Внутренний аудит


Чтобы посмотреть презентацию с картинками, оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов презентации:

Обзор ДСТУ ISO 19011:2003.Принципы проведения аудита. Проведение аудита. Стандарт ISO 19011 был разработан с целью замены всех стандартов по аудиту систем ISO 9000 и ISO 14000 и издан в качестве международного стандарта 1 октября 2002 г.      ISO 9000:2000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.ISO 14050:2002 Управление окружающей средой. Словарь. Международные стандарты, действующие после 1 октября 2002 г. ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды. Международные стандарты, действовавшие до 1 октября 2002 г.  ISO 10011-1:1990 Руководящие указания по проверке систем качества. Проверка.ISO 10011-2 :1990 Квалификац. критерии для экспертов-аудиторов по проверке систем качества.ISO 10011 -3 :1990 Руководство программой проверок. ISO 14010:1997 Руководящие указания по осуществлению экологического аудита Общие принципы.ISO 14011:1997 Процедуры аудита. Аудит систем управления окружающей средой.ISO 14012:1997 Квалификационные требования к аудиторам по экологии. ISO 8402: 1986 Качество. Словарь СМК по ISO-9001СУОС по ISO-14001 Внутренние аудитыВнешние аудитыКомплексные аудитыСовместные аудитыПервой, второй, третьей стороной ISO-19011 Назначение Принципы аудитаУправление программами аудитовРекомендации по проведению аудитовТребования к компетентности аудиторов Виды аудитов Область действия Все организации Область применения Область применения ISO-19011 ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды1 Область применения2 Нормативные ссылки3 Термины и определения4 Принципы проведения аудита5 Управление программой аудита6 Деятельность по аудиту7 Компетентность и оценивание аудиторов Терминология Все термины и определения стандарта ISO 19011 идентичны п.3.9 ISO 9000:2005 . «план аудита» (описание действий и мероприятий по аудиту )«область действия аудита» (объем и границы аудита)ПРИМЕЧАНИЕ Область действия аудита включает обычно описание физического месторасположения, структурных подразделений, видов деятельности и процессов, а также охватываемого периода времени Документируются ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчету о результатах. Аудит – этосистематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита ISO 9000:2000 Установлена периодичность. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу. Процесс аудита необходимо описать, наблюдать, измерять, анализировать, разрабатывать и принимать меры постоянного его улучшения. Свидетельства аудита отвечают требованиям, которые установлены в критериях аудита? Аудит – этосистематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита ISO 9000:2000 Записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита, которая может быть перепроверена. Совокупность политики, процедур или требований Политика ПроцедурыВнешние стандартыВнутренние стандартыЗаконы и нормы Контрактные требования Требования системы менеджментаТребования потребителей Требования общества и т. д. Критерии аудита – совокупность политики, процедур (3.4.5 ISO 9000-2005) или требований (3.1.2 ISO 9000-2005), которые применяются в виде ссылок. ПРИМЕЧАНИЕ Критерии аудита применяются в виде ссылок, с которыми сопоставляется свидетельство аудита Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Свидетельство аудита - записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита, которая может быть перепроверена. Заключения по результатам аудита - выходные данные аудита (3.9.1 ISO 9000-2000), предоставленные группой по аудиту (3.9.10) после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита (3.9.5) п. 3.9.6. Наблюдения аудита - результат оценки свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита. Соответствия критериям аудита Несоответствия критериям аудита Потенциальные возможности для улучшения Заказчиком аудита может быть проверяемая организация (3.7.) или любая другая организация, которая имеет нормативную или контрактную основу для заказа аудита Проверяемая организация – организация, подвергающаяся аудиту Заказчик аудита – организация или лицо, заказавшее аудит Компетентность – выраженные личные качества и выраженная способность применять свои знания и умение. Лицо, обладающее специальными знаниями или опытом в группе по аудиту. Специальные знания или опыт относятся к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, либо к языку или культуре. Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту. Один из аудиторов назначается руководителем группыВ группу по аудиту могут входить стажеры Аудитор – лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность для проведения аудита.Группа по аудиту – один или несколько аудиторов, проводящих аудит при поддержке - в случае необходимости - технических экспертов Процесс Аудита К процессу «аудита» как и к другим процессам согласно п.4.1. ISO 9001:2005 организация должна:Определить критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности функционирования этих процессов и управления имиОбеспечить наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержания функционирования и мониторинга этих процессовОсуществлять мониторинг, измерения и анализ этих процессов;Осуществлять мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов п.8.2.2 Внутренний аудит (ISO 9001-2001) Проводить внутренние аудиты с запланированной периодичностью, чтобы определить:соответствует ли СМК запланированным мероприятиям, требованиям стандарта и требованиям, установленным организацией;что СМК эффективно внедрена и поддерживается.Планировать программу аудитов с учетом:статуса и важности процессов и участков;результатами предыдущих аудитов.Определить критерии аудита, объем, периодичность и методику. Выберите аудиторов, чтобы обеспечить объективность и беспристрастность. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.Документированная процедура должна охватывать:ответственность и требования по планированию и проведению аудита;по отчетности и документальному оформлению. Корректирующие действия без необоснованной задержки;Последующие действия должны включать проверку внедрения предпринятых действий и составление отчета о результатах проверки Процессы СМК «Внутренний аудит» «Анализ со стороны руководства» «Корректирующие и предупреждающие действия» Результатыпред. аудитов Протокол Корректировки, рекомендации по улучшению Бюджет, аудиторыОргтехника, помещения и т.д. «Анализ со стороны руководства» Отчет по аудиту Несоответствия, наблюдения «Корректирующие и предупреждающие действия» Процессы СМК Результаты внутренних аудитов ISO 9001:2000РК, ISO 19011:2002 Пример модели процесса «Внутренний аудит» п. 6.2.2 ISO 19011 Цели аудитаОпределение степени соответствия критериям аудитаОценка соответствия законодательным, нормативным и контрактным требованиямОценка результативности по выполнению поставленных целейИдентификация областей потенциального улучшения ВыгодыДает уверенность руководствуДает уверенность потребителюПозволяет выявить проблемы функционированияОбеспечивает возможность улучшенияДает информацию для корректирующих и предупреждающих действий Внутренние аудиты, иногда называемые аудитами первой стороной, проводятся обычно самой организацией или от ее имени для анализа со стороны высшего руководства или других внутренних целей и могут служить основанием для декларации организации о соответствии. Во многих случаях, в частности в малых организациях независимость может быть продемонстрирована непричастностью к ответственности за аудитируемую деятельность. Внешние аудиты включают аудиты, обычно называемые «аудиты второй стороной» или «аудиты третьей стороной». Аудиты второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными в деятельноcти организации, например, потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми аудитирующими организациями, например, такими, которые осуществляют сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям ИСО 9001 и ИСО 14001 Виды аудитов сертификации:Сертификационный (первичный) аудитНадзорный аудитРесертификационный аудит Этапы проведения сертификационного аудита (настольный аудит, аудит адекватности) Изучение Руководства по качеству на предмет соответствия требованиям сертификационного стандарта ISO 9001:2000 Проводится без 1-й этап - аудит документации (аудит соответствия) Проводится непосредственно на предприятии 2-й этап - аудит внедрения выезда на предприятие Получение информации, необходимой для планирования аудита внедрения Определение наличия всех требуемых стандартом ISO 9001:2000 (OHSAS18000:1999) элементов СМК Сбор на предприятии фактов или другой информации, связанной с критериями аудита, которая может быть перепроверена Оценка соответствия собранных свидетельств аудита критериям аудита Составление отчета по результатам аудита Первичный анализ документации(Аудит адекватности, настольный) РК Критерии аудита ? = Используйте контрольный лист Польза первичного анализа документацииПонимание системы;Содействие планированию;Идентификация необходимости в специалистах-экспертах;Определение проблем;Оценка готовности. ? = Практика работ Аудит соответствия (или внедрения) Аудит по вертикали и аудит по горизонтали В зависимости от целей аудита область аудита может охватывать не всю систему, а отдельные элементы системы, или выполнение отдельных требований стандартов ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды1 Область применения2 Нормативные ссылки3 Термины и определения4 Принципы проведения аудита5 Управление программой аудита6 Деятельность по аудиту7 Компетентность и оценивание аудиторов Основы проведения аудитов – общие принципы Этичное поведение – основа профессионализмаДоверие, честность, конфиденциальность и вежливость являются важным условием проведения аудитаБеспристрастность – обязательство отчитываться правдиво и точноНаблюдения аудита, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Существенные помехи, выявленные во время аудита, а также неразрешенные проблемы или разногласия между группой аудиторов и проверяемой организацией отражаются в отчетахПрофессиональное прилежание- проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудитаАудиторы проявляют профессиональное прилежание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, возложенным на них заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Наличие необходимой компетентности является важным фактором. Основы проведения аудитов – общие принципы Независимость- основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудитаАудиторы независимы от проверяемой деятельности и свободны от предубеждений и конфликта интересов. Аудиторы опираются на объективные суждения во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе наблюдений и заключений по результатам аудита находятся только свидетельства аудитаПодход на основе фактов – рациональный метод для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита при систематическом процессе аудитаСвидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках доступной информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и ограниченными ресурсами. Использование соответствующих выборок тесно связано с достоверностью, которая должна присутствовать в заключениях по результатам аудита. Отношения между аудитором и аудируемым является решающими для успешного аудита Информация Идеи Отношения Общение – это обмен Используйте время и местоЯзык жестовНеязыковые сообщенияУстная речь Барьеры для эффективнойсвязи ФизическиеИнтеллектуальныеПсихологические Физические факторы Побуждения:голоджаждаотдыхболь Среда:температуравентиляцияосвещениекачество печати Интеллектуальный канал Понимание:КонцепцииТерминологияЯзыкСтруктура Сообщение:СмыслОбщий видПричинаПорядокВажность Эмоциональные факторы Эмоциональный комфорт:самоуважениебезопасностьдовериестрахробость Место Правильное местоМинимальные физические помехиСтол между вами может быть преградойАудитор и аудируемые должны быть одной командой Время Оставьте аудируемым немного времени перед вашим прибытиемНикогда не приходите раньше срокаУчитывайте:Принятое расписаниеОбедПерерывыКонец работы Неязыковые сообщения ДиалектСкорость речиГромкостьМягкость КашельИнтонацияПаузыДругое Обмениваетесь ли вы рукопожатием с каждым? Что такое личное пространство? Остерегайтесь оскорбительныхжестов! Особенности культуры Создайте непринужденность для аудируемыхРазвейте страхиОбъясните цельОбъясните, зачем заметкиДержите аудируемых в курсе ваших наблюдений Создание условий для общения Умение слушать Не отвлекайтесьСлушайте, чтобы понять содержание Не спешите высказывать суждение (принимать решение)Слушайте, чтобы понять темуИспользуйте свободное времяИщите разъяснение Избегайте плохих привычек Имитация вниманияОзабоченностьЧрезмерная реакцияПрерывание говорящегоСлушание без эмоцийСлушать только то, что мы хотим слышатьИспользование времени выслушивания на то, чтобы собраться с другими мыслями Техника опроса Вопросы должны:Выдавать соответствующую информациюНе должны предполагать ответыНе должны содержать эмоции или подтекст Качество?! Техника опроса Задавайте вопросы в стиле диалогаВплетайте вопросы в общую беседуНе делайте перекрестный допросНе отвечайте вопросом на вопрос Техника опроса Открытые вопросыЗакрытые и прямые вопросыРазъясняющие вопросы Открытые вопросы - семь друзей аудитора Какой? Почему? Где? Кто? Когда? Как? Заставляют отвечать информативноОграничение - беседа может увести в сторону!Отличный способ избежать ‘воды’: Покажите мне! Закрытые и прямые вопросы Закрытые вопросы - ответ: Да / НетПрямые вопросы - ответ: несколько словПредназначены, чтобы выдать очень определенную информациюНедостатки:Не приносят много информацииЕсли слишком часто используются, могут создавать впечатление о перекрестном допросе Разъясняющие вопросы Предназначены, чтобы разъяснять, получать полную информацию и предотвращать недоразумения Позволяют охватить полную картинуНедостатки:Если используется слишком часто, могут создавать впечатление, что вы не слушалиОтнимают много времениЕсли вы полностью не подготовлены слушать, не спрашивайте Техника опроса Избегайте наводящих вопросовНе задавайте вопросы, вызывающие враждебность Успешный подход к аудиту Создайте подходящий климатСоздайте непринужденность для аудируемыхИспользуйте надлежащую технику опросаИспользуйте открытые вопросы и иногдазакрытые вопросы Задавайте разъясняющие вопросыИзбегайте наводящих вопросовНе задавайте вопросов, вызывающих враждебностьИспользуйте язык жестовИспользуйте неязыковые сообщенияБудьте дружелюбны и дипломатичны Дух товарищества + сотрудничество = успешный аудит ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды1 Область применения2 Нормативные ссылки3 Термины и определения4 Принципы проведения аудита5 Управление программой аудита6 Деятельность по аудиту7 Компетентность и оценивание аудиторов Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретных период времени и направленных на достижение конкретной целиПРИМЕЧАНИЕ: Программа аудита включает все виды деятельности, необходимые для планирования, организации и проведения аудитаУправление программой аудита включает в себя планирование, обеспечение ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы Pпланируй Dделай Cпроверяй Aкорректи-руй КомандаГруппа качестваКружки качества Цикл Шухарда – Деминга, «колесо качества» Полномочия по программе (5.1) аудита Определение программы аудита (5.2, 5.3) Внедрение программы (5.4, 5.5)составление графиков аудитовоценивание аудиторовназначение группы по аудитууправление проведением аудитовведение записей Мониторинг и анализ программы аудита (5.6)мониторинг и анализопределение необходимости в корректирующих и предупреждающих действияхопределение возможностей улучшения Действуй Улучшение программы аудита (5.6) Планируй Делай Проверяй Компетентность и оценка аудиторов (раздел 7) Деятельность в области аудита (раздел 6) ресурсы процедуры цели и объем ответственность ISO 19011:2002 п. 5.1 Организация может разработать более одной программы аудита.Высшее руководство организации должно распределить ответственность по управлению программой аудита. Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:определять, внедрять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита;определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие Программы аудита могут включать (примеры): Ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году;Аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критической продукции, которые должны проводиться в течение 6 месяцев;Сертификационные и надзорные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента окружающей среды в качестве третьей стороны в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком. Объем программы внутренних аудитов (р.5.2.2) Зависит от:Размера и деятельности предприятияОбласти распространения, цели и продолжительности каждого аудитаЧастоты проведенияКоличества, важности, сложности проверяемых процессов (8.2.2 ISO 9001-2000)Критериев аудитаПотребности в сертификации, регистрации, аккредитацииРезультатов предыдущих аудитов или анализа предыдущих программ (8.2.2 ISO 9001-2000)Культурных, языковых, социальных аспектовЗаинтересованных сторонСущественных изменений организации 5.3.1 Ответственность Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться. 5.3.1 Ответственность Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:а) устанавливать цели и объем программы аудита;b) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;c) обеспечивать выполнение программы аудита;d) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;e) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита. 5.3.2 Ресурсы a) финансовые ресурсы;b) методы аудита;c) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;e) объем программы аудита;f) время для переездов, размещение и другие потребности аудита. 5.3.3 Процедуры Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:a) планирование и составление графиков аудитов;b) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту; c) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;d) проведение аудитов;e) проведение последующих аудитов, если это требуется;f) ведение записей программы аудита;g) мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности;h) отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита.Малым организациям можно вышеперечисленные действия охватить одной процедурой. Записи должны храниться и защищаться! Записи программы аудита (р.5.5) Записи, относящиеся к отдельным аудитам:планы аудита;отчеты по аудиту;отчеты о несоответствиях;отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;отчеты по последующим аудитам (при необходимости)Результаты анализа программы аудитаЗаписи об аудиторах:оценивание компетентности аудитора и его работы;формирование группы по аудиту;поддержание и повышение компетентности Утверждаю Председатель Правления ОАО «Х» ____________И.И. Иванов __________________2005План-графикпроведения внутренних аудитов СМКпо предприятию на 200___год 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 XII XI X IX VIII VII VI V IV III II I Руководи-тельГруппы аудиторов Примечание Дата аудита Наимено-вание подразде-ления или процесса Уполномоченный по качеству от руководства________________ Мониторинг и анализ программы аудита (р.5.6) Мониторинг и анализ проводится с целью:Оценки достижения целейОпределение возможностей улучшенияРезультаты анализирует высшее руководствоКорректирующие, предупреждающие действия, улучшение программы Мониторинг и анализ программы аудита (р.5.6) Анализ программы аудита должен учитывать, например:результаты и тенденции по результатам мониторингасоответствие процедурамрастущие потребности и ожидания заинтересованных сторонзаписи программы аудитаальтернативные или новые методики в области аудитасогласованность действий групп по аудиту Максимальный результат Программа внутренних аудитов Минимум затрат ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды1 Область применения2 Нормативные ссылки3 Термины и определения4 Принципы проведения аудита5 Управление программой аудита6 Деятельность по аудиту7 Компетентность и оценивание аудиторов Подготовка, утверждение и рассылка отчета по результатам аудита (6.6)подготовка отчета по результатам аудитаутверждение и рассылка отчета по результатам аудита Завершение аудита (6.7) Проведение последующих действий (6.8) (продолжение) проведение предварительного совещания обмен информацией во время аудита роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей сбор и проверка информации получение наблюдений аудита подготовка заключений по результатам аудита проведение заключительного совещания Аудит «на месте» (6.5) Деятельность по аудиту (р.6) Виды совещаний:ВводноеСовещания по взаимодействию группыЗаключительное Управляйте временем! Вводное и заключительное совещания:Быть подготовленными (повестка дня) и начинать вовремяУчастие всей группыОтветственные за проверяемые функции или процессы и руководство организацииРуководитель группы председательствует Ведение протокола и регистрация присутствующих Повестка дня вводного совещания: Представление группы Цели, объем и критерии Подтверждение графика Методы аудитаКаналы связиКонфиденциальностьДоступность ресурсовБезопасность группы СопровождающиеМетоды отчетов, Классификация несоответствий Условия прекращения аудитаСистема апелляцийВопросы Встречи группы аудиторов:Обеспечение плавного и эффективного проведения аудитаИзменение области аудитаСопоставление результатовАнализ несоответствий Сопровождающие не должны препятствовать или оказывать влияние на проведение аудита ! Роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей Установление контактов и отслеживание графиков интервьюОрганизация посещений конкретных участковОбеспечение ознакомления группы аудита с правилами техники безопасности и охраны труда и выполнение этих правилСвидетельствование от имени проверяемой организацииРазъяснения или содействие при сборе информации Последнее совещание группы:Подготовка к заключительному совещаниюПроанализировать результаты аудита Обсудить рекомендацииПодготовка заключительных отчетов Ведение протокола и регистрация присутствующих Они должны быть поняты и признаны проверяемыми Повестка заключительного совещания: Поблагодарите аудируемых и повторно представьте группуРезюмируйте причину, объем и критерии Анализ плана и методов аудитаСообщите наблюдения как положительные, так и отрицательныеПрепятствия ИтогиВопросы и ответыКорректирующие действия и срокиПоследующие действия Последующие действияВ согласованное времяАнализ документальных доказательствПовторный аудит участкаТолько анализ корректирующих действийНе начинайте все сначала! Документальные доказательства при последующих действиях ЗаписиУдостоверения об обученииИсправленные процедурыФотографииВидео Сбор и проверка информации (р.6.5.4) Информация собирается на основе выборки и проверяетсяСвидетельства аудита протоколируютсяТолько информация поддающаяся проверке может быть свидетельством аудита Методы сбора информации: ИнтервьюНаблюдение деятельностиАнализ документов Источники информации могут включать: интервью;наблюдение видов деятельности, производственной среды и условий работы;документы: политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты или заказы;записи: технический контроль, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по отслеживанию программ и результаты измерений; Источники информации могут включать итоговые данные, результаты анализов и показатели эффективности;записи из других источников, например обратная связь от потребителей, соответствующая информация от внешних организаций и записи по оценке поставщиков;компьютеризированные базы данных и веб-сайты. Проведение интервью Интервью должно проводиться с лицами, которые осуществляют деятельность или выполняют задачи в пределах области аудита в соответствующих функциональных подразделениях и на соответствующих уровняхИнтервью должно проводиться в течение обычного рабочего времени и, где это возможно, на обычном рабочем месте человека, с которым проводится интервьюДолжна быть приняты все меры для того, чтобы опрашиваемое лицо находилось в естественной, непринужденной обстановке до и во время интервью Проведение интервью Необходимо объяснить как причину опроса, так и необходимость ведения записейОпрос следует начинать с просьбы рассказать о своей работеНеобходимо избегать наводящих вопросовРезультаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемымНеобходимо поблагодарить опрашиваемого за участие и сотрудничество Идентификация?Статус относительно измерения и мониторинга?Место и условия хранения? Наблюдения Для чего это используется?Нужна ли калибровка?Было ли это калибровано?Имеется ли запись?Каковы показания?Находятся ли показания в приемлемом диапазоне? Анализ документов Руководство по качествуПроцедуры, стандарты предприятияРабочие инструкцииЗаписи Подготовка к аудиту процесса Определить цель Определить ‘владельца’Определить входные данныеОпределить намеченные выходные данныеУстановить порядок видов деятельностиОпределить используемые ресурсыОпределить средства управленияОпределить, как выполняется мониторингОтветственность и полномочия Всегда ведите записи Объясните аудируемым, для чего вы делаете записиЗаписи должны быть:ВсестороннимиАккуратнымиТочнымиЧеткими Распределение времени Времени всегда не хватаетНеобходимо все хорошо спланироватьНе отвлекайтесь от маршрута аудитаСильно не углубляйтесьНе останавливайтесь на мелочахОпределите размер выборки и придерживайтесь этого Получение наблюдений аудита (р.6.5.5) Наблюдения могут:указать на соответствие или несоответствие критериям аудита;идентифицировать возможности для улучшенияНесоответствия и их свидетельства должны протоколироватьсяНесоответствия могут быть классифицированыНесоответствия должны анализироваться с аудируемыми на точность и понятностьНеобходимо устранять разногласия!Неразрешенные вопросы протоколируются! Несоответствие:“Невыполнение требований”ISO 9000:2005 Отчет о несоответствииОформляйте отчет согласно процедуре организации, по поручению которой проводился аудит;Нет установленных правил; Как правило, специальная форма. Протокол о несоответствии №______от______200_ Дата Подпись Фамилия аудитора Заключение аудитора по результатам проверки выполнения корректирующих действий Подпись проверяемого Фактическая дата внедрения Планируемая дата внедрения Описание корректирующего действия (предлагается проверяемым) Описание несоответствия Фамилия, подпись аудитораФамилия проверяемого Пункт стандарта ISO 9001:2000 (ISO 14001:2004 ) или наименование документа СМК (СЭМ) Дата Наименование подразделения ОАО «Х» Отчет о несоответствииЯсный и точныйКраткий и четкий ВсестороннийОписывает проблемуОбъясняет требованиеУказывает доказательства НЕСООТВЕТСТВИЯ МОГУТ БЫТЬ КЛАССИФИЦИРОВАНЫ (р.6.5.5)Пример классификации несоответствий:Базируется на воздействии на системуНе рассматривается степень воздействия на качество продуктаНе рассматриваются потенциальные финансовые стороны Существенное несоответствиеНевыполнение пунктов стандарта или элемента других критериев аудитаСистематическое несоответствие требованию Несущественное несоответствиеОтдельная ошибка, несистематический сбойНесущественное несоответствие может оказать очень сильное воздействиена качество продукта или финансовую эффективность! ПредостережениеБудьте осторожны, не делайте сразу окончательных выводов!Не судите по внешним признакам!Убедитесь, что Вы имеете полное доказательство!Убедитесь, что ваше доказательство - объективно!Когда сомневаетесь, исследуйте!Определите пути для дальнейшего исследования. Пример замечанияПроизводство - Отдел красок Манометр * 017 - нет ярлыка калибровки.Проверьте в ОТК:Для чего он? Влияет ли на качество?Требуется ли калибровка?Был ли калиброван? Проверьте записи. Почему нет ярлыка? Проверьте процедуру. Не исправляйте только проявления несоответствий!Устраняйте причину! Корректирующее действие“Действие по устранению причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации”ISO 9000:2005 Аудитор Аудируемый Анализирует эффективность Предлагает корректирующие действия Согласование Признает и исследует Выявляет, записываети сообщает Согласование Готовит отчеты о несоответствиях Внедряет, проверяет и отмечает Дайте на них больше времени, если возможно! Что, если корректирующие действия задерживаются? Усильте воздействие! Если они все еще не выполнены? Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту Подготовка отчета по аудиту (р.6.6.1) Отчет должен содержать или делать ссылку на:a) цели аудита;b) область аудита - указание организационных и функциональных единиц, где проходил аудит, с указанием сроков;c) указание заказчика аудита;d) указание руководителя группы по аудиту и членов группы по аудиту;e) даты и участки проведения аудита "на месте";f) критерии аудита;g) наблюдения по аудиту;h) заключения по результатам аудита. Подготовка отчета по аудиту (р.6.6.1) Отчет может также включать или делать ссылку на:i) план аудита;j) список представителей проверяемой организации;k) краткое описание процесса аудита, включая случайности или препятствия аудиту, которые могут снизить доверие к заключению по результатам аудита;l) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с планом аудита;m) элементы, не охваченные аудитом, но входящие в область аудита; Подготовка отчета по аудиту (р.6.6.1) Отчет может также включать или делать ссылку на:n) неразрешенные разногласия во мнениях между группой по аудиту и проверяемой организацией;о) рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита;р) согласованные планы последующих аудитов, если таковые необходимы;q) заявление о конфиденциальном характере содержания;r) список рассылки отчета по аудиту. Отчет должен быть датирован, проанализирован, утвержден в соответствии с процедурами программы аудита Рассылка и утверждение отчета (р.6.6.2) Рассылается получателям, указанным заказчиком аудитаОтчет является собственностью заказчикаКонфиденциальность! Адресаты устных отчетов:Непосредственно аудируемыеРуководители подразделенийАдресаты письменных отчетов:Непосредственно аудируемыеРуководители подразделенийДругие внутренние аудиторыРуководитель программ аудитовПредставитель руководстваВысшее руководство Характеристики качества отчета Содержание:ИнформативноеОснованное на фактахПолноеТочное и аккуратноеФорма:КраткостьЧеткостьСтруктураЯсностьСтиль:Используйте простые словаТочная формулировкаИспользуйте косвенную речьИзбегайте сокращенийИзбегайте акронимов Составляйте отчет без задержкиНе откладывайте письменный отчет на потомВремени никогда не хватаетГотовьте отчеты о несоответствиях своевременноСвоевременный отчет приносит пользу ОТЧЕТ О ВНУТРЕННЕМ АУДИТЕ №_______Наименование подразделения:Дата проведения аудита:Руководитель группы аудиторов:Аудиторы:Общее количество протоколов о несоответствиях: Примечание Фактическая дата выполнения Планируемая дата выполнения корректирующего действия Пункт стандарта ISO 9001:2000 (ISO 14001:2004 ) № протокола о несоответствии Заключение об эффективности функционирования СМК в подразделении_____________________________________________________________________________________________________________________________Руководитель группы аудиторов ____________________________________________________________________________________ Фамилия Подпись ДатаУполномоченный по качеству________________________________________________________Фамилия Подпись ДатаПриложения: Наблюдения: (количество) _________ Протоколы о несоответствиях: (количество) _________ ОТЧЕТ О ВНУТРЕННЕМ АУДИТЕ №_______Наименование подразделения:Дата проведения аудита:Руководитель группы аудиторов:Аудиторы:Общее количество протоколов о несоответствиях: Примечание Фактическая дата выполнения Планируемая дата выполнения корректирующего действия Пункт стандарта ISO 9001:2000 (ISO 14001:2004 ) № протокола о несоответствии Заключение об эффективности функционирования СМК в подразделении_____________________________________________________________________________________________________________________________Руководитель группы аудиторов ____________________________________________________________________________________ Фамилия Подпись ДатаУполномоченный по качеству________________________________________________________Фамилия Подпись ДатаПриложения: Наблюдения: (количество) _________ Протоколы о несоответствиях: (количество) _________ ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды1 Область применения2 Нормативные ссылки3 Термины и определения4 Принципы проведения аудита5 Управление программой аудита6 Деятельность по аудиту7 Компетентность и оценивание аудиторов Личные качества Этичный:Справедливый,Правдивый,Искренний,Честный,Вежливый Личные качества Открытый:Способный рассматривать альтернативные идеи или различные точки зрения Личные качества Дипломатичный:Тактичный в отношениях с людьми Личные качества Наблюдательный:Активно изучающий окружающую обстановку и деятельность Личные качества Восприимчивый:Способный предчувствовать и правильно понимать ситуации Личные качества Гибкий:Легко адаптирующийся в различных ситуациях Личные качества Упорный:Умеющий сосредоточиться на достижении целей Личные качества Решительный:Вовремя принимающий решения, основанные на логических рассуждениях и анализе Уверенный:Действующий независимо и в то же время эффективно сотрудничающий с другими Роль аудитора состоит в том, чтобы получить для заказчика аудита основанную на фактах информацию о том, до какой степени требования критериев аудита были выполнены.Все заключения должны быть твердо основаны на объективных доказательствах (свидетельствах, фактах). Ведущий аудитор несет ответственность за аудит в целом. Внутренние аудиторыОграничены полномочия в зависимости от поддержки руководстваНедостаточны обязательства и поддержка руководства могут привести к потере эффективности внутреннего аудита Знает людей, помогает общатьсяГид для внешнего аудитора Внешние аудиторыДостаточно высокий уровень полномочийРекомендация очень важна для аудируемого, убедитесь, что она хорошо обоснованаВнешняя точка зрения помогает идентифицировать проблемыПомогает внутреннему аудитуПередает знания Положительные характеристики ВежливостьДружелюбиеПолезностьКонструктивностьИнформативностьПроницательностьРассудительность УпорствоВосприимчивостьДипломатичностьЧестностьЗрелостьСкромностьТактичность Отрицательные характеристики Склонность критиковатьСклонность поспоритьСамоуверенностьПоспешные заключенияАгрессивностьНевнимательностьНепоследовательностьНежелание идти навстречу НегибкостьЛеньСклонность заблуждатьсяЧрезмерная реакцияНепрактичностьВсезнайкаНерешительность Знания и навыки (р.7.3) Общие для аудиторов систем менеджмента качества и окружающей среды:принципы, процедуры и методы аудитасистема менеджмента и ссылочные документыпринципы функционирования проверяемой организацииприменяемые законы, нормы и отраслевые требования Руководитель группы аудита (ведущий аудитор) должен уметь: планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;представлять группу по аудиту; организовывать членов группы по аудиту и управлять ими;обеспечивать руководящими указаниями и рекомендациями аудиторов-стажеров;направлять работу группы по аудиту для достижения заключений по результатам аудита;предупреждать и разрешать конфликты;готовить и составлять отчет по аудиту. Специальные знания и навыки аудиторов СМК а) Методы и подходы менеджмента качества: терминологию качества;принципы менеджмента качества и их применение;инструменты менеджмента качества и их применение (например, статистический контроль процессов, анализ характера и последствий отказов и т. д.).b) Процессы и продукцию, включая услуги: терминологию определенной отрасли;технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;процессы и практическую деятельность определенной отрасли. Образование, практический опыт, обучение аудиту и опыт проведения аудитов Аудиторы должны иметь:Завершенное образованиеПрактический опыт, и Пройти обучение аудитуОпыт проведения аудитов под наблюдением и руководством компетентного руководителя группы аудитаРуководители групп дополнительно должен иметь:Опыт, приобретенный в процессе стажировки в роли руководителя группы по аудиту под наблюдением и руководством компетентного руководителя группы аудита Постоянная оценка деятельности (7.6) Развитие компетентности Поддержание и повышение уровня компе тентности (7.5) Подбор группы по аудиту (6.2.4) Аудит (раздел 6) Начальная оценка (7.6) Аудитор несоответствие критериям соответствие критериям соответствие критериям несоответствие критериям Группа не сформирована Процесс оценивания аудиторов (р. 7.6 ISO 19011)

Приложенные файлы

  • ppt 9769304
    Размер файла: 869 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий