v08 2015 Инструкция по 1С Бухгалтерия 8 2


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.


Действует с 01.08.2015



























Программа 1С
:

Бухгалтерия 8.2 работает только при подключении ПК к сети
.

ИНСТРУКЦИЯ ПО

1С: БУХГАЛТЕРИЯ 8.2




2


Оглавление

I.

Порядок действий в программе 1С

................................
................................
................................
................................
..

3

1. Создать РКО на выдачу размена

................................
................................
................................
................

4

2. Создать ПКО на возврат размена

................................
................................
................................
...............

6

3. Создать РКО на сдачу выручки в банк

................................
................................
................................
.......

7

4. Внести прием выручки от кассиров

................................
................................
................................
...........

9

5. Загрузить продажи в 1С

................................
................................
................................
................................

10

6.

Распечатать ПКО на прием выручки от кассира

................................
................................
................

12

7. Формирование ежедневных отчетов

................................
................................
................................
.......

13

7.1 Отчет: Лицевые счета

................................
................................
................................
...............................

13

7.1.1 Сформировать лицевые счета кассиров

................................
................................
....................

13

7.1.2 Акт инвентаризации кассы
................................
................................
................................
.................

13

7.2 Отчет: Лист касс
овой книги

................................
................................
................................
...................

16

7.2.1 Сформировать Лист кассовой книги

................................
................................
............................

16

7.2.2 Акт инвентаризации сейфа

................................
................................
................................
..............

17

7.3 Отчет: Таблица расхождений

................................
................................
................................
...............

19

7.4 Отчет: Кассовые Итоги

................................
................................
................................
.............................

20

8.

Распечатать акты КМ
-
3

................................
................................
................................
...............................

22

9. Создать РКО на выдачу заработной платы

................................
................................
............................

23

10. Создать РКО на расчет по претензии (Экспертиза)

................................
................................
.......

25

III
. Титульные листы

................................
................................
................................
................................
................................
..................

28

IV
. Перенумерация ПКО И РКО

................................
................................
................................
................................
...................

28

V
. Реквизиты организации и магазина

................................
................................
................................
................................
..

29

VI
. Возврат без чека

................................
................................
................................
................................
................................
...............

30

VII
. Порядок приема денег от кассиров

................................
................................
................................
..............................

31

VIII
. Журнал кассира операциониста (КМ
-
4)

................................
................................
................................
..................

33

IX
. Реализация

и учет ПДК

................................
................................
................................
................................
................................
.

34

1.

Поступление

................................
................................
................................
................................
......................

34

2. Списание ПД
К

................................
................................
................................
................................
..................

35

3. Таблица ПДК

................................
................................
................................
................................
......................

36

X.

Списание кассового оборудования
.

................................
................................
................................
...........................

36

XI
. Закрытие месяца

................................
................................
................................
................................
................................
.............

37




3


ЕЖЕДНЕВНЫЕ УТРЕННИЕ ОТЧЕТЫ

Ежедневные утренние отчеты должны быть отправлены вашему курирующему бухгалтеру до
12:00!

I.

Порядок действий в программе 1С


1.

Создать РКО на выдачу размена

(
Рабочий
стол


Основные функции (
регулярные
действия
)



Выдача размена)

2.

Создать ПКО на возврат размена

(
Рабочий стол


Основные функции (
регулярные
действия
)



Возврат размена)

3.

Создать РКО на сдачу выручки в банк

(
Рабочий стол


Основные функции
(
регулярные действ
ия
)
-

Инкассация)

4.

Внести прием выручки от кассиров

(Рабочий стол


Основные функции (
регулярные
действия
)
-

Прием выручки)

5.

Загрузить продажи в 1С

(Рабочий стол


Основные функции (
регулярные действия
)
-

Загрузка
ITXPOS
)

6.

Распечатать ПКО на прием выручки
от кассира

(
Рабочий стол


Журнал кассовых
ордеров
)

7.

Сформировать лицевые счета кассиров

(
Рабочий стол


Основные функции
(
регулярные действия
)


Лицевые счета кассиров
)

-

отрегулировать Лицевые счета, т.

е. составить акт инвентаризации кассы
.

(
Рабочий
стол



Основные функции (
регулярные действия
)


И
нвентаризация кассы


Создать
;
распечатать объяснительную)

8.

Сформировать Лист кассовой книги

(Рабочий стол


Основные функции (
регулярные
действия
)


Лист кассовой книги
)

-

отрегулировать остаток на конец дня, т.

е. создать акт инвентариз
ации сейфа, если
это необходимо: (Рабочий стол


Основные функции (
регулярные действия
)


Инвентаризация
сейфа



Создать; распечатать объяснительную)
.

9.
Сформировать и сохранить в
Excel

следующие отчеты

(Рабочий стол


Основные
функции (
регулярные действия
))
:



Лицевые счета кассиров



Лист кассовой книги (формируется с первого числа месяца по текущий день!)



Таблица расхождений (формируется с первого числа месяца по текущий
день!)



Кассовые Итоги



10. Распечатать акты КМ
-
3

(Рабочий стол


Основные функции (
регулярные действия
)


Кассовые итоги


Акт о возврате КМ
-

3)




4


1. Создать РКО на выдачу размена

Для того чтобы создать расходный кассовый ордер (РКО) с основанием выдача
размена кассирам, необходимо выбрать
Рабочий стол


Основные функции (
регулярные
действия
)


Выдача размена
.



При открытии данной функции, поле
Дата

автоматически заполняется текущей датой
:



В заголовке формы нужно ввести
«
сумму размена
»

для выдачи каждому кассиру и по
одному добавить в список кассиров, использовав при этом кнопку

и проставив
номера касс. Программа для каждого добавленного кассира автоматически проставит
сумму размена, равной сумме в заголовке формы.

Далее
.

Для того
, чтобы распечатать РКО необходимо зайти:
Рабочий стол

-

Журнал кассовых
ордеров
-

РКО
:


5



В открывшемся списке РКО необходимо зайти в каждый созданный документ

(двойным
щелчком)

и распечатать его, нажав кнопку
«Печать»

на панели инструментов.



Обращаем ваше внимание на то, что

вы создаете РКО на размен и только после
подписания кассиром РКО
-

выдает
е размен (РКО создаете в течении

дня по факту
выдачи размена кассирам), при этом НЕ ВА
ЖНО в каком порядке касс вы буде
те
создавать документы, т.е. м
ожно, например, выдавать сначала на 5 кассу, а потом на
1 кассу.

Если вам необходимо создать выдачу размена на кассира другого магазина, который
вышел к вам на суппорт, вам необходимо после использования кнопки

,


В открывшемся списке «Кассиры»
отметит
ь галочкой « Показывать по всем магазинам», и
уже в полном списке по алфавиту найти нужного кассира.


6



и уже в полном списке по алфавиту найти нужного кассира, либо воспользоваться
поиском
.


Аналогичным способом создаются и другие ордера для данного
кассира.

2. Создать ПКО на возврат размена

Для создания приходного кассового ордера (ПКО) с основанием возврат размена,
необходимо выбрать
Рабочий стол


Основные функции (
регулярные действия
)


В
озврат
размена.


При открытии данной функции, поле
Дата

необходимо заполнить, тогда появится

таблица
со

списком кассиров, которым выдавался размен в этот день.


7



Чтобы создать в системе приходные ордера следует нажать на кнопку


. После
проделанных операций необходимо распечатать ПКО.
Для того, чтобы распечата
ть ПКО
необходимо зайти: Рабочий стол
-

Журнал кассовых ордеров
-

ПКО:


В открывшемся списке ПКО необходимо зайти в каждый созданный документ (двойным
щелчком) и распечатать его, нажав кнопку «Печать» на панели инструментов.



3. Создать РКО на сдачу
выручки в банк

Для создания РКО с основанием сдача выручки в б
анк, нео
бходимо выбрать Рабочий
стол


Основные ф
ункции (
регулярные действия
)


Инкассация.





8


В появившемся окне необходимо заполнить поля «Дата», «Сумма», «Кассир» и ввести
«Номер сумки». Номер сумки может состоять из букв и цифр, вводятся они без пробела.
Далее нажимаете


В появившемся окне “Опись сдаваемых наличных денег” вносим номиналы и ко
личество
сдаваемых банкнот через кнопку
. Программа автоматически будет высчитывать
общие суммы по номиналам и покажет, если при пересчете вами была допущена
ошибка, какой именно суммы не хватает.


-

Если все внесено верно, то в
левой верхней

части данн
ого окна станет доступной кнопка
“Печать”, нажимаем на нее.



9


-

Откроются окна “Препроводительная ведомость”, “Накладная”, “Квитанция” и “Опись”.

Распечатываем сначала препроводительную ведомость, накладную и квитанцию, затем на
обороте всех трех документ
ов распечатываем опись. Ставим соответствующие подписи,
препроводительную ведомость убираем вместе с наличностью в пакет/сумку, накладную и
квитанцию оставляем для инкассаторов.


После того, как вы распечатали все документы для инкассации,
не забудьте
распечатать
РКО
.

Для его печати выбираем:

Рабочий стол


Журнал кассовых ордеров


двойным щелчком
открываем документ


Печать


Печать РКО.



4. Внести прием выручки от кассиров

Для того чтобы принять выручку от кассира, необходимо выбрать
Рабочий стол



Основные ф
ункции (
регулярные действия
)
-

Прием выручки от кассира.



10


В появившемся окне следует выбрать дату, затем нажать клавишу
.

После этого
необходимо выбрать кассира, от которого принимаем денежные средства, указать номер
кассы, внести сумму наличных и кредитных карт, и нажать
.


Если сумма выручки по
наличным/
кредитным картам отрицательная (т.е. сумма
возвратов превышает сумму

продаж), то данные вносятся с отрицательным значением.

Данную процедуру следует повторить для каждого кассира, сдающего денежные средства.

5. Загрузить продажи в 1С

Рабочий стол


основные функции

(регулярные действия)
-

загрузка
ITXPOS
, указать
дату и нажать клавишу
.








11


При загрузке данных теперь у вас появится всплывающее окошко вида:


Ваша задача вбить в данное окошко данные с
z

-

отчета

«Сумма в кассе»
п
о
соответствующей кассе.


Вбивать необходимо МАКСИМАЛЬНО внимательно,
т.к. изменить введенные данные
возможно только при повторной загрузке данных.

При совпадении

Z
-
отчета и кассовых итогов
,

в кассовых итогах строка по дан
ной кассе будет
зеленой, при не
совпадении


красной.




Если вы видите красн
ую строку кассовых итогов,

то вам необходимо сверить

вручную

данные
по
z
-
отчету и кассовым итогам. В
озможно
,

вы не правильно вбили данные
, тогда вам

н
ужно

пере
загрузить продажи
и вбить данные снова. Если же

у вас расхождение,

тогда
вам
необходимо предоставить скан
Z
-
отчета

(за
этот, предыдущий и последующий дни по
данной кассе)

и кассовые итоги

в
excel
(закрытие смены,
аннулированные

чеки,
продажи/возвраты)

курирующи
м ваш магазин менеджеру кассовых систем

и бухгалтеру
.

Внимание!

Загрузку данных в 1С следует производить только по
сле того, как вами созданы все
РКО с основанием выдача размена, все ПКО с основанием возврат размена и РКО на
сдачу выручки в банк.

Не следует создавать РКО и ПКО на следующий день, если у вас не загружены
продажи за предыдущий день. Иначе у вас произойде
т сбой в нумерации документов.



12


ВАЖНО!
Если у
вас не загружаются продажи в 1С
:

1
-
я причина: «Не найден файл», решение:

Информация
о том, что файл 1С недоступен,
поступает в IT
-
отдел автоматически
(
НЕ
нужно
звонить и писать письма по этому вопросу) и данная

проблема начинает решаться
в 8:00 по Московскому времени.

Вам необходимо:

1.

Проверить подключение ПК к сети интернет

2.

Проверить, что все кассы включены(вчерашняя сессия закрыта) и подключены к сети
интернет

3.

Если пункты 1 и 2 выполнены, то каждый час пробоват
ь осуществить загрузку в 1С.

2
-
я причина: «ПДК не зарегистрирована», решение:

1.

Позвонить в Банк Русский Стандарт и узнать ПОЛНЫЙ номер активированной карты

2.

Проверить есть ли у Вас в таблице ПДК данная карта

(Таблица ПДК, отбор «В наличии»)

3.

Сообщить
Менеджеру кассовых систем правильный номер ПДК и результаты
проверки в пункте 2
.

3
-
я причина: «Блокировка/не правильный путь к файлу/уже происходили ошибки»,
решение:

1.

НЕ нужно
звонить и писать письма по этому вопросу

2.

Каждые 30 минут пробовать осуществить з
агрузку в 1С


6. Распечатать ПКО на прием выручки от кассира

После того, как вы произвели загрузку файла продаж, программа автоматически
сформирует приходные кассовые ордера с основанием торговая выручка (в 1С эти ПКО
имеют название «Прием выручки от касс
ира») и расходные кассовые ордера с
основанием «возврат денег покупателю».

Сформированные ПКО нужно распечатать.

Для этого выбираем
Рабочий стол



Журнал кассовых ордеров
-

ПКО
. В открывшемся списке
ПКО необходимо
открыть

каждый документ по приему выручки

(двойным щелчком)

и
распечатать его, нажав кнопку
.


В отличие от ПКО с основанием «торговая выручка», РКО с основанием «Возврат денег
покупателю» печатать не нужно!




13


7. Формирование ежедневных отчетов

7.1 Отчет: Лицевые счета

7.
1.1

Сформировать лицев
ые счета кассиров

Для того, чтобы создать отчет «Лицевые счета кассиров», необходимо выбрать
на Рабочем
столе


Основные функции (отчеты)


Лицевые счета
:


В открывшемся окне выбираем период и нажимаем кнопку
.

После чего у вас формируется отчет. В
6
-
й колонке данного отчета отображаются суммы
излишков и недостач у кассиров (суммы указываются с противоположным знаком). При
возникновении изл
ишков или недостач у кассиров (в
не

зависимости от суммы) необходимо
в первую очередь перепроверить правильность
внесения данных в “прием выручки от
кассира”, если все корректно внесено, то
составлять акт инвентаризации кассы.

7.1
.2

Акт инвентаризации кассы

Для создания акта инвентаризации кассы, необходимо выбрать
на Рабочем столе


Основные функции (
регулярные дейс
твия
)


Инвентаризация кассы

Обращаем ваше внимание, что нумерация актов инвентаризации кассы начинается с
начала года и идет по порядку.




В по
явившемся окне нажимаем кнопку




14


ВАЖНО!: При наличии в списке Инвентаризаций кассы документов, помеченных на
удаление, необходимо не создавать новую инвентаризацию, а снимать пометку на
удаление с существующей инвентаризации (правая кнопка мыши


«Пометить на
удаление/снять пометку») и
ре
дактировать данный документ.



Затем следует выбрать Дату, и ФИО кассира, у которого обнаружен излишек или недостача
и нажимаем
«Провести и закрыть»
. После этого создается доку
мент «АКТ инвентаризации
кассы» (см. рис. ниже).


Для того чтобы распечатать с
озданный акт инвентаризации, необходимо открыть данный
документ и нажать кнопку
. После этого перед вами откроется сформированный
акт инвентаризации. Вам только следует нажать кнопку Печать

на панели инструментов.

Акт инвентаризации кассы по кредитным
картам создается аналогичным образом, при
этом только нужно выбрать закладку
.
Акт инвентаризации по кредитным
картам не распечатывается!




15


Далее необходимо распечатать объяснительную записку, их может быть 3 вида:



Недостача по наличным



Недостача по безна
личным



Пересорт


когда существует разница между наличной и безналичной
формами оплаты
на одинаковую сумму.


Для печати будут доступны только те объяснительные, в которых отражены недостачи, чтобы
распечатать объяснительную записку необходимо нажать на доступную объяснительную и
далее нажать кнопку Печать

на панели инструментов.



Внимание!


После того как вы
создали акт инвентаризации кассы, обязательно нужно заново
сформировать отчет «лицевые счета». В результате чего в 7
-
й колонке данного отчета
отобразиться сумма акта инвентаризации, и сальдо на конец дня не будет.


После того, как отчет вами уже сформиро
ван, вы выделяете всю область данного
отчета и копируете (нажав правой кнопкой мыши, затем скопировать). Затем, вы открываете
файл
Excel

с аналогичным названием (т.е. «Лицевые счета»), выбираете закладку с
соответствующей датой, и вставляете скопированный
вами отчет из 1С. Таким образом, у
вас получиться следующее:


16



Вам необходимо просто сохранить данный отчет в
Excel
.

Все числа во всех отчетах должны быть с копейками, в
Excel



формат ячеек


числовой.


7.2 Отчет: Лист кассовой книги

7.2.1

Сформировать
Лист кассовой книги

Для формирования отчета необходимо выбрать на
Рабочем столе


Основные функции
(
регулярные действия
)


Лист кассовой книги


В открывшемся окне выбираем период

(с первого числа месяца)

и нажимаем кнопку
. После чего у вас формируется

отчет «Лист кассовой книги». Если у вас не
сходится остаток на конец дня с реальной суммой в сейфе, то необходимо составить акт
инвентаризации сейфа.

Внимание!


17


Нумерация листов кассовой книги «сквозная». Поэтому, если по какой либо причине
нумерация
листов сбилась и началась, например с №1, то для устранения этой ошибки вам
необходимо сформировать данный отчет за период: с начала года по текущий день.

Для правильной загрузки
ФИО

покупателей в РКО и корректного отображения во вкладном
листе необходимо

корректно вводить данные на кассе:



Только на русском языке



Фамилия Имя Отчество (каждое слово с большой буквы и обязательно ставить
между ними пробел)

7.2.2

Акт инвентаризации сейфа

Документ создается вручную после регистрации в системе всех кассовых
доку
ментов, включая документы инвентаризации касс.

Для этого выбираем
на Рабочем столе


Основные функции (
регулярные действия
)


Инвентаризация сейфа
.

Обращаем ваше внимание, что нумерация актов инвентаризации сейфа начинается с
начала года и идет по порядку.



В появившемся окне нажимаем кнопку «Создать»

.


ВАЖНО!: При наличии в списке Инвентаризаций сейфа документов, помеченных на
удаление,
необходимо не создавать новую инвентаризацию, а снимать пометку на
удаление с существующей инвентаризации (правая кнопка мыши


«Пометить на
удаление/снять пометку») и редактировать данный документ.

Выбираем дату, сотрудника (кассира, у которого излишек ил
и недостача по сейфу),
вводим фактическую сумму (сумма денежных средств, которую вы насчитали в сейфе).
Нажимаем кнопку «ОК». Для того, чтобы распечатать созданный акт инвентаризации,
необходимо нажать кнопку

ПЕЧАТЬ
. После этого необходимо выбрать «акт инв
ентар
изации
сейфа», далее перед вами
откроется сформированный акт инвентаризации, Вам следует

18


нажать кнопку Печать

на панели инструментов и распечатать акт инвентаризации
сейфа. В случае если данное расхождение является недостачей необходимо проделать ту

же самую операцию чтобы распечатать объяснительную записку.

ВНИМАНИЕ!! Если недос
тача связана с излишком в инкасс
ации то объяснительную записку
печатать НЕ нужно.


После того как вы создали акт инвентаризации сейфа, обязательно нужно заново
сформировать отчет «Лист кассовой книги». В результате чего в данном отчете добавится
строчка с актом инвентаризации сейфа и остаток на конец дня изменится. ОСТАТОК НА
КОНЕЦ ДНЯ В ЛИСТЕ КАССОВОЙ КНИГИ, В СПРАВКЕ КАССИРА
-

ОПЕРАЦИОНИСТА С ВЕЧЕРНИМ
ПЕРЕСЧЕТО
М СЕЙФА, В ЖУРНАЛЕ ПЕРЕСЧЕТА СЕЙФА, В «ПРОВЕРКЕ БАЛАНСА» С КАССЫ И ПО
ФАКТУ В СЕЙФЕ ДОЛЖЕН БЫТЬ ОДИНАКОВЫМ!!!

Далее необходимо скопировать данные в
EXCEL
(с 1 числа месяца по день, за который
делаете отчеты)
, аналогично предыдущему отчету:


19



7.3 Отчет: Табл
ица расхождений

Для формирования отчета необходимо выбрать на Рабочем столе


Основные функции
(
регулярные действия
)


Таблица расхождений


В открывшемся окне выбираем период (с первого числа месяца) и нажимаем кнопку
. После чего у вас формируется отчет «Таблица расхождений».

Далее необходимо скопировать данные в
EXCEL
, аналогично предыдущему отчету.


20



7.4

Отчет: Кассовые Итоги

Этот отчет формируется не как все предыдущие отчеты.
Для формирования данного отчета
необход
имо выбрать на Рабочем столе


Основные функции (
регулярные действия
)


Кассовые итоги


После этого, перед вами откроется список кассовых итогов. Вам следует выбрать кассовые
итоги за определенную дату сначала по 1
-
й кассе и открыть их (нажав два раза ле
вой
кнопкой мыши).


Перед вами открывается отчет «кассовые итоги» по кассе №1.


21


Далее
скопировать закладку «Закрытие смены». Для этого на клавиатуре вы нажимаете
клавишу «
Prt

Sc
» (
Print

Screen
); затем заходите в файл
Excel

с названием «кассовые итоги
ДД.ММ.ГГГГ», выбираете в этом файле закладку «Закрытие смены» и вставляете только что
скопированное вами изображение.


Затем в 1С вы выбираете закладку «Продажи/возвраты».
Нажимаете
правой клавишей
мыши
, в открывшемся меню выб
ираете «Вывести список».




22


Перед вами появляется следующее изображение:



Вы копируете все данные, которые у вас отобразились, и вставляете их в файл
Excel

с
названием «кассовые итоги ДД.ММ.ГГГГ» в закладку «Продажа/Возврат».

Подобным образом
копируются данные из закладки «
Аннулированные чеки
».

После того, как вы сделали данную процедуру с кассовыми итогами по первой
кассе, вам следует ее повторить и с другими кассами за эту же дату (т.е. касса 2,3,4,5 и
т.д.).


8.

Распечатать акты КМ
-
3

Акт о возв
рате КМ
-
3 формируется программой автоматически при наличии
аннулированных чеков (как по налич
ным, так и по кредитным картам), список
аннулированных чеков по каждой кассе отображается в кассовых итогах во вкладке
«
Аннулирова
нные чеки».

Для того, что бы расп
ечатать данный акт, нужно выбрать на
Рабочем столе


Основные
фу
нкции (
регулярные действия
)


Кассовые итоги.

После этого, перед вами откроется список кассовых итогов. Вам следует выбрать кассовые
итоги за определенную дату сначала по 1
-
й кассе и открыть и
х (нажав два раза левой кнопки
мыши). Перед вами открывается отчет «кассовые итоги» по кассе №1, в котором вам нужно
нажать кнопку
. Если аннулированных чеков не было, то программа выдаст
сообщение:
.

Если же аннулированные чеки были, то после нажатия
кнопки

,

сформируется Акт КМ
-
3. Вам только остается его распечатать, нажав при этом кнопку
«печать»

на панели инструментов.



23




9
. Создать РКО на выдачу заработной платы

В случае выдачи заработной платы курирующий бухгалтер отправит в ваш магазин
ведомость


Выдать заработную плату необходимо в любой день из указанного диапазона.

Для того чтобы создать расходный кассовый ордер (РКО) с основанием выдача
заработной платы, необходимо выбрать на Рабочем столе в журнале кассовых ордеров


Создать


РКО.


24



При открытии данной функции, поле
Дата

автоматически заполняется текущей датой.

Дата РКО на выдачу заработной платы должна попадать в диапазон дат, указанных
в ведомост
и, иначе выдача не производится, в таком случае вам необходимо связаться с
курирующим бухгалтером.


















25


В поле «Суммы и контрагенты» необходимо ввести сумму согласно указанной в
ведомости, указать сотрудника, выдающего заработную плату. В поле «Печать» необходимо
указать

кому выдать, ФИО указано в ведомости, в приложении заполнить номер ведомости,
и указать паспортные данные сотрудника.


Поле «Проверил бухгалтер» не заполняется.

Скан подписанного РКО и ведомости с
подписанными полями необходимо отправит
ь
электронной почтой бухгалтеру.

В
ыдача заработной платы производится из
сейфа. Оригиналы документов
убираем

в отчет
кассира, если выдача производится несколько дней,
ведомость подшиваем в последний день выдачи.






10
. Создать РКО на расчет по претензии

(Экспертиза)


Для выдачи денежных средств покупателю за экспертизу необходимо наличие трех
документов:

1.

Заявление на компенсацию экспертизы и возврат товара



заполняется в случае, если
покупатель проводил экспертизу за свой счет (после истечения гарант
ийного срока) и
установлено, что брак носит производственный характер.

2.
Акт на оказание услуг/Заключение экспертизы.

В Акте/Заключении должно быть указано,
что установлен брак производственного характера; должны быть подписи


Исполнителя и
Заказчика, печ
ать Исполнителя.

3.

Кассовый чек/квитанция при оплате через банк/квитанция от приходного кассового
ордера/платежное поручение.

Если не все вышеперечисленные документы предоставлены
-

деньги не выдаем! Если есть
еще какие
-
либо документы


их так же забираем

у покупателя и прикладываем к отчету.


Для того чтобы создать расходный кассовый ордер (РКО) с основанием «Расчет по
претензии» необходимо выбрать на Рабочем столе в журнале кассовых ордеров


Создать


РКО.


26




Создаем на имя покупателя: в строку «Выдать» вносим ФИО покупателя, в строку «По»
вносим полностью паспортные данные покупателя, в строку «Приложение» вносим все
вышеуказанные документы (Акт/Заключение, Квитанция) с обязательным указанием
номеров документ
ов и дат выдачи документов. Данный РКО распечатывается и дается
покупателю на проверку и подпись.

Деньги за экспертизу выдаются покупателю из сейфа.

После проведения экспертизы необходимо СРАЗУ отсканировать ВСЕ документы по
экспертизе и отправить сканы ку
рирующему бухгалтеру. Оригиналы вложить в Отчет
кассира согласно порядку складывания.



II
. Добавление нового сотрудника

Добавить в 1с вы можете только нового сотрудника.

Если сотрудник уже работал в компании (был уволен, переведен), то его необходимо
восс
тановить из списка удаленных(если он удален), снять пометку на удаление и изменить
место работы(если сменилось место работы).

Для этого вы заходите в «Справочную информацию»
-

«Кассиры», ставите галочки в разделах
«Показывать удаленных» и «Показывать по вс
ем магазинам», находите по табельному
номеру или по ФИО кассира, правой кнопкой мыши открываете список действий, далее
выбираете «Снять пометку».



27


После этого двойным щелчком вы открываете данные этого сотрудника и меняете «Место
работы» на ваш
магазин. После внесения всех изменений вы выбираете «Записать и
закрыть».



Если вы вносите нового сотрудника компании, то вам н
еобходимо зайти
в Справочную
информацию


Кассиры


-

нажать кнопку
. После чего перед вами откроется диалоговое окно. В это
м окне
нужно заполнить все строки (т.е. так, как показано на рисунке)
, не забывая просклонять ФИО
в графах «От кого» и «Кому»,
и затем нажать
«Записать и закрыть».



Обращаем ваше внимание, что паспортные данные вы можете внести только один раз,
после
сохранения паспортные данные будут недоступны для изменений.

Е
сли вы
допусти
ли

ошибку
, то внести исправления сможет толь
ко ваш менеджер кассовых
систем, для этого вы отправляете письмо, содержащее следующую информацию:

«при внесении паспортных данных сотру
дника (таб. 123456, ФИО Иванов Иван Иванович)
была допущена ошибка, корректные данные: серия 1234 номер 123456 выдан: «место
выдачи» «дата выдачи».


28


Если кассир увольняется, то его можно удалить из справочник
а

«Кассиры», для этого
необходимо нажать правой к
нопки мыши по нужному касси
ру

и выбрать «
пометить на
удаление».



Если

не

убрать галочку

возле строки «Показывать удаленных
», то это окно будет выглядеть
следующим образом:


III
. Титульные листы

Все титульные листы должны печататься из 1С (все титульные
листы находятся в
«
Дополнительные функции»
-

Отчеты
)


IV
. Перенумерация ПКО И РКО

Нумерация ПКО и РКО должна строго соблюдаться, т.е. у вас не должно быть пропущенных
номеров в документах.

Проверка нумерации происходит автоматически при каждом
перезапуске

программы.

Если
у вас возникает необходимость ис
править нумерацию
ПКО и
РКО, то
необходимо

воспользоваться данной функцией. Для вызова этой функции
необходимо выбрать на
Рабочем с
толе


Основные функции (Дополнительные действия
)
-

Перенумерация кассовых о
рдеров.


29



После этого перед вами откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать дату, с
которой следует начать перенумерацию кассовых ордеров
, конечной датой необходимо
указать текущее число.

Автоматически в данном окне появятся первые номера ПКО и РКО за
выбранн
ый

вами
период
. Далее нужно нажать кнопку
.


Перенумерацию кассовых ордеров можно осуществлять отдельно, т.е. отдельно ПКО и
отдельно РКО. Для этого необходимо лишь снять отметку с

документа (см. рисунок).


V
. Реквизиты организации и магазина

Реквизиты организации и магазина заполняются в справочнике «Объекты торговой
сети».

Для того необходимо воспользоваться
справочником необходимо перейти в раздел
«Справочная информация».





30


Открыв данный «объект»
,

перед вами появится диалоговое окно с реквизитами вашего
магазина и вашей компании. После этого вы можете поменять необходимую вам
информацию и нажать ОК. Будьте внимательны при внесении изменений в данном пункте
(т.к. то, что вами
будет написано, то и будет отображаться на всех документах, когда вы их
будете распечатывать).


VI
. Возврат без чека

Необходимо у
становить факт покупки в 1С

(не по «24» и «25».

Необходимость хранения
отчетов «24» или «25» согласуйте с вашими коммерческими директорами. Отделу кассовых
систем и бухгалтерии эти отчеты не нужны)
.

Рабочий стол


Основные функции (
дополнительные действия
)
-

Поиск и просмотр чека


В окне «продажный
код» ввести продажный код изделия, в окнах «дата»
-

предположительный
период совершения покупки, в окне «тип чека» выбрать «продажа»

Нажать кнопку «найти чек»




31


В

соответствующих
ячейках

найти номер чека
, кассы и

транзакции


и записать их на
листочек.

Любой чек можно открыть двойным щелчком, чтобы посмотреть все вещи, пробитые в нем.
Эта возможность пригодится в случае, если за указанный вами период искомая вещь
пробивалась несколько раз.

Так же при открытии чека вы сразу увидите форму оплаты,
которой о
плачивалась вещь, возврат средств необходимо производить той же формой
оплаты что и продажу.



1.

После установки факта покупки необходимо
заполнить

с покупателем
бланк
«Заявления на возврат без чека» и «бланк свидетельских показаний»

со свидетелем
.
Без

свидетеля с паспорто
м возврат без чека не осуществляется.

2.

При проведении возврата через кассу
ОБЯЗАТЕЛЬНО
нужно
вводить данные
исходного чека
: номер ма
газина, номер кассы, номер чека, номер транзакции.

VII
. Порядок приема денег от кассиров

o

Кассир
заполняет две справки кассира
-
операциониста (
обязательно в вер
х
ней
строке указать название организации!
):

o

-

одна


на сумму размена (1500 рублей)

o

!!!

Желтая приклеивается к ПКО на возврат размена и подшивается в папку «Отчет
кассира», зеленая не нужна;

o

-

вторая


на фактически сдаваемую сумму выручки (т.е. оставшуюся сумму, без
учета размена)

o

!!!

Желтая приклеивается к листу А4 и подшивается в папку «Отчет кассира», а зеленая
вместе с балансом приклеивается к промежуточному ПКО и хранится в папке
«Пром
ежуточные ПКО». При этом баланс и сумма на справке будут одинаковыми
только в том случае, если у кассира нет излишка/недостачи.



32


ЗАПОЛНЕНИЕ СПРАВКИ КАССИРА
-
ОПЕРАЦИОНИСТА:


o

Кассир
сам

заполняет
от руки

промежуточный ПКО с основанием «торговая выручка»
(счет 62): пишет дату, сумму выручки цифрами, фамилию, имя и отчество полностью,
сумму выручки прописью, обязательно указывая 00 копеек.

o

ВАЖНО!!!

На промежуточных ПКО сразу нужно поставить печать и необхо
димые
подписи сотрудников, работающих в настоящий момент, а так же отрезать квитанции.
В строке «Гл. бухгалтер» могут расписываться сотрудники, назначенные на должность
старшего кассира или ассистента старшего кассира, а если они не работают


любой менед
жер. В строке «Получил кассир» расписывается тот, кто на данный
момент ответственен за сейф. Эти ПКО нужны только для налоговой проверки и
должны храниться в магазине
три

месяц
а
.

o

Старший кассир или ассистент старшего кассира проверяют подлинность и
количество купюр, а также правильно ли они сложены. Затем проверяют, правильно ли
посчитана сдаваемая кассиром сумма и верно ли заполнены справки и
промежуточный ПКО.














33


VIII
. Ж
урнал кассира операциониста (КМ
-
4)



Журнал кассира
-
операциониста является очень важным документом. Каждый журнал
привязан к определенному фискальному принтеру.



ЖКО нужно заполнять аккуратно, синей шариковой ручкой, в половину строки. Если
допущена какая
-
либ
о ошибка, следует аккуратно зачеркнуть неправильную запись и
ниже переписать ее в корректном виде. В верхнем правом углу строки поставить
звездочку, а в нижней пустой части журнала написать: «Исправленному **.**. 2012
верить подпись/расшифровка подписи».




Использовать корректор (замазку) в журналах кассира
-
операциониста НЕЛЬЗЯ!!!



ЖКО должен быть заполнен вечером сразу после закрытия смены (снятия
Z
-
отчета).



Утром, при открытии смены на кассе, необходимо заполнить в ЖКО столбцы 2, 3, 6, 7,
8.



Для
заполнения ЖКО данные берутся из ленты «Закрытие смены»:


1.

Дата закрытия смены

2.

Номер кассы (1,2,3…)

3.

Фамилия кассира, который будет работать
на этой кассе

4.

Номер смены

5.

Не заполняется!!!

6.

Нарастающий итог на начало рабочего дня
(переписываем с 9
-
ой колонки
предыдущего
дня)

7.

Подпись кассира из 3 колонки

8.

Подпись кассира, заполняющего журнал

9.

Нарастающий итог на конец рабочего дня

10.

Сумма выручки за день (Для проверки «10»=
«9»
-
«6»).

11.

Сумма продаж за наличные

12.

Кол
-
во слипов продаж (см. инкассацию с
терминала, не «ито
го», а именно «продаж»)

13.

Сумма продаж по кредитным картам

14.

Сумма продаж по наличным и кредиткам:
14=«11»+«13»

15.

Сумма всех аннулированных чеков

16.

Не заполняется!!!

17.

Подпись кассира, заполняющего журнал

18.

Расшифровка подписи


Итоговая проверка: «14»+«15»=«10»





34



I
X
. Реализация и учет ПДК

1.

Поступление

Заказ ПДК осуществляется через заявку в
excel
, которую необходимо отправить письмом с
темой «Заказ ПДК» Дмитрию Буланову, в копию письма необходимо поставить курирующего
менеджера кассовых систем. Заказ
осуществляется строго до 12:00 по понедельникам.

При поступлении ПДК в магазин их необходимо занести в 1С, для этого выбираем

Дополнительные функции
/Поступление ПДК



Далее нажимаем

и в открывшемся окне выбираем дату получения и добавляем все
карты по

одной (вносим номер карты и номинал), после того как внесли все карты
нажимаем «
Провести и закрыть
»
.


При продаже ПДК, карту необходимо активировать на терминале и продать по кассе строго
через
штрих код
, на следующий день, когда загрузите файл продаж в

1С у Вас
автоматически заполнится дата продажи данной ПДК. Если вдруг вы не внесли ПДК в отчет
«Поступление ПДК» и продали ее, то при загрузке файла продаж вы увидите ошибку и Вам
необходимо обратится к куриру
ющему менеджеру кассовых систем(см. п.п. 5).




35


2.
Списание ПДК

ПДК необходимо списать если

1.

О
на
активирована, но не продана,

2.

И
стек срок действия карты
,

3.

Если вы не можете ее активировать на терминале.

Выбираем
Дополнительные функции
/Списание ПДК


В открывше
мся окне нажимаем «
Создать
», далее выбираем

членов комиссии из
справочника «сотрудники», далее нажимаем «добавить» и выбираем карту для списания из
предложенного списка (для списание доступны оприходованные карты, которые ранее не
проданы и

не списаны), далее нажимаем «Провести и закрыть
». После эт
ого заходим в
созданный документ и нажимаем кнопку «Печать». В одном акте можно списывать не более
20 карт.

После этого акт необходимо распечатать,
подписать, и в отскан
ированном виде
отправить вместе со
сканом разрезанной карты курирующему бухгалтеру,

мен
еджеру
кассовых систем

и Дмитрию Буланову. О
ригиналы

отправлять

с курьером в офис на имя
курирующего бухгалтера
.





36


3.

Таблица ПДК

Чтобы сформировать Таблицу ПДК необходимо нажать

Дополнительные
функции
/Таблица ПДК
и нажать кнопку сформировать:



Выглядеть она будет так:

Номер

магазина:

9998

Название

магазина:

INDITEX

OFFICE

















Период:

с

по














Номер

карты

Получение

Активация

Контроль

Дата

Номинал

Дата

Номинал

1111110031625750

08.07.2013

1

500,00





1

500,00

1111110031850887

08.07.2013

1

500,00

08.07.2013

1

500,00



1111110031916068

08.07.2013

1

500,00

08.07.2013

1

000,00

500,00

1111110033015877

08.07.2013

1

500,00





1

500,00

1111110034225384

08.07.2013

1

500,00

08.07.2013

1

000,00

500,00

1111110037972891

08.07.2013

1

500,00





1

500,00

1111110038829884

08.07.2013

1

500,00

08.07.2013

1

500,00



1111110039000626

08.07.2013

1

500,00





1

500,00

1111110039474417

08.07.2013

1

500,00

08.07.2013

1

000,00

500,00

Всего

карт:

9



13

500,00



6

000,00

7

500,00


Колонка
«Контроль»

будет показывать разницу между реальным номиналом ПДК и
тем, который вы вобьете при продаже, иными словами после правильной продажи ПДК
колонка «Контроль» должна быть пуста!!!

Таблица ПДК будет автоматически
отправляться в бухгалтерию ежедневно!

Важно
контролировать кол
-
во ПДК, указанное

в
1С в
таблице (по параметру « в

наличии
»)

с
реальным наличием в сейфе. В случае расхождения связаться с
менеджером кассовых
систем.


X.

Списание кассового оборудования
.

Для
списания доступны счетчики банкнот и детекторы банкнот.

Для создания документов необходимо зайти в Дополнительные функции


Списание
кассового оборудования. Далее нажимаем «Создать».



37


Выбираем членов комиссии из справочника «сотрудники», далее нажимаем
«добавить» и
выбираем тип оборудования для списания из предложенного списка (для списание
доступны детекторы и счетчики банкнот), также указываем количество оборудования, далее
нажимаем «Провести и закрыть». После этого заходим в созданный документ и нажим
аем
кнопку «Печать».


Механизм списания аналогичен списанию ПДК, но при печати акта вначале у вас
будет доступен для печати «Сэндер
», крепим его на коробку,
убедительная просьба
проверять корректность сэндера (номер склада получат
еля) при создании первого

акта.
Д
алее будет доступен сам акт, при нажатии на кнопку печа
ть распечатается сразу 3
копии. Ка
ждую необходимо подписать и поставить печать (1
-
я копия в коробку, 2
-
я копия к
ТТН, 3
-
ю копию необходимо отсканировать и отправить курирующему менеджеру кассов
ых
систем и Дмитрию Буланову, оригинал


Дмитрию Буланову).

X
I
. Закрытие месяца

1 числа до 12:00 курирующему бухгалтеру должны быть отправлены следующие отчеты за
месяц:

1.

Сканы закрытия смены за последние 4 дня месяца

2.

Скан листа кассовой книги за последний
день месяца

3.

Скан акта инвентаризации сейфа за последний день месяца (даже если
расхождений не было)

4.

Скан журнала пересчета сейфа за месяц

5.

Все ежедневные утренние отчеты



ОТЧЕТЫ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ПРОНУМЕРОВАТЬ, ПРОШНУРОВАТЬ И ОТПРАВИТЬ В ОФИС
ПОСЛЕ
ПОДТВЕРЖДЕНИЯ БУХГАЛТЕРОМ ЗАКРЫТИЯ МЕСЯЦА:


1.

ОТЧЕТ КАССИРА

Состоит из ПКО, РКО, ведомостей на инкассацию, возвратов, аннулированных чеков
на наличные и актов КМ
-
3, вкладных листов кассовой книги, актов инвентаризации
кассы и сейфа.


38


Порядок складывания
документов

в «Отчете кассира»

(снизу вверх):




-

все интернет
-
возвраты, деньги за которые были выданы из сейфа,




-

все РКО с основанием выдача размена,




-

квитанция на инкассацию,





-

РКО на инкассацию,

П
рактически


-

платежная ведомость на
выдачу з/п,

не встречается



-

РКО с основанием выдача з/п,





-

документы на выдачу денег за экспертизу,






-

РКО с основанием возврат по претензии (оформляется на клиента)




-

все ПКО с основанием возврат размена,















Б
лок


-

возвраты e
-
commerce по наличным

-

возвраты
по кассиру
,
который стоял первым («1»)
на кассе

№1,



П
о


-

акт инвентаризации кассы (кассира «
1
»),



первому


-

справка кассира
-
операциониста кассира «
1
» кассы №1,

Блок

кассиру



-

ПКО торговая

выручка
(кассира «
1
»),

по





первой

Б
лок


-

возвраты e
-
commerce по наличным


-

возвраты
по кассиру
,

который стоял следующим(
«
2
»
) на кассе


1
,

К
ассе

П
о


-

акт инвентаризации кассы (кассира «
2
»),



второму


-

справка кассира
-
операциониста кассира «
2
» кассы
№1,



кассиру



-

ПКО торговая

выручка (кассира «
2
»),










-

аннулированные чеки по кассе №1,







-

акт КМ
-
3 по кассе №1,









Б
лок


-

возвраты e
-
commerce по наличным

-

возвраты
по кассиру
,
который первым стоял

(«1»)
на кассе
№2,



по


-

акт инвентаризации кассы (кассира «
1
»),



первому


-

справка кассира
-
операциониста кассира «
1
» кассы №2,

Блок

кассиру



-

ПКО торговая

выручка (кассира «
1
»),

П
о





В
торой

Б
лок


-

возвраты e
-
commerce по наличным


-

возвраты
по кассиру
, который
стоял

следующим («2
»
) на кассе

№2
,

К
ассе

по


-

акт инвентаризации кассы (кассира «
2
»),



второму


-

справка кассира
-
операциониста кассира «
2
» кассы №2,



кассиру



-

ПКО торговая

выручка (кассира «
2
»),










-

аннулированные чеки по кассе №2,







-

акт КМ
-
3 по кассе №2,




-

акт инвентаризации сейфа,




-

справка кассира
-
операциониста с пересчетом сейфа,




-

Вкладной лист кассовой книги.



39


Во всех РКО и накладных на возврат необходимо ручкой проставить номера! (они указаны в
листе кассовой
книги)

Как правило, «Отчет кассира» состоит из нескольких частей. Например, «Отчет кассира с
01.12 по 15.12» и «Отчет кассира с 16.12 по 31.12». Книг может быть больше, чем две. Всё
зависит от кол
-
ва документов в вашем магазине.

Каждый отчет нумеруется
отдельно(начиная с 1 и т.д.).

Первое число будет лежать внизу, последнее наверху. Нумеруются ручкой в правом нижнем
углу только вкладные листы кассовой книги. Ручкой нумеруем снизу вверх. Т.е. 01.12 будет
№1, 02.12 №2 (при нумераци
и ручкой знак «№» не пишется, проставляется только цифра). На
последнем листе необходимо приклеить «прошнуровано и пронумеровано … листов»:

Самым верхним листом будет титульный лист. Его нумеровать не нужно.









2.

КАССОВАЯ КНИГА

Состоит из вкладных лис
тов кассовой книги. Первое число будет внизу, 31


наверху.
Нумеруем ручкой тоже в нижнем правом углу снизу вверх. 01.12 будет №1, 02.12
-

№2 и
т.д. Самым верхним листом будет титульный лист. Его нумеровать не нужно.

3.

ЛИЦЕВЫЕ СЧЕТА


Складываем, нумеруем
, по
дписываем графы «Составил» и «Проверил»

и сшиваем
аналогично, как и Кассовую книгу
.

4.

ВОЗВРАТЫ И АННУЛИРОВАННЫЕ ЧЕКИ ПО КРЕДИТНЫМ КАРТАМ

Состоит из возвратов и аннулированных чеков с актами КМ
-
3 по кредитным картам.
Если был сделан возврат по смешанной оплате, то делается копия всех листов.
Оригинал
всех листов возврата (без слипов)
кладётся в Отчёт кассира, копии (
без РКО
)
и оригиналы слип
ов с терминала
-

в данную Книгу. Аналогично с аннулированными
чеками на смешанный вид оплаты (часть чека закрыта на наличные, часть на
кредитку).

Складываем по датам снизу вверх. 01 число внизу, 31


наверху. Нумеруем все листы
А4 в нижнем правом углу. В
«прошнуровано и пронумеровано» указываем общее
кол
-
во листов, которое у вас получилось.


40



5.

ОНЛАЙН
-
ВОЗВРАТЫ

Состоит из возвратов
-
отказов, актов приема
-
передачи и интернет
-

возвратов без РКО.
Прошивается за месяц в хронологическом порядке, и без нумерации
отправляется
аналогично остальным документам.


ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ НА НЕДОСТАЧИ

Все объяснительные пишутся на имя главного бухгалтера Симоненко Ж.Ю.

Объяснительные на недостачи необходимо отправлять своему курирующему
бухгалтеру два раза в неделю
отдельным ко
нвертом (аналогично отправке ККЛ)
.
Перед отправкой ОБЯЗАТЕЛЬНО отправлять бухгалтеру объяснительные в
отсканированном виде.


ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ОСТАЮТСЯ В МАГАЗИНЕ ДЛЯ КОНТРОЛЯ (храним 3 месяца):



закрытие терминала с каждой кассы и кассовый лист за кажд
ый день

-

ксерокопия отчета закрытия смены с каждой кассы, которая работала в этот день

-

ксерокопия инкассации
/сверки итогов

с каждого терминала, который работал в
этот день

-

промежуточные ПКО






Приложенные файлы

  • pdf 11029563
    Размер файла: 3 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий