АУДИТ-


Чтобы посмотреть презентацию с картинками, оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов презентации:

Аудит систем качества. Методология проведения внутренних проверок и система отчетности I. Системы менеджмента качества. Аудит План занятий: Введение 1.История систем менеджмента2.Ключевые требования стандартов серии ИСО 90002.1 Стратегические цели предприятия3. Совершенствование СМК на основе аудита Введение Сертификация систем менеджмента качества – это высокоэффективный рыночный инструмент, так как сертификат, выданный авторитетной организацией, признаётся как осязаемое свидетельство качества, которого вправе ожидать потребитель (заказчик). Потребитель рассматривает сертификат как свидетельство того, что у изготовителя существует система, гарантирующая стабильный выпуск качественной продукции. Сертификация системы качества – обязательное требование участия в большинстве тендеров. Наличие сертификата системы качества – обязательное требование страхового агентства в случае риска наступления ответственности за качество выпускаемого продукта у фирмы-изготовителя. Сертификат на систему качества – один из важнейших показателей конкурентоспособности предприятия. 1. История систем менеджмента к 1939г. – 1972г. – 1979г. – 70-е г. – 170 британских фирм добились права маркировать свою продукцию, прошедшую испытания, специальным знаком, подтверждающим её соответствие национальным стандартам.Британская организация стандартизации (BSI) развернула программу по соответствию требованиям эксплуатационной безопасности. Формировалась новая британская концепция оценки качестваКомплекс национальных стандартов BS 5750, которые послужили основой для разработки международных стандартов ИСО серии 9000.Развитие методов менеджмента качества, исходя из опыта стран, например: американский метод «прополки поставщиков». Большой вклад оказали исследования и практика японских специалистов по качеству. 2.Ключевые требования стандартов серии ИСО 9000 В качестве ключевых целей ИСО 9000 устанавливает: достижение, поддержание и стремление к постоянному улучшению качества своей деятельности с целью полного удовлетворения всех требований потребителя; обеспечение уверенности поставщика в том, что требования к качеству выполняются и поддерживаются и что происходит постоянное улучшение качества; обеспечение уверенности потребителей в том, что требования к качеству поставляемой продукции достигнуты; обеспечение уверенности в том, что выполняются требования к системе качества. 2.1 Стратегические цели предприятия При формировании политики в области качества и планировании учитывается ряд факторов: Специфические цели предприятия обеспечение эффективности процессов;ресурсосбережение;сведение до минимума сроков оборачиваемости средств;страхование ответственности за продукцию;укрепление взаимосвязей, охватывающих все подразделения;«прозрачность» деятельности предприятия;повышение мотивации сотрудников;снижение непроизводительных затрат. Ожидания потребителей качество (продукции, аппаратных средств, программного обеспечения, услуг);надёжность (соблюдение обещаний);техническое обслуживание;влияние на здоровье, экологию, самочувствие;учёт «духа времени» (мода, дизайн);беспроблемная утилизация. Интересы потребителей привлекательность рабочего места;степень материального вознаграждения;гарантия безопасности и сохранения здоровья;удобное рабочее время; признание;возможность роста. Интересы предприятия минимальные затраты на процесс;повышение оборота и прибыли;расширение своей части рынка;имидж фирмы;сокращение сроков оборачиваемости средств;признание на рынке;качество поставщиков;удовлетворённость и здоровье сотрудников;поддержание приверженности торговой марке Требования общества законы;нормы и правила;современный уровень техники. 3. Совершенствование СМК на основе аудита Условие успешного функционирования СМК – осуществление внутреннего аудита, проводимого с момента внедрения СМК. Эффективно налаженный и проводимый внутренний аудит – инструмент обеспечения функционирования и совершенствования СМК, а также решения многих производственных проблем.Организация проведения внутренних аудитов позволяет собрать аудиторам богатую информацию о положении дел на предприятии. II. Виды аудитов План занятий: 1. Понятие аудита. Основные термины при проведении аудитов2. Аудит систем менеджмента3. Аудит процесса4. Аудит продукции5. Аудит потребителей 1. Понятие аудита. Основные термины при проведении аудитов Аудит – от лат. «audire» - слышать.Аудит (проверка) – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки). Свидетельство аудита (проверки) – это записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита (проверки), которая может быть перепроверена. Критерии аудита (проверки) – это совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок. Аудит Внутренний Внешний Комплексный Совместный(2 или несколько организаций) Второй стороной Третьей стороной СМК Экологический менеджмент Виды аудитов Диаграмма соотношения видов аудита Аудит продукции Аудит процесса Аудит системы Цели аудита в зависимости от его масштаба Зачем нужен аудит системы? Зачем нужен аудит процесса? Зачем нужен аудит продукции? чтобы проверить целесообразность и эффективность всех мероприятий по менеджменту качества внутри всей системы;чтобы проверить соответствие / целесообразность документации;чтобы доказать выполнение требований, положенных в основу СМК и/или содержащихся в нормативных документах. чтобы выявить способность процесса к качеству и/или прямые или косвенные параметры процесса, определяющие его; чтобы обеспечить необходимое качество процесса изготовления;чтобы наметить мероприятия по улучшению качества процесса;чтобы систематически осуществлять контроль за процессом во время производства. для определения фактического уровня качества;для обеспечения установленного стандартам качества;для выявления потенциала улучшения качества продукции;для определения целесообразной частоты проверок и испытаний. 2. Аудит системы Руководством для проведения аудита системы менеджмента качества является стандарт ГОСТ Р ИСО 19011. Для аудита системы необходимо установить цель и масштаб. Цели аудита системы: -Проверка функционирования СМК. -Условия привлечения нового поставщика до принятия решения о заключении контракта с ним. -Пересмотр (ревизии) системы качества. Аудит системы проводится: при ухудшении качества продукции;при изменениях в управлении организацией. 3. Аудит процесса Аудит процесса – это исследование эффективности мероприятий менеджмента качества с целью выявления возможностей их улучшения. Способность процесса обеспечить качество оценивается с точки зрения соблюдения и целесообразности установления параметров процесса. Отклонения от заданного параметра процесса могут рассматриваться в качестве основы для улучшений. Преимущества аудита процессов:менее обширны, чем аудиты системы;направлены на один или несколько конкретных процессов производства товаров или оказания услуг;требуют меньшего объема планирования, чем аудит системы;полезны в совершенствовании рассматриваемого процесса;менее формальны, чем аудиты системы качества;возможность выполнения от одного часа до двух дней (это зависит от масштаба аудита, от рассматриваемых различных процессов, производственных линий, требований стандартов и т.д.);возможность привлечения небольшого количества аудиторов, чем при выполнении аудитов системы; аудит процессов удостоверяет соответствие стандартам, методам, процедурам или другим требованиям. 4. Аудит продукции Аудит продукции – это экспертиза качества продукции.Аудит продукции ориентирован на потребителя (производится с его точки зрения)Может проводиться как одним аудитором, так и группой аудиторов. Аудит продукции выполняется:изнутри (например, на погрузочной площадке, когда товар испытывается и проверяется перед отгрузкой, или на выходе производственной линии, внутри предприятия, когда рассматриваются результаты технологического процесса, каждый как входной материал для следующего процесса (или внутри потребителя));снаружи (при этом приведенные выше примеры аудита могут проводиться либо у поставщика, либо у заказчика, либо с участием конечного потребителя) 5. Аудит потребителей Аудит потребителей не рассматривается как проверка обеспечения качества. Примеры аудита потребителей:сбор отзывов о товаре путем непосредственного хождения по адресам потребителей;опросы потребителя методом рассылки специальных анкет по почте;опросы по телефону;местные обследования в общественных местах;результаты обследований, опубликованные в СМИ. III. Внутренний аудит План занятий:1.Основные определения по аудиту. 2. Принципы внутреннего аудита.4. Внутренние аудиторы СМК и экологии5. Требования к аудиторам.6. Проведение внутреннего аудита.6.1 Планирование аудита6.2 Подготовка к аудиторской проверке6.3 Процедура проведения внутреннего аудита6.4 Завершение аудита и отчётные документы 1. Основные определения по аудиту. ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента – основополагающий стандарт, предназначенный для организаций, которым необходимо проводить внутренние и/или внешние аудиты СМК и/или системы экологического менеджмента или управлять программами аудита Объем (область) аудита – глубина (содержание) и границы аудита. Объем аудита включает в себя: объект аудита, организационные единицы, подвергаемые аудиту, физическое местонахождение организации единицы и время проведения аудиторской проверки. Объект аудита (объект рассмотрения при внутренней проверке) – вид деятельности, процесс или система менеджмента, подлежащие проверке. Конкретными объектами аудиторской проверки могут быть: процесс системы менеджмента качества;элемент системы экологического менеджмента;достижение целей в области качества, экологическая программа;деятельность любого из подразделений организации, отдельный документ систем менеджмента;отдельный пункт стандарта ИСО, принятый в качестве обязательного требования и др. Организационные единицы – подразделение, подразделения (если речь идёт о процессе, в котором участвуют несколько подразделений) или деятельность должностного лица, подвергаемые проверке. Физическое местонахождение организационных единиц – места, где находятся аудитируемое подразделение (ряд подразделений) и те основные или вспомогательные участки, в которых осуществляется проверяемая деятельность. Критерии аудита – совокупность политик, процедур или требований. Критериями являются документ или отдельный его раздел (пункт). Отвечает на вопрос: на соответствие чему (каким документированным требованиям) должна вестись проверка? Свидетельства аудита – записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены. Наблюдения аудита – результаты оценки собранных свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита. Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения. Выводы (наблюдения) аудита – результат оценки собранных свидетельств аудита на соответствие критериям аудита Заключение по результатам аудита – выходные данные аудита, представленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех выводов аудита. Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели. План аудита – описание деятельности и мероприятий по проведению аудита. Область аудита – содержание и границы аудита. Цель внутреннего аудита системы менеджмента качества Цель внутреннего аудита системы менеджмента качества – это оценка функциональной эффективности СМК. Согласно ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Организация должна проводить внутренние аудиты через запланированные интервалы с целью установления того, что система менеджмента качества: а) соответствует запланированным мероприятиям, требованиям настоящего стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией; б) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии». Задачи внутреннего аудита системы менеджмента качества проведение проверки мероприятий по СМК на соответствие установленному объему;проведение проверки мероприятий по СМК и чем это доказано;эффективность СМК и соответствие целям. 2. Принципы внутреннего аудита. Принципы аудита установлены в ИСО 19011:2002: Этичное поведение – основа профессионализмаБеспристрастность – обязательство правдиво и точно представлять отчёт. Профессиональное прилежание – проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудита. Независимость – основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита.Доказательство на основе фактов – рациональный метод достижения надёжных и воспроизводимых заключений по результатам аудита при систематическом процессе аудита. Организационными принципами аудита являются: Принцип единообразияПринцип системностиПринцип документированностиПринцип предупредительностиПринцип открытостиПринцип регулярности 4. Внутренние аудиторы СМК и экологии Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита (ИСО 19011:2002). Ведущий аудитор – аудитор, назначенный для руководства аудиторской проверкой. Внутренний аудитор наряду с аудиторскими функциями выполняет и функции эксперта. 5. Требования к аудиторам.Положительные качества аудитора Способность к анализуСпособность к освоению нового Способность к объективным оценкамСамостоятельностьНаблюдательностьПринципиальностьТактичностьДоброжелательностьНастойчивостьПунктуальностьВыдержанностьСпособность слушать собеседникаСпособность к общению Нежелательные качества аудитора Самоуверенность,Легковерность,Несдержанность,Склонность к спорам,Некоммуникабельность,Упрямство, Непоследовательность,Невнимательность,Поспешность в выводах, Нерешительность. Знания и умения аудитора Общие знания, относящиеся к системам менеджмента качества и (или) экологии и справочными документам; применяемым законам, правилам и другим требованиям, относящимися к сфере деятельности организации; структуре организации, ее культурным традициям.Специальные знания и умения, относящиеся к терминологии качества и (или) экологии; реализации принципов менеджмента качества и (или) экологии; процессам систем менеджмента качества и (или) экологии; методам анализа (например, статистическим) факторов, влияющих на результативность и эффективность в системе менеджмента качества и (или) экологии; техническим характеристикам продукции; работе в «команде». Обязанности аудитора Аудитор обязан: выполнять установленные процедуры внутреннего аудита;применять методы и инструменты аудита;собирать информацию, необходимую для объективного оценивания состояния, результатов деятельности и выполнения процессов;вести записи в рабочих документах в ходе аудиторской проверки; подтверждать точность собранной информации; подтверждать достаточность и приемлемость доказательств аудиторской проверки; оценивать возможные последствия в случае неустранения выявленного несоответствия; контролировать выполнение корректирующих и предупреждающих действий; проводить анализ причин выявленных несоответствий; разъяснять требования документов систем менеджмента; соблюдать этические нормы поведения. Ответственность аудитора Аудитор несёт ответственность за: разъяснение требований проверки персоналу аудитируемого объекта; объективность собранных свидетельств; сообщение результатов наблюдений ведущему аудитору;поддержание в порядке и сохранности документированных данных, относящихся к аудиторской проверке; незамедлительное информирование ведущего аудитора о выявленных в ходе аудиторской проверки несоответствиях. Права аудитора Аудитор имеет право: знакомиться с документацией, необходимой для поведения аудиторской проверки; общаться с персоналом аудитируемого подразделения для получения необходимой информации; запрашивать дополнительную проверку в случае оказания на него давления или противодействия со стороны персонала, поставив об этом в известность ведущего аудитора. Процесс аттестации аудиторов Оценка кандидата в аудиторы после обучения и 3х-4х аудиторских проверок Естьсоответствие? Критерии:Количество проверокЛичные качества, знания и умения приподготовке и проведенииаудиторских проверок Отстранение от аудиторской работы Оценочный аудит или повторное обучение ЕстьСоответствие? Присвоение звания аудитора Периодическая оценка(аттестация) аудитора Критерии:-квалификация;-личные качества, знанияи навыки общения. Нет Да Да Нет Плюсы внутреннего аудита Знание внутренними аудиторами особенностей организации.Отсутствие настороженного отношения сотрудников аудитируемых подразделений к внутренним аудиторам, которые не воспринимаются ими как посторонние для организации лица.Знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникации, действующих в организации.Знание внутренними аудиторами неформальных лидеров, чья информация может быть наиболее полезной при аудите.Возможность использования конфиденциальной информации в отчётах об аудитах.Отсутствие дефицита времени при подготовке к аудиту, обеспечивающее возможность более детального изучения аудитируемого объекта.Возможность более глубокого анализа объектов аудита (по статистике внутренние аудиторы обнаруживают в 10-100 раз больше несоответствий, чем внешние аудиторы).Возможность одновременного использования внутренних аудиторов не только в роли аудиторов, но и экспертов.Затраты на внутренний аудит значительно меньше, чем на внешний. Минусы внутреннего аудита Менее высокий, чем при внешнем аудите, уровень объективности заключений ввиду возможной предвзятости внутренних аудиторов по отношению к некоторым сотрудникам или структурным подразделениям организации.Менее высокая, чем при внешнем аудите, интенсивность работы внутренних аудиторов, обусловленная менее жесткими временными рамками.Выявление недостатков в деятельности подразделений внутренними аудиторами воспринимается болезненнее.Уровень квалификации внутренних аудиторов, как правило, ниже уровня квалификации внешних аудиторов, для которых эта деятельность является профессиональной.Результаты внутреннего аудита рассматриваются как менее значимые, чем при внешнем аудите, т.к. «нет Пророка в своём отечестве».Невозможность использования результатов внутреннего аудита для сертификации и/или регистрации систем менеджмента.Результаты внутреннего аудита недостаточно авторитетны для того, чтобы их использовать для рекламы организации.Затраты на внутренний аудит определяются менее точно, чем на внешний аудит. 6. Проведение внутреннего аудита. Проведение аудита, в том числе и внутреннего, состоит из трех главных стадий:Планирование и подготовка аудита;Проведение аудита;Отчет по аудиту и последующие действия. Схема подготовки и проведения внутренних аудитов Алгоритм проведения аудита качества ОрганизационнаяструктураПеречень процессовДокументация СМК Планирование аудитов Годовой планпроведения аудитов Результаты Предыдущих аудитов Подготовка к аудиту Программа аудитаУведомление проверяемого подразделения Опросные листы Журнал аудитораКонтрольныевопросники Протокол регистрации несоответствий иуведомлений Предложения поустранению выявленныхнесоответствий и уведомлений Разработка корректирующихи предупреждающих действий Программа аудита Оформление результатоваудитов Итоговый отчетПлан проведениякорректирующих ипредупреждающих действий Проведение предварительногосовещания Проведение заключительного совещания Протокол регистра-ции несоответствий и уведомлений Проведение аудита Регистрация и классификация Наблюдений аудиторов Журнал аудитораКонтрольные вопросники План корректирующих и предупреждающихмероприятий Функции службы внутреннего аудита разработка ежегодного плана аудита;разработка и корректировка (при необходимости) программ аудита;комплектование аудиторских групп;контроль за выполнением программ аудита;подготовка, повышение и аттестация внутренних аудиторов. 4.1 Планирование аудита При планировании аудита следует руководствоваться следующим:важностью проверяемого процесса (вида деятельности) определяющего степень его воздействия на достижение конечных результатов организации в области качества в отчетный период;результативностью предыдущих проверок;возникновением критических процессов, представляющих фактическую или потенциальную опасность для качества; Необходимые основы для планирования аудита все процессы СМК должны быть описаны и документированы;все процедуры должны быть подробно изложены;аудитируемые должны принимать участие в организации и управлении процессами;аудитируемые процессы должны содержать заданные значения параметров;цели предприятия должны быть известны аудитируемым. Ежегодный план аудита включает в себя: аудитируемые подразделения/отделы/процессы;элементы СМК;интервалы между аудитами и их продолжительностью.Внеплановые аудиты проводят при:важных изменениях в организационной структуре;выявлении новых проблем при обработке данных о качестве;разработке новой продукции;серьезных рекламациях Программа аудита Программа аудита включает все виды деятельности необходимые для его организации и проведения. Программа аудита Разработчик Согласование Утверждение Руководитель внутреннейаудиторскойслужбы Представительруководствапо качеству Руководитель организации Изменения в программу аудита вносятся в случаях: введения в действие новых документов СМК;поступления информации от потребителей или контролирующих органов о несоответствии качества продукции установленным требованиям;рекомендации ведущих аудиторов. Уведомление об аудиторской проверке Уведомление об аудиторской проверке – официальное письменное извещение о проведении аудиторской проверки. ( подается за одну-две недели до проведения аудита, один-три месяца если это возможно) Содержание уведомления:масштаб и цели проверки;вид аудита;продолжительность аудита Рекомендации При необходимости к письменному уведомлению может быть приложен опросный лист. Возможные схемы планирования внутренних проверок Подразде-ления(службы) предприятия Процессы СМК P1 P2 P3 … P… 01 02 03 … m Вариант 2:Проверки деятельностиподразделения по всем процессам СМК Вариант 1:Проверка деятельности подразделения по реализации требований одного процесса СМК 4.2 Подготовка к аудиторской проверке Вариант 1 («проверка процесса») используется для проверки соответствия отдельного вида деятельности или процесса требованиям систем(ы) менеджмента и оценивания их результативности и эффективности. Вариант 1 рекомендуется на этапе разработки, внедрения и внесения изменений в СМК.Вариант 2 («проверка подразделения») используются для проверки соответствия деятельности организационной единицы требованиям систем(ы) менеджмента и оценивания ее результативности и эффективности. Вариант 2 целесообразен только при «устоявшейся» СМК через год-два после ее сертификации. «Золотое» правило аудиторской проверки Проверка никогда не должна быть сюрпризом. Внезапная аудиторская проверка может препятствовать производственной деятельности, приводить к финансовым убыткам, порождать негативное отношение к службе внутреннего аудита. Этапы подготовки к аудиторской проверке Ознакомление членов аудиторской группы с программой проверки;Распределение обязанностей в аудиторской группе;Сбор и анализ документации, на соответствии которой должна проводится проверка;Подготовка опросного листа (если это целесообразно) и направление его руководителю аудитируемого процесса или подразделения:Подготовка контрольных вопросников:Обеспечение рабочими материалами. Подготовка контрольных вопросников Категории вопросов в соответствии с областями управления качеством Категория Вопросы, которые можно поставить Управление Философия управления, организационные структуры, ответственность за качество, руководство отделом качества, приверженность управляющих проблеме качества Управление ресурсами Использование и планирование времени, рабочая сила, обучение, управление материалами и т.д. Обмен информацией Хорошо определенные системы управления, системы с замкнутой обратной связью, конструктивное взаимодействие и поддержка руководства Производство Физические возможности оборудования, воспроизводимость процесса и оборудования, компоновка оборудования, вспомогательные работы (в т.ч. программы обеспечения оснасткой и проведения планово-предупредительных ремонтов, идентификация партий, прослеживаемость) Методы проверки Проверка продукции, лабораторные испытания, возможности испытательного оборудования, контроль процессов измерения Контроль в процессе конструирования Хранение чертежей, методы внесения изменений в чертежи, возможности конструкции, внимание к надёжности Планы по качеству Долговременные планы (цели) по улучшению качества в организации Управление качеством Организационная структура, подготовленность инженеров по контролю и надёжности, планирование качества (материалы, процессы, готовый товар, упаковка, хранение, отгрузка, обслуживание у потребителя) Координация в области качества Организация координации, анализ заказов, контроль субподрядчиков, анализ затрат на качество, анализ корректирующих воздействий, распоряжение продукцией несоответствующего качества Системы данных Возможности, процедуры, эффективность использования отчетов Результаты, достигнутые в области качества Достигнутый уровень, самосовершенствование, удовлетворённость потребителей, надёжность субподрядчиков Сбор информации и методы аудита Целью сбора информации является формирование свидетельств аудита. Процесс сбора и обработки информации Выбор источников информации Сбор информации Формирование свидетельств аудита 6.3 Процедура проведения внутреннего аудита Вступительная беседа – разъяснены назначения и цель данного аудита. Аудитор должен объяснить и согласовать свой подход к проведению аудита и объявить, какие документы и записи ему необходимы.Проведение аудита – с помощью вопросников. Проверка – действие, направленное на выявление соответствия положения дел и документации, подтвержденное информацией, полученной интервьюированием и опросами.Проверка на месте – проверка формализованных аспектов того, как методы, инструкции, руководства, политика и документация используются непосредственно на рабочих листах. К методам проверки информации и формирования наблюдений аудита относятся: Анализ Свидетельства аудита и любая другая информация, собранная в ходе аудита, анализируется с точки зрения целей аудиторской проверки. В тех случаях, когда получаемые аудитором данные имеют количественную форму их целесообразно представлять и анализировать с помощью статистических методов (графики, контрольный листок, гистограмма, схема Исикавы, диаграмма Парето, диаграмма разброса)Доказательство Значимыми характеристиками аудиторского доказательства являются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора, является объективным и проверяемым. Достаточность доказательства определяется его полнотой, что зависит от объема собранной информации. Оценивание Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита. Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюдение аудита. Источники информации для аудитора документы, регламентирующие деятельность подразделения и/или процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения и др.), планы, акты, регистрационные журналы (журналы изменений), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, производственная среда и др. Источником информации для аудитора могут быть данные, полученные за пределами аудитируемого подразделения, например, от службы качества, от других подразделений и пр. Методы сбора информации Информация, относящаяся к целям, объектам и критериям аудиторской проверки, собирается аудитором различными методами. Методы сбора информации Осмотр Опрос Осмотр – обследование сделанное в ходе проверки и основанное на зрительном восприятии аудитора. Данный метод используется для материального доказательства соответствия. Используется при проверке, проводимой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п. Объекты осмотра Документация – процедуры и записи (наличие, состояние, доступность);Производственная среда – состояние рабочих мест (соответствие технологии, обеспечение безопасности);Инфраструктура – оборудование, оснастка, инструмент, энергообеспечение, транспорт, связь (наличие, состояние, соответствие технологии, метрологическим правилам и нормам);Средства измерения, контроля и испытаний (наличие, состояние, соответствие технологии, метрологическим правилам и нормам);Персонал (наличие, квалификация, поведение);Продукция (порядок обращения, соответствие технологии). При осмотре аудитор должен быть внимателен к деталям. Опрос – метод получения первичной информации об объекте в виде ответов на вопросы. Опрос может проводиться в форме анкетирования ( посредствам опросного листа) или в форме непосредственной беседы Рекомендации Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются разъясняющий и открытый. Не рекомендуется: наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса. Заключение по результатам аудита Заключение аудиторской группы по результатам аудиторской проверки может содержать итоговую оценку:степени соответствия процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита;результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;способность руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;а также рекомендации по: правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;возможности улучшения процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом. Классификация несоответствий и последующие действия Несоответствие-невыполнение установленного требованияФорма проявления несоответствийФактическая- доказанное несоответствие Потенциальная - вероятность проявления в будущем (Пример: неквалифицированный инструктаж операторов производственного оборудования; недостаточная компетентность работников при выполнении документированной процедуры; значение показателя выделения вредного вещества приближается к ПДК и др.) Категории несоответствий Категории несоответствий Значительное Несоответствие(категория 1) Незначительное Несоответствие (категория 2) Значительное несоответствие – это несоответствие в СМК, которое с большей вероятностью может повлечь за собой невыполнение требований к продукции.Примеры: необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренной требованиями ИСО 9001;невыполнение любого требования ИСО 9001;неоднократное (более 2-х раз) несоблюдение положений документа СМК;не результативность процесса и др. Незначительное несоответствие – это отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании СМК, которые могут привести к невыполнению требований к продукции, а также к снижению результативности функционирования процесса или системы менеджмента в целом. Примеры: отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделения с документами СМК;отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве;отсутствие актуализированных копий документированных процедур;регистрация данных о качестве с нарушением установленных форм. Замечание (уведомление) – критическое суждение о состоянии обследованного объекта. Разрешение на отступление – разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение ограничено количеством продукции или периодом времени. Разрешение на отклонение – разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требованиям. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству данной продукции. Каждый случай отступления или отклонения должен быть документирован. Выход за рамки, оговоренные разрешением на отступление или отклонение, следует рассматривать как несоответствие. Документирование несоответствий время и место обнаружения (выявления);краткое содержание несоответствия (замечания); значимость несоответствия; ссылка на нарушение требования определенного документа;необходимость коррекции или корректирующего действия. Примеры замечаний (уведомлений) совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента;отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с технической документацией; отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации;отсутствие доказательств проведения отдельного корректирующего действия;неудовлетворительная экологическая культура сотрудников подразделения;отсутствие документального обоснования превышения временно согласованных выбросов. Устранение несоответствий Коррекция – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия. Корректирующие действия – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации. Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации. Обнаруживающий выборочный контроль Обнаруживающий выборочный контроль – для локализации хронических случаев несоответствия и не подтверждения системы качества, процессов или их элементов. Пример применения выборочного контроля: - если обнаружена рабочая инструкция, действующая без утверждения, можно провести обнаруживающий выборочный контроль в различных отделах для определения того, действительно ли проблема имеет хронический характер, указывающий на находку аудита. Выборочный контроль/проверка Выборочный контроль применяется для: локализации проблемы в процессе; обеспечения информации об уровнях переделок и отходов;определения соответствия параметрам процесса;определения воспроизводимости Наблюдения и «находки» Наблюдения аудита (проверки) – это результат оценки свидетельства аудита (проверки) в зависимости от критериев аудита. Наблюдения выявляют симптомы коренной (глубинной) проблемы. «Находка» - сама коренная проблема. Находки – серьезные проблемы, которые указывают на не эффективность в управлении системой. 6.4 Завершение аудита и отчетные документы Заключительное совещание Заключительное совещание проводится с целью доведения до сведения персонала аудитируемого подразделения результатов работы аудиторской группы. Составление отчета об аудиторской проверке При подготовке отчета аудиторы должны ответить на вопросы: какова степень соответствия деятельности подразделения или выполнения процесса требованиям соответствующих стандартов ИСО и документов системы менеджмента качества и(или) экологии?имеются ли «узкие места» и недостатки в проверенной деятельности (процессе)?может ли проверенная деятельность (процесс) быть упрощена (оптимизирована)?что можно предложить для улучшения деятельности (процесса)? В рекомендациях по улучшению в отчет следует включать выявленные в ходе аудита возможности по улучшению. Такими возможностями могут быть:улучшение условий труда сотрудников подразделения;улучшение обеспечением ресурсов;сокращение межпроцессных переходов;улучшение взаимодействия между процессами;обучение сотрудников работе по совершенствованию процедур; повышение заинтересованности сотрудников в результатах своего труда и др. Утверждение и рассылка отчета об аудиторской проверке Отчет об аудиторской проверке Руководитель службывнутреннего аудита(утверждение) Копии отчета Руководительаудитируемого процесса (подразделения) … Руководительаудитируемого процесса (подразделения) Должностные лица, связанные с проверкой Должностные лица, связанныес проверкой … Регистрация результатоваудиторской проверки В состав Дела об аудиторской проверке включается: план аудиторской проверки;письменное уведомление руководителя аудитируемого процесса (подразделения);заключение по аудиторской проверке;отчет о результатах аудиторской проверке;заполненные опросные листы;копии протоколов о несоответствиях и замечаниях;копии планов корректирующих (предупреждающих) действий;копии планов действий по улучшению;протоколы вводного и заключительного совещаний;другие материалы. Оформление дела об аудиторской проверке Материалы Дела об аудиторской проверке важны для:контроля сроков выполнения и результатов корректирующих (предупреждающих) действий;справок для разработки последующих опросных листов и контрольных вопросников; ссылок в последующих аудиторских проверках;возможных юридических последствий. Форма годового плана-графика проведения внутреннего аудита на предприятии УТВЕРЖДАЮ: Директор _____________ _____________________ (наименование предприятия) _____________________ (Ф.И.О., подпись) «___» ____________ 20 __ г.План проведения внутренних проверок на 20__ г. Объект про-верки Прове-ряемые элементы ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Ис-пол-ни-тели Дата проведения, месяц 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Начальник СК ______________ _______________ (Ф.И.О.) (подпись) № Проверяемый объект Проверяемые элементы ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Дата проверки Исполнители Представитель проверяемого подразделения 1 Форма программы аудита УТВЕРЖДАЮ: Директор по качеству _________________________ (наименование предприятия) (Ф.И.О.)__________ ___________ подпись расшифровка подписи «___» __________ 20___гПРОГРАММАпроведения внутренней проверки системы менеджмента качества в ________________________________________ (наименование подразделения или процесса) 1 ЦЕЛЬ И ОБЛАСТЬ ПРОВЕРКИ 2 СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ ____________________ 20___г 3 СОСТАВ ГРУППЫ АУДИТОРОВ Ведущий аудитор – (Ф.И.О., должность). Аудиторы - (Ф.И.О., должность). 4 ОБЪЕКТЫ ПРОВЕРКИ 5 ТРЕБОВАНИЯ К КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИКомиссия обязуется не разглашать сведения, полученные в ходе проверки и оценки системы менеджмента качества _____________________________, и не передавать материалы оценки в какие-либо организации или каким-либо лицам. Ведущий аудитор: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи Аудиторы: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи _________ ____________________ подпись расшифровка подписи Форма письменного уведомленияоб аудиторской проверке Руководителю __________________________ (наименование подразделения)Служебная записка В соответствии с планом на 20___ год, утверждённой _________________________________________________________ (наименование документа, кем и когда утверждён) в период ___________, в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка. Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время. Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения представить в отдел качества не позднее ____________. (указать дату) При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону: ______________. Приложения: 1. План аудиторской проверки. 2. Опросный лист. Ведущий аудитор ______________ _________________ (Ф.И.О.) (подпись) «___» __________ 20__г. Ведущий аудитор ___________ _____________ (Ф.И.О.) (подпись) «___» ________ 20__ г. Форма контрольного вопросника аудитаВопросникпо проведению внутренней проверки в____________________________________наименование объекта проверки № п/п Проверяемые элементы ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Требования элемента Вопросы Приложение 7 Форма журнала аудитораЖурнал аудитора Код проверки Объект проверки Критерии проверки Проверяемое подразделение Место проведения проверки Дата проверки Темы проверки (разделы, пункты документа: проблемы,выявленные в ходе прошлых проверок) Записи о состоянии объекта проверки (факты, результаты бесед и др.) Комментарии и предложения аудитора Примечания (дополнительная информация в ходе проверки) Ведущий аудитор ___________ _____________ (Ф.И.О.) (подпись) «___» ________ 20__ г. Форма протокола о несоответствии Протокол регистрации несоответствия № __ Регистрация несоответствия ________________ (наименование предприятия) Дата проверки: Объект проверки: Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Раздел, пункт: Описание несоответствия:Ведущий аудитор: __________ ___________________ подпись расшифровка подписиРуководитель подразделения: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи Категория несоответствия 1 2 Ведущий аудитор: (Ф.И.О., подпись)Аудиторы: (Ф.И.О., подпись) Причины несоответствия: Действия по устранению несоответствия: Коррекция: Исполнители: Срок выполнения: Корректирующие действия: Исполнители: Срок выполнения: Предупреждающие действия: Исполнители: Срок выполнения: Ведущий аудитор: __________ ___________________ подпись расшифровка подписиРуководитель подразделения: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи Осуществление действий по устранению несоответствия Проверка исполнения Выполнено?(да/нет) В срок?(да/нет) Результативно? (да/нет) Должность Ф.И.О. Подпись Дата Коррекция КД ПД Ведущий аудитор: __________ ___________________ подпись расшифровка подписиРуководитель подразделения: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи Анализ действий: Ведущий аудитор: __________ ___________________ подпись расшифровка подписиРуководитель СК: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи Форма протокола о уведомленииПротокол регистрации уведомления № __ Регистрация уведомления _________________________ (наименование предприятия) Дата проверки: Объект проверки: Ведущий аудитор: __________ ___________________ подпись расшифровка подписиРуководитель подразделения: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи № п/п Описаниеуведомления Пункт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Ссылка на документ проверяемого подразделения Подтверждение корректирующих (предупреждающих) действий Подпись руководителя подразделения Подпись ведущего аудитора Ведущий аудитор: __________ ___________________ подпись расшифровка подписиАудиторы: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи __________ ___________________ подпись расшифровка подписи Форма плана корректирующих и/или предупреждающих действийСОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ: Начальник СК______ Директор ___________ _______________________ _________________________ (наименование предприятия, (наименование предприятия, Ф.И.О.) Ф.И.О.) _________ ______________ ________ _______________ подпись расшифровка подпись расшифровка подписи подписи «___» __________ 20___г «___» __________ 20__ г. План корректирующих и/или предупреждающихдействий № п/п № протокола о несоответствии Мероприятие Ответственный Сроки исполнения Примечание Форма отчёта об аудиторской проверке СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ: Начальник СК______ Директор ____________ _______________________ __________________________ (наименование предприятия, (наименование предприятия, Ф.И.О.) Ф.И.О.) _________ ______________ _________ ________________ подпись расшифровка подпись расшифровка подписи подписи «___» __________ 20___г «___» __________ 20__ г. Отчет об аудиторской проверке в ______________________________________(наименование подразделения, службы, отдела) 1. ЦЕЛЬ И ОБЛАСТЬ ПРОВЕРКИ 2. ОСНОВАНИЕ План проведения внутренних проверок на 20__ г. 3. СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ 4. СОСТАВ ГРУППЫ АУДИТОРОВ Ведущий аудитор – Аудиторы - 5. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПРОВЕРКИ 5.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Система менеджмента качества. Требования 5.2 Документы системы менеджмента качества предприятия. 6. РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ 7. ВЫВОДЫ ГРУППЫ ПО ПРОВЕРКЕ 8. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ 9. АДРЕСА РАССЫЛКИ Ведущий аудитор: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи Аудиторы: __________ ___________________ подпись расшифровка подписи __________ ___________________ подпись расшифровка подписи IV. Внешний аудит Аудит, проводимый второй сторонойПорядок проведения внешних аудитов у поставщиковАудит, проводимый третьей стороной3.1 Цели внешнего сертификационного аудита3.2 Порядок проведения второго этапа по сертификации СМК 1. Аудит, проводимый второй стороной В соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011-2003: «Аудиты (проверки), проводимые второй стороной, могут проводиться потребителями организации или другими лицами от имени потребителей». Внешний аудит рассматривается как аудит, проводимый второй стороной (или как аудит, проводимый от имени первой стороны, - организации, у второй стороны - поставщика) Внешний аудитАудит второй стороной Это аудит, проводимый организацией и направленный на внешний источник (на поставщика) 2. Порядок проведения внешних аудитов у поставщиков 1 этап: проверка документации, которая позволит глубже вникнуть в содержание процессов и процедур, с учётом контрактной ситуации между организацией и поставщиком. 2 этап: планирование3 этап: вступительная беседа4 этап: заключительная беседа5 этап: составление отчёта 3. Аудит, проводимый третьей стороной Согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2008: «Аудиты (проверки), проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями. Такие организации, обычно имеющие аккредитацию, проводят сертификацию на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001». Предпосылкой для проведения внешнего аудита является – существование в организации СМК. Подготовительные этапы Организационный этап: включающий регистрацию заявки (письма-обращения), оформление договора на проведение сертификации СМК; Проведение первого этапа аудита по сертификации СМК : с целью определения степени готовности проверяемой организации к сертификации СМК и состоит в проведении экспертизы документов системы качества заявителя на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008. 3.1 Цели внешнего сертификационного аудита Основная цель аудита – нейтральная и объективная проверка всех элементов существующей СМК. Целью аудита, является проверка: Насколько и в какой степени документированные методы, процессы и инструкции известны, применяются и эффективны; Расхождений в документации и в рассматриваемых выборках; Состояния слабых мест; Порядка определения и согласования корректирующих, предупреждающих мероприятий, с помощью которых устраняются потенциальные источники дефектов; Порядка надзора за эффективностью корректирующих мероприятий. 3.2 Порядок проведения второго этапа по сертификации СМК (аудит «на месте») Подготовка к проверке и оценке системы качества: составление плана аудита оценки системы качества, распределение обязанностей между членами комиссии, подготовка рабочих документов, согласование плана аудита; Проведение второго этапа аудита: Включает следующие процедуры: -предварительное совещание;-обследование проверяемой организации;-оценка соответствия системы качества нормативным документам;-составление акта;-заключительное совещание Предварительное совещание Целями предварительного совещания являются: -представление членов комиссии представителям проверяемой организации; -сообщение о цели, области и плана аудита; -краткое изложение методов и процедур, используемых при проверке;-установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации; -обсуждение и уточнение отдельных деталей плана аудита; -уточнение даты проведения заключительного совещания и, при необходимости, назначение дат промежуточных совещаний комиссии и руководства проверяемой организации. Обследование проверяемой организации Осуществляется путём организации сбора фактических данных и регистрации наблюдений в ходе проверки. Осуществляется анализ: -конструкторской, технологической документации; -нормативных документов (ГОСТ, ТУ, СТО и др.);-методических документов (методики проведения работ, инструкции и пр.);-рабочей и аналитической документации; -соответствия и состояния средств технологического оснащения; -соответствия и состояния средств контроля и измерений параметров процессов и продукции; -соответствия персонала; -данные обратной связи от потребителей; -данные обзоров, анализов результативности функционирования СМК;-результаты оценки и рейтинг поставщиков. Оценка соответствия системы качества нормативным документам Наблюдения, сделанные в ходе проверки, дифференцируются по видам: - соответствие;- несоответствие;«уведомление».Несоответствия подразделяются на: значительные (категория 1) и малозначительные (категория 2). Критерии принятия решения о сертификации системы качества Систему качества признают соответствующей стандарту при отсутствии значительных несоответствий или при наличии не более 10 малозначительных несоответствий. Систему качества признают несоответствующей стандарту при наличии 1-го значительного несоответствия или более 10 малозначительных несоответствий. Составление акта Результаты проверки, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта. К акту прилагают: -план аудита;-листы со сведениями о несоответствиях; -листы со сведениями об уведомлениях. Заключительное совещание Основная цель заключительного совещания – представить руководству и специалистам проверяемой организации результаты проверки и оценки системы качества. Принятие решения о сертификации системы качества Результатом проверки и оценки системы качества может быть один из вариантов: 1)система качества полностью соответствует заявленному стандарту и/или иным документам, на соответствие которым осуществлялась проверка;2)система качества в целом соответствует заявленному стандарту и/или иным документам, на соответствие которым осуществлялась проверка, но обнаружены отдельные малозначительные несоответствия; 3)Система качества содержит значительные несоответствия заявленному стандарту. Оформление результатов сертификации При положительном решении орган по сертификации в установленном порядке оформляет и регистрирует сертификат соответствия системы качества. Заключение договора на проведение инспекционного контроля на срок действия сертификата.

Приложенные файлы

  • ppt 9769392
    Размер файла: 1 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий