Работа с электронными таблицами в OpenOffice.or…


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.
Министерство здравоохранения и социального развития

Российской Федерации

Санкт
-
Петербургская медицинская академия

последипломного образования







С.В.Клеошкина



МЕТОДИЧЕСКОЕ
РУКОВОДСТВО

ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ:

Работа с электронными таблицами

в среде OpenOffice.org


Учебное пособие










Санкт
-
Петербург

2011



2


Содержание :

Введение

................................
................................
................................
.........................

3

Краткая характеристика пакета

................................
................................
...................

3

Часть
I

Рабочее окно и его элементы

................................
................................
.............

4

1.1. Запуск Calc

................................
................................
................................
................................
........................

4

1.2. Рабочее

окно
Calc

................................
................................
................................
................................
.............

4

1.3.Элементы оконного интерфейса

................................
................................
................................
......................

5

1.4.Специальные элементы OpenOffice.org
Calc
:

................................
................................
................................
.

9

Часть
II

Организация информации в таблицах

................................
..........................

11

2.1.
Параметры Листов и Книг

................................
................................
................................
........................

11

2.2. Работа с Листами

................................
................................
................................
................................
............

12

2.3. В
вод и корректировка данных

................................
................................
................................
.......................

14

2.4. Ввод данных

................................
................................
................................
................................
....................

15

Часть
III

Основные операции с Таблицами

................................
................................

21

3.1. Редактирование

................................
................................
................................
................................
...............

21

3.2. Фор
матирование

................................
................................
................................
................................
.............

25

3.3. Оформление

................................
................................
................................
................................
....................

27

3.3.1. Разбиение Рабочего Листа на страницы

................................
..............................

27

3.3.2. Добавление колонтитулов

................................
................................
.......................

29

Часть
IV

Работа со списками

................................
................................
.......................

30

4.1. Рекомендации по созданию Списка

................................
................................
................................
..............

30

4.2. Сортировка

................................
................................
................................
................................
......................

31

4.3. Фильтр

................................
................................
................................
................................
.............................

32

4.4. Промежуточные итоги

................................
................................
................................
................................
...

34

Часть
V

Работа с диаграммами

................................
................................
....................

35

5.1. Типы и виды Диаграмм

................................
................................
................................
................................
..

35

5.
2. Терминология

................................
................................
................................
................................
.................

36

5.3. Схема Диаграммы

................................
................................
................................
................................
...........

37

5.4. Создание Диаграммы

................................
................................
................................
................................
.....

38

5.5. Редактирование Диаграммы

................................
................................
................................
..........................

39

5.6. Форматирование Диаграммы

................................
................................
................................
........................

41

5.7. Печать Диаграммы

................................
................................
................................
................................
.........

42

Часть
VI

: Вычисления в Таблицах

................................
................................
.............

43

6.1. Авто вычисления

................................
................................
................................
................................
............

43

6.2. Авт
осумма

................................
................................
................................
................................
.......................

43

6.3. Формулы

................................
................................
................................
................................
..........................

44

6.3.1. Построение формул

................................
................................
................................
..

44

6.3.2. Порядок выполнения действий в формулах

................................
.......................

46

6.3.3. Ссылки на ячейки

................................
................................
................................
....

47

6.3.4. Работа с формулами

................................
................................
................................
.

48

6.4. Функции

................................
................................
................................
................................
..........................

49

6.4.1. Структура функции

................................
................................
................................
..

49

6.4.2. Работа с функциями

................................
................................
................................
.

50

6.
5. Сообщения об ошибках

................................
................................
................................
................................
.

51

Заключение

................................
................................
................................
..................

54

Тестовые задания для самоконтроля

................................
................................
...........

55

Список литературы

................................
................................
................................
......

59




3


Введение

Данное учебн
ое

пособи
е

по табличному редактору
Calc
,
свободно
-
доступного, полнофункционального офисного пакета OpenOffice.org
предназначено начинающим пользователям.

В пособии подробно описан интерфейс редактора и его настройки
,

исходя из конкретных функциональных блоков программы. Кроме того
описаны основн
ые приемы работы с ним. Рассмотрены вопросы создания
электронной таблицы

и е
е

форматирования
. Описаны способы работы с
электронными таблицами, произв
едения
простейши
х

вычислен
ий и
составл
ения

диаграмм


Краткая характеристика пакета

OpenOffice.org Calc



это открытый продукт для работы с
электронными таблицами
.

Электронная таблица


это программа для математической,
статистической и графической обработки текстовых и числовых данных. Она
позволяет автоматизировать выполнение однотипных вычислений и
пересчет
а с изменяющимися исходными данными.

OpenOffice.org

Calc предлагает широкий набор функциональных
средств по обработке табличных данных:



создание и редактирование электронных таблиц с применением
богатого набора встроенных функций;



оформление и печать элек
тронных таблиц;



проверка орфографии;



построение диаграмм и графиков различной степени наглядности и
детализации;



работа с электронными таблицами как с базами данных: фильтрация,
сортировка и т.д.
;



статистическая обработка данных;



возможность создания макро
сов и др.


4


Часть
I

Рабочее окно и его элементы

1.1. Запуск
Calc


Запуск Пакета возможен одним из указанных способов:



Выбрать в
Главно
м

Меню системы (Кнопка ПУСК
-

Программы


Офис
-

Электронные таблицы
-

OpenOffice.org Calc
)
.



Запустить ярлык на Рабочем столе
.



Создать электронную таблицу, выбрав в меню Файл


Создать


Электронную таблицу.
При этом будет открыто окно с новой пустой
электронной таблицей OpenOffice.org Calc.

1.2.
Рабочее окно
Calc

Окно приложения пакета OpenOffice.org
Calc

содержит стандартные
элементы окон OpenOffice и специальные элементы пакета
Calc
.
Характерной особенностью
Calc

является наличие одного или нескольких
ПодОкон

Книг.

На рисунке 1 показана рабочая область Calc.


Рисунок 1


5


1.3.
Элементы оконного интерфейса

С
ТРОКА ЗАГОЛОВКА



расположена вдоль верхнего края окна
приложения и содержит имя программы, имя документа и кнопки
управления

окном
.


Кнопки управления Окном
позволяют переводить окно в одно из трех
состояний:



нормализованное (окно занимает часть окна
;



развернутое (окно занимает весь Рабочий стол
;



свернутое (окно представлено только кнопкой на Панели Задач
.



Задание

1
:

Работа с кнопками управления Окн
а

1.

Открытие окна Приложения

-

Дважды щѐлкните

на значке

приложения
OpenOffice.org Calc
.



Обратите
внимание, на

Панели задач

появилась новая кнопка
.

2
.
Сворачивание

окна Книги

-

Щѐлкните на кнопке сворачивания окна
, расположенной в правом
верхнем углу окна в строке

заголовка окна Книги.


Обратите внимание, в левом углу Окна
Приложения

появилась иконка
(заголовок
Книги
.


3
.

Восстановление окна Книги

-

Щѐлкните на кнопке

восстановления


, расположенной в строке заголовка
Книги 1
.


Обратите внимание, Окно

Книги 1

примет свое исходное состояние
.



СТРОКА МЕНЮ

располагается под строкой Заголовка и содержит
полный список

команд
,
которые выполняют основную работу в программе
.
Каждое слово в этой строке
-

кнопка, открывающая список команд.



6


Сходные по смыслу команды группируются в Вертикальное
меню,
которые в свою очередь отделяются разделительными линиями по
функциональному назначению

(
рис.
2)
.

Назначение Пунктов (опций Главного Меню Calc:



Файл


-

управление Таблицами и отдельными Файлами
(Книгами
;



Правка

-

редактирование Таблиц
;



Вид


-

настройка Окна Приложения
;



Вставка

-

вставка различных объектов
;



Формат

-

форматирование Таблиц (подготовка печатного
документа
;



Сервис

-

настройка Приложения (в целом
;



Данные

-

работа с простейшими базами данных
;



Окно


-

работа с окнами Книг
;



Справка

-

вызов справки
;


Рисунок 2


Активизация Меню и вызов Команды осуществляется
:



С помощью мыши

-

щелчком левой кнопки мыши на необходимом
пункте меню. Подсветка следует за указателем мыши автоматически
открывая все вертикальные меню.


7




С помощью клавиатуры

-

левой клавиши

Alt


или
F
10
активизируется Меню, стрелками производится выбор необходимой
команды и клавишей

Enter


осуществляется вызов команды.

Закрытие Меню осуществляется:



С помощью мыши

-

щелчком левой кнопки

мыши в свободном месте
Окна
.



С помощью

клавиатуры

-

клавишей


Esc


.

Специальные обозначения в Меню



Многоточие

(

...
)

после названия команды
-

выбор команды меню
выводит на экран диалоговое окно
.



Затемненная команда


-

команда меню в данный момент недоступна
.



Флажок

(

)

рядом с командой
-

отмеченная команда активна в
настоящее время. (Эти команды управляют параметрами или
свойствами, которые могут вводиться или отменяться. Щелчок на

ранее отмеченной команде снимает флажок и тем самым отменяет
выполнение данной команды,
щелчок на неотмеченной команде
устанавливает флажок
.



Стрелочка

(

)

справа от названия команды: каскадное меню (или

подменю
-

обращение к этому пункту меню выводит на экран

подменю с новыми командами следующего уровня
.



Сочетание клавиш справа от названия к
оманды

-

альтернативный

запуск команды меню с помощью клавиатуры
.



Подчеркнутые буквы

-

нажатие на клавишу
Alt
вместе с

клавишей с
подчеркнутой буквой (зачастую выбранной по

мнемоническому
принципу, как, например,
Ф
в слове
Файл
)

запускает команду.


ПАНЕЛЬ
ИНСТРУМЕНТОВ
.
Под строкой меню находится один или
несколько наборов кнопок.

Эти наборы называются панелями инструментов.
Кнопки панели

инструментов являются ярлыками команд из меню.

Чтобы
запустить команду с помощью панели инструментов,

необходимо
просто
к
лик
нуть
по кнопке. Чтобы уточнить назначение кнопки,

достаточно
наве
сти

8


на не
е

указатель мыши, появится всплывающая подсказка
.

Панели инструментов


Верхняя панель (позиция по умолчанию имеет название Стандартная
панель. Стандартная панель имеет постоянный

вид во всех приложениях
OpenOffice.org.


Вторая панель сверху (позиция по умолчанию
-

это Панель
форматирования. Вид этой панели зависит от контекста и меняется в
зависимости от текущего положения курсора и выделенных областей.
Поэтому эта панель называе
тся иногда Контекстной панелью.


Необходимую панель инструментов
можно добавить

с помощью
пункта

меню Вид
-

Панель инструментов.


Для удобства работы с панелью инструментов имеется

возможность
изменять еѐ место расположения, добавлять и убирать

кнопки с п
анели
инструментов. Чтобы переместить панель

инструментов, надо навести
указатель мыши на левую границу

(указатель мыши изменится со стрелки на
крестик и, удерживая левую

кнопку мыши, переместить панель.


Добавить кнопки на панель

инструментов можно, кли
кнув левой
кнопкой мыши на стрелку в конце

панели инструментов и выбрав
Показать
кнопки

(
рис.
3).


Рисунок 3



СТРОКА СОСТОЯНИЯ

располагается в нижней части Окна и

9


отображает сведения о выделенной команде или выполняемой операции. В
основном режиме
выводится сообщение о готовности системы.


ПОЛОСЫ ГОРИЗОТАЛЬНОЙ и ВЕРТИКАЛЬНОЙ ПРОКРУТКИ
(просмотра

располагаются у правой и нижней границе окна Книги и
позволяют прокрутить содержимое окна с помощью бегунка или
соответствующих кнопок со стрелками.


1.4.
С
пециальные элементы

OpenOffice.org
Calc
:

Панель формул

С левой стороны Панели формул (
рис.
4
 расположено небольшое
текстовое поле, называемое Область листа, в котором находится сочетание
буквы и цифры, например
А1
. Это буква столбца и номер строки текущей
ячейки, которые дают координаты ячейки в экранной сетке.


Рисунок 4

С правой стороны поля
Область листа находится Мастер функций,
кнопка Сумма и кнопка Функция.

Нажатие на кнопку Мастер функций
открывает диалоговое окно, в котором можно найти список возможных
функций. Он может быть весьма полезен, поскольку также показывает, как
оформлены функц
ии.

Кнопка Сумма вставляет в текущую ячейку сумму чисел,
расположенных в верхних ячейках или в левых ячейках, если в верхних
ячейках числа отсутствуют.

Кнопка Функция вставляет знак равенства в выбранную ячейку и
Строку ввода, что определяет готовность яче
йки к вводу формулы.

При вводе новых данных в ячейку, которая уже содержит данные,
кнопки Сумма и Функция заменяются кнопками Отменить и Принять


Содержимое текущей ячейки (данные, формула или функция
отображается в Строке ввода, которая является остальн
ой частью Панели

10


формул. Здесь можно редактировать содержимое текущей ячейки, что можно
также делать и в самой текущей ячейке. Чтобы редактировать в области
Строки ввода, щелкните левой кнопкой по соответствующей части области
Строки ввода, а затем вв
е
дите

необходимые

изменения. Чтобы редактировать
в текущей ячейке, просто щелкните дважды по этой ячейке.

Отдельные ячейки

Основная часть экрана отображает отдельные ячейки в форме сетки,
каждая из которых расположена на пересечении конкретного столбца и
конкре
тной строки.

В верхней части столбцов и в левой части строк располагается ряд
серых прямоугольников, содержащих буквы и цифры. Это заголовки
столбцов и строк. Столбцы начинаются с буквы A и изменяют ее при
движении вправо, строки начинаются с 1 и увеличива
ют номер при
движении вниз.

Вкладки листов

В нижней части сетки ячеек расположены вкладки листов (
рис.
5
. Эти
вкладки обеспечивают доступ к отдельным листам,
при этом отображаемый,
или активный, лист имеет вкладку, окрашенную в белый цвет.



Рисунок 5

Щелчок по вкладке другого листа отображает этот лист, вкладка
которого становится белой. Можно выбрать сразу несколько вкладок листов,
если удерживать нажатой кл
авишу Ctrl при щелчке по именам вкладок
.



11


Часть
II

Организация информации в таблицах

2.1.

Параметры Листов и Книг

OpenOffice.org Calc
-

это программа обработки многоколоночных
электронных таблиц, состоящих из строк и столбцов, которые идут сверху
вниз и слева направо.
Как указывалось выше, с
троки обозначаются цифрами,
а столбцы
-

буквами английского алфавита
.

Ячейка

-

место пересечения стр
оки и столбца, адрес которой состоит
из буквы столбца и цифры строки

(
рис.
6).


Рисунок 6


Книга

в
OpenOffice.org

Calc

представляет собой файл, используемый
для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из
нескольких листов, поэтому в одном
файле можно поместить разнообразные
сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и
изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять
вычисления на основе данных из неско
льких листов. При создании
диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или
на отдельный лист диаграммы.

Вкладки (Ярлычки Листов

располагаются в нижней части окна и
отображают Имена Листов книги.


12


2.2.

Работа с Листами

Перемещение и
прокрутка внутри листа
.
Для перехода между
ячейками листа используется мышь или клавиши со стрелками. При переходе
на ячейку

она становится активной. Для перехода в другую область листа
используются полосы прокрутки
.

Переход на другой лист книги
.
Для перех
ода на другой лист
необходимо у
ка
зать

(щелкн
уть
 ярлычок листа, содержащего нужные
данные.

Совет
:

Если в книге содержится большое количество листов,
щелкните правой кнопкой мыши кнопку прокрутки ярлычков. Затем
выберите в открывшемся списке необходимый лис
т.

Выделение листов в книге
.

Если выделено несколько листов, изменения, сделанные на текущем
листе, повторяются на всех остальных листах. Это может привести к потере
данных.

Чтобы выделить

Сделайте следующее

Отдельный лист

Укажите (щелкните ярлычок
листа

Два или более несмежных
листа

Щелкните ярлычок первого листа, затем,
удерживая клавишу CTRL,

щелкните ярлычки
остальных листов.

Все лис
т
ы книг

Установите указатель на произвольный ярлычок
листа и нажмите

правую кнопку мыши. Затем
выберите команду
Выбрать все листы в

контекстном меню.


Вставка нового листа

Существует несколько способов вставки нового листа. Первым шагом
во всех способах является выделение листа, после которого будет вставлен
новый лист. После этого можно использовать следующие
действия:


13




Открыть меню Вставка и выбрать


Лист
.




Щелкнуть правой кнопкой мышки по вкладке и выбрать
-

Добавить
листы
.




Щелкнуть по пустому месту в конце строки вкладок листов.

Каждый способ приводит к открытию диалогового окна
©
Вставить лист
ª

(
рис.
7. В
нем можно определить, будет ли новый лист располагаться до или
после выделенного листа, а также
,

сколько листов нужно вставить
.


Рисунок
7


Удаление листов из книги
.
Для того чтобы удалить лист, необходимо
выделить лист и выбрать команду ©
Удалить лист
ª в
меню
-

Правка

или из
контекстного меню Листа
.

Переименование листа
.
Для переименования листа выберите
двойным
нажатием кнопки мыши нужный ярлычок листа

и в
ведите новое имя поверх
старого.

Перемещение и копирование листов

Внимание! При перемещении и
копировании листов следует быть
осторожным, так как это может повлечь за собой появление неточностей
в вычислениях или диаграммах, основанных на

данных листа
.

Для перемещения или копирования листов:



Откройте книгу, в которую нужно переместить или скопирова
ть листы.


14




Переключитесь в книгу, содержащую копируемые или перемещаемые
листы, и выделите в ней

нужные листы.



В меню
Правка

выберите команду
Переместить/скопировать
.



Выберите соответствующую книгу в поле
Переместить выбранные
листы в книгу
.



Чтобы переместить или скопировать выбранные листы в новую книгу,
выберите пункт
Новая книга
.



В поле
Перед листом

выберите лист, перед которым нужно вставить
перемещаемые или копируемые

листы.



Чтобы только скопировать, а не переместить листы, установите фла
жок
Создавать копию.

Совет
.

Перемещать выбранные листы в пределах текущей книги
можно
,

перетаскивая их с помощью мыши

вдоль ряда ярлычков листов.
Чтобы копировать листы, нажмите и удерживайте клавишу ,
перемести
т
е

листы в нужное положение, затем отпу
стите кнопку мыши и
только после этого

клавишу .

2.3. Ввод и корректировка данных

При работе с электронными таблицами производятся 3 основные
операции:



ввод данных
;



создание формул
;



написание примечаний
.

В соответствии с этим электронная Таблица
может содержать 3 вида
информации:



Данные (постоянное значение
;



Формулу (функцию
;



Примечание
.


15


Каждый лист
OpenOffice.org Calc
представляет собой таблицу.

Столбцы именуются латинскими буквами от A,B,C и т.д., далее сочетаниями
букв от AA до IV, а строки
нумеруются числами от 1 до

65536.

Ячейка
-

место пересечения столбца и строки, адрес которой состоит
из буквы столбца и цифры строки

(Например

-

А5. Ввод данных
осуществляется только в активную ячейку.


Активная ячейка

-

это ячейка, выделенная табличным к
урсором.
Смена активной ячейки производится как

с помощью клавиатуры (клавиш
управления курсором, так и с помощью мыши (щелчка лев
ой
кнопки мыши
.

2.4
.

Ввод данных

Для ввода данных в электронную таблицу:



Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.



Наберите данные и нажмите клавишу
nnt;r00;Enter

(или клавишу табуляции
или кнопку ввода в строке

формул
.

Для отмены ввода нажмите
клавишу
Ess-5;쀀c.

OpenOffice.org С
alc

обрабатывает 3 типа данных: числовые,
текстовые, дату и время
.

Числовые данные

в
OpenOffice.org

Calc

м
огут включать только
следующие символы:

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

+

-

(

)

,

/

$

%

.

Стоящие перед числом знаки плюс (+ игнорируются, а запятая
интерпретируется как разделитель

десятичных разрядов. Все другие
сочетания клавиш, состоящие из цифр и
нецифровых символов,

рассматриваются как текст.

Ввод дробей
.

П
еред рациональной дробью следует вводить 0 (нуль,
чтобы избежать ее интерпретации как

формата даты; например, вводите 0 1/2

Ввод отрицательных чисел
.

Перед отрицательным числом
необходимо вводить знак минус (

-

 или

заключать его в круглые скобки (.


16


Выравнивание чисел
.

Введенные числа выравниваются в ячейке по
правому краю. Чтобы изменить

выравнивание, выделите ячейки, выберите
команду Ячейки в меню
Формат, а затем на вкладке

Выравнивание
установите необходимые параметры.

Отображение чисел
.

Формат числа, назначаемый ячейке, определяет
способ просмотра числа на листе.

Если число вводится в ячейку,

имеющую
общий числовой формат, то может быть использова
н другой форма
т.

Ограничение 15 разрядов

Независимо от количества отображаемых
разрядов, числа хранятся с точностью

до 15 разрядов. Если число имеет
больше 15 значащих знаков, то разряды после 15
-
го преобразуются в нули.

Текстовые данные
в

OpenOffice.org
Calc

могут включать любую
последовательность, состоящую из цифр,

пробелов и нецифровых символов,
например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст:

10A А109, 127 AXY, 12
-
976,208 4675.

Выравнивание текста

Введенный текст выравнивается в ячейке по

левому краю.

Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки
(вкладка Выравнивание в меню Формат, а

затем измените необходимые
параметры.

Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк,
установите флажок Переносить по

словам на
вкладке Выравнивание.

Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши ALT+ENTER.

Даты и время суток
в

OpenOffice.org Calc
интерпретируются как
числа.

Внешнее представление времени или даты на листе зависит от
числового формата, назначенного ячейке.
При

вводе значений даты или
времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат
ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени.

Выравнивание текста
.

По умолчанию значения даты и времени
выравниваются в ячейке по правому краю. Если не п
роисходит
автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные

17


значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по
левому краю.

Автоматическое заполнение ячеек

Для облегчения ввода повторяющихся данных в
OpenOffice.org Ca
lc

предусмотрены следующие режимы автоматического заполнения ячеек:



а
втозаполнение
;



а
втозавершение
;



а
втозаполнение из списка
;



з
аполнение смежных ячеек прогрессией
.

Автозаполнение (копирование данных внутри строки или столбца



Выделите ячейки, содержащие
данные, которые необходимо
скопировать.



Протащите маркер заполнения по заполняемым ячейкам.

Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы в
заполняемых ячейках будут замещены.


Примечания



Чтобы быстро заполнить активную ячейку содержимым я
чейки,
расположенной выше, нажмите клавиши CTRL+D. Чтобы заполнить
содержимым ячейки слева, нажмите клавиши CTRL+R.



Если вместо копирования происходит приращение таких данных, как
числа или даты, то заново

выделите исходные значения и перетащите
маркер зап
олнения, удерживая клавишу CTRL.

Автозавершение

Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с
символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть
набора будет произведена автоматически. В
OpenOffice.org Calc

автоматический ввод производится только для тех записей, которые
содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью

18


состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
Для подтверждения предлагаемого варианта нажмите клав
ишу
ENTER
.

Законченная запись по формату полностью совпадаете существующей
записью, включая символы верхнего и нижнего регистра
:



Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод
самостоятельно
;



Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу
BACKSPACE
.

Автозаполнение из списка

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже
имеются в столбце. Чтобы просмотреть список, нажмите клавиши
ALT+CTPEJIKA ВНИЗ
, или укажите я
чейку с помощью правой кнопки
мыши, а затем выберите команду Выбор из списка в контекстном меню.

Заполнение смежных ячеек прогрессией

Чтобы заполнить несколько ячеек про
гре
ссией, следует либо
перетащить маркер заполнения выделенного диапазона ячеек, либо
в
оспользоваться командой
Прогрессия

(выберите пункт

-

Заполнить в меню
Правка, з
атем щелкните пункт Прогрессия.

Заполнение прогрессии числами, датами либо другими
элементами.

Если в выделенном диапазоне содержатся числа, даты или
время, то есть возможность

продолжить прогрессию.

Если выделенный диапазон содержит числа, то можно создать либо
арифметическую прогрессию, либо

геометрическую прогрессию.

Сохранение, просмотр и печать Таблицы

Сохранение Книги

При первом сохранении книги указывается имя файла и место, куда он
будет помещен. Во время каждого последующего сохранения книга будет
обновляться в соответствии с внесенными в нее изменениями.


19


Сохранение новой книги, не имеющей пользовательского имени



Вы
берите команду
Сохранить как

в меню
Файл
.



В поле
Папка

укажите диск и папку, в которую будет помещена книга.

Чтобы сохранить книгу в новой папке, щелкните
Создать папку
.



В поле
Имя файла

введите имя книги.

Разрешается использовать
длинные, описательные име
на файлов.



Нажмите кнопку
Сохранить
.

Сохранение существующей книги

Нажмите кнопку
Сохранить

на
Стандартно
й панели инструментов
.

Автоматическое сохранение книг в процессе работы



Выберите команду
Автосохранение

в меню
Сервис
.



Если в меню
Сервис

команда
Автосохранение

отсутствует, то
необходимо установить
©
Автосохранение
ª (Сервис


Параметры


Сохранение
.



Установите флажок
-

Сохранять каждые
.



В поле минут введите интервал времени, через который
OpenOffice.org
Calc

периодически будет

сохранять книги.



Выберите любые необходимые параметры.

Просмотр Таблицы

OpenOffice.org
Calc

предоставляет множество необязательных
параметров, позволяющих настроить конечный

внешний вид напечатанной
страницы в соответствии с предъявляемыми требованиями. Для того
,

чтобы

про
верить все, что может повлиять на результаты печати, используйте режим
просмотра перед печатью.

Предварительный просмотр
показывает печатную страницу и
позволяет легко настраивать

столбцы и поля.

Чтобы увидеть, как будет
выглядеть лист, выведенный на печат
ь, нажмите
на
стандартной панели

инструментов
кнопку
Предварительный

просмотр
. Вид страниц в окне

20


предварительного просмотра зависит от доступных шрифтов, разрешения

принтера и количества доступных цветов.

Печать Таблицы

Чтобы быстро напечатать текущую
т
аблицу с использованием
параметров, установленных по умолчанию, выделите диапазон и нажмите
кнопку
Печать
на стандартной панели инструментов.

Чтобы напечатать Книгу с другими параметрами
:



В меню
Файл

выберите команду
Печать
.




Укажите соответствующие параме
тры и нажмите командную кнопку
ОК
.

Задание

2.
Создайте таблицу заданного вида (Рисунок 8.


Рисунок 8


21


Часть
III

Основные операции с Таблицами

OpenOffice.org Calc

позволяет быстро и легко выполнять
преобразования на Рабочем Листе, т.е. обновлять информацию,
представленную в форме текста, чисел, формул или диаграмм.

3.1. Редактирование

Редактирование Таблицы заключается в выполнении основных
операций над объектами Р
абочего Листа:



изменение содержимого ячейки
;



очистка и удаление ячеек строк и столбцов
;



перемещение (копирование ячеек, строк и столбцов
;



добавление (вставка ячеек, строк и столбцов
;



просмотр, поиск и замена данных
.

Для выделения объектов Листа (ячеек,
строк и столбцов необходимо
щелкнуть левой кнопкой мыши на его идентификаторе.

Для выделения не смежных элементов используется клавиша

Ctrl t-3;&#xr8l-; 00;
.

Для выделения смежных элементов используется клавиша

Shiftl&#xSh-3;&#xi4ft;l-3;
.

Для выделения

всех элементов Листа используется
клавиша

<Выделить
Все>
.


Изменение содержимого ячейки



Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.



Измените содержимое ячейки.



Для сохранения изменений нажмите клавишу ENTER. Для отмены
изменений нажмите клавишу ESC.

Советы




Чтобы включить или выключить редактирование непосредственно в
ячейке, выберите команду
Параметры

в меню
Сервис
, выберите
закладку
Правка

и затем установите или сбросьте флажок
Правка
прямо в ячейке
.


22




Чтобы быстро добавить в конец содержимого ячейки,
выделите ее и
нажмите клавишу F2.


Очистка и удаление ячеек, строк и столбцов

При удалении ячейки
OpenOffice.org Calc
так перемещает соседние
ячейки, чтобы они заполнили освободившееся место. При очистке ячейки
удаляется ее содержимое (формулы и данные, ф
орматы (включая числовые,
условные форматы и границы и примечания, но пустые ячейки остаются на
листе.


Очистка ячейки



Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить.



В меню
Правка

выберите команду
Очистить
, а затем


Все
,
Содержимое
,
Форматы

или
Примечания
.

Примечания



При нажатии клавиш DELETE и BACKSPACE
OpenOffice.org Calc

удаляет содержимое ячейки, оставляя без изменения ее формат и
примечания.



При очистке ячейки можно раздельно удалить ее содержимое,
форматы, примечания или сразу все перечисленное. Значение
очищенной ячейки равно 0 (нулю. Именно такое значение получает
формула, содержащая ссылку на эту ячейку.

Удаление ячеек, строк и столбцов



Выделите ячейки, строки и столбцы, которые следует удалить.



В меню
Правка

выберите команду
Удалить
. Соседние ячейки
сместятся, чтобы заполнить освободившееся место.


Перемещение (копирование ячеек, строк и столбцов

в
озможно двумя
способами:



с помощью буф
ера обмена
;


23




перетаскиванием мыши.

При перетаскивании, а также при выборе команд

-

Вырезать

или

-

Копировать

и
Вставить
,
OpenOffice.org Calc
полностью копирует ячейку,
включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы.


Копирование ячейки



Выделите табличным курсором требуемую ячейку, подлежащую
копированию
.



Выберите в меню
Правка

пункт
-

Копировать
.



Выделите табличным курсором требуемую ячейку, куда необходимо
скопировать
.



Выберите в меню
Правка

команду

-

Вставить
.


Перемещение строки



Выдел
ите табличным курсором требуемую строку, подлежащую
копированию

(щелчок левой кнопкой мыши на номере строки
.



Выберите в меню
Правка

пункт
-

Вырезать
.



Выделите табличным курсором требуемую ячейку, куда необходимо
переместить
.



Выберите в меню
Правка

команду

-

Вставить.


А
налогично осуществляется копирование столбцов и диапазона ячеек.


Копирование ячейки перетаскиванием мыши



Выделите табличным курсором требуемую ячейку, подлежащую
копированию
.



Подведите указатель мыши к границе ячейки, так, чтобы он приня
л

вид
стрелки
.



Нажмите клавишу
Ctrl trl;倀
, и
,

не отпуская ее
,

подцепите требуемую
ячейку
.


24




Переместите на требуемую

ячейку, куда необходимо скопировать
.



Отпустите клавишу
Ctrl trl;倀

и левую кнопку мыши
.


А
налогично осуществляется копирование строк, столбцов и диапаз
она
ячеек.


При копировании и перемещении на заполненную ячейку появится запрос

на
подтверждение.


Добавление (вставка

ячеек, строк и столбцов

Можно вставить пустые ячейки, строки и столбцы и заполнить их
данными. Если ячейки перемещаются или копируются,
их можно вставить
между существующими ячейками, чтобы не стереть уже занесенную
информацию.


Вставка пустых ячеек



Выделите
диапазон
, в который следует поместить новые ячейки. Его
размер долже
н совпадать с количеством вставляемых ячеек.



В меню
Вставка

выберите команду
Ячейки
.



Выберите
ячейки, со сдвигом вправо

или
ячейки, со сдвигом вниз
.


Вставка строк



Для вставки одной строки щелкните ячейку в строке, над которой
следует вставить новую строк
у.



Чтобы вставить несколько строк, выделите строки, над которыми
следует вставить новые строки. Количество выделенных и вставляемых
строк должно совпадать.



В меню
Вставка

выберите команду
Строка
.



25


Вставка столбцов



Для вставки одного столбца щелкните яче
йку в столбце, слева от
которого следует разместить новый столбец.



Чтобы вставить несколько столбцов, выделите столбцы, справа от
которых следует вставить новые столбцы. Количество выделенных и
вставляемых столбцов должно совпадать.



В меню
Вставка

выбери
те команду
Столбец
.


Закрепление области

Закрепление верхней
,
левой

или обеих областей на активном листе не
влияет на печать. Отсчет областей ведется от текущей ячейки к левому
верхнему углу листа.

Закрепление верхней области



Выделите ячейку, над которой
необходимо закрепить область
.



В меню Окно выберите команду
-

Закрепить области
.

Для закрепления левой области необходимо выделить ячейку

правее
закрепляемой области, а для закрепления обеих областей необходимо
выделить ячейку ниже и правее закрепляемой об
ласти.

3.2. Форматирование

Внешний вид Таблицы влияет на эффективность ее восприятия и
оценку Вашего профессионализма.
OpenOffice.org
Calc

предлагает несколько
способов форматирования, применяющих, например, форматирование текста
(изменение шрифта, размера

и начертания, чисел, выбор границ, цвета и
узоров, форматирование отдельных символов и др.

Основные виды форматирования:



а
втоформат
;



ф
ормат по образцу
;



р
учное форматирование
;



у
словное форматирование
.


26



Автоформат (автоматическое форматирование

Автоформат применяется для форматирования целого списка или
другого большого диапазона ячеек, содержащего различные элементы
-

например, заголовки столбцов или строк, общие итоги и подробные данные и
др.
,

при этом для разных элементов диапазона используютс
я отдельные
форматы.



Выберите
диапазон
, который нужно отформатировать.



В меню
Формат

выберите команду
Автоформат
.



Выберите нужный формат.



Для частичного применения автоформата

нажмите кнопку Параметры
и снимите флажки для форматов, которые не нужно применять.


Формат по образцу

(копирование параметров форматирования одних
ячеек или диапазонов в другие

Если некоторые ячейки на листе уже отформатированы с применением
необходимы
х параметров, то с помощью кнопки

на панели инструментов
Формат по образцу можно скопировать параметры форматирования в другие
ячейки, для чего:



Выделите ячейку, формат которой необходимо скопировать
.



Нажмите кнопку
Формат по образцу


на панели инструментов


указателю мыши присоединится

кисточка


значок кнопки
.



Щелкните на ячейке, куда необходимо скопировать формат
.

Для отмены режима копирования формата используется клавиша <
Esc

.

Ручное форматирование

Ручное форматирование подразу
мевает форматирование по отдельным

параметрам:



форматирование строк и столбцов (изменение высоты строк и ширины
столбцов
;


27




форматирование текста (изменение шрифта, размера и начертания
;



форматирование чисел
;



форматирование отдельных символов в ячейке
;



выбор границ, цвета и узоров (оформление, обрамление ячеек
.

Все команды для подготовки печатного документа находятся в меню
Формат
.

Наиболее часто используемые команды форматирования
располагаются на панели инструментов
Форматирования
:


Для форматирования ячеек, строк и столбцов, прежде всего необходимо их
выделить.

3.3. Оформление

Перед печатью Таблицы целесообразно использовать основные
операции по оформлению листа:



разбиение Рабочего Листа на страницы
;



добавление колонтитулов
.


3.3.1.

Разбиение Рабочего Листа на страницы

По умолчанию системой осуществляется интуитивная настройка
печати Листов.

OpenOffice.org
Calc

разбивает Рабочий Лист на страницы в
зависимости от:



размера бумаги
;



настроек полей
;



параметров масштабирования
.

Перед
печатью автоматически устанавливаются разрывы страниц.

Для
изменения параметров страницы используется команда
Параметры
страницы

меню
Файл
.



28


Установка полей страницы



Чтобы установить поля для одного листа
выделите

лист. Чтобы
установить поля для нескольких

листов, выделите эти листы.



В меню
Файл

выберите команду
Параметры страницы
, а затем
откройте вкладку
Поля
.



Введите необходимые значения в поля Верхнее, Нижнее, Левое и
Правое.

Советы
:
Чтобы увидеть, как сделанные установки влияют на печатаемый
документ, перед печатью следует выбрать команду Предварительный
просмотр
. Для изменения полей в окне предварительного просмотра
достаточно нажать кнопку
Поля

и перетащить соотве
тствующие
маркеры.

Для вставки дополнительного разрыва страницы используется
команда
Разрыв страницы

меню
Вставка


Вставка горизонтального разрыва страницы



Выделите
заголовок

строки, с которой необходимо начать новую
страницу.



В меню
Вставка
выберите команду
Разрыв страницы
.


Вставка вертикального разрыва страницы



Щелкните
заголовок

столбца, слева от которого
требуется вставить
разрыв страницы.



Выберите в меню
Вставка

команду
Разрыв страницы
.


Удаление разрывов страницы

Для того
,

чтобы удалить принудительный горизонтальный или
вертикальный
разрыв страницы
, щелкните ячейку под горизонтальным
разрывом страницы или справа от вертикального разрыва страницы и
выберите команду
Убрать разрыв страницы

в меню
Вставка
. Для того
,


29


чт
обы удалить все принудительные разрывы страниц, выберите команду
Разметка страницы

в меню
Вид
. Щелкните правой кнопкой мыши любую
ячейку листа и выберите в контекстном меню команду
Сброс разрывов
страниц
.


3.3.2. Добавление колонтитулов

На каждом листе мо
жет быть только один настраиваемый верхний
колонтитул и один настраиваемый нижний колонтитул. Если создается
новый настраиваемый колонтитул, то он замещает существующий верхний
или нижний колонтитул на листе.



Выберите лист.



Выберите в меню
Вид

команду
Коло
нтитулы
.



Нажмите кнопку
Создать верхний колонтитул

или
Создать нижний
колонтитул
.



Выберите одно из полей
:

Слева
,
В центре

или
Справа
, а затем
нажмите на кнопки для вставки информацию, например номер
страницы, которая должна быть включена в этот раздел.



Дополнительный текст в колонтитулы вводится в поля Слева, В центре
или Справа.



Форматирование колонтитула осуществляется по общим правилам
.



Установив параметры форматирования нажмите кнопку OK
.




30


Часть

I
V

Работа со списками

Список
-

прямоугольная область
ячеек, в которой строки электронной
таблицы имеют фиксированную структуру заполнения (т.е. строки содержат
однородную информацию.

Списки автоматически распознаются как базы
данных (БД
.
Строки списка соответствуют записям базы данных,

столбцы


полям запи
сей, а заголовки столбцов


именам полей БД.


4.1. Рекомендации по созданию Списка

OpenOffice.org Calc

имеет набор функций обработки и анализа данных
в списке. Они требуют выполнения определенных условий.

Организация списка
:



на листе не следует размещать
более одного списка;



между списком и другими данными необходимо оставить минимум
одну строку или столбец;



в самом списке не должно быть пустых строк и столбцов;



перед данными в ячейки
нельзя

вводить пробелы (т.к. они влияют на
сортировку;



во всех строках
в одинаковых столбцах должны находит
ь
ся
однотипные данные
.

Формат списка



заголовки столбцов должны
находиться

в первой строке списка;



формат заголовка должен быть текстовый
;



формат (шрифт заголовка должен отличаться от формата (шрифта
данных;



для отделения заголовка от расположенных ниже данных следует
использовать границы ячеек
(
обрамление, а не пустые строки.

OpenOffice.org Calc

располагает набором команд, которые позволяют
обрабатывать
Списки

или простейшие базы данных. Основные команды для

работы со Списками:
Сортировка
,
Фильтр
,
Форма
,
Итоги

и
Проверка
. Все

31


перечисленные команды находятся в пункте меню
Данные

и для их
правильного выполнения

табличный курсор должен находиться внутри
Списка
.

4.2. Сортировка

Сортировка данных в таблице осуществляется через команду
Данные

-

Сортировка

или
с помощью
кноп
ок

Сортировка по возрастанию

и
Сортировка по убыванию


на панели инструментов
. Для сортировки
с помощью стандартных кнопок необходимо указать ячейку в сортируем
ом
списке (в соответствующем столбце.

Для
сортировки

таблиц
ы
, содержащ
ей

фамилию и пол
,

так, чтобы
сначала стояли все женские фамилии по алфавиту, а затем мужские
,

необходимо:



Выделить таблицу с данными.



В меню
Данные

выбрать команду
Сортировка
.



На форме

Сортировка (
рис.
9)

указать столбцы сортировки в полях
-

Сортировать по
(выбрать пол и
Затем по

(выбрать фамилия



Выбрать другие параметры сортировки (если требуется и нажать
кнопку OK.


Рисунок
9


32


Задание

3.
Заполните и отформатируйте по образцу (
рис.
1
0
. Сделайте

сортировку по полу и фамилии
.


Рисунок
10


4.3.
Фильтр


Фильтр обеспечивает выборку подмножества данных из Списка
.
OpenOffice.org
Calc предлагает два типа фильтрации: Автофильтр и
Расширенный фильтр (Усиленный фильтр.

Фильтрация списка с помощью Автофильтра

С помощью команды
Данные

-

Фильтр



Автофильтр

осуществляется выбор данных по критерию. При этом в ячейках, где
располагаются заголовки, появляются кнопки (стрелка. При нажатии на них
появляется меню с условиями отбора автофильтра.
В отфильтрованном
списке выводятся на экран только те строки, которые

содержат
определенные значения или отвечают определенным критериям выборки.
При этом остальные строки будут временно скрыты

(
рис.
11
)
.

Примечание
:
Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то
при использовании фильтра для другого столбца будут п
редложены только
те значения, которые видны в отфильтрованном списке.


33



Рисунок
11

Фильтрация списка с помощью Расширенного фильтра

При запуске команды Данные
-

Фильтр
-

Стандартный фильтр появится
возможность выбирать строки, удовлетворяющие поставленным условиям
(
р
ис
.
2
).


Рисунок
12

Задание

4.

Заполните таблицу по образцу (
рис.
1
3
. Установите автофильтр
и выведите всех пациентов врача Орлов. Верн
ите

список

в исходный вид
.
Затем установит
е

стандартный фильтр с условием вывода женщин в
возрасте менее 40 лет.


Рисунок 1
3


34


4.4. Промежуточные итоги

При обработке списков часто возникает необходимость группировки
записей по какому
-
либо при
знаку и получения некотор
ых данных для
каждой группы записей. Например, хотелось бы посчитать количество
сотрудников с разным образованием и сравнить средние оклады в этих
группах.

Для того
,

чтобы вывести промежуточные итоги
,

необходимо:



Отсортировать список (в данном случае по
образованию и по окладу.



В меню
Данные

выбрать команду
Промежуточные итоги
.



На форме
Промежуточные итоги

(
рис.
4
 указать для каких полей
необходимо вывести итоги, и какую функцию при этом использовать.




Рисунок 1
4

Настройка параметров сортировки произв
одится на вкладке
Параметры.

Задание

5.
Для таблицы из
задания

4

(
рис.
1
3
)

с
осчитайте количество
мужчин и женщин. Определите средний возраст пациентов врача
Соколовой и пациентов врача Орлова.




35


Часть
V

Работа с диаграммами

Диаграммы предназначены для
графического представления данных
числового типа
. Визуальное представление информации облегчает еѐ
восприятие, помогает лучше представить поведение функциональных
зависимостей.

5.1. Типы и виды Диаграмм

Диаграммы динамически связаны с данными Листа, на осн
ове которых
они были построены.

В зависимости от вида данных

применяются различные
типы диаграмм.

Наиболее распространенные разновидности (типы
диаграмм:



Гистограмма

отображает индивидуальные значения в определенные
моменты времени и подходит практически
для любых типов данных,
особенно для сравнения друг с другом нескольких рядов данных.



Линейчатая

аналогична гистограмме, только столбцы располагаются
горизонтально, а не вертикально.



График

отражает тенденции изменения данных для большого числа
точек.



Круговая

показывает, как абсолютную величину каждого элемента ряда
данных, так и его вклад общую сумму. Она удобна для сравнения
значений одного набора данных.



Точечная

отображает взаимосвязь между числовыми значениями в
нескольких рядах данных и представл
яет два множества чисел в

виде
набора точек в декартовых координатах. Полезна как средство
диагностики для поиска избытка или недостатка данных.



С областями

подчеркивает величину изменения в течение определенного
периода времени, показывая сумму введенных
значений, а также
отображает вклад отдельных значений в общую сумму.



Биржевая,
как правило, используется для отображения цен на акции.
Данные в таблице рекомендуется упорядочить следующим образом:

36


наибольшее значение, наименьшее значение и значение на моме
нт
закрытия.



Сетчатая диаграмма
отображает сравнение общих значений из
нескольких наборов данных. Каждый ряд диаграммы имеет свою ось
координат, исходящую из начала координат
.

Существует 2 вида диаграмм в зависимости от места их расположения:



Внедренная

-

диаграмма, расположенная на одном Листе с данными



Диаграммный Лист

-

диаграмма в формате полного экрана на
новом (отдельном Листе

5.2. Терминология

Терминология необходима как

для понимания процесса, так и для
работы со справочной системой
:



Ось

-

линия,
ограничивающая одну из сторон области построения
диаграммы и содерж
ащая

шкалу для измерения и сравнения данных
.



X

-

горизонтальная

(ось категорий
.



Y

-

вертикальная (ось значений
.



Z

-

вертикальная

(ось значений на трехмерных диаграммах
.



Метки делений

-

о
трезки, пересекающие координатные оси
.



Линии сетки

-

отрезки пересекающие оси координат
.
Горизонтальные
линии сетки пересекают оси и саму диаграмму
.
Линии сетки облегчают
сравнение маркеров данных и восприятие их числовых значений. Могут
быть основными и
промежуточными.



Легенда

-

список условных обозначений, которые используются на
диаграмме
.



Ряды данных

-

группы связанных элементов данных, источником
которых является строка или столбец. Каждый ряд данных выделяется
уникальным цветом (узором
.




Имена рядов

-

соответствуют подписям для данных, отложенных вдоль
оси Y
.

Обычно имена рядов представлены в Легенде вместе с образцами

37


оформления каждого ряда данных. Мастер диаграмм автоматически
распознает имена рядов и создает Легенду
.



Маркеры данных

-

геометрическ
ие фигуры (столбцы, блоки, точки,
секторы и т.д.,

изображающие отдельные элементы данных (т.е. одно
значение 1ячейки
.



Подписи данных

-

метки, которые можно добавить к точкам данных на
диаграмме
.



Текст


-

Заголовок (Название Диаграммы

и

Название осей
.
Сл
уж
а
т для
пояснения данных, представленных на диаграмме.

5.3. Схема Диаграммы

Основные элементы диаграммы представлены на рисунке 1
5
.


Рисунок 1
5


38


5.4. Создание Диаграммы

Построение графиков и диаграмм осуществляется с помощью Мастера

диаграмм. Его вызов производится либо с помощью команды
Вставка

-

Диаграмма
, либо щелчком по кнопке
Диаграмма
на панели инструментов
Стандартная.

Этапы построения диаграммы:



Выдел
яем

таблицу вместе с подписями строк и столбцов.



Выбираем тип и вид диаграммы
.



Задаем диапазон данных диаграммы. Так как таблица была заранее
выделена, диапазон уже установлен. Выбираем также построение рядов
данных из строк и столбцов листа (в строках или столбцах,
рис.
1
6
).


Рисунок 1
6




Для каждого ряда указываем имя ячейки с наз
ванием в поле
Диапазон
для
:
Название
. В поле
Категории

указываем ячейки с подписью по
оси Х (Y (
рис.
1
7
)


39


.

Рисунок 1
7




На этом шаге задаѐм название диаграммы и осей, выб
и
раем
отображение необходимых линий сетки, указываем расположение
легенды

(
рис.
1
8
).


Рисунок 1
8

В процессе построения Диаграммы ее образец отображается на экране

5.5. Редактирование Диаграммы

Редактирование и Форматирование диаграмм возможно с помощью:



Мастера Диаграмм
;



Панели инструментов Диаграмма
;


40




Контекстного меню
.


Значения, отображаемые на диаграмме, связаны с листом, из которого
создавалась диаграмма. При изменении данных на листе диаграмма
обновляется автоматически.

После построения диаграммы имеется возможность изменить ее
параметры. Для этого достаточно щелкнут
ь правой клавишей мыши по

области построения диаграммы и выбрать в появившемся контекстно
м
меню
необходимую опцию (обратите внимание, что меню

будет иметь разный вид
в зависимости от того, по какому месту

щелкнуть: или по легенде, или по
оси, или по област
и диаграммы и

т.д.. Если нет меню для элементов
диаграммы, то сначала в

контекстном меню следует выбрать
Правка
, а затем
изменить области

построения диаграммы (
рис.
1
9
).


Рисунок 1
9




41


5.6. Форматирование Диаграммы

Форматирование диаграммы осуществляется
отдельно для каждого ее
элемента и заключается в выборе цвета, границ и заливки

в
маркерах данных
,
в
области диаграмм
ы
, в
области построения

и в других элементах
диаграммы.

Выбор элементов диаграммы


Выберите нужный элемент диаграммы.
Ряды данных
,
подписи
значений

и
легенды

можно изменять поэлементно. Например, чтобы
выбрать отдельный
маркер данных

в ряде данных, выберите нужный ряд
данных и укажите маркер данных. Имя элемента диаграммы будет выводится
в подсказке в случае, если установлен флажок
Показывать имена

(меню
Сервис
, команда
П
араметры
, вкладка
Диаграмма
).

Чтобы отменить сделанный выбор, нажмите клавишу
ESC
.


Перемещение и изменение размеров диаграммы и ее элементов с
помощью мыши

Мышь можно использовать для изменения размеров и перемещения
области диаграммы
,
области построения

и
легенды

в больш
инстве
диаграмм. Размер
названий

изменяется автоматически в соответствии с
текстом. Названия можно переместить, но нельзя изменить их размер с
помощью мыши.



Выберите элемент диаграм
мы, который необходимо изменить или
переместить.



Чтобы переместить данный элемент, выделите его и перетащите с
помощью мыши в нужное положение.



Чтобы изменить размер элемента диаграммы, установите указатель на
маркер изменения размера. Указатель примет фо
рму двухсторонней
стрелки. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель для получения
необходимого размера.



42


5.7. Печать

Диаграммы

OpenOffice.org Calc

предоставляет возможность распечатать:



диаграмму автоматически вместе с рабочим листом

(необходимо
выделить

ячейку рабочего листа
;



диаграмму без рабочего листа (диаграммный лист

для этого
необходимо выделить диаграмму
.

Печать диаграммы осуществляется с помощью команды

Печать

меню
Файл

Задание
6
.
Заполните таблицу по образцу (
рис.
20
 и постройте
гистограмму
для нее.


Рисунок
20




43


Часть
V
I

:

Вычисления

в Таблицах

Вычисления в таблицах

OpenOffice.org Calc

осуществляются с
помощью:



а
втовычислений
;



а
втосуммы
;



ф
ормул
;



ф
ункций
.


6.1. Авто вычисления

Автовычисление

позволяет отобразить итоговое значение для
диапазона ячеек.


При выделении ячеек
OpenOffice.org
Calc

отображает сумму для
диапазона в строке состояния, которая представляет собой горизонтальную
область под окном листа
OpenOffice.org
Calc
. Если строка сост
ояния не
отображается, выберите команду
Строка

состояния

в меню
Вид
.

Возможно также выполнение других типов автовычислений. По
щелчку правой кнопкой мыши в строке состояния открывается контекстное
меню, позволяющее найти среднее, наибольшее или наименьшее
значение в
выделенном диапазоне. Если выбрать команду
Количество чисел
, будет
автоматически подсчитано число ячеек, содержащих числа. Если выбрать
команду
Количество значений
, автоматически подсчитывается число
непустых ячеек. При запуске
OpenOffice.org
Ca
lc

для автовычислений
устанавливается функция
СУММ
.


6.2. Автосумма

Автосумма

позволяет автоматически вставить сумму диапазона ячеек.


44


При выделении ячейки, в которую требуется вставить сумму, и
нажатии кнопки


-

Автосумма
,
OpenOffice.org
MS
Calc

предлагает
формулу. Для того чтобы принять формулу, нажмите клавишу
ENTER
.


6.3. Формулы

Формула представляет собой выражение, описывающее вычисления в
ячейке и является основным средством для анализа данных.

С помощью формул можно складывать,
умножать и сравнивать
данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки
текущего листа, листов той же книги или других книг.


6.3.1. Построение формул

Структура или порядок элементов в формуле определяет конечный
результат вычислений.
Формулы в
OpenOffice.org
MS
Calc

подчиняются
определенному синтаксису, согласно которому в формулу включается знак
равенства (=, за которым идут вычисляемые элементы (операнды,
разделенные операторами. В качестве операндов могут выступать
постоянные знач
ения (константы, ссылки на ячейки или диапазоны ячеек,
заголовки, имена или функции.


Применение операторов в формулах

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над
операндами формулы. В
OpenOffice.org
MS
Calc

включено четыре вида
опера
торов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы
ссылок.


Арифметические операторы.
Служат для выполнения арифметических
операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции
выполняются над числами.


45


Используются следующие
арифметические операторы
:

Арифметический
оператор

Значение

Пример

+ (знак плюс

Сложение

3+3



(знак минус

Вычитание

3

1


Унарный минус


1

* (звездочка

Умножение

3*3

/ (косая черта

Деление

3/3

% (знак процента

Процент

20%

^ (крышка

Возведение в

степень

3^2 (аналогично
3*3)


Операторы сравнения.
Используются для сравнения двух значений.
Результатом сравнения является логическое значение: либо
ИСТИНА
, либо
ЛОЖЬ
.

Оператор сравнения


Значение

Пример

= (знак равенства

Равно

A
1=
B
1

> (знак больше

Больше

A1�B1

< (знак меньше

Меньше

A1B1

>= (знак больше и знак
равенства


Больше или равно

A1�=B1

<= (знак меньше и знак
равенства

Меньше или равно

A1=B1

<> (знак ©не равноª


Не равно

A1�B1


Текстовый оператор конкатенации. Амперсанд (&
используется для
объединения нескольких текстовых строк в одну строку.

Пример:
Выражение "Северный " & " ветер"

эквивалентно строке
"Северный ветер".


46


Оператор ссылки.
Для описания ссылок на диапазоны ячеек используются
следующие операторы.

Оператор ссылки


Значение

Пример

: (двоеточие

Оператор диапазона
используется для ссылки
на все ячейки между
крайними ячейками
диапазона, включая эти
ячейки

B5:B15

, (запятая

Оператор объединения

объединяет несколько
ссылок в одну ссылку

СУММ(B5:B15,D5:D15


6.3.2.
Порядок выполнения действий в формулах

Если в формуле содержится несколько операторов, то порядок
вычислений в
OpenOffice.org Calc

определяется приоритетом операторов.
Вначале выполняются операции с более высоким приоритетом,

а

затем

-

с
менее высоким. Есл
и формула содержит операторы с одинаковым
приоритетом, например, операторы умножения и деления, то операции
выполняются слева направо. Для изменения порядка выполнения операций
используются скобки. Вначале вычисляются те части формулы, которые
заключены в
скобки, затем остальные части.

Пример 1: Формула =E2*D5 в ячейке E5 вычисляет произведение первого
множителя (ячейка E2 и второго множителя

(ячейка D5.


Пример 2: Формула =(A2+E2*D5 в ячейке E5 вычисляет произведение 2
-
х
значений. Но скобки вокруг
первой части формулы определяют
следующий порядок вычислений: определяется значение A2+E2,
затем полученный результат умножается на значение ячейки D5 .


47


6.3.3. Ссылки на ячейки

Формула может ссылаться на значения констант и на другие ячейки.

Ссылкой однозн
ачно определяется (идентифицируется ячейка или группа
(диапазон ячеек.

В зависимости от расположения данных, ссылки бывают 3 видов
:



Внутренние
-

ссылки на ячейки данного Листа
;



Внешние
-

ссылки на ячейки других Листов данной Книги или других
Книг
;



Удален
ные
-

ссылки на данные других Приложений
.

По умолчанию в
OpenOffice.org
Calc

используются ссылки A1, при
которой столбцы обозначаются буквами (до 256 столбцов, а строки числами
(до 65536 строк

Варианты возможных ссылок:

A
10

-

ячейка столбца
A

и строки

10
;

A
10:
A
20

-

диапазон ячеек столбца
A

с
10

по
20

строки
;

B
10:
E
10

-

диапазон ячеек в 10 строке со столбца
B

по столбец

E
;

A
10:
E
20

-

диапазон ячеек в столбцах с

A

по
E

и строках с
10

по
20
;

5:5

-

все

ячейки
5

строки
;


A
:
A

-

все

ячейки столбца
A
;


10:20

-

все

ячейки между
10

и
20

строками (включительно
;


B
:
E

-

все

ячейки между столбцами
B

и
E

(включительно
.


В зависимости от поставленной задачи используются 3 типа ссылок.

1.

Относительные

ссылки

ссылаются на ячейки относительно позиции
формул, т.е. относительные ссылки всегда изменяются в соответствии с
правилом их вхождения в формулу относительно
ее

нового
местоположения.

2.

Абсолютные

ссылки всегда ссылаются на одну и ту же ячейку,
независимо от пе
ремещения или копирования формулы. Признак
абсолютной ссылки
-

знак $ (доллар
.

3.

Смешанные

ссылки содержат относительную и абсолютную части
:


48




$
A
5

-

конкретный столбец и относительная строка
;



A
$5

-

конкретная строка и относительный столбец
.

При изменении типа

ссылок используется клавиша

F
�4
, для чего
необходимо установить курсор после ссылки, требующей изменения ее типа.

Ячейка, содержащая формулу, называется
зависимой ячейкой
, если ее
значение зависит от значений в других ячейках.

Например,

ячейка
B2

являет
ся зависимой, если она содержит формулу
=C2
.

Всякий раз, когда меняется ячейка, на которую ссылается формула, по
умолчанию зависимая ячейка также меняется.

Так,
если значение одной из
следующих ячеек меняется, результат формулы
=B2+C2+D2

также
изменится.

Е
сли формула использует не ссылки на ячейки, а константы (например,
=30+70+110
, результат изменится только при изменении самой формулы.

Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также
на имена или заголовки, представляющие ячейки или диап
азоны ячеек.


6.3.4. Работа с формулами

Ввод формулы



Укажите ячейку, в которую необходимо ввести формулу.



Введите = (знак равенства.



Если нажать кнопку
Изменить формулу


или
Вставка функции

, автоматически вставляется знак равенства.



Введите формулу.



Нажмите клавишу
ENTER
.

Правка формулы



Укажите ячейку, содержащую изменяемую формулу.



Измените формулу в
строке формул
.



Если в формуле необходимо отредактировать
функцию
, измените
аргументы

функции.


49




Нажмите клавишу
ENTER
.

Удаление

формулы

Внимание
. При удалении формулы
OpenOffice.org Calc

удаляет не только
формулу, но и ее значение.



Укажите ячейку, содержащую формулу.



Нажмите клавишу
.


Перемещение или Копирование формулы

При перемещении формулы ссылки, расположенные
внутри формулы,
не изменяются.

При копировании формулы
абсолютные ссылки

не
изменяются, а
относите
льные ссылки

изменяются.



Выберите ячейку, содержащую копируемую или перемещаемую
формулу.



Установите указатель на рамку выделения и нажмите кнопку мыши.



Для перемещения ячейки перетащите выделение, удерживая нажатой
кнопку мыши, в необходимую область.
Ope
nOffice.org Calc

заменит все
существующие данные во вставляемой области.
Чтобы скопировать
ячейку, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу CTRL.

6.4. Функции

OpenOffice.org Calc

содержит множество типовых, или встроенных,
формул, известных также как функции. Функции могут быть использованы
для выполнения простых или сложных вычислений.

6.4.1. Структура функции

Функции

-

з
аранее определенные формулы, которые выполняют
вычисления п
о заданным величинам, называемым аргументами, и в
указанном порядке

Структура

функции

начинается с указания имени функции, затем
вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся
точками с запятыми, а затем
-

закрывающая скобка. Если написан
ие

50


формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак
равенства (=. В процессе создания формулы, содержащей функцию, можно
использовать
палитру формул
.

Аргументы
.

Список аргументов может состоять из чисел, текста,
логических величин (ИСТИНА или ЛОЖЬ,
массивов

или
ссылок
.
Необход
имо следить за соответствием типов аргументов. Кроме того,
аргументы могут быть как
константами
, так и формулами. Эти формулы, в
свою очередь, могут содержать другие функции.

Вложенные фу
нкции

В некоторых случаях необходимо использовать функцию как один из
аргументов

другой функции.

Возвращение правильного значения
.

Если вложенная функция
используется как аргумент, то

она должна возвращать значение,
соответствующее типу аргумента. Если функция возвращает значение
другого типа, отобразится ошибка ЗНАЧ!.

Ограничение количества уровней вложения функций
.

В формулах
можно использовать до семи уровней вложения функций. Когд
а ©функция Бª
является аргументом ©функции Аª, то ©функция Бª считается вторым
уровнем вложенности.

Использование функций в качестве аргумента
.

Чтобы использовать
функцию в качестве аргумента, можно воспользоваться
палитру формул
.
Чтобы переключаться между функциями на палитре формул, нажмите
кнопку мыши на имени формулы в списке формул.

6.4.2. Работа с функциями

Для ввода формулы, содержащей функцию:



Щелкните ячейку, в которую т
ребуется ввести формулу.



Для того
,

чтобы начать формулу с функции, нажмите кнопку
Вставка
функции

в
строке формул
. В появившемся диалоговом окне Мастера
функций выберите функцию

(
рис.
21
)
. Если в списке функций не
обнаружено необходимой

функции
, то поменяйте категорию функций.


51




Задайте аргументы функции и нажмите клавишу Enter.


Рисунок
21


Задание
7.
.

Построить таблицу, содержащую сведения о температуре
воздуха зимой за неделю. Вычислить максимальную, минимальную и среднюю
температуру за неделю. Использовать автозаполнение и стандартные
функции.


6.
5
.
Сообщения об ошибках

Существует восемь типов сообщен
ий об ошибках (значений ошибок,
которые появляются как в ячейках, содержащих ошибочные формулы, так и
содержащие только ссылки на такие ячейки

1.

ДЕЛ/0!


-

Попытка
деления на ноль

или ячейка (делитель пуста

(например,

ссылка на удаленную или ячейку с нуле
вым значением
.

2.

ИМЯ?


-

Имя

функции или ячейки (операнда задано неверно


апример,

формула

=КОРЕН(9 возвратит ошибочное

значение, т.к.

правильное имя
-

КОРЕНЬ(9
).

3.

Н/Д

-

Неопределенные Данные или
Нет данных

в ячейке
(например, если неправильно использованы какие
-
то аргументы
функции или доступны не все данные
.


52


4.

ЧИСЛО!


-

Неверен
Числовой

аргумент функции

(например, при
вычислении квадратного корня из отрицательного числа.

5.

ЗНАЧ!


-

Неверен
Тип
арг
у
мента,
З
начения
или операнда

(например,

неверен синтаксис формулы
.

6.

ССЫЛКА!
-

Недопустимая
Ссылка

на ячейку или объект (элемент
(например, в формуле ссылка на удаленную или перемещенную
ячейку, строку или столбец
.

7.

ПУСТО!


-

Отсутствие общих ячеек при задании пе
ресечения

2
-
х
областей

(например, при неверном вводе ссылок на диапазоны ячеек
.

8.

#####

-

Недостаточна ширина ячейки для отображения данных

или
недопустимое значение

(например, отрицательная дата
.


Для исправления любой из ошибок необходимо воспользоваться меню
Сервис

-
Зависимости

-

Источник ошибки

(
рис.
22
. В ячейки F10 записана
формула ©=С3/В3ª.


Рисунок
22

Зависимости



это команда, которая служит для запуска агента
электронной таблицы. С

помощью

агента отслеживаем зависимости между
текущей ячейкой формулы и ячейками в электронной таблице.

После
выявления зависимости наводим на нее курсор мыши. При

этом курсор
мыши изменит форму. Дважды щелкните зависимость этим

курсором, чтобы
выделить указанную
ячейку на конце зависимости.

Влияющие ячейки



функция отображает связи между текущей

ячейкой, содержащей формулу, и ячейками, используемыми в этой

формуле.


53


Зависимые ячейки



команда проводит стрелки к активной

ячейке от
формул, зависящих от значений в ак
тивной ячейке.

Показать ошибки



команда проводит стрелки ко всем

влияющим
ячейкам, которые вызывают ошибку в выбранной ячейке.

Пометить неверные данные



при вызове этой команды

помечаются
все ячейки на листе, содержащие значения, которые не

соответствуют

правилам проверки.




54


Заключение

В настоящем методическом пособии рассмотрены основные операции
работы с электронной таблицей. Приведены характеристики интерфейса и
его настройки. В пособии включены практические задания.

Приведенный материал адресован в первую очередь для
пользователей,
только
начинающих работу с
электронными таблицами в табличном
редакторе OpenOffice.org Calc
.




55


Тестовые задания для самоконтроля

1.

ЯЧЕЙКА ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ ИДЕНТИФИЦИРУЕТСЯ:

a)

именем,
произвольно задаваемым пользователем;

b)

адресом машинного слова оперативной памяти, отведенного под

ячейку;

c)

специальным кодовым словом;

d)

путем последовательного указания имени столбца и номера
строки,

на пересечении которых располагается ячейка.


2.

ДЛЯ ПЕРЕНОСА

СЛОВ ЯЧЕЙКИ В OPENOFFICE.ORG CALC
НЕОБХОДИМО ВОСПОЛЬЗОВАТЬСЯ:

a)

Формат


Строка;

b)

Формат


Столбец;

c)

Формат


Ячейки.


3.

ДЛЯ ОБРАМЛЕНИЯ ЧАСТИ ТАБЛИЦЫ В OPENOFFICE.ORG CALC
СЛЕДУЕТ ВОСПОЛЬЗОВАТЬСЯ:

a)

соответствующей кнопкой на панели инструментов;

b)

Формат


Ячейки


Обрамление;

c)

Формат


Стили;

d)

нарисовать вручную.


4.

ИМЯ ЯЧЕЙКИ ПОЛУЧАЕТСЯ ИЗ:

a)

имени строки и имени столбца;

b)

имени столбца и имени строки;

c)

имени строки;

d)

имени столбца.


5.

ВЫРАЖЕНИЕ 3(А1+В1:5(2В1

3А2, ЗАПИСАННОЕ В
СООТВЕТСТВИИ С ПРАВИЛАМИ, ПРИНЯТЫМИ В

56


МАТЕМАТИКЕ, В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ OPENOFFICE.ORG
CALC ИМЕЕТ ВИД:

a)

3*(А1+В1/(5*(2*В1
-
3*А2
;

b)

3*(А1+В1:5(2*В1
-
З*А2;

c)

3(А1+В1/5(2В1
-
3А2
;

d)

3(А1+В1/(5(2В1
-
3А2.


6.

ДИАПАЗОН ЯЧЕЕК


ЭТО:

a)

совокупность ячеек, образующих в таблице область
прямоугольной формы;

b)

все

ячейки одной строки;

c)

все ячейки одного столбца;

d)

множество допустимых значений.


7.

АКТИВНАЯ ЯЧЕЙКА


ЭТО ЯЧЕЙКА:

a)

для записи команд;

b)

содержащая формулу, включающую в себя имя ячейки, в которой
выполняется ввод данных;

c)

формула, в которой содержит ссылки на сод
ержимое зависимой

ячейки;

d)

в которой выполняется ввод данных.


8.

ОТНОСИТЕЛЬНАЯ АДРЕСАЦИЯ ЯЧЕЕК:

a)

адрес ячейки определѐн относительно места расположения;

b)

адрес ячейки определѐн относительно имени столбца;

c)

адрес ячейки определѐн относительно имени строки.


9.

ЧТО
СЛЕДУЕТ ИЗМЕНИТЬ, ЕСЛИ В ЯЧЕЙКЕ ВЫДАНА
ОШИБКА

###:

a)

высоту строки;


57


b)

имя ячейки;

c)

ширину столбца;

d)

формат ячейки.


10.


КАК МОЖНО ИЗМЕНИТЬ ШИРИНУ СТОЛБЦА В:

a)

перетащить границу между столбцами А и В;

b)

перетащить границу между столбцами В и С;

c)

перетащить границу между

столбцами А1 и В1;

d)

перетащить границу между столбцами В1 и С1.


11.

.

ДИАГРАММА


ЭТО:

a)

наглядное изображение;

b)

графическое отображение данных таблицы;

c)

график;

d)

зависимость.


12.


ДЛЯ ПОСТРОЕНИЯ КРУГОВОЙ ДИАГРАММЫ НЕОБХОДИМО
ВЫБРАТЬ:

a)

вариант диаграммы;

b)

тип
диаграммы;

c)

диапазон диаграммы.


13.


ЧТО НЕЛЬЗЯ ИСПОЛЬЗОВАТЬ В КАЧЕСТВЕ ИСХОДНЫХ
ДАННЫХ ПРИ СОЗДАНИИ ДИАГРАММЫ:

a)

две таблицы, расположенные на одном листе;

b)

две таблицы, расположенные на разных листах;

c)

две таблицы, расположенные в разных книгах;

d)

другую диаграмму
.


14.


ДЛЯ СОРТИРОВКИ ТАБЛИЦЫ В OPENOFFICE.ORG CALC
СЛЕДУЕТ:


58


a)

указать диапазон и выбрать кнопку

сортировать по …


с
панели инструментов;

b)

использовать пункт меню Данные


Фильтр;

c)

использовать пункт меню Данные


Сортировка;

d)

указать диапазон и использовать
пункт меню Данные


Сортировка.


15.


ДЛЯ НАПИСАНИЯ ТЕКСТА ПО ВЕРТИКАЛИ НЕОБХОДИМО:

a)

объединить ячейки;

b)

поставить знак $;

c)

выбрать направление текста в формате ячейки;

d)

выровнять текст в формате ячейки.


16.


ОДНОВРЕМЕННО МОЖНО СОРТИРОВАТЬ
:

a)

1

столбец
;

b)

2

столбца
;

c)

3

ст
олбца
;

d)

л
юбое

количество столбцов
.


17.


ДЛЯ СЛОЖНОЙ СОРТИРОВКИ ДАННЫХ В ТАБЛИЦЕ МОЖНО
ВОСПОЛЬЗОВАТЬСЯ МЕНЮ:

a)

Файл;

b)

Правка;

c)

Сервис;

d)

Данные.


18.


ДЛЯ СОХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТА OPENOFFICE.ORG CALC В
ДРУГОМ ФОРМАТЕ НЕОБХОДИМО:

a)

выбрать Файл


Сохранить как и изменить
фильтр;

b)

изменить расширения файла после сохранения;

c)

выбрать Сервис


Параметры


Open Office Calc;


59


d)

выбрать Сервис


Параметры


Загрузка/Сохранение.


19.


УКАЗАННЫЙ ЭЛЕМЕНТ ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ
ИСПОЛЬЗ
УЕТСЯ:



a)

для отображения денежной единицы;

b)

для выравнивания

по горизонтали;

c)

для объединения ячеек;

d)

для отображения числового формата.


20.


ИСПОЛЬЗУЯ АВТОФИЛЬТР, МОЖНО СДЕЛАТЬ:

a)

сортировку данных;

b)

выбор данных, соответствующих запросу;

c)

удаление данных;

d)

заливку ячеек.




Список литературы

1.

Костромин В.А. OpenOffice.org


открытый офис для Linux и

Windows.


СПб.: БХВ

Петербург, 2002.


546 с.

2.

Справка OpenOffice Calc
.

3.

Интернет
-
ресурсы по Linux
:



http://ru.openoffice.org



http://intuit.ru



Приложенные файлы

  • pdf 11080659
    Размер файла: 2 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий