917 г. Временное правительство приняло постановление «Об упрощении формы официальных сношений и бумаг», которое заключалось лишь в отмене «титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства»; точно так же, как в заседаниях, строго соблюдался этикет служебной иерархии, в практике оформления официальных документов сохранился традиционный речевой ритуал.
11
Делопроизводство
После Октябрьской революции 1917 г. В.И. Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации.
На I Московской инициативной конференции по нормализации техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г., был поставлен вопрос о стандартизации и унификации деловой переписки.
В 6080-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированной системы научно-технической информации (АСНТИ) были разработаны государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов деловых документов с учетом перспективы их машинной обработки.
В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1970 г. был введен в действие государственный стандарт ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинный документ, черновой документ, копия документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, дело, формирование дела, номенклатура дел и др.). Благодаря стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, поскольку применение терминов-синонимов стандартом запрещалось1.
Дальнейшие работы по совершенствованию делопроизводства в СССР привели к созданию. Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), одобренной Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г.
Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизвод-
В настоящее время терминология в делопроизводстве установлена государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [3].
12
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
ственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы предприятий и учреждений страны, хотя система и не обладала юридической силой нормативного документа, позволило в дальнейшем усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.
Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложены принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.
Главное требование ЕГСД к организации документооборота максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения.
Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы, контроль исполнения. В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела.
Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.
В целом положительной стороной ЕГСД является комплексный подход к рассмотрению традиционных вопросов делопроизводства. Разработчики ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптималь-
13
Делопроизводство
ную по тем временам технологию выполнения управленческих процедур и их документирования.
Недостатком ЕГСД, выявившимся впоследствии, явился тот факт, что она не предусматривала внедрения в практику делопроизводства новых информационных технологий, уже находивших применение в зарубежной практике. Внедрение в управление средств вычислительной техники поставило вопрос о переработке ЕГСД.
В 1988 г. Главархивом СССР была утверждена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована с соответствующей доработкой в государственную систему документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). ГС ДОУ с учетом неоднократных переизданий и доработок до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в стране (см. п. 1.1.5).
В рамках ЕГСД и ГСДОУ в 19701990 гг. был принят и пересматривался ряд государственных стандартов и нормативных материалов, касающихся унифицированных систем документации и оформления организационно-распорядительных документов. Первые стандарты на ОРД были введены в действие в 1972 г. Речь идет о ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72, которые затем с учетом длительного опыта их применения были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ 6.38-90, а затем доработанный на его основе ГОСТ Р 6.30-97 являются предшественниками действующего в настоящее время национального стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 (см. п. 1.1.5).
С 70-х гг. XX в. в управлении стали внедряться средства вычислительной техники, что потребовало разработки
14
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Становление и развитие делопроизводства в СССР заложили основу для формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.
1.1.4. Важнейшие термины делопроизводства и их определения
Делопроизводством называют область управленческой деятельности человека по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. В связи с внедрением в сферу управления и работы с деловой документацией средств вычислительной техники, современных информационных технологий получил признание равнозначный термину «делопроизводство» термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Суть документирования заключается в записи информации на различных носителях по установленным правилам. Вопросы движения и учета документов с момента их издания или получения до завершения исполнения или отправления определяются термином документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.
Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ (синоним документированная информация) это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве реквизитов следует понимать обязательные элементы оформления официального
15
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
ванной системой документации (УСД). Соответственно формы документов, составляющие УСД, называют унифицированными формами документов1.
1.1.5. Нормативно-методическая база,
регламентирующая работу с документами
в современных условиях
Нормативно-методическую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам. Приведем ниже краткую характеристику важнейших из них, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять требуемую информацию государственным органам.
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к со-
1 Развернутый словарь терминов, применяемых в делопроизводстве, приведен в Приложении 1.
17
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
ванной системой документации (УСД). Соответственно формы документов, составляющие УСД, называют унифицированными формами документов1.
1.1.5. Нормативно-методическая база,
регламентирующая работу с документами
в современных условиях
Нормативно-методическую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам. Приведем ниже краткую характеристику важнейших из них, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять требуемую информацию государственным органам.
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к со-
1 Развернутый словарь терминов, применяемых в делопроизводстве, приведен в Приложении 1.
17
Делопроизводство
держанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», Закон РФ «Об электронной цифровой подписи», Закон РФ «О государственной тайне», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.
Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности». Значение названных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы видно из названий этих документов.
Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие тре-
18
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
бования к документам и службам документационного
обеспечения (ГСДОУ) [4].
Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.
Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.); ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [2].
19
Делопроизводство
Стандарт (рис. 1.2) распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт введен в действие с 1 июля 2003 г.
ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ТРЕБОВАНИЯ КОФОРМЛЕНИЮДОКУМЕНТОВ
Издание официальное
ГОССТАНДАРТ РОССИИ
Москва
Рис. 1.2. Титульный лист ГОСТ Р 6.30-2003
20
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72).
Типовая инструкция по делопроизводству в федераль- ных органах исполнительной власти [8]. Инструкция утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. Она излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах особенности оформления отдельных организационно- распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).
Основные правила работы архивов организаций [6]. Основы законодательства определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
Кроме перечисленных нормативно-методических документов, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.
Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственной системы документационного обеспечения управления конкретной организации, предприятия, фирмы.
21
Делопроизводство
1.1.6. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов, их составляющих, и необходимость их стандартизации и унификации в делопроизводстве.
Стандартизация в делопроизводстве это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.
Итогом работы по стандартизации могут быть как национальные стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД).
Унификация в делопроизводстве это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету и хранению.
На государственном уровне проводятся работы по уни-
22
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
фикации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УСД это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
На государственном уровне разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды установлены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).
Классификатор предназначен для:
решения задач кодирования и регистрации форм уп- равленческих документов, их учета и систематизации;
упорядочения информационных потоков;
сокращения количества применяемых форм и ис- ключения из обращения неунифицированных форм до- кументов;
контроля за составом форм документов и исключе- ния дублирования информации, применяемой в сфере уп- равления;
организации контроля за применением унифициро- ванных форм документов.
23
Делопроизводство
Разработка унифицированных форм документов возлагается на федеральные органы Российской Федерации, а регистрация и включение их в ОКУД на ВНИИКИ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (бывший Госстандарт России).
Согласно общероссийскому классификатору ОК 011-93, в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);
унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
унифицированная система банковской документации (код 0400000);
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);
унифицированная система документации по труду (код 0800000);
унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);
унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);
Ввиду большого числа форм унифицированных документов, входящих в соответствующие УСД, приведем в нижеследующей таблице в качестве примера только состав форм унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)1.
1 Управленческая документация. Классификатор. М.: Книга-сервис, 2003.
24
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Таблица 1
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Код
кч*
Наименование формы

0211000
0
Документация по созданию организации, предприятия

0211031
3
Договор об аренде

0211071
5
Заявление на государственную регистрацию

0211072
1
Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

0211073
8
Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)

0211101
1
Письмо об изготовлении печати, штампа

0211111
7
Положение о структурном подразделении

0211151
9
Приказ о создании предприятия

0211152
5
Приказ о выходе из совхоза

0211161
4
Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании

0211162
0
Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава

0211163
7
Протокол заседания правления колхоза

0211171
3
Распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка

0211191
0
Свидетельство о регистрации

0211231
2
Устав

0211241
8
Учредительный договор

0212000
4
Документация по реорганизации организации, предприятия

0212151
2
Приказ о реорганизации

0212161
8
Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации

0212181
9
Решение совета директоров (правления) о реорганизации

0213000
8
Документация по ликвидации организации, предприятия

0213011
4
Акт о ликвидации

0213101
9
Письмо с сообщением о ликвидации

* Примечание: КЧ контрольное число, восьмой знак в кодовом обозначении унифицированной формы.
25
Делопроизводство

Продолжение таблицы 1

Код
КЧ
Наименование формы

0213102
5
Письмо участника о выходе из совместного предприятия

0213151
6
Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии

0213181
2
Решение совета директоров (правления) о ликвидации

0213161
1
Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации

0214000
1
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

0214061
0
Заявка на участие в конкурсе

0214161
5
Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия

0214191
1
Свидетельство о регистрации

0251000
1
Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

0251121
3
Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности

0251151
1
Приказ по вопросам основной деятельности

0251152
6
Приказ о распределении обязанностей между руководством

0251161
5
Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности

0251221
8
Указание по вопросам основной деятельности

0252000
5
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

0252031
8
Договор на производство работ (оказание услуг)

0252051
9
Должностная инструкция

0252111
1
Положение о структурном подразделении

0252131
2
Правила внутреннего трудового распорядка

0252211
6
Структура и штатная численность

0252251
. 8
Штатное расписание

0253000
9
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

0253011
0
Акт по вопросам основной деятельности

26
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

Окончание таблицы 1

Код
кч
Наименование формы

0253101
2
Письмо по вопросам основной деятельности

0253201
4
Справка по вопросам основной и кадровой деятельности

0281000
0
Документация по приему на работу

0281071
4
Заявление о приеме на работу

0281081
6
Контракт о назначении на должность

0281151
8
Приказ о приеме на работу

0281161
3
Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу

0282000
3
Документация по переводу на другую работу

0282071
8
Заявление о переводе на другую работу

0282141
6
Представление о переводе на другую работу

0282151
1
Приказ о переводе на другую работу

0283000
7
Документация по увольнению с работы

0283071
1
Заявление об увольнении

0283151
5
Приказ об увольнении

0283161
0
Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

0284000
0
Документация по оформлению отпусков

0284021
8
График отпусков

0284071
5
Заявление о предоставлении отпуска

0284151
9
Приказ о предоставлении отпуска

0285000
4
Документация по оформлению поощрений

0285141
7
Представление о поощрении

0285151
2
Приказ о поощрении

0285161
8
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении

0286000
8
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

0286041
6
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

0286091
3
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

0286151
\6
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

0286161
1
Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

27
Делопроизводство
В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа (см. таблицу 1) отражены следующие признаки классификации:
первый и второй знаки (класс форм) принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 09унифицированная система документации Пенсионного фонда);
третий и четвертый знаки (подкласс форм) общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 документация по учету и распределению средств);
пятый, шестой и седьмой знаки регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 расчетная ведомость по страховым взносам);
восьмой знак контрольное число.
Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.
Наряду с ОКУД действует еще ряд классификаторов. Например, Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор продукции (ОКП) и др.
1.2. Состав и оформление реквизитов
организационно-распорядительной документации.
Бланки документов
1.2.1. Понятие об ОРД, состав и схемы расположения реквизитов
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях,
28
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
организационно-распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц» [3].
ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):
организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:
оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);
справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и др.).
Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.
Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающего требования к оформлению ОРД с учетом некоторых особенностей оформления документов федеральных органов исполнительной власти, оговоренных
29
Делопроизводство
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 1.1.5).
При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
07 код формы документа;
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
13 ---ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 место составления или издания документа;
15 адресат;
16 гриф утверждения документа;
17 резолюция;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о контроле;
20 текст документа;
21 отметка о наличии приложения;
22 подпись;
23 гриф согласования документа;
24 визы согласования документа;
25 оттиск печати;
30
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
30 идентификатор электронной копии документа. Данный состав реквизитов следует считать типовым,
поскольку набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть не одинаковым.
Состав реквизитов ОРД делится на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов (см. рис. 1.51.10), переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридической силы и возможность его идентификации.
При работе с электронными письмами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации создателя документа; местонахождение организации создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа и кодовое наименование лица, ответственного за подготовку документа.
Схемы расположения реквизитов ОРД (формуляры) по ГОСТ Р 6.30-2003 для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1.3,1.4.
На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата, связанного с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20).
31





Делопроизводство
Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
1.2.2. Бланки документов и их виды
Бланк документа это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации авторе документа.
Бланки документов следует изготовлять на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плотности.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм левое; 10 мм правое; 20 мм верхнее и нижнее.
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе углового (рис. 1.3), так и продольного (рис. 1.4) их размещения.
Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения
34
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.
Бланки обычно изготовляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, которые изготовляют типографским способом с последующим строгим учетом и хранением.
Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.
Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций получателей писем (реквизит 15).
Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).
35









Делопроизводство
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12,13,14,15,17,18,19,20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Ограничительные отметки представляют собой отрезки прямой линии, уголки, крестики.
Образцы названных выше видов бланков по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены ниже на рис. 1.51.10.
ГОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)

Рис. 1.5. Образец общего бланка организации
36
Москва

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: mail ©vniidad.ru
http:/www. vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
На№_
, от.
Рис. 1.6. Образец углового бланка письма организации
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведеиия и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail ©vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
На№
от
.№.
Рис. 1.7. Образец продольного бланка письма организации
37
Делопроизводство
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Заместитель директора
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74. Е-ияй: тай ©vaudad-ra
ОКПО 02842708, ОГРН Ш770038Ш95,
ИНН/КПП 770893314№77100«Ю1

Рис. 1.8. Образец продольного бланка письма должностного лица
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведеяия н архивного дела
(ВНИИДАД)
ПРИКАЗ
Москва

Рис. 1.9. Образец бланка конкретного вида документа организации
38
Исходны! понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов


ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
АППАРАТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ

Рис. 1.10. Образец оформления гербового бланка общего назначения
1.2.3. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов1
01 Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1, ст. 5021). Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.
Курсивом приводится текст, цитируемый из ГОСТ Р 6:30-2003.
39
Делопроизводство
02 Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ. На рисунке слева изображен герб Ростовской области.
03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии суставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева, как показано на следующем рисунке.

МОСКОВСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
МОСВ0Д0КАНАЛ
Плетешковский пер., 2., г. Москва, 107005. Тел. (095) 265 2201, ОКПО 0332418
04 код организации
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной идентификации документа.
40
Исходные понятие делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Примеры нанесения кода изображены на образцах оформления бланков (см. рис. 1.61.8).
Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций.
05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Примеры нанесения ОГРН юридического лица приведены на образцах оформления бланков (см. рис. 1.61.8).
06 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика I код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Примеры нанесения реквизита показаны на образцах оформления бланков (см. рис. 1.61.8).
07 код формы документа
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Примеры оформления и расположения кода формы документа приведены на с. 145, 151 и др., изображающих унифицированные формы кадровых документов.
41
Делопроизводство
08 наименование организации
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Федеральная архивная служба Эрасан
России государственн архивин церглан
Комитет по делам архивов при Архивсин кергэр Хальмг ТакЬчин
Правительстве Республики Правительствин медлд бээдг Калмыкия Комитет
Пушкинская ул., 9а, г. Элиста, 358000, тел. 5-76-85
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного (см. рис. 1.71.10).
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются автором документа, и располагают шоке наименования организации.
42
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
09 справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Расположение справочных данных при использовании углового бланка показано на рис. 1.6. Примеры оформления справочных данных в продольном варианте оформления бланка см. рис. 1.7,1.8.
10 наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД ОКУД (класс 0200000)).
Пример оформления см. рис. 1.9.
В письме наименование вида документа не указывают.
11 дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания (принятия решения), для акта дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.
43
Делопроизводство
12 регистрационный номер документа
Реквизит состоит из трафаретной части «№___
от », которая заполняется от руки датой и регистра ционным номером.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел1, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) регистрационный номер это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/89, где 1 индекс структурного подразделения; 26 номер дела по номенклатуре дел; 89 порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации автора ответа и индекс документа организации автора запроса (см. оформление реквизита 13).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
1 Понятие о номенклатуре дел см. п. 7.8.
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Ссылка используется только в тех видах документов (на пример, письмо, докладная записка), которые являются от ветами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с посту пившего (входящего) документа. Реквизит состоит из тра фаретной части: «На № от », которая заполня ется от руки регистрационным номером и датой поступив шего документа.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО РОССИЙСКАЯ
ЛЕСОПРОМЫШЛЕННАЯ
КОМПАНИЯ
«РОСЛЕСПРОМ»
Архангельский пер., 1, Москва, 101983 Для телеграмм: Москва 194,
ОАО «Рослеспром»
Факс (095) 208-02-19, т. (095) 208-03-05
ОКПО 03943426, ОГРН 10378008821056,
ИНН/КПП 67080124309/81600201
19.04.2004 г. №ВС-10-18
На №09-57/101 от 25.03.2004 г.
Первому заместителю Главы Администрации Председателю правительства Саратовской области
г-ну В.Н.Волгину
14 место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Пример оформления реквизита см. рис. 1.9.
15 адресат
Б качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, долясностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
45
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7а, Москва, Центр, 101000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
При адресовании внутренних документов указываются только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.
16 гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2005
47
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7а, Москва, Центр, 101000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
При адресовании внутренних документов указываются только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.
16 гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2005
47
Делопроизводство
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Болшевский текстиль»
Личная подпись И. В. Сергеев
12.09.2005
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.08.2005 г. № 14
или
УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.02.2006 №82
17 резолюция
Резолюция содержит указание относительно решения ("подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, ини-
48
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
циалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Зайцевой А. В.
Никитину П. С.
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «Гермес» к 21.12.2006
Личная подпись
05.11.2006
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком) ?, например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;
чего (кого) ?, например: Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.
Заголовок располагается слева или над текстом документа при угловом расположении. Объем заголовка не должен превышать 5 строк, каждая длиной до 28 знаков.
Примеры оформления заголовков см. рис. 3.1, 3.9.
19 отметка о контроле
Отметка о контроле это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
49
Делопроизводство
Пример оформления:






| контроль |


Конфиденциально


экз. №2

СЕВЕРО-КАВКАЗСКОЕ


ТЕРРЙТОРИАЛЬНОЕ


УПРАВЛЕНИЕ


Российского агентства


По государственным резервам
Директору комбината

ул. Б. Садовая, 38, г. Ростов-на-Дону, 344007
«Приморский»

тел. (863) 266-95-39
Б.И.Лебеденко

E-mail: victor@ieomm.ru


«57» 10 2004 г.


№ ФЗО/5074
У




20 текст документа1
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласова-
1 О языке, стиле деловой документации см. п. 2.2; об этике в деловой переписке см. п.п. 3.4.4.
50
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
ны с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изло-
51
Делопроизводство
жения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим на править», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны.
Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.
21 отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал; при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.
52
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение№» суказанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к приказу директора Института
от 15.06.2006 №319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ Ко» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу директора Института
15.06.2006 №319
Приложения к документу печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.
22 подпись
Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 34 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.
53
Делопроизводство
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров
или на бланке:
Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров
Взаимное расположение реквизита «Подпись» и других реквизитов продемонстрировано на примере письма (см. с. 122, рис. 3.9).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись М.А.Медведев
Главный бухгалтер Личная подпись Н. И. Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель министра Заместитель министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской
Федерации
Личная Личная
подпись В. М. Степанов подпись А. П. Миронов
54
Исходные понятия делопроиэюдстм. Реквизиты и бланки документов
При подписании совместного документа первый лист оформляют.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Е. Н. Коруна К. М. Артемьев СП. Матвеев В. А. Филатов
Председатель комиссии Члены комиссии
Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации автора документа.
23 гриф согласования документа
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи {инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А, Г. Грязнова
23.04.2006
Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2005 №451-805
или
55
Делопроизводство
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.06.2006 №10
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.
В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.
Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).
24 визы согласования документа
Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.
Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2006
Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2006
56
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.
25 оттиск печати
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.
26 ~ отметка о заверении копии
Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы.
При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверителъную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно
Секретарь-референт Личная подпись М. В. Колосков
07.06.2005
57
Делопроизводство
Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и помер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В. А. Петров 924 45 67
При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45 67.
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Зона расположения отметки показана на рис. 1.3, 1.4.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
58
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и манки документов
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе. Пример оформления:
А. П. Иванова 232 65 15


В дело 07-02. Запрос направлен
5.01.2006 исх.М21 И. Кабанова Doc/11-Ol.doc
29 отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Зона расположения отметки показана на рис. 1.3, 1.4. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер (индекс письма). Пример исполнения см. рисунок, приведенный выше на данной странице и рис. 3.9.
30 идентификатор электронной копии документа
Зона расположения реквизита показана на рис. 1.3,1.4. Пример исполнения см. оформление реквизита 28.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом
59
Делопроизводство
нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу электронной копии документа, включая имя файла и расширение.
Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.
Проверьте себя:
Расскажите об основных этапах развития делопроизводства в России.
Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современного делопроизводства.
В чем заключается суть стандартизации и унификации в делопроизводстве ?
Какие унифицированные системы документации включает в себя управленческая документация?
Опишите схемы расположения реквизитов (формуляры) со гласно ГОСТР 6.30-2003.
Расскажите о составе реквизитов ОРД согласно ГОСТР 6.30- 2003.
Раскройте понятия «делопроизводство», «документ», «фор муляр документа», «реквизит документа», «унифицирован ная система документации», «бланк документа».
Какие виды бланков предусмотрены ГОСТР 6.30-2003 и их назначение?
Опишите требования к оформлению реквизитов ОРД.
10. Как вы понимаете рекомендательный характер ГОСТ Р 6.30-2003?
Глава 2
ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
Глава 2 содержит общие нормы и правила оформления документов. В ней дается характеристика стиля деловой документации, анализируются типичные ошибки, допускаемые при подготовке текста документов.
В результате изучения этой главы студенты должны:
знать порядок нумерации страниц документов, способы оформления дат, общепринятых сокращений, цифровой и иной информации, оформления таблиц; специфические особенности официально-делового стиля речи; типичные ошибки, допускаемые при составлении текста деловой документации;
уметь составлять текст делового документа в соответствии с общими нормами и правилами, с учетом требований к стилю официальных документов.
61
Делопроизводство
2.1. Оформление элементов текста деловых документов
2.1.1. Нумерация страниц
При оформлении деловой документации установился определенный порядок нумерации страниц для многостраничных документов.
Все страницы, кроме первой, нумеруются.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).
2.1.2. Написание дат и периодов времени
ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие способы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.
Наиболее экономичным является цифровой способ, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности; число, месяц, год. Например: 02 сентября 2005 года пишется 02.09.2005.
Допускается оформление даты в «обратной» последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.06.05.
Второй способ, словесно-цифровой, имеет несколько вариантов написания. На финансовых документах даты оформляются следующим образом: 02 сентября 2005 года. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2005/2006 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 20042008 гг.
62
Общие нормы и правил* оформления документов
Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2004 году). Если кроме года указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., в ШIV кварталах 2006 г.).
2.1.3. Общепринятые сокращения
В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Наиболее распространенные случаи употребления сокращений следующие:
в географических названиях: город г., село с, поселок п., поселок городского типа пгт. Перед на званиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград, Зерноград и др.);
в словах при фамилиях: товарищ т. (в начале предложения Тов.), господин г-н, госпожа г-жа, профессор проф., доцент доц., начальник нач., и т. д.;
слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 п. 2., подпункт 1.1. подл. 1.1., пункты пп., рисунок 5 рис. 5., раздел 2 разд. 2;
слова при указании денежных единиц: рубль р., тысяча рублей тыс. р., миллион рублей млн р., мил лиард рублей млрд р.;
слова, сокращения которых пишутся через дефис: министерство м-во, завод з-д, производство пр- во, район р-н, хозяйство хоз-во, количество кол- во, человеко-час чел.-час, и т. п.
Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ Рос-
63
Делопроизводство
сийская Федерация, ГОСТ Р государственный (национальный) страндарт Российской Федерации, ПК персональный компьютер, ЭВТ электронно-вычислительная техника, НИИ научно-исследовательский институт, АО акционерное общество, ООО общество с ограниченной ответственностью и др.
Допускается использование сокращений, принятых в данном документе. При этом в скобках указывают принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.
Допускаются'сокращения словосочетаний: и так далее и т. д., и тому подобное и т. п., и другие и др.
Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. -г- единица измерения, напр. например, п/упр. под управлением, т. г. текущего года, с. г. сего года, т. н. так называемый, т. о. таким образом.
2,1.4. Оформление в документах цифровой информации
Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может явиться источником ошибок, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.
Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс. Смешанная запись не,только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.
64
Общие нормы и правила оформления документов
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.
При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).
Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.
Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 5 68. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера домов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например, 1-й вопрос повестки дня).

· Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).
Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое сочетание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40-градусная крепость, 11-этажный дом).
Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).
В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).
3. Зак. 199 65
Делопроизводство
2,1.5. Единицы измерения
В соответствии с ГОСТ 8.41781' определены правила написания единиц измерения, встречающиеся в деловой документации.
Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 41 т; 517 м2; 25 см3.
Единицы измерения, не являющиеся самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 750 мм рт. ст.
Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3. Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа. Обозначения шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например, 36,6°С; -10°С). Знаки «+» и «-» при этом печатаются без пробела.
В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/ в секунду.
2.1.6. Математические формулы
Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.
Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -, :, х) с его повторением на
1 ГОСТ 8.41781 Государственная система измерений. Единицы физических величин.
66
Общие нормы и правила оформления документов
новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 5х9 = 45;А-С = Д).
Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов). Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.
Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 номера разделов (глав), 3 и 5 номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).
2.1.7. Оформление таблиц
Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы кон-
3* 67
Делопроизводство
струкции таблицы (рис. 2.1): заголовок таблицы, головка (состоит из заголовков и подзаголовков граф), строки, графы (колонки).
Таблица 00
Головка
Строки'
Заголовок таблицы












1
2
3
4
5

























I U 1

Заголовки граф
„ Подзаголовки граф

Боковик
Графы (колонки)
1 Строки горизонтальными линиями, как правило, не разделяются. Рис. 2.1. Обязательные элементы конструкции таблицы
Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосред-
68
Общие нормы и правила оформления документов
ственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.
Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы. ..», «Окончание таблицы...» и повторяют только строки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят. Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.
Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.
Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.
Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (Табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокращенно «см.», при этом не пишутся.
При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Например:
69
Делопроизводство
«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:
затраты труда и заработная плата 1,8
машины иматериалы 2,0».
2.1.8. Оформление некоторых знаков препинания и символов
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.
Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.
Знак «тире» может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово «есть», и в качестве знака переноса.
Знак «тире» при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: «социально-политические методы», «финансово-экономический факультет»). Знак «тире» при использовании его в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон («демократия путь к процветанию»). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.
В документах, где повторяющиеся слова даны в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием «То же», комбинацию из знаков тире и кавычек (») для замены повторяющихся слов применять не допускается.
70
Общие нормы и правила оформления документов
Примеры правильного оформления: Кировский район Ростовская область
То же То же
Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки «№» и «%» ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 14/5). Когда числа пишутся словами, знаки «№» и «%» также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).
2.2. Язык и стиль деловой документации. Типичные ошибки
2.2.1. Общая характеристика стиля деловой документации
Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.
На язык и стиль деловой документации распространяются законы составления служебных текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). В официально-деловом стиле речи выделяются подстил и: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и др.
71
Делопроизводство
Официально-деловой стиль речи наименее исследованный стиль. Лингвисты выделяют язык служебных документов в особую разновидность стиля речи, подчеркивая его автономность.
При подготовке текста делового документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения называют формально-логическим.
Кроме сказанного язык документов отличают также следующие особенности: унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых формул на определенных участках текстов документов, ограниченная сочетаемость слов, своеобразная модальность.
Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя (реквизит 27).
Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими лицами. В целом, в официальной переписке выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные. Автором официальных документов является, как известно, лицо не физическое, а юридическое. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон, в целом, нейтрален. Когда автором документа является лицо юридическое организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, кооператив, то субъект действия отождествляется с собирательными существительными:
72
Общие нормы и правила оформления документов
дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, профком, комиссия, совет трудового коллектива и т. д.
Итак, с социологической точки зрения, автором служебного документа является «коллективный субъект». Именно коллективный статус авторства в официально-деловой письменной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, терминологии, фразеологии, морфологии, словообразования, словосочетания.
Для содержания деловой документации характерна тенденция к ограничению числа затрагиваемых вопросов. Рекомендуется составлять, в частности, деловые письма по одному вопросу, чтобы они не содержали тематически разнородную и логически не связанную информацию.
Композиция документа это способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального документа это последовательность расположения его составных частей (аспектов).
Характерной особенностью синтаксиса официального документа является логичное построение предложения. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорас-положения.
Несмотря на то, что в русском языке относительно свободный порядок слов в предложении, т.е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные правила расположения слов.
В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем ос-
73
Делопроизводство
новная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.
Продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого понимания. Например:
«Студенты колледжа помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка», данный порядок слов в предложении затрудняет восприятие главной мысли.
Следует написать:
«Во время каникул студенты колледжа помогали взрослым в работе по благоустройству парка».
В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос важного значения.
Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например: «Документ, подготовленный группой специалистов...».
Обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения после него, например: исключительно интересный, достойный звания.
В обычном тексте существительное следует за числительным; при табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц 15.
Дополнение ставится после сказуемого, например: «Разослать проект». Если управляющее слово требует не-
74
Общие нормы и правила оформления документов
скольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: «Разослать проект завода металлоизделий».
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ издается, контроль возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады устанавливаются, выговор объявляется, порицание выносится и т. д.
Выбор того пли иного языкового оборота из числа возможных определяется:
практикой употребления языкового оборота, т. е. сте пенью его употребительности;
правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);
степенью точности и лаконичности в описании управ ленческой ситуации.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительнее сложная форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой «наи» (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием «наиболее» (наиболее важный).
Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: «оказать помощь» вместо «помочь»; «провести проверку» вместо «проверить»; «произвести ремонт» вместо «отремонтировать» и т. д.
Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается вообще и для языка служебной документации, и для официального письма в частности.
75
Делопроизводство
Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет использование стандартизованной терминологии.
Из-за незнания элементарных правил составления деловых документов работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в затратах времени на создание документов. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться в содержании входящей корреспонденции. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые фразы.
Чтобы упростить и ускорить работу с деловой корреспонденцией, необходимо знать, какие требования предъявляются к документу. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.
К сожалению, составители деловой документации зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические. Поскольку в качестве основного инструмента информационного обмена между организациями выступает переписка, предлагаем рассмотреть типичные ошибки при составлении документов на примере деловых писем.
2.2.2. Структурные ошибки
Большое количество документов составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других деловых документов. Это прежде всего является следствием отсутствия разработанных типовых документов, образцов.
76
Общие нормы и правила оформления документов
Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой, унифицированный документ.
Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно.
Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложной системе мотивировки.
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предьщущим и последующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в соответствующих реквизитах письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в угловом или продольном штампе бланка.
2.2.3. Синтаксические ошибки
2.2.3.1. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении
В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера:
77
Делопроизводство
«ОАО «Прогресс» выполнило заказ к 20 декабря». «К 20 декабря ОАО «Прогресс» выполнило заказ». «К 20 декабря выполнило заказ ОАО «Прогресс».
В первом предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило заказ. Во втором предложении констатируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем предложении указывается, какое ОАО (именно ОАО «Прогресс») выполнило заказ.
Так, например, из предложения «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию» непонятно, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года».
По-видимому, это предложение должно быть составлено в следующем виде: «Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года».
2.2.3.2. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов
Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:
«Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает...»
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформу* лировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.
78
Общие нормы и правила оформления документов
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.
Неправильно:
«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты».
Правильно:
«При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».
Или:
«Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».
2.2.3.3. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.
При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как».
79
Делопроизводство
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:
«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Федеральным агентством...» (вместо: «которые одобрены»).
2.2.3.4. Неправильное использование предлогов
Наиболее частая ошибка неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с ...» и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например:
«Директор завода отметил о важности поставленной проблемы».
Правильно:
«Директор отметил важность поставленной проблемы».
«Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам».
Правильно:
«Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам».
«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем».
80
Общие нормы и правила оформления документов
Правильно:
«Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем».
«Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная».
Правильно:
«Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная».
Встречаются документы, когда составители деловых писем не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о его здании. Например: «В наше предприятие приглашены на практику студенты-первокурсники» (правильно: «На наше предприятие.,.»).
2.2.3.5. Неправильное согласование в падеже
Составители деловых писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
Неправильно:
«Согласно Вашей просьбы...»
«Согласно приказа...»
«Согласно решения...».
Правильно:
«Согласно Вашей просьбе...»
«Согласно приказу...»
«Согласно решению...».
Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа.
Например, неправильно писать:
«Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами организации».
Правильно:
«Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами организации».
81
Делопроизводство
Рассмотрим следующий пример:
«Институт ходатайствует о постоянной регистрации ** в г. Москве сотруднику Петрову Н.А.».
В этом случае следует употребить слово «сотрудник» в Щ родительном падеже или использовать выражение:
«Институт ходатайствует о предоставлении постоянной регистрации... сотрудника.,.».
2.2.4. Морфологические ошибки1 2.2.4.1. Согласование определений
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: «начальник цеха Петрова»; «старший инженер Яковлева»; «новый лаборант Серова».
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: «выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова...»; «принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева...».
2.2.4.2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных
Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилага-
1 Морфология отдел грамматики, в котором изучаются формы слов.
82

Общие нормы и правила оформления документов
тельных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Неправильно:
Правильно:

«Выводы комиссии обоснованные и справедливые»
«Выводы комиссии обоснованны и справедливы»

«Решение об увольнении мастера Иванова незаконное»
«Решение об увольнении мастера Иванова незаконно»

«Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное»
«Изменение графика отпусков работников отдела нежелательно»

«Данное решение обязательное для исполнения»
«Данное решение обязательно для исполнения»

В случае употреблени'я форм кратких имен прилагательных на «-ен» и «-енен» следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на «-енен».
Правильно: «Окончательный результат тождественен предварительным расчетам».
«Каждый член бригады ответственен за качество продукции».
2.2.4.3. Ошибки при употреблении количественных имен числительных
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семьюстами семьюдесятью семью рублями» и т. д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.
83
Делопроизводство
Как уже отмечалось, в текстах количественные имена .1 числительные, как правило, записываются цифрами. Поэто- § му, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:
«На завод было доставлено до 777 т (семисот семидесяти семи тонн) металлолома».
«Депутат встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью) рабочими завода».
Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:

Имен.
Родит.
Дат.
Винит.
Творит.
Предл.

три
трех
трем
три (трех)
тремя
трех

четыре
четырех
четырем
четыре (четырех)
четырьмя
четырех

пять
пяти
пяти
пять
пятью
пяти

сорок
сорока
сорока
сорок
сорока
сорока

девяносто
девяноста
девяноста
девяносто
девяноста
девяноста

сто
ста
ста
сто
ста
ста

двести
двухсот
двумстам
двести
двумястами
(о) двухстах

тысяча
тысячи
тысяче
тысячу
тысячей (тысячью)
тысяче

толтора (-ы)
полутора
полутора
о полтора (-ы)
полутора
полутора

2.2.5. Лексические ошибки
Неправильное использование слов и терминов. Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности отдельных адресантов. Ничем иным нельзя объяснить следующие фразы:
84
Общие нормы и правила оформления документов
«Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу».
«Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 руб.».
Можно ли, исходя из этих документов, принять толковое решение? Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении «приспособление, снижающее число оборотов валов».
Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» «производить монтаж», вместо «внедрить» «осуществить внедрение».
В одном из документов приводится:
«Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов...»
Зачем понадобилось отглагольное существительное «приглашение»?
В деловых письмах очень много отглагольных существительных с окончанием на «-ание», «-ение», придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, некомандирование. Сложно понять смысл таких иногда употребляемых слов, как «недополучение», «недовыполнение».
85
Делопроизводство
Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные « слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения^ может быть пролонгирован» вместо «продлен»; «презентовать» вместо «представить».
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например:
«Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы».
Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы,
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция соглашение, экстраординарный особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
Заимствование иностранных слов закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимое! ью, уместностью и точностью словоупотребления.
Неправильное употребление иноязычной лексики нередко приводит к тавтологии.
Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях... Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
86
Общие кормы и правила оформления документов
В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:
«Новый станок настоящий ас среди своих собратьев».
«Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет».
Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир подарок на память), передовой авангард (авангард те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.
Тем не менее можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно: «прейскурант цен» (прейскурант перечень цен), однако допустимы выражения типа «прейскурант розничных цен», «прейскурант местных цен», в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно: «своя автобиография» (автобиография описание собственной жизни).
Неразличение слов-паронимов. Смысловая точность речи одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значени-
Делопроизводство
ем: гарантийный гарантированный; поместить разместить; оплатить заплатить и т. д.
Часто составители деловых писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это ошибка.
Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).
Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу организации). Пример:
«Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции».
Проверьте себя:
Каков порядок нумерации страниц в документах?
Приведите примеры цифрового и словесно-цифрового спосо ба оформления дат.
Как оформляются сокращения в деловой документации?
Каковы основные правила оформления чисел, цифровой ин формации?
Общие нормы и правила оформления документов
Расскажите об особенностях оформления элементов тек ста деловой документации: единицы измерения, математи ческие формулы, таблицы, некоторые знаки препинания.
Что подразумевается под формально-логическим стилем до кументов?
Каковы особенности языка деловых документов?
В чем состоят особенности композиции документа ?
Что является источником структурных ошибок в докумен тах?

Какова роль порядка слов в предложении в текстах деловой документации ?
Какова роль деепричастного оборота в деловой документа ции ?
Приведите сравнительные примеры использования предло гов в деловой документации.
Какие трудности, связанные со структурой сложного пред ложения, возникают в составлении текстов деловых бумаг?
Назовите типичные синтаксические ошибки.
Назовите типичные морфологические ошибки.
Каковы особенности употребления количественных имен чис лительных в деловой документации? Приведите примеры употребления.
Расскажите об особенностях лексических ошибок в докумен тах. Приведите примеры лексических ошибок.
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
В главе 3 рассмотрены основные принципы классификации деловых документов, аргументирована эффективность и необходимость системного подхода к использованию управленческой информации в работе организаций. В главе приведены характеристики различных видов организационно-распорядительных документов, их значение в до-кументационном обеспечении управления.
В результате изучения данной главы студенты должны:
знать основные признаки классификации докумен тов; характеристики и назначение основных видов органи зационно-распорядительных документов, требования к их оформлению в соответствии с ГОСТ Р 6.302003;
уметь оформлять реквизиты организационно-распо рядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
90
Организационно-распорядительная документация
3.1. Виды документов и их классификация
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным требованиям) соответствующей информации, т. е. в создании документов.
Документы требуются для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Чем же определяется соответствующая совокупность документов для эффективного управления, от каких факторов она зависит?
Комплекс документов определяется:
кругом вопросов, решаемых организацией в процес се деятельности;
порядком разрешения вопросов (на основе коллеги альности или единоначалия):
объемом и характером внешних связей организации. В случае, когда объем требуемых документов для управ ления организацией оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителя ми оперативности документооборота. Для этого, преж де всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.
Классификация документов это деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело это совокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную (подробнее о формировании дел см. с. 221235).
91
Делопроизводство
Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, степень обязательности, степень унификации, характер содержания.
По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации: организационно-правовая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.
По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото- и кинодокументы.
Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.
К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.
Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.
Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
По наименованию различают следующие разновидности документов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления, чертежи, технологические карты и т. п.
92
Организационно-распорядительная документация
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатьшаются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатьшаются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготовляются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние документы, создаваемые в учреждении для решения вопросов, не выходящих за пределы учреждения. Внешние входящая и исходящая корреспонденция предприятия.
По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы. Остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую касающиеся конкретных лиц, т. е. заявления, письма, жалобы и т. п.
По степени гласности выделяют открытые, секретные документы и документы конфиденциальные. На секретных и конфиденциальных документах проставляется гриф ог-
93
Делопроизводство
раничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц. Пример нанесения грифа см. с. 50.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными документы, содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечении срока действия.
По стадиям создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.
Подлинник первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика-документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и заверенная копия с него имеют равную силу.
Копия документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск это полная копия исходящего документа, остающаяся в делах у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником и также заверяется подписью.
Выписка из документа распечатка части документа, а дубликат второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют равную юридическую силу.
По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производствен-
94
Организационно-распорядительная документация
ной и иной деятельности организаций, и директивные обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы) и унифицированные в виде анкет и таблиц.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
В хозяйственной деятельности предприятий и организаций используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
3.2. Организационно-правовые документы
Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.
95
Делопроизводство
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций, предприятий, фирм, это функция формирования системы и процессов управления, которая включает в себя:
создание организации, в том числе выбор ее орга низационно-правовой формы; установление ее структуры;
определение штатной численности и состава (номен клатуры) должностей руководителей, специалистов, тех нических исполнителей;
регламентацию деятельности структурных подразде лений и работников;
формирование совещательных органов управления;
регламентацию деятельности аппарата управления;
лицензирование деятельности (в необходимых слу чаях);
установление режима работы и системы охраны;
организацию труда работников и оценку их труда;
реорганизацию;
ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных документов.
Цель разработки организационно-правовых документов рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
К организационным документам относятся: устав организации или положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализу-
96
Организационно-распорядительная документация
ют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций, предприятий, фирм. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров). Организационно-правовые документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа «утверждаю» или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Устав правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, фирмы.
Организации действуют на основании устава либо учредительного договора и устава. Требования к содержанию уставов тех или иных организаций, а также их некоторые реквизиты, предписываются соответствующими законами (например, требования к содержанию устава образовательного учреждения Законом РФ «Об образовании»). Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридического лица. Устав содержит набор обязательных реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа (Устав), место издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текст документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цели и задачи создаваемой организации).
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА (состав, функции и взаимосвязи структурных подразделений).
РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ (система управления, права и обязанности должностных лиц).
ФИНАНСОВО-МАТЕРИАЛЬНАЯ БАЗА (источники финансирования, основные и оборотные средства, по рядок распоряжения средствами).
ОТЧЕТНАЯ И РЕВИЗИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.
ПОРЯДОК ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ.
4. Зак. 199 97
Делопроизводство
Штатное расписание правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3 (с. 99).
Реквизит «Код по ОКПО» код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), присвоенный организации при ее государственной регистрации (примеры нанесения кода см. рис. 1.6.-1.8).
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.
Положение правовой акт, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности, организацию работы организации, структурного подразделения (службы).
Например, Положение о персонале организации (ранее именовавшееся Правилами внутреннего трудового распорядка) включает в себя следующие разделы:
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цель разработки Положения, правовая база содержания документа, конституционные гарантии персонала).
ПОРЯДОК НАЙМА И ВЫСВОБОЖДЕНИЯ ПЕРСОНА ЛА (прием на работу, необходимые документы, приказ о приеме, условия работы, инструктаж по технике безо пасности, права и обязанности работника, перспективы карьеры, перевод на другую должность, порядок растор жения трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя).
ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПЕРСОНАЛА (круг обя занностей в соответствии с должностными инструк циями).
98
Организационно-распорядительная документация
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по
статистике от 05.01.2004 № 1
Форма по ОКУД по ОКПО
Код
0301017

(наименование организации)
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
на период с « »

Номер документа
Дата




20 г.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ от «_» 20_ г. №_
Штат в количестве единиц
с месячным фондом заработной платы рублей

Структурное подразделение
Должность (специальность), профессия, разряд, класс
Количество штатных единиц
Тарифная ставка (оклад)и пр., руб.
Надбавка, руб.
Всего, раб. (гр. 5+ гр. 6 +гр. 7+гр. 8)
Примечание

наименование
код













1
2
3
4
5
6
7
8
9
10




































и т. д.








Итого по листу Итого по документу


















Руководитель кадровой службы
должность
подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер
подпись расшифровка подписи

4*
99
Делопроизводство
ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ (обязанности, выполняемые в соответствии с законода тельством: совершенствование организации труда пер сонала, форм и методов оплаты, соблюдение норм охра ны труда и техники безопасности, производственной са нитарии и т. п.).
РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ (начало и окончание работы, перерыв, формы и организация кон троля рабочего времени, порядок предоставления отпус ков и т. д.).
ПООЩРЕНИЯ ЗА УСПЕШНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РАБО ТЫ (виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе: разработка и внедрение рационализаторских предложений, повыше ние производительности труда, качественное выполне ние должностных обязанностей).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРУДОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ (виды нарушений трудовой дисцип лины, порядок их фиксации и соответствующие санк ции).
Положения разрабатываются на основе типовых положений с учетом специфики конкретных организаций, предприятий, фирм. В качестве примера приведем Типовое положение о канцелярии (см. Приложение 2). Рабочее положение, учитывающее особенности данной организации, утверждается ее руководителем.
Инструкция это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и отдельных должностных лиц (в последнем случае должностные инструкции). Инструкция является нормативным актом, регламентирующим различные вопросы, рассчитана на длительное применение и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения функции.
100
Организационно-распорядительная документация
Инструкции, как правило, составляются на основе типовых инструкций. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты. Инструкция начинается разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, излагается порядок использования, а также могут приводиться другие сведения общего характера.
Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: название организации и структурного подразделения, название вида документа (инструкция), дату и индекс (номер), место издания, заголовок, текст, подпись, гриф утверждения (или отметку, что инструкция является приложением к распорядительному документу).
Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (постановлением) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Наиболее удобной формой утверждения инструкции является приказ. В приказе устанавливаются срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.
Должностная инструкция нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.
Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.
Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесообразно использовать четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо», «не допускается» и т. п.
101
Делопроизводство
Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается поступающему на работу сотруднику, другой остается у администрации (в отделе кадров). Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.
Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (порядок назначения на долж ность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к образованию и опыту практи ческой работы и т. д.).
ФУНКЦИИ (основные функциональные обязанности).
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (подробный пере чень объема выполняемых работ в соответствии с фун кциональными обязанностями).
ПРАВА (использование прав в связи с выполняемой ра ботой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а также права вносить предложе ния по совершенствованию работы на данном участке).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (по содержанию должностных обязанностей). ~
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ (с должностными лицами, структурными подразделени ями, сторонними организациями, в том числе по полу чению и передаче деловой документации).
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕ ЯТЕЛЬНОСТИ (в соответствии с Правилами внутренне го распорядка или Положением о персонале) организа ции, реальными показателями и результатами работы
102
Организационно-распорядительная документация
должностных лиц, решением аттестационной комиссии (пример должностной инструкции см. Приложение 3). Регламент правовой акт, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации, коллегиального или
совещательного органа.
3.3. Распорядительные документы
Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят результаты ее работы.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:
Инициирование решения обоснование необходимости издания распорядительного документа.
Сбор и анализ информации по вопросу.
Подготовка проекта распорядительного документа.
Согласование и оформление проекта документа в соот ветствии с ГОСТ Р 6.302003.
Внесение проекта распорядительного документа на рас смотрение руководства.
Принятие решения (подписание документа).
Доведение распорядительного документа до ис полнителей.
Постановление (рис. 3.1) правовой акт, принимаемый органами Федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также исполнительными органами субъектов Российской Федерации и местного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
103
Делопроизводство



ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАТИСТИКЕ (ГОСКОМСТАТ РОССИИ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Москва
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
Во исполнение
Государственный комитет Российской Федерации по статистике ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учет ной документации (прилагается).
Установить
3. Признать утратившими силу _
Председатель
Комитета (Подпись)
Визы (на оборотной стороне)
Расшифровка подписи
Рис. 3.1. Образец постановления (трафаретная форма)
104
Организационно-распорядительная документация
Решение правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (Приложение 4). Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более коллегиальными органами или организациями, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.
Приказ правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием.
В деятельности организаций различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности организации, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок вьшолнения, характер и содержание специфических видов деятельности.
Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры и штатов, введения в действие организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.
Приказы (рис. 3.2) оформляются или на специальном бланке бланке приказа, или общем бланке организации с указанием вида документа ПРИКАЗ.
105
Делопроизводство
Российская оборонная спортивно-техническая организация ОСТО России
РОСТОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СОВЕТ
ПРИКАЗ
4 августа 2005 г. №106
г. Ростов-на-Дону
Юб упорядочении приема на работу/ увольнения и предоставления отпусков руководителям и главным бухгалтерам организации РОСТО области
В последнее время участились случаи нарушений трудового законодательства о порядке приема на работу, увольнения и предоставления отпусков работникам организаций РОСТО области.
В целях наведения порядка в вопросах оформления трудовых отношений ПРИКАЗЫВАЮ:
Назначения на должности, увольнения и предоставления от пусков руководителям и главным бухгалтерам {заместителям по экономической работе) производить только приказами по област ному Совету РОСТО.
При приеме на работу заместителем председателя и началь ником отделов ОС РОСТО в обязательном порядке проводить со беседования с претендентом на должность с соответствующими выводами.
Увольнение, предоставление отпусков вышеуказанным ка тегориям работников производить только по согласованию со все ми заместителями, начальниками отделов ОС РОСТО.
Непредоставление ежегодных отпусков, кроме исключитель ных случаев, предусмотренных ТК РФ, запретить.
Руководителям организаций РОСТО области графики отпус ков представлять в областной Совет РОСТО на 1 января.
6. Контроль за выполнением приказа возложить на первого зам. председателя ОС РОСТО полковника В. А. Бочарникова.
Председатель областного
Совета РОСТО генерал-майор Назымко В. Н. Назымко
Рис. 3.2. Пример оформления приказа
106
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Приказы по основной деятельности могут издаваться в качестве инициативных и во исполнение решений вышестоящих организаций. Текст приказа должен содержать перечисление предписываемых действий е указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые необходимы для его исполнения. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В койстатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа, который относится к организации, издающей приказ.
Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения и начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами. Пункт начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указывать сроки (дату) исполнения действий. В последнем пункте распорядительной части указывают должностных лиц, на которых возлагают контроль за исполнением приказа, его начинают словами «Контроль за исполнением приказа возлагается на...» (полное наименование должности и фамилии приводят в винительном падеже).
Подготовка приказа включает следующие основные стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
107
Делопроизводство
Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издания приказа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», расписывается и ставит дату ознакомления.
Выписка из приказа это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.
Выписка из приказа содержит фактически те же реквизиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью. Кроме того, выписка из приказа отмечается проставлением секретарем отметки о заверении выписки.
Указание правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (Приложение 5).
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:», в зависимости от содержания указания.
К другим управленческим документам относится также распоряжение правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения также издают заместители первого руководителя организации, руководители структурных подразделений.
108
Организационно-распорядительная документация
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевыми словами, разделяющими вводную и распорядительные части, являются слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:».
3.4. Информационно-справочная документация
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.
В состав информационно-справочных документов входят: акты, справки, докладные записки, деловые письма и др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов этого вида приведен ниже в п. 3.4.1. Служебные письма как наиболее распространенный вид информационно-справочной документации выделен отдельным пунктом (см. п. 3.4.2).
3.4.1. Информационно-справочные документы
Вот их перечень: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (деловое письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, фак-сограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, перечень и др.
Протокол документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах (рис. 3.3).
109
Делопроизводство
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
00.00.0000
ПРОТОКОЛ
Место составления
№00

1
'Форма заседания
Председатель Секретарь
Присутствовали 00 чел.
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
(И.О. Фамилии или прилагается список присутствующих)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление ана логичное).
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия (в именительном падеже) краткое или развернутое изложение содержания (от первого лица). ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). ПОСТАНОВИЛИ:
Излагается формулировка постановления по первому во просу указывается действие в неопределенной форме (пору чить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.
Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
Председатель Секретарь
(подпись) (подпись)
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
Рис. 3.3. Образец протокола ПО
Организационно-распорядительная документация
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), повестка дня. На заседаниях (собраниях) коллегиальных органов нередко присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.
Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания (заседания, совещания).
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем. Пример протокола см. Приложение 6).
111
Делопроизводство
Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.
Докладная записка адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело (рис. 3.4).
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
112
Организационно-распорядительная документация
Генеральному директору ЗАО «Оксидент-Трэвел» г-ну Дорнышеву М. С.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12 января 2004 г.
№ ОТ-2И-126
Об изготовлении пломбиров
Прошу Вас для организации инкассации по офисам: ул. Н. Арбат, д. 12, ул. Мясницкая, д. 24, просп. Вернадского, д. 3, корп. 3, дать указание руководителю АХО В.В.Петрову изготовить 3 пломбира (устройства для изготовления пломб):

№ пломбира:
Надпись:

1
Оксидент-Трэвел 6

2
Оксидент-Трэвел 7

3
Оксидент-Трэвел 8

Начальник финансового отдела Смирнов Д.А. Смирнов
Рис. 3.4. Пример оформления докладной записки
113
Делопроизводство
Объяснительная записка документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Заявление документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявления (рис. 3.5) оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.
Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.
Телеграмма (телетайпограмма) обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телеграф-
114
Организационно-распорядительная документация
Директору фирмы «Центр» П. В. Еремину ст. бухгалтера Васильева И.В.
Заявление
Прошу освободить меня от должности старшего бухгалтера по собственному желанию с 1 сентября 2005 г.
22.08.2005 Васильев И.В. Васильев
Согласен:
Гл.бухгалтер
(личная подпись) И.О. Фамилия
O.K.
Подготовить приказ
об увольнении с 14.09.2005
по собственному желанию
Подпись директора И.О. Фамилия 25.08.2005.
В дело 12-03 приказ подготовлен И.Кабанова 28.08.2005
Рис. 3.5. Пример оформления заявления об увольнении
115
Делопроизводство
ной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах, первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью (рис. 3.6).
РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР
ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ
КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК
ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ
НАЧАЛЬНИК ОТК Петров
Москва, Новоцентральная, 50
Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия
00.00.0000
печать
Рис. 3.6. Пример оформления телеграммы
Телеграмма содержит следующие реквизиты: наименование организации, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Телекс обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Факсограмма (телефакс, факс) получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графи-
116
Организационно-распорядительная документация
ческого, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Телефонограмма обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму (рис. 3.7).
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:
Должность
И. О. Фамилия
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0000 № 00
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Должность (подпись) И. О. Фамилия
Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.
тел. 000 00 00 тел. 000 00 00
Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.
Рис. 3.7. Образец телефонограммы
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
117
Делопроизводство
Акт документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов), приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально назначаемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).
Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей.
Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе, присутствовали.
Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.
118
Организационно-распоРЯДИльная документация
Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.
Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составивших акт.
В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю для визирования.
Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и членов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Как правило, акт составляют в трех экземплярах; первый направляется в вышестоящие организации, второй руководителю организации, а третий подшивается в дело (образец акта см. рис. 3.8).
Справкиотражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки
119
Делопроизводство
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
АКТ 00.00.0000 № 00
Место издания
Краткое содержание события"1 или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже
Основание: номер и дата распорядительного документа Состав комиссии:
Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия. Члены комиссии: Наименование должности, И.О. Фамилии.
(Располагаются в алфавитном порядке) Присутствовали: Наименование должности, И.О. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)
В констатирующей части текста акта описывается проведенная работа, фиксируются установленные факты; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в двух экземплярах: 1-й кому (куда); 2-й кому (куда).
Приложение: Текст приложения, если оно есть. Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Члены И.О. Фамилия
комиссии (подписи) И.О. Фамилия
Присутствовали
при составлении И.О. Фамилия
акта (подписи) И.О. Фамилия
Рис. 3.8. Образец акта 120
Организационно-распорядительная документация
внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Сводка документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).
Заключение документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Перечень документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
3.4.2. Служебное письмо
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации организации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида почтовая связь и электронная связь.
Служебное письмо (синонимы: официальное письмо, деловое письмо) название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста пересылкой по почте.
Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д. (пример служебного письма см. рис. 3.9).
121
Делопроизводство

Министерство образования
Российской Федерации
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ
ОБЪЕДИНЕНИЕ
по экономике и социологии труда пер. Стремянной, 36,
Москва, Н3054
ОКПО 03944527, ОГРН1038800839857 ИНН/КПП 6708022410/817002002
I контроль I
^лену Совета УПО по специальности Об .02.00 Н. М. Шумину, ул. Б. Садовая, 69 г. Ростов-на-Дону, 344007

99/97
16.12.2003
от
на№
О выпуске учебных пособий
Кафедра управления персоналом РЭА им. Г. В. Плеханова в соответствии с учебным шином специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в све- в 2000 г. следующие работы:
Олегов Ю. Г., Журавлев 'Л. В. Управление персоналом 30 п.л.;
Руденко Г. Г., Кулапов Л. Н., Карташов С. А. Рынок труда 30 п.л.
Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей.
По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д. 36. РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».
Приложение: бланк заказа на двух стр. в 1 экз.
Председатель совета УПО по специальности 06.02.00 зав. кафедрой управления персоналом, д. э.н., профессор
Ю. Одегов
Ю. Г. Одегов

М.М.1
(495)232-64-15
В дело 01-02 11.017004
Запрос сделав
Вишнякова 5.01.2004 doc/H-01/doc
РГЭУ Вх. №72 «20. П 2003 г.
Рис 3.9. Пример служебного письма 122
Организационно-мспомдительная документация
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
документы оформляются на специальных бланках бланках для писем (см. рис. 1.6, 1.7, 1.8) и подписыва ются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
текст должен излагаться грамотно, официально-де ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат: мотивирующую часть, основную часть (изложение просьбы, выводов и т. п.), заключение (приводится ожидаемый результат, констатируются отказ, отклонение предложения и т. п.).
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обоснованности предлагаемого решения.
Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действиями, либо новым речевым сигналом.
Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свер-
123
Делопроизводство
шившийся факт и предворяющие возможность его свершения. Поэтому очень часто письма напоминают монолог. Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые сопроводительные письма. Они фиксируют сам факт отправки.
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвьгааино гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей служебных писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать служебные письма это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить служебные письма по нескольким признакам.
Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
письма, требующие письма-ответа;
письма, не требующие письма-ответа.
Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить:
письмо-просьбу;
письмо-обращение;
письмо-предложение (письмо-представление);
письмо-запрос;
письмо-требование.
124
Организационно-распорядительная документация
Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать регистрационный номер и дату того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма, не требующие ответа, бывают следующих видов:
письмо-напоминание;
письмо-приглашение;
письмо-подтверждение;
письмо-отказ;
сопроводительное письмо;
письмо-извещение;
гарантийное письмо;
информационное письмо.
Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.
Если содержание делового письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах, что соответствует традиционному разделению писем на простые и сложные. Простое служебное письмо письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты в содержании деловых писем:
факт напоминания письмо-напоминание;
предоставление обещания гарантии письмо гаран тийное;
указание на достигнутую степень согласия, свершив шийся факт письмо-подтверждение;
информирование о намечаемых или уже проведен ных мероприятиях информационное письмо;
указание на факт отправки прилагаемых к письму документов сопроводительное письмо;
предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. письмо-предупреждение.
125
Делопроизводство
Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т. е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими «ключевыми» словами, которые облегчают поиск документа и процесс его изучения.
Следует сказать, что переписка внутри организации не производится. Внутри организации обращаются служебные и докладные записки, но не письма.
По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором управленческих функций на снабженческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т. д.
По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности организации, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией.
Следует отметить, что тематическая классификация официальных писем удобна при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей деловую переписку можно разделить на следующие виды:
по общим вопросам технологии;
по вопросам оборудования и энергетики;
по вопросам производства;
по вопросам стандартизации и унификации;
по вопросам сбыта;
по вопросам капитального строительства и т. д.
126
Организационно-распорядительная документация
Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной между профсоюзными и общественными организациями.
По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерег-ламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Регламентированное письмо всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.
Служебное письмо должно быть кратким, понятным, компактным и полным. Однако его краткость не должна отражаться на ясности, а его вынужденный формализм на желаемой эффективности. Эти качества зависят от умения правильно составить «каркас» письма.
Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель делового письма придает ему особый характер. Поэтому нестандартное деловое письмо занимает особое место. Следует отметить, что наряду с тенденцией к стандартизации языка деловой переписки нестандартное письмо по-прежнему сохраняет свое место в практике переписки.
Каждый вид официального письма может включать ряд языковых формул. Языковая формула это устойчивый оборот, словосочетание, вьфажающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Так, языковой формулой письма-просьбы является выражение: «Прошу (просим)...»; языковой формулой сопроводительного письма выражение: «Высылаем (направляем, посылаем)...»; языковой формулой письма-подтверждения выражение: «Подтверждаем (подтверждаю)...».
Само название письма обусловлено языковой формулой. По языковым формулам можно судить о разновид-
127
Делопроизводство
ности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним. В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа: «В подтверждение нашего телефонного разговора...», «В ответ на Ваше письмо...», «В соответствии с нашей договоренностью...». Однако любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответствии с ...». Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи с ...».
Предлагаемые ниже варианты являются наиболее распространенными началами стандартного делового письма. Если автор лицо «юридическое», то действия передаются: от третьего лица единственного числа. Например:
«ОАО «Прогресс» не возражает...»;
«Кооператив «Поиск» гарантирует...»;
«Совместное российско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает...»; от третьего лица множественного числа. Например:
«Дирекция и профсоюзный комитет ОАО «Прогресс» убедительно просят...»; от первого лица множественного числа. Например:
«Просим...», «Сообщаем...», «Подтверждаем...». Если автор физическое лицо, то действия передаются: от первого лица единственного числа. Например:
«Прошу...»;
«Ставлю Вас в известность...»;
«Довожу до Вашего сведения...»; от первого лица множественного числа. Например:
«Поздравляем...», «Поддерживаем...», «Одобряем...», «Мы получили Вашу телеграмму...».
128
Организационно-распорядительная документация
Модели выражений, объясняющих мотивы
«В порядке оказания технической помощи...»;
«В связи с тяжелым положением...»;
«В связи с проведением совместных работ по...»;
«В связи с уточнением плана совместных действий...»;
«Ввиду срочности заказа...»;
«В соответствии с предварительной договоренностью...»;
«В соответствии с письмом заказчика...»;
«В соответствии с протоколом от...»;
«Согласно Вашей просьбе...»;
«Согласно постановлению министерства от...»;
«В целях усиления охраны государственного имущества...»;
«В связи с возникшей необходимостью...»;
«В связи с переходом на новую технологию производства...»;
«В связи с требованием банка...»;
«В ответ на Вашу просьбу...».
Просьба
Варианты реализации (Прошу; просим): «... Вас проверить ход выполнения заказа...»; «... выслать в наш адрес более подробную информацию по данному вопросу»;
«... включить в план изданий...»;
«... принять меры...»;
«... сообщить данные о производительности...»;
«... направить нам каталоги...»;
«... подтвердить по телефону получение...».
Отправка документов или материальных ценностей
Варианты реализации (Высылаем; направляем): «... комплект чертежей сборки машин...»; «... запрошенные Вами протоколы испытаний...»; «... дополнительные технические данные...»;
5. Зак. 199 1 29
Делопроизводство
«... подписанный с нашей стороны договор...»; «... отдельным пакетом образцы...»; «... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...».
Модели синтаксической конструкции: «С благодарностью подтверждаем...»; «ОАО «Прогресс» подтверждает...»; «Напоминаем, что...»; «Напоминаем Вам, что...»; «Несмотря на неоднократные напоминания...»; «Сообщаем, что...»; «Ставим Вас в известность, что...»; «Доводим до Вашего сведения, что...»; «Извещаем, что...»;
«Оплату...»; «Качество изделий...»; «Сроки выполнения работ...»;
«Соответствие требованиям,..».
Подтверждение
Варианты реализации (Подтверждаем): «... получение спецификаций на...»; «... Ваши условия поставки оборудования...»; «... получение Вашего письма от...»; «... получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...»;
«... свой запрос о проекте гаража...»; «... условия поставки оборудования...».
Напоминание
Варианты реализации (Напоминаем Вам, что): «... по плану совместных работ Вы должны...»; «... в соответствии с ... Вы должны...»; «Ваша задолженность по оплате... составляет...»; «... срок представления рукописи истекает...»;
130
Организационно-распорядительная документация
«Ваше объединение до сих пор не представил...»; «... мы до сих пор не получили...».
Извещение
Варианты реализации (Извещаем Вас, ставим Вас в известность, что):
«... к сожалению, не можем Вам выслать...»;
«... запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время...»;
«... задержка в отгрузке ... произошла ввиду... *;
«... руководство предприятия приняло решение...»;
«... Ваше предложение принято...»;
«... Вашей организации вьщелено 100тыс. руб. для...»;
«... срок оплаты... истекает...»;
«... перечисленная Вами сумма получена...»;
«... семинар ... состоится ... в...».
Гарантия
«...гарантируем...»;
«ОАО «Прогресс» гарантирует:»;
«,.. качество продукции...»;
«... возврат оборудования в указанный срок...»;
«... исправность оборудования...».
Предложение
«Мы можем предложить Вам...»;
«Предлагаем Вам... автоматическую систему управления в счет взаимных поставок на... т
«... приобрести ... на взаимовыгодных условиях...»;
«Мы можем рекомендовать Вам... подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с ...по...».
Приглашение
Модель синтаксической конструкции:
5* Ш
Делопроизводство
«Приглашаем...»;
Варианты ее реализации:
«... представителя Вашего предприятия посетить...»;
«... Вас принять участие в обсуждении проекта...»;
«... Просим принять участие...» «в качестве оппонента в обсуждении...» «в обсуждении проблемы...»;
«... Всесоюзная торговая палата...», «приглашает Вас на официальное открытие выставки...»;
«... приглашают Вас на торжественное заседание, посвященное 40-летию завода».
Отклонение предложения (проекта)
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»;
«Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму ... нами не может быть утвержден по следующим причинам:
...
...».
«Считаем нужным сообщить Вам, что одной из основных причин нашего отказа является...».
«К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требованиям».
«Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устраивают...».
«Ваше предложение не получило поддержки».
«В ответ на Ваш запрос от ... сообщаем, что, к сожалению, не можем выслать Вам предложение на поставку товаров этой марки».
«С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить ... в соответствии с Вашими спецификациями».
«Принять Вас на работу в настоящее время не представляется возможным из-за отсутствия вакантных мест».
132
Организационно-распорядительная документация
Интерпретация собственной позиции
«Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам».
«Фирма «Протон» присоединяется к Вашему мнению о необходимости ... и сообщает...».
«Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает университет обратиться к Вам с просьбой...».
«ООО «Рассвет» не имеет возможности... . В связи с этим вынужден временно прекратить оплату счетов».
«В связи со срывом... по вине ... завод «Прибор» лишен возможности...».
«Учитывая изложенное выше, объединение «Прогресс» в ближайшие два года не сможет выполнить...».
«Мы удовлетворены качеством изделий и готовы заключить с Вами договор».
«К сожалению, должны сообщить Вам, что наше предприятие...».
«Мы не можем поставить Вам...».
«Мы не принимаем на себя обязательства...».
«Мы не несем ответственности за ... и просим Вас принять срочные меры относительно...».
«Нас интересует...».
Интерпретация действий другой стороны
«Совершенно необъяснимо, почему Ваша фирма задерживает высылку заказа».
«Данные Вами обещания не выполняются...».
«Сообщаем Вам, что у нас нет Вашего подтверждения (мы еще не имеем...)».
«К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о неточном оформлении Вами железнодорожных накладных».
«Такая задержка может привести...».
133
Делопроизводство
Заключительные слова
«Убедительно просим Вас не задерживать ответ».
«Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)».
«Надеемся, что наша просьба будет исполнена».
«Просим выслать ответ незамедлительно».
«С интересом ожидаем Ваших новых заказов и дальнейших сообщений».
«Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодарны Вам, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в...».
«Благодарим за оказанную помощь».
«Благодарим за быстрый ответ».
«Ваше предложение принято с благодарностью».
«Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успешного испытания на Вашем предприятии опытной партии грузоподъемников».
«Выражаем признательность за Вашу готовность оказать помощь...».
«Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за оказанную помощь...».
«Со своей стороны, мы готовы уже с января 2006 года один из цехов полностью переоснастить».
«Мы сделаем все от нас зависящее...».
«Убедительно просим Вас не задерживать ответ».
«Просим извинить нас за задержку с ответом».
«Наше решение сообщим в ближайшее время».
«Просим Вас вернуться к этому вопросу в...».
«Результаты рассмотрения Вашего предложения сообщим дополнительно».
«По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно».
«По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в известность».
134
Организационно-распорядительная документация
Начало письма не должно повторять того, что будет сказано в теме письма, и должно «вводить» адресата в проблему, поставленную в письме.
3.4.3. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой
Электронными письмами называют документы, передаваемые по каналам электронной почты, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.
Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными письмами осуществляется через эти почтовые ящики.
Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международных сетей.
Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:
взаимодействовать через электронные почтовые ящи ки и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;
иметь оперативный доступ к информации, хранящей ся в базах данных различных организаций;
обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;
получать сообщения с телеконференций по интере сующим темам и отправлять собственные сообщения на те леконференции.
135
Делопроизводство
Электронное письмо включает адрес или несколько адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@», например:
@alecs@minsc.msk.rus имя@домен.
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:
СОМ коммерческие организации;
EDU учебные и научные заведения;
GOV правительственные учреждения;
MIL военные организации;
NET сетевые узлы Internet;
ORG прочие организации.
Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
Адресат электронной почты получает изображение письма на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства.
Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны, например, изложенным в отношении традиционной почтовой переписки.
136
Организационно-распорядительная документация
3.4.4. Этикет в деловой переписке
Деловой этикет вообще это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.
Обращение обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в деловых письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д. Обращение «товарищ» находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве.
В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»... и т. д.
Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адресату об этом, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».
Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например:
137
Делопроизводство
«Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом на ...».
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под названием «отписка».
В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны...», «Не откажите в любезности сообщить...» и т. п.
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «На: поминаем Вам, что срок вьшолнения договора от 16.12.2005 № 25/42 истекает...». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...».
При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо отвечайте на его имя.
Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением ...»; в отдельных случаях «Ваш ...», «Искренне Ваш ...».
Проверьте себя:
/. Какими факторами определяется комплекс документов организации?
Каковы основные признаки классификации документов?
На какие группы делятся документы в классификации по роду деятельности ?
138
Организационно-распорядительная документация
Каковы значение и функции организационно-правовых доку ментов?
Устав организации и его структура.
Расскажите о назначении и содержании положения $ш при мере типового положения о канцелярии организации).
Каковы требования к содержанию и оформлению инструк ции? Должностная инструкция секретаря-референта, ее со держание.
Что такое штатное расписание ? Его назначение в комплек се документации организации.
Каковы основные функции распорядительных документов?

Перечислите стадии подготовки распорядительных докумен тов.
Дайте определение документам: постановление, решение, указание, распоряжение.
Приказ. Понятие и виды приказов.
Значение, структура и содержание приказа по основной дея тельности.
Каково назначение информационно-справочных документов?
Охарактеризуйте основные информационно-справочные до кументы протокол, докладная записка, объяснительная за писка, заявление).
Какие требования предъявляются к составлению и оформ лению актов?
Что собой представляют справка, сводка, заключение?
Что такое деловое письмо? Его место в переписке организа ции.
Какие требования необходимо соблюдать при ведении пере писки?
Классификация деловых писем.
Какова структура делового письма?
Приведите примеры распространенных языковых формул де лового письма.
Каковы особенности оформления писем, передаваемых элек тронной почтой?
Изложите основные положения об этикете в деловой пере писке.
Глава 4
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ
В главе 4 освещены вопросы документирования трудовых отношений в организации (оформление приема на работу, увольнения, перемещения работников и др.); изложены основные требования к оформлению, содержанию документации по личному составу, ее роль в общей системе ДОУ.
В результате изучения данной главы студент должен:
знать основные виды документов по трудовым от-: ношениям, требования к их оформлению и использованию;
уметь ориентироваться и понимать взаимосвязь до кументов по личному составу; оформлять данную докумен тацию в соответствии с нормативными требованиями.
4.1. Общие сведения о документации по личному составу
Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они наряду с основной деятельнос-
140
Документация по трудовым отношениям
тью занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют работников, издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд. Все эти вопросы решаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) [9].
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры, приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки; личные карточки и другие документы, входящие в состав личного дела.
Документация по личному составу ведется с момента поступления работников на работу в организацию и должна храниться после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет (Приложение 22).
4.2. Оформление резюме и заявлений о приеме на работу
Процесс поиска кандидатов на вакантные должности заканчивается, как правило, сбором резюме (анкет-резюме), предоставляемых претендентами в отдел персонала организации для последующего анализа и отбора необходимого работника. Примерная форма резюме дана на рис. 4.1.
В результате прохождения процедуры отбора принятия на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. В заявлении указываются следующие реквизиты:
адресат (кому адресуется заявление);
141
Делопроизводство

РЕЗЮМЕ


Дата: 00 00.0000


Фамилия, имя, отчество


Адрес: улица, дом, город, i
«щеке

Телефон: 000-00-00


Дата и место рождения:
день месяца, месяц, год; город, село

Гражданство:
Российская Федерация (Украина и


т. д.).

Семейное положение:
холост, женат, состав семьи

Образование:
годы учебы, учебное заведение, спе-


циальность

Опыт работы:
годы работы, занимаемые должно-


сти (сведения излагаются в обрат-


ном хронологическом порядке)

Дополнительные сведения
: владение иностранным языком,


владение техникой по специально-


сти, наличие публикаций, ученая


степень и т. п.

Черты характера:
указываются три важнейших, по


мнению претендента на должность,


положительных свойства своего


характера

Подпись
И. О. Фамилия

Рис. 4.1. Вариант оформления резюме
автор; место проживания автора;
 Љь
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·У°наименование вида документа (заявление);
текст с указанием должности, на которую претенду ет заявитель; подпись заявителя; дата составления.
В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а так-
142
Документация по трудовым отношениям
же употреблять архаизмы и канцеляризмы (прошу не отказать и т. п.).
Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приеме на работу подшивается). Заявление с визой руководителя структурного подразделения и положительной резолюцией руководителя организации является основанием для составления и последующего подписания распорядительных документов (трудового договора, приказа (распоряжения) о приеме на работу и др.).
4.3. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора1
При заключении трудового договора согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, представляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий лич ность (свидетельство о рождении, справка об освобожде нии из мест лишения свободы, военный билет и др.);
трудовую книжку, за исключением случаев, когда тру довой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Лица, поступаю щие на работу впервые, предъявляют справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных сил РФ предъявляют военный билет. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем;
1 Информация, содержащаяся в документах, предъявляемых для заключения трудового договора, относится к персональным данным работника, на нее распространяется правовой режим, установленный статьями 8590 ТК РФ.
143
Делопроизводство
страховое свидетельство государственного пенсионно го страхования (лица, поступающие на работу впервые по трудовому договору, страховое свидетельство получают по данному месту работы);
документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу);
документ об образовании, о квалификации или нали чии специальных знаний при поступлении на работу, требу ющую специальных знаний или специальной подготовки.
Согласно указанной статье ТК РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Так, ТК РФ (ст. 213) предусматривает при поступлении на работу обязательные предварительные медицинские осмотры лиц, которые поступают на тяжелые работы, работы с вредными и (или) опасными условиями труда и работы.
В соответствии с Законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» поступающий на государственную службу, кроме приведенных выше пяти основных документов, предъявляет также: личное заявление; справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении; медицинское заключение о состоянии здоровья; другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.
Поступающий на службу в таможенные органы согласно Закону «О службе в таможенных органах Российской Федерации», по сравнению с требованиями статьи 65 ТК РФ, дополнительно представляет: личное заявление; медицинское заключение о состоянии здоровья; ав-
144
Документация по трудовым отношениям
тобиографию; данные о месте рождения, местах работы (учебы) и другие сведения о близких.
4.4. Оформление трудового договора
Основной формой реализации права* на труд является заключение трудового договора (с. 145149). Трудовой договор заключается между работником и работодателем в письменном виде на неопределенный срок или определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (ст. 58 ТК РФ).
Унифицированная форма № ТД-1
Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 №136
Форма по ОКУД по ОКПО
Код
0301014
наименование организации
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

Номер документа
Дата




(полное наименование Работодателя)
в липе
(наименование должности, фамилия, имя, отчество) именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и
(фамилия, имя, отчество)
именуемый (ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор (контракт) о нижеследующем:
1. Предмет трудового договора
1.1. По настоящему трудовому договору Работник обязуется выпол нять обязанности по профессии (должности)
(полное наименование профессии.
145
Делопроизводство
должности)
(разряд, класс, категория квалификации)
(наименование структурного подразделения)
с подчинением трудовому распорядку организации, а Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия работы, своевре-. ,-Ц менную выплату заработной платы, необходимые социально-бытовые условия в соответствии с действующим законодательством, локальными нормативными актами, коллективным договором и настоящим трудовым договором.
2. Общие положения
2.1. Трудовой договор заключается:
2.1.1. на
·
(неопределенный срок, определенный срок, время вьшолнения определенной работы)
(причина заключения срочного трудового договора)
2.12.
указывается конкретная работа
2.1.3. Срок действия договора с
по
2.1.4. Трудовой договор является договором по
основной работе, совместительству
2.1.5. Работнику устанавливается испытательный срок продолжи тельностью месяцев.
3. Права и обязанности сторон
3.1. Права Работника
3.2. Обязанности Работника
146
Документация по трудовым отношениям
3.3. Обязанности Работодателя:
3.3..1. Организовать труд Работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, своевременно выплачивать обусловленную трудовым договором заработную плату
3.3.2. Обеспечить безопасные условия и охрану труда на рабочем месте с предоставлением компенсаций Работнику за тяжелые работы и работы с вредными или опасными условиями труда
3.33. Прочее
4. Режим работы, время отдыха в социально-бытовые условия
4.1. Режим работы
(нормальная продолжительность рабочего времени,
сокращенная продолжительность рабочего времени, неполное рабочее время)
4.2. Особенности режима рабочего времени
4.3. Работнику устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск
общей продолжительностью календарных рабочих
дней, из них дополнительный отпуск:

Вид дополнительного отпуска
Количество дней (календарных, рабочих)
Основание предоставления дополнительного отпуска









Итого:



N7
Делопроизводство
4.4. Социально-бытовые условия, в том числе связанные со специфи кой работы -
5. Оплата труда
5.1. За выполнение обязанностей, предусмотренных настоящим
договором, Работнику устанавливается:
5.1.1. Оклад, надбавки к заработной плате и прочие выплаты

Оклад (тарифная ставка), надбавки к заработной плате и прочие денежные выплаты
Размер


Процент
Сумма, руб.

















Итого:



5.1.2. Премии_
6. Ответственность сторон
6.1. Работник несет ответственность в соответствии с законодательством:
за невыполнение или нарушение обязанностей, предус мотренных настоящим трудовым договором;
за ущерб, причиненный Работодателю виновными дей ствиями (бездействием) Работника;
за разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну организации, указанных в приложении к на стоящему трудовому договору.
6.2. Работодатель несет ответственность в соответствии с законо дательством: , .j
за нарушение или невыполнение обязательств по настоя щему трудовому договору;
за причинение вреда здоровью Работника в связи с увечьем или профзаболеванием.
148
Документация по трудовым отношениям
7. Иные условия трудового договора
(указывается порядок изменения условий договора, его продления, ' прекращения расторжения, разрешения споров)
Работодатель Работник
Почтовый индекс Почтовый индекс
(юридический адрес) (адрес прописки, регистрации)
(номер телефона)
(реквизиты организации, Работодателя) (номер телефона) Паспорт №
(Д0ЛЖН0СТЬ)
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
(подпись) (подпись)
м.п.
Основное требование к содержанию договора это его соответствие существующему трудовому законодательству. Права, обязанности, ответственность сторон, организация и оплата труда уточняются сторонами при подписании договора. В договор могут быть включены другие дополнительные условия.
По истечении срочного договора, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений, действие его автоматически продлевается на неопределенный срок.
149
Делопроизводство
Трудовой договор имеет следующие реквизиты: наименование документа ТРУДОВОЙ ДОГОВОР; дату; индекс (номер); место составления; заголовок к тексту; вводную часть (наименование сторон, заключающих трудовое соглашение, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих соглашение); предмет трудового соглашения; ответственность сторон, изложение порядка выполнения обязательств; юридические адреса сторон (паспортные данные гражданина); подписи сторон; печать организации.
4.5. Приказы (распоряжения) по личному составу
Прием на работу (как и перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и т. д.) оформляется приказом (распоряжением) по личному составу.
В настоящее время Госкомстатом России разработаны и используются унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу [10]:
ф. № Т-1 приказ (распоряжение) о приеме работ ника на работу (с. 151);
ф. № Т-5 приказ (распоряжение) о переводе работ ника на другую работу (Приложение 7);
ф. № Т-6 приказ (распоряжение) о предоставления отпуска работнику (Приложение 8);
ф. № Т-9 приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Приложение 9);
ф. № Т-11 приказ (распоряжение) о поощрении ра ботника (Приложение 10);
ф. № Т-8 приказ (распоряжение) о прекращения действия трудового договора с работником (с. 152).
150
Документация по трудовым отношениям
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 05.01.2004 №1
Форма по ОКУД по ОКПО
Код
0301001
(наименование организации)
ПРИКАЗ
(распоряжение) о приеме на работу

Номер
документа
Дата составления





Принять на работу


Дата

С


ПО


Табельный номер
фамилия, имя, отчество
наименование структурного подразделения
должность (специальность; профессия), разряд, класс (категория) квалификации

коп. коп.
условия приема на работу, характер работы
с тарифной ставкой (окладом) руб.
цифрами
_РУб..
надбавкой
J месяца(ев) года №
цифрами
с испытанием на срок |
Основание:
20
Трудовой договор от «
подпись расшифровка подписи » 20 года
Руководитель организации
должность
С приказом (распоряжением) ознакомлен
подпись работника
151
Делопроизводство
Унифицированная форма № Т-8
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 05.01.2004 №1
Форма по ОКУД поОКПО
Код
0301006

наименование организации

номер
1

дата



Номер документа
Дата




ПРИКАЗ (распоряжение)
о прекращении действия трудового договора с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от « » 20_г. №
уволить « » 20 г.
(ненужное зачеркнуть)
Табельный номер
фамилия, имя, отчество работника
структурное подразделение
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
основание прекращения (расторжения) трудоюго договора (увольнения)
. Основание (документ,
номер, дата):
заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.
Руководитель организации
должность подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжением)
ознакомлен « » 20 года
личная подпись
Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письмен ной форме (от « » 20 года № ) рассмотрено
\Ь7
Документация по трудовым отношениям
4.6. Личная карточка работника
Личная карточка (форма № Т-2) является основным учетным документом работника. Заполняется на весь персонал предприятия.
Совокупность личных карточек составляет картотеку личного состава организации. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т. п.) и хранится в организации.
Личная карточка формы № Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава персонала, получение оперативной всесторонней информации о работнике организации. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в форму № Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т. д.) (Приложение 11).
4.7. Характеристика работника1
Характеристика это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.).
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его трудовых и моральных качеств.
1 Характеристика как обязательный документ при поступлении на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако на стадии отбора кандидатов на руководящую должность находит применение.
153
Делопроизводство
Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:
Анкетные данные, следующие за названием докумен та, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рож дения, национальность, образование.
Данные о трудовой деятельности (специальность, про должительность работы на данном предприятии, све дения о продвижении по службе, уровень профессио нального мастерства и т. п.).
Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение про фессионального уровня, отношение к товарищам по ра боте. Здесь же указывают наличие у сотрудника прави тельственных наград и других служебных поощрений.
Заключительная. Содержит вывод, в котором указы вается назначение Характеристики.
Текст характеристики излагается в форме третьего лица.
4.8. Автобиография работника
Автобиография документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и оформляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хро-
154
Документация по трудовым отношениям
нологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
В автобиографии обычно указывают:
название документа;
имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;
сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, ме сто работы);
образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и долж ность; награды и поощрения; участие в общественной ра боте; семейное положение и состав семьи; домашний ад рес и телефон; дату; личную подпись.
4.9. Анкета работника
Анкета заполняется работником собственноручно при оформлении на работу. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью (Приложение 12).
Анкета как обязательный документ не названа в ТК РФ в числе документов, представляемых при приеме на работу. Однако анкета требуется при поступлении на службу в таможенные органы.
4.10. Личное дело работника
На каждого сотрудника организации при приеме на работу заводится личное дело. В него помещают документы, заполненные как самим работником, так и сотрудником кадровой службы организации.
155
Делопроизводство
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. JS
В состав документов личного дела должны входить в % порядке перечисления следующие документы:
внутренняя опись документов, имеющихся в лич ном деле;
заявление о приеме на работу;
анкета и дополнение к анкете;
личная карточка работника;
автобиография;
копии документов об образовании;
характеристика;
копии или выписки из приказов (распоряжений) (о приеме, перемещении, увольнении);
справки и другие документы, касающиеся данного ра ботника.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке.
4.И. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение
Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника (ст. 66 ТК РФ).
В настоящее время в нашей стране параллельно используется два вида трудовых книжек старого (советского) образца и нового образца, введенного в действие постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Трудовая книжка служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.
156
Документация по трудовым отношениям
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных (коммерческих) предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается (см. п. 4.3).
Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является руководитель отдела персонала (кадров), а там, где такого отдела нет, специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.
Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.
В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на дру гую постоянную работу, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях: награж дение орденами и медалями, присвоение почетных зва ний; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными доку ментами;
157
Делопроизводство
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения в соответствии с ТК РФ.
Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении в день увольнения.
Работнику должна быть предоставлена возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки.
При увольнении рабочего или служащего все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров (рис. 4.2, 4.3).

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК№ 0000000

№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись



число
месяц
год





1
2
3
4-

IS.
И
12
2004
Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от 11.12.2003 Же 401-к

Рис. 4.2. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки нового образца
158
Документация по трудовым отношениям
иг'

№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу а об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
На основании чего внесена запись {документ, его дата и номер)



число
месяц
год





1
2
3
4

15 16
17
18 03 11
05 11 03
1У89 1991
2002
АОЗТ «Компас-Ростов» Принята экономистом в коммерческий отдел Переведена на должность заместителя заведующего коммерческим отделом Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК Российской Федерации Инспектор по кадрам Иванова печать
Пр. № 18-к от 15.05.89
Пр. М 37-к от 29.10.91
Пр. № 9-к от 09.03.2002

Рис. 4.3. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки старого образца
Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.
Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.
Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 75-летнее хранение в архив предприятия. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в ус
159
Делопроизводство
тановленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.
Проверьте себя:
Какие виды документов относятся к документации по лич ному составу?
Какие документы предъявляются при оформлении на рабо ту?
Какие требования предъявляются к содержанию и оформ лению трудового договора ?
Чем отличаются приказы распоряжения) по основной дея тельности от приказов распоряжений) по личному составу ?
Какие требования предъявляются к составлению и оформ лению характеристики ?
Какие составные элементы и реквизиты должны быть от ражены в автобиографии?
Какие документы должны входить в состав документов лич ного дела?
Каковы общие правила ведения и выдачи трудовых книжек?
Глава 5
БУХГАЛТЕРСКАЯ
И ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНАЯ
ДОКУМЕНТАЦИЯ
В главе 5 рассматриваются вопросы значения бухгалтерских служб организаций; вопросы совершенствования делопроизводства в данных структурных подразделениях; классификация, виды финансовой документации, требования к ее содержанию и оформлению.
В результате изучения данной главы студент должен:
знать роль и значение служб бухгалтерии организа ций в современных условиях; требования к содержанию и оформлению финансовой документации; основные тенден ции по совершенствованию делопроизводства в них; пони мать значение финансовых документов;
уметь применять на практике знания по составлению, оформлению и использованию финансово-расчетной доку ментации.
6. Зак. 199 161
Делопроизводство
5.1. Роль бухгалтерии в решении финансовых задач организации
В условиях рыночных отношений и широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.
Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами это принципиальные, ключевые моменты в работе любой организации, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы.
Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопроизводства в этом подразделении.
Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормами одна из обязанностей работников бухгалтерии.
Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы.
Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд организации.
162
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
Соблюдение требований нормативных документов поможет бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с контролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и аудиторской службами.
Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
формирование полной и достоверной информации о хо зяйственных процессах и финансовых результатах деятель ности организации, необходимой для оперативного управле ния, а также для ее использования инвесторами, кредитора ми, налоговыми и финансовыми органами, банками и ины ми заинтересованными лицами;
обеспечение контроля за наличием и движением иму щества, использованием материальных, трудовых и финан совых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мо билизация внутрихозяйственных резервов. Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременно сти отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйствен ных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следстви ем документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией орга низации ее пользователям. Поэтому в организациях про цессу документирования хозяйственных операций должно Уделяться большое внимание со стороны не только работ ников бухгалтерских служб, но и работников других струк турных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правиль ной организации работы с документами, являющимися письменными подтверждениями факта совершения хозяй ственной операции (их юридическая доказательность).
6* 163
Делопроизводство
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет и эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
5.2. Общая характеристика документов по финансово-расчетным операциям
Документирование хозяйственных операций осуществляется на основе действующего законодательства. Согласно Федеральному закону Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с последующими изменениями) все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета: хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка.
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.
164
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами.
Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.
Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.).
Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов.
Посредством документов проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности.
Документы могут служить источником доказательства хищений собственности, злоупотреблений должностных лиц, нарушения финансово-расчетной дисциплины.
При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства.
Таким образом, основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях ърегистрах бухгалтерского учета1 являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.
Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации, таковы:
к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах уни-
Учетные регистры специальные формы, которые в зависимости от внешнего вида подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и сводные листы (ведомости).
165
Делопроизводство
фицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
первичные документы, о чем упоминалось ранее, для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления^ничные подписи указанных лиц. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов;
первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях непосредственно после ее окончания;
166
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить со держание и условия совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотрен ных формой документов;
исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
заполнение первичных документов должно обеспе чивать сохранность записей в течение времени, установ ленного для их хранения в архиве.
За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы (директор, заведующий, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.).
Документы должны составляться четко и ясно, без помарок. Как в тексте документа, так и в цифровых данных, не разрешаются никакие подчистки, помарки и неоговоренные исправления. Особо строгий порядок установлен для денежных документов-чеков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и требований и других банковских документов. Составление их должно осуществляться на основании специальных правил.
В кассовых и банковских документах исправление записей не допускается вообще. Если при заполнении документов допущены ошибки, бланки считаются испорченными и аннулируются. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также банковские документы необходимо гасить соответствующими штампами.
Допущенные по различным причинам ошибки в документах (за исключением вышеперечисленных) исправляются в установленном порядке. Исправление ошибок производится зачеркиванием неправильного текста или суммы одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачер-
167
Делопроизводство
кнутое, и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть оговорено «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ (см. п. 5.4).
За выпиской некоторых документов устанавливается специальный контроль. Например, при подготовке банковских чеков заполняется корешок чека. Многие документы, как правило, составляются под копирку. Копии остаются для последующего контроля или справок.
Специальный порядок составления документов по финансово-расчетным операциям и специальный контроль за их составлением предполагают не допустить совершения неправильных и незаконных операций.
Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основанием и доказательством совершения операции. Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке должны подвергаться строгому контролю по форме и по существу.
5.3. Классификация учетных документов
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.
По назначению:
распорядительные документы, содержащие разре шение на совершение определенной хозяйственной опера ции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
оправдательные документы, содержащие ин формацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);
бухгалтерского оформления документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью
168
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплат труда);
комбинированные документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и докумен тов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ве домость на оплату труда).
По содержанию хозяйственных операций:
материальные документы, служащие для оформ ления операций по движению товарно-материальных цен ностей (приходный ордер);
денежные документы, предназначенные для офор мления операций с наличными и безналичными денежны ми средствами организации (платежное поручение);
расчетные используемые для оформления рас четных взаимоотношений организации со своими контр агентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).
По объему отраженных операций:
первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
сводные документы, предназначенные для обоб щения информации обо всей совокупности однотипных хо зяйственных операций за определенный промежуток вре мени (отчет кассира).
По способу использования:
разовые документы, используемые для оформ ления однократной хозяйственной операции (накладная- требование на отпуск (внутреннее перемещение) материа лов);
накопительные используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимит но-заборная карта).
По числу учитываемых позиций:
однострочные документы, содержащие одну учет ную позицию;
169
Делопроизводство
многострочные документы, содержащие две и бо лее учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).
По месту составления:
внутренние документы, составленные в самой орга низации для оформления внутренних хозяйственных опера ций (доверенность на получение товарно-материальных цен ностей);
внешние документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поруче ния).
По способу заполнения:
заполняемые вручную;
заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
организационно-распорядительные документы, от ражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Дан ные документы составляются органами управления орга низации;
финансово-расчетные документы, способству ющие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыноч ных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
документы по снабжению и сбыту материальные документы.
Учетные регистры это разграфленные листы:
бумаги, используемые для бухгалтерских записей. Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:
по внешнему виду;
170
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
по объему содержания;
по характеру записей.
По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие группы:
бухгалтерские книги;
карточки;
свободные листы (ведомости). Бухгалтерские книги это сброшюрованные листы
бумаги с необходимой графовкой. Все страницы книги нумеруются, указьшается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера.
Карточки отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке.
Свободные листы разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специальных папках, откуда могут изыматься для записей, подсчета.
По объему содержания учетные регистры делятся на три группы:
синтетические;
аналитические;
комбинированные.
В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в которой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журнал-ордер.)
В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета.
Комбинированные учетные регистры объединяют в себе синтетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдель-
171
Делопроизводство
ных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показания синтетического учета.
По характеру записи (разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам) различают:
хронологические;
систематические;
комбинированные.
В хронологических учетных регистрах хозяйственные операции отражаются по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности поступления, без группировки и разноски по счетам.
Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах (по аналитическим и синтетическим счетам).
Комбинированные отчетные регистры сочетают в себе хронологические и систематические учетные регистры. В этих регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещенном регистре.
По форме графления регистры бывают:
линейные для учета расчетов с поставщиками, деби торами и кредиторами (линейно-позиционные);
шахматные (табличные), которые позволяют сделать запись одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь соче тается аналитический и синтетический учет.
Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагают по горизонтали, а кредит в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного и кредит другого счета.
172
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывается по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сумма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета.
По этой форме строится журнал-ордер.
Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со специальным графлением.
На каждый счет отводится для записей определенная страница или несколько страниц, в зависимости от количества корреспондирующих счетов.
В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в целом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту счета и остаток.
При указании номера кредитуемого счета должен быть также указан номер журналов-ордеров, в котором получила отражение данная сумма.
Таким образом, Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным синтетическим счетам (а в ряде случаев и аналитическим счетам), составления бухгалтером отчетов.
5.4. Способы исправления ошибок в финансово-расчетной документации
Различаются следующие способы исправления ошибок в учетных регистрах:
корректурный;
способ «красное сторно»;
дополнительных записей.
Корректурный способ применяется, если обнаружена ошибка до подведения итогов за отчетный месяц.
173
Делопроизводство
Неправильную запись зачеркивают одной тонкой чертой, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а сверху делают правильную запись.
Исправление оговаривается на свободном месте доку-. мента и подтверждается подписью лица.
Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесения итогов в Главную книгу исправление делают на основании бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные данные.
Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную книгу, то в этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справкой, на основании которой делают правильную запись отдельной строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журнал-ордер, в котором допущена ошибка.
Способом «красное сторно» исправляют ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и обнаруженные после составления отчетности. Применяется он также в случае, когда корреспонденция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность метода в том, что ошибочная запись сторнируется.
Исправление производится на основании бухгалтерской справки.
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.
Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках,
174
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
платежных поручениях и др.), то данные документы к учету приниматься не должны, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.
Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер Должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций, и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами.
Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации до-
175
Делопроизводство
кументооборота. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.
Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.
Работники производственных подразделений и функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно Федеральному закону РФ «О бухгалтерском учете» требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.
В тех случаях, когда для проведения конкретных мероприятий недостаточно выемки копий документов и у на-
176
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
логовых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо вправе изъять подлинные документы в порядке, предусмотренном Налоговым кодексом Российской Федерации.
5.5. Оформление открытия счетов организаций
Для хранения денежных средств и осуществления расчетов банки открывают организациям (объединениям, предприятиям и учреждениям) в зависимости от характера их деятельности и источников финансирования расчетные, текущие и другие счета.
Организация владелец счета имеет право самостоятельно распоряжаться средствами на расчетном счете, соблюдая при этом правила расчетов. Учреждения банка, соблюдая установленные правила, выполняют распоряжение владельцев счетов о списании средств с их счетов в пределах имеющихся на них сумм. Без согласия организации производятся только бесспорные платежи: взыскание просроченных платежей в государственный бюджет, судебные исполнительные листы, приказы арбитража, распоряжения вышестоящих организаций о перераспределении средств и др.
Руководители организаций, получающие в свое распоряжение средства из бюджета для использования по целевому назначению, являются распорядителями кредитов. По широте предоставляемых им прав распорядители кредитов подразделяются на главных и нижестоящих.
Основная масса платежей производится в порядке безналичных расчетов, т. е. посредством перечисления сумм с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя. Это дает возможность высвобождать из обращения значительные суммы наличных денег, позволяет обходить-
177
Делопроизводство
ся сравнительно небольшим количеством их при значительных оборотах хозяйственных организаций, обеспечивает осуществление контроля за договорной и финансовой дисциплиной организаций.
Для определенных видов платежей (выдача заработной платы, выплата пенсий и пособий, на хозяйственные расходы и др.) банк вьщает наличные деньги, а платежи производит организация.
Операции по расчетному (текущему) счету производятся учреждениями банка по документам специальной утвержденной формы, которые выписывают работники финансового отдела или бухгалтерии организации.
Наиболее часто применяются следующие: платежное поручение, платежное требование-поручение, счет-фактура, объявление на взнос наличными, денежные и расчетные чеки, выписки из расчетных (текущих) счетов, заявления (об отказе от акцепта, на аккредитив, на выдачу ссуды и др.).
Порядок открытия и закрытия расчетных, текущих и бюджетных счетов организациям, а также правила совершения по ним операций определены соответствующими нормативными документами.
Для оформления открытия представляются следующие документы:
заявление об открытии счета;
копия документа о создании организации;
копия утвержденного устава (положения);
карточка с образцами подписей и оттиском печати и др. Заявление об открытии счета представляется по утвержден ной форме.
При открытии счетов учреждения банка осуществляют контроль за соблюдением действующего законодательства при создании и реорганизации предприятий (организаций).
Документом, подтверждающим законность создания или реорганизации предприятия (организации), является приказ
178
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
(распоряжение, постановление, решение) органа, который принял об этом решение в соответствии с предоставленным ему правом. В учреждение банка представляется копия указанного документа, заверенная органом, его издавшим, либо в нотариальном порядке.
Карточка с образцами подписей и оттиском печати представляется по утвержденной форме в двух экземплярах. В нее включаются образцы подписей всех лиц, которым предоставлено право первой и второй подписи на денежно-расчетных документах. Карточка заверяется подписью руководителя (или его заместителя) вышестоящей организации и печатью или нотариальной конторой.
Все финансово-расчетные документы составляются за двумя подписями (первой и второй). Право первой подписи принадлежит руководителю организации, которой открывается счет. Первую подпись могут ставить также и должностные лица, уполномоченные самим руководителем, если такое передоверие полномочия не запрещено вышестоящей организацией. В тех случаях, когда передоверие права первой подписи запрещено, об этом делается специальная оговорка в справке о полномочиях. Отсутствие указанной оговорки означает право на передоверие.
Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Он санкционирует законность производимых операций. При отсутствии в штате главного бухгалтера право второй подписи может быть предоставлено бухгалтеру или другому должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и отчетности. В этом случае владелец счета за подписью руководителя делает отметку на карточке с образцами подписей о том, что в штате отсутствует счетный работник.
Руководители производственных подразделений, входящих в состав объединений, подписывают денежно-расчетные документы единолично, если в штате нет счетно-
179
Делопроизводство
го или другого работника, на которого можно возложить ведение бухгалтерского учета.
В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и расчетно-платежные ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы (рас--порядительные надписи) подписываются руководителем организации, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются руководителями организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.
В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи.
Свободные строки в месте, отведенном для образцов подписей, должны быть прочеркнуты.
При временном предоставлении лицу права первой или второй подписи, а также при временной замене одного из лиц, уполномоченных руководителем или главным бухгалтером, новая карточка не составляется, а дополнительно представляется карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная в указанном порядке.
Для финансирования строящихся организаций в учреждениях банка могут открьшаться временные текущие счета на имя руководителя дирекции строящейся организации. Для открытия такого счета представляют ходатайство соответствующего министерства, управления и т. п. местного подчинения об открытии счета с указанием срока его действия; приказ или распоряжение о назначении представителя или директора строящейся организации; карточку с образцами подписей.
180
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
1 Срок действия счета не может превышать срока, преду-
I смотренного по плану для пуска организации. Передове-I рИе распоряжения счетом не допускается.
5.6. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
5.6.1. Денежный чек, расчетный чек, чековые книжки
Денежный чек распоряжение организации банку о вьщаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке.
Расчетный чек распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке.
Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в чековые книжки. Они выдаются учреждениями банка предприятиям и организациям на основании заявлений. Чеки хранятся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее в банке чековую книжку, несет ответственность за использование чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения как всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о вьщаче чековых книжек составляется по соответствующей форме.
Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями, производятся путем безналичного перечисления средств через учреждения банка.
181
Делопроизводство
Безналичные расчеты осуществляются путем выдачи расчетных чеков сберегательных касс или учреждений банка либо перечислением сумм в уплату за товары и услуги со счетов вкладчиков в банке.
5.6.2. Счет-фактура
Счет-фактура это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю.
Счета-фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований. Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:
Наименование и адрес поставщика.
Местонахождение и номер расчетного счета поставщи ка.
Наименование и адрес грузополучателя.
Местонахождение и номер расчетного счета грузополу чателя.
Порядковый номер.
Дата.
Перечень отпускаемых товаров.
Количество товара.
Цена.

Сумма.
Способ отправления.
Номер квитанции (накладной).
Ссылка на договор или заказ, на основании которых произведена отгрузка.
182
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
Предприятия и организации имеют право по своему усмотрению изменять графы бланка в той его части, которая отведена для перечня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в одном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.
5.6.3. Обязательство кассира
Порядок ведения кассовых операций, правила приема, выдачи и хранения денег предусмотрены в соответствующих нормативных документах.
После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан ознакомить кассира с должностной инструкцией и руководящими и нормативными документами.
Кассир выдает администрации обязательство о материальной ответственности по соответствующей форме обязательство кассира. Это обязательство хранится в личном деле кассира.
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассир не может передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам без письменного указания руководителя и без передачи по акту ценностей и документов. Если кассира необходимо временно заменить, то другой работник, временно замещающий кассира, также дает обязательство о материальной ответственности.
Положение о ведении кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
183
Делопроизводство
Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия из числа работников предприятия с обязательным участием бухгалтера и кассира.
Если в организации имеется несколько касс, ревизию их необходимо проводить одновременно для предупреждения возможных злоупотреблений с денежными средствами. В том случае, если одна касса организации обслуживает несколько подразделений, то необходимо затребовать от бухгалтеров этих подразделений официальные справки об остатках денег на день инвентаризации для сравнения с ними наличных в кассе.
При ревизии кассы проверяют денежное наличие путем полного полистного пересчета всех денег, находящихся в кассе, квитанций на ценности, сданные на хранение, ценных бумаг, лимитированных чековых книжек и бланков строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.
5.6.4. Акт ревизии
Результаты ревизии оформляются актом (рис. 5.1). В акте ревизии фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, после чего определяется недостача или излишек денежных средств.
Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменных объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка. Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа.
Точное наименование ревизуемого предприятия.
Дата составления акта.
Фамилии, имена и отчества, а также должности членов комиссии.
Номер и дата приказа руководителя предприятия или

184
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
ООО «ЦЕНТР»
АКТ УТВЕРЖДАЮ
20.07. 2005. № 10 Директор завода
г. Ростов-на-Дону Иванов И.П. Иванов
[ревизии кассы ~1 25.07.2005
Основание: приказ директора № 148 от 19.07.2004.
Состав комиссии:
Председатель: старший бухгалтер Н.И. Фанина
Члены комиссии: бухгалтер О.П. Иванова экономист Ю.В. Шилова
Присутствовали: кассир И.М. Игнатова
20.07.2004 комиссией проведена ревизия кассы. По итогам проверки установлено:
По учетным данным в кассе должно быть 15 тысяч рублей.
Фактически в кассе обнаружено 15 тысяч рублей.
Учетные данные совпадают с фактическим наличием.
Составлен в двух экземплярах: 1-й в бухгалтерию; 2-й в канцелярию.
Председатель подпись Н.И. Фанина
Члены комиссии подпись О.П. Иванова
подпись Ю.В. Шилова
Присутствовала при
составлении акта подпись И.М. Игнатова
Рис. 5.1. Пример оформления акта
185
Делопроизводство
организации, на основании которого назначены члены комиссии.
Фамилии, имена и отчества, а также должности лиц, в присутствии которых проводилась ревизия кассы.
Содержание акта ревизии с обязательным указанием ос татка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных комиссии) денег, оплаченных платеж ных ведомостей, результата ревизии (сумма излишков или недостачи).
Объяснение обстоятельств возникновения излишков или недостачи (прилагается к акту).
Подписи лиц, участвовавших в составлении акта. Акт ревизии кассы необходимо составлять не менее чем
в двух экземплярах, причем один экземпляр следует дать материально-ответственному лицу кассиру. Затем акт представляется на утверждение руководителю предприятия, организации. Результаты ревизии находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского учета: излишки приходуются, а недостача удерживается с материально-ответственных лиц.
5.6.5. Платежное поручение
Платежное поручение это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках (рис. 5.2).
Если плательщик перечисляет средства одновременно нескольким получателям, то можно использовать сводное платежное поручение. В одно поручение могут включаться либо только местные поручения, либо только иногородние. Платежное поручение имеет следующие обязательные реквизиты: 1. Наименование и адрес плательщика.
186
Бухгалтерская и финансово-расчпная документация

Приложение 1 к Положению Банка России «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12.04.2001 № 2-П

10401060 1



Поступ. в банк плат. Списано со сч. плат. ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ № 1 I

Сумма
прописью


Дата Вид платежа

ИНН |КПП
Сумма


Плательщик
Сч. №


-
БИК



Банк плательщика
Сч. №



Банк получателя
БИК




Сч. №



ИНН | КПП
Сч. №













Вид опл.

Срок плат.



Наз. пл.


Очер. плат.



Получатель
Код


Рез. Поле



1 1 1
1
1 1

Назначение платежа



м.п. -

Под
писи Отметк
и банка
















Рис. 5.2. Форма платежного поручения
187
Делопроизводство
Местонахождение и номера расчетных счетов получа теля и поставщика.
Сумма платежа, которую перечисляет плательщик.
Дата.
Основание.
Подписи руководителя организации и главного бухгал тера. >!
7.Печать.
Платежными поручениями могут производиться:
расчеты за товарно-материальные ценности, выпол ненные работы и оказанные услуги;
расчеты по нетоварным операциям;
целевые переводы министерств, ведомств и других органов хозяйственного управления на погашение просро ченной задолженности подведомственных им предприятий за товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по ссудам банков. Банки устанавлива ют порядок выдачи разрешений на целевые переводы, а также порядок исполнения этих переводов и т. д.
5.6.6. Лицевой счет, требования-поручения
Лицевой счет бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк вьщает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом..
Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное
188


Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
требование, плательщик обязан заполнить вторую часть платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятие-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.
Проверьте себя:
Какова роль бухгалтерии в решении финансовых задач орга низации?
Дайте общую характеристику документов по финансово-рас четным операциям.
Назовите обязательные реквизиты финансово-расчетных до кументов.
Перечислите требования, предъявляемые к оформлению и содержанию финансово-расчетных документов.
Какие признаки лежат в основе классификации учетных до кументов?
Что отражается в Главной книге0
Охарактеризуйте способы исправления ошибок в финансово- расчетной документации.
Каковы цели проверки документов по форме и по существу?
Какую функцию выполняет график документооборота?

Каковы цели и порядок открытия счета в банке?
Какие документы необходимы для открытия счета в банке?
Каковы требования к оформлению карточки с образцами под писей и оттиском печати?
Что такое денежный чек и расчетный чек?
Каково содержание обязательства кассира?
Как составляется акт ревизии кассы ?
Назовите обязательные реквизиты платежного поручения.












Глава 6
ДОКУМЕНТЫ ПО СНАБЖЕНИЮ И СБЫТУ
В главе 6 рассматриваются документы, связанные с коммерческой деятельностью организаций, их снабжением и сбытом произведенной продукции: различные договоры как основной вид коммерческой документации по реализации деловых взаимоотношений, его структура и основные условия; протоколы, акты, претензии, исковые заявления.
В результате изучения данной главы студент должен:
знать требования к оформлению, структуру и содер жание различных видов договоров, других коммерческих актов, претензионных писем, исковых заявлений; понимать их значение в осуществлении коммерческой деятельности предприятия;
уметь составлять и оформлять документы по снаб жению и сбыту предприятий и организаций.
6.1. Понятие и структура договора
В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую
190
Документы по снабжению и сбыту
деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества организаций построена на взаимотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.
Договор соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.
Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.
Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов.
Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.
На практике применяются различные формы типовых Договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях.
Несмотря на то, что нет универсальной формы догово-Ра. а договор это индивидуальный акт и требует специальных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения: . 1. Преамбула (или вводная часть):
наименование договора;
дата подписания договора;
место подписания договора;
191
Делопроизводство
полное фирменное наименование контрагентов (сто рон);
название сторон по договору (например: «подрядчик», «поставщик», «арендатор», «покупатель»);
подробное наименование должности, фамилия, имя, от чество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа.
2. Предмет договора. Права и обязанности сторон:
обязанности и права первой стороны по договору;
обязанности и права второй стороны по договору;
срок выполнения своих обязательств сторонами;
место исполнения обязательств каждой из сторон;
способ исполнения обязательств каждой из сторон.
3. Дополнительные условия договора:
срок действия договора;
ответственность сторон;
способы обеспечения обязательств;
основания досрочного расторжения договора в одно стороннем порядке действий сторон при одностороннем ра сторжении договора;
условия о конфиденциальности информации по дого вору;
порядок разрешения споров между сторонами по дого вору.
4. Прочие условия договора:
регулирование отношений сторон другими, кроме до говора, нормативными (законодательными) актами;
условия о согласовании связи между сторонами;
преддоговорная работа и ее результаты после подпи сания договора;
реквизиты сторон;
количество экземпляров договора;
порядок исправлений по тексту договора;
подписи представителей сторон.
192
Документы по снабжению и сбыту
Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.
6.2. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности (с. 193195).
ДОГОВОР
о полной индивидуальной материальной ответственности
г. « » 200 г.
В целях обеспечения сохранности материальных ценностей, при надлежащих .руководитель
(название предприятия)
предприятия или его заместитель ,
(Ф.И.О.)
именуемый в дальнейшем «ПРЕДПРИЯТИЕ», с одной стороны, и работник
(отдела, секции, склада)
(фамилия, имя, отчество)
именуемый в дальнейшем «РАБОТНИК», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. РАБОТНИК, занимающий должность
(наименование должности) или выполняющий работу
(наименование работы)
непосредственно связанную с
хранением, обработкой, продажей (отпуском),
перевозкой или применением в процессе производства переданных ему материальных ценностей)
7. Зак. 199 193
Делопроизводство
принимает на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему предприятием материальных ценностей и в связи с изложенным обязуется:
а) бережно относиться к переданным ему для хранения или других целей материальным ценностям предприятия и принимать меры к предотвращению ущерба;
б) своевременно сообщать руководству предприятия о всех об стоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему материальных ценностей;
в) вести учет, составлять и представлять в установленном по рядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей;
г) участвовать в инвентаризации вверенных ему материаль ных ценностей.
2. ПРЕДПРИЯТИЕ обязуется:
а) создавать работнику условия, необходимые для нормаль ной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему ма териальных ценностей;
б) знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, при чиненный предприятию, учреждению, организации, а также с дей ствующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или примене ния в процессе производства переданных ему материальных цен ностей;
в) проводить в установленном порядке инвентаризацию мате риальных ценностей.
В случае необеспечения по вине РАБОТНИКА сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, и его возмещение произво дятся в соответствии с действующим законодательством.
РАБОТНИК не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
Действие Настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенными РАБОТНИКУ материальными цен ностями ПРЕДПРИЯТИЯ.
Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, из кото-
194
i
Документы по снабжению и сбыту
рых первый находится у руководителя ПРЕДПРИЯТИЯ, а второй у РАБОТНИКА.
Реквизиты Подписи
сторон Договора сторон Договора
РУКОВОДИТЕЛЬ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАБОТНИК '
м. п.
В соответствии с существующим законодательством договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.
В перечне предусмотрены те работы, которые связаны с приемом от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей); с выдачей напрокат населению предметов культурно-бытового назначения.
6.3. Договор купли-продажи. Договор поставки
По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель
195
Делопроизводство
обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.
Право собственности у покупателя возникает с момента передачи вещи, если иное не установлено законодательством или договором (Приложение 13).
Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции организацией-поставщиком организации-потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, который является разновидностью договора купли-продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.
По договору поставки поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость этой продукции по установленным ценам.
Инициатива в заключении договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.
Поставщик и организация-потребитель при заключении договоров должны действовать в рамках существующего законодательства.
Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта договора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщику. Договор поставки (Приложение 14) считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным пунктам, а также когда не урегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.
196
Документы по снабжению и сбыту
6.4. Протоколы разногласий к договорам поставки
Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.
Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.
Если в течение указанного срока поставщик не передаст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком (Приложение 15).
6.5. Официальная и личная доверенности. Накладная. Наряд
Доверенность документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.
В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.
197
Делопроизводство
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.
Реквизиты официальной доверенности:
название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
полное наименование организации, выдавшей дове ренность, и его адрес;
дата выдачи доверенности;
номер;
срок действия доверенности;
должность, фамилия, имя и отчество лица, которо му доверяется получить ценности, денежные средства;
серия, номер и дата выдачи паспорта получателя до веренности, наименование организации, в которой долж ны быть получены ценности, и документ, являющийся ос нованием; перечень ценностей и их количество;
образцы подписи получателя доверенности;
подписи руководителя организации и главного (стар шего) бухгалтера, печать организации.
Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей это документ, который организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей (с. 200201).
Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.
Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.
198
Документы do снабжению и сбыту
Регистрация и выдача доверенностей работникам организации ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала внесения записей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано ... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Журнал «Учет выданных доверенностей» имеет следующие графы:

Номер
Дата
Срок
Должность
Наиме-
Номер
Распис-
Отметка

доверен-
выдачи
действия
и ФИО
нование
и дата
ка лица,
о выпол-

ности

доверен-
лица,
постав-
наряда
получив-
нении



ности
которому
щика
или
шего
поруче-




выдана

изве-
доверен-
ния по






щения
ность
доверен-








ности

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер организации.
Реквизиты личной доверенности:
название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверен ность;
фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;
содержание доверенности;
наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;
подпись лица, выдавшего доверенность;
дата выдачи доверенности;
должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
199




Делопроизводство
дата удостоверения подписи;
печать.
Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Накладная документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей (Приложение 16).
Наряд документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты.
6.6. Коммерческие акты
Коммерческие акты составляются при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; непередаче железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной конторе (кассе) выдачи груза по документам. В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.
Железная дорога обязана составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза
Реквизиты коммерческого акта:
Наименование документа (коммерческий акт).
Номер, дата и место составления.
Скорость перевозки грузов.
Номер и дата накладной.
Наименование пунктов отправления и назначения.
202
Документы по снабжению и сбыту
Наименование отправителя и получателя.
Сведения о средствах транспорта и соответствующие от метки в накладной.
Результаты проверки груза.
Описание повреждений и состояния грузов с выделени ем недостачи или излишков.

Заключение экспертизы.
Дополнительные сведения и отметки.
Подписи лиц, составивших коммерческий акт. Коммерческие акты составляются в трех экземплярах:
первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции (с. 203204).
УТВЕРЖДАЮ Наименование Руководитель организации
получателя
Адрес: « » 200_г.
АКТ приемки продукции (товаров) по качеству
« » 200 г.
Место составления акта в приемке продукции (товаров) _
Время начала приемки продукции (товаров)
Время окончания приемки Комиссия в составе
(фамилия, имя, отчество, должность, место работы) Дата и № удостоверения представителя поставщика (неза интересованной организации, общественности)
Комиссия ознакомлена с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
Наименование поставщика
203
Делопроизводство
Наименование и адрес отправителя (изготовителя)
Дата и номер телеграммы или телефонограммы о вызове представителя отправителя (изготовителя)
Номер и дата договора (наряда) на поставку продукции (товаров)
Дата и номер счета-фактуры
Дата и номер транспортной накладной
Дата и номер документа, удостоверяющего качество про дукции (товаров)
Каким способом определено количество недостающей про дукции
Подробное описание выявленных дефектов и их характер_
Номера ГОСТ, технические условия, чертежи, по которым производилась проверка качества продукции
Заключение комиссии о причинах недостачи, излишков, боя и брака продукции:
Члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.
Подписи членов комиссии:
1. 2.
3. 4.
Представитель поставщика (незаинтересованной организации, общественности):
(подпись)
204
Документы по снабжению и сбыту
67. Претензионные письма
Согласно действующему законодательству организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. Претензия это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требований заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необходимости банковские реквизиты заявителя.
Руководители организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.
При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.
Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензии, либо вручается под расписку.
В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд (Приложения 17, 18).
205
Делопроизводство
6.8. Исковые заявления
Исковое заявление это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации.
Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика (предприятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).
Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.
Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.
Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны иметься у ответчика.
Реквизиты искового заявления:
Наименование арбитража.
Наименование и адреса спорящих организаций.
Наименование министерств или ведомств, в систему ко торых входят спорящие организации.
Изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска.
Ссылки на нормативные акты и доказательства, под тверждающие изложение обстоятельств.
Требования истца.
Причины возражения другой стороны.
Сумма иска.
Дата подачи заявления и подпись руководителя.
206
Документы по снабжению и сбыту
В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категорий споров перечень документов, подлежащих представлению в арбитраж, указывается в инструктивных письмах. Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда (с. 207208).
ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ о взыскании стоимости недостачи груза при перевозке грузов автотранспортом
Сумма руб.
При приемке продукции (товара), доставленной ответчиком
на автомашине № по товарно-транспортной
накладной № от « » 200_ г. в порядке
централизованных перевозок грузов, установлена недостача
мест весом .
Факт недостачи удостоверен распиской приемщика груза и шофера на товарно-транспортной накладной, а также приемосдаточным актом, составленным с участием тех же лиц.
Заявленную нами претензию №
от « » 200_ г. об оплате стоимости
недостающего груза ответчик отклонил (оставил без ответа) по следующим мотивам:
Считаем отказ ответчика от удовлетворения претензии не обоснованным .
(указать причины)
На основании изложенного и руководствуясь ст.
Устава автомобильного транспорта, просим взыскать с ответ чика в пользу истца руб., составляющие
стоимость недостающего груза, % годовых
в сумме руб. за пользование чужими средствами
и в возмещение расходов по госпошлине
руб., а всего руб.
207
Делопроизводство
Приложение:
Копия претензии и доказательство ее отсылки ответчику.
Ответ на претензию.
Товарно-транспортная накладная № от « »
200_г.
Приемо-сдаточный акт.
Копия счета.
Доказательство отправки копии искового заявления от ветчику.
Поручение о перечислении госпошлины. Другие докумен ты, обосновывающие исковые требования на листах.
Руководитель предприятия или его заместитель:
(подпись)
Проверьте себя:
Каковы понятие и структура коммерческого договора?
Каково назначение договора о полной индивидуальной мате риальной ответственности?
Какую функцию выполняют договор купли-продажи, дого вор поставки?
В каких случаях оформляется протокол разногласий к дого вору поставки ?
Как оформляются доверенности (личные, официальные)?
Дайте определение понятий «наряд», «накладная»:
В каких случаях и как составляются коммерческие акты ?
Как оформляются претензии предприятий по нарушению до говорных обязательств?
Каковы содержание и назначение искового заявления?
Глава 7
ДОКУМЕНТООБОРОТ
И ФОРМЫ ЕГО ОРГАНИЗАЦИИ
В главе 7 рассматриваются вопросы организации документооборота, требования к регистрации и контролю корреспонденции, порядок подготовки и сдача дел в архив, их хранение. В результате изучения данной главы студент должен:
знать движение входящих, исходящих и внутренних документов, порядок регистрации, организации контроля исполнения документации, процесс формирования дел для передачи и хранения в архиве;
уметь правильно, с учетом нормативных требований, осуществлять обработку и хранение документов организации.
7.1. Организация документооборота
Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления [3]. Различают три основных потока
209
Делопроизводство
документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками организации в управленческом процессе.
Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.
Делопроизводственная служба или служба документа-ционного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы: полученные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.
Предварительное рассмотрение документа проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
210
Документооборот и формы его организации
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия ответственных решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие документы: письмо-запрос; рекламный проспект; письмо-напоминание. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, который переносит резолюция руководителя в регистрационную форму. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем,
211
Делопроизводство
регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.
Служба документационного обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.
7.2. Формы организации работы с документами
В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структур-
212
Документооборот и формы его организации
ном подразделении, например канцелярии (в общем отделе).
Централизованная форма типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма документального «обслуживания» наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций.
При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.
Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.
7.3. Табель форм документов, применяемых в организации
Табель форм документов это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется (рис. 7.1).
В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
213
Делопроизводство
УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (подпись) И.О. Фамилия 00.00.0000
Табель форм документов, применяемых в организация

Наименование документа
Дата утверждения, наименования органа, утвердившего форму
документа
Периодичность издания
Подразделение, ответственное за подготовку
Примечание

1
2
3
4
5







Начальник службы ДОУ
Визы руководителей структурных подразделений
(подпись)
И.О. Фамилия
Рис. 7.1. Примерная форма табеля документов
Применение табеля позволяет: исключить возможность неоправданного создания новых форм; установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами; учесть количество видов и форм документов. Табель форм утверждает руководитель организации.
Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.
Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).
Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код
214
Документооборот и формы его организации
формы по классификатору и т. п. В графе «Примечание» табеля может помещаться информация о порядке подписания, согласования или утверждения документа.
7.4. Работа с конфиденциальными документами
К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.
Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных руководителем канцелярии (офис-менеджером).
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:
работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
215
Делопроизводство
выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) про изводится под роспись сотрудника;
передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделе ния в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.
Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).
По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.
Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.
7.5. Работа с письмами и обращениями граждан
Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним не-
216
Документооборот и формы его организации
сут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.
Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-конт-рольных карточках в день их поступления.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.
После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления.
Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.
Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.
По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.
Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем
217
Делопроизводство
в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.
Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументированно обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.
Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически проводить анализ этой категории документов.
7.6. Требования к регистрации документов
Регистрация документов это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов на предприятии, в организации необходима для решения следующих задач: учета количества документов; обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов; обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях. Согласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (на пишущих машинках или ПЭВМ) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.
Рад документов, относящихся к специальным системам документации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.), регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.
218
Документооборот я формы сто организации
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей: порядкового номера в пределах регистрационного массива документов с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел (см. требования к оформлению реквизитов 12, 13, с. 44, 45). Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, протоколы и т. д.).
ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
автор документа (корреспондент);
наименование документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа в организацию (для вхо дящих документов);
номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
заголовок документа и его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
отметка об исполнении (краткая запись решения воп роса по существу, дата фактического исполнения или ин декс документа ответа, номер дела, в которое подшит ис полненный документ). Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка испол нителя в получении документа; наличие приложений и др.).
Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках. Образец карточки приведен ниже (рис. 7.2), формы журна-гюв см. Приложение 19.
219
Делопроизводство
Лицевая сторона карточки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и номер |Дата и регистрационный номер документа документа I '
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона карточки
Контрольные отметки (ход исполнения)
Фонд№
Опись №
Дело №
Рис. 7.2. Образец регистрационно-контрольной карточки
7J. Контроль исполнения документов
Одной из основных функций делопроизводственной службы является контроль своевременности и качества исполнения документов. Контроль осуществляют также руководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подраз-
220
Документооборот и формы его организации
делениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем организации. Конечная дата исполнения указывается или в тексте, или в резолюции руководителя.
Контроль исполнения включает:
постановку документа на контроль;
проверку своевременного доведения документа до ис полнителя;
проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Вся работа по контролю исполнения должна быть поставлена так, чтобы руководители и сотрудники организации в значительной степени освобождались от операций по документационному обслуживанию.
7.8. Номенклатура дел организации
В управленческой деятельности использованная ранее информация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра сведений, памятью предприятия, в обращении к которой может возникнуть необходимость вновь че-
221
Делопроизводство
рез какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.
Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации (структурного подразделения).
Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов такой категории организаций, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел обязательный.
При составлении индивидуальных номенклатур дел (на основе типовых и примерных номенклатур) должна быть учтена специфика формирования дел конкретной организации.
222
Документооборот и формы его организации
Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру организации. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Каждая организация (ее структурные подразделения) должно иметь номенклатуру дел (независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура).
Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.
Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприятием (структурным подразделением) управленческих функций.
При составлении номенклатуры дел используют: уставы и положения, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.
В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности.
Номенклатура дел утверждается в установленном порядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.
223
Делопроизводство
Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры предприятия, так и управленческие функции или направления его деятельности.
В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Форма номенклатуры дел организации приведена на с. 225.
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании документов в дела используют следующие основные признаки заведения дел:
номинальный (название их разновидностей);
предметно-вопросный (содержание);
авторский (одного автора);
корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);
географический (несколько корреспондентов по гео графическому признаку);
хронологический (в соответствии с хронологией: квар тальные сведения и др.).
При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.
В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив ис-
224
Документооборот и формы его организации
(наименование организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности руководителя организации)
(место составления)
На год
Дата

Индекс дела
Заголовок дела '
Кол-во ед.хр.
Срок хранения и № статей по перечню
Примечание

I
2
3
4
5

Название раздела



















Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
(подпись)
Дата
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от №
(расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от №
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в году в
организации



В том числе

По срокам хранения

переходящих
с отметкой «ЭПК»

1
2
3
4

Постоянного




Временного (свыше 10 лет)




Временного (до 10 лет включительно)




ИТОГО




Наименование должности руководителя службы ДОУ
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения^
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
225
8. Зак. 199
Делопроизводство
полненной документации это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дело это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком этикеткой (например, «Приказы директора фирмы за 2005 г.», «Переписка с предприятиями о поставке товаров» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации.
Основное назначение номенклатуры дел служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.
Лица, ответственные з организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.
В целях обеспечения физической сохранности документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы (Приложение 20).
Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел (Приложение 21).
По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела
226
Документооборот и формы но организации
временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.
На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.
В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в дела документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.
В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.
7.9. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.
в* 227
Делопроизводство
Документы, создающиеся в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д, В бухгалтерии это могут быть:
сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и ба лансы с документами к ним (объяснительными запис ками и рекламациями);
сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;
протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и ут верждению годовых отчетов и балансов;
аналитические таблицы по разработке и анализу годо вых отчетов и балансов;
передаточные, разделительные, ликвидационные балан сы с приложениями и объяснительными записками к ним;
228
Документооборот и формы его организации
документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке ос новных фондов;
паспорта зданий и сооружений памятников архитек туры, находящихся под охраной государства;
акты, ведомости переоценки в определении износа ос новных средств;
штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
лицевые счета по учету основного фонда. Архивными учреждениями разработаны типовые переч ни. Они устанавливают сроки хранения документации, ти пичной для большинства учреждений, организаций, пред приятий, и отражают общие функции и вопросы их дея тельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финан сирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.) (Приложение 22).
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных правилах работы ведомственных архивов».
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования.
Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.
7.10. Хранение документов
По истечении срока хранения дел в подразделениях организации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации, если таковой есть. Например, дела за 2004 г. должны обрабатываться и сдаваться в архив в 2005 г.
229
Делопроизводство
Так как во многих организациях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные, как правило, небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел в централизованной службе делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и ГСДОУ.
Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных организациях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архивного учреждения.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально принятое сокращенное наименование организации в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.
При изменении наименования организации или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке
230
Документооборот и формы его организации
содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).
Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
название вида или разновидности документов (при казы, отчеты, переписка);
название организации (автор документа); название организации, которой адресованы или от которой получе ны документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документа дела; название мест ности, с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела; указание на количество копий документов дела.
Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускаются. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку на 34 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.
Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их
231
Делопроизводство
заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный темпера-турно-влажностный режим.
Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Передача дел в архив организации производится через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем организации, но не реже одного раза в 10 лет, проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя организации создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов
232
Документооборот и формы его организации
каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.
Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.
Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.
В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или организации с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку.
На основании хранящихся документов архив организации выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.
Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т. п. Такие справки выдаются на ос-
233
Делопроизводство
новании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п.
Архивные справки составляются по установленной форме.
Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.
Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.
Подлинные личные документы, например свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.
Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.
Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 1015 см от стен.
234
Документооборот и формы его организации
Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 1015 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 11,2 м, остальных проходов не более 7080 см.
В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 1420°С), а относительную влажность воздуха 5065 %.
В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.
Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (Приложение 22).
Проверьте себя:
Что такое документооборот и какова его организация ?
Что вы знаете о формах организации работы с документа ми?
Изложите свое представление о табеле форм документов и его назначении.
Как на предприятии организуется работа с конфиденциаль ными документами?
Изложите основы работы с письмами и обращениями граж дан.
Что такое «дело» в делопроизводстве?
Что понимается под номенклатурой дел ?
Каковы сроки хранения документов?
Каковы способы хранения дел ?

Каково расположение документов в делах?
Что понимается под экспертизой ?
Как оформляется выдача документов во временное поль зование?
Глава 8
КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
8.1. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве
В главе 8 рассмотрены вопросы использования современной оргтехники в делопроизводстве организации, в том числе компьютеризации управленческих процессов, принцип внедрения электронного документооборота, порядок создания основных видов документов. В результате изучения изложенного материала студент должен:
знать правила и порядок создания документов с ис пользованием ПЭВМ, других организационных средств техники;
уметь оформлять реквизиты документов с помощью ПЭВМ.
В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:
236
Компьютеризация делопроизводства
средства для составления документов;
копировальная и множительная техника;
средства обработки документов;
средства хранения, поиска и передачи документа;
техника управленческой связи.
Каталоги, проспекты, реклама, специализированные профессиональные издания в этой области предлагают технические характеристики средств механизации и автоматизации.
Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. Оргтехника это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве.
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.
Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способом и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заявления, автобиография, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.
Исторически сложилось так, что основным техническим средством делопроизводства ушедшего столетия стала пишущая машинка самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся по принципу действия на механические, электрические, электронные; по назначению на канцелярские, дорожные и специализированные.
Самые простые и дешевые это механические пишущие машинки, однако они неудобны в работе. Более эффективны электрические машинки: при нажатии клавиш
237
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий.
Более высокой ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов организации стало создание и использование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, приближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких машинок может храниться разнообразная информация: форматные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Извлекаемую из памяти информацию можно редактировать изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, PT505). К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.
Пишущие автоматы (организационные автоматы) это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенньгх для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. В настоящее время пишущим автоматам на смену пришли персональные компьютеры, оснащенные принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства.
К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.
238
КОМПЬЮШИЭАЦИ! ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
8.2. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве
Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.
Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы ЮМ и их аналоги других фирм. Существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место.
Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:
помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и раз мещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста до кументов);
передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (до кумент передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
регистрация документа (заполняется регистраци онная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получе нии документа);
контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об Уровне исполнительской дисциплины работающих сотруд ников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
239
Делопроизводство
перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором допол нительном редактировании текста);
защита документов (от случайного доступа к ин формации в ПК; восстановление текста; антивирусная за щита).
Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.
Опишем в качестве примера одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, редактирование текста документов.
На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами, или текстовыми процессорами.
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д., и т. п.
При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в рас-
240
Компьютеризация делопроизводства
чете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 2000.
Использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности, но в наибольшей степени сказывается при внедрении электронного документооборота.
Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:
пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакет ном режимах;
ставить письма «на контроль»;
отслеживать исполнение документов;
вести иерархические «папки» для хранения документов;
сортировать документы в папках по различным кри териям;
автоматизировать большую часть рутинных опера ций при создании документов, их редактировании и ре цензировании;
осуществлять контроль заработай исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;
обеспечивать конфиденциальное хранение и обра ботку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.
Таким образом, внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку доку-
241
Делопроизводство
ментов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия финансовые, программно-технические и даже психологические.
Поэтому при внедрении подобных систем необходимо следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.
К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:
постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);
своевременную модернизацию технического и про граммного обеспечения;
первоочередное использование ПЭВМ для сокраще ния рутинных операций при создании документов;
предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);
ясное понимание необходимости внедрения подоб ных систем руководством организации.
Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.
Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.
Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами
242
Компьютеризация делопроизводства
вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.
Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализованно, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.
На базе данных автоматизированной .регистрации документов строится автоматизированная информационно-поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и другое выводятся на экран дисплея.
Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.
Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.
243
Делопроизводство
В настоящее время рынок программных продуктов ПЭВМ предоставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволяющих организовать документооборот любого предприятия на современном уровне. В качестве примера рассмотрим архитектуру программных средств электронного офиса фирмы Microsoft, являющейся признанным лидером в этой области, а также общий порядок создания основных видов документов с помощью этих программных средств,
В состав Microsoft Office 2000, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:
Microsoft Word 2000 универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;
Microsoft Excel 2000 электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями;
Microsoft PowerPoint 2000 программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;
Microsoft Access 2000 система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;
Microsoft Outlook 2000 информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов. К вспомогательным средствам Microsoft Office 2000 относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник. Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции, предназначенные для совместной работы.
244
Компьютеризация делопроизводства
Панель Office является своего рода «пультом дистанционного управления», с помощью которого можно запускать приложения, открывать заранее созданные шаблоны, настраивать программы или запускать любые другие приложения и утилиты. Панель Office представляет собой набор панелей инструментов с настраиваемыми кнопками, расположенных вдоль верхней, нижней или боковой стороны экрана. Чтобы выполнить с панели какую-либо команду или запустить приложение, достаточно нажать кнопку с изображением нужной программы. Состав кнопок на панели полностью настраивается пользователем, который по своему усмотрению может добавлять, удалять или переставлять кнопки (рис. 8.1).


· _ -| г*
Л1Ь.»

Рис. 8.1. Внешний вид панели Office
Запуск (открытие) приложений Microsoft Office с новым документом осуществляется любым из четырех способов:
нажатием кнопки Пуск и выборки имени программы в папке Программы;
245
Делопроизводство
щелчком по значку программы на панели Office;
открытием шаблона документа;
двойным щелчком на имени файла, содержащего до кумент Office, в Проводнике Windows или Microsoft Outlook.
Например, запуск Microsoft Word с помощью кнопки Пуск производится следующим образом:
Нажмите кнопку Пуск на панели задач (кнопка Пуск расположена в левом нижнем углу экрана).
Выберите папку Программы и найдите в ней Microsoft Word. Программы, входящие в состав Office, перечисле ны в алфавитном порядке.
Щелкните на программе Microsoft Word. Открывается окно приложения Microsoft Word, изображенное на рис. 8.1. Если нужно создать конкретный деловой документ, но при
этом неясно, какое именно приложение Office следует для этого использовать, можно вьшолнить в меню Пуск команду Создать документ Microsoft Office (New Office Document) или же нажать кнопку Создать документ (Start A New Document) на панели Office. Это позволяет просмотреть разнообразные типы разработанных заранее документов, шаблонов и открыть именно тот, который нужен. Шаблоны позволяют сосредоточить внимание на информации, которую необходимо представить в документе, и избавиться от длительного процесса разработки внешнего вида и форматирования (рис. 8.2).
Каждое приложение Office содержит несколько полезных шаблонов документов, которые можно открыть непосредственно из окна диалога Создание документа (New).
Запуск приложения Office с использованием шаблона документа осуществляется следующим образом:
1. Нажмите кнопку Пуск и выполните команду Создать документ Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога с несколькими вкладками, каждая из которых соответствует определенному типу шаблонов. В окне диалога также имеется область предварительного просмотра, где
246
Компьютеризация делопроизводства









спяйп Поавка
Вид
Вставка i
фломат
cgpsue
Таблица
'Я А
Окно Справка

I . . -
-




г-


..^... , ";Д-Г*-
·

Рис. 8.2. Внешний вид окна Microsoft Word
приводится уменьшенное изображение текущего выделенного шаблона.
Выберите вкладку, соответствующую типу создаваемо го документа. Например, для просмотра списка суще ствующих шаблонов факсов следует выбрать вкладку Письма и факсы (Letters & Faxes). Если нажать в окне диалога кнопку Таблица (Details), можно узнать размер файла шаблона, тип файла (включая связанное с ним приложение) и дату внесения последних изменений.
Сделайте двойной щелчок на шаблоне, который вы хоти те открыть. Windows 95 запускает связанное с ним прило жение и загружает шаблон, чтобы вы могли с ним рабо тать. Например, для создания факса, основанного на шаб лоне Стандартный факс (Professional Fax), сделайте двой ной щелчок на значке Стандартный факс вкладки Письма и факсы окна диалога Создание документа. Когда вы бранный шаблон откроется в виде нового документа без
247
Делопроизводство
имени, занесите в документ вашу информацию и сохраните файл под другим именем, чтобы не испортить исходный шаблон (позднее он может снова понадобиться). Большинство шаблонов содержат базовые инструкции, облегчающие создание документа (рис. 8.3). В Office предусмотрена также и другая возможность создания документов с использованием специальных шаблонов или мастеров. Мастером называется специальный автоматизированный документ, способный руководить процессом пошагового создания делового документа.
Общие] VVeb-странмцы (Другие документы] Записки [отчеты Письма и факсы [Публюоци*]
Ј1

· Просмотр-,,_-
Изысканное Изысканный факс Мастер конвертов
письмо Нг
Мастер писем Мастер почтовых Мастер факсов наклеек
 Для просмотра ще^жте значок.

Современнее Современный Стандартное письмо Нг факс письмо (tr
Создагть --'
·'
vj i Рис. 8.3. Типичный список шаблонов Microsoft Word
Использование мастеров во многих случаях предпочтительнее простых шаблонов, поскольку мастера позволяют изменять стиль или формат документа во время его создания (шаблоны по определению всегда содержат один и тот же формат). Например, Мастер факсов позволяет указать в факсе настраиваемые поля для имени, адреса и номера телефона, а также украшает документ декоративными элементами. Полезные мастера содержатся в многочисленных вкладках окна диалога Создайие документа (рис. 8.4).
248
Компьютеризация делопроизводства


Этот мастер поможет создать ппульный лист факсимильного сообщали и . отправить его по назначению

Рис. 8.4. Внешний вид заставки мастера факсов
Чтобы воспользоваться мастером для создания документа, выполните следующие действия:
Нажмите кнопку Пуск и вьшолните команду Создать до кумент Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога со вкладками шаблонов документов.
Выберите вкладку, которая соответствует типу создавае мого документа. Например, чтобы воспользоваться ус лугами мастера для создания факса, выберите вкладку Письма и факсы.
Сделайте двойной щелчок на мастере, с которым вы хо тите работать. Так, чтобы создать факс с помощью масте ра, произведите двойной щелчок на значке Мастер факсов на вкладке Письма и факсы. Windows 95 открывает вы бранного мастера и запускает связанное с ним приложе ние Office. Работа с мастером сводится к ответам на по ставленные вопросы для этого пользователь уста навливает опции, вводит информацию или нажимает управляющие кнопки.
249
Делопроизводство
Таким образом, современные ПЭВМ предоставляют пользователю широкие возможности для создания разнообразных документов в кратчайшие сроки.
Однако всякие преимущества не обходятся без своих недостатков. При эксплуатации компьютера по самым раз-, ным причинам возможна порча или потеря информации. Самой распространенной из них является недостаточная квалификация оператора или недостаточный опыт его работы. Среди других многочисленных причин следует отметить возможность разрушения информации компьютерным вирусом. Для исключения потерь в таких ситуациях следует выполнять необходимые правила работы на ПЭВМ:
создавать копии (архивные копии) наиболее важных документов;
периодически освобождать память компьютера от исполненных и заархивированных документов, а также чер новиков (копий);
ограничивать доступ исполнителей (операторов) к документам;
использовать в работе специализированные программы защиты от вирусов для проверки поступающих данных извне и периодического тестирования собственного компьютера.
8.3. Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации
Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Последняя представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частном случае ПЭВМ), связанных между собой с помощью сетевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концент-
250
Компьютеризация янюптоязводства
раторы и др.), ресурсы которых доступны пользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.
Компьютеры, находящиеся в разных местах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением или данными.
Компьютеры, установленные в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.
Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную (рис. 8.5). В кольцевой сети имеется несколько компьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.
Звездообразную сеть образуют рабочие станции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.
Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.
Применительно к локальным сетям шинные сети являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальные сети.
Любая ПЭВМ преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения ее к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через специальные устройства модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.
251


Компьютеризация делопроизводства
В настоящее время разработаны эффективные средства электронной почты для пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.
Если на ПЭВМ установлен программный продукт Microsoft Exchange, то любой документ, созданный средствами Word, Excel, PowerPoint, может быть отправлен по электронной почте или помещен в папку коллективного доступа. Средства планирования работы пользователя Microsoft Outlook 2000 также обеспечивают включение в разрабатьюаемые приложения возможностей электронной почты. Предусмотрена возможность электронной подписи, которая сверяется при получении письма.
Запуск Microsoft Exchange осуществляется по его пиктограмме на панели задач Office или через значок Входящие. В результате на экране появится соответствующая панель. Личные папки Microsoft Exchange полностью совпадают с папками программных средств Outlook. С помощью этой панели пользователь может создать любое сообщение, переместить или удалить любой элемент в папках, ответить отправителю или ответить всем по списку, переслать сообщение, создать и применять адресную книгу, распечатать материалы.
Папка Входящие содержит все сообщения, полученные пользователем. Он может отсортировать корреспонденцию, поместить материалы в разные папки или удалить их. Эта папка позволяет работать с электронной почтой или с факсом, не вызывая другие программы, включать в сообщения файлы и объекты, работать с адресными книгами. В папку Исходящие помещаются все отправляемые сообщения. Их доставка осуществляется через меню Сервис по команде Доставить почту. Завершать работу с Microsoft Exchange можно по команде Выход в меню Файл.
Создание сообщений осуществляется с помощью меню Сообщение. Выбрав команду Создать сообщение, пользова-
253
Делопроизводство
тель вызывает окно, с помощью которого он может подготовить любое сообщение. После заполнения текста сообщение можно направить адресату (адресатам) по кнопке Отправить. Отправку сообщения можно осуществить также с помощью команды Отправить в меню Файл из любого продукта Office.
Пользователь имеет широкий набор инструментальных средств, позволяющих упростить подготовку сообщения, в том числе зашифровать его и при необходимости обеспечить электронную подпись.
С помощью команды Специальная вставка в меню Вставка пользователь может встроить в текст сообщения фрагменты или листы рабочих книг Excel, различные графические объекты, например рисунки или графики.
Microsoft Exchange позволяет осуществлять гибкую маршрутизацию сообщений, позволяющую определять порядок рассылки: по очереди, всем сразу, вернуть по окончании, отслеживать состояние. При этом если сообщение рассылается на согласование, то разрешаются правки материала с записью всех исправлений. Документ с исправлениями и примечаниями может быть возвращен автору. Настройка Microsoft Exchange осуществляется с помощью панели Параметры, позволяющей сформировать основные элементы управления информационными службами, порядком доставки и адресации информации, отправки и чтения корреспонденции, проверки орфографии.
Средства Microsoft Exchange позволяют обеспечить работу со средствами почты Microsoft Mail. Их настройку можно осуществить с помощью команды Удаленный доступ из меню Сервис Microsoft Exchange.
Получение факсимильных сообщений можно производить в автоматическом режиме. Для этого в меню факс-модема необходимо установить режим ответа: отвечать после XX звонков, ручной ответ, не отвечать. Принятые оообще-ния помещаются в почтовый ящик входящих сообщений. Просмотр принятых факсимильных сообщений осуществляется с помощью программных средств Microsoft Fax.
254
Компьютеризация делопроизводства
Одной из наиболее динамично развивающихся в настоящее время сетей вычислительных средств является Интернет.
В Интернет действует свыше миллиона серверов, предоставляющих более 10 млрд документов свободного доступа. Средствами Интернет обслуживаются несколько десятков миллионов пользователей, которым оказывается широкий набор услуг, предоставляемых следующими основными информационными службами: Всемирная сеть WWW (Word Wide Web Всемирная паутина), обеспечивающая передачу, хранение, просмотр и связь между документами.
Серверы FTP (File Transfer Protocol), реализующие накопление файловых массивов и являющиеся удобным средством Интернет для распространения файлов программного обеспечения и мультимедийных средств.
Группы новостей UseNet, решающие задачи телеконференций.
Электронная почта E-mail, передающая сообщения и файлы.
Средства Telnet, позволяющие пользователям подключаться к компьютерным системам для запуска и выполнения программных приложений в режиме теледоступа к вычислительным ресурсам.
Документы, которые циркулируют и хранятся в Интернет, а также материалы пользователей Интернет создаются с помощью Hypertext Markup Language (HTML) гипертекстового языка разметки для описания материалов, имеющих статическую структуру документов. В качестве средств «оживления» документов Интернет, т. е. придания им изменяющегося вида в процессе интерактивного взаимодействия, используются специальные языки программирования Java Script и Visual Basic Scripting Edition. Эти средства позволяют работать с трехмерной графикой, слушать и просматривать видеозаписи, перемещаться в виртуальном трехмерном пространстве.
Адресация материалов в Интернет осуществляется по единой схеме, при этом конечный адрес материалов в сети име-ег следующий вид: Ьппр://адрес узла/путь к документу в узле.
255
Делопроизводство
Microsoft Office 2000 в качестве поддержки Интернет; содержит программный продукт Internet Explorer, в кото- < ром имеются как традиционные возможности в виде меню Файл, Правка, Вид, Переход, Избранное, Справка, так и специфические возможности, необходимые для работы в условиях Интернет (в виде двух рядов кнопок).
Меню Файл позволяет пользователю Открыть адрес Интернет-документа или папки с помощью специального интерактивного окна, Сохранить или Сохранить как интересующий пользователя материал.
Предусмотрены команды Создать сообщение и Отправить, а также команды Настроить печать и Печать. Есть средства Создать ярлык для текущей страницы, который может быть помещен на рабочий стол. Имеется возможность определить Общие свойства открытой страницы: протокол связи (например, HTTP), тип (например, HTML), адрес размещения страницы, размер (в Кбайтах), даты создания, изменения и обновления. Кроме того, возможна оценка безопасности страницы имеет ли она сертификат безопасности или нет. Остальные элементы меню содержат следующие команды:
Правка Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти (слово или фразу на странице).
Вид Панель инструментов, Строка состояния, Шрифты, Стоп, Обновить, Источник, Параметры (Общие, Подключение, Переходы, Программы, Безопасность, Другие).
Переход Назад, Вперед, Начальная страница, Поиск в Web, Лучшая страница, Чтение почты, Чтение новостей, Открыть папку, журналы.
Избранное Добавить в папку, Порядок ярлыков, Пусто.
Справка Вызов справки, Учебник по Web, Microsoft на Web, Поддержка пользователей, О программе.
Остальные кнопки, расположенные на панели, являются средствами управления ходом сеанса связи с Интернет, частично дублируя возможности команд в указанных меню.
Верхний ряд кнопок обеспечивает работой со страницами гипертекста, реализуя следующие функции:
256
Компьютеризация делопроизводства
Назад возврат к предыдущему документу. Аналогичного результата можно достигнуть командой Назад в меню Переход.
Вперед переход к следующему документу. Аналогичного результата можно достигнуть командой Вперед в меню Переход. Эта кнопка активна при условии, если до этого использовалась кнопка Назад.
Стоп приостанавливает выполнение любой текущей операции, выполняемой программой, что позволяет как бы приостановить кадр.
Обновить приводит к перезагрузке просматриваемого документа.
Основная обеспечивает возврат к начальной странице. Аналогичного результата можно достигнуть командой Начальная страница в меню Переход.
Поиск позволяет перейти в режим обращения к поисковым серверам в Интернет через указатель, размещаемый на WWW-сервере фирмы Microsoft.
Избранное включает выбранный элемент в папку с аналогичным именем.
Печать приводит к печати выбранной страницы.
Шрифт регулирует размер шрифта, отображаемого на экране.
Почта предусматривает возможности: чтение почты, создание сообщения, отправить ссылку, чтение новостей.
Правка позволяет загрузить просматриваемый материал в редактор FrontPage 2000 для его редактирования без использования средств в формате HTML.
Нижний ряд кнопок служит для организации теледоступа к ресурсам WWW фирмы Microsoft:
Адрес указывает адрес WWW-сервера фирмы Microsoft в сети Интернет.
Ссылки позволяет обращаться к различным службам Интернет этой фирмы в России.
Лучшая обеспечивает переход к лучшей странице WWW сервера фирмы Microsoft в России.
Э.Зак. 199 257
Делопроизводство
Сегодня позволяет обратиться к сегодняшней странице этого узла.
Web обеспечивает теледоступ к информации об узле фирмы Microsoft.
Новости информирует о текущих новостях узла фирмы Microsoft.
Microsoft служит для немедленного обращения к узлу фирмы Microsoft в Интернет.
Все кнопки верхнего и нижнего ряда активизируются при выходе пользователя через узел провайдера, реализующего услуги его подключения к сети Интернет.
Работа по теледоступу в Интернет начинается с процедуры установления связи с узлом провайдера через меню Установка связи. После получения сообщения о возможности начала работы в сети пользователь может работать с ее ресурсами либо путем набора адресов нужных ему узлов, либо через ссылки. Кроме того, основные программные продукты Microsoft Office 2000 (Word, Excel, PowerPoint) предоставляют возможность для набора сетевого адреса Интернет.
8А Правило и порядок тиражирования документов
Работа любого предприятия не обходится без создания копий тех или иных документов. Современная копировально-множительная техника позволяет при необходимости в короткое время изготовить значительное количество копий документов. В этом случае часто говорят о тиражировании (размножении) документов.
Размножение значительных объемов материала желательно производить централизованно, а снятие единичных копий документов децентрализованно.
Разрешение на размножение материалов структурных подразделений предприятия должно выдаваться специально определенным должностным лицом. Размножение
258
Компьютеризация делопроизводства
кументов посторонних организаций должно производится только с разрешения руководства предприятия.
Для получения разрешения на размножение документации исполнитель представляет текст документа, подлежащий размножению, заказ-наряд (рис. 8.6):
Наименование предприятия
ЗАКАЗ №
на выполнение копировально-множительных работ
Подразделение
Фамилия Телефон
Наименование материала
Количество листов
Формат_
(A3, А4, А5)
Тираж
(кол-во экз.)
Руководитель подразделения (подпись, Ф.И.О.)
Дата, время исполнения заказа
Исполнитель заказа
(подпись, Ф.И.О.)
Рис. 8.6. Форма заказа-наряда на выполнение копировально-множительных работ
На размножение должны представляться качественные экземпляры машинописного текста или экземпляры, изготовленные на принтерах персональных компьютеров и ЭВМ с черной лентой.
Представление на размножение документов со слабой текстовой печатью, цветовыми оттенками печати, неконтрастным текстом, мелким нестандартным шрифтом и с
9* 259
Делопроизводство
отклонениями от стандартов размеров листов бумаги, стандартов по оформлению документов необходимо запрещать. Документы должны быть разброшюрованы, пронумерованы и с отсутствием металла (скрепки, скобы и т. п.).
Ответственность за содержание размножаемых служебных материалов возлагается на исполнителей, а документов неслужебного характера на должностных лиц, выдавших разрешение на размножение. Ответственность за качественное размножение документов обычно несет начальник подразделения, где производится размножение. Материалы, передаваемые для размножения, регистрируются в книге заказов, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью.
После размножения тираж вместе с оригиналом выдается заказчику под расписку в заказе-наряде.
' Проверьте себя:
Дайте общий обзор оргтехники современного делопроизвод ства.
Каковы принципы внедрения электронного документо оборота на предприятии?
В чем состоят основы автоматизации и компьютеризации работы с документами?
Какие задачи документооборота можно решать с помощью ПЭВМ?
Какие прикладные программы входят в Microsoft Office 2000?
Каков порядок создания документов с помощью приложений Office?
Каковы основные правила защиты ПЭВМ от компьютерных вирусов?
Дайте определение вычислительной сети.
Что такое средства телекоммуникаций ?

Какие программные продукты обеспечивают функцио нирование электронной почты в ПЭВМ?
Какие возможности предоставляет пользователям Интер нет?
Каков порядок оформления и передачи документов через сеть Интернет?
Каков порядок тиражирования документов на предприятии?
Приложения
Делопроизводство
Приложение 1
Словарь терминов, применяемых в делопроизводстве
Автор документа физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресант отправитель.
Адресат получатель.
Аккредитив документ, содержащий распоряжение одного кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в нем суммы.
Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Архивное дело отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архив (Ндп. архивохранилище1) организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Архивный документ документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
Архивный фонд совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Бланк документа набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Ведомость перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т. д.).
Вид письменного документа принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
1 «Ндп.» согласно ГОСТ Р 51141-98 недопустимый к применению термин синоним. Архивохранилище (Ндп. архив) специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
262
Приложения
Виза официального документа реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Входящий документ документ, поступивший в организацию.
Выписка из документа копия части текстового документа.
Гарантийное письмо письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.
Гриф реквизит, указывающий на особый характер содержания официального документа.
Дело 1) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную; 2) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
Деловое (синоним служебное) письмо вид официального документа, направляемого от имени организации в адрес другой организации или частному лицу и наоборот.
Делопроизводство отрасль деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения. Равнозначен ему термин-синоним «документационное обеспечение управления (ДОУ)».
Директивный документ документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.
Докладная записка документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ; документированная информация зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ,
Документирование запись информации на различных носителях по установленным правилам.
263
Делопроизводство
Документооборот 1) движение документов в организа-ци с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов организации за определенный период времени.
Досье совокупность документов, относящихся к одному какому-либо делу.
Дубликат документа повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Записка краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания документа, факта, события, например: служебная, памятная, докладная, объяснительная.
Запрос коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара.
Инвентаризационная опись (ведомость) перечень имущества организации с указанием выявленного количества, состояния предметов, их стоимости.
Индекс дела; номер дела цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Инициативный документ (письмо) документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Инструкция правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, отдельных должностных лиц, работников.
Исходящий документ; отправляемый документ официальный документ, отправляемый из учреждения.
Классификация документов деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Ключевые слова стандартные, клишированные фразы, формулирующие содержание документа.
Коммерческое письмо название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготавливающего или оформляющего сделку.
264
Приложения
Консервация документа предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
Копия точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенное.
Корреспондент организация или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Лимит документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов из государственных фондов.
Лицевой счет бухгалтерский документ, отражает передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.
Личное дело дело, включающее документы о каком-либо работнике организации.
Машиночитаемый текст документ, использование которого требует применения специально предназначенных для этого технических средств.
Наименование документа обозначение вида письменного документа.
Накладная документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся им зарплаты.
Номенклатура дел систематизированный перечень, заголовок дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номер входящего письма регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Номер исходящего письма . регистрационный номер документа, проставляемый отправителем (адресантом).
Нормативные документы документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Нормативы документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, выпускаемой
265
Делопроизводство
продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию).
Объяснительная записка документ, в котором работник организации объясняет причины невьтолнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, правил или устного указания руководителя.
Опись юридически оформленный перечень документов.
Организационно-распорядительный документ вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организационные документы документы, определяющие статус (организационно-правовую форму) учреждения, предприятия и порядок его работы.
Оригинал документа 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки отметки о степени открытости, конфиденциальности (секретности), срочности исполнения документов.
Отпуск заверенная полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя.
Официальные документы документы, созданные юридическим или физическим лицом и оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Оформление дела комплекс работ по описанию дела, по подготовке обложки, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление документа проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Письмо обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, а также между организациями и частными лицами.
266
Приложения
Подлинник 1) первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный; 2) рукопись.
Поисковые данные документа сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номера листа (страницы) документа.
Положение правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности учреждений, предприятий, их структурных подразделений.
Предложение (оферта) письменное заявление от имени организации, адресованное другой организации, о готовности заключить с ней договор на определенных условиях.
Представление документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении персонала, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности организации.
Претензия письмо, отправляемое виновной стороне в случае невьтолнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.
Приказ правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Программа документ, излагающий основные направления работы организации или предприятия на определенный период времени.
Проект документа предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения и согласования с заинтересованными должностными лицами.
Протокол документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распискадокумент, подтверждающий получение каких-либо денежных или материальных ценностей.
Распорядительные документы документы, в которых фиксируются решения в учреждении, на предприятии административных и организационных вопросов.
267
Делопроизводство
Распоряжение правовой акт, издаваемый в организации по оперативным вопросам единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер докумунта цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Реестр перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, реестр описей).
Резолюция на документе письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизиты информационные элементы служебного документа, его составляющие.
Реквизит переменный реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Реквизит постоянный реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.
Рекламационное письмо письменное заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе.
Решение 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или вышестоящей руководящей инстанцией; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.
Система документации совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система документирования принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.
268
Приложения
Служебный документ официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Сопроводительное письмо письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
Справка документ, содержащий ответ на запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Стандарт документ, в котором в целях добровольного и многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила оформления документов, осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
Стандартизация деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах управления производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Счет документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Табель перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель форм документов).
Таблица форма документа, в котором текстовые или цифровые сведения размещены по графам.
Телеграмма вид служебного документа, переданного по телеграфу.
Телекс телеграмма, посланная по телетайпу.
Телефонограмма обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телефону.
Техническая документация обобщающее название конструкторской и технологической документации, отражающей результаты проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и соору-
269
г
Делопроизводство
жений, а также процессов изготовления изделий промышленного производства.
Типовые документы тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по образцам.
Трафаретизация способ унификации текстов документов, состоящий в разделении содержащейся в них информации на постоянную, закладываемую заранее, и переменную (индивидуальную для каждого отдельного документа), вносимую непосредственно при оформлении документа.
Указание распорядительный документ, издаваемый в учреждениях, на предприятиях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов органов управления.
Унификация установление единообразного набора форматов бумаги, элементов текста, реквизитов или размещения как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования.
Унифицированная система документации (УСД) система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Факс (телефакс) телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.
Факсимиле воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанной от руки, а также клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Физическое лицо лицо, обладающее гражданскими правами и подлежащее ответственности за нарушение гражданских обязанностей.
270
Приложения
Формирование дел группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.
Формуляр документа набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности .
Формуляр-образец документа модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Характеристика документ, выдаваемый администрацией организации своему работнику.
Циркулярное письмо письмо, направленное вышестоящей организацией в несколько адресов.
Экспертиза ценности документов определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.
Юридическая сила документа свойство официального документа, обеспечиваемое действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа управления и установленным порядком оформления.
Юридическое лицо учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Языковая формула (документа) слово, словосочетание, предложение, организующие основной текст и характерное для конкретных видов документов. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении ... банка».
271
Делопроизводство
Приложение 2
Типовое положение о канцелярии
1. Общие положения
Канцелярия осуществляет функции работы с документа ми в организации и является ее самостоятельным структурным подразделением.
Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, под чиненный непосредственно руководителю организации.
Заведующий канцелярией назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.
1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством; распорядительными актами государственных и вышестоящих
организаций;
Уставом данной организации;
Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководителем организации;
Положением о канцелярии.
2. Основные задачи н функции:
Основной задачей канцелярии является обеспечение чет кой организации работы с документами.
Для осуществления указанной задачи на канцелярию воз лагаются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;
организация работы заседаний при руководстве организации и контроль за выполнением принятых ими решений;
осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;
оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;
осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;
организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.
272
Приложения
2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:
Секретариат подразделение канцелярии, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-референт, технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняет следующие основные функции:
рассматривает и подготавливает к докладу руководству организации поступающую корреспонденцию;
подготавливает по указанию руководителя организации проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;
осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;
следит за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству организации;
обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством организации;
производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них, контролирует исполнение принятых решений;
составляет сводную номенклатуру дел организации и представляет ее руководству на утверждение;
осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т. д.).
Экспедицияподразделение, осуществляющее прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции.
Экспедиция выполняет:
прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям организации;
доставку документов в структурные подразделения;
обработку и отсылку отправляемых документов;
количественный учет документооборота.
Подразделение по учету н регистрации корреспонденции:
осуществляет учет и регистрацию документов;
ведет контроль за оформлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям);
273
Делопроизводство
осуществляет формирование и ведение справочно-информа-* ционного массива;
осуществляет учет документов «для служебного пользования» и с грифом «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях;
производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии;
составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив организации.
Подразделение по контролю исполнения:
осуществляет контроль за своевременным исполнением документов. Информирует руководство организации о ходе исполнения документов;
осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;
анализирует контроль исполнения документов и подготавливает соответствующие справки для руководства.
Группа (исполнитель) по учету писем, жалоб и предложений граждан:
осуществляет прием и регистрацию заявлений, предложений и жалоб граждан;
готовит на рассмотрение руководству организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;
направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;
осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает граждан о результатах их рассмотрения руководством;
обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разрабатывает и представляет руководству предложения по устранению имеющихся недостатков;
организует прием граждан руководством организации.
Группа оформления документов:
осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;
производит стенографирование выступлений участников заседаний и совещаний с последующей расшифровкой и распечаткой текста.
Копировально-множительное бюро:
выполняет копирование и тиражирование документов;
274
Приложения
подготавливает, брошюрует рекламную продукцию.
Архив:
производит прием, учет, хранение и использование дел;
оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;
осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;
осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;
подготавливает дела к передаче на хранение в государственный архив.
3. Права, обязанности и ответственность заведующего канцелярией:
Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотрен ных задач и функций согласно Положению о канцелярии.
Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенство ванию работы делопроизводственной службы организации (струк тура службы, новые информационные технологии и т. п.).
Осуществляет и контролирует внедрение новых стандар тов, норм, правил в отношении организации работы службы и оформления документов.
Организует и проводит мероприятия по повышению ква лификации работников канцелярии и специалистов организации в области документационного обеспечения управления.
Заведующий канцелярией определяет круг вопросов, вхо дящих в обязанности работников канцелярии исходя из задач и функций подразделения.
Заведующий канцелярией имеет право:
требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству организации, а также информацию о выполнении заданий руководства организации;
привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства организации.
3.7. Заведующий канцелярией несет ответственность за пра вильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.
275
Делопроизводство
Приложение 3
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ организации
00.00.0000 № 00 (подпись) И.О.Фамилия
_ 00.00.0000
Гсекретаря-референта I
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Секретарь-референт относится к категории специалис тов организации, принимается и увольняется приказом гене рального директора.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно ге неральному директору организации.
Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельно сти генерального директора1.
В своей деятельности секретарь-референт руководству ется:

действующим законодательством Российской Федерации;
Уставом организации;

· Правилами внутреннего трудового распорядка (Положением о персонале);
положениями о структурных подразделениях организации и службе ДОУ;
приказами (указаниями) руководства организации;
нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь должен знать:
структуру организации, направление ее деятельности, рас пределение обязанностей между заместителями генераль ного директора, фамилии, имена, отчества руководителей
Выделенное здесь и далее жирным шрифтом в тексте должностной инструкции является на сегодня наиболее актуальным в деятельности секретаря-референта.
276
Приложения
структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
государственные стандарты по оформлению управлен ческих документов;
правила орфографии и пунктуации;
Инструкцию по документационному обеспечению управ ления организации;
правила эксплуатации организационной и вычислитель ной техники;
деловой этикет, этику делового общения;
правила ведения телефонных переговоров;
правила техники безопасности и противопожарной защи ты;
- приемы оказания первой медицинской помощи. 1.6. Секретарь должен уметь:
составлять деловые письма (в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;
переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;
работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, LOTUS;
пользоваться базой данных;
пользоваться возможностями Интернета;
принимать и передавать документы по факсимильной свя зи и электронной почте, выполнять копировальные рабо ты;
редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
вести деловые переговоры;

на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять . работу по документационному обеспечению кадровой де ятельности организации (оформление приказов по лично му составу, оформление трудовых договоров и другой кад ровой документации);
работать с документацией конфиденциального характера.
277
Делопроизводство
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основной задачей секретаря-референта является докумен-тационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:
Ежедневно в установленные сроки получает и просмат ривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.
Готовит проекты резолюций на поступившие докумен ты,
По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и помогает его выполнению.
Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения до кументов и устных поручений генерального директора руко водителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.
Готовит по поручению генерального директора проек ты документов, согласовывает их с руководителями структур ных подразделений.
Осуществляет контроль оформления (полнота визиро вания, наличие и комплектность приложений) исходящих до кументов, переданных структурными подразделениями на под пись генеральному директору.
Готовит по поручению генерального директора про екты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполня ет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.
Еженедельно готовит для генерального директора ин формационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.
Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним и информирует генерального директора.

Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.
Участвует в работах по совершенствованию докумен-
278
Приложения
тооборота в организации, унификации документации и совершенствованию работы службы ДОУ.
По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.
Организует выполнение указаний и поручений гене рального директора по бронированию номеров в гостиницах, за казам авиа- и железнодорожных билетов, размещению коман дированных.
Организует работу приемной, регулирует поток посе тителей, самостоятельно решает вопросы о возможности при ема.
Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в ар хив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
Оказывает методическую помощь в работе секрета рей (или работникам, выполняющим функции секретаря) струк турных подразделений.
3. ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:
Сохранять конфиденциальность информации.
Выполнять распоряжения руководства.
Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов.
Соблюдать правила делового общения, нормы служеб ного этикета, служебную субординацию.
Обеспечивать сохранность документов.
Вести табель явки сотрудников на работу и передавать его в бухгалтерию.
4. ПРАВА
Секретарь-референт генерального директора имеет право:
Запрашивать от структурных подразделений необхо димые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.
Рассматривать документы и направлять их на испол-
279
Делопроизводство
нение руководителям и специалистам предприятия (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).
Требовать от исполнителей доработки документов, под готовленных с нарушением установленных правил их состав ления и оформления.
Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности орга низации, совершенствованию форм и методов управленческо го труда на основе применения электронной техники.
Требовать от руководства создания нормальных усло вий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов, образующихся в деятельности организации.
Работать с документами, имеющими закрытый харак тер.
Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапла нированными посещениями граждан, телефонными звонками.
Вносить руководству предложения о наказаниях и по ощрениях работников секретариата.
4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчи ненных сотрудников.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
Качество документов, представляемых на подпись ге неральному директору.
Небрежное, халатное отношение к своим должност ным обязанностям.
Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих закрытый характер.
Нарушение правил трудового распорядка, Инструкции по документационному обеспечению управления организации.
Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
280
Приложения
6. ВЗАИМОСВЯЗИ
Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:
Со структурными подразделениями по вопросам полу чения необходимой информации и совместной подготовки до кументов.
С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.
С вышестоящими организациями, со сторонними орга низациями, органами власти и управления по вопросам полу чения и предоставления документов, организации встреч и кон тактов генерального директора.
7. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
Высшее профессиональное образование (документове- дение, экономическое или юридическое образование).
Использование современной организационной техни ки и средств связи.
Знание иностранного языка (английского, немецкого).
Стаж работы не менее одного года в должности секре таря.
Директор по персоналу (подпись) И.О.Фамилия
Юрисконсульт организации (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
2» I


Приложенные файлы

  • doc 9579967
    Размер файла: 2 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий